Организация работы отдела кадров

Размещено на http://www.allbest.ru

Содержание

Введение

Глава 1. Организация работы отдела кадров

1.1 Положение об отделе кадров

1.2 Нормативы времени на отдельные операции в кадровом делопроизводстве

1.3 Нормативно-правовая база кадрового делопроизводства

Глава 2. Состав кадровой документации

2.1 Краткая характеристика учреждения

2.2 Анализ системы документирования

2.3 Организация работы с документами

Заключение

Список использованных источников



Введение

Вся управленческая деятельность любой организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично.

Распорядительная деятельность органов управления включает, помимо прочих полномочий, решение вопросов подбора и расстановки кадров, приёма граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приёма, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют кадровую документацию. Это - приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Они участвуют в регулировании взаимоотношений между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права и обязанности. Поэтому изучение состава кадровой документации актуально в современных условиях.

Для правильного ведения кадровой документации необходимо хорошо знать и постоянно руководствоваться законодательно-правовыми актами о труде.

Прежде всего, это Трудовой кодекс Российской Федерации с изменениями, внесенными Федеральным законом от 30 июня 2006 г. № 102-ФЗ. В Трудовом кодексе отражены процессы документирования трудовых правоотношений, определены случаи и порядок составления документов. Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо, прежде всего, обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти, но может использоваться как образец правильного оформления документов и в других организациях.

Сроки хранения документов закреплены в перечнях документов с указанием сроков их хранения - типовых или ведомственных. Ведомственные перечни разрабатываются обычно организацией, возглавляющей отрасль, они учитывают специфику отрасли и содержат документы, не типичные для остальных организаций. Организации, не имеющие ведомственного перечня, должны пользоваться «перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения». Он утвержден в 2000 г., и кадровая документация представлена в нем достаточно полно.



Глава 1. Организация работы отдела кадров

1.1 Положение об отделе кадров

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

Положение об отделе кадров состоит из следующих разделов:

- общие положения;

- задачи;

- структура;

- функции;

- взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;

- права;

- ответственность.

В разделе "Общие положения" закреплены подчиненность отдела кадров директору предприятия.

Раздел "Задачи" содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

В разделе "Структура" указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

В разделе "Функции" рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы, в частности:

- разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития предприятия;

- оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

- учет личного состава предприятия;

- хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

- контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;

- изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

- анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;

- создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

- работа по созданию резерва на выдвижение;

- подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих;

- подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;

- подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;

- принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;

- осуществления контроля и инструктажа работников отдела кадров;

- организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

- ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

Раздел "Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия" содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.

От производственных подразделений отдел кадров получает заявки на прием рабочих и служащих, представления о поощрении, графики отпусков.

Из отдела кадров в производственные подразделения направляются сведения о нарушителях трудовой дисциплины, копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия, увольнении рабочих и служащих, изменении правил внутреннего трудового распорядка, сведения, относящиеся к вопросам трудовой дисциплины.

От бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.

В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

В юридический отдел из отдела кадров направляются на визирование приказы по личному составу.

В разделе "Права" указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности:

- право требовать от всех подразделений предприятия необходимых для полноценной работы отдела кадров материалов;

- право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения;

- право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров;

- право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

В разделе "Ответственность" установлена ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями. (Приложение1)

Любая должностная инструкция работника предприятия имеет три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.

Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров являются:

- руководство работой отдела;

- обеспечение выполнения работ;

- разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;

- обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств;

- проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну;

- обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела;

- создание условий для роста и повышения квалификации персонала;

- контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины;

- внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;

- обеспечение составления уставной отчетности.

Начальник отдела кадров должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;

- нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе;

- основы экономики, организации труда и управления;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Численный состав отдела кадров и перечень видов основных работ определяется численностью работающих в организации.

1.2 Нормативы времени на отдельные операции в кадровом делопроизводстве

Оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих.

Работа состоит из следующих операций:

- ознакомление с соответствующими документами (паспортом, трудовой книжкой, дипломом или свидетельством об образовании) и на их основании заполнения приказа о приеме на работу (форма № Т-1);

- заполнение личной карточки (форма №Т-2) на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, диплома или свидетельства об образовании, личного листка, военного билета, приказа о приеме на работу);

- составление приказа о зачислении на работу, в котором указываются фамилия, имя, отчество работника, принимаемого на работу, занимаемая должность, разряд или оклад, цех, дата зачисления и при необходимости - период испытательного срока;

- на основании приказа в трудовой книжке запись даты зачисления на работу, профессии или должности, цеха, дата и номер приказа о приеме на работу; отметка о приеме на работу в журнале о приеме;

- оформление личного дела на служащего. Подшивка в папку-скоросшиватель личного листка по учету кадров, заявления о приеме на работу, автобиографии и других документов, относящихся к служебной деятельности работника; составление описи документов, находящихся в личном деле; нумерация, регистрация и укладка личного дела в сейф; составление отчета о приеме на работу; ознакомление работника с правилами трудового распорядка; заполнение контрольного листка по технике безопасности.

Таблица 1 Норма времени на оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих

Наименование операции	Единица измерения	Норма времени, ч	Номер нормы
Оформление приема на работу: Рабочих Служащих	Один работник, принимаемый на работу	0,5 0,8	1 2

делопроизводство кадровый нормативный

2. Оформление документов при увольнении рабочих и служащих.

Работа состоит из следующих операций:

- на основании заявления об увольнении и личной карточки работника заполнения бланка приказа о прекращении трудового договора соответствии с резолюцией директора птицефабрики составление проекта приказа об увольнении, в котором указываются фамилию, имя, отчество, занимаемая должность, дата и причина увольнения работника;

- на основании оформленного приказа запись в личной карточке работника даты, причины увольнения, номера приказа об увольнении;

- на основании приказа о прекращении трудового договора запись в трудовой книжке даты и причины увольнения и номера приказа об увольнении; выдача трудовой книжки под расписку увольняемому; запись о выдаче трудовой книжки в книге учета трудовых книжек;

- изъятие личного дела из картотеки, запись в личном деле об увольнении и в журнале уволенных;

- комплектование документов для передачи в архив; перемещение личной карточки в картотеку уволенных;

- составление отчета об увольнении с работы.

Таблица 2 Норма времени на оформление документов при увольнении рабочих и служащих

Наименование операции	Единица измерения	Норма времени, ч
Оформление документов при увольнении рабочих и служащих	Один увольняемый Работник	0,55

3. Оформление и учет трудовых книжек.

Выписка новой трудовой книжки или выдача к ней с отметкой в книге учета ли вписка дубликата трудовой книжки.

Работа состоит из следующих операций:

- запись в бланк трудовой книжки или вкладыша: на первой странице - фамилии, имени, отчества, года рождения, профессии или должности и даты заполнения книжки; на второй развернутой странице - проставление штампа предприятия и запись числа, месяца, года зачисления на работу, профессии, разряда, даты и номера приказа;

- отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; простановка на первой странице трудовой книжки штампа с надписью "Выдан вкладыш";

- подготовка невостребованных трудовых книжек для сдачи в архив;

- ознакомление работников с записями в трудовой книжке.

Таблица 3 Норма времени на оформление и учет трудовых книжек

Наименование операции	Единица измерения	Норма времени, ч
Выписка новой трудовой книжки, на работника, впервые поступающего на работу, или вкладыша к ней Выписка дубликата трудовой книжки	Одна трудовая книжка Или выписка к ней Один дубликат Трудовой книжки	0,12 0,3

4. Запись в трудовую книжку сведений о работе, поощрениях и награждениях.

Работа состоит из следующих операций:

подборка трудовой книжки;

на основании соответствующих документов (паспорта, записи о переводе, приказа, распоряжения и т.д.) внесение в трудовую книжку или вкладыша к ней изменений по работе (перевод в другое подразделение, перемещение по должности, изменение оклада или разряда), поощрений и награждений, изменения фамилии и других сведений;

укладка трудовой книжки в сейф.

Таблица 4 Норма времени на запись в трудовую книжку(вкладыш) сведений о работе, поощрений и награждений

Наименование операции	Единица измерения	Норма времени, ч
Запись в трудовую книжку сведений о работе, поощрений и награждений	Одна запись	0,08

5. Оформление документов по учету движения кадров.

Работа состоит из следующих операций:

на основании приказа ( форма №Т-5) запись о переводе в трудовой книжке, личной карточке (форма №Т-2), личном деле и в журнале переводов;

составление приказа о переводе.

Таблица 5 Норма времени на оформление перевода работника в другое подразделение или на другую должность

Наименование Операции	Единица измерения	Норма времени, Ч
Оформление перевода работника в другое подразделение или на др. должность	Одна запись	0,4

6. Составление и корректировка графика отпусков.

работа состоит из следующих операций:

- получение графика отпусков от подразделений;

- составление сводного графика и его корректировка;

- доведение графиков до руководителей подразделений;

- контроль за соблюдением графиков отпусков в течение года;

- составление и корректировка графика отпусков руководящих работников.

Таблица №6 Норма времени на составление и корректировку графика отпусков

Наименование Операции	Единица Измерения	Норма времени, ч
Составление и корректировка графика Отпусков	Один работник	0,1

7. Оформление отпуска.

Работа состоит из следующих операций:

- на основании записки о предоставлении отпуска (форма №Т-6) запись в личной карточке даты поступления на предприятие, вида отпуска, даты ухода и возвращения их отпуска и указание периода, за который он предоставлен;

- подсчет продолжительности дополнительного отпуска;

- составление приказа на отпуск;

- запись в журнале регистрации отпусков.

Таблица №7 Норма времени на оформление отпусков

Наименование Операции	Единица Измерения	Норма времени, Ч
Оформление отпусков	Один работник	0,12

8. Ведение картотеки работников по продолжительности стажа для выплаты годового вознаграждения и оформления листка нетрудоспособности.

Работа состоит из следующих операций:

- заполнение карточек (указание фамилии, имени, отчества, цеха, продолжительности стажа);

- пополнение картотеки и изъятие карточек;

- внесение изменений в карточки.

Таблица 8 Норма времени на ведение картотеки

Наименование Операции	Единица Измерения	Норма времени, Ч
Ведение картотеки	Один работник	0,08

9. Оформление листа нетрудоспособности.

Работа состоит из следующих операций:

- на основании личной карточки (форма №Т-2) или трудовой книжки определение длительности непрерывного рабочего стажа работника и заполнение соответствующих граф листа нетрудоспособности ( стаж работы, количество нерабочих дней, дата заполнения листка);

- регистрация листа в книге учета.

1.3 Нормативно-правовая база кадрового делопроизводства

Распорядительная деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнение. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это - приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

К сожалению, в последнее время сохранности документов по личному составу уделяется недостаточное внимание. Анализ, проведенный Комитетом государственной архивной службы Новосибирской области, показал, что из 1458 проверенных предприятий только 20% имеют специальное помещение для хранения таких документов. Как правило, документы рассредоточены по столам, шкафам, подсобным помещениям, находятся в бесхозном состоянии. При этом ответственные за данную работу лица часто меняются. Только в 30 организациях есть штатные единицы, отвечающие за сохранность документов по личному составу, а в 300 - не назначены даже ответственные. В результате в каждой четвертой из проверенных организаций обнаружена частичная или полная утрата документов. Проверка 20 уже приватизированных предприятий Новосибирска показала, что они практически остались без архива.

Распоряжением Правительства Российской Федерации от 23.04.92 № 381-р и постановлением Администрации Новосибирской области от 20.05.92 № 206 органам исполнительной власти на местах было рекомендовано рассмотреть вопросы о создании архивов для хранения и использования документов по личному составу и выделении для этих целей соответствующих помещений, штатных единиц и фонда оплаты труда работников. Принято также постановление администрации области от 02.08.92 № 183 "О создании в городах и районах области архивов по личному составу".

Работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, обязательно должны знать Трудовой кодекс РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

К документам по личному составу относятся:

- заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;

- приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);

- трудовые книжки;

- личные дела;

- личные карточки формы Т-2;

- лицевые счета по заработной плате и др.

На основании ст. 65 нового Трудового кодекса РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников законами и иными нормативными правовыми актами может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

В трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор.

Существенными условиями трудового договора являются:

- место работы (с указанием структурного подразделения);

- дата начала работы;

- наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;

- права и обязанности работника;

- права и обязанности работодателя;

- характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

- режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

- виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

В случае заключения срочного трудового договора в нем указываются срок его действия и обстоятельство (причина), послужившее основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Трудовые договоры могут заключаться:

1) на неопределенный срок;

2) на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

В случае если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением его срока, а работник продолжает работу после истечения трудового договора, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.

Трудовой договор, заключенный на определенный срок при отсутствии достаточных к тому оснований, установленных органом, осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства.



Глава 2. Состав кадровой документации

2.1 Краткая характеристика учреждения

Ноябрьский городской центр занятости был создан на основании решения Ноябрьского исполнительного комитета № 338 от 01 июля 1991 года. На основании приказа Минтруда РФ № 1000/77-рк от 11.09.2000 г., приказа департамента ФГСЗН по ЯНАО № 121-П от 25.10.2000 г., образовано Государственное учреждение «Ноябрьский городской центр занятости населения».

На основании постановления Правительства РФ от 27.05.04 г. № 252 «О некоторых вопросах организации деятельности Федеральной службы занятости по труду и занятости и Федерального агентства по здравоохранению и социальному развитию» приказа Минтруда РФ от 01.07.04 г. № 186/1/4, название Государственное учреждение «Ноябрьский городской центр занятости населения» переименовано в Государственное учреждение Центр занятости населения города Ноябрьск.

С момента организации бюро и до настоящего времени Центр занятости возглавляет Рябушева Ольга Ивановна..

Деятельность центра занятости нацелена на осуществление активной политики занятости, применение всех видов и форм временного трудоустройства - развитие системы оплачиваемых общественных работ, организации временного трудоустройства несовершеннолетних граждан в свободное от учебы время, организации временной занятости безработной молодежи, приобретения ею профессиональных знаний, умений и навыков по программе «Молодежная практика», и других направлений деятельности службы занятости. В оплачиваемых общественных работах за период деятельности Ноябрьского городского центра занятости приняло участие 1069 безработных граждан и граждан ищущих работу. В программе «Молодежная практика» приняло участие 380 человек. В летний период по программе «Трудоустройство несовершеннолетних граждан в свободное от учеты время» приняло участие 7584 несовершеннолетних.

В целях повышения качества предоставления и комфортности государственных услуг по социальной адаптации безработных граждан на рынке труда, по психологической поддержке, по организации профориентации граждан в целях выбора сферы деятельности (профессии), необходимо создание отдела профобучения и профориентации.

ЦЗНГН имеет круглую печать, может иметь знаки обслуживания, бланки, штампы, печати с указанием своего наименования в русской и латинской транскрипции.

К полномочиям Российской Федерации в области содействия занятости населения, переданным для осуществления органам государственной власти субъектов Российской Федерации, относится оказание в соответствии с законодательством о занятости населения следующих государственных услуг:

- содействие гражданам в поиске подходящей работы, а работодателям - в подборе необходимых работников;

- информирование о положении на рынке труда в субъекте Российской Федерации;

- организация ярмарок вакансий и учебных рабочих мест;

- организация профессиональной ориентации граждан в целях выбора сферы деятельности (профессии), трудоустройства, профессионального обучения;

- психологическая поддержка, профессиональная подготовка, переподготовка и повышение квалификации безработных граждан;

- осуществление социальных выплат гражданам, признанным в установленном порядке безработными;

- организация проведения оплачиваемых общественных работ;

- организация временного трудоустройства несовершеннолетних граждан в возрасте от 14 до 18 лет в свободное от учебы время, безработных граждан, испытывающих трудности в поиске работы, безработных граждан в возрасте от 18 до 20 лет из числа выпускников образовательных учреждений начального и среднего профессионального образования, ищущих работу впервые;

- социальная адаптация безработных граждан на рынке труда;

- содействие самозанятости безработных граждан;

- содействие гражданам в переселении для работы в сельской местности;

- выдача работодателям заключений о привлечении и об использовании иностранных работников в соответствии с законодательством о правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации.

2.2 Анализ системы документирования

Деятельность организации основана на законодательных и нормативных актах, положениях, инструкциях, государственных стандартах. Без использования организационно - правовой базы не возможно организационная деятельность. Особые требования предъявляются к документу, который играет важную роль не только при регистрации предприятия, но и является главным регистрационным документом.

Документы составляются по указанию Генерального директора, руководства ЦЗНГН, по инициативе структурных подразделений или в ответ на поступившие документы.

Оформление документов ЦЗНГН, высылаемых за его пределы, следует производить на бланках с изображением эмблемы (логотипа). Оформление внутренних документов предприятия следует производить на стандартных листах машинописной бумаги формата А4.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13,14,15, Times DL размером № 12, 13, 14 через 1-2 интервала.

В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц должны проставляться арабскими цифрами, без знаков препинания.

Составление документов предполагает обязательное соблюдение следующих требований:

- указание учреждения - автора;

- наименование вида документа (на письмах наименование не указывается);

- заголовок документа;

- адресат и место составления или издания документа;

- проставление отметок о согласовании текста документа (визирование);

- удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати);

- проставление отметок о прохождении и исполнении документа;

- в письмах-ответах в установленном месте бланка ссылка на номер и дату документа, на который дается ответ.

Заголовок составляется к любому документу, независимо от его назначения.

Датой документа является дата его подписания. Датой издания (принятия) распорядительного документа считается дата подписания его руководителем. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Датой документа, составленного совместно несколькими организациями, является дата подписания его последней организацией.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

Если документ составлен на бланке ЦЗНГН, то должность указывается сокращенно.

При подготовке документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности соответственно занимаемой должности.

Отметка об исполнителе включает: фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа, номер его служебного телефона. Отметку располагают на лицевой стороне ниже подписи должностного лица с левой стороны листа или (при отсутствии места) на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

При уходе работника в отпуск, выезде в командировку, его увольнении или перемещении, имеющиеся у него документы по указанию руководителя подразделения передаются другому работнику.

На каждого обратившегося гражданина заводится личное дело, в которое включаются следующие документы (см. Приложения):

- направление на прохождение медицинской комиссии;

-заявление о предоставление безработному гражданину государственной услуги по профессиональной ориентации;

- заявление о предоставление безработному гражданину государственной услуги по психологической поддержке;

- карточка персонального учета гражданина, ищущего работу;

- приказ о назначении, размере и сроках выплаты пособия по безработице;

- выписка из приказа о назначении выплаты пособия по безработице;

- приказ о приостановке предоставления государственной услуги в виде выплаты пособия по безработице;

- выписка из приказа о приостановлении выплаты пособия;

- приказ о прекращении предоставления государственной услуги в виде выплаты пособия по безработице с одновременным снятием с учета в качестве безработного;

- выписка из приказа о приостановлении выплаты пособия по безработице;

- приказ о назначении, размере и сроках выплаты стипендии;

- выписка из приказа о назначении стипендии;

- заявление гражданина о направление на обучение;

- заявление-анкета о предоставлении гражданину государственной услуги содействия в поиске подходящей работы;

- заявление-анкета о предоставлении безработному гражданину государственной услуги по социальной адаптации безработных граждан на рынке труда;

- заявление о предоставлении безработному гражданину государственной услуги по содействию самозанятости;

- заявление гражданина о начислении стипендии.

2.3 Организация работы с документами

Организация документооборота - одна из функций канцелярии.

Документооборот, по определению ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Документооборот включает в себя всю совокупность перемещений документов в организации в процессе выработки, принятия и исполнения управленческих решений, все операции по приёму, передаче, рассмотрению, оформлению и отправке документов.

Документооборот в ЦЗНГН осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, приём, отправка, формирование дел и т. д.).

Форма организации документооборота в ЦЗНГН смешанная.

Принято выделять три основных документопотока организации:

- поступающие (входящие) документы;

- отправляемые (исходящие) документы;

- внутренние документы.

1. Входящая документация

Входящие документы образуют направления движения:

- руководству организации;

- непосредственно специалистам.

Вся поступающая в ЦЗНГН корреспонденция проходит первичную обработку канцелярией. Первоначальная обработка документов распределяется сначала на регистрируемые и нерегистрируемые, регистрируемые документы распределяются на документы, адресованные руководству или поступающие в адрес организации.

Регистрируются все документы, поступающие в адрес ЦЗНГН. Документы регистрируются в соответствующих журналах и в электронной базе данных в день их поступления.

Электронная база представлена в виде программы Microsoft Visual FoxPro. В данной программе регистрируется:

- входящая корреспонденция (письма от других организаций/граждан и заявления работников ЦЗНГН);

- исходящая корреспонденция;

- входящие ДСП (для служебного пользования).

- исходящие ДСП;

- служебные записки;

- справки;

- приказы;

- распоряжения.

Для регистрации документа необходимо создать карточку регистрации, нажав на клавишу F6. При помощи клавиши Enter выбирается и вводится вид документа и присваивается очередной порядковый номер. Затем поэтапно вводятся значимые реквизиты документа. Для исходящей корреспонденции это будет наименование адресата, краткий заголовок. Также вносятся все комментарии из резолюции.

При регистрации указываются стадии документа, так для входящей корреспонденции, служебных записок, приказов и распоряжений проставляется «передано на исполнение» , а для исходящей корреспонденции и справок - «отправлено адресату».

Для сохранения карточки регистрации необходимо щелкнуть курсором мышки по кнопке «Запись».

После регистрации входящей корреспонденции, к письму подкалывается бланк резолюции в левом верхнем углу, в котором заполняется дата и номер входящей корреспонденции из карточки регистрации. Карточка регистрации распечатывается и несет в себе информационную функцию.

Электронная система регистрации документации чрезвычайно удобна в использовании и поиске информации.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправления. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.

Регистрационный штамп проставляется в нижнем правом углу первого листа основного документа.

При регистрации документов, направляемых в адрес Заместителя генерального директора - генерального управляющего ЦЗНГН, в регистрационном штампе указывается дата поступления документа и входящий номер. При регистрации документа обязательно делается отметка о приложениях к нему, а при ссылке на номер ранее присланного документа указывается исполнитель и подбираются соответствующие материалы.

Документы, рассмотренные Заместителем генерального директора - генерального управляющего или лицом, исполняющим его обязанности, после регистрации в канцелярии направляются для исполнения указанным в резолюции должностным лицам ЦЗНГН.

Если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, то ответственным считается лицо, указанное в резолюции первым. Ему передается подлинник документа. Остальным передаются копии документа.

2. Исходящая документация

Исходящие документы могут создаваться как инициативные документы (требующие или не требующие ответа) или как ответные на поступающие на письменные или устные вопросы.

Документы, отправляемые из ЦЗНГН регистрируются в соответствующих журналах и в электронной базе данных.

Документы, подписанные Заместителем генерального директора - генеральным управляющем регистрируются в канцелярии.

При регистрации документов за подписью руководства подразделений им присваиваются исходящие номера, которые составляются из индекса подразделения и порядкового номера документа.

Рассылку приказов, распоряжений и других нормативных документов осуществляет канцелярия (в соответствии со списком рассылки, подготовленным исполнителем документа).

Исходящие документы, направляемые в адрес сторонних организаций:

- сдаются в канцелярию в законвертованном виде с обязательным указанием почтового адреса и индекса получателя;

- при отправлении двух и более заказных писем составляется список почтовых отправлений.

Документы, оформленные с нарушением Инструкции по делопроизводству ЦЗНГН возвращаются в соответствующие структурные подразделения.

3. Внутренний документопоток

Документы составляются по указанию Заместителя генерального директора - генерального управляющего, по инициативе структурных подразделений или в ответ на поступившие документы.

К внутренним документам, прежде всего, относятся:

1. Организационные документы (устав, положение, должностные инструкции, регламенты правила, штатное расписание и др.);

2. Распорядительные документы (приказы, протокол, распоряжения решения, акты и др.);

3. Информационно-справочные документы (докладная записка, служебная записка, предложение, объяснительная записка, справка, сводка, заявление и др.).

4. Регистрация и индексация документов

В ЦЗНГН установлена смешанная система регистрации корреспонденции.

Регистрация должна быть однократной: в канцелярии. При этом каждый входящий документ получает регистрационный индекс, который больше нигде не повторяется. Для регистрации и поиска документов группам корреспондентов ЦЗНГН и структурным подразделениям присваиваются индексы.

Регистрация и запись в учетные формы производится в день поступления документа:

- в канцелярии информация вводится в персональный компьютер и делается распечатка карточки в 2-х экземплярах или производится запись в журнале учета входящих документов;

- в структурном подразделении делается запись в журнале учета входящих документов.

Регистрационный индекс ставится в нижнем правом углу документа и является порядковым номером поступившего документа по карточке или журналу учета.

Индекс исходящего письма состоит из индекса структурного подразделения, номера дела, в которое подшивается документ, и порядкового номера документа по журналу учета.

5. Контроль исполнения документов

Руководители ЦЗНГН несут личную ответственность за своевременное и качественное выполнение решений руководства.

Контроль исполнения документов ЦЗНГН включает:

- постановку документа на контроль;

- проверку своевременности доведения документа (указания о необходимости его исполнения) до сведения ответственного исполнителя;

- предварительную проверку и, при необходимости, регулирование хода исполнения документа;

- учет, обобщение и анализ хода и исполнения документов;

- представление данных о результатах исполнения документа руководителю;

- снятие документа с контроля.

Контроль исполнения документов в ЦЗНГН производится с помощью их регистрации в электронной базе данных персонального компьютера.

На документе до передачи его на исполнение делается штемпельная отметка - «Контроль».

Документы должны быть исполнены в течение срока, указанного в самом документе или в резолюции руководства.

Документ считается исполненным только после решения всех поставленных в нем вопросов и, при необходимости, извещения об этом корреспондентов и других заинтересованных лиц, предприятий или организаций.

Если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, то ответственным считается лицо, указанное в резолюции первым.

Проверка хода исполнения документа осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль, за 3 дня до истечения срока). Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируется в регистрационно-контрольной форме.

Документы снимаются с контроля только после полного решения всех поставленных в них вопросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

Работники, осуществляющие контроль за исполнением документов, обязаны своевременно докладывать руководству о всех фактах нарушения сроков исполнения.

После выполнения задания исполнитель обязан представить в Канцелярию оригинал документа со всеми относящимися к нему материалами для снятия с контроля.

Не представленные исполнителем документы считаются неисполненными.

6. Составление номенклатуры дел

В целях правильного формирования и учета документальных дел, обеспечивающих быстрый поиск, сохранность и учет документов ЦЗНГН составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в ЦЗНГН, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года и вводится в действие с 1 января.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства, с привлечением специалистов, согласовывается с Управлением делами и утверждается руководством.

Номенклатура дел подразделения в конце каждого года уточняется, перепечатывается и утверждается руководителем подразделения.

Включаются все документы, отражающие деятельность ЦЗНГН, за исключением сборников правовых актов, печатных изданий, информационных и других подобных материалов.

Все дела, включенные в номенклатуру, должны иметь свой индекс который состоит из условного обозначения подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре дел.

7. Хранение документов

С момента заведения и до передачи на архивное хранение дела хранятся по месту их формирования, т.е. состоят на оперативном хранении.

Дела хранят в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, предохраняющих документы от пыли, сырости и воздействия солнечного света.

Дела располагают в шкафах в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой дел. На корешках обложек дел указывают индексы по номенклатуре.

Номенклатура дел или выписка из нее помещена на внутренней стороне шкафа, рядом помещают сведения о работнике, ответственном за оперативное хранение документов.

Конфиденциальные документы хранят отдельно в сейфе, внутри которого должна находиться опись конфиденциальных документов, находящихся на оперативном хранении

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 3-х лет) сроков хранения хранят по месту их формирования в течение 2-х лет (документы бухгалтерского учета и отчетности 3 года), а затем сдают на архивное хранение в Канцелярию.



Заключение

Кадровые документы играют огромную роль в жизни современных предприятий, учреждений и организаций. Они служат подтверждением факта, события, явления, связанного с трудовыми правоотношениями между работником и работодателем (приём, перемещение, увольнение и проч).

Нормативно-правовая база, регулирующая особенности оформления документов по трудовым правоотношениям, включает Гражданский и Трудовой кодексы, указы Президента, постановления Правительства и Госкомстата Российской Федерации.

К основным документам, регулирующим трудовые правоотношения, можно отнести заявления, приказы по личному составу, трудовые книжки, автобиографии, характеристики, трудовые контракты и прочие документы.

Кадровая документация сопровождает весь процесс взаимодействия между работодателем и работником, начиная с момента подачи заявления о приёме на работу и заканчивая выдачей трудовой книжки после увольнения работника.

При приёме нового работника он, как правило, пишет заявление о приёме на работу, затем на него оформляется трудовой контракт, приказ по личному составу, затем он подаёт в отдел кадров трудовую книжку, автобиографию, характеристику с прежнего места работы (не обязательный документ) и некоторые другие документы.

В процессе трудовой деятельности работник может быть переведён на другую должность, награждён денежными премиями, ценными призами и подарками, также ему может быть вынесена благодарность или письменное порицание, в конце концов он может быть уволен с предприятия. Все эти и многие другие операции, связанные с наличным составом предприятия, оформляются приказами по личному составу.

На современных предприятиях происходит процесс автоматизации делопроизводства с использованием усовершенствованных СУБД "Делопроизводство", "Workflow", "1С: Делопроизводство", "Парус-делопроизводство" и т.д.



Список использованных источников

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (на 20.11.2006). - М.: Гросс-Медиа, 2007. - 192 с.

2. Типовая инструкция по деловпроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом М-ва культуры и массовых коммуникаций от 8 ноября 2005г. №5360. - М.: Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД, 2002

3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения/ сост М.П. Жакова. - М.: Росархив, ВНИИДАД, 2002. - 152с.

4. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Максимович Г.Ю., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник для вузов / Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2004. - 544 с.

5. Васильева И.Н., Желнинский Г. С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие.-2-е изд.-М.: Вузовский учебник, 2004.- 272с.

6. Красавин, А.С. Приказы по кадрам в организации / А.С. Красавин // Секретарь-референт. - 2004. - № 3. - С. 34-42.

7. Кузнецов, С.Л. Современные технологии регистрации документов / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. - 2007. - № 11.

8. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. - М.: Инфра-М, 2007. - 314 с.

9. Пшенко, А.В. Распорядительная документация по личному составу / А.В. Пшенко // Справочник кадровика. - 2007. - №2.

10. Пшенко, А.В. Распорядительная документация по личному составу / А.В. Пшенко // Справочник кадровика. - 2007. - №3.

11. Труханович Л.В. Личные карточки: правила ведения/ Л.В. Труханович. - М.: Дело и Сервис, 2005. - 160 с.

Размещено на Allbest.ru

...