Информационное обеспечение - важнейшее условие принятия эффективного управленческого решения

14

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство сельского хозяйства и

продовольствия Республики Беларусь

Главное управление образования, науки и кадров

УО «Жиличский государственный сельскохозяйственный колледж»

Курсовая работа по дисциплине «Менеджмент»

Информационное обеспечение - важнейшее условие принятия эффективного управленческого решения

Учащейся 4 курса, группы 42 «У»

Ковальчук Н. Н.

Руководитель: Шепшелева Т.Г.

Жиличи

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1

ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1Структура товарной продукции и специализации хозяйства

1.2 Состав и структура земельных угодий

1.3Динамика и структура основных показателей деятельности предприятия

1.4Основные показатели деятельности предприятия по отрасли животноводство

1.5Динамика показателей урожайности и себестоимости продукции растениеводства

1.6Динамика основных производственных и экономических показателей деятельности предприятия

1.7 Характеристика трудовых ресурсов предприятия

1.8 Структура управления на предприятии

ГЛАВА 2

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ - ВАЖНЕЙШЕЕ УСЛОВИЕ ПРИНЯТИЯ ЭФФЕКТИВНОГО УПРАВЛЕНЧЕСКОГО

2.1Информационная система управления предприятием

2.2Содержание управленческих решений и требования, предъявляемые к ним

2.3Организация делопроизводства на конкретном сельскохозяйственном предприятии

2.4Основные направления совершенствования информационного обеспечения сельскохозяйственного предприятия

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ПЕРЕЧЕНЬ ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ



ВВЕДЕНИЕ

Эффективность деятельности хозяйства зависит от качества управленческих решений. Это определяет важность овладения каждым ответственным работником аппарата управления, а тем более руководителями, теоретическими знаниями и навыками разработки управленческих решений.

Одно их множества определений менеджмента формулируется как сбор информации, разработка решений и организация их выполнения, что подчеркивает высокую значимость решений в управленческой деятельности.

Разработка эффективных решений - основополагающая предпосылка обеспечения конкурентоспособности продукции на рынке, формирования рациональных организационных структур, проведения правильной кадровой политики и работы, регулирования социально-психологических отношений в хозяйстве, создания положительного имиджа и др.

Проблема принятия решений носит фундаментальный характер, что определяется ролью, которую играют решения в любой сфере человеческой деятельности. Исследования этой проблемы относятся к числу - междисциплинарных, поскольку выбор способа действий - это результат комплексной увязки различных аспектов: организационного, математического, правового, технического и др.

Управленческое решение в хозяйстве представляет собой творческий акт субъекта управления, определяющий программу деятельности коллектива по эффективному разрешению назревшей проблемы на основе знания объективных законов функционирования управляемой системы и анализа информации о ее состояния.

Эффективность каждого управленческого решения в значительной мере зависит от выполнения и соотношения функций управленческого решения как в ходе его подготовки, так и на этапе внедрения. С учетом этого управленческое решение становится реальным инструментом достижения поставленных целей.

Основными задачами информационного обеспечения, как важнейшего условия принятия управленческого решения являются:

· изучение информационной системы управления предприятием;

· содержание управленческих решений и требования предъявляемых к ним;

· изучение организации делопроизводства на предприятии;

· разработка направлений по совершенствованию информационного обеспечения предприятия.

Эти вопросы предполагают выбор темы курсовой работы. Базой исследований является ЧУП «Степы» Жлобинского района Гомельской области.

Актуальность данной темы заключается в необходимости информации, как совокупности сведений, данных о процессах, протекающих внутри предприятия и в ее окружающей среде, снижения неопределенности в принятии управленческих решений.

Целью данной темы курсовой работы является изучение информационного обеспечения, как важнейшего условия принятия эффективного управленческого решения в ЧУП «Степы» Жлобинского района Гомельской области, выявление имеющихся недостатков и внесение предложений по их устранению, а также дальнейшему совершенствованию информационного обеспечения.

Для проведения научного исследования темы курсовой работы использовались такие методы как:

ѕ сравнения;

ѕ бизнес-план развития хозяйства на 2011г;

ѕ данные годовой отчетности ЧУП «Степы» за 2009-2010 годы.

ГЛАВА 1

ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ ЧУП «СТЕПЫ»

управление информационный предприятие делопроизводство

Частное сельскохозяйственное унитарное предприятие «Степы» расположено в северо-западной части Жлобинского района и находится в 40 км от районного центра г. Жлобин и в 120 км от областного центра г. Гомель.

Частное сельскохозяйственное унитарное предприятие «Степы» создано на основании решения наблюдательного совета ОАО «АФПК Жлобинский мясокомбинат» от 29 декабря 2004 г. Предприятие действует на основании законодательства Республики Беларусь и настоящего Устава. Учредителем и собственником предприятия является открытое акционерное общество «АФПК Жлобинский мясокомбинат», зарегистрированное решением Гомельского облисполкома.

Предприятие имеет статус юридического лица, является коммерческой организацией, имеет в хозяйственном ведении обособленное имущество, несет самостоятельную ответственность по своим обязательствам, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права.

Целью деятельности предприятия является осуществление хозяйственной деятельности, направленной на получение прибыли.

Предметом деятельности предприятия является производство сельскохозяйственной продукции, выполнение работ и услуг, расширение ассортимента и повышение качества производимой продукции, выполняемых работ и услуг.

Хозяйство находится в зоне умеренно-континентального климата, с теплым летом и мягкой зимой. Зимой преобладают южные ветра, летом западные и северо-западные. Годовое количество осадков колеблется в пределах 550-660 миллиметров. Климат благоприятствует выращиванию сахарной свеклы, кукурузы, скороспелых сортов винограда и других культур.

На территории хозяйства расположено 6 населенных пунктов: Салотин, Заречье, Селище, Новомарьевка, Успалище и центральной усадьбой является деревня Степы.

Вспомогательные и обслуживающие производства включают в себя:

машинно-тракторный парк;

ремонтно-механические мастерские;

пилораму.

Производственное направление хозяйства - мясо-молочное. Пункты сдачи сельскохозяйственной продукции и материально-технического снабжения расположены в г. Жлобине, мясо КРС сдается на Жлобинский мясокомбинат, молоко - Жлобинский молочный завод.

1.1 Расчет структуры товарной продукции и определение специализации хозяйства

Специализация - это сосредоточение его деятельности на производстве одного или нескольких видов конкурентоспособной товарной продукции, для производства которых здесь имеются наилучшие условия.

Разделение труда происходит на всех стадиях общественного производства и отражает уровень развития производственных сил. Поэтому специализация - это динамичный процесс, который постоянно развивается и совершенствуется.

Уровень специализации наиболее точно характеризуется удельным весом отраслей в структуре товарной продукции. Он позволяет выявить те виды продукции, с которыми хозяйство, район, область, край выступает в общественном разделении труда. Кроме того, специализацию отражает и структура валовой продукции, удельный вес отраслей наиболее полно показывает сочетание их в хозяйстве или зоне.

Экономическое значение специализации сельского хозяйства состоит в следующем:

- позволяет наиболее эффективно использовать природно-климатические и экономические условия сельскохозяйственной зоны, того или иного региона;

- способствует концентрации материальных и финансовых ресурсов на производстве продукта, наиболее выгодно с социальной и экономической точки зрения;

- создает благоприятные возможности для научно- технического прогресса, приводит к совершенствованию технологических процессов производства путем внедрения комплексной механизации и автоматизации, перехода его на индустриальный путь развития;

- создаются условия для развития культуры производства, совершенствования научной организации труда, повышению квалификации кадров, существенно меняет профессиональную структуру работников.

Все это в конечном итоге способствует достижению главной цели специализации - повышению производительности труда и экономической эффективности производства, роста объемов производства продукции.

Экономическая эффективность специализации характеризует следующая система показателей: объем производства валовой продукции в натуральном и стоимостном выражении, объем товарной продукции; производительность труда; себестоимость продукции; рентабельность и так далее.

Рассмотрим структуру товарной продукции и определим специализацию хозяйства на примере таблицы 1.1

Таблица 1.1

Расчет структуры товарной продукции и определение специализации хозяйства

Наименование вида продукции и отраслей	Выручка от реализации, млн.руб.	Структура товарной продукции, %	Наименование отраслей (главные, дополнительные, подсобные)
Зерновые и зернобобовые - всего	485	6,2	подсобная
в том числе: пшеница	190	2,5
Рожь	34	0,4
Гречиха	5	0,07
Тритикале	143	1,8
Ячмень	50	0,7
Овес	47	0,6
Горох и пелюшка	16	0,2
Рапс	143	1,8
Другая продукция растениеводства	5	0,07
Итого по растениеводству	633	8,2	дополнительная
Мясо КРС	4965	64,7
Лошади	2	0,03
Молоко	1981	25,8
Итого по животноводству	6948	90,5	основная
Прочие ТМЦ	81	1,1
Работы и услуги	12	0,2	промыслы
Всего по хозяйству	7674	100

Рассчитав структуру товарной продукции хозяйства ЧУП «Степы» можно сделать вывод, что структура товарной продукции по животноводству составляет 90,5 %, а по растениеводству 8,2 % это говорит о том, что продукция животноводства является основной отраслью хозяйства ЧУП «Степы», а растениеводство является дополнительной.

1.2 Состав и структура земельных угодий

Важнейшей предпосылкой и естественной основой создания материальных благ являются земельные ресурсы. Роль земли поистине огромна и многообразна. Она является непременным условием существования человеческого общества.

Рациональное использование земельных ресурсов имеет большое значение в экономике сельского хозяйства и страны в целом. В сферах производственной деятельности человека роль земли не одинакова.

В сельском хозяйстве получение продукции связано именно с качественным состоянием земли, с характерами и условиями ее пользования. Она является важной производительной силой, без которой не мыслим процесс сельскохозяйственного производства.

Земля в сельском хозяйстве функционирует в качестве предмета труда, когда человек воздействует на ее верхний слой - почву и создает необходимые условия для роста и развития сельскохозяйственных структур. В то же время земля является и орудием труда, когда при возделывании растений используются механические, физиологические и биологические свойства почвы для получения сельскохозяйственной продукции.

Экономическая оценка земли отражает сравнительную ценность ее как особого средства в сельском хозяйстве, исходя из объективных условий в соответствующих природно-экономических рамках. В основе экономической оценки лежат различия в качестве почв, названные как природными, так и экономическими условиями производства. При экономической оценке земли определяется степень влияния качества почвы на такие важнейшие экономические показатели как валовую продукцию, валовой и чистый доход, прибыль и другие.

В пользовании ЧУП «Степы» на 1.01.2010 года имелось: общая земельная площадь составляет 4291 га, из них 4247 га сельскохозяйственных угодий, в том числе 2747 га пашни. По данным кадастровой оценки средний балл сельхозугодий 29,2, пашни 31,8. Преобладающими почвами являются супесчаные и песчаные, они занимают 80% в структуре площадей.

Рассмотрим состав и структуру земельных угодий ЧУП «Степы», из таблицы 1.2



Таблица 1.2

Состав и структура земельных угодий

Вид угодий	Прошлый год	Отчетный год	Отчетный в % к прошлому
	га	%	га	%
Общая земельная площадь	3974	100	4291	100	107
Всего сельскохозяйственных угодий	3514	88,4	4291	99,0	120
из них: пашни	2297	57,8	2747	64,0	119
сенокосы	765	19,2	968	22,6	126
пастбища	424	10,7	504	11,7	118
сады	28	0,7	28	0,7	0,01
прочие	460	11,6	44	1,0	9,5
Освоенность	х	88,4	х	99,0	х
Распаханность	х	57,8	х	64,6	х

По данным таблицы видно, что как за отчетный год , так и за прошлый год освоено почти 100% земли, но распаханность в отчетном году выше на 7% чем в прошлом году. В составе земель сельскохозяйственного назначения также произошли существенные изменения: освоено 504 га пастбищ, сенокосов - 968 га. Площадь сельскохозяйственных земель в целом увеличилось в связи с уменьшением площади прочих угодий на 733 га.

1.3 Динамика основных показателей производственной деятельности предприятия

Данное время характеризуется быстрой сменой спроса продукции, условий деятельности предприятий и других важных экономических показателей. Ввиду этого хозяйства агропромышленного комплекса должны быстро реагировать на смену «настроений» сегодняшней экономики и уметь подстраиваться к сложившимся условиям и уметь извлекать из них выгоду. Так складывается динамика основных показателей производственной деятельности предприятия.

Таблица 1.3 Динамика основных показателей производственной деятельности предприятия

Показатели	Прошлый год	Отчетный год	Прогноз на текущий год	Отчетный в % к прошлому
Валовое производство продукции всего, млн.р.	3714	6400	9107	172,3
в том числе: растениеводство	1983	2873	1634	144,8
животноводство	1731	3527	7453	203,7
Реализация продукции, т Зерновые - всего	2271	2006	3000	88,3
Рапс	-	188	660	-
Картофель	44	-	-	-
Скот и птица	508	1113	708	219,0
Молоко	1652	2216	3210	134,1

Анализируя данную таблицу можно сделать вывод, что производство в целом по хозяйству увеличилась в отчетном году по сравнению с прошлым, поэтому увеличилась количество реализуемой продукции, но не по всем видам: зерновые - снизилась на 12%. Причиной этого могло послужить снижение урожайности за счет погодных условий, несоблюдение агротехники и других мероприятий.



1.4 Основные показатели деятельности предприятия по отрасли животноводство

Животноводство - это одна из ведущих отраслей сельского хозяйства и в ЧУП «Степы» данная отрасль является главной. Значение этой отрасли определяется не только высокой долей в валовой продукции, но и большим влиянием на экономику сельского хозяйства.

Для того чтобы улучшить показатели животноводства и повысить конкурентоспособность производства, необходимо:

· произвести реконструкцию и оснастить малочно-товарную ферму современным оборудованием,

· внедрить системы зоотехнического и ветеринарного компьютерного учета и индивидуального кормления коров;

· предусмотреть переход на высокопроизводительные корма сберегающие технологии, более качественное содержание скота;

· использовать более производительную технику и т.д.

По повышению продуктивности и роста животных лучшими факторами являются:

· улучшению племенного дела и повышению породного состава животных;

· сбалансированный режим питания;

· организационные и социально - экономические факторы.

Показатели деятельности хозяйства характеризует его успешность в развитии.

Производственная структура включает в себя животноводческую ферму по откорму КРС на 2500 голов, молочно-товарную ферму на 500 голов, ферму молодняка КРС на 200 голов, МТФ на 720 голов КРС.

Рассмотрим основные показатели деятельности предприятия по отрасли животноводство на основании таблицы 1.4

Таблица 1.4

Основные показатели деятельности предприятия по отрасли животноводство

Показатели	Прошлый год	Отчетный год	Прогноз на текущий 2011 г.	Отчетный в % к прошлому
Поголовье КРС всего, гол. в т.ч. коровы, гол	2336 486	3508 769	4200 892	144,0 158,2
Валовой надой, т	1662	2485	3568	149,5
Приплод, гол	535	745	754	139,2
Удой на 1 корову, кг	3420	3231	4000	94,4
Поголовье КРС на выращивании и откорме, гол.	1950	2739	3720	140,4
Валовой прирост КРС, т	399	567	680	142,1
Среднесуточный прирост, г	559	567	760	101,4

Сравнивая показатели животноводства в хозяйстве ЧУП «Степы» можно сделать вывод о том, что отрасль животноводства постепенно развивается и увеличивает выход своей продукции, это характеризуется тем, что все показатели в отчетном году увеличились по сравнению с прошлым годом. В дальнейшем будущем это может привести к увеличению прибыли предприятия за счет увеличения товарной продукции.

1.5 Динамика показателей урожайности и себестоимости продукции растениеводства

Растениеводство - одна из основных отраслей сельскохозяйственного производства, оно включает возделывание культур в полеводстве, овощеводстве, бахчеводстве, плодоводстве, луговодстве, цветоводстве и так далее. Человек получает от него продукты питания, сырье для пищевой промышленности, корма для животных.

Показатели урожайности и себестоимости продукции растениеводства характеризуют рентабельность предприятия.

Для того чтобы улучшить показатели растениеводстве необходимо: повышение урожайности сельскохозяйственных культур и продуктивность лугопастбищных угодий на основе постоянной работы по сохранению и повышению плодородия почв; совершенствовать структуру посевных площадей исходя из увеличения удельного веса наиболее продуктивных сельскохозяйственных культур.

Проанализируем основные показатели деятельности предприятия по отрасли растениеводства на основании таблицы 1.5

Таблица 1.5

Динамика показателей урожайности и себестоимости продукции растениеводства

Наименование показателей	Прошлый год	Отчетный год	Прогноз на текущий 2011г.	Отчетный в % к прошлому
Урожайность: Зерна , ц/ га Картофеля, ц/ га Кормовых корнеплодов ц/га	36,7 88 22,1	26,3 - -	38,5 - -	71,6 - -
Себестоимость 1 т Зерна, тыс.р. Картофеля, тыс.р. Кормовых корнеплодов, тыс.р.	230 557 68	306 - -	320 - -	133,0 - -

По данным таблицы видно, что урожайность зерна в отчетном периоде, по сравнению с прошлым уменьшалось, а себестоимость зерна увеличилось. Можно сказать лишь одно, что при его уборке, возможно не соблюдались агротехнические требования или повлияли неблагоприятные природно-климатические условия.

По остальным видам продукции - это картофель, корнеплоды, можно сказать то, что они выращивались только в прошлым году и их урожайность составило: картофель- 8,8ц с га, корнеплоды- 22,1ц с га, а в отчетном периоде их возделывание прекратилось, следовательно хозяйство посчитало, что возделывание данной продукции является не целесообразно.

1.6 Динамика основных производственных и экономических показателей деятельности предприятия

Чтобы судить о рентабельности предприятия ЧУП «Степы» и эффективности его деятельности на современном экономическом рынке, необходимо рассмотреть динамику основных производственных и экономических показателей деятельности предприятия.

Рассмотрим динамику основных производственных и экономических показателей деятельности ЧУП «Степы».

Таблица 1.6

Динамика основных производственных и экономических показателей деятельности предприятия

Показатели	Ед. измере- ния	Прошлый год	Отчетный год	Отчетный в % к прошлому
Валовая продукция в сопоставимых ценах	млн.р.	3714	6400	172,3
Стоимость товарной продукции	млн.р.	3476	7674	220,7
Среднесписочная численность работников	чел.	144	126	110,5
Произведено валовой продукции на 1 работающего	руб.	34710280	52459016	151,1
Сумма прибыли /убытка/	млн.р.	115	-1383	-
в т.ч. растениеводство	млн.р.	-3	-200	0,66
животноводство	млн.р.	93	-1147	-
Уровень рентабельности	%	6,3	0,1	1,6
в т.ч. в растениеводстве	%	8,8	1,2	0,13
в животноводстве	%	5,3	0,04	0,75

Рассчитав данную таблицу по основным производственным и экономическим показателям можно сделать вывод о том, что валовая продукция в сопоставимым ценам, стоимость товарной продукции и произведено валовой продукции на 1 работающего в отчетном году увеличилось по сравнению с прошлым годом, а по остальным показателям преобладает прошлый год. Беспокойство вызывает убыток, который наблюдается в отчетном году. Он может быть связан с большими затратами, которые были затрачены на производство продукции, в результате чего предприятие потерпело убыток.

1.7 Характеристика трудовых ресурсов предприятия

Одной из важных характеристик успешности каждого предприятия являются условия, в которых работают его сотрудники, оплата и время их труда.

Рассмотрим характеристику трудовых ресурсов предприятия ЧУП «Степы».

Таблица 1.7

Характеристика трудовых ресурсов предприятия

Показатели	Прошлый год	Отчетный год	Отклоне-ние +, -	Отчетный в % к прошлому
Валовая продукция , млн.р. в т.ч. растениеводство животноводство	3714 1983 1731	6400 2873 3527	2686 890 1731	172,3 144,8 203,7
Фонд оплаты труда, млн.р.	677	1269	592	187,4
Среднегодовая численность всего чел. в т.ч. растениеводство животноводство	107 49 58	122 23 56	15 -26 -2	114,0 46,9 96,5
Среднемесячная заработная плата на 1 работника, тыс.р.	0,53	0,87	0,34	164,1
Отработано всего, ч.час. в т.ч. в растениеводстве животноводстве	239 95 144	276 79 194	37 -16 50	115,4 83,1 134,7
Произведено валовой продукции на 1 работающего в т.ч. в растениеводстве, т.р. животноводстве, т.р.	34710280 20874 12021	52459016 36367 17904	17748736 15493 5883	151,1 174,2 148,9

Проанализировав данную таблицу можно сделать вывод о том, что в отчетном году увеличилась среднегодовая численность работников на 14%, а также среднемесячная заработная плата на 1 работника 64,1%, кроме того было произведено валовой продукции на 1 работающего больше на 51,1%, что является хорошим признаком. Но следует отметить, что увеличение численности рабочих приводит к дополнительным затратам, что хорошо видно по увеличению на 87,4% фонда оплаты труда.

1.8 Структура управления в ЧУП «Степы»

Структура управления - одно из основных элементов управления организацией. Она характеризуется распределением целей и задач управления между подразделениями и работниками организации. По сути, структура управления - это организационная форма разделения труда по принятию и реализации управленческих решений.

Внутренним выражением организационной структуры управления является состав, соотношение, расположение и взаимосвязь отдельных подсистем организации. Она направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями организации, распределение между ними прав и ответственности.

В рамках этой структуры протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации и принятие управленческих решений), в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Структуру можно сравнить с каркасом здания управленческой системы, построенным для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно.

Под структурой управления понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого.

Организационная структура управления определяется также как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей.

На данном предприятии ЧУП «Степы» является линейно-функциональная структура управления. При такой структуре управления всю полноту власти берет на себя линейный руководитель, возглавляющий определенный коллектив. Ему при разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов помогает специальный аппарат, состоящий из функциональных подразделений.

В данном случае функциональные структуры подразделения находятся в подчинении главного линейного руководителя. Свои решения они проводят в жизнь либо через главного руководителя, либо непосредственно через соответствующих руководителей служб-исполнителей.

Таким образом, линейно-функциональная структура включает в себя специальные подразделения при линейных руководителях, которые помогают им выполнять задачи организации.



ГЛАВА 2

Информационное обеспечение - важнейшее условие принятия эффективного управленческого решения

2.1 Информационная система управления предприятием

Исследования показывают, что информация превратилась в важнейший фактор развития любой организации, сегодня от 50 до 90 % рабочего времени менеджер тратит на обмен информацией в процессе совещаний, бесед, переговоров.

Информация представляет собой сведения, характеризующие состояние и поведение объекта и окружающей среды, отраженные в сознании человека, зафиксированное впоследствии на материальных и иных носителях. Она имеет количественные и качественные характеристики, не исчезает из употребления и может многократно использоваться, способна накапливаться, покупаться и продаваться.

Считается, что если в роли источника выступает субъект управления, то имеет место управленческая информация, которая является как предметом, так и продуктом его труда. С помощью сообщений устанавливается связь между управляющей и управляемой подсистемами. При этом следует иметь в виду, что не только субъект передает информацию своим подчиненным, но и идет обратный процесс, т.е. каждый сотрудник является источником информации и ее получателем.

В управленческой деятельности информация, как совокупность сведений, данных о процессах, протекающих внутри предприятия и в ее окружающей среде, нужна для снижения неопределенности в принятии управленческих решений, так как само управленческое решение - это сгусток информации собранной, проанализированной и переработанной менеджером.

Эффективность управления в значительной степени зависят от количества и качества информации. Руководителям и специалистам должно поступать достаточное количество информации о производстве и управлению.

Управленческая информация должна обладать следующими качествами:

· достоверностью;

· полнотой;

· своевременностью

· доступностью

· реализуемостью.

Требование достоверности означает, что получаемая информация должна быть истинной, хорошо обоснованной, полученной их надежного источника, точной.

Полнота информации определяется ее достаточностью, подробностью, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Своевременность информации означает, что она должна быть получена и реализована тогда, когда это необходимо для управления.

Доступность информации характеризуется возможностью ее получения, понятностью для менеджера, соответствием принятым стандартам и обозначением.

Реализуемость информации говорит о возможности ее практического использования в действительных ситуациях.

Информация является предметом труда менеджера и основой для принятия управленческих решений.

Информация может быть представлена в двух формах:

· вербальной;

· невербальной.

Вербальные, т.е. языковые, речевые средства являются основными. Умение кратко, четко и понятно изложить основные мысли - важнейшее профессиональное качество менеджера и специалиста по маркетингу.

Вербальные средства должны отвечать следующим требованиям:

- содержать необходимый материал;

- излагать его надлежащим образом;

- быть правильно адресованными;

- Быть точно ориентированными по месту и времени.

В качестве невербальных средств используются жесты, изменения положения тела выступающего, особенности его внешнего вида, а также сопровождающее его выступление окружение.

Информационный процесс включает операции и отбора, обработки, хранения и передачи, восприятия и обратной связи.

В процессе поиска информации субъект управления получает сведенья об интересующем его объекте, затем происходит ее отбор выборочный или сплошной, произвольный или основывающийся на определенных критериях.

Следующем этапом информационного процесса является обработка информации, т.е. она облекается в ту форму, в которой будет доступна для понимания получателю.

Этап хранения информации может быть представлен как процесс поддержания исходной информации в виде, который может обеспечить ее выдачу по запросам в установленные сроки. На следующем этапе происходит процесс передачи информации, т.е. источник передает, а получатель принимает. Если в передаваемых сообщениях обнаружены ошибки, то организуется повторная ее передача.

После получения информации получатель ее воспринимает и осмысливает. Источник информации ждет, чтобы получатель направил сигнал, подтверждающий получение посланного сообщения, в результате между отправителем и получателем устанавливаются обратная связь.

Считается, что существует прямая зависимость между информированностью и степенью удовлетворения трудом, при которой хорошо информированные сотрудники довольны своей работой в 68 случаях из 100, а плохо информированные - только в 41.

Таким образом, одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является информация, использую и передовая ее, а также получая обратные сигналы, он организует подчиненных. Важно при этом передать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации тому, кому она предназначена.

Управленческая информация должна соответствовать следующим обязательным требованиям: достоверностью, полнотой, своевременностью, доступностью, реализуемостью.

Требование достоверности означает, что получаемая информация должна быть истинной, хорошо обоснованной, полученной из надежного источника, точной.

Полнота информации определяется ее достаточностью, подробностью, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Своевременность информации означает, что она должна быть получена и реализована тогда, когда это необходимо для управления.

Доступность информации характеризуется возможностью ее получения, понятностью для менеджера, соответствием принятым стандартам и обозначениям.

Реализуемость информации говорит о возможности ее практического использования в действительных ситуациях.

2.2 Содержание управленческих решений и требования, предъявляемые к ним

Осуществление любой деятельности человека связано с принятием решения. Для руководителя принятие решений является постоянной и весьма ответственной работой, так как оно пронизывает все его действия, разрабатывая цели и добиваясь их осуществления. При этом возможные последствия от принятых решений могут затрагивать не только одного человека и группу людей, но и общество в целом. Поэтому важно понять суть принимаемого решения и ожидаемые последствия от их реализации.

Как правило, управленческие решения принимаются при наличии назревшей проблемы, могут проявляться в функционировании самой системы, в достижении поставленной цели в будущем. Такие проблемы часто появляются в связи с изменениями внешней среды, внутренними факторами, которые обобщенно называют ситуацией.

Таким образом, управленческое решение служит средством разрешения проблемы.

Управленческое решение - это творческая деятельность по целенаправленному анализу проблемной ситуации, выбору и реализации путей, методов и средств ее разрешения в соответствии с поставленной целью. В широком аспекте управленческое решение - одна из форм общественных отношений людей в сфере производства, распределения, обмена и потребления. Их содержание - реализация требований объективных экономических законов социализма, закономерностей и принципов управления.

Управленческое решение является основой управления производством. Их используют в качестве организационного инструмента проектирования организации и оптимального функционирования структуры управления, определяя ее целостность и эффективную работу. В организации и использовании структуры управления они имеют важное, но не определяющее значение. В правленческом процессе они выступают существенным фактором его функционирования.

Управленческое решение - продукты деятельности руководителей и специалистов предприятия и его подразделений. Если руководители подразделений среднего звена принимают решения с учетом стратегии партии, предприятия, интересов коллектива, имеющихся материальных, трудовых и финансовых ресурсов и на высоком научном уровне, то они становятся эффективными, обеспечивают социально-экономическое развитие коллектива подразделений среднего звена и предприятия в целом.

Управленческое решение призваны обеспечить всестороннее развитие личности; способствовать повышению качества и эффективности производства; направлять, организовывать, активизировать экономическое и социальное развитие коллективов сельскохозяйственных предприятий и их подразделений; создавать здоровый психологический климат.

Руководители и специалисты ежедневно принимать и реализуют множество решений, которые классифицируются по различным признакам.

По видам целей решения разделяют на стратегические, тактические и оперативные.

Стратегические решения определяют главные направления развития или деятельности. Их применяют на больших формулах с широким привлечением опыта и знаний трудящихся.

Тактические решения действуют от одного месяца до двух лет и призваны реализовать стратегию хозяйствования.

Оперативные решения обеспечивают выполнение тактических решений. Срок их действия - менее одного месяца. Их принимают ежедневно при анализе, планировании, регулировании и контроле деятельности.

По сфере действия решения бывают общие, частные и локальные.

Общие предусматривают коренные изменения в развитии хозяйства, затрагивают интересы большинства членов коллектива

Частные принимают при анализе текущих вопросов на уровне определенного звена в иерархии управления. При решении частных проблем возникают локальные ситуации, требующие разрешения. Такие решения называются локальными. Их принимают управляющие, бригады, заведующие фермами.

По длительности действия решения бывают долгосрочными, среднесрочными и краткосрочными.

Перспективные решения принимают в основном руководители предприятий и объединений, они рассчитаны на длительный срок.

Среднесрочные решения охватывают квартал, сезон, год. Оперативные решения принимают бригадиры, управляющие, начальники цехов и специалисты этих подразделений при планировании, организации и контроле выполнения краткосрочных работ.

По уровню в иерархии управления встречаются решения на уровне предприятия, производственного подразделения, первичного коллектива. На уровне внутрихозяйственных подразделений решают в основном вопросы планирования, организации оперативного управления производством. В первичном трудовом коллективе преобладают решения оперативного характера. Руководители и специалисты этих коллективов решают много вопросов, связанных с взаимоотношениями в коллективе, и призваны хорошо владеть искусством управления.

По функциональному характеру можно выделить социальные, административные, планово-экономические, учетно-бухгалтерские, технологические, финансовые решения и т.д. Их в основном принимают соответствующие службы и специалисты.

В зависимости от причины возникновения решения подразделяют на плановые, ситуационные, инициативные и по предписанию.

Плановые решения принимают в плановом порядке.

Ситуационные решения возникают в связи с неплановыми и непрограммированными проблемными ситуациями.

Инициативные решения исходят от руководителей и специалистов и не обусловлены перечисленными выше факторами.

Решения по предписанию вышестоящих органов определяют стратегию и тактику хозяйствования.

По форме принятия решения бывают коллективными, коллегиальными и единоличными.

Коллективные принимаются всеми членами коллектива.

Коллегиальные вырабатываются определенными органами управления или совещаниями, советами.

Единоличные решения принимают самостоятельно бригадиры, агрономы т.д.

По форме доведения до исполнителей бывают директивные, организационно-нормирующие и оперативно-распорядительные решения.

Управленческое решение могут принимать как форму разработки в виде указа, закона, приказа, распоряжения, контракта, так и форму реализации - убеждения, разъяснения, деловой беседы и т.д.

Чтобы управленческое решение было эффективным и обеспечивало достижение целей предприятия, оно должно отвечать определенным требованиям:

1. Четкая целевая направленность - ориентирует на достижение целей организации.

2. Научная и всесторонняя обоснованность, т.е. принимаемое решение должно отражать объективные закономерности развития объекта и системы управления им. Решение, противоречащее этим закономерностям, будет пассивно или активно отторгаться, что требует дополнительного расхода ресурсов и соответственно замедлит развитие организации.

3. Адресность - означает ориентированность на определенный объект управления и конкретных исполнителей.

4. Непротиворечивость - означает согласованность с ранее принятыми решениями и другими принимаемыми решениями.

5. Правомочность - обеспечивается правом и полномочиями органа либо лица, принимающего решения.

6. Своевременность (оперативность) - означает, что решение должно приниматься не ранее, но и не позже необходимых сроков. Несвоевременно принятое решение часто бывает не только не эффективным, но вызывает отрицательные действия.

7. Эффективность состоит в том, чтобы обеспечить достижение намечаемых в решении целей при оптимальных затратах трудовых и материальных ресурсов.

8. Полнота, краткость, четкость. Управленческое решение должно содержать все компоненты, соединяющие все стороны воздействия решения на управляемый объект: цель, средства и ресурсы для достижения целей; способы и сроки их реализации; процесс выполнения работ. Оно должно быть четким и ясным, исключать разночтение.

9. Компромиссность. Необходимость этого требования исходит из того, что управленческое решение почти всегда имеют негативные последствия, т.е. невозможно принять решение, полностью удовлетворяющее организацию, руководителя и всех работников. С этой точки зрения важно иметь в виду перспективную эффективность принимаемого решения.

Именно умение принимать решения отличает эффективного руководителя, который видит их недостатки, но не позволяет им парализовывать собственную волю. Эти люди понимают, что принятие даже неэффективного решения лучше, чем непринятие решения вообще. Вместе с тем бывают ситуации, когда из-за недостатка информации именно непринятие решения становится единственно верным способом поведения. В этом случае руководитель возглавляет больше надежды на саморегуляцию в организации, чем на собственную инициативу.

Вся совокупность факторов, определяющих качество управленческих решений, связана с интеллектуальной деятельностью по разработке решения и организационно-практической работы по реализации принятого решения.

Руководители и специалисты подразделений среднего звена решают много экономических, социальных, бытовых, культурных проблем. Она состоит из стадий, операций, приемов и действий, имеет три стадии: подготовку решения, его принятие и реализацию.

Стадия подготовки решения включают операции: анализ проблемы и постановку стратегии действия; определение цели; установление критериев оценки вариантов.

Вторая стадия - принятие решение. Ее разделяют на следующие операции: набор и исследование вариантов; выбор методов оценки вариантов; оценку вариантов и определение лучшего; принятие и формирование решения.

При принятии решения необходимо иметь несколько вариантов в зависимости от сложности проблемы. При определении и исследовании вариантов необходимо привлекать членов коллектива или отдельных работников. Их опыт, знания, творческие способности помогают лучшему решению проблемы

Третья стадия включает организацию, контроль и оценку выполнения решения. При организации выполнения решения разрабатывают конкретные планы реализации решения.

Организовать выполнение решения это очень сложная задача, которая требует знания людей, их возможности сил, средств и методов исполнения. Решение принятое руководителем оформляется в виде приказа или распоряжения, после чего они преобладают силу закона. Организация исполнения решения невозможно без контроля. Главное назначение контроля - своевременно обнаружить возможные отклонения от заданной программы реализации решения, а также своевременно принять меры по их ликвидации.

2.3 Организация делопроизводства на конкретном сельскохозяйственном предприятии

Руководители и специалисты хозяйств и их подразделений много времени тратят на работу с различными документами, которыми оформляют различные хозяйственные операции, правовые отношения, действия юридических лиц и отдельных граждан.

В общем объеме управленческой деятельности работа с документами занимает значительный удельный, поскольку документы являются основными носителями информации, необходимой для принятия управленческого решения.

Хорошо надежное делопроизводство и правильно организованная документация - это показатели высокой культуры управленческого труда.

Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком, способом для передачи во времени и пространстве. Отдельный документ - это единичный акт документирования, определенным образом составленная, подписанная и заверенная деловая бумага. Она подтверждает какой-либо факт, право на что-то или определенную директиву. Деятельность учреждения или предприятия отражается совокупностью документов, определенным образом взаимосвязанных, составляющих документацию.

Создание и обработка документов в учреждении называется документированием. Документирование основано на соблюдении норм и требований к составлению, оформлению, обработке, движению и хранению документов, которые регламентируются правовыми и нормативно-методическими материалами. Последние, в свою, очередь, образуют Единую государственную систему документационного обеспечения управления.

Документы могут классифицироваться по различным признакам:

По роду деятельности:

- организационно-распорядительные, которые используются практически всем аппаратом управления;

- планово-учетные, используемые для планирования финансовой деятельности, технико-экономического анализа, бухгалтерского и статистического учета, материально-технического снабжения, реализации продукции и т.п.;

- оперативно-производственные, предназначенные для оперативного планирования и регулирования производства;

- технологические и технические - по технической подготовке и обслуживанию производства, капитальному строительству и ремонту, контролю качества продукции;

- документы учета личного состава - по приему, подготовке и переподготовке кадров.

По назначению документы подразделяются на стандартные (доверенности, командировочные удостоверения, бланки плановых заданий и т.п.), типовые (договоры, инструкции) и индивидуальные.

По месту составления документы делятся на внутренние, созданные на данном предприятии и используемые внутри него, и внешние, поступающие извне (от других предприятий и лиц) или направленные им.

По происхождению различают документы официальные (служебные) и личные (заявления, письма, жалобы и т.п.).

По степени доступности документы бывают для служебного пользования, секретные и несекретные.

По степени подлинности документы делятся на подлинники и копии.

По содержанию документы могут быть простыми и сложными

В сельскохозяйственных и агропромышленных формированиях делопроизводство делится на общее (административное) и специальное.

Управленческая деятельность фиксируется в основном в организационно-распорядительных документах, которые условно можно разделить на организационные, распорядительные, справочно-информационные и кадровые.

К организационным документам относятся уставы, положения, инструкции, правила, штатное расписание.

К распорядительным - постановления, приказы, распоряжения, указания, решения.

Справочно-информационные документы включают письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения, обзоры и т.п.

Основные требования, которые предъявляются к оформлению документов является то, что всякий отдельный документ состоит из ряда составляющих его реквизитов: название документа, автор, адресат, заголовок, текст, подпись, резолюция и т.д. Каждому реквизиту отводится строго определенное место на листе бумаги. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных на документе, составляет формуляр этого документа. Каждый вид документа имеет свой формуляр, который называется типовым формуляром.

Делопроизводство - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

В сельскохозяйственных и агропромышленных формированиях делопроизводство делится на общее(административное) и специальное.

Общее делопроизводства - это система документирования административной и управленческой деятельности. Оно осуществляет преимущественно внешнюю переписку.

Специальное делопроизводство - это система документирования производственной, статистической, финансовой, бухгалтерской деятельности, личного состава.

Работники делопроизводства выполняют следующие основные функции:

- приемка документов;

- регистрация входящей корреспонденции в соответствующих журналах;

- передачу документов руководителю и исполнителям;

- контроль исполнения;

- отправка исполненной корреспонденции;

- делопроизводство по личному составу;

- протокольное делопроизводство;

- организация оперативного и архивного хранения.

В сельском хозяйстве используют централизованное делопроизводство. Его организуют в центральной конторе хозяйства. Существует две формы делопроизводства - журнальная и карточная.

Информация в документе может фиксироваться различными способами: текстом, в виде чертежа или рисунка, фотографии, с помощью звуко- и видеозаписи. Кроме фиксации информации документ выполняет и функции передачи ее на расстояние, накопления и реализации управленческих функций.

2.4 Основные направления совершенствования информационного обеспечения сельскохозяйственного предприятия

За последнее время значительно возрос объем и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной.

Процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. В связи с этим возникает необходимость использования информационных технологий, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

На данный момент развитие информационных технологий позволяет использовать информационные системы как стратегические источники информации. Они внедряются в организации любого профиля, предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары, услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовать выпуск продукции по низкой цене и многое другое.

При построении системы необходимо использовать массивы информации, организованные с помощью современной вычислительной техники и программных средств в базы знаний и банки данных.

На основе изучения и обобщения теоретических и практических аспектов применения информационных технологий в управлении предприятиями АПК установлено, что их использование будет способствовать:

- повышению эффективности управления за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных;

- совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота на предприятии;

- замене бумажных носителей данных на магнитные диски, что приведет к рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге;

- снижению расходов на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа к нужной информации;

- обеспечению надежного учета и контроля поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления и т.д.

Информационное обеспечение разработки, принятия и реализации управленческих решений должно соответствовать возрастающей значимости информационных ресурсов по отношению к другим видам ресурсов, а потому повышение эффективности сбора, хранения, передачи и обработки информации за счет более широкого использования информационных технологий при управлении предприятием позволит повысить его конкурентоспособность на основе улучшения управляемости и адаптации предприятия к изменениям рыночной конъюнктуры и среды.

При принятии решения о внедрения информационных технологий, как правило, автоматизируется отдельные задачи управления. В тоже время попытки частично автоматизировать отдельные операции, например автоматизация работ отдела кадров или составление бухгалтерского отчета с целью их ускорения, приводят к нерациональному расходованию средств из-за недостаточного согласования отдельных задач и возрастанию издержек в информационной системе в целом. В итоге руководитель по-прежнему не получает качественной информации в полном объеме, а специалисты дублируют ввод и обработку одной и той же информации в обособленные информационные системы.

Компьютеризация у...