Организация кадрового делопроизводства (на примере бюджетного учреждения "Сургутской городской клинической поликлиники")

64. Хачатурян, Ю. А. Персональные данные работника: правовая коллизия / Ю. А. Хачатурян // Кадр. служба. - 2005. - № 2. - С. 12-23.

65. Царенко, Ю. Позаботьтесь о кадровой безопасности / Ю. Царенко // Кадр. дело. - 2005. - № 1. - С. 69-73.

66. Ширимова, Е. Журналы и книги по учету кадров: оформляем, заполняем, храним / Е. Ширимова // Кадр. дело. - 2005. - № 5. - С. 36-42.

67. Янкович, Ш. А. Делопроизводство в кадровой службе : учеб. для вузов по специальности 062100 «Управление персоналом» и 061100 «Менеджмент орг.». - М.: ЮНИТИ-ЛАН, 2006. - 159 с.



ПРИЛОЖЕНИЕ 1.

Положение о защите персональных данных

1. Общие положения

1.1. Настоящим Положением определяется порядок получения, обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных работников.

1.2. Под персональными данными понимаются информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника

1.3. Работодатель назначает приказом лиц, уполномоченных на получение персональных данных и доступ к персональным данным работников и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты персональных данных.

2. Получение и обработка персональных данных работников

2.1. Требования при получении, обработке, хранении и передаче персональных данных

2.1.1. При получении, обработке, хранении и передаче персональных данных кадровая служба, бухгалтерия организации обязана соблюдать следующие требования:

2.1.1.1. обработка персональных данных работника осуществляется в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну;

2.1.1.2. персональные данные следует получать лично у работника;

В случае возникновения необходимости получения персональных данных работника у третьей стороны следует известить об этом работника заранее, получить его письменное согласие и сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.

Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано работником.

В случае отзыва работником согласия на обработку персональных данных оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия работника при наличии следующих оснований:

-обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей;

-обработка персональных данных необходима для осуществления правосудия, исполнения судебного акта, акта другого органа или должностного лица, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве;

-обработка персональных данных необходима для предоставления государственной или муниципальной услуги в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", для обеспечения предоставления такой услуги, для регистрации субъекта персональных данных на едином портале государственных и муниципальных услуг;

-обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является работник, а также для заключения договора по инициативе работника или договора, по которому работник будет являться выгодоприобретателем или поручителем;

-обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов работника, если получение согласия работника невозможно;

-обработка персональных данных необходима для осуществления прав и законных интересов оператора или третьих лиц либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы работника;

-обработка персональных данных необходима для осуществления профессиональной деятельности журналиста и (или) законной деятельности средства массовой информации либо научной, литературной или иной творческой деятельности при условии, что при этом не нарушаются права и законные интересы работника;

-обработка персональных данных осуществляется в статистических или иных исследовательских целях, за исключением целей, указанных в ст. 15 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, при условии обязательного обезличивания персональных данных;

-осуществляется обработка персональных данных, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен работником либо по его просьбе;

-осуществляется обработка персональных данных, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с федеральным законом.

Обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, не допускается, за исключением случаев если:

- работник дал согласие в письменной форме на обработку своих персональных данных;

-персональные данные сделаны работником общедоступными;

-обработка персональных данных необходима в связи с реализацией международных договоров Российской Федерации о реадмиссии;

-обработка персональных данных осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 25.01.2002 № 8-ФЗ "О Всероссийской переписи населения";

-обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством о государственной социальной помощи, трудовым законодательством, законодательством Российской Федерации о пенсиях по государственному пенсионному обеспечению, о трудовых пенсиях;

-обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов работника либо жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц, и получение согласия работника невозможно;

-обработка персональных данных осуществляется в медико-профилактических целях, в целях установления медицинского диагноза, оказания медицинских и медико-социальных услуг при условии, что обработка персональных данных осуществляется лицом, профессионально занимающимся медицинской деятельностью и обязанным в соответствии с законодательством Российской Федерации сохранять врачебную тайну;

-обработка персональных данных членов (участников) общественного объединения или религиозной организации осуществляется соответствующими общественным объединением или религиозной организацией, действующими в соответствии с законодательством Российской Федерации, для достижения законных целей, предусмотренных их учредительными документами, при условии, что персональные данные не будут распространяться без согласия в письменной форме работника;

-обработка персональных данных необходима для установления или осуществления прав работника или третьих лиц, а равно и в связи с осуществлением правосудия;

-обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации об обороне, о безопасности, о противодействии терроризму, о транспортной безопасности, о противодействии коррупции, об оперативно-розыскной деятельности, об исполнительном производстве, уголовно-исполнительным законодательством Российской Федерации;

-обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством об обязательных видах страхования, со страховым законодательством;

-обработка персональных данных осуществляется в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, государственными органами, муниципальными органами или организациями в целях устройства детей, оставшихся без попечения родителей, на воспитание в семьи граждан;

2.1.1.3. запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу работника не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;

2.1.1.4. защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств организации в порядке, установленном федеральными законами, настоящим Положением.

2.2. Согласие работника на обработку его персональных данных

2.2.1. Согласие работника на обработку его персональных данных должно быть оформлено в письменной форме и предусматривать:

фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

фамилию, имя отчество, адрес представителя работника, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого представителя (при получении согласия от представителя работника);

наименование или фамилию, имя, отчество и адрес оператора, получающего согласие работника;

цель обработки персональных данных;

перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие работника;

наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка будет поручена такому лицу;

перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

срок, в течение которого действует согласие работника, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;

подпись работника.

2.2.2. Обработка биометрических персональных данных может осуществляться без согласия работника в связи с реализацией международных договоров Российской Федерации о реадмиссии, в связи с осуществлением правосудия и исполнением судебных актов, а также в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации об обороне, о безопасности, о противодействии терроризму, о транспортной безопасности, о противодействии коррупции, об оперативно-розыскной деятельности, о государственной службе, уголовно-исполнительным законодательством Российской Федерации, законодательством Российской Федерации о порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию.

3. Права работников в целях обеспечения защиты персональных данных

3.1. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личных делах работников, работники имеют право:

3.1.1. Получать сведения, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:

1) подтверждение факта обработки персональных данных работодателем;

2) правовые основания и цели обработки персональных данных;

3) цели и применяемые работодателем способы обработки персональных данных;

4) наименование и место нахождения организации, осуществляющей обработку персональных данных работника

5) обрабатываемые персональные данные, относящиеся к работнику, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;

6) сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

7) порядок осуществления работником прав, предусмотренных настоящим Положением;

8) информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных;

9) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению работодателя, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;

10) иные сведения, предусмотренные Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ или другими федеральными законами.

3.1.2. Работник вправе требовать от оператора, работодателя уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.

3.1.3. Осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные работника.

3.1.4. Требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением законодательства РФ.

Работник при отказе лиц, уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных работников исключить или исправить персональные данные работника имеет право заявить в письменной форме работодателю или уполномоченному им лицу о своем несогласии, обосновав соответствующим образом такое несогласие.

Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения.

3.1.5. Требовать от работодателя или уполномоченного им лица уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них.

3.1.6. Обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие работодателя или уполномоченного им лица при обработке и защите персональных данных работника.

4. Ограничение в доступе работника к его персональным данным

4.1. Право работников на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с федеральными законами, в том числе если:

-обработка персональных данных, включая персональные данные, полученные в результате оперативно-розыскной, контрразведывательной и разведывательной деятельности, осуществляется в целях обороны страны, безопасности государства и охраны правопорядка;

-обработка персональных данных осуществляется органами, осуществившими задержание субъекта персональных данных по подозрению в совершении преступления, либо предъявившими субъекту персональных данных обвинение по уголовному делу, либо применившими к субъекту персональных данных меру пресечения до предъявления обвинения, за исключением предусмотренных уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации случаев, если допускается ознакомление подозреваемого или обвиняемого с такими персональными данными;

-обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством о противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма;

-доступ работника к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц;

-обработка персональных данных осуществляется в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о транспортной безопасности, в целях обеспечения устойчивого и безопасного функционирования транспортного комплекса, защиты интересов личности, общества и государства в сфере транспортного комплекса от актов незаконного вмешательства.

5. Ответственность за нарушение настоящего Положения

5.1. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном настоящим Положением и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

5.2. Дисциплинарная ответственность, предусмотренная Трудовым кодексом.

5.2.1. Трудовой договор может быть расторгнут работодателем в случаях разглашения персональных данных другого работника.

5.3. Материальная ответственность работодателя и его представителей наступает в случае причинения работнику материального ущерба нарушением норм о защите его персональных данных.

5.4. Гражданско-правовая ответственность в связи с нарушением норм о защите персональных данных работника наступает в случаях, когда работнику причинен имущественный ущерб и моральный вред.

5.5. В соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах, неправомерный отказ в предоставлении работнику и (или) организации информации, предоставление которой предусмотрено федеральными законами, несвоевременное ее предоставление либо предоставление заведомо недостоверной информации влечет предупреждение или наложение административного штрафа.

5.6. В соответствии с Уголовным кодексом Российской Федерации незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации наказываются штрафом либо обязательными работами, либо исправительными работами, либо арестом, либо лишением свободы.

5.7. Моральный вред, причиненный субъекту персональных данных вследствие нарушения его прав, нарушения правил обработки персональных данных, установленных Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ, а также требований к защите персональных данных, установленных в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ, подлежит возмещению в соответствии с законодательством Российской Федерации. Возмещение морального вреда осуществляется независимо от возмещения имущественного вреда и понесенных субъектом персональных данных убытков.

6. Личное дело работника

6.1. В личное дело работника вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на работу, ее прохождением и увольнением с работы и необходимые для обеспечения деятельности организации.

6.2. Личные дела находятся в отделе кадров в специально отведенном шкафу, обеспечивающем защиту от несанкционированного доступа.

6.3. Персональные данные, внесенные в личные дела работников, иные сведения, содержащиеся в личных делах работников, относятся к сведениям конфиденциального характера.

6.4. К личному делу работника приобщаются:

-заявление о приеме на работу;

-копия трудовой книжки;

-копия дипломов, свидетельств об образовании, документов о присвоении ученого звания, степени;

-медицинское заключение (если медосмотр обязательный);

-копия приказа о принятии на работу;

-анкета;

-копия паспорта;

-копия трудового договора;

-должностная инструкция;

-копии приказов, связанных с трудовой деятельностью (переводом, командировкой, премированием и др.);

-документы об аттестации, повышении квалификации.

-характеристика-рекомендация (при наличии);

-внутренняя опись;

-личная карточка работника (Форма № Т-2).

К личному делу работника могут приобщатся иные документы.

6.5. В личное дело работника вносятся также письменные объяснения работника, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

6.6. Документы, приобщенные к личному делу работника, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

6.7. В обязанности кадровой службы организации, осуществляющей ведение личных дел работников, входит:

-приобщение документов к личным делам работников;

-обеспечение сохранности личных дел работников;

-обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах работников, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также в соответствии с настоящим Положением.

6.8. Личное дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника в организации.

7. Доступ к персональным данным работника

7.1. Доступ к персональным данным работника имеют:

Директор общества, главный бухгалтер, инспектор по кадрам.

Доступ других специалистов к персональным данным осуществляется на основании письменного разрешения руководителя организации.

7.2. Персональные данные работников могут также храниться в электронном виде на локальной компьютерной сети.

8. Использование персональных данных работников

8.1. Персональные данные работника используются для целей, связанных с выполнением работником трудовых функций.

8.2. Работодатель использует персональные данные, в частности, для решения вопросов продвижения работника по службе, очередности предоставления ежегодного отпуска, установления размера заработной платы и др.

8.3. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.

8.4. Работодатель также не вправе принимать решения, затрагивающие интересы работника, основываясь на данных, допускающих двоякое толкование.

8.5. В случае если на основании персональных данных работника невозможно достоверно установить какой-либо факт, работодатель предлагает работнику представить письменные разъяснения.

9. Передача персональных данных работников

9.1. Информация, относящаяся к персональным данным работника, может быть предоставлена государственным органам в порядке, установленном законодательством РФ.

9.2. Работодатель не вправе предоставлять персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных законодательством РФ.

9.3. В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом на получение персональных данных работника, либо отсутствует письменное согласие работника на предоставление его персональных сведений, работодатель обязан отказать в предоставлении персональных данных.

9.4. Лицу, обратившемуся с запросом, выдается письменное уведомление об отказе в предоставлении персональных данных.

9.5. Персональные данные работника могут быть переданы представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом, в том объеме, в каком это необходимо для выполнения указанными представителями их функций.

9.6. Работодатель обеспечивает ведение журнала учета выданных персональных данных работников, в котором регистрируются запросы, фиксируются сведения о лице, направившем запрос, дата передачи персональных данных или дата уведомления об отказе в предоставлении персональных данных, а также отмечается, какая именно информация была передана.

9.7. В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом или настоящим положением на получение информации, относящейся к персональным данным работника, работодатель обязан отказать лицу в выдаче информации.

ПРИЛОЖЕНИЕ 2.

К положению о защите персональных данных

Согласие на обработку персональных данных

Обработку данных и ее адрес) (далее - Оператор) в целях оказания мне медицинских услуг моих персональных данных, включающих фамилию, имя, отчество, пол, дату рождения, адрес места жительства, контактный телефон, реквизиты полиса ОМС (ДМС), страховой номер индивидуального лицевого счёта в Пенсионном фонде России (СНИЛС), место работы, данные о состоянии моего здоровья, заболеваниях, случаях обращения за медицинской помощью - в медико-профилактических целях, в целях установления медицинского диагноза и оказания медицинских услуг при условии, что их обработка осуществляется лицом, профессионально занимающимся медицинской деятельностью и обязанным сохранять врачебную тайну. В процессе оказания Оператором мне медицинской помощи я предоставляю право медицинским работникам передавать мои персональные данные, содержащие сведения, составляющие врачебную тайну, другим должностным лицам Оператора, в целях моего обследования и лечения.

Предоставляю Оператору право осуществлять все действия (операции) с моими персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, обновление, изменение, использование, обезличивание, блокирование, уничтожение. Оператор вправе обрабатывать мои персональные данные посредством внесения их в электронную базу данных, включения в списки (реестры) и отчетные формы, предусмотренные документами, регламентирующими предоставление отчетных данных (документов) по ОМС (договором ДМС).

Оператор имеет право во исполнение своих обязательств по работе в системе ОМС (по договору ДМС) на обмен (прием и передачу) моими персональными данными со страховой

организации)и территориальным фондом ОМС с использованием машинных носителей или по каналам связи с соблюдением мер, обеспечивающих их защиту от несанкционированного доступа, при условии, что их прием и обработка будут осуществляться лицом, обязанным сохранять профессиональную тайну.

Передача моих персональных данных иным лицам или иное их разглашение может осуществляться только с моего письменного согласия.

согласия)/либо бессрочно.

Я оставляю за собой право отозвать данное согласие посредством составления соответствующего письменного документа, который может быть направлен мной в адрес Оператора по почте заказным письмом с уведомлением о вручении либо вручен лично под расписку представителю Оператора.

В случае получения моего письменного заявления об отзыве настоящего согласия на обработку персональных данных Оператор обязан прекратить их обработку в

ПРИЛОЖЕНИЕ 3.

К положению о защите персональных данных

БУ «Сургутская городская клиническая поликлиника № 2»

О неразглашении персональных данных работника

Я, _____________________________________________________, в качестве работника Бюджетного учреждения «Сургутской городской клинической поликлиники № 2» в период трудовых отношений с организацией и в течение трех лет после их окончания обязуюсь:

- не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это требуется в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;

- не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;

- предупредить лиц, получивших персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено;

- разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретной функции;

- не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;

- передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функции

- об утрате или недостаче носителей персональных данных работника, удостоверений, пропусков, ключей от режимных помещений, хранилищ, сейфов (металлических шкафов), личных печатей и о других фактах, которые могут привести к разглашению персональных данных работников, а также о причинах и условиях возможной утечки сведений немедленно сообщать генеральному директору.

До моего сведения доведены с разъяснениями соответствующие положения по обеспечению сохранности персональных данных работников. Мне известно, что нарушение этих положений может повлечь уголовную, административную, гражданско-правовую или иную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Должность Ф.И.О.

Экземпляр обязательства о неразглашении персональных данных получила.

Должность Ф.И.О.

ПРИЛОЖЕНИЕ 4.

БУ СГКП № 2

1. Общие положения

1.1. Инструкция по кадровому делопроизводству (далее - Инструкция) регламентирует организацию единого порядка кадрового делопроизводства в организации, филиалах и иных структурных подразделениях организации.

1.2. Кадровое делопроизводство осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, локальными нормативными документами организации, в том числе настоящей Инструкцией и документами подразделений организации. При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав которых представлен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

1.3. Организация работы по выполнению требований настоящей Инструкции возлагается на

1.4. Контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка работы с

1.5. Для обеспечения ведения кадрового делопроизводства специалист по кадрам имеет печати (штампы).

2. Документирование кадрового делопроизводства

2.1. Кадровое делопроизводство осуществляется в виде организационных, распорядительных и информационно-справочных документов.

2.2. Организационные документы регламентируют структуру, задачи и функции организации и ее подразделений, организацию их работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов каждого из этих подразделений.

2.3. К основным организационным документам, в частности, относятся:

устав;

положение;

штатное расписание;

правила внутреннего трудового распорядка;

должностные инструкции;

При необходимости применяются и другие организационные документы для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками (положение о молодом специалисте, положение о резерве кадров, положение об аттестации и т.п.).

2.4. К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения и поручения по основной деятельности организации, в которых отражаются вопросы работы с кадрами, а также документы по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.

2.4.1. Приказы по личному составу, издаваемые по унифицированным формам (Т-1, Т-5, Т-6,

В тексте документа фамилия, имя и отчество пишутся на одной строке (первые буквы прописные, остальные строчные) с одним пробелом между словами.

2.4.2. Допускается оформление приказов по личному составу (о наложении дисциплинарных взысканий, о смене фамилии, о замещении и т.п.) в произвольной форме, так как унифицированные формы приказов не охватывают все кадровые операции.

2.5. К информационно-справочным документам относятся: акты, справки, докладные и объяснительные записки, телеграммы, телефонограммы, протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, заявления, графики ежегодных отпусков, другие документы, содержащие информационно-справочные данные по вопросам работы с кадрами.

3. Документирование движения кадров

3.1. Документирование трудовых правоотношений осуществляется при приеме, переводе, перемещении, увольнении работников, предоставлении отпусков, командировании, нахождении на лечении и т.д.

3.2. Оформление приема, поступающего на работу, осуществляется на основе:

паспорта;

документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний;

трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

3.3. При оформлении трудового договора при приеме на работу работников, а также в процессе трудовой деятельности некоторые категории работников, указанные в статье 213 Трудового кодекса РФ, проходят периодические медицинские осмотры.

3.4. Специалист службы управления персоналом в отдельных случаях может запрашивать у лица, поступающего на работу, дополнительные документы, предусмотренные законодательством Российской Федерации и необходимые при заключении трудового договора.

3.5. На лиц, поступающих на работу впервые, оформляются трудовая книжка и документы для получения страхового свидетельства государственного пенсионного страхования.

3.6. Лицо, поступающее на работу в организацию, подает вместе с документами, указанными в пункте 3.2 настоящей Инструкции, личное заявление с просьбой о приеме на работу или согласии работать на предложенной ему должности.

При достижении договоренности с лицом, поступающим на работу, заключается трудовой договор и издается приказ о приеме его на работу.

3.7. С лицами, допускаемыми к сведениям, составляющим государственную тайну, трудовой договор заключается после оформления соответствующего допуска по установленной форме.

3.8. Последовательность оформления документов при приеме на работу:

составление и оформление трудового договора;

составление и оформление приказа о приеме на работу;

оформление личной карточки (форма N Т-2);

внесение соответствующей записи в трудовую книжку;

оформление личного дела.

3.9. Приказы по личному составу являются первичными учетными документами, фиксирующими факт приема, перевода, перемещения или увольнения работника, и основанием для начисления ему заработной платы.

3.10. Приказ о приеме на работу (форма N Т-1) издается на основании заключенного трудового договора.

3.11 Приказ о приеме на работу, подписанный руководителем организации, регистрируется и объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

3.12. Личная карточка работника (форма N Т-2) является основным учетным документом, оформляется на каждого работника, принятого на работу, и служит основанием для анализа состава и учета движения кадров.

3.13. При приеме на работу (до подписания трудового договора) с работником специалист службы управления персоналом организации знакомит работника с коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией и другими документами организации и соответствующего подразделения, имеющими отношение к его трудовой деятельности.

3.14. В зависимости от профессии (должности), квалификации и вида предстоящей трудовой деятельности работник допускается к выполнению должностных обязанностей после проведения соответствующих инструктажей, обучения, стажировки или проверки знаний.

3.15. Информация о работнике вносится в учетные книги и журналы: о приеме и увольнении работников, о движении трудовых книжек, о регистрации приказов, об учете трудовых договоров, должностных инструкций, служебных удостоверений и т.п.

3.16. Оформление перевода работников организации из одного подразделения, филиала, иного структурного подразделения организации на другую постоянную работу в иное подразделение, филиал, иное структурное подразделение организации осуществляется в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ и оформляется приказом.

3.17. Предоставление ежегодных отпусков работникам организации осуществляется в соответствии с графиком ежегодных отпусков и оформляется приказом по личному составу (формы N Т-6 и N Т-6а).

3.18. Оформление работников в командировки осуществляется по унифицированным формам:

служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а);

приказы о направлении работника (работников) в командировку (формы N Т-9 и N Т-9а);

командировочное удостоверение (форма N Т-10).

4. Оформление личных дел

4.1. Личное дело - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Первоначально в личное дело группируются документы, оформленные при приеме на работу и назначении на должность. Личные дела включает в себя анкетно-биографические, характеризующие и дополнительные документы.

4.2. Документы в личном деле работника располагают в хронологическом порядке (по дате их издания или составления) в следующей последовательности:

анкета с фотографией 4 х 6;

копии дипломов об окончании высшего, среднего профессионального учебного заведения;

копии свидетельств о дополнительном профессиональном образовании;

копии дипломов о повышении квалификации;

копии дипломов, аттестатов о присвоении ученых степеней, званий;

заявление;

медицинское заключение о состоянии здоровья (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации);

трудовой договор;

приказ о назначении (приеме на работу);

опись документов, имеющихся в личном деле;

4.3. В дальнейшем в личное дело включают все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника (документы об изменении анкетно-биографических данных, представления о назначении, характеристики, аттестационные листы, копии приказов о переводе на другую работу, о поощрениях, дисциплинарных взысканиях и т.п.).

4.4. Ответственным за достоверность персональных данных и наличие документов личных дел

5. Организация работы по ведению трудовых книжек

5.1. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

5.2. Трудовая книжка оформляется и в дальнейшем ведется в точном соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

5.3. Трудовая книжка является документом строгой отчетности. В организации ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, регистрируются все трудовые книжки работников организации, принятых на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них (с указанием серии и номера), оформленные на работников, поступивших на работу впервые.

5.4. Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек подлежат уничтожению в установленном порядке.

5.5. В соответствии с пунктом 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле. Срок хранения невостребованных трудовых книжек - 75 лет.

6. Порядок передачи документов на хранение

6.1. Общий порядок работы по подготовке документов кадрового делопроизводства к архивному хранению, включая формирование и оформление дел, проведение экспертизы ценности документов, составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и передачу дел в архив, регламентируется инструкцией по делопроизводству в организации.

6.2. Документы кадрового делопроизводства по истечению срока надобности в установленном порядке передаются на архивное хранение либо выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение осуществляют путем проведения экспертизы ценности документов.

6.3. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов кадрового

6.4. Документы по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подлежат передаче в архив не позднее, чем через три года после завершения их делопроизводством. Документы временного (до 10 лет включительно) хранения не передаются в архив, а хранятся в соответствующих подразделениях (как правило, в службе управления персоналом или бухгалтерии) в специально отведенных местах (отдельных комнатах или запирающихся шкафах) и по истечении сроков их хранения уничтожаются в установленном порядке.

6.5. К документам по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения относятся: приказы по личному составу о назначении (приеме), освобождении (увольнении), переводе, перемещении, смене фамилии, награждении и поощрении; личные дела и личные карточки работников (форма N Т-2).

6.6. Подготовка дел по личному составу к передаче в архив осуществляется специалистами службы управления персоналом, за которыми в должностной инструкции закреплена эта функция.

6.7. Документы по личному составу, подлежащие передаче в архив, формируются в соответствующие дела, каждый лист дела нумеруется арабскими цифрами. Номера листов проставляются карандашом в правом верхнем углу листа на свободном от текста месте. Применение авторучек и цветных карандашей не допускается. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале нумеруется конверт, а затем - каждый вложенный в него документ.

6.8. Допущенные при нумерации листов ошибки устраняются, при этом старый номер зачеркивается и рядом проставляется новый номер. Делать исправления запрещается.

6.9. Обязательными реквизитами описания обложки дела являются:

наименование организации;

наименование структурного подразделения организации;

индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);

заголовок дела;

дата начала и окончания дела;

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

На обложке дела указывается полное наименование подразделения организации, а в скобках - принятое сокращенное наименование этого подразделения.

6.10. Каждое оформленное для передачи на архивное хранение дело должно иметь внутреннюю опись включенных в него документов.

6.11. Передача дел в архив осуществляется по графику, который составляется заведующим архивом (или лицом, ответственным за архив) по согласованию с руководителем подразделением организации, передающего документы. График утверждается руководителем этого подразделения организации.

6.12. В ходе подготовки дел к передаче на хранение в архив заведующий архивом (ответственный за архив) проверяет полноту состава документов, включенных в сдаточную опись, и качество их обработки. Наличие дел по описи сверяется с номенклатурой дел. Если по каким-либо причинам (в результате пожара, затопления, несчастного случая и т.п.) произошла утрата документов, то составляется акт о происшествии в присутствии представителей соответствующих государственных органов (пожарной охраны, водоканала, милиции и т.п.).

6.13. Прием-передачу документов в архив проводят в день, согласованный лицами, осуществляющими прием - передачу документов.

6.14. Дела в архив доставляет специалист службы управления персоналом, передающий документы. Дела передаются в архив в связках или архивных коробках согласно сдаточной описи, в строгом соответствии с их порядковыми номерами. Каждая связка или коробка должна иметь свой ярлык, который содержит следующие элементы описания: название подразделения, номер описи, номера дел, номер связки.

7. Порядок использования и хранения персональных данных работников

7.1. Персональные данные работника - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

7.2. При обработке персональных данных работника организации, т.е. получении, хранении, передаче или любом другом использовании персональных данных работника работодатель или специалист службы управления персоналом обязан соблюдать установленные Трудовым кодексом РФ требования, а также требования нормативных документов организации.

7.3. Обработку персональных данных работников организации осуществляют назначенные для этой работы специалисты службы управления персоналом.

7.4. Доступ к личным делам руководителей и специалистов организации разрешается руководителям подразделений организации в отношении непосредственно подчиненных им работников.

7.5. Передача персональных данных работников осуществляется в соответствии со статьей 88 Трудового кодекса РФ.

7.6. Сохранность персональных данных работников обеспечивается службой управления персоналом.

7.7. Трудовые книжки, личные дела, архивные личные дела, личные карточки работников (формы Т-2), приказы по личному составу, справки, отражающие социально-демографические сведения о работнике и его работу в прошлом, алфавитные карточки, карточки о сменяемости руководителя хранятся в специально оборудованных шкафах.

7.8. Хранение персональных данных работников в электронном виде осуществляется в специально выделенных для этих целей ПЭВМ. Допуск к работе на ПЭВМ предоставляется руководителям и работникам кадровых подразделений организации, имеющим на это должностные полномочия.

Размещено на Allbest.ru

...