Классификация проектов и их жизненный цикл

Размещено на http://www.allbest.ru/

Лекция 3. Классификация проектов и их жизненный цикл

Содержание

1. Классификация проектов

2. Жизненный цикл проекта

3. Организация управления проектом

4. Структура управления проектом

5. Команда управления проектом

6. Примеры реальных проектов

управление проект жизненный цикл

1. Классификация проектов

В любой классификации всегда лежит какой-то основополагающий признак.

Для удобства анализа проектов, а также систем управления ими, множество разнообразных проектов классифицируется по разным основополагающим признакам (основаниям).

В отношении проектов такими классификационными признаками могут быть:

Вид. По характеру предметной области проекты подразделяются на: инвестиционные, научно-исследовательские, учебно-образовательные, смешанные.

Масштаб. По размерам бюджета проекта, количеству участников, длительности и степени влияния на экономику района, города, региона, страны, - проекты делят на: малые, средние, крупные и очень крупные проекты.

Длительность. По продолжительности периода осуществления проекты подразделяются на: краткосрочные (до 3-х лет), среднесрочные (3-5 лет) и долгосрочные проекты (свыше 5-ти лет).

Сложность. По степени сложности: простые, сложные и очень сложные.

Примечание. Вышеуказанная классификация кочует из публикации в публикацию, но при изложении знаний или опыта по управлению проектами никак не используется.

Другие классификации проектов, взятые из научно-практических статей:

По ожидаемому результату - коммерческие и некоммерческие проекты. При реализации коммерческих проектов основным ожидаемым результатом является - получение прибыли, а при реализации некоммерческих - достижение общественного (или социального) эффекта.

По отраслевой принадлежности - в сфере промышленности, в сфере услуг, в сфере строительства, в сфере торговли, в сфере науки, в сфере образования, в сфере культуры, в сфере туризма, в сфере спорта, и др.

По специфике конечного продукта - экономические (проекты, основная цель которых - достижение наибольшей прибыли; сюда же относятся проекты макроэкономических преобразований), организационные (проекты, связанные с созданием или реорганизацией инфраструктурных элементов какого-то объекта), технические (проекты, связанные с разработкой новых технологий, техническими усовершенствованиями, модернизацией), социальные (проекты, основная цель которых - достижение общественного эффекта; проекты реформирования системы социальной защиты), смешанные (проекты, направленные на достижение комплексного результата).

По степени неопределенности - уникальные, стандартные, регулярные проекты.

Согласно ИСО 9001 имеется следующая классификация проектов:

- Коммерческие проекты (все, что направлено на конкретный финансовый результат).

- Вспомогательные проекты (общее обеспечение производственной среды для выполнения коммерческих проектов).

- Инфраструктурные проекты (хозяйственные проблемы).

- Научно-исследовательские проекты (НИОКР).

- Административные проекты (то, чему не нашлось места в остальных категориях).

Для отличника. Пример. Разговор в чате двух специалистов по управлению проектами.

Вопрос: Добрый день, коллеги! У меня видимо уже все смешалось. Пишу пакет документов по управлению проектов. И вот ступор, не могу сообразить что делать с классификацией проектов? Как объяснить руководству, зачем она нужна? Исходя из этого и будет формироваться классификация. Помогите советом.

Совет:

- их можно классифицировать по отраслям, тогда начальству фиолетово;

- их можно классифицировать по стоимости и отдаче, тогда начальству объяснить просто, если вложитесь сегодня на рубль послезавтра получите рубль двадцать эффект, да на 30 коп сокращение персонала;

- можно классифицировать по решаемым проблемам, тоже не будет вызывать вопросов, но надо иметь (создать) реестр проблем и последовательность их "снятия";

- имея, принимаемые начальством варианты делаете комплексный классификатор, где говорите, что не принимаемую вами позицию классификации, исключить нельзя, иначе комплексного подхода не получится.

Примечание. Словосочетание «классификация проектов» на практике часто заменяют другим - «отбор проектов».

Современные тенденции в практике ведения бизнеса. Несколько тезисов.

1. Управление проектами - это признанная во всем мире методология предпринимательской деятельности. Управление проектом более не используется только в каких-либо исключительных случаях, а, наоборот, все чаще и быстрее становится стандартным способом ведения бизнеса. Все большая доля работ в обычных компаниях выполняется как проекты.

2. В последнее время даже предприятия с массовым производством переходят на позаказное производство, управляя выполнением заказа как проектом. Также на крупных предприятиях отдельные нововведения оформляются в виде проектов.

3. В мире более 14 миллионов человек заняты в проектной деятельности общим объемом до $ 40 триллионов (25% от ВВП)

4. Только одна крупнейшая профессиональная организация - Project Management Institute (PMI), которая была основана в 1969 году в США, имеет в настоящее время более 215 тысяч членов в 150 странах, 236 местных отделений, 33 группы по специфическим интересам и 2 колледжа, сертифицировано более 185 тысяч специалистов PMP и САРМ, в мире распространено около 2 000 000 копий Свода Знаний по управлению Проектами (PMBOK® Guide)

5. Существует также Международная организация управления проектами (International Project Management Association, IPMA). Основана в 1965 году (интересно, что первоначально эта организация называлась INTERNET). В настоящее время состоит из 42-х национальных ассоциаций (НА), в которые входят более 60 000 членов, в том числе 50 000 сертифицированных. Национальные ассоциации обеспечивают профессиональные нужды своих членов в их странах, на национальных языках, с учетом особенностей культуры каждой страны. IPMA обеспечивает международное сотрудничество.

Институт управления проектами (Project Management Institute, PMI) - международный институт управления проектами, разработавший набор международно-признанных стандартов по управлению проектами, программами, портфелями проектов и развития компетенций менеджеров проектов и программ.

Институт проводит сертифкацию специалистов в области управления проектами (Project Management Professional (PMP®)), требования которой изложены в стандартах «A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)».

PMI также проводит аттестацию специалистов по управлению программами (Program Management Professional (PgMP®)) на основе стандарта «Standard for Program Management» и Multi Rater Assessment (MRA) - комплексной оценке менеджера программ по системе круговой оценки или методу 360 градусов.

Под управлением Института Управления Проектами действует сеть сертифицированных образовательных провайдеров (Registered Education Provider, Rep).

Вопросы студентам на 5 баллов. Узнать: 1. Входит ли Республика Беларусь в IPMA? 2. Почему IPMA первоначально называлась INTERNET? Имеет ли то название отношение к современному слову Интернет и тому, что под ним подразумевается?

2. Жизненный цикл проекта

Любой проект, от возникновения идеи до полного своего завершения, проходит через определенный ряд последовательных ступеней своего развития; полная совокупность ступеней развития образует жизненный цикл проекта.

Проект может быть разбит как на подпроекты, так и на фазы. Совокупность фаз представляет собой жизненный цикл проекта.

Кроме того, жизненный цикл проекта может делиться на фазы, фазы - на стадии, стадии - на этапы.

Жизненный цикл проекта - набор обычно последовательных фаз проекта, наименование и количество которых определяются необходимостью контроля исполнения проекта со стороны организаций, включенных в проект (PMBoK Guide 2004).

Для отличника.

Обоснование целесообразности использования понятия «жизненный цикл проекта». Многие эксперты считают, что понятие жизненного цикла проекта является одним из важнейших для руководителя проекта, поскольку именно текущая стадия определяет задачи и виды деятельности, используемые методики и инструментальные средства.

Жизненный цикл проекта является объектом управления. От того, насколько эффективно организован процесс управления по всем стадиям жизненного цикла проекта, зависит и судьба проекта.

Различие понятий «управление проектом» и «управление стадиями жизненного цикла проекта». Тем не менее, стоит различать понятия «управление проектом» и «управление всеми стадиями жизненного цикла проекта». На практике люди часто не различают работы по управлению проектом и работы жизненного цикла проекта, так как для успешного выполнения проекта необходимы работы обоих видов. Основное различие между ними заключается в том, что управление проектом сосредоточено на определении, планировании, мониторинге и контроле, а также на закрытии проекта. Работы же, связанные с фактическим созданием результатов (выпуска товаров, работ, услуг) проекта, принято относить к «жизненному циклу» проекта. В процессе управления проектом создается его график, но подавляющее большинство работ в этом графике составляют именно работы жизненного цикла проекта, в результате выполнения которых появляется выходная продукция.

Управление проектами - это искусство руководства и координации трудовых, материальных и иных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта путем применения системы современных методов и техники управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству проекта.

Жизненный цикл проекта (Project Life Cycle) - последовательность фаз проекта, задаваемая исходя из потребностей управления проектом.

Внимание!!! Универсального подхода к разделению процесса реализации проекта на фазы не существует.

Стадии жизненного цикла проекта могут различаться в зависимости от сферы деятельности и принятой системы организации работ. Однако при самом простом рассмотрении - у каждого проекта можно выделить начальную (прединвестиционную) стадию, стадию реализации проекта и стадию завершения работ по проекту.

Пример. Руководители проектов разбивают жизненный цикл проекта на этапы различными способами. Например, в проектах по разработке программного обеспечения часто выделяются такие этапы как осознание потребности в информационной системе, формулирование требований, проектирование системы, кодирование, тестирование, эксплуатационная поддержка.

Рассмотрим две классификации жизненного цикла проекта, которые по разным причинам представляют интерес, и дадим краткое описание каждой из фаз.

Классификация 1. В рамках методологии Института управления проектами (Project Management Institute) жизненный цикл проекта имеет 5 фаз:

– Инициирование (англ. Initiating);

– Планирование (англ. Planning) или Проектирование;

– Выполнение (англ. Executing);

– Контроль и мониторинг (англ. Controlling and Monitoring);

Завершение (англ. Closing).

1. Фаза инициирования проекта. Краткое описание.

Этот этап подразумевает главную функцию - инициирование проекта. На этом этапе идея проекта находит «текстуальное» воплощение, проводится изучение проблемы (формулирование ожидаемых результатов проекта, внутреннего потенциала команды и имеющегося задела) и поиск источников финансирования. Эффективное исследование темы и фондов поможет спланировать выполнение проекта и его бюджет.

Проекты инициируются в силу возникновения потребностей, которые нужно удовлетворить. Однако в условиях дефицита ресурсов невозможно удовлетворить все потребности без исключения. Приходится делать выбор. Одни проекты выбираются, другие отвергаются. Решения принимаются исходя из наличия ресурсов, и, в первую очередь, финансовых возможностей, сравнительной важности удовлетворения одних потребностей и игнорирования других, сравнительной эффективности проектов. Решения по отбору проектов к реализации тем важнее, чем масштабнее предполагается проект, поскольку крупные проекты определяют направление деятельности на будущее (иногда на годы) и связывают имеющиеся финансовые и трудовые ресурсы.

Для сравнительного анализа проектов на данном этапе применяются методы проектного анализа, включающие в себя финансовый, экономический, коммерческий, организационный, экологический, анализ рисков и другие виды анализа проекта.

2. Фаза планирования (проектирования) проекта. Краткое описание.

Планирование в том или ином виде производится в течении всего срока реализации проекта. В самом начале жизненного цикла проекта обычно разрабатывается неофициальный предварительный план - примерное представление о том, что потребуется выполнить в случае реализации проекта. Решение о финансировании проекта в значительной степени основывается на оценках предварительного плана. Детальное планирование проекта начинается после принятия решения о его реализации. Определяются ключевые точки (вехи или этапы) проекта, формулируются задачи (работы) и их взаимная зависимость. На этом этапе часто используются системы для управления проектами, предоставляющие руководителю проекта набор средств для разработки формального плана: средства построения иерархической структуры работ, сетевые графики и диаграммы Гантта, гистограммы ресурсов. Как правило план проекта не остается неизменным, и по мере осуществления проекта подвергается постоянной корректировке с учетом текущей ситуации.

3. Фаза выполнения (реализации) проекта. Краткое описание.

После утверждения формального плана на руководителя проекта ложится задача по его реализации. По мере осуществления проекта руководитель должен постоянно контролировать ход работ. Контроль заключается в сборе фактических данных о ходе работ и сравнении их с плановыми. На практике отклонения между плановыми и фактическими показателями случаются всегда. Поэтому, задачей руководителя проекта является анализ возможного влияния отклонений в выполненных объемах работ на ход реализации проекта в целом и в выработке соответствующих управленческих решений. Например, если отставание от графика выходит за приемлемый уровень отклонения, может быть принято решение об ускорении выполнения определенных критических задач, за счет выделения на них большего объема ресурсов (естественно в пределах выделенного финансирования или в пределах разумных сумм).

4. Фаза завершения проекта. Краткое описание.

Рано или поздно, но проект заканчивается. Проект заканчивается когда истекает его срок и достигнуты поставленные перед ним цели. Иногда окончание проекта бывает внезапным и преждевременным, как в тех случаях, когда принимается решение прекратить проект до его завершения по графику. Как бы то ни было, но когда проект заканчивается, его руководитель должен выполнить ряд мероприятий, завершающих проект. Их конкретный набор зависит от характера самого проекта. Если в проекте использовалось оборудование, надо произвести его инвентаризацию и, возможно, передать его для нового применения. В случае подрядных проектов надо определить, удовлетворяют ли результаты условиям подряда или контракта. Особое внимание руководитель проекта должен обратить на подготовку заключительного отчета.

Классификация 2. С точки зрения вложения и окупаемости инвестиций выделить четыре фазы жизненного цикла проекта:

фаза 1 - предынвестиционные исследования;

фаза 2 - инвестирование;

фаза 3 - эксплуатация проекта;

фаза 4 - послеинвестиционные исследования.

Фаза 1. Предынвестиционные исследования. Фаза предшествует основному объему инвестиций. На этом этапе осуществляется анализ альтернативных вариантов проекта, выбирается наиболее удачный, выполняется технико-экономическое обоснование, проводятся маркетинговые исследования, осуществляется выбор поставщиков, сырья и оборудования, ведутся переговоры с потенциальными инвесторами и участниками проекта, осуществляется юридическое оформление проекта (регистрация предприятия, оформление договоров).

Предынвестиционные исследования включают процесс подготовки большого объема документов, в том числе: план-схема проекта, организационный договор между участниками проекта, инженерно-техническое заключение, отчет о результатах анализа альтернативных вариантов, отчет об аудиторской проверке финансового состояния инициатора проекта, технико-экономическое обоснование проекта, доклад-резюме технико-экономического обоснования проекта, экспертное заключение консалтинговой фирмы, экспертное заключение инвестора, договор о финансировании проекта. Наличие полного набора этих документов отражает тщательность подготовки проекта и снижает риск его осуществления.

Фаза 2. Инвестирование. Принципиальное отличие этой фазы развития состоит, с одной стороны, в том, что начинают предприниматься действия, требующие гораздо больших затрат и носящие уже необратимый характер (закупка оборудования, материалов или строительство), а с другой - проект еще не в состоянии обеспечить свое развитие за счет собственных средств. На этой фазе формируются постоянные активы предприятия. На стадии осуществляются контроль и наблюдение за всеми видами работ или деятельности по мере прогресса проекта, а также инспекция и контроль органами надзора в стране, где ведутся работы, или внешними финансовыми агентствами. Порядок проведения инспекции и контроля должен быть согласован на стадии переговоров.

Фаза 3. Эксплуатация проекта. Этот период характеризуется началом производства продукции или оказания услуг и соответствующими поступлениями и текущими издержками.

Фаза 4. Послеинвестиционные исследования. Завершающая оценка, по существу, устанавливает, насколько план проекта соответствует условиям, в которых проект осуществлялся и эксплуатировался, а также каким оказался вклад плана проекта в воздействие работающего проекта на экономику и другие аспекты. Завершающая оценка преимущественно ведется тогда, когда проект после осуществления находился в эксплуатации от 2 до 3 лет.

Существуют общие модели, которые могут служить руководством по определению жизненного цикла большинства проектов. Эти общие модели ценны тем, что экономят время проектным командам при разработке графика проекта.

Моделирование жизненного цикла проекта может осуществляться разными методами, например:

- по классической модели «водопад»;

- по итеративной модели;

- по спиральной модели;

- инкрементным методом.

Рассмотрим каждый из вышеперечисленных методов.

1. Моделирование жизненного цикла проекта по принципу «водопада»

При моделировании по принципу «водопада» работа над проектом движется линейно через ряд фаз, таких как:

– анализ требований (исследование среды);

– проектирование;

– разработка и реализация подпроектов;

– проверка подпроектов;

– проверка проекта в целом.

Недостатками такого подхода являются накопление возможных на ранних этапах ошибок к моменту окончания проекта и, как следствие, возрастание риска провала проекта, увеличение стоимости проекта.

Пример. Эта модель представляет базовый подход, который может применяться в любом проекте. Чаще всего какому-то человеку-новатору приходится начинать с понимания требований к результату проекта, затем следуют проектирование результата, создание и тестирование результата, и завершается все внедрением результата. Каждая из этих областей концентрации внимания называется фазой (фаза анализа, фаза проектирования, фаза реализации). Классический «водопадный» подход - это модель жизненного цикла, которую любой обыватель может применить, практически ничего не зная о методологии и планируя проект «с чистого листа».

Что может быть проще? Даже если у обычного человека очень маленький проект, все равно он проходит эти базовые шаги, хотя бы даже проделывая некоторые из них в голове. К примеру, если у него 40-часовой (на одну рабочую неделю) проект разработки или улучшения документа, может показаться что он сразу же бросается в фазу «Реализация». Но так ли это? Наиболее вероятно, что он получил какого-либо рода поручение с требованиями или пожеланиями, которые придется осмыслить (Анализ) и трансформировать в замысел будущего содержания (Проектирование). Затем он воплощает замысел (Реализация), проверяет результат (Тестирование) и передает для использования (Внедрение).

Существуют и другие модели жизненного цикла, отличные от «водопада». В то время, как «водопад» универсален и может применяться в любом проекте, другие модели жизненного цикла могут оказаться более результативными и эффективными в зависимости от характеристик проекта. Например, если устанавливается пакет программного обеспечения, то пропускаются фазы проектирования и реализации.2. Моделирование жизненного цикла проекта по итеративной модели.

Итеративный подход (англ. iteration -- повторение) -- выполнение работ параллельно с непрерывным анализом полученных результатов и корректировкой предыдущих этапов работы. Проект при этом подходе в каждой фазе развития проходит повторяющийся цикл: Планирование -- Реализация -- Проверка -- Оценка (англ. plan-do-check-act cycle).

Преимущества итеративного подхода:

– снижение воздействия серьезных рисков на ранних стадиях проекта, что ведет к минимизации затрат на их устранение;

– организация эффективной обратной связи проектной команды с потребителем (а также заказчиками, стейкхолдерами) и создание продукта, реально отвечающего его потребностям;

– акцент усилий на наиболее важные и критичные направления проекта;

– непрерывное итеративное тестирование, позволяющее оценить успешность всего проекта в целом;

– раннее обнаружение конфликтов между требованиями, моделями и реализацией проекта;

– более равномерная загрузка участников проекта;

– эффективное использование накопленного опыта;

– реальная оценка текущего состояния проекта и, как следствие, большая уверенность заказчиков и непосредственных участников в его успешном завершении.

Пример реализации итеративного подхода - методология разработки программного обеспечения, созданная компанией Rational Software.

Примечание. Итеративную либо быструю (Agile development) разработку часто используют при реализации проектов в области информационных технологий.

3. Моделирование жизненного цикла проекта по спиральной модели

Модель Боэма (Барри Боэм). Рассматривается зависимость эффективности проекта от его стоимости с течением времени. На каждом витке спирали выполняется создание очередной версии продукта, уточняются требования проекта, определяется его качество и планируются работы следующего витка.

4. Моделирование жизненного цикла проекта инкрементным методом.

Инкрементное построение: разбиение большого объема проектно-конструкторских работ на последовательность более малых составляющих частей.

3. Организация управления проектом

Рост объема знаний обусловил усложнение проектов, так как проекты, как правило, основываются на самых последних достижениях науки и техники. Например, тридцать лет тому назад строительство дороги было достаточно простым процессом. Сегодня каждый участок работ имеет очень высокую степень сложности с точки зрения применяемых материалов, технической документации, нормативов, требований эстетики, используемого оборудования и привлекаемых специалистов. Не только основные впервые выполняемые работы стали более сложными, требующими большей степени координации, но и уже существующие продукты и услуги тоже стали более сложными с технологической точки зрения. Сложность продукции обусловила необходимость интегрировать несовместимые технологии. И для решения этой задачи именно управление проектом оказалось крайне необходимым и своевременным.

Два аспекта управления проектом - технический и социокультурный.

Различают два аспекта управления проектами - технический и социокультурный. Чтобы добиваться успеха, руководитель проекта должен хорошо знать оба аспекта. Некоторые управляющие проектом уделяют слишком большое внимание планированию как таковому и техническим аспектам управления проектом. Часто их первое знакомство с управлением проектом происходит посредством программного обеспечения управления проектом, и они начинают чрезмерно увлекаться сетевыми графиками, графиками Ганга и диаграммами отклонений хода работ от заданных сроков, пытаясь таким образом управлять проектом со стороны. Существует и другой тип менеджеров, которые управляют проектом, полагаясь при этом в основном на работу команды и политику организации. Хорошие управляющие проектом умеют учитывать как технический, так и социокультурный аспект управления проектом.

Одной из характерных черт управления проектом является то, что у него есть момент начала и момент завершения.

Эффективное управление проектом начинается с отбора проектов и определения их приоритетности по отношению к стратегии организации (предприятия).

Пример. Интернет-проект относится к специфическим областям предпринимательства последних лет. Одновременно Интернет-проектирование подчиняется общим законам бизнеса, но в тоже время является специфической и обособленной частью.

Особенностью управления проектом создания Интернет-сайта является значительное присутствие инновационного предпринимательства и управления информационными технологиями.

Управление проектом создания сайта как программного продукта в первую очередь должно быть направлено:

– На предметную область деятельности предприятия - совокупность продуктов и услуг, оказываемых организацией потребителям

– На время и этапы жизненного цикла проекта - последовательность и продолжительность работ, планирование и контроль сроков

– На риски и неопределенности, связанные с новыми идеями, - идентификацию, анализ прецедентов, предупреждение и программу компенсации

– На качество работ - определение стандартов, которым должны соответствовать результаты инновационных работ, контроль изменений, разработку норм и правил реализации проекта

– На команду проекта - организационное планирование, подбор персонала, технологию взаимодействия, ответственность и мотивацию, обучение и самореализацию членов команды;

– На коммуникацию в команде - планирование информационных потоков, формализацию отчетности и принятых решений в быстроменяющейся обстановке, групповую работу;

– На стоимость проекта - планирование и распределение ресурсов на всех этапах, контроль стоимости, формирование бюджета и сметной стоимости;

– На поставки высоких технологий и контракты на оказание услуг - взаимодействие с подрядчиками, определение состава и сроков поставок, поиск подрядчиков и проведение конкурсов.

4. Структура управления проектом

Области знаний по управлению проектами согласно последней 4-ой редакции PMBOK (Project Management Body of Knowledge).

Руководство PMBOK распределяет все процессы управления проектами по 9 областям знаний:

1. Управление интеграцией проекта

2. Управление содержанием проекта

3. Управление сроками проекта

4. Управление стоимостью проекта

5. Управление качеством проекта

6. Управление человеческими ресурсами проекта

7. Управление коммуникациями проекта

8. Управление рисками проекта

9. Управление поставками проекта

PMBOK 4-й редакции стал революционным изменением методик PMI. Впервые была раскрыта методика ведения аналитических работ, прототипирование, итерактивность и даже применение систем искусственного интеллекта для прогноза завершения проекта по срокам и бюджету.

5. Команда управления проектом

Команда управления проектом (Project Management Team) - члены команды проекта, непосредственно занятые в управлении его операциями. В небольших проектах команда управления проектом может включать практически всех членов команды проекта.

Управление командой проекта (Manage Project Team) - процесс отслеживания деятельности членов команды, обеспечения обратной связи, решения проблем и координации изменений с целью улучшения исполнения проекта.

Признаки команды проекта:

- По форме команда проекта отражает существующую организационную структуру управления проектом, разделение функций, обязанностей и ответственности за принимаемые решения в процессе его реализации. На верхнем уровне структуры находится руководитель проекта, а на нижних - исполнители, отделы и специалисты, отвечающие за отдельные функциональные сферы.

- По содержанию команда проекта должна представлять собой группу специалистов высокой квалификации, обладающих знаниями и навыками, креативным мышлением, необходимыми для эффективного достижения результатов проекта.

- Основной стратегический фактор создания и деятельности команды проекта - реализация проекта - длительное предприятие, обладающее повышенной долей риска и подверженное постоянным изменениям. Поэтому особой характеристикой команды проекта является предпринимательский характер ее деятельности, направленный на решение слабоструктурированных задач и быстрое реагирование на требования внешней среды и меняющиеся условия реализации проекта.

Состав команды проекта:

Процесс командообразования принято рассматривать как образование единого, целостного коллектива управленцев, способного эффективно достигать результатов проекта. Командная кооперация персонала позволяет увеличить производительность управленческого труда на 70-80%.

Команда проекта создается руководителем проекта - юридическим лицом-заказчиком. Задачей руководителя проекта при формировании команды является подбор членов команды, которые обеспечивали бы:

– соответствие количественного и качественного состава команды ожидаемым результатам и требованиям проекта;

– эффективную групповую работу по управлению проектом;

– психологическую совместимость членов команды и создание активной стимулирующей «внутрипроектной» культуры;

– развернутое внутригрупповое общение и выработку оптимальных групповых решений проблем, возникающих во время реализации проекта.

Руководитель проекта осуществляет общее руководство проектом, контролирует его основные параметры и координирует деятельность членов команды. Руководитель проекта определяет необходимое число специалистов - членов команды, их квалификацию, проводит отбор и наем работников.

«Костяк» команды составляют ее постоянные члены - разработчики проекта. К себе в помощники они могут привлекать специалистов интересующих их областей.

Стадии жизненного цикла команды проекта:

Команда проекта имеет свой жизненный цикл, в котором можно выделить пять основных стадий: формирование, срабатываемость, функционирование, реорганизацию, расформирование.

- При формировании команды набираемые специалисты подчас незнакомы друг с другом, не работали вместе. Для их эффективной совместной деятельности необходим определенный период, когда они определят отношения, адаптируются к условиям работы в команде, осознают себя единым целым. На стадии формирования происходит знакомство членов команды друг с другом и с проектом в целом, формируются общие цели и ценности.

- Период срабатываемости - это период начала совместной работы, развития сплоченности группы, решающей коллективную задачу. Обычно он характеризуется повышенным уровнем конфликтности, вызванным различием в характерах специалистов, подходах, стилях и методах решения проблем. На этой стадии внутри команды идет процесс выделения лидеров, определяются роли работников и их место в команде.

- Наиболее продолжительной считается рабочая стадия, когда на основе сформированного командного чувства идет нормальный продуктивный процесс работы. Эта стадия характеризуется максимальным раскрытием индивидуальных творческих способностей, члены команды учатся понимать и учитывать интересы друг друга.

- При изменении проекта, изменении структуры управления проектом, завершении отдельных стадий проекта, замене работников в связи с профессиональным несоответствием приглашением временных специалистов и экспертов и в других случаях наступает стадия реорганизации. Задача менеджера на этой стадии заключается в организации адаптации новых членов команды к стилю и методам взаимоотношений в команде, в становлении их профессиональной роли, определении обязанностей.

- При завершении отдельных стадий и/или всего проекта расформировываются соответственно отдельные подразделения и/или вся команда. При этом возможны два варианта дальнейших действий специалистов компании. В первом случае по окончании проекта работники возвращаются в свои функциональные подразделения организации. Во втором случае, если команда проекта формировалась не из сотрудников данной организации, руководитель проекта сталкивается с проблемой дальнейшего трудоустройства работников, которые не имеют возможности вернуться на прежнее место работы. Руководителю команды рекомендуется проявлять внимание к дальнейшему трудоустройству специалистов в профессиональной сфере, предоставлять объективные рекомендации членам проектной группы с указанием их квалификации, знаний, навыков и опыта работы.

Отбор команды проекта:

Критериями отбора обычно выступают образование, опыт работы, медицинские данные (так как для выполнения некоторых видов работ по проекту могут потребоваться определенные физические качества, которые должны быть подтверждены соответствующими медицинскими документами). Также очень важным критерием отбора является мотивация кандидата на его участие в конкретном проекте.

При отборе команды проекта помимо профессиональных требований необходимо учитывать следующие качества: умение работать в группе; самостоятельность, предприимчивость; желание брать ответственность за принимаемые решения; умение принимать рискованные решения, работать в условиях неопределенности; коммуникабельность, устойчивость к стрессам; низкий уровень конфликтности; соответствие ценностных установок ожидаемым результатам и ценностям проекта.

Для работы в проектной команде предпочтителен возраст персонала от 25 до 45 лет, который характеризуется высокой активностью, высокой обучаемостью и способностью к инновационному типу мышления. Последний тезис спорный, но, к сожалению, в большинстве случаев это действительно так, хотя бывают и исключения и довольно частые.

Определение функциональных обязанностей участников команды проекта. Особенностью распределения обязанностей между членами команды проекта является командная ответственность за выполнение отдельных функций, за отдельные сферы деятельности, то есть распределение обязанностей производится укрупненно между подразделениями команды, а внутри подразделений наблюдается коллегиальное принятие решений и солидарная ответственность за результаты деятельности.

Управление командой проекта можно разделить на два этапа:

Этап 1. Планирование работы проектной команды

Планирование деятельности команды проекта должно начинаться еще до вложения инвестиций.

После определения структуры команды проекта задачей руководителя проекта является тщательное планирование работы всех членов команды для эффективного использования и распределения ресурсов, выделенных на проект.

Первый шаг в планировании команды - определение необходимого количественного и качественного состава команды проекта. Дальнейший процесс планирования требует активного участия всех членов команды.

Этап 2. Организация работы команды

Одним из принципов командной работы выступает распределение обязанностей и ответственности за достижение ожидаемых результатов, а не жесткое закрепление выполняемых функций.

Для эффективной организации работы команды необходимы:

а) четкое распределение ролей и обязанностей;

б) осознание членами команды ожидаемых результатов как для учредителей проекта, так и для себя лично;

в) учет и личностных, и профессиональных качеств специалистов при объединении их в команду;

г) внимание руководителя проекта и других членов команды и к достижению ожидаемого результат проекта, и к установлению дружеской рабочей атмосферы.

Для отличника. Также руководителю проекта не стоит забывать и о том, что все люди в проектной команде разные. Некоторые уже имели опыт подобной работы, а кто-то, возможно, участвует в подобном проекте впервые. И, скорее всего, многие не были знакомы друг с другом до того, как попали в одну команду. Не стоит забывать и о том, что встречаются очень сложные проекты, как для осуществления, так и для понимания. Поэтому для эффективной организации работы команды над проектом руководитель проекта должен заранее позаботиться о такой простой на первый взгляд вещи, как инструкция, так как одной только сетевой диаграммы при работе над проектом может оказаться недостаточно.

Если руководителю проекта потребовалось оказать команде больше помощи, чем он ранее предполагал, то написание инструкций к тому же сэкономит ему время и усилия. Миссия инструкции - предоставить работникам больше деталей, чем они могут почерпнуть из сетевой диаграммы. Инструкции должны быть как можно более простыми и короткими. Не стоит пытаться уложить все идеи в один пункт. По возможности следует писать инструкции для каждого отдельного этапа или вида работ, чтобы не наступала путаница.

Для некоторых проектов инструкции могут совсем не понадобиться, либо их должно быть минимальное количество. Но для других проектов может оказаться необходимым составление инструкции для каждого члена команды по каждому действию. Принимать решение о написании инструкций нужно, исходя из состава набранной команды, компетенции каждого ее члена и числа фаз проекта, которые должны быть выполнены одновременно.

Контроль за выполнением ожидаемых результатов и координация деятельности отдельных членов команды - важнейшая функция руководителя проекта.

Вся документация, которую руководитель проекта может подготовить, поможет ему следить за осуществлением проекта и вписываться в ориентировочные сроки; распределить сферы ответственности и наделить сотрудников обязанностями; донести до членов команды его видение проекта; объяснить им, чего руководитель проекта от них ожидает, когда проект должен быть завершен и как его выполнять.

6. Примеры реальных проектов

Примеры успешных проектов в Беларуси. Например, ФК «БАТЭ» (руководитель проекта - Анатолий Капский), интернет-портал TUT.BY (руководитель проекта - Анатолий Зиссер), Мілавіца (руководитель проекта - Дмитрий Дичковский), и т.п. Примеры успешных идей и проектов в рамках Местных повесток-21 по прогмрамме ЕС/ПРОООН.

Вопрос на 5 баллов. Выбрать один из успешных проектов, найти интервью руководителей этих проектов, выбрать те моменты, которые относятся к жизненному циклу проекта и к управлению командой проекта, и кратко доложить на следующей лекции.

Литература

1. Стэнли Э. Портни Управление проектами для «чайников» = Project Management For Dummies. М.: «Диалектика», 2006. С. 368.

2. Рассел Д. Арчибальд Управление высокотехнологичными программами и проектами = Managing High Technology Programs and Projects. М.: «Академия АйТи», 2004. С. 472.

3. Ньюэлл Майкл В. Управление проектами для профессионалов. Руководство по подготовке к сдаче сертификационного экзамена. «КУДИЦ-ПРЕСС», 2008. С. 416.

4. Том ДеМарко Deadline. Роман об управлении проектами. «ВЕРШИНА» «М», 2006. С. 143.

5. Ашманов Игорь Станиславович Жизнь внутри пузыря. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2008. С. 208.

6. Ким Хелдман Профессиональное управление проектами. «Бином» «Москва», 2005. С. 517.

7. Лапыгин Ю.Н. Управление проектами: от планирования до оценки эффективности. Омега-Л «Москва», 2008. С. 252.

Размещено на Allbest.ru

...