Управление проектами

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Организация управления проектами

Для выполнения специфических функций управления реализацией инновационных проектов могут применяться различные организационные формы управления, такие как: линейно-программные; координационные; матричные; проектные (рис. 1).

Линейно-программная форма управления - это передача всех исполнителей проекта в подчинение одному органу управления (из числа существующих или специально создаваемых) и формирование на этой основе фактически новой организационной системы (комитета, управления и т.д. в составе центрального или регионального ведомства).

Их создание оправдано при выполнении одного или нескольких сложных, дорогостоящих и долговременных проектов. Особенностью этой организацион­ной формы является ее ориентация на специфическую цель и многофункцио­нальная внутренняя структура. Это не позволяет передавать руководство проектов на средний уровень управления системы, в которую она входит, и требует централизации основных функций управления проектов. управление программный матричный расходование

Координационное управление - это передача высшими органами руководства части своих функций по контролю и координации одному из наиболее активных исполни­телей проекта (определенному руководителю, целой организации или ее под­разделению), оставляя за собой право принимать содержательные решения. Часто для этого создаются специальные коллегиаль­ные органы (координаци­онные комитеты, советы по проектам, рабочие комиссии и т. п.) из представи­телей всех или наиболее важных исполнителей проектов и потребителей резуль­татов его выполнения. Структуры координационного типа, являясь наиболее гибкими и адаптивными, не требующими значительных дополнительных затрат на управление, могут успешно применяться при управлении реализацией ком­плексно-дискретных и слабо связанных проектов разных мас­штабов. Особенно просто строится и функционирует их организационный механизм при выполне­нии локальных и внутриорганизационных проектов.

Матричная форма управления - это выделение головной организации, обладающей координационно-управленческими полномочиями, правами распределения и контроля за расходованием ресурсов, корректировки текущих планов, стимулирования своевременного и качественного достижения промежуточных результатов, а следовательно, возложению на нее дополнительных функций управления.

В этом случае требуется значительное перераспределение полномочий и функций во всей системе управления и координационная форма управления проектом превращается в матричную форму.

Проектное управление - это системный подход к управлению, в соответствии с которым вся совокупность работ, обеспечивающих решение определенной проблемы или достижение конечной цели, рассматривается не с позиций устано­вившейся иерархии подчинения, а с позиций достиже­ния именно этой цели или решения указанной проблемы. Для управления разработкой конкретных про­ектов и программ создаются комплексные органы, наделенные всеми необходи­мыми полномо­чиями.

Под проектным управлением понимают совокупное управление всеми тру­довыми, финансо­выми, материальными и энергетическими ресурсами, требуе­мыми для обеспечения процессов проектирования и производства новшества в указанный срок, в пределах запланированной смет­ной стоимости и с заданным качеством. Проектная форма организации управления наиболее эффективна при решении проблемных задач, связанных с переориентацией целей организа­ции или изменением путей их достижения. В проектной структуре для решения конкретной инновационной задачи создается специальная рабочая группа, которая после завершения работы над проектом распускается. При этом соответствующий персонал и ресурсы, ранее привлеченные к работе, возвращаются в свои специализированные подразделения.(рис.2)

Рисунок 2 Проектная структура.

2. Управление рисками проекта

Риск -- вероятное событие, которое может возникнуть в процессе выполнения работ над проектом и которое негативно влияет на один или несколько из ключевых факторов успешного проекта. Данное определение отличается от определения PMBOK, поскольку в нём не учитываются положительные последствия. Наличие рисков с положительными возможностями для проекта свидетельствует о недостаточно детальном анализе ситуации и прогнозов её развития. Вероятное событие, положи-тельно влияющее на проект, называется «шансом».

Управление рисками -- дисциплина из состава практик управления проектами, направленная на уменьшение влияния рисков на цели и конечное состояние проекта. Управлением рисками занимается либо сам руководитель проекта (для небольших проектов), либо специально выделенный для этих целей сотрудник (риск-менеджер). Если в компании принята практика централизованного управления рисками, то в её рамках производится обмен информацией и знаниями об управлении рисками, идентифицированных рисках, методах предупреждения и реагирования и т. д. между руководителями проектов, риск-менеджерами и Проектным офисом (в случае наличия такого подразделения; здесь и далее считается, что Проектный офис присутствует в организации, в случае его отсутствия его функции могут выполнять такие подразделения, как Отдел управления проектами, Отдел методологии и т. д.).

Система управления рисками -- комплекс средств автоматизации, нормативной и организационной документации, рабочих процедур, штатных позиций и конкретных сотрудников их занимающих, предназначенный для управления рисками в рамках проектной деятельности организации.

Информационная система управления рисками -- программно-информационный комплекс, элемент Системы управления рисками. Представляет собой программное обеспечение и информационные базы данных для поддержки процессов и процедур управления рисками в рамках проектной деятельности в компании.

Риск-менеджер -- специально выделенный в проектной команде сотрудник, чьей основной обязанностью является управление рисками проекта. Риск-менеджер структурно входит в состав Проектного офиса. Один риск-менеджер может быть задействован на нескольких проектах. На небольших проектах управление рисками осуществляет сам руководитель проекта.

Проектный офис -- структурное подразделение, отвечающее за развитие и реализацию методологии проектного управления в компании. Одной из функций Проектного офиса является централизованное управление рисками.

Централизованное управление рисками -- набор процедур, позволяющих успешно распространять информацию и знания по дисциплине управления рисками между всеми задействованными в Системе управления рисками сотрудниками. К распространяемым знаниям относятся методические инструкции и другие нормативно-справочные материалы по управлению рисками, реестры идентифицированных рисков, шаблоны и образцы документов по управлению рисками, типовые планы реагирования на риски различных категорий, описание лучших практик по управлению рисками.

Иерархическая структура рисков -- иерархически организованное представление идентифицированных рисков проекта, распределённых по категориям и подкатегориям рисков, указывающим на различные области и источники возможных рисков. Иерархическая структура рисков часто бывает адаптирована под конкретные типы проектов.

Общий процесс управления рисками показан на рисунке 3.

Рисунок 3. Общий процесс управления рисками

В процессе управления проектными рисками осуществляются следующие этапы:

Идентификация рисков, на котором строится как можно более полный список рисков, имеющих место в конкретном проекте. В процессе идентификации конкретизируются большинство параметров всех выделенных рисков в перечне их свойств.

Категоризация рисков, в процессе которой каждому риску приписывается одна из трёх категорий, влияющая на метод мониторинга, предотвращения и реагирования на риск.

Планирование мониторинга, предотвращения и реагирования на риски, результатом которого будут планы мониторинга, предотвращения и реагирования на риски различных категорий. В данных планах должны будут быть прописаны конкретные ответственные за мониторинг лица, описан регламент выполнения работ, приведены конкретные действия по предотвращению или реагированию на риск.

Собственно, этап мониторинга, предотвращения и реагирования на риски, который является итеративным и выполняется в соответствии с плановым регламентом. В рамках данного процесса на периодической основе происходит возврат к предыдущим процессам, поскольку для гибкого управления рисками необходимо постоянно перепланировать в связи с изменяющимися условиями.

После окончания проекта (его закрытия) необходимо провести процедуру анализа эффективности управления рисками, результатом которой становится аналитическая записка с выводами относительно успешности управления рисками, оценками прибыли/расходов в связи с выполнением процедуры управления рисками, рекомендациями по изменению базы известных рисков.

Обновление базы известных рисков, когда в базу вносится новая информация и новые знания, полученные в процессе работы над проектом.

Далее в данном документе все перечисленные процессы будут описаны более подробно.

3. Информационное обеспечение проектами

Информационное обеспечение (ИО) - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, методология построения баз данных. Данная подсистема предназначена для своевременного представления информации, принятия управленческих решений.

ИО экономического отдела проектирования инвестиционных проектов представляет собой информационную модель данного объекта.

ИО автоматизированных информационных систем состоит из внемашинного (информация, которая воспринимается человеком без каких-либо технических средств) и внутримашинного ИО (совокупность всех данных, записанных на машинных носителях, сгруппированных по определенным признакам).

Информационная модель объекта управления (вместе с источники информации) аналогична схеме локальной сети, приведенной выше.

Внемашинное ИО можно классифицировать иерархически: документы группируются по дате создания документа, затем в своих группах по предприятиям и т.д. Плюсы такого подхода: простота построения, использование независимых классификационных признаков в различных ветвях иерархической структуры. Минусы - жесткая структура: сложно ввести изменения, невозможность группировать объекты по заранее не предусмотренным сочетаниям признаков.

Классификация - основа кодирования. Цель кодирования - представление информации в более компактной и удобной форме при записи ее на машинный носитель; приспособление к передаче по каналам связи; упрощение логической обработки.

Основа внутримашинного ИО - информационная база. Это совокупность всех данных, подлежащих накоплению, хранению, поиску, преобразованию, выдаче в установленном порядке, а также использования для организации общения человека с ЭВМ.

Требования при формировании массивов в информационной базе: полное отражение состояния объекта; включение расчетных данных из первичных массивов; рациональное построение базы; минимизация времени на поиск данных, использование эффективных технических носителей; обеспечение надежности хранения; обеспечение своевременности обновления и наращивания массивов.

Классификация массивов:

1. По отношению к системе управления: входные (содержат исходные данные, а также запросы на решение задач), выходные (содержат результаты машинной обработки данных, предназначенных для дальнейшего использования), внутренние (создаются и используются внутри автоматизированных информационных систем).

2. По содержанию: базисные (содержат данные для решения задач); служебные (для управления процедурами обработки данных и повышения качества результативной информации.(справочники, каталоги)).

3. По длительности использования: постоянные (содержат неизменные данные), условно-постоянные (записывается информация, которая продолжительный период остается неизменной), переменные (включаются постоянно изменяющиеся данные).

Условно-постоянные массивы подразделяются на группы:

нормативные (нормы затрат материальных и трудовых ресурсов);

справочно-табличные (справочные данные по персоналу, счетам);

постоянно-учетные (данные о состоянии отдельных ресурсов);

регламентирующие (данные об обязанностях персонала).

Переменные массивы организуются в виде оперативных, накапливаемых, промежуточных, результативных массивов.

Информационная база в разрабатываемой АСОЭИ создаётся как база данных.

Размещено на Allbest.ru