Правила составления деловых документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

1. Способы удостоверения документов (подпись, печать, утверждение)

2. Оформление приказов по личному составу. Оформите выписку из приказа

3. Составьте письмо-приглашение с предложением посетить международную специализированную выставку

Список использованной литературы

1. Способы удостоверения документов (подпись, печать, утверждение)

Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность. Основными способами удостоверения документов является подписание, утверждение и проставление печати. документ удостоверение приказ приглашение

Подпись - обязательный реквизит документа. Документы подписываются руководящими работниками организаций в соответствии с их компетенцией, установленной правовыми актами.

Документы подписываются:

- все распорядительные документы организации и документы, направляемые в вышестоящие органы, - руководителем организации, а в его отсутствие (отпуск, длительная командировка, болезнь) - заместителем, исполняющим его обязанности;

- направляемые в министерства, ведомства, другие организации от имени организации, - руководителем организации или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей;

- направляемые от имени служб и отделов (в соответствии с положениями о них) - начальниками (в отсутствие начальников - заместителями начальников) служб.

- внутренние (не выходящие за пределы организаций) документы - доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут подписываться исполнителем, если разрешаемые вопросы не выходят за пределы его полномочий.

Подписание руководителями служб и отделов правовых актов не допускается. Документы коллегиальных органов (постановления, решения, протоколы) подписывают два лица - председательствующий и секретарь коллегиального органа. Подписывается, как правило, один первый экземпляр документа. При направлении документа в несколько адресов различных организаций и письма в два-четыре адреса печатается соответствующее количество экземпляров на бланках (пол копирку или ксерокопии), и все отправляемые экземпляры подписываются руководством.

Реквизит "подпись" состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки. При оформлении документа на бланке наименование организации или ее службы в реквизите "подпись" не указывается, например:

на бланке завода -

Начальник завода личная подпись И.И Иванов

на бланке службы -

Начальник службы личная подпись А.А Александров

Если документ печатается на бланке руководителя организации, перед подписью наименование должности не ставится.

При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор завода подпись И.Н. Петров

Главный бухгалтер подпись А.Н. Макаров

Когда документ подписывается несколькими руководителями равнозначной должности, их подписи располагаются на одном уровне, например:

Начальник планово- Начальник отдела труда экономического отдела и заработной платы

подпись Д.А. Панков подпись В.Е. Зуев

При подписании документа, составленного несколькими организациями, в том числе органами государственного управления и общественными организациями, подписи располагают на одном уровне. В наименование должности лиц включают полное наименование организаций - авторов документа.

Все экземпляры этих документов (остающиеся в делах организаций), включая приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия (исправления необходимо внести машинописным способом или чернилами, например: "И.О.", "Зам.").

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Расшифровка подписи в реквизитах "подпись", "гриф утверждения", "гриф согласования" состоит из инициалов и фамилии лица, подписавшего документ. Расшифровка подписи в скобки не заключается.

В подписанные (утвержденные) документы вносить какие-либо исправления и дополнения без разрешения лица (лиц), подписавшего, утвердившего (подписавших, утвердивших) документ, не допускается.

Проставление печати

Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (юридической силы). Применяются печати гербовые и простые. На гербовой печати должно быть воспроизведено полное наименование в соответствии с утвержденным и зарегистрированным Уставом (положением) об организации.

Гербовая печать организации ставится на документах: удостоверяющих права лиц; устанавливающих факты, связанные с расходованием денежных средств и материальных ценностей; на уставах, положениях, доверенностях, договорах и других документах, наличие оттиска печати на которых предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Гербовой печатью организации удостоверяются подписи руководителей организации и их заместителей.

Простая печать - это печать организации или ее структурного подразделения без полного (сокращенного) воспроизведения наименования, которой удостоверяются копии документов, направляемых в сторонние организации; размноженные экземпляры распорядительных документов (при их рассылке), справках о месте работы, листках нетрудоспособности и т.п.

При заверении документа или его копии печатью, ее следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала наименование должности лица, подписавшего документ, например: Директор завода личная подпись О.А. Иванов

Каждая организация на основе законодательства, а также руководствуясь перечнем основных видов документов, применяемых в организациях, должна разработать перечень документов, на которые ставится гербовая печать, и утвердить список лиц, подписи которых заверяются гербовой печатью.

Утверждение

Утверждение документа - особый способ удостоверения документа, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан.

Документы утверждаются руководителем организации или другими должностными лицами, в полномочия которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документа. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента его утверждения или с определенной даты.

Утверждению подлежат инструкции, положения, уставы, иные правовые акты, а также структура и штатное расписание, отчеты и балансы, планы, акты контрольно-ревизионного характера, акты приема в эксплуатацию законченных строительством зданий и сооружений, акты приема и передачи дел и другие, отдельные разновидности протоколов. Каждая организация с учетом своей специфики разрабатывает и применяет перечень документов, подлежащих утверждению. В перечне следует указывать организацию или должностное лицо, которое имеет право утвердить данный документ.

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (приказа, указания), - в тех случаях, когда требуются дополнительные действия (ввести его в действие с определенной даты, дать предписания и разъяснения).

Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации, если оно не входит в состав реквизитов бланка), личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты утверждения.

При утверждении документа приказом или указанием гриф утверждения оформляется по следующей форме: УТВЕРЖДЕНО.

Грифы УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО располагаются в правом верхнем углу первой страницы документа.

2. Оформление приказов по личному составу. Оформите выписку из приказа

Приказ по личному составу - правовой акт, издаваемый руководителем, как правило, по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия. Является обязательным документом трудовых правоотношений. При приеме на работу приказ издается на основании заключенного трудового договора. При увольнении приказ издается на основании письменного заявления работника и указания руководителя. Приказ по личному составу объявляется работнику под расписку. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с января по декабрь в пределах года с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л/с).

На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

Приказы по личному составу хранятся 75 лет. Документы готовятся работниками кадровой службы организации по поручению руководителя.

Приказы по личному составу, как правило, визируются юрисконсультом и должностным лицом, ответственным за работу с персоналом организации.

Выписка из приказа по личному составу

В некоторых случаях по требованию сотрудника или по запросу интересующейся организации из приказа по личному составу делают выписку.

При оформлении выписки из приказа целиком выписывается только вся констатирующая часть, включая слово “приказываю”. Из распорядительной части выписывается один или несколько интересующих пунктов.

Типовой формуляр выписки из приказа по личному составу включает в себя следующие реквизиты:

реквизиты общего бланка, заголовок, текст ,подпись, заверительная надпись

В связи с отсутствием в приказе по личному составу констатирующий части, из распорядительной выписывается нужный пункт.

ООО «Промт» (наименование предприятия) ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА « 25» октября 2012 №. 123 г. Чебоксары О введении Инструкции по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

3.Всем структурным подразделениям и работникам предприятия с "26" октября 2012 г. руководствоваться Правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. Директор предприятия А.А Александров (подпись) Визы В дело №. 123 «25» октября 2012 г. ________________________ (подпись исполнителя)

3. Составьте письмо-приглашение с предложением посетить международную специализированную выставку

Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса по ул. Янки Купалы.

Приглашение

Организационный комитет «Межрегиональный выставочный центр» имеет честь пригласить Вас посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно-энергетических ресурсов в строительстве и промышленности» Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса по ул. Янки Купалы с 18-го сентября по 1-е октября 2013 года.

Для удовлетворения Ваших интересов, просим направлять запросы по адресу:

603152,г Нижний Новгород, Янки Купалы 14

Тел.: +7 (831) 795-37-99, 795-39-46

E-mail: centr@ mvcentr.ru/

С уважением,

Генеральный директор

международного маркетинга

Список использованной литературы

1. Галахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы: ТК Велби. 2003г.,448с.

2. Молодькова Э.В., Тестова В.С. Документационное обеспечение кадровой работы: СПбГУЭФ. 2010г.,256с.

3. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Делопроизводство: Учебник для вузов; ООО “ИЗДАТЕЛЬСТВО ЮНИТИ-ДАНА”, 2000г.,325с

Размещено на Allbest.ru