Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «ВЯТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

Контрольная работа

Тема «Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией»

по дисциплине «Менеджмент»

г. Киров 2014

Содержание

Введение

1. Основы коммуникационного процесса в организации

1.1 Понятие, сущность и виды процесса коммуникаций

1.2 Коммуникационный процесс

2. Качество коммуникаций и эффективность управления

3. Современные информационные технологии осуществления коммуникационных процессов

4. Совершенствование коммуникаций в организациях

5. Внутрифирменные коммуникации на примере ООО «Эль-лес»

Заключение

Список использованных источников

Введение

Всем известно, что значение информации в сферах человеческой деятельности постоянно возрастает. Это связано с изменениями социального и экономического характера, появлением новых достижений в области техники и технологии ну и результатами научных исследований.

Переоценивать важность коммуникаций в управлении почти невозможно. Эффективный обмен информацией значительно облегчает достижение целей любой организации, что и стараются обеспечить все руководители. Если же работники просто не смогут обмениваться информацией или общаться простыми словами, ясно же, что они не сработаются.

Однако, коммуникации - это наисложнейший процесс, который состоит из зависимых друг от друга шагов, каждый из которых необходим для формирования и излагания наших мыслей, которые были бы понятными другому лицу.

Каждый шаг коммуникации - это пункт, в котором, если мы будем непредвзято относится, и не будем думать о своих действиях, смысл будет утрачен.

Коммуникации представляют одну из сложных проблем менеджмента, которые имеют крупное значение для успеха деятельности предприятий. По существу это «кровеносная система» организма фирмы. Менеджеры фирм должны владеть искусством коммуникации в совершенстве, ведь они выполняют работу «чужими руками».

От эффективности коммуникационных связей зависит будущее не только предприятия, но также и людей, работающих на предприятии, а на глобальном уровне в целом и на благополучие всей страны.

Огромное влияние на эффективность управления организаций и на ее функционирование оказывают влияние коммуникации. Подумаем логически, ведь если люди не смогут обмениваться информацией, общаться, то ясно, что они не сумеют работать вместе.

Эффективность коммуникаций очень важна фактор для успеха в управлении.

Целью работы я считаю изучение и влияние процесса коммуникаций на эффективность управления.

1. Основы коммуникационного процесса в организации

1.1 Понятие, сущность и виды процесса коммуникаций

Коммуникация - это процесс обмена информацией между людьми. Всем понятно, что если люди не смогут обмениваться информацией, не смогут общаться, то они просто напросто не сумеют работать вместе.

Обмен информацией(общение) нужен при реализации любой функции менеджмента. Он является наиважнейшим условием для принятия обдуманных решений и играет высокую роль в межличностных отношениях и, конечно же формирует имидж любой организации. Выражаясь коротко, обмен информацией - это важнейшая часть почти всех видов деятельности управления. И это неудивительно, потому что большую часть своего рабочего времени, а именно 50-90% все менеджеры тратят на коммуникации.

Эффективность работы менеджеров зависит, в первую очередь, от эффективности его коммуникаций и умения делового общения, лично беседуя, вести разговоры по телефону, составлять и зачитывать деловые письма и отчеты, так же участвовать в совещаниях.

Коммуникации в организации - это сложная система, состоящая из многих уровней, которые охватывают как организацию, так и внешнее окружение.

Коммуникационная сеть включает потоки посланий, или сигналов, между двумя или более индивидами. Она соединяет определенным образом участников коммуникационного процесса с помощью информационных потоков.

Сеть коммуникаций состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи осуществляют движение сверху вниз от руководящего к работникам. Горизонтальные связи осуществляют движение между равными уровнями работников или кусочками организации. Диагональные связи - это связи начальника данной организации с другими начальниками и подчиненными. Взаимосвязь всех этих сетей и создает коммуникативную структуру любой организации.

Размеры подразделений в организациях очень ограничивают возможность развития коммуникативных сетей. От того, как построена такая сеть, зависит ее влияние на деятельность персонала.

Знание видов коммуникационных сетей очень важно. Среди коммуникационных сетей, которые существуют на данное время можно выделить четыре типа: колесо, цепь, круг, сложный круг

1.2 Коммуникационный процесс

Коммуникации пронизывают все элементы организации. Их основная цель - это обеспечивание понимания людей друг друга.

Целью коммуникационного процесса считаем обес?ечение восприятия информации, которая является предметом обмена, т.е. сообщением. Однако, сам факт такого обмена информацией не дает нам гарантию эффективности общения людей. Все в свое время, конечно же, сталкивались со случаями малоэффективного обмена информацией с кем-либо. Можно приводить много примеров, так что не будем. Чтобы лучше понять сам процесс обмена информацией, следует понимать и принимать стадии процесса этого обмена информацией, которые представлены ниже.

Базовые элементы процесса обмена информацией:

1. Отправитель, или лицо собирающее информацию и ?ередающее ее;

2. Сообщение, другими словами - информация, выраженная символами;

3. Канал, или же, другим языком, средство ?ередачи информации;

4. Получатель, или же лицо, которому передают информацию.

При обмене любой информацией отправитель и получатель проходят несколько этапов. Их задача - составить сообщение и передать его лицу принимающему эту информацию, и передать информацию в таком доступном виде, чтобы принимающий понял о чем речь. Это трудный процесс, ведь каждый этап обмена является одновременно такой точкой, в которой смысл, сообщения может быть искажен или же утрачен совсем, и информацию принимающий может принять не в том виде, в котором она передавалась на самом деле, в оригинале.

2. Качество коммуникаций и эффективность управления

На успеха организаций коммуникации оказывают высокое влияние. Руководители организаций тратят на них от 50 до 90% времени, но, опросы показали, что примерно 70%. Абсолютно все руководители считают коммуникации главным препятствующим показателем на пути достижения эффективности. управление менеджмент предприятие

Проведя опросы и тесты, подтвердились данные об обладании информацией работника, входящего из кабинета начальника, а именно, ближний начальник или бригадир, например, выносит в себе 30% информации, а, допустим, начальник цеха - 40%, это все, я думаю, можно объяснить недостаточной эффективностью вертикальных коммуникаций. А вот коммуникации, например, снизу вверх, то есть от работников к начальству, еще менее эффективны, ведь как всем известно, до начальства доходит менее 10% передаваемой информации. Что и свидетельствует о не использовании всех возможных в организации коммуникаций.

Управляющим приходится осмысливать и обдумывать и анализировать огромные объемы информаций, среди которой всегда есть информация, которая, не в коей мере не влияет на процесс управления. Обмен такой информацией, которая может влиять на управление организацией, называется эффективными коммуникациями. Понятно, что эффективные коммуникации, это такие, которые оказывают положительное влияние на работу персонала, что в последствие приносит пользу этой организации. Эффективный менеджер - это такой менеджер, который из всего потока коммуникаций может шустро отобрать эффективные, или, скажем просто, полезные коммуникации для процесса управления.

В России почти все менеджеры выделяют десять основополагающих заповедей успешных коммуникаций, а именно:

1. Четко определить идеи;

2. Проанализировать цель каждой из коммуникации;

3. Проанализировать окружение при любой коммуникации;

4. Проконсультироваться с другими, желательно, кто имел с этим уже дело;

5. Обратить внимание на интонацию и содержание, передаваемой информации;

6. Воспользоваться всеми возможностями и включить в передаваемую информацию что-то полезное и что-то ценное для получателя этой информации;

7. Постоянно следить за тем, как срабатывает коммуникация;

8. Устанавливать коммуникации как на сегодняшний день, так и на будущее;

9. Добиваться, чтобы все установки ни в коем случае не противоречили словам;

10. Учитесь и учите умению слушать другого человека.

3. Современные информационные технологии осуществления коммуникационных процессов

Информационная технология - это совокупность многих методов и средств, начинающихся от сбора и ?ередачи информации, а так же обработки, хранения и выдачи информации конечным потребителям с помощью компьютеров и коммуникаций или без использования этих технологий.

Основные информационные технологии:

- текстовый процессор, ги?ертекст;

- табличный процессор;

- графический процессор;

- система управления базой данных;

- экс?ертная система;

- мультимедиа;

- web - технологии;

Интегрированная информационная система - открытый комплекс программно-аппаратных средств, которые поддерживают всевозможные бизнес-процессы. Наимощнейшими в настоящее время считают ERP - системы, они предназначены для того, чтобы планировать потребности в производственных ресурсах. Их отличительная черта - это возможность строить планы для финансовых затрат на всякие проекты обновления оборудования и вложений в производство, которые предоставляют своим пользователям самый высших уровней управления такой информацией, которая считается необходимой для формирования наших решений.

На практике управления очень широкое распространение получили такие программы и системы, которые интегрируются в рамках информационной цепи в одно целое:

CRM - этот показатель предназначен для исполнения функций маркетинга и сбыта продукции. Такой показатель проводит анализ всей информации о движении продуктов, товаров и услуг нашего предприятия на рынок и показывает состояние спроса на такую продукцию, так же согласует с клиентами как сроки и условия поставки продукции, так и отслеживает все процессы гарантийного обслуживания его.

SCM - управление поставками, а именно налаженными цепочками, отслеживает всю информацию об отгрузке сырья, материалов и готовой продукции и ее состоянием.

SRM - это модуль, который специализируется на реализации функции снабжения, а также осуществляет поиски поставщиков, согласует с ними все сроки и условия для закупки сырья и материалов, ну и, конечно же всех комплектующих, необходимых дополнений.

4. Совершенствование коммуникаций в организациях

Способы и направления совершенствования:

1. регулировка информационных потоков;

Руководящее звено на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации, как собственные, так и своих начальников, коллег и подчиненных. Руководящее звено должен научиться, и научить других, оценивать стороны качественные и количественные своих информационных потребностей. Он должен постараться определить, что такое «слишком много» или «слишком мало» в обменах информацией, так как от этих данных зависит исход.

2. разработать, всеми известными и неизвестными способами, систему сбора предложений с окончательной целью обеспечить наиболее легкого поступления информации от низовых уровней(рабочего класса) наверх и с целью понижения их фильтрации;

Системы сбора предложений разрабатываются с такой целью, чтобы облегчить поступление информации наверх, то есть к начальству или руководителю. Целью таких систем все же считается снижение фильтрации информации или игнорирования идей на пути снизу вверх, от рабочего класса к руководящему звену.

Чаще, эта система реализуется таким способом: работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения в специальный ящик для предложений. К сожалению, такой вариант не эффективен, так как часто отсутствует механизм, который подтверждает факт рассмотрения этих предложений, как и стимулирование работников, чьи предложения все таки пошли организации на пользу. Программы, которые обеспечивают такое стимулирование, позволяют всем работникам понять причины, которые были приняты или отказаны от предложений. Кроме всего, у наших работников есть шанс получить даже денежное вознаграждение.

По другому можно создать систему сбора предложений. Организация может провести такую частную телефонную сеть, через которую любой работник получает возможность анонимно позвонить и задать вопрос о его назначении и продвижения в должности. Иногда на такой линии могут работать менеджеры, которые вам тут же ответят на заданный вопрос. Если вопрос был не от анонима, то ответы направляются напрямую работникам, либо же печатаются в информационном бюллитене.

Еще, как вариант, системы обратной связи предусмотрено создание группы людей, в которую входят как руководители, так и работники, они встречаются на собраниях и обсуждают все интересующие их вопросы и ищут компромиссы, принимают друг от друга предложения и рассматривают их.

3. совершенствование действий в управлении, а именно проведение собраний и совещаний;

Регулирование потока информации- это лишь один пример из числа всех действий руководителя по совершенствованию обмена информацией. Есть и другие. Например, руководитель может провести практическое занятие или короткую встречу с одним или группой подчиненных для того, чтобы обсудить всевозможные будущие перемены на фирме, новые отдаваемые приоритеты, распределение любой работы и т.п.

Планы, их реализация и их контроль, могут так же формировать дополнительные возможности действия управления и все для совершенствования обмена информацией.

4.совершенствование системы обратной связи;

В той же мере, в которой обратная связь может поспособствовать совершенствованию обмена информацией между людьми, могут действовать и системы обратной связи, которые созданы в организации. Такие системы составляют часть системы которые следят за контролем и управлением системы информации в данной организации. Одним из вариантов системы обратной связи считается, например, перемещение людей из одной части организации в другую часть с целью обсуждения определенных вопросов. Например, такая фирма как «Форд» направляет своих работников головного филиала на заводы, которые находятся в разных частях страны, для того, чтоюбы обсудить всевозможные вопросы, которые связанны с качеством их продукции. Таикм же образом мэр города лично посещает все районы, чтобы убедиться в нормальной реализации различных государственных программ. Один на специалистов по кругообороту и обмену информацией пишет: «Эффективно работающий руководитель преодолевает разрыв между собою и своими подчиненными путем создания продуманной системы коммуникаций, которая гарантирует прохождение сообщений вниз и восприятие их там». Опрос рабочего класса - это еще один вариант системы обратной связи. Такие вот опросы можно проводить с целью получения любой информации и от руководителей и от рабочих хоть по сотням вопросов, например, такие как: 1) четко ли доведены до них цели их деятельности; 2) с потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться; 3) получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую для работы; 4) открыт ли их руководитель дли предложений; 5) информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе.

5. использование современных информационных технологий (таких как, сети, e-mail, интернет). Самые последние достижения в области технологий информации и могут поспособствовать усовершенствованию обмену информацией в фирме. Компьютер на данный момент уже оказал огромнейшее влияние на информацию, рассылаемую и получаемую. Электронная почта дает любому работнику и не только дает возможность направлять письменные сообщения своим сотрудникам и «сослуживцам». Электронная почта должна поспособствовать уменьшению неиссякаемых потоков телефонных разговоров. Кроме того, она очень эффективное средство связи между людьми, которые находятся на разных этажах, в разных конторах, разных городах и даже в разных штатах и странах. В ходе видеоконференций люди, которые находятся в разных местах, обсуждают все, которые возможны проблемы, глядя друг на друга.

6. информационные бюллетени;

Значительрно крупные организации, как известно, издают каждый1 месяц бюллетени, в которых содержится информация для всех работающих в данной фирме. В них могут входить даже статьи, в которых будут рассматриваться предложений по поводу управления, охраны здоровья, нового контракта, нового вида продукции, подборка «работник месяца», ответы руководства на вопросы сотрудников.

Технология записи видео дала в руки организаций еще одно из многих средств, которые формируют информационные каналы.

5. Внутрифирменные коммуникации на примере ООО «Эль-лес»

Рассмотрим информационные потоки в организации на примере ООО «Эль-лес».

Для начала дадим определения основным понятиям.

Информационный поток - это совокупность информации, которая минимально необходима для осуществления работы фирмы.

Схема информационных потоков - способ наглядного представления маршрутов, потоков управленческой информации между подразделениями какой-либо организации. Показывает наименование документов и информации, которая поступает в данное подразделение аппарата управления, от кого, с какой периодичностью, а также какие документы выходят из подразделения, кому передаются и их периодичность.

Документооборот - движение бумажных и электронных документов от аппарата управления до объекта управления, а также из внешней среды.

Электронный документ - это бумажный документ, введенный в память компьютера в соответствии с установленными правилами или полученный по каналам передачи данных из внешней среды.

Организация ООО «Эль-лес» использует базовые информационные технологии: MS Office, MS Excel, web-технологии, графические редакторы. Для автоматизации решения учетных задач и ведения электронного документооборота используется локальная система 1C: Предприятие 7.7 (Бухгалтерия).

Техническое обеспечение информационных систем - это комплекс технических средств, которые осуществляют взаимосвязь этих технических средств для сбора, обработки, передачи, вывода, представления информации, средств оргтехники и устройств управления ими.

Технические средства коммуникации в ООО «Эль-лес»: ПК, объединенные в локальную сеть с доступом в Интернет, ксерокс, принтеры, телефон на каждом рабочем месте, факс.

Заключение

Итак, подведем итоги и рассмотрим что же все таки такое коммуникации - это обмен информацией, который необходим людям для удобной и комфортной совместной работы в организации и является одной из составных частей практически всех видов деятельности управления. Они проникают во все элементы организации. Для того чтобы работа менеджера была эффективной, прежде всего, она зависит от эффективности его коммуникаций, и от его навыков делового общения.

Основная цель обмена информацией -это обеспечение и взаимопонимание участвующих в нем людей.

Осуществление коммуникаций - это связующий процесс, который необходим для любого важного действия управления.

Процесс коммуникаций - это обмен информацией между двумя или более людьми.

Значение информации и коммуникации на современном эта?е постоянно растет. Время и технический прогресс диктует свои правила, с которыми необходимо согласиться.

Знание и умение правильно использовать все приемы коммуникаций в значительной мере, поможет любому менеджеру приблизиться к решению основной задачи менеджмента и, конечно же, получению прибыли.

Список использованных источников

1. Брэддик У. Менеджмент организации[Текст]: - М.: У.Бреддик; Инфра - М, 1997. - 336 с.

2. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент[Текст]: Учебник. - 3-е изд. - М.: О.С. Виханский; Гардарики, 2003. - 528 с.: ил.

3. Волкогонова О.Д., Зуб А.Т. Управленческая психология[Текст]: Учебник. - М.: О.Д. Волкогонова; ФОРУМ: ИНФРА-М, 2005 г. - 352 с. - (Профессиональное образование).

4. Информационные системы в экономике[Текст]: Учебное пособие. / Под ред. проф. А.Н. Романова, проф. Б.Е. Одинцова - М.: Вузовский учебник, 2008. - 411 с.

5. Кабушкин Н.И. «Основы менеджмента» [Текст]: Н.И.Кабушкин; Новое знание - Минск 2007 г. - 336 с.

6. Максимцов М.М., Комаров М.А. Менеджмент[Текст]: М.М.Максимцов, М.А.Комаров, Учебник для вузов, 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, Единство, 2002. -359 с.

Размещено на Allbest.ru