Структурна побудова організації

Размещено на http://www.allbest.ru/

Реферат

Організація: роль та значення, функції управління, структура, риси



1. Роль та значення організації. Функції управління організацією. Групи та риси організації

Роль та значення організації. Сам термін "організація" в менеджменті вживається в двох значеннях. У першому з них під організацією розуміється підприємство, відомство, а в другому - функція організації людської діяльності. В принципі, друге значення поняття "організація" обов'язково розглядається в контексті першого, бо організація будь-якої людської діяльності залежить від структурної побудови підприємства.

Організація - соціальне утворення, яке об'єднує багато людей, діяльність яких має певну суспільно корисну мету й певним чином координується. В українському законодавстві організації, які мають статус юридичної особи, називаються підприємствами. На практиці використовуються терміни "фірма", "корпорація" тощо.

Організації поділяються на формальні та неформальні. Формальні організації - це такі організації, в яких діяльність людей організовується свідомо й регламентується певними законами, наказами, обов'язками і т.д. Неформальні організації виникають і функціонують спонтанно.

Організація є системою, до якої входить керуюча й керована підсистеми, між якими існує прямий та зворотний зв'язок.

Успіх організації залежить:

· Від працівників.

· Від ефективного процесу управління.

· Від ресурсів, які забезпечують виконання цілей.

· Від впровадження нової техніки і технології.

· Від впливу зовнішнього середовища.

Для того, щоб організація утворилася і досягла цілей вона повинна відповідати таким вимогам:

· наявність не менше двох осіб;

· наявність не менше, як одної суспільно - корисної цілі;

· здатність працюючих досягти поставлених цілей.

Будь - яка організація в своєму розвитку проходить етапи життєвого циклу починаючи від народження до припинення існування.

Тривале існування притаманне не багатьом організаціям і свідчить про можливості пристосування до змінного середовища.

Етапи:

1. Народження - пов'язане з задоволенням потреб нового споживача, зайняттям вільної ринкової ніші. Цьому періоду притаманні такі риси: віра в успіх, готовність ризикувати, велика працездатність, невелика кількість працюючих.

2. Дитинство - надзвичайно загрозливий період для організації. Основна загроза полягає в некомпетентності керівників, в нереальності цілей, в тиску зовнішнього середовища.

3. Юність - здійснюється перехід від комплексного менеджменту до диференційованого, з використанням таких функцій, як планування, організування, стимулювання та ін. Управління на цьому періоді слід здійснювати керівниками - засновниками або однодумцями.

4. Зрілості - надзвичайно сприятливий період для організації. Керівництво самовдоволене розвитком організації, отриманням величезних прибутків. Цілі періоду складаються з 3- ох підперіодів:

· рання зрілість - про організацію дізнаються конкуренти;

· проміжна зрілість - між організаціями ведеться конкурентна боротьба;

· остаточна зрілість - конкурентна боротьба досягається найвищої гостроти.

5. Якщо менеджерами не втілюються нові ідеї в розвиток організації, не використовуються впровадження нової техніки, то організація переходить до етапу старіння. Етап старіння - надзвичайно громіздка структура управління, незбалансований бюджет видатків доходів, відсутність ефективної системи менеджменту. Така організація або банкрутує, або переходить до стану відновлення.

6. Відновлення - нова команда менеджерів, з новими ідеями, яка здатна забезпечити успіх і розвиток.

Загальні риси організації:

· наявність ресурсів (людських, матеріальних, технологічних, фінансових, інформаційних);

· залежність від зовнішнього середовища (економічних умов, законів, конкурентів тощо);

· наявність поділу праці (горизонтального й вертикального);

· наявність певної структурної побудови і необхідності управління;

· здійснення певних видів діяльності у відповідності з накресленими цілями.

Будь-яка організація має внутрішнє і зовнішнє середовище. Внутрішнє середовище складають цілі, завдання, технологія та структура організації:

· Цілі - це очікувані кінцеві результати діяльності організації на певному проміжку часу.

· Завдання - це види робіт з предметами праці, людьми та інформацією, які необхідно виконати певним способом у відповідні терміни.

· Технологія - це засіб перетворення вхідних елементів організації у вихідні.

· Структура - це рівні управління й види робіт (функціональні обов'язки), які виконують служби або підрозділи.

Зовнішнє середовище організації складають законодавчі акти, постачальники, споживачі, конкуренти, система економічних відносин у державі, міжнародні події, науково-технічний прогрес тощо.

У процесі управління організацією необхідно враховувати стан її внутрішнього й зовнішнього середовища.



2. Функції управління організацією

Функція організації полягає в забезпеченні діяльності підприємства (організації) шляхом координації дій працівників її трудового колективу, із врахуванням наявної формальної та неформальної її складової, із формуванням корпоративного духу. У центр уваги при цьому менеджмент ставить людину, працівника.

Планування є головною функцією, за допомогою якої створюється орієнтир майбутньої організації.

Американські і вітчизняні дослідники науки управління (менеджменту) виділяють два типи планування:

· стратегічне планування;

· планування реалізації стратегій.

Планування - це є формулювання цілі і перспектив зміни керованих параметрів, глибоке усвідомлення того, що треба зробити. Воно включає у себе обґрунтування та чітке передбачення, прогнозування і складання планів та графіків роботи на декілька років (рік, квартал, місяць, декаду, день, годину).

Стратегічне планування - це процес вибору цілей для організації і вирішення того, що слід зробити для їх досягнення.

Організація як функція управління - це вид управлінської діяльності, який є похідним від структури підприємства і взаємовідносин повноважень керуючої системи.

Організація, таким чином, залежить від таких факторів:

· поділу організації (підприємства) на підрозділи у відповідності до місії і стратегії;

· установлення певних взаємозв'язків повноважень між вищими і нижчими рівнями, розподілу, аналізу і координація завдань.

Організація - це коло робіт, спрямованих на визначення раціональних форм розподілу управлінської праці. Функцію організації по суті можна також розглядати у двох аспектах: по - перше, як процес створення системи управління, тобто утворення самих об'єктів управління, формування суб'єктів управління, визначення зв'язку між ними; по - друге, як процес удосконалення системи управління.

Доцільно зауважити, що основними принципами організації виступають спеціалізація, пропорційність, безперервність, ритмічність, надійність.

А умовами виконання функції організації є:

· затвердження структури виробництва, структури органів управління, схеми взаємозв'язків між підрозділами; регламентація функцій, підфункцій, робіт і операцій, установлення прав та обов'язків органів управління і службових осіб;

· затвердження положень, інструкцій; підбір, розстановка кадрів і формування штатів працівників у керуючій і керованій системах.

Перед розвитком організаційної структури управління керуючої системи вважаємо за потрібне дати визначення окремих понять, котрі пов'язані з відповідністю керівників та окресленням повноважень.

Відповідність - це обов'язок виконувати поставлені завдання і забезпечувати їх виконання. Відповідність не може делегувати.

Повноваження - це обмежене право використовувати ресурси господарської структури та вміння спрямувати зусилля працівників на виконання поставлених завдань.

Делегування - це є передача завдань і повноважень особі, яка приймає на себе відповідальність за їх виконання. Мері Паркер Фолліт делегування назвав "способом добитися виконання роботи іншими людьми".

Але менеджери повинні усвідомити, що повноваження керівників обмежені різними факторами, і підлеглі можуть відмовитися виконувати певні роботи.



3. Структурна побудова організацій

Структурна побудова організацій - це їх поділ на підрозділи у відповідності з цілями та стратегією. Як уже зазначалося вище у залежності від того, якою буде ця структурна побудова, матиме свою специфіку й функція "організація".

Організація - означає створення певної складової структури, яка могла б виконувати свої завдання і тим самим досягати своєї мети.

Можна виділити два основних типи організаційних структур: механічну і органічну.

Механічна структура має право на існування за відносно стабільних зовнішніх умов, коли низький рівень конкуренції і незначні зміни в технологічних розробках та відчутна стабільність.

А органічна структура швидше властива для нестійких обставин. Функція організації слідує за функцією планування й дає відповідь на питання: хто і як буде реалізовувати план дій, управляти організацією.

Здійснюючи організаційну діяльність, менеджер діє в умовах складної структури підприємства, головними компонентами якої є:

· формальна організація;

· неформальна організація;

· працівник;

· трудовий колектив;

· корпорація.

Формальна організація. У специфічному розумінні - це каркас для розміщення окремих працівників, керівників всіх рівнів. Усяка формальна організація має свою структуру управління, під якою слід розуміти впорядковану сукупність органів (підрозділів), які дозволяють управляти організацією та взаємовідносинами в ній.

Організаційні структури являють собою базові блоки, які є в основі усієї організації. Поєднання різних типів структур дає можливість спроектувати таку структуру, яка відповідає поставленим менеджером завданням. організація менеджмент формальний пристосування

Побудова організаційної структури управління підприємством залежить перш за все від його масштабів (обсягів виготовлюваної продукції, її видів, технологічної і конструктивної складності тощо). Саме масштабність виробництва визначає потребу у виділенні певних видів робіт у несоціальні напрями, які вимагають відповідної координації.

На підприємстві Коломийської виправної колонії (№ 41) розроблена і з роками виробничо-господарської діяльності вдосконалена та доведена до оптимального рівня організаційна структура управління виробництвом. Як у щоденній практичній роботі з організації виробничого процесу, так і при здійсненні планування, підготовці організаційно-технічних заходів, тощо налагоджена взаємодія між відділами і службами по горизонталі.

При розробці різних проектів застосовується сітковий графік виконання проміжних завдань і розрахунків. Приведена схема структури чітко демонструє вертикаль управління, підлеглість і рівень посадових осіб і структурних підрозділів.

Середньоспискова чисельність персоналу підприємства за 9 місяців 2005 року склала 347 чол., в тому числі 68 атестованих і вільнонайманих осіб, з них за категоріями:

· 21 - особи начальницького складу;

· 37 - вільнонаймані фахівці і службовці;

· 10 - вільнонайманих робітники.

Фонд оплати праці підприємства за звітний період склав 457,2 тис. грн., в тому числі штатних працівників 230,0 тис. грн., з них:

· 110,1 тис. грн. - начальницького складу;

· 96,6 тис. грн. - вільнонайманих фахівців і службовців;

· 23,3 тис. грн. - вільнонайманих робітників, що забезпечило середньомісячну заробітну плату даних категорій працюючих в сумі 582 грн. 54 коп., 283 грн. 45 коп.,258 грн. 89 коп. відповідно.

Крім забезпечення єдиноначальства, контролю за виконанням як поточних, так і стратегічних завдань, на підприємстві діє зворотній зв'язок від підрозділів нижчого рівня вертикально вгору, що дає змогу оперативно отримувати інформацію для розробки проектів і прийняття далі оптимальних управлінських рішень. Проте, частина посад не укомплектована, а певні працівники до роботи залучаються за неповним фондом робочого часу.

4. Групи та риси організації

Будь-яка організація складається з груп (колективів). За визначенням Марвіна Шоу група (колектив) - це дві і більше особи, які взаємодіють одна з одною таким чином, що кожна особа здійснює вплив на конкретних людей (працівників) і одночасно знаходиться під впливом конкретних людей. В організації тісно переплетені два види груп: формальні та неформальні.

Формальні групи створюються за бажанням керівника у результаті вертикального та горизонтального поділів праці з метою виконання певних завдань і досягнення конкретних цілей. Виділяють 3 типи формальних груп:

· групи керівників (командні групи): президент компанії і віце-президенти, начальник цеху та його заступники тощо.

· цільові виробничі (господарські) групи: групи технологів, дизайнерів, конструкторів, фінансистів, економістів тощо.

· комітети, які у свою чергу поділяються на спеціальні (комітет з усунення браку на виробництві, комітет зі скорочення працівників, ліквідаційна комісія) та постійні (ревізійна комісія, науково - технічна рада, рада директорів та ін.).

Неформальні групи створюються спонтанно на засадах соціальної взаємодії. Працівники вступають у неформальні групи для задоволення почуття причетності, взаємодопомоги, взаємо захисту, тісного спілкування. У неформальних групах є також певна структура, неформальний лідер, вони використовують у своїй діяльності неписані правила (норми), але управляти ними значно складніше, ніж формальними групами.

Можна виділити такі загальні риси організацій:

· 1.наявність ресурсів: людей, капіталу, матеріалів, технології, інформації тощо.

· 2.залежність від зовнішнього середовища (економічних умов, громадських організацій, міжнародних подій, законодавчих актів, конкурентів, менталітету суспільства тощо.).

· 3.горизонтальний поділ праці (виділення конкретних завдань), підрозділи, які виникли в результаті горизонтального поділу праці.

· 4.вертикальний поділ праці, спрямований на координацію роботи, тобто здійснення процесу управління.

· 5.необхідність управління.

· 6.наявність формальних та неформальних груп.

· 7.здійснення певних видів діяльності (виробничої, фінансової, інвестиційної, торговельної, науково-дослідної тощо).

Стратегія розвитку виробництва зводиться до:

1. Фінансового оздоровлення і стабілізації підприємства шляхом списання заборгованості (як дебіторської, так і кредиторської);

2. Пожвавлення комерційної діяльності підприємства за рахунок поглиблення співпраці з:

· МП «Союз - 96» (м. Чернівці) - по виробництву шпону струганого. Фірма спеціалізується на торгівлі шпоном струганим із закордонними споживачами;

· ТзОВ «Укргідравліка» (м. Чернівці) - по виробництву шпону лущеного. Фірма спеціалізується на експорті шпону лущеного;

· ТзОВ «Олісма» (м. Хмельницький) - по виробництву шпону лущеного. Фірма має широкі зв'язки зі споживачами ортопедичних меблів на всій території України;

· ТзОВ «Захід-сталь» (м. Івано-Франківськ) - по виробництву секцій огорожі, габіонних ящиків, решіток арматурних, строп. Взаємовигідні зв'язки з даним споживачем підприємство колонії має протягом двох років, отримуючи від нього металопрокат;

· ТзОВ «Уніплит» (смт. Вигода Івано-Франківської області) - по виробництву піддонів. Взаємовигідні зв'язки з даним споживачем підприємство підтримує з 2000 року;

· ПМК-82 (м. Коломия) - по виробництву ящиків габіонних та бордюрів. Взаємовигідні зв'язки з даним споживачем підприємство підтримує з 1990 року.

3. Виконання попередніх завдань дасть змогу збільшити суму обігових коштів для погашення заборгованості по заробітній платі виробничому персоналу, що підвищить матеріальну зацікавленість працівників у кінцевому результаті діяльності підприємства;

4. Зміна структури випуску продукції за рахунок зняття з виробництва 5-ти низькорентабельних чи малоліквідних видів продукції (шлакоблоків, паличок для морозива, виробів " Єгоза ", комплектів заповнень, сап) при одночасному впровадження у виробництво 7-ми нових видів продукції переважно побутового призначення, які мають сталий попит на споживчому ринку;

5. Збільшення обсягів виробництва високоліквідних видів продукції при їх високій рентабельності дасть можливість акумулювати грошові кошти для компенсації збитків при максимальній реалізації продукції, що тривалий час зберігається на складі готової продукції і не може бути продана по діючій ціні;

6. Перерозподіл функцій працівників ВМТПЗіМ з метою відокремлення посадової одиниці для суттєвого і глибокого маркетингового вивчення споживчого ринку, створення відповідного "банку даних", опрацювання наявної інформації для вироблення оптимальних управлінських рішень як щодо розвитку виробництва, так і глибшого проникнення продукції підприємства на ринок;

7. В галузі цінової політики відокремити ціноутворення по філії підприємства та виробничих дільницях цехів 2 і 3 для утримання рівня конкурентоспроможних цін при збільшенні матеріальних витрат на виробництво.

Виконання вказаних вище стратегічних завдань розвитку виробництва зумовить чітке виконання показників фінансового плану підприємства.

5. Поняття організації

Професор Й.С. Завадський дає наступне визначення організації [38]. Поняття "організація" (англ. organization) походить від давнього грецького слова "органон", яке позначає знаряддя або інструмент. Від нього ж пішло поняття "орган", а потім, як похідні, "організм" і "організація". Виросла організація із людських потреб в кооперації зусиль для досягнення своїх особистих цілей у зв'язку з наявністю цілого ряду фізичних, біологічних, психологічних і соціальних обмежень.

Нині поняття "організація" широко вживається в багатьох науках (філософії, математиці, економіці, соціології та ін.) і в практичній діяльності. Це поняття багатозначне. Найчастіше воно означає: внутрішню упорядкованість, узгодженість взаємозалежних елементів цілого (системи);

За висловом В.І. Терещенка, під організацією розуміється структура, кістяк, у рамках якого здійснюються певні заходи.

Організація складає основу світу менеджерів, вона є причиною, яка обумовлює існування менеджменту. Тому почнемо вивчення менеджменту, засвоївши спочатку, що таке організація і для чого нею потрібно керувати.

Організація -- це група людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення загальної цілі чи цілей. Щоб бути справді організацією, ця група повинна відповідати таким вимогам:

наявність, принаймні, двох людей, які вважають себе частиною цієї групи;

наявність хоча б одної спільної мети;

наявність членів групи, які свідомо працюють разом, щоб досягти значимої для всіх мети.

Будь-яка організація складається з елементів (відділів, служб, груп, окремих виконавців). їхніх ролей і відносин, визначених ієрархією, поліархією, писаними і неписаними правилами (кодексами) поведінки. Ці ролі, відносини й кодекси можуть мати офіційні та неофіційні аспекти, або офіційну і неофіційну структури.

Протягом багатьох років вітчизняна наука і практика головну увагу приділила формальній стороні організаційних систем, структурам, створюваним за офіційними нормами, правилами, інструкціями. Офіційну (формальну) структуру становлять ділові зв'язки і відносини, що виникають між працівниками при виконанні службових функцій і мають офіційний характер. Канали комунікації використовуються виключно офіційні, що пов'язують працівників у вертикальному (командна інформація зверху) і горизонтальному (розподіл робочих операцій, послідовність операцій та ін.) напрямах.

Формальна структура колективу, таким чином, є відображенням офіційного (формального) розподілу робіт між членами колективу й тих службових зв'язків та відносин між її членами, які виникають у процесі трудової діяльності.

На відміну від офіційної структури, неофіційна (неформальна) структура виникає спонтанно, в результаті об'єднання працівників за певними позаслужбовими уподобаннями (спорт, художня самодіяльність тощо), встановлення різних неформальних статусів. Неформальні групи можуть утворюватися на основі виробничих стосунків, дружніх відносин, професійного вміння, давніх зв'язків у періоди навчання у школі, вузі, за національним походженням, регтігійними віруваннями та іншими суспільними інтересами. Такі неформальні об'єднання створюють в усіх сферах, вони доповнюють і розвивають офіційну структуру. Іноді неформальні відносини групуються на егоїстичних прагненнях, протиставленні окремих осіб або груп керівництву або більшості колективу, в результаті чого виникають конфліктні ситуації, атмосфера недовіри, антипатії тощо.

Спонтанний механізм відносин часто певною мірою нівелює хиби формальної організації. Сила психологічного впливу неформальних відносин зумовлюється ступенем емоційності взаємовідносин цих груп та їх кількісним складом. Характерними особливостями неформальних груп є здатність до самоорганізації, саморегулювання внутрішніх відносин під впливом лідерства, престижу, симпатії.

В інтересах ефективного управління доцільно розробляти стратегію відносин з неформальними утвореннями незалежно від того, чи є вони впливовими або невпливовими, чи є вони активними або пасивними, стійкими або нестійкими.

Слід враховувати також взаємодію різних відносин, ступінь впливу неформальних відносин на формальні і навпаки. Міжособові відносини (офіційні та неофіційні), які складаються в колективах, треба розглядати в нерозривній єдності та взаємозв'язку.

В організаціях важливе значення має ієрархія. Організація вважається ієрархічною, якщо відносини між начальником і підлеглими мають ланцюговий характер. Із збільшенням ієрархічності зростає кількість підлеглих, які водночас є начальниками. Таким чином, утворюється "потік" влади й відповідальності, що "спускається" по неперервній лінії від вищих рівнів влади до нижчих. Цю лінію можна назвати "порядком підлеглості", або "порядком влади".

Сутність ієрархічних відносин становлять відносини між вищою службовою особою або підрозділом та підлеглими. Чисельність підлеглих характеризує "розмах" влади, або розмах управління. Чим ширший цей розмах, тим більше ліній влади відгалужується від начальника. Загальна чисельність людей, підлеглих вищій владі, в організації може бути збільшена або розширенням розмаху, або подовженням лінії влади, або поєднанням першого і другого способів. Слід зазначити, що власне ієрархічний рівень ще не визначає ранг або статус усіх посад, або особисте звання людей, що обіймають певні посади. Кожний з рівнів складається переважно з цілої низки посад і завдань. На практиці вища посада в будь-якій ієрархії служить значущим символом у здійсненні розпорядчого впливу і організації управлінського процесу. Лінії влади можуть розглядатися як хребет внутрішньої системи контактів і сполучна основа побудови структури управління.

Складні організації. Управління дуже рідко має справу з організаціями, які мають лише одну мету. Складні організації мають набір взаємопов'язаних цілей. Наприклад, "Мак Дональде" є організацією, яка складається більш як із семи тисяч самостійних підприємств, робота яких забезпечується підтримкою великої кількості організацій, які ведуть будівництво магазинів і цехів, здійснюють рекламу, проводять закупку продуктів, розробляють нові види продуктів, здійснюють контроль якості. Кожна установа "Мак Дональде" має свої плани реалізації продукції та прибутків.

Організація є системою, тобто сукупністю взаємодіючих елементів, що складають цілісне утворення, яке має властивості, відмінні від властивостей складових елементів. Основними формами підприємницької діяльності в Україні є підприємства, товариства, кооперативи, які утворюються згідно з Законом України "Про підприємництво". Крім того, існують такі організації, як банки, страхові компанії, кредитні спілки, біржі, фонди.

Різні форми підприємницької діяльності можуть створювати об'єднання, до яких належать асоціації, концерни, консорціуми, холдинг-ком-панії, виробничі об'єднання, франчайзні об'єднання.

Світова практика формування підприємницьких структур свідчить, що найдоцільніше в основу кооперацій між великими та дрібними фірмами покласти систему франчайзнихдоговірних відносин. Термін "франчайза" запозичено з французької мови і означає угоду великих корпорацій (фран-чайзерів) з малими фірмами (франчайзі) або окремими підприємцями на засадах системи взаємовигідних пільг та привілеїв.

На Заході так функціонують відомі фірми "Мак Дональде", "Кока-Кола", "Адідас" та ін.

Франчайзер надає право дрібному підприємцеві вести справу у формі, що визначена угодою, на певній території та протягом обумовленого часу. При цьому велика фірма забезпечує малу своїми товарами, рекламними послугами, ефективними технологіями, фірмовим знаком тощо. За своєю суттю франчайзі виконують функції дилерів, торговельних підприємств, посередників, ліцензіатів, філій, роздрібних продавців і зобов'язані підтримувати ділові контакти тільки з франчайзерами. Найчастіше франчайза виникає в галузі торгівлі, послуг, харчування. Не виключена можливість її застосування у сфері виробництва, науково-дослідницької діяльності, навчання.

Організація складається з керуючої та "керованої підсистем". До складу керованої підсистеми входять елементи, які забезпечують безпосередній процес виробничої, господарської, комерційної та інших видів діяльності.

Вище представлений вигляд процесу функціонування організації як відкритої системи.



Висновки

Організація є системою, тобто сукупністю взаємопов'язаних, взаємодіючих елементів, які складають цілісне утворення, що має властивості, відмінні від властивостей складових елементів. На сучасному етапі усі організації розглядаються як відкриті системи, тобто такі, внутрішні елементи яких взаємодіють не лише між собою, але із зовнішнім середовищем.

Будь-яка організація складається з груп (колективів). За визначенням Марвіна Шоу група (колектив) - це дві і більше особи, які взаємодіють одна з одною таким чином, що кожна особа здійснює вплив на конкретних людей (працівників) і одночасно знаходиться під впливом конкретних людей.

Організації оточують людину протягом усього її життя. Це дитячі садки, навчальні заклади, підприємства, установи й т. ін. Організації виробляють продукцію і послуги, споживаючи які людство живе і розвивається, визначають умови життя в суспільстві й контролюють дотримання їх, дають можливість виражати й реалізувати власні погляди та інтереси. Якщо розглядати організацію як абстрактне поняття, то вона являє собою об'єднання людей, які спільно працюють для досягнення певної мети.

За деякими теоріями, організації бувають бюрократичні й діалектичні. Панівною організаційною структурою є бюрократична організація. Вона відрізняється від інших тим, що індивідуума наділяють правом здійснювати повноваження.

Размещено на Allbest.ru

...