Принципы управления организацией

Размещено на http://www.allbest.ru/

16

Содержание

• Введение
• 1. Управляемая и управляющая части, их взаимодействие
• 1.1 Состав управляющей части
• 1.2 Состав управляемой части
• 2. Принципы управления организацией
• 3. Управление современной организацией
• 4. Структура организации
• 5. Структурирование управления организационными системами
• Заключение
• Список литературы
• Введение
• Организация - это стабильная формальная социальная структура, которая получает ресурсы из окружающего мира и перерабатывает их в продукты своей деятельности. Всем организациям присущи как индивидуальные, так и общие черты.
• Результатом взаимодействия организации со средой являются происходящие в ней изменения различного рода, которые вызывают необходимость управления - такого целенаправленного воздействия на организацию, которое обеспечит достижение поставленных целей. Управление позволяет в зависимости от особенностей конкретных организаций и целей управления стабилизировать их, сохранить их качественную определенность, поддержать динамическое равновесие со средой, обеспечить совершенствование организации и достижение того или иного полезного эффекта.
• Осуществление управления - особая функция. В связи с этим в рамках организации можно выделить управляемый процесс (объект управления) и управляющую часть (орган управления). Их совокупность определяется как система управления.
• Система управления (СУ) организацией включает в себя совокупность всех служб организации, всех подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование.
• Управление организацией - это непрерывный процесс влияния на производительность работника, группы или организации в целом для наилучших результатов с позиций достижения поставленной цели. «Управлять - значит, вести предприятие к его цели, извлекая максимальные возможности из всех имеющихся в его распоряжении ресурсов», - так охарактеризовал процесс управления Г. Файоль.
• Процесс управления предусматривает согласованные действия, которые и обеспечивают в конечном счете осуществление общей цели или набора целей, стоящих перед организацией. Для координации действий должен существовать специальный орган, реализующий функцию управления. Поэтому в любой организации выделяются управляющая и управляемая части.
• 1. Управляемая и управляющая части, их взаимодействие
• Схема взаимодействия между управляемой и управляющей частями показана на рис. 1.
• Рис. 1 Взаимодействие управляющей и управляемой части деловой организации: А - управляющая информация, Б - информация об исполнении
• 1.1 Состав управляющей части
• Управляющее звено - необходимый элемент любой организации. В управляющую часть входит дирекция, менеджеры и информационные подразделения, обеспечивающие работу руководящего звена. Эту часть организации принято называть административно-управленческим аппаратом. Входным воздействием и конечным продуктом управляющей части является информация. Управляющее звено - необходимый элемент любой организации.
• На этом уровне принимаются управленческие решения как результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов достижения поставленной цели. Управленческое решение принимается с целью преодоления возникшей проблемы, которая представляет собой не что иное, как реальное противоречие, требующее своего разрешения.
• Заметим, что управленческое решение - это результат коллективного творческого труда. Оно всегда носит обобщенный характер. Даже когда руководитель самостоятельно принимает решение, то коллективный интеллект в явной или неявной форме влияет на процесс разработки индивидуального управленческого решения.
• 1.2 Состав управляемой части
• Управляемая часть - это различные производственные и функциональные подразделения, занятые обеспечением производственного процесса. То, что поступает на вход управляемой части, и то, что является ее выходом, зависит от типа организации. Так например, если речь идет о деловой организации, осуществляющей управление финансами, скажем, о банке, то на его вход поступают денежные средства или их заменители (ценные бумаги, векселя, акции и т.п.). Выходом является информация по управлению финансовыми потоками и денежными средствами. Во многих случаях банк осуществляет выплату наличных денежных средств.
• Чтобы координировать действие управляемой части, необходимо использовать систему научного управления, обоснованную Ф. Тейлором в его книге «Принципы научного управления», вышедшей в свет в 1911 году. Ф. Тейлор впервые отделил процесс планирования труда от самого труда, выделив, таким образом, одну из основных управленческих функций. Основные положения системы научного управления по Тейлору формулируются следующим образом:
• ь создание научного фундамента, заменяющего собой традиционные, практически сложившиеся методы работы;
• ь отбор и обучение сотрудников на основе научных критериев;
• ь взаимодействие между администрацией и исполнителями с целью практического внедрения научно разработанной системы организации труда;
• ь равномерное распределение труда и ответственности между администрацией и исполнителями.
• 2. Принципы управления организацией
• Позже Г. Эмерсон сформулировал 12 принципов производительности труда, относящиеся к звену управления организацией, определив истинную миссию и назначение управленческого труда:
• ь отчетливо поставленные цели;
• ь здравый смысл;
• ь компетентная консультация;
• ь дисциплина;
• ь справедливое отношение к персоналу;
• ь быстрый, надежный, полный, точный, постоянный учет;
• ь диспетчирование;
• ь нормирование операций;
• ь эффективное планирование;
• ь нормализация условий труда;
• ь стандартные письменные инструкции;
• ь вознаграждение за производительность.
• Наиболее четко задачи управления организацией сформулировал Г. Файоль, ученик и последователь Ф. Тейлора и один из основателей научной теории управления. Он выделил 6 областей деятельности предприятия, которыми необходимо управлять: техническую, коммерческую, финансовую, бухгалтерскую, административную и защитную. По его мнению, наиболее характерными задачами звена управления являются:
• ь планирование общего направления действия и предвидение конечного результата;
• ь «организовывание», т.е. распределение и управление использованием материальных и человеческих ресурсов;
• ь выдача распоряжений для поддержания действий работников в оптимальном режиме,
• ь координация различных действий для достижения общих целей;
• ь выработка норм поведения членов организации и проведение мероприятий по соблюдению этих норм;
• ь контроль за поведением членов организации.
• Файоль сформулировал характерные признаки процесса управления в начале ХХ века. С тех пор в деятельности организаций произошли значительные изменения. Усложнилась их структура, научно-техническая революция в области естественных наук привела к возникновению новых сложных технологий, стремительное внедрение средств вычислительной техники в различные области человеческой деятельности заметно повлияло на технологию принятия управленческих решений и на процедуру, которая носит название «контроль за исполнением решения». Изменилась технология управления финансами. В последнее время многие преобразования в этой сфере связаны с внедрением электронных систем расчетов и электронных заменителей денег.
• 3. Управление современной организацией

управление деловой производительность труд

Особенностью деятельности деловой организации в наши дни является работа в условиях острой конкуренции не только внутри страны, но и на межгосударственном уровне. Ускоренное развитие средств коммуникации, электронных средств, обеспечивающих хранение и обработку информации, привело к возникновению новой информационной среды, в которой функционируют организации. Это, в свою очередь, вызвало изменение требований, предъявляемых к системам управления.

Современная система управленческих функций может быть представлена следующим перечнем основных задач:

ь координация и интеграция усилий членов организации в направлении достижения общей цели;

ь организация взаимодействия и поддержание контактов между рабочими группами и отдельными членами организации;

ь сбор, оценка, обработка и хранение информации;

ь распределение материальных и людских ресурсов;

ь управление кадрами (разработка системы мотиваций, борьба с конфликтными ситуациями, контроль деятельности членов организации и групп);

ь контакты с внешними организациями, ведение переговоров, маркетинговая и рекламная деятельность;

ь инновационная деятельность;

ь планирование, контроль за исполнением решений, коррекция деятельности в зависимости от изменения условий работы.

Безусловно, здесь приведен далеко не полный перечень задач, которые зачастую приходится решать руководителю организации, менеджеру и структурным подразделениям звена управления. В связи с этим в современной науке управления принято говорить об искусстве управления и сравнить его со сложной комбинационной игрой. Решение многих из указанных задач возможно только при условии использования в процессах управления самых современных средств обработки информации и коммуникационных связей.

При анализе приведенного выше перечня задач управления, становится очевидным, что проблемы управления современной организацией в основном связаны:

ь с усложнением структуры организации;

ь с развитием средств коммуникации как внутри организации, так и в общении с внешним миром;

ь с наличием большого количества конкурентов, в связи со значительным развитием производства во всем мире;

ь с необходимостью создания гибкой системы экономической и психологической мотивации, способствующей повышению заинтересованности работников в достижении цели, стоящей перед организацией.

Известно, что успехи и неудачи организации во многом зависят от кадрового состава и от поведения членов коллектива. Сплоченность или конфликтность коллектива, его стабильность, уровень квалификации, сознательность работников, их деловая активность и многие другие человеческие факторы определяют эффективность управления организацией. В связи с этим в процессах управления организацией, наряду с такими направлениями, как управление финансовой, информационной или административной службами организации, специально выделяется направление социально-психологического управления.

При решении проблемы стимулирования роста производительности используются принципы, сформулированные в рамках теории выбора руководителей, владеющих социально-психологическими методами управления, теории реализации целей, теории удовлетворения потребностей и теории справедливости.

Теория выбора руководителей, владеющих социально-психологическими методами управления, основана на двух принципах.

Первый учитывает, что определенная часть персонала не любит организовывать свой труд. Это люди, которые лишены какого бы то ни было честолюбия и инициативы. Они предпочитают, чтобы ими руководили, давали им вполне определенные и конкретные задания, чтобы о них заботились и чтобы их защищали. Таким людям нужны требовательные, властные, жесткие и решительные руководители, обладающие способностью организовать труд подчиненных и убедить их в необходимости работать «не покладая рук».

Второй принцип применим к людям, обладающим инициативой и большим творческим потенциалом, с сильно развитым чувством собственного достоинства. При соответствующем моральном и материальном поощрении они могут принести большую пользу и организации, и себе. Таким сотрудникам нужны демократичные руководители, обладающие гибкостью, деликатностью и тактом.

В любом коллективе есть, как правило, и те, и другие люди, поэтому руководитель должен быть высококвалифицированным и грамотным специалистом, знакомым с социально-психологическими методами управления и умеющим применять эти методы на практике.

Теория реализации целей основана на том, что в коллективе есть люди, которые могут хорошо работать только в том случае, если поставленные руководителем цели будут достигаться, т.е. если их ожидания будут реализовываться. Эти люди должны постоянно видеть результаты своего труда, в противном случае их деятельность парализуется. Теория реализации целей предлагает руководителю выбирать для таких людей быстро выполнимые задания и постоянно уведомлять их о пользе выполняемой ими работы.

Теория потребностей основана на стимулировании деятельности человека путем удовлетворения его потребностей и интересов. Заметим, что деньги не являются потребностью человека, это лишь средство для реализации этих потребностей.

Теория справедливости основана на субъективном ожидании каждым человеком поощрения за его работу. Если работник считает, что его коллега получил за ту же работу большее поощрение, чем он, то это, безусловно, будет отрицательно сказываться на его производительности. Теория справедливости требует от руководителя, чтобы он учитывал пристальное внимание подчиненных к его действиям по отношению к другим.

Руководитель, принимая то или иное решение и реализуя его, должен уметь устранять противоречия и управлять возникающими при этом разногласиями, выражающимися в форме невосприимчивости, поляризации, столкновения, антагонизма. При этом он обязан занимать вполне определенное и логически осмысленное место в схеме базовых отношений членов коллектива.

Для хорошего руководителя ступени разногласий - категории управляемые. Правильное формирование соответствующей ступени противоречий может повысить эффективность работы организации. У опытного руководителя практически всегда есть возможность устранить разногласия, возникающие между ним и исполнителем на любой из ступеней их развития.

Переход с одной ступени разногласий на другую осуществляется путем создания или предотвращения конфликтов, представляющих собой временное эмоциональное изменение настроения человека или группы людей в результате некоторых возмущающих воздействий. Конфликты бывают естественные и искусственные. Руководитель должен уметь управлять конфликтами, придерживаясь при этом некоторых правил (рис. 2).

Рис. 2 Причины создания конфликтов и правила их предотвращения

На рис. 2. сформулированы некоторые взаимоисключающие правила поведения руководителя или менеджера, обеспечивающие предотвращение (верхняя часть рисунка) или создание (нижняя часть рисунка) конфликта в коллективе.

Нужно отметить, что немаловажное значение для правильной организации работы руководителя, а следовательно, и для предотвращения конфликтных ситуаций в коллективе, имеет «количественный показатель», отражающий число исполнителей, непосредственно подчиненных руководителю.

В теории и на практике используется принцип, согласно которому все виды работ должны быть сгруппированы и составлены таким образом, чтобы каждый работник подчинялся только одному руководителю и отчитывался только перед ним. Более того, рекомендуется, чтобы количество работников, подчиненных одному руководителю, не было чрезмерным, поскольку любой руководитель обладает ограниченной энергией, знаниями и квалификацией. Физически невозможно руководить большим количеством людей. При этом, чем выше квалификация исполнителей, тем меньшее их число должно быть у руководителя.

Арифметическое увеличение числа подчиненных ведет к геометрическому увеличению количества взаимосвязей, находящихся под контролем руководителя (с учетом перекрестных связей между подчиненными).

Очевидно, что чем выше квалификация персонала, тем меньше число необходимых производственных контактов между сотрудниками, и тем больше непосредственных подчиненных у руководителя. Причем у руководителя низшего звена может быть больше подчиненных, чем у руководителя высшего звена управления.

4. Структура организации

Структура организации Ричард Дафт определяет три ключевые составляющие определения структуры организации:

1. Структура организации обозначает формально определенные отношения, включая ряд уровней иерархии и диапазон контроля менеджеров и руководителей низшего уровня.

2. Структура организации описывает объединение отдельных людей в подразделения и подразделений в организацию.

3. Структура организации включает в себя структуру систем, обеспечивающих эффективную коммуникацию, координацию и интеграцию различных подразделений.

Современная организация должна быть построена так, чтобы обеспечить движение горизонтальных и вертикальных потоков информации, необходимых для достижения цели.

Вертикальные связи:

Связь определяется как направление коммуникаций и координации действий между элементами организации. Вертикальные связи используются для координации деятельности верха и основания организации и предназначены, в первую очередь для контроля за ее работой. Работники на нижних уровнях организационной иерархии должны действовать в соответствии с целями руководства, а руководство должно быть осведомлено

о том, что делается и какие результаты достигаются в нижних уровнях.

Иерархические цепочки - первое из устройств для установления вертикальных связей.

Если возникает вопрос или проблема, которую работник не может решить, он переадресован на следующий уровень. Линии представляют собой коммуникационные каналы.

Правила и планы - следующее устройство связи. Поскольку проблемы и способ их решения часто бывают однотипными, можно разработать правила и процедуры (для того, чтобы работники знали как действовать).

Правила - это источник стандартной информации, позволяющий работникам координировать свои действия, не обсуждая информацию.

Бюджет - наиболее широко используемый вид плана.

Вертикальные информационные системы - еще один способ повышения способности организации передавать информацию по вертикали.

В это число входят периодические доклады, письменная информация и компьютерные коммуникационные системы для менеджмента.

Горизонтальные связи.

Горизонтальные связи относятся к количеству коммуникаций и уровню координации между подразделениями.

Обычно в структурной схеме организации горизонтальные связи не изображаются, тем не менее, они являются частью организационной структуры.

Информационные системы - многофункциональные информационные структуры позволяют менеджерам и другим работникам, занятым производством, ежедневно обмениваться информацией о проблемах и т. д.

Прямой контакт - более высокий уровень горизонтальных связей - это прямой контакт между менеджерами. Один из способов обеспечить прямой контакт - создание связующего звена.

Каждый член комитета представляет интересы своего подразделения и информирует свое подразделение о решениях и т.д.

Постоянный интегратор - более крепкую сеть горизонтальных связей можно создать путем утверждения специальной должности: менеджер продукта, проекта, программы, секций.

Постоянные команды - самый сильный механизм горизонтальных связей.

5. Структурирование управления организационными системами

Часть деловой организации, реализующая функции управления, состоит из многих взаимодействующих звеньев и представляет собой управляющую систему, обеспечивающую в рамках организации выполнение ряда специфических функций. Напомним, что термин организация предусматривает определение порядка взаимодействия отдельных элементов, входящих в состав организационной системы.

На сегодняшний день основным принципом построения любых организационных систем - биологических, технологических, социальных - является иерархия. Термин «иерархия» в буквальном переводе с греческого - священная власть (hierarchia = hieros + arhe) - был введен в употребление полтора тысячелетия назад, в V веке нашей эры и применялся для характеристики организации христианской общины.

По мере общественного развития употребление данного термина и трактовка его смысла претерпели определенные изменения. В современной теории организации понятие "иерархия" применяется, в основном, для отражения вертикального подчинения между различными уровнями управления организацией: иерархия властных полномочий, иерархия функций и функциональных обязанностей - соответственно подчинение по службе, функциональное подчинение.

С иерархией властных полномочий тесно переплетается распределение ответственности и компетенции, связанных с деятельностью организации. Отношение подчинения или отсутствие такового удобно описывается с помощью графического отображения, которое строится по следующему принципу: если звено Б системы подчиняется звену А, то это обозначается стрелкой, направленной вниз, а если звенья Б и В связаны между собой определенной системой взаимодействия на одном уровне, то эта связь отображается горизонтальной линией (рис. 3.).

Рис. 3 Графическое отображение вертикальных и горизонтальных связей в системе

Очевидно, что в сложных структурах управления такое деление носит чисто условный характер. В рамках деловой организации иерархия предусматривает распределение полномочий властного или функционального характера не только по вертикали, но и по горизонтали.

Взаимодействие по горизонтали обусловлено, в частности, разделением функциональных обязанностей. Так, например, плановый и коммерческий отделы, бухгалтерия и отдел кадров находятся на одном уровне в иерархической схеме распределения властных полномочий. По роду выполняемых функций они находятся в контакте друг с другом. В схеме функционального взаимодействия это будет отражено наличием горизонтальных связей между ними.

Заключение

Управление организацией включает управление кадрами, техникой и технологией производства, организацией материально-технического снабжения, маркетинговыми исследованиями рынка сбыта продукции, регулированием финансово-экономических аспектов деятельности предприятий и отраслей: расходов, себестоимости продукции, доходов, прибыли и уровня рентабельности производства. При этом основной задачей управления является создание целостной общественно-производственной системы, обеспечивающей получение оптимальных производственных результатов при минимально возможных затратах.

Управление представляет собой сложную систему взаимодействия управляющей и управляемой систем. Под управляющей системой следует понимать те функциональные подразделения производства, в задачи которых входит руководство и регулирование определенных аспектов производственной деятельности: разработка и принятие управленческого решения по регулированию технологии производства, размещению и использованию финансовых ресурсов предприятия, формированию кадровой политики и другие.

Управляемой системой (объектом управления) являются производственные подразделения или группы людей, которые выполняют, реализуют управленческие решения, разработанные управляющей системой. При этом положение субъектов, входящих в управляющую и управляемую системы не является их постоянным статусом. Так, например, бригадир является субъектом управления (входит в управляющую систему) по отношению к членам руководимой им бригады, но в то же время он - объект управления (управляемая система) для мастера или инженера цеха или участка, где работает его бригада. Таким образом, процесс управления производством представляет сложный механизм взаимодействия объектов и субъектов управления. Для того, чтобы этот механизм работал четко, необходимо существование определенных принципов его функционирования.

Список литературы

1. Арутюнова, Л. М. Теория организации: учебно-методический комплекс /Л. М. Арутюнова. - Ульяновск : УлГТУ, 2004

2. Богданов, А. А. Тектология (Всеобщая организационная наука) : В 2 т. /А. А. Богданов. - М. : Экономика, 2004

3. Будков, В. Н. Модели и методы управления организационными системами / В. Н. Будков, В. А. Ириков. - М.: Наука, 2005

4. Ващекин, Н. П. Новая парадигма развития России. Комплексные исследования проблем устойчивого развития / Н. П. Ващекин. - М.: МТУК, 1999.

5. Герасимов, Б. Н. Современные организации: образ, проектирование, развитие: учебное пособие / Б. Н. Герасимов, Л. А. Лукьянова, В. В. Морозов. - Самара: УДЦ, 2007

6. Лагоша, Б. А. Методы и структуры совершенствования организационных структур / Б. А. Лагоша. - М.: Наука, 2006

7. Мастенбрук, Э. Управление конфликтными ситуациями и развитие организации: пер. с англ. / Э. Мастенбрук. - М. : ИНФА-М, 2002

8. Мильнер, Б. З. Системный подход к организации управления / Б. З. Мильнер, Л. И. Евенко, В. С. Раппопорт. - М.: Экономика, 2005

9. Мильнер, Б. З. Теория организации : учебник / Б. З. Мильнер. - 3-е изд. - М.: ИНФА-М, 2008

10. Пригожин, А. И. Организация : Системы и люди / А. И. Пригожин. - М.: Политиздат, 2002

11. Рогожин, С. В. Теория организации : учебное пособие / С. В. Рогожин, Т. В. Рогожина. - М. : Экзамен, 2007

12. Саймон, Г. Менеджмент в организации / Г. Саймон. - М.: Экономика, 2002

13. Смирнов, Э. А. Основы теории организации : учебное пособие для вузов / Э. А. Смирнов. - М. : Аудит, ЮНИТИ, 2004

14. Смирнов, Э. А. Теория организации: учебное пособие / Э. А. Смирнов.- М.: ИНФА-М, 2006

15. Смолкин, А. М. Менеджмент : Основы организации: учебник / А. М. Смолкин. - М.: ИНФА-М, 2005

16. Теория организации: учебник / под ред. В. Г. Алиевой. - М.: Луч, 2005

17. Теория организаций и организационное проектирование (пособие по неклассической методологии) : учебное пособие / под ред. Т. П. Фокиной, Ю.А. Корсакова, Н. Н. Слонова. - Саратов: СГУ, 2005

Размещено на Allbest.ru