Системы электронного документооборота
Требования действующего законодательства к электронному документу, его реквизиты, правила получения и отправления. Государственные и международные стандарты способов идентификации подписи. Проведение экспертизы ценности архивов, обеспечение безопасности.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | реферат |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 27.11.2014 |
| Размер файла | 13,6 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://allbest.ru
Электронный документ
Информация, зафиксированная на электронном материальном носителе, признается электронным документом, если она:
- создается, обрабатывается, хранится и передается с помощью электронных технических средств;
- подписана с соблюдением требований, предусмотренных действующим законодательством;
- может быть представлена в форме, пригодной для восприятия человеком, не обладающим специальными техническими навыками;
- если при его составлении, хранении, передаче использован предусмотренный государственными или международными стандартами либо соглашением сторон способ, позволяющий достоверно идентифицировать составителя электронного документа.
Электронный документ должен быть доступным для его последующего использования. При необходимости предъявления электронного документа, этот документ должен быть продемонстрирован лицу, имеющему полномочия требовать его предъявления.
Реквизиты
- регистрационный номер;
- регистрационную дату;
- подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или утвердившего документ;
- содержание документа;
- наименование организации - создателя документа;
- местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес.
Кто составляет электронный документ
Составитель (электронного документа) - физическое или юридическое лицо, составившее или от имени которого составлен электронный документ с использованием электронных технических средств (за исключением лица, действующего в качестве посредника в отношении передачи этого электронного документа);
Кому поступает для обработки
Посредник (в отношении передачи конкретного электронного документа) - лицо, которое от имени другого лица отправляет, получает или хранит электронный документ или оказывает другие услуги в отношении передачи электронного документа с использованием электронных технических средств.
Кто подписывает
Подпись должна содержать информацию, позволяющую идентифицировать конкретную персону, подписавшую документ, то есть - владельца сертификата ключа.
Поэтому сертификат выдается на физическое лицо, действующее от своего имени или от имени юридического лица на основании Устава или доверенности. Закон, также, допускает в некоторых случаях не указывать в качестве владельца сертификата физическое лицо, например, если подписание происходит автоматически - уведомление о получении запросов в государственные органы.
Тогда владельцем такого сертификата признается юридическое лицо (государственное учреждение). В любом другом случае, электронная подпись, прежде всего, подчеркивает персональное участие конкретного лица в подписании документа.
Подпись электронного документа
Электронный документ признается подписанным, если при его подписании использован какой-либо аналог собственноручной подписи, предусмотренный федеральным законом (электронная цифровая подпись), и если использован предусмотренный государственными или международными стандартами либо соглашением сторон способ для идентификации подписавшего лица и указание на то, что это лицо согласно с информацией, содержащейся в электронном документе, и добровольно подписывает электронный документ.
Момент составления
Моментом составления электронного документа, как и документа на бумажном носителе, является совершение факта хозяйственной жизни. Электронный документ подписывается электронной подписью.
Действительность электронного документа
Электронный документ, составленный, передаваемый либо хранимый с соблюдением предусмотренных настоящим Положением требований, обладает юридической силой, одинаковой с письменным документом.
Отправление электронных документов
документ идентификация электронный
1. Электронный документ может быть отправлен:
- составителем электронного документа;
- лицом, уполномоченным действовать от имени составителя электронного документа в отношении данного электронного документа;
- информационной системой, запрограммированной функционировать в автоматическом режиме от имени составителя.
2. Электронный документ должен быть представлен в форме, позволяющей получателю электронного документа хранить и воспроизводить документ.
3. Электронный документ считается не отправленным, если:
-получатель знал о том, что: - лицо, представленное в документе его составителем, в действительности не является инициатором составления или отправления электронного документа;
- документ получен с искажениями.
4. Электронный документ считается неполученным, если лицо, получившее документ, в действительности не является тем получателем, которому данный документ был адресован или для которого данный документ предназначался по замыслу отправителя.
Хранение и уничтожение информации и носителей информации
1. Хранение электронного документа осуществляется только в виде записи информации, составляющей электронный документ, на машинном носителе.
2. Уничтожение машинного носителя электронного документа осуществляется путем физического уничтожения самого носителя, а именно: измельчением дискеты, оптического компакт-диска, чипа флэш-памяти, или форматированием жесткого диска сервера/рабочей станции.
Контроль за уничтожением машинных носителей информации - электронных документов осуществляет комиссия, создаваемая как специально для данного конкретного случая, так и постоянно действующая Экспертная комиссия Управления делами ООО «АВАНТЕ», осуществляющим работы по организации и проведению экспертизы ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения, а также для уничтожения.
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Классификация проблем внедрения средств электронного документооборота: излишнее наукообразие, сопротивление среды и реинжиниринг наоборот, кастомизация, недопроект. Консерватизм сотрудников и руководства. Придание электронному документу юридической силы.
реферат [31,3 K], добавлен 17.05.2011Понятия и определения электронного документооборота (по тексту федеральных законов). Потребность малых предприятий в системе электронного документооборота (СЭД). Классификация функций СЭД, основные требования к ней. Атрибуты и реквизиты документов.
презентация [1,1 M], добавлен 21.03.2015Сущность и роль электронного документооборота в современных условиях. Виды компьютерных программ по электронному документообороту. Исследование электронного документооборота ООО "Галактика", его влияние на эффективность работы управленческого аппарата.
дипломная работа [1,1 M], добавлен 19.05.2014Понятие электронного документооборота на предприятии как полного цикла автоматизации движения документов. Выполнение основных операций. Ключевые требования к системе электронного документооборота, общая характеристика ее функциональных возможностей.
презентация [224,5 K], добавлен 16.10.2015Анализ современных систем автоматизации делопроизводства в организации и электронного документооборота, особенности их классификации. Проблемы автоматизации электронного документооборота. Преимущества внедрения системы электронного документооборота.
курсовая работа [758,9 K], добавлен 15.01.2013Понятия электронного документа. Системы электронного документооборота. Рассмотрение основных систем электронного документооборота, представленных на российском рынке. Технологии регистрации и согласования конфиденциальных электронных документов.
курсовая работа [279,8 K], добавлен 16.02.2015Нормативно–правовая база экспертизы ценности документов. Особенности становления экспертизы ценности документов в делопроизводстве России. Оформление результатов работы экспертной комиссии. Перспективы развития экспертизы ценности электронных документов.
курсовая работа [44,1 K], добавлен 16.04.2015Нормативно-методическое обеспечение создания электронного документооборота в организации, его предназначение. Использования новых технологий в документировании. Рекомендации по совершенствованию системы электронного документооборота на предприятии.
курсовая работа [46,0 K], добавлен 16.09.2017Программные системы автоматизации делопроизводства. Оценка эффективности внедрения систем электронного документооборота. Анализ службы делопроизводства в ЗАО "Технолига". Создание системы электронного документооборота на базе СЭД "БОСС-Референт".
курсовая работа [58,6 K], добавлен 04.03.2015Сущность и значение электронного документооборота, его влияние на повышение эффективности в процессе управления предприятием. Определение параллельной или последовательной схемы обработки документов. Классификация программ электронного документооборота.
курсовая работа [57,7 K], добавлен 22.04.2014Анализ электронных систем документирования управленческой деятельности в организации. Основные цели, задачи и функции электронного документооборота, его нормативно-правовое обеспечение. Характеристика программ СЭД на российском рынке. Критерии их выбора.
курсовая работа [54,0 K], добавлен 29.12.2012Документационное обеспечение управленческой деятельности. Организация сквозного документооборота между организациями. Проект по внедрению автоматизированной системы электронного документооборота "Алтиус – Управление строительством", его эффективность.
дипломная работа [1,3 M], добавлен 29.06.2015Значение документационного обеспечения в управленческой деятельности. Унификация и стандартизация документов как основа электронного документооборота. Влияние системы организации документооборота на эффективность деятельности медицинского учреждения.
дипломная работа [1,9 M], добавлен 19.12.2013Изучение видов и функций документооборота. Организационно-экономическая характеристика организации ООО "Райживсоюз". Анализ действующей системы документооборота. Процесс внедрения электронного документооборота в структуру управления данной организацией.
курсовая работа [52,0 K], добавлен 23.11.2014Сущность и виды электронного документооборота; принципы его организации. Правила оформления распорядительных и справочно-информационных документов. Понятие и природа возникновения архивного фонда. Регламентация электронного документооборота в организации.
курсовая работа [45,9 K], добавлен 16.10.2014Автоматизация делопроизводства и документооборота на предприятии. Преимущества систем электронного документооборота. Назначение, виды и основные функции программных средств электронного документооборота. Специфика и философия стандартов ITIL и COBIT.
курсовая работа [623,0 K], добавлен 05.02.2016Понятие стандарта качественного обслуживания. Требования к внешнему виду персонала. Сущность гостеприимства как составляющая качественного обслуживания. Стандарты поведения и общения персонала с клиентами гостиницы. Правила ведения телефонных переговоров.
курсовая работа [43,7 K], добавлен 28.05.2010Технические особенности, специфика, временные рамки и сложности внедрения системы электронного документооборота на предприятии. Анализ проблем психологического характера, возникающих при мотивации и переобучении персонала, связанных с внедрением СЭД.
курсовая работа [123,8 K], добавлен 04.12.2014Международные стандарты ISO серии 9000 как обобщение мирового опыта в сфере управления качеством. Принципы, положенные в основу для разработки и внедрения результативной и эффективной системы менеджмента качества. Рекомендации по принятию решений.
реферат [88,9 K], добавлен 19.05.2014Основные признаки, функции электронного документа, требования, предъявляемые к их созданию. Жизненный цикл и юридическая сила электронного документа. Применение и правовой статус электронно-цифровой подписи как средства защиты электронных документов.
курсовая работа [33,5 K], добавлен 07.04.2012
