Документне забезпечення діяльності колегіальних органів

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ ЗАСАДИ ДОКУМЕНТНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ КОЛЕГІАЛЬНИХ ОРГАНІВ

1.1 Сутність та правові засади діяльності колегіальних органів

1.2 Документне забезпечення діяльності колегіальних органів

РОЗДІЛ 2. ПРОТОКОЛ ЯК ОСНОВНИЙ ВИД ДОКУМЕНТА ДІЯЛЬНОСТІ КОЛЕГІАЛЬНИХ ОРГАНІВ

2.1 Особливості підготовки та оформлення протоколів

2.2 Документне забезпечення діяльності акціонерного товариства

РОЗДІЛ 3. ПЕРСПЕКТИВИ РОЗВИТКУ ПРОТОКОЛУ ЯК ОСНОВНОГО ВИДУ ДОКУМЕНТА КОЛЕГІАЛЬНИХ ОРГАНІВ

3.1 Вплив новітніх технологій на діяльність колегіальних органів

ВИСНОВКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

ДОДАТКИ



ВСТУП

Актуальність теми. Дана тема дуже актуальна в даний час, так як успіх будь-якого починання у сфері діяльності залежить від багатьох чинників.

У тому числі - вміння юридично правильно, належно представити його інформацію у вигляді, тобто правильно скласти і оформити документ

Протокол один з найпоширеніших документів колегіальних органі у якому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, нарад, засідань. У протоколах відображаються всі виступи з питань, які розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення- це використовується у всіх організаціях сьогодення.

Документ (за П. Отле) -- це будь-яке джерело інформації, передання людської думки, знань незалежно від того, чи втілене воно в матеріально фіксованій формі або є провідником (передавачем) інформації в часі.

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на:

Стислі (короткі), в яких записано лише ухвалу або поширену резолюцію, а також зазначено номер, дату, назву організації, кількість присутніх, порядок денний. Під рубрикою "Слухали" - назва питання, прізвище й ініціали доповідача.

Повні (докладні), в яких записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. У докладний протокол записують також запитання доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення.

Стенографічні, де всі виступи, репліки, запитання й відповіді фіксують дослівно, у вигляді стенограми або магнітозапису.

Мета роботи - дослідити особливості протоколу, ознайомитися з процесом створення протоколів, та його використання.

Об'єктом дослідженням протокол.

Предметом дослідження є протокол як вид документа.

Завдання дослідження:

1. Дослідити особливості протоколу.

2. Процес створення протоколу.

3. Обробка, зберігання та використання протоколів.

Структура роботи - дослідження складається зі вступу, трьох розділів, висновків, 25 пунктів використаних джерел та додатку.



Розділ 1. Теоретичні засади документного забезпечення діяльності колегіальних органів

1.1 Сутність та правові засади діяльності колегіальних органів

Протокол представляє особливий вид документа, в якому докладно або коротко міститься запис ходу обговорення питань та прийняття рішень на зборах, конференціях, засіданнях.^. Протокол є офіційним документом, на підставі якого керівництво має право вимагати від співробітників виконання доручених їм завдань. Протокол, в якому правильно зафіксовані основний зміст виступів та формулювання прийнятих рішень, може виявитися неоціненним помічником у службових конфлікти, що виникають на грунті ненавмисних або навмисних спотворень чиєї-небудь думки, забудькуватості або нерозуміння суті справи. Протокол відображає фактичний стан розглянутого питання в організації на день і годину наради. Важливість документування процесу прийняття колективних рішень зростає в умовах ринкової економіки, коли значно збільшується число акціонерних товариств, асоціацій та інших колегіальних структур господарювання за участю безлічі юридичних та фізичних осіб - суб'єктів власності. Тому до оформлення протоколів з усіх питань, і особливо за результатами голосування (з доданим бюлетенів для таємного голосування, протоколів лічильних комісій і т.д.), необхідно ставитися з граничною увагою та ретельністю.

Вкрай важливі протоколи засідань, де вирішуються долі подальшого економічного і соціального розвитку підприємств, питання соціального страхування і соціального забезпечення, приватизації, розподілу заробленого прибутку.

Протокол необхідний як засіб фіксації рішень, строків, відповідальних виконавців. Помічено, що навіть кілька разів підведені підсумки усно через деякий час починають трактуватися по-різному, в залежності від ситуації та інтересів учасників. Якщо ніколи раніше не вели протоколу нарад, то доведеться привчати команду до цього. Хто буде вести протокол - теж не просте запитання. Не завжди вірним рішенням буде присутність виділеного співробітника (секретаря) для цих цілей: для обговорюваних тим іноді небажано розширення кола присвячених; тематика і термінологія часто вимагають досить високої кваліфікації від протоколіста, інакше це буде «запис під диктовку» без відображення суті проблеми.

Рішення, зафіксовані в протоколах, є обов'язковими для виконання.

Протокольні рішення, як правило, мають нетривалий характер дії і поширюються на обмежене коло посадових осіб і організацій.

1. Протокол (від грец. Protos - «перший» і kolla - «клей») - перший лист, приклеєний до сувою. На ньому фіксувалися титульна інформація (наприклад, дата написання, ім'я писаря) та короткий основний зміст свита (зображення). Усі наступні значення виходять з цього пер Документ, що фіксує досягнуті домовленості (що визначають порядок проведення того чи іншого процесу або мети процесу), приблизний синонім: угода, домовленість. Наприклад: Кіотський протокол, протокол передачі даних.

В даний час має 2 основних значення в різних галузях діяльності: 2. Виконана в певному форматі запис, що фіксує якісь відбулися (або що відбуваються в даний момент) події. Наприклад: міліцейський протокол, протокол зборів, протокол роботи програми і т.д.

1.2 Документне забезпечення діяльності колегіальних органів

Діяльність установ, працівників основі колегіальності, документується постановами, рішеннями, розпорядженнями.

Постанови і рішення приймає внаслідок обговорення засіданнях колегіальних органів, хід яких помітна в протоколах.Документирование діяльності колегіальних органів починається з складання плану роботи з основі пропозицій членів відповідного органу (колегії, ради, правління, бюро тощо).

План передбачає календарні терміни проведення засідань, питання, які підлягають розгляду, прізвища осіб, відповідальних готувати запитань до обговоренню. Затверджений план роботи колегіального органу розсилається поважним його членам, зацікавленим організацій та осіб.

Засідання аж передує велика підготовчу роботу, від якої потерпають в адміністративних документах.

Документирование підготовки засідання полягає, передусім, у складанні порядку денного, у якому можуть бути включені питання, непередбачений планом, але потребують обов'язкового врегулювання засіданні. До порядку денного рекомендується включати небагато питань, щоб було грунтовно обговорити їх у засіданні. Проте за це вимога який завжди дотримується. До порядку денного нерідко включається багато запитань, отже, потрібні особливо ретельна підготовка таких засідань і чітке їхнє відання. І тут на порядку денному слід зазначити, скільки часу відводиться за кожен питання, а засіданні встановити твердий регламент.

Питання на порядку денному слід розташовувати гаразд їх важливості й складності, у своїй те щоб запрошують Журбі витрачали якнайменше часу у очікуванні розгляду своїх питань. До порядку денному докладають список запрошених Журбі із їхніх посади й організації, яку вони становлять.

У великих установах до засіданням аж по найважливішим питанням складається довідка з їхньої суті, у якій вказуються причина і чітку мету порушення питання до обговорення. Разом із довідкою представляється проект рішення, постанови.

Постановка питань до обговорення колегіальних органів інших може бути розпочата як з ініціативи керівника установи, а й у ініціативи окремих структурних підрозділів.

Матеріали до засідання видаються, зазвичай, за три-п'ять днів керівнику заклади і після розгляду разом із повідомленням про засіданні направляються членам колегіального органу.

Попередня розсилання матеріалів дає можливість вносити поправки у вже наявний письмовий проект рішення і тим самим прискорює вирішення питань на засіданні.

Перед початком засідання виробляється реєстрація присутніх. Під час підготовки великих нарад, конференцій, зустрічей, у яких планується участь працівників установ, організації з інших країв, областей, відділу міжнародних організацій рекомендується передбачити такі моменти:

1) вироблення порядку денного й визначення кола гаданих учасників;

2) ознайомлення гаданих учасників із порядком денним;

3) вироблення регламенту наради;

4) підготовка матеріалів, що розглядатимуться нараді:

а) доповіді, інформаційного повідомлення організатора наради;

б) доповіді, інформаційного повідомлення гаданих учасників;

в) довідково-інформаційних матеріалів, які можуть опинитися знадобитися під час наради;

р) проекту рішення.

5) організаційним забезпеченням наради:

а) реєстрація учасників;

б) розміщення учасників;

в) транспортне забезпечення учасників;

р) харчування учасників;

буд) культурно-масові заходи;

е) інформування по цікавлячим їх питанням;

ж) постачання учасників канцтовари;

6) організаційні роботи секретаріату наради;

7) технічне забезпечення проведення наради (оснащення приміщення технічними засобами);

8) документування роботи наради (оформлення документальних матеріалів):

а) складання протоколу (стенограма) підсумкових матеріалів;

б) розмноження підсумкових матеріалів; на забезпечення цими матеріалами учасників наради;

9) анкетування учасників наради:

б) про рівень організації та проведення наради.

Якщо підготовці наради бере участь цілу групу, потрібен план, затверджений посадовою особою, які відповідають за нараду.

Складається кошторис витрат. Визначається порядок денний.

У відповідній документі вказується тема, що обговорюватиметься нараді, перераховуються теми доповідей, співдоповідей, повідомлень, запропонованих до обговорення, і наводяться стислі відомості про виступаючих: їхні прізвища, імена і по батькові (в цілому або скорочено), посади, вчені звання.

Уточнення списоку осіб, запрошених на нараду, складаються запрошення (сповіщення) на нараду. До складу запрошення входять:

- звернення;

- інформацію про дати і піднятому місці проведення наради;

- порядок денний;

- пропозицію взяти участь;

- прохання підтвердженні участі.

Подписивают запрошення особи, відповідальні готувати наради. Визначається регламент роботи. Вони повинні передбачати чітку організацію ходу наради, порядок аналізованих питань, певні процедурні боку. Загальна тривалість наради має перевищувати трьох-чотирьох годин на день.

Регламент то, можливо приблизно таким:

1) вступне слово (обумовлюються тимчасові обмеження з ходу наради і орієнтовний його закінчення) - трохи більше 10 хв.;

2) основний доповідь - до 30 хв;

3) питання доповідачу - трохи більше 2 хв кожен;

4) співдоповідь, повідомлення - трохи більше 10 хв;

5) питання співдоповідачу - трохи більше 1 хв за кожен;

6) виступи 5-7 хв;

7) відповідь доповідача - трохи більше 5 хв;

8) відповіді співдоповідачів - трохи більше 3 хв за кожен;

9) довідка у процесі наради - трохи більше 3 хв;

10) читання проекту рішення - трохи більше 5 хв;

11) пропозиції щодо проекту рішення - трохи більше 3 хв;

12) підбиття підсумків наради - трохи більше 10 хв.

Якщо нараді бере участь до 50 людина, перерву роблять через кожні 50 хв, його тривалість - трохи більше 10 хв. При більшій кількості учасників перерву роблять через 1,5 години работи на 15 хвилин.



Розділ 2. Протокол як основний вид документа діяльності колегіальних органів

2.1 Особливості підготовки та оформлення протоколів

Оформлення протоколу має ряд особливостей. Якщо воно тривало кілька днів, то через тире вказують дати початку і закінчення наради. Номером протоколу є порядковий номер засідання колегіального органу з початку року. Протокол підписується головою та секретарем В особливо важливих випадках виступали повинні візувати протокол, візи проставляються на лівому полі документа, на рівні запису виступу. До протоколу підшиваються подані на розгляд матеріали: довідки, доповіді, проекти тощо, які оформляються як додатки. Як правило, час, який відводиться на підготовку протоколу, залежить від виду наради і повинно бути закріплено в локальних нормативних актах підприємства. Зазвичай протокол остаточно оформляють протягом декількох годин після наради або ж на наступний день, поки в пам'яті свіжі спогади про хід обговорення в секретаря, голови та всіх присутніх.

Всім учасникам наради необхідно розіслати копію протоколу, а відповідальним виконавцям з конкретних питань, не були присутні на нараді, виписку з протоколу, яка включала б лише необхідну для виконання доручення інформацію. Терміни розсилки копії протоколу учасникам наради або виписки з протоколу повинні бути визначені в локальних нормативних актах підприємства. Як правило, копія протоколу робиться шляхом виготовлення ксерокопії з оригіналу протоколу, підписаного головою та секретарем наради. При цьому у верхньому правому куті документа ставиться штамп «КОПІЯ», а не «копія вірна», як це робиться в багатьох організаціях, а в кінці протоколу робиться завіряються запис відповідно до ГОСТ Р6.30-2003: при засвідченні копії документа нижче реквізиту «Підпис» проставляють заверительную напис «Вірно», посада особи, що завірила копію, його особистий підпис і розшифрування підпису (ініціали, прізвище), дату засвідчення. При цьому особа, яка має право завірення копій протоколів, повинна бути наділена такими повноваженнями локальними нормативними актами підприємства, наприклад, це може бути відображено в Інструкції з діловодства.

Копію протоколу (так само, як і виписку з протоколу) допускається завіряти печаткою організації, яка визначається за її розсуд. Але, як правило, друк на копіях документів (на виписках), використовуваних усередині організації, не ставиться. Якщо виготовляють копію багатосторінкового протоколу, то відксерокопіювати листи документа спочатку необхідно прошити, а заверительная напис у цьому випадку робиться на зворотному боці останнього аркуша документа. На практиці багатосторінкові копії, використовувані тільки всередині організації, не прошиваються.

Протокол - документ, що містить послідовну запис ходу обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів. Протокол відображає діяльність зі спільного прийняття рішень колегіальним органом або групою працівників. Від протоколів засідань, створюваних в управлінській діяльності організацій, слід відрізняти протоколи слідчих, деяких адміністративних органів та органів охорони громадського порядку (наприклад, протокол санітарного інспектора, протокол дорожньо-транспортної пригоди тощо), а також протоколи договірного типу (протоколи розбіжностей, протоколи узгодження розбіжностей, протоколи узгодження ціни й ін.) Обов'язковому протоколювання підлягають засідання постійно діючих та тимчасових колегіальних органів (колегії федеральних органів виконавчої влади, збори трудових колективів, зборів акціонерів, засідання ради директорів та ін.).

Протоколи оформляються на підставі запису ходу засідань, стенограм, звукових записів і матеріалів, підготовлених до засідання (текстів доповідей, виступів, довідок, проектів рішень, порядку денного, списків запрошених та ін.) У протоколі відображаються всі думки з питань, які розглядаються і всі прийняті рішення. Протокол веде секретар або інша призначена особа. За правильність записів у протоколі відповідають голова і секретар, провідні засідання. Реквізити протоколу:

1. Назва виду документа

2. Порядковий номер протоколу

3. Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, засідання кафедри)

4. Назва установи, підприємства або організації, де відбулися збори, нарада, конференція

5. Дата проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації, ліворуч. У цьому само рядку праворуч пишуть місце проведення (назву міста).

6. Кількісний склад учасників, який записують з нового рядка. У разі великої кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо кількість учасників сягає 10-12 осіб, то до протоколу заносять усіх присутніх.

7. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів* конференції, наради (голова, секретар, члени президії).

8. Порядок денний, тобто питання, які розглядаються на зборах (нараді, конференції). Питання в порядку денному формулюють у називному відмінку (Кадрові питання. Підсумки рубіжного контролю/сесії. Різне),

9. Текст

10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок

11. Підписи керівників зборів (наради, конференції) - голови й секретаря

Текст повного протоколу складається з двох частин: вступної та основної. Вступна частина оформлюється одноманітно в повній і короткій формах протоколу. У ній вказуються прізвища голови та секретаря, прізвища або загальна кількість учасників засідання та запрошених осіб (якщо учасників багато, поряд із зазначенням їх кількості робиться відмітка - "Список учасників додається"), порядок денний. Прізвища присутніх записуються до протоколу, якщо їх не більше 15, - в алфавітному порядку, із зазначенням місця роботи і посади, якщо ж присутніх більше, складається окремий список. У протоколах постійно діючих нарад і комісій посади присутніх не вказуються. Перерахування присутніх оформляють у всю ширину рядка через один міжрядковий інтервал.

При цьому слова "Голова", "Секретар", "Були присутні" (без лапок) друкують ліворуч від нульового положення табулятора (від поля), відокремлюючи двома інтервалами від заголовка і один від одного. Вступна частина закінчується порядком денним. Питання на порядку денному мають за рівнем їх складності, важливості і передбачуваного часу обговорення. Питання формулюються в називному відмінку, нумеруються арабськими цифрами і починаються з прийменників "О", "Про". Не рекомендується питання або групу питань формулювати словом "Різне". Поряд з питанням вказується прізвище доповідача із зазначенням його посади. Слова "Порядок денний" розташовуються центровано через два-три інтервали від списку учасників.

Основна частина тексту протоколу з кожного питання порядку денного будується за схемою: СЛУХАЛИ ... ВИСТУПИЛИ ... УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ).

У розділі "СЛУХАЛИ" в коротких протоколах вказуються прізвище виступав (доповідача) і тема його виступу. У повній формі протоколу наводяться прізвище та ініціали доповідача, зміст його доповіді (повідомлення, інформації, звіту). Якщо текст доповіді представлений доповідачем у письмовому вигляді, допускається після зазначення теми виступу робити відмітку: "текст доповіді додається".²

У розділі "ВИСТУПИЛИ" в коротких протоколах вказуються тільки прізвища осіб, які виступили в обговоренні, в повних протоколах фіксуються також їхні виступи, включаючи питання до доповідача. При необхідності після прізвища виступив вказується його посада.

У розділі "УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ)" записується прийняте рішення, яке формулюється коротко, точно, лаконічно, щоб уникнути двоякого тлумачення. Поряд з рішенням зазначаються кількість голосів, поданих "за", "проти", "утрималися", а також список осіб, які брали участі у голосуванні. Рішення може містити один або кілька пунктів, вони розташовуються по значимості, кожен з них нумерується.

Перед словом "СЛУХАЛИ" проставляється номер відповідно з порядком денним. Слова "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ)" друкують від лівого поля прописними літерами і закінчують двокрапкою. Текст розділів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ)" друкується через 1,5 міжрядковий інтервал з нового рядка. Кожне прізвище та ініціали виступаючих друкують з нового рядка в називному відмінку, запис виступу відокремлюють від прізвища дефісом.

Учасник наради або засідання може представити особливу думку з ухваленим рішенням, яке викладається на окремому аркуші і приєднується до протоколу. Про наявність особливої думки робиться запис у протоколі після запису рішення.

Текст короткого протоколу також складається з двох частин. У вступній частині вказуються ініціали та прізвища головуючого (голови), а також посади, ініціали, прізвища осіб, присутніх на засіданні. Слово "Були присутні" друкується від межі лівого поля, підкреслюється, в кінці слова ставиться двокрапка. Нижче зазначаються найменування посад, ініціали та прізвища присутніх. Найменування посад можуть зазначатися узагальнено. Багаторядкові найменування посад присутніх вказуються через 1 міжрядковий інтервал.

Список відокремлюється від основної частини протоколу суцільний рисою.

Основна частина протоколу включає питання, що розглядаються і прийняті по них рішення. Найменування питання нумерується римською цифрою і починається з прийменника "О" ("Про"), друкується центрованим розміром шрифту №15 і підкреслюється однією рисою нижче останнього рядка. Під рисою вказуються прізвища посадових осіб, які виступили під час обговорення даного питання.

Прізвища друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Потім вказується прийняте з питання рішення. ³ Приклад оформлення короткого протоколу наводиться у додатку 10 до Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затвердженої наказом Міністерства культури і масових комунікацій Російської Федерації від 8 листопада 2005 р. №536.

Протокол засідання підписують голова і секретар. В особливо важливих випадках протокол повинні візувати виступали, візи проставляються на лівому полі документа на рівні запису виступу

Датою протоколу є дата події (засідання, наради тощо). Якщо воно тривало кілька днів, то через тире вказують дати початку і закінчення засідання.

Протоколам присвоюються порядкові номери в межах календарного року окремо по кожній групі протоколів: протоколи засідань колегії, протоколи технічних, наукових та експертних рад та ін Протоколи спільних засідань мають складові номери, що включають порядкові номери протоколів організацій, що брали участь у засіданні.

Протокол оформляється на загальному бланку організації із зазначенням найменування виду документа - "ПРОТОКОЛ" - або на спеціальному бланку протоколу (бланк конкретного виду документа). Копії протоколів при необхідності розсилаються зацікавленим організаціям та посадовим особам відповідно до покажчиком розсилки; покажчик складає і підписує відповідальний виконавець підрозділу, який готував розгляд питання. Копії протоколів завіряються печаткою служби документаційного забезпечення управління. Прийняті рішення доводяться до виконавців у вигляді виписок з протоколів, які оформляються на відповідному бланку і завіряються печаткою служби.

У зв'язку з порушеннями в оформленні протоколів виробничих нарад організації був розроблений зразок протоколу. Протокол може містити пункт про затвердження будь-якого документа. У такому випадку документ повинен додаватися до протоколу і мати посилання на його номер і дату

Підпис відокремлюється від тексту протоколу трьома міжстроковими інтервалами і включає найменування посади особи, головуючого (виконував обов'язки секретаря) на протокольному заході, його особистий підпис і розшифрування підпису (ініціали та прізвище). Найменування посади друкується від лівої межі текстового поля через один міжрядковий інтервал і центрується щодо самої довжини рядка. Розшифровка підпису розташовується на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем. Положення останньої букви в розшифровці підпису обмежується правим полем. Гриф (позначка про обмеження доступу до документа) - друкується в правому верхньому куті першого аркуша протоколу. Номер примірника документа друкується нижче грифа (позначки) через півтора міжрядкових інтервалу і центрується по відношенню до них. До протоколу підшиваються подані на розгляд матеріали: довідки, доповіді, проекти тощо, які оформляються як додатки.

документний колегіальний протокол реквізит

2.2 Документне забезпечення діяльності акціонерного товариства

1. Кількісний склад виконавчого органу, порядок призначення його членів визначаються статутом товариства. Порядок скликання та проведення засідань колегіального виконавчого органу встановлюється статутом або положенням про виконавчий орган акціонерного товариства.

2. Кожний член колегіального виконавчого органу має право вимагати проведення засідання колегіального виконавчого органу та вносити питання до порядку денного засідання.

3. Члени наглядової ради, а також представник профспілкового або іншого уповноваженого трудовим колективом органу, який підписав колективний договір від імені трудового колективу, мають право бути присутніми на засіданнях колегіального виконавчого органу. Статутом може бути надано право іншим особам бути присутніми на засіданні колегіального виконавчого органу.

4. На засіданні колегіального виконавчого органу ведеться протокол. Протокол засідання колегіального виконавчого органу підписується головуючим та надається для ознайомлення на вимогу члена колегіального виконавчого органу, члена наглядової ради або представника профспілкового або іншого уповноваженого трудовим колективом органу, який підписав колективний договір від імені трудового колективу органу. Статутом акціонерного товариства може бути надано право іншим особам отримувати протокол засідання колегіального виконавчого органу для ознайомлення.

5. Голова колегіального виконавчого органу обирається наглядовою радою товариства, якщо інше не передбачено статутом товариства, в порядку, передбаченому статутом або положенням про виконавчий орган акціонерного товариства.

Голова колегіального виконавчого органу організовує роботу колегіального виконавчого органу, скликає засідання, забезпечує ведення протоколів засідань.

Голова колегіального виконавчого органу має право без довіреності діяти від імені товариства, відповідно до рішень колегіального виконавчого органу, в тому числі представляти інтереси товариства, вчиняти правочини від імені товариства, видавати накази та давати розпорядження, обов'язкові для виконання всіма працівниками товариства. Інший член колегіального виконавчого органу в порядку, визначеному законодавством України, також може бути наділений цими повноваженнями, якщо це передбачено статутом товариства.

6. У разі неможливості виконання головою колегіального виконавчого органу своїх повноважень за рішенням цього органу його повноваження здійснює один із членів колегіального виконавчого органу, якщо інше не передбачено статутом або положенням про виконавчий орган акціонерного товариства. Інші особи можуть діяти від імені товариства у порядку представництва, передбаченому Цивільним кодексом України.



Розділ 3. Перспективи розвитку протоколу як основного виду документа колегіальних органів

3.1 Вплив новітніх технологій на діяльність колегіальних органів

Раціоналізація роботи з документами - важливий напрям підвищення ефективності управлінської праці, що дозволяє уникати невиправданих часових витрат, зосередити зусилля управлінців на оперативному і якісному вирішенні конкретних управлінських питань забезпечення прав та інтересів громадян, які вступають у правовідносини з державними органами.

Виділяють такі аспекти діловодства.

По-перше, це юридичний аспект - забезпечення законності та дисципліни у сфері діловодства, необхідності офіційного закріплення вимог, що пред'являються до документів відповідними нормативно-правовими актами, і безумовного їх дотримання.

По-друге, організаційний аспект, який виявляється у налагодженні різноманітних і досить складних відносин організаційного характеру, що виникають між органами державної влади, підприємствами, організаціями щодо створення документів, їх руху, обробки.

По-третє, економічний аспект діловодства пов'язаний з економічною доцільністю, оптимальністю його здійснення.

Особливе значення має діловодство у здійсненні дійового контролю за виконанням управлінських рішень, адже перевірка виконання є головною ланкою в організаційній роботі будь-якої установи чи організації. Добре налагоджена організація діловодної служби передбачає відповідний контроль за виконанням прийнятих рішень. Це дозволяє виявити допущені помилки, уникнути їх у майбутньому та надає роботі органу державної влади системності та оперативності.

Документи, що складають єдиний вид документації, характеризуються єдністю цільового призначення і у комплексі забезпечують документування тієї чи іншої управлінської функції або виду діяльності.

Документаційне забезпечення документів передбачає не тільки створення документів, але й організацію роботи з ними - організацію документообігу установи, зберігання документів та їх використання у поточній роботі.

Документування управлінської діяльності і регламентування порядку роботи з документами від моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів в органах державної влади України здійснюється відповідно до Примірної Інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

Інструкцією регламентуються загальні питання документування управлінської діяльності; прийом, розгляд і реєстрація документів; складання і оформлення службових документів, у тому числі датування, індексація, узгодження, засвідчення і адресування документів. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства. її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та Інструкції.

Відповідальність за загальний стан роботи з документами покладається на керівника органу державної влади. Організація роботи з документами в установі забезпечується діловодними службами. Так, у Секретаріаті Кабінету Міністрів України функціонує Департамент діловодства та моніторингу у складі Управління діловодства, Управління моніторингу та Управління автоматизації діловодства.

Основним завданням діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.

В умовах ускладнення та збільшення обсягів управлінської діяльності, що пов'язано з реформуванням економіки, науково-технічним прогресом, інтенсифікація та поліпшення організації роботи діловодних служб може сприяти підвищенню ефективності роботи управлінського апарату інтенсифікація діловодства передбачає:

чітку побудову організаційної структури загальних відділів, секретаріатів;

відбір та впровадження найбільш раціональної форми технології діловодства;

оптимальне розмежування функцій та обов'язків працівників даної сфери;

наукове обґрунтування норм праці співробітників діловодних служб;

чітку регламентацію кількісного складу, підвищення особистої кваліфікації та професійної відповідальності працівників;

раціональну організацію робочих місць.

Механізація та автоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: реєстрація і підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо. Ці етапи повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об'єднання в єдину систему.

Склад програмного забезпечення і засобів, що використовуються, залежать від конкретних умов роботи апарату управління з документами, зокрема, від організаційної структури органу управління, його розміщення, умов праці співробітників, кількості та змісту документів, потреб в оперативній і ретроспективній інформації, ступеня централізації робіт з документами.

З метою більш раціонального використання технічних засобів, ПК в органах державної влади створюються централізовані служби: сектори діловодства, комп'ютеризації і оргтехніки, друкарські та копіювальні бюро тощо. Від ефективності роботи таких підрозділів багато в чому залежить нормальна робота всієї установи. Під час впровадження нових технологій роботи з документами необхідно враховувати:

доцільність впровадження технічних засобів;

можливість придбання технічних засобів;

наявність придатних приміщень;

можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування техніки та її ремонту.

До застосування технічних засобів проводиться відповідна підготовка кадрів, яка передбачає: навчання персоналу роботі з технічними засобами на робочих місцях, на спеціальних курсах, шляхом проведення семінарських занять тощо.



ВИСНОВКИ

Мета курсового дослідження досягнута шляхом реалізації поставлених завдань. Протокол займає особливе місце в системі організаційно-розпорядчих документів. З одного боку, його можна віднести до інформаційних документів (він містить інформацію про хід обговорення якихось управлінських питань), а з іншого - протоколи виконують розпорядчу функцію (у структурі протоколу обов'язково присутній Постановляюча частина).

Протокол - документ, що фіксує хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях, конференціях. Протоколи документують діяльність постійно діючих колегіальних органів - колегій комітетів і міністерств, муніципальних органів управління, а також вчених, технічних, методичних рад. Залежно від виду засідання і статусу колегіального органу вибирається форма протоколу: повна або стенографическая, скорочена і коротка.

Стенографічний або повний протокол складається на основі стенограми і дослівно передає процес обговорення кожного питання і вироблення рішення по ньому. Скорочений протокол містить достатньо повні записи, передають зміст доповідей і виступів учасників засідання. Короткий протокол фіксує обговорювані питання, прізвища доповідачів та прийняті рішення. Номером протоколу є порядковий номер засідання колегіального органу протягом року (в навчальному закладі це може бути навчальний рік). Датою протоколу є дата засідання. Якщо воно тривало кілька днів, то дата протоколу включає дати початку і закінчення засідання.

Текст протоколу включає вступну та основну частини. Вступна частина містить інформацію про учасників засідання, про порядок денний. Основна частина містить стільки розділів, скільки пунктів включено до порядку денного. Кожен розділ складається з трьох частин, що починаються словами: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ» (друкуються без лапок). Протокол оформляє секретар засідання. Підписують протокол голова і секретар. Протокол традиційно належить до значущих для документообігу елементам.

Протокол - відображення колегіального способу прийняття рішень



СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. Методичні рекомендації ВНИИДАД ФАС РФ "Ведення діловодства в організації". - М.: ВНИИДАД ФАС РФ, 2004.

2. Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з документаційного забезпечення управління. Затверджені постановою Мінпраці РФ від 25 листопада 1994 р. №72. - М.: Мінпраці РФ, 1995.

3. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів: Методичні рекомендації щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархів; ВНИИДАД; сост.: М.Л. Гавлін, А.С. Красавін, Л.В. Кузнецов та інших; Заг. ред. М.В. Ларін. А.Н. Сокова. - М., 2003. - 90 с.

4. Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання. Затверджено Росархивом 6 жовтня 2000

5. Рекомендації з документаційного забезпечення діяльності органів виконавчої влади (адміністрацій країв, областей, міст федерального значення, органів місцевого самоврядування). - М.: ВНИИДАД, Мерія Москви, 1995.

6. Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затверджена наказом Міністерства культури і масових комунікацій Російської Федерації від 8 листопада 2005р. №536.- М.: Ось-89, 2006.- 95С

Література

7. Дьомін Ю.М. Діловодство. Документаційне менеджмент. - М.: Бератор, 2003. - 208 с.

8. Кірсанова М.В. Курс діловодства: документаційне забезпечення управління: навчальний посібник.- 6-е вид., Справність. і доп. - М-Новосибірськ.: Инфра-М-Сибірська угода, 2008. - 367 с.

9. Кузнєцова Т.В. Діловодство (Організація технології документаційного забезпечення управління): Підручник для вузів / Кузнєцова Т.В., Санкіна Л.В., Бикова Т.А. та ін: Під ред. проф. Т.В. Кузнєцової.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 359 с.

10. Ларьків Н.С. Документознавство: навчальний посібник / Н.С. Ларьків .- М.: АСТ: Схід-Захід, 2006. - 427, [5] с.

11. Організація роботи з документами: Підручник / За ред. Проф В.А. Кудряева. - 2-е вид., Перераб. і доп. - М.: ИНФРА-М, 2002 - 592 с.

12. Рогожин М.Ю. Діловодство. Курс лекцій: навчальний посібник: - М.: Проспект, 2008. - 240 с.

13. Рогожин М.Ю. Організація діловодства підприємства. - М.: Изд-во РДЛ, 2003. - 240 с.

14. Рогожин М.Ю. Документаційне забезпечення управління. - М.: Проспект, 2004. - 384 с.

15. Стенюков М.В. Курс секретарської справи: підручник для ссузів / М.В. Стенюков. - М.: А-ПРІОР, 2008. - 240 с.

Довідкові та інформаційні видання

16. Короткий словник видів і різновидів документів / Головархів, ВНИИДАД, М., 1974.

Размещено на Allbest.ru

...