Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти і науки України

Державний вищий навчальний заклад

«НАЦІОНАЛЬНИЙ ГІРНИЧИЙ УНІВЕРСИТЕТ»

Інститут заочної освіти

Індивідуальна контрольна робота з дисципліни

“УПРАВЛІННЯ ЗМІСТОМ РОБІТ”

Виконав: ст.гр. М-АМ-13-1

Перевірив: Горпинич О.В.

Дніпропетровськ

2013 р.



Зміст

Розділ 1. Сутність та зміст функції планування. Види планів

Розділ 2. Цілі та принципи функції стимулювання

Розділ 3. Документування змісту управлінських робіт. Принципи роботи з документами

Перелік посилань



Розділ 1. Сутність та зміст функції планування. Види планів

Кожна фірма, починаючи свою діяльність, зобов'язана чітко уявляти потребу на перспективу у фінансових, трудових і інтелектуальних ресурсах, джерелах їхнього одержання, а також уміти точно розраховувати ефективність використання наявних засобів у процесі роботи своєї фірми. У ринковій економіці підприємці не можуть домогтися стабільного успіху, якщо не будуть чітко й ефективно планувати свою діяльність, постійно збирати й акумулювати інформацію як про стан цільових ринків, становищі на них конкурентів, так і про власні перспективи і можливості.

При всій різноманітності форм підприємництва існують ключові положення, які застосовуються практично в усіх сферах комерційної діяльності і для різних фірм, необхідні для того, щоб вчасно підготуватися, обійти потенційні труднощі та небезпеки, тим самим зменшити ризик у досягненні поставлених цілей, розробка стратегії і тактики виробничо-господарської діяльності фірми є найважливішим завданням для будь-якого бізнесу.

Суть планування проявляється в конкретизації цілей розвитку всієї фірми та кожного підрозділу окремо на певний період; визначенні господарських завдань, засобів їх досягнення, термінів а послідовності реалізації; виявлення матеріальних, трудових та фінансових ресурсів, які необхідні для вирішення поставлених завдань.

Таким чином, призначення планування як функції управління полягає в намаганні завчасно врахувати за можливістю всі внутрішні та зовнішні фактори, що забезпечують сприятливі умови для нормального функціонування і розвитку підприємств. Воно передбачає розробку комплексу заходів, які визначають послідовність досягнення конкретних цілей з урахуванням можливостей найефективнішого використання ресурсів кожним виробничим підрозділом і всією фірмою. Тому планування повинно забезпечити взаємозв'язку між окремими структурними підрозділами фірми, які включають усю технологічну ланку: наукові дослідження і розробки, виробництво та збут. Ця діяльність опирається на виявлення та прогнозування споживчого попиту, аналіз й оцінку наявних ресурсів та перспектив розвитку господарської кон'юнктури. Звідси випливає необхідність зв'язку планування з маркетингом і контролем з метою постійного коригування показників виробництва і збут слідом за змінами попиту на ринку.

У залежності від змісту, мети і завдань виділяють такі форми планування та види планів:

1. Форми планування в залежності від тривалості планового періоду:

-перспективне планування (прогнозування);

-середньострокове планування;

-поточне (бюджетне, оперативне) планування.

2. Види планів:

а) у залежності від змісту господарської діяльності - плани науково-дослідницьких та дослідницько-конструкторських робіт;виробництва і збуту; матеріально-технічного постачання; фінансовий план;

б) у залежності від організаційної структури підприємства(фірми) - плани виробничої дільниці; плани дочірньої компанії.

Планування - це початковий етап управління. Однак це є не єдиний акт, а процес, який триває до завершення комплексу операцій, що плануються.

Планування містить у собі визначення:

-кінцевої та проміжної мети;

-завдань, вирішення яких необхідне для досягнення мети;

-засобів та способів їх вирішення;

-необхідних ресурсів, їх джерел і способу розподілу.

Схематично процес планування в організації представлений на рис. 1.



Рис.1 -Послідовність виконання основних етапів планування

Нині значна увага приділяється перспективному плануванню як інструменту централізованого управління. Таке планування охоплює період від 10-ти до 20-ти років (частіше 10-12 років). Воно передбачає розробку загальних принципів орієнтації фірми на перспективу (концепцію розвитку); визначає стратегічний напрям і програму розвитку, зміст і послідовність здійснення найважливіших заходів, які забезпечують досягнення поставленої мети. Перспективне планування допомагає приймати рішення з комплексних проблем діяльності фірми в міжнародному масштабі:

-визначення напрямів і розмірів капіталовкладень і джерел їх фінансування;

-впровадження технічних новинок і прогресивної технології;

-диверсифікація виробництва й оновлення продукції;

-форми здійснення закордонних інвестицій в умовах придбання нових підприємств;

-удосконалення організації управління в окремих підрозділах і кадровій політиці.

В системі перспективного планування в залежності від методології і мети розрізняють довгострокове і стратегічне планування.

В системі довгострокового планування використовується метод екстраполяції, тобто використання результатів показників минулого періоду і на основі визначення оптимістичної мети поширення декількох завищених показників на майбутній період, розраховуючи на те, що майбутнє буде кращим, ніж минуле.

Системи довгострокового планування застосовують в 70-80 відсотків найбільших японських корпорацій, які організують планування таким чином:

-вибираються 5-10 ключових стратегій і навколо них формують політику довгострокового розвитку;

-одночасно приймаються середньострокові плани для обґєднання стратегій в єдине ціле і увґязки з розподілом ресурсів;

-вище керівництво визначає мету кожному підрозділу, а підрозділ розробляє кількісні плани досягнення цієї мети "знизу-доверху".

Стратегічне планування має на меті дати комплексне наукове обґрунтування проблем, з якими може зіткнутися фірма в майбутньому, і на цій основі розробити показники розвитку фірми на плановий період.

За основу при розробці стратегічного плану беруть:

-аналіз перспектив розвитку фірми, завданням якого є виявлення тенденцій і факторів, що впливають на розвиток відповідних тенденцій;

-аналіз позицій у конкурентній боротьбі, завдання якого полягає у визначенні, наскільки конкурентоспроможна продукція фірми на різних ринках і що фірма може зробити для поліпшення результатів роботи в конкретних напрямах;

-вибір стратегії на основі аналізу перспектив розвитку фірми в різних видах діяльності та визначення пріоритетів з конкретних видів діяльності з точки зору її ефективності й забезпечення ресурсами;

-аналіз напрямів диверсифікації видів діяльності, пошук нових, більш ефективних її видів і визначення результатів, що очікуються.

Середньострокові плани найчастіше охоплюють п'ятирічний строк, оскільки він найбільш точно відповідає періоду оновлення виробничого апарату та асортименту продукції. У цих планах формуються основні завдання на встановлений період, наприклад, виробнича стратегія фірми в цілому і кожного підрозділу (реконструкція та розширення виробничих потужностей, освоєння нової продукції і розширення асортименту); стратегія збуту; фінансова стратегія; кадрова політика; визначення обсягу та структури необхідних ресурсів і форм матеріально-технічного постачання з урахуванням внутрішньо-фірмової спеціалізації та кооперування виробництва. Середньострокові плани передбачають розробку в певній послідовності заходів, які спрямовані на досягнення мети, визначеної довгостроковою програмою розвитку.

Поточне планування здійснюється шляхом детальної розробки оперативних планів для фірми в цілому та її окремих підрозділів. Наприклад, програми маркетингу, планів з наукових досліджень, планів з виробництва, матеріально-технічного забезпечення. Основними ланками поточного плану виробництва є календарні плани (місячні, квартальні, піврічні). Це - детальна конкретизація мети і завдань, які поставлені перспективними та середньостроковими планами.

Реалізація оперативних планів здійснюється через систему бюджетів або фінансових планів, які складаються на рік або короткий строк по кожному підрозділу окремо. Бюджет формується на основі прогнозу збуту, що необхідно для досягнення визначених планом фінансових показників. При його складанні насамперед враховуються показники, що розроблені в перспективних або оперативних планах. Через бюджет здійснюється взаємозв'язок між перспективним, поточним та іншими видами планування. [1, c.245]

Висновки

Щоб спільні зусилля співробітників організації були успішними, вони повинні знати, що від них очікується. Для цього необхідно:

· сформулювати цілі, до яких прагне організація;

· визначити шляхи досягнення встановлених цілей;

· на підставі цього поставити задачі перед підрозділами організації та конкретними виконавцями.

Все це у сукупності і характеризує у широкому розумінні сутність функції планування.

Планування - процес визначення цілей організації та прийняття рішень щодо шляхів їх досягнення.

Зміст процесу планування полягає у пошуку відповідей на три ключових питання:

1. де організація знаходиться у даний момент (теперішній стан)?

2. чого організація прагне досягти (куди вона прямує)?

3. як організації потрапити звідти, де вона є, туди, куди вона прагне?

Мета планування полягає у створенні системи планових документів, які визначають зміст та певний порядок дій для забезпечення тривалого існування організації.

На практиці існує багато критеріїв класифікації планів організації. Найчастіше з них використовують такі [2]:

1. за критерієм широти охоплюваної сфери розрізняють стратегічні й оперативні плани;

2. за критерієм часового горизонту планування плани поділяють на довгострокові й короткострокові;

3. за ступенем конкретизації виділяють завдання й орієнтири.

Стратегічні плани - це плани, які визначають головні цілі організації, стратегію придбання та використання ресурсів для досягнення цих цілей.

Оперативні плани - це плани, у яких стратегія деталізується у розрахованних на короткий термін рішеннях щодо того:

· що конкретно треба зробити,

· хто повинен це зробити,

· як це має бути зроблено.

Короткострокові плани - це плани, які складаються на період до 1 року. Вони, як правило не мають змінюватися.

Довгострокові плани - це плани розраховані на перспективу 3-5 років. Ці плани мають враховувати зміни у зовнішньому середовищі організації та вчасно реагувати на них.

Завдання - це плани, що мають чіткі, однозначні, конкретно визначені цілі. Їх не можна тлумачити двозначно (збільшити виробництво на 3% за рік).

Орієнтири - це плани, що носять характер напрямку дій. Їх використання доцільне за умов невизначеності середовища, великої ймовірності непередбачуваних змін, які вимагають гнучкості управління. Вони визначають курс дій, але не прив'язують управління до жорстких конкретних цілей, тобто вони надають у певних межах свободу для маневру (збільшити обсяги виробництва на 3-4% за рік).

Розділ 2. Цілі та принципи функції стимулювання

Стимулювання - це функція, пов'язана з процесом активації діяльності людей і трудових колективів, забезпечує працівників у підвищенні результатів своєї праці. Ця функція використовується для морального і матеріального заохочення працівників в залежності від якості і кількості витраченої праці. Крім того ця функція забезпечує зацікавленість у досягненні високої ефективності роботи всього підприємства. Припускає створення умов, при яких в результаті активної трудової діяльності працівник буде працювати більш ефективно і більш продуктивно, тобто виконає більший обсяг робіт, ніж було обумовлено заздалегідь. Стимулювання праці створює умови для усвідомлення працівником, що він може працювати більш продуктивно, і виникнення бажання, що народжує, у свою чергу, потребу працювати більш продуктивно. Тобто появи у працівника мотивів до більш ефективної праці та реалізації цього мотиву (мотивів) в процесі праці. Хоча стимули і спонукають людину працювати, але їх одних ще недостатньо для продуктивної праці. Система стимулів і мотивів повинна спиратися на певну базу - нормативний рівень трудової діяльності. Сам факт вступу працівника в трудові відносини припускає, що він за заздалегідь обумовлені винагороди повинен виконувати деяке коло обов'язків. У цій ситуації для стимулювання немає ще місця. Тут сфера контрольованої діяльності і працюють мотиви уникнення, пов'язані зі страхом покарання за невиконання пред'явлених вимог [3].

Таких покарань, пов'язаних з втратою матеріальних благ має бути як мінімум два: часткова виплата винагороди або розрив трудових відносин. Працівник повинен знати, які вимоги до нього пред'являються, яку винагороду він одержить при їх неухильному дотриманні, які санкції підуть у випадку їх порушення.

Дисципліна несе в собі елементи примусу, обмеження свободи дій. Однак межа між контролюванням і стимулюванням умовна і рухома тому, що працівник із сильною мотивацією володіє самодисципліною, звичкою сумлінно виконувати вимоги і ставитися до них як до власних норма. Система стимулювання виростає як би з адміністративно-правових методів управління, але не замінює їх, тому що стимулювання праці ефективно в тому випадку, якщо органи управління вміють домагатися того рівня, за який платять.

Мета стимулювання - не тільки спонукати людину працювати взагалі, а спонукати її краще (більше) того, що обумовлено трудовими відносинами.

По виду потреб, які задовольняють стимули, останні можна розділити на внутрішні і зовнішні. До перших відносять почуття самоповаги, задоволення від досягнення результатів, відчуття змістовності і значущості своєї праці «розкіш людського спілкування», що виникає в процесі виконання роботи та інші. Їх також можна назвати моральними стимулами. Зовнішніми винагородами є ті, що надаються компанією взамін виконаної роботи: заробітна плата, премії, службовий ріст, символи статусу і престижу, похвали і визнання, різноманітні пільги та заохочення. Їх також можна назвати грошовими і матеріально-соціальними стимулами.

Система стимулювання праці [4, с.67]:

1. Матеріальне грошове стимулювання.

Гроші - це найбільш очевидний і найбільш використовуваний спосіб, яким організація може винагородити співробітників.

2. Матеріально-соціальні стимули.

До них відносять:

-Створення необхідних умов високопродуктивної праці. До таких умов відносять: оптимальну організацію робочого місця, відсутність відволікаючих шумів (особливо монотонних), достатню освітленість, темп, режим праці та ін. планування стимулювання управління документування

-можливість відходу від монотонного до цікавішого, творчому, змістовному трудового процесу. Під монотонністю одні розуміють об'єктивну характеристику самого процесу праці.

-стимулювання вільним часом. У результаті нестачі вільного часу багато працівників працюють з відчуттям хронічної втоми, відчувають постійні нервово-емоційні перевантаження.

-поліпшення відносин у колективі.

-просування по службі.

Один з найбільш дієвих стимулів тому, що по-перше, при цьому підвищується оклад, по-друге, розширюється коло повноважень і відповідно працівник стає причетний до прийняття важливих рішень, по-третє, підвищується ступінь відповідальності, що змушує людину працювати ефективніше і не допускати промахи і помилки.

Морально-психологічні стимули.

Ці стимули орієнтовані на мотивацію людини як особистості, а не тільки механізму, покликаного виконувати виробничі функції. На відміну від вищеописаних стимулів моральні є внутрішніми стимулами, тобто безпосередньо ними не можна впливати на людину.

Гуманізація відображає соціальний характер менеджменту та роль людського чинника як об'єкта менеджменту.

Гуманізація стосується етики діяльності, природи і механізмів впливу як однієї із сторін соціальної діяльності людини. За допомогою функції гуманізації формується і розвивається культура фірми, культура управління.

Корпоративність - нова функція менеджменту включає в себе види діяльності щодо формування атмосфери фірми, її соціально-психологічного клімату.

Висновки

Стимулювання - це застосовування по відношенню до людини стимулів, які діють на його зусилля, стоять перед організацією і включають відповідні мотиви.

Співвідношення різних мотивів, які обумовлюють поведінку людей, створюють достатньо стабільну мотиваційну структуру. У кожної людини мотиваційна структура індивідуальна і обумовлена багатьма факторами: рівнем добробуту, соціальним статусом, кваліфікацією, посадою, ціннісними орієнтаціями тощо.

Функція мотивації - це процес спонукання працівників, трудового колективу до активності і підвищення продуктивності праці заради досягнення визначеної мети через стимулювання особистих і колективних інтересів. Тобто суть мотивації в тому, щоб за допомогою стимулів спонукати персонал організації до дій для досягнення поставленої мети, домагатися перетворення завдань організації у власні цілі працівників. Процес спонукання (активізації) містить: формування цілей організації, спрямованих на додаткове задоволення потреб (матеріальних чи духовних) її працівників; визначення сукупності потреб, які потрібно задовольнити, а також активних дій, необхідних для задоволення потреб працівників. Досвід засвідчив, що робітники будь-якої організації працюють ефективно тільки в тому випадку, коли вони знають, за що працюють і які їхні потреби будуть задоволені. Задоволення потреб працівників є нагородою або платою за працю. Додаткове задоволення потреб людини, здатних спонукати її до високоефективної діяльності, є мотивацією.

Сучасні теорії мотивації (А. Маслоу, Д. Мак Клелланда, Ф. Герцбега) роблять основний наголос на потреби людини, їх перелік і структуру. Слід відзначити, що ці потреби такі різноманітні, як і характери людей, причому вони значною мірою залежать від самої людини, її віку, свідомості, знань, психологічних та інших особистих якостей. В ідеалі потреби людини безмежні, тільки можливості обмежені. Всі потреби можна розділити на матеріальні і духовні. Для кожної людини потреба визначається з урахуванням різних чинників.

Теорія Абрахама Маслоу наголошує, що потреби бувають найрізноманітніші але їх можна об'єднати у п'ять основних груп [5, с.57]:

1. Фізіологічні потреби є необхідними для виживання. Це потреби в їжі, воді, притулку, відпочинку і сексуальні потреби.

2. Потреби в безпеці і упевненості в майбутньому включають потреби переконаності в тому, що фізіологічні потреби будуть задоволені в майбутньому. Проявом потреб упевненості в майбутньому є купівля поліса страхування або пошук надійної роботи з хорошою перспективою на пенсію.

3. Соціальні потреби - це поняття, що містить відчуття незалежності від чого або кого-небудь, відчуття, що тебе приймають інші, відчуття соціальної взаємодії, прихильності і підтримки.

4. Потреби у повазі охоплюють потреби у самоповазі чинних досягнень, компетентності, пошані з боку оточуючих, визнанні.

5. Потреби самовираження - потреба в реалізації своїх можливостей і зростанні як особистості.

Основні задачі мотивації [6, с.220]:

-формування у кожного співпрацівника розуміння сутності і значення мотивації;

-навчання персоналу організації психологічним основам внутрішньо організаційного спілкування;

-формування у керівників демократичних підходів до управління персоналом з використанням сучасних методів мотивації.



Розділ 3. Документування змісту управлінських робіт. принципи роботи з документами

Однією із найбільш трудомістких робіт посідає робота з документами. Незважаючи на нововведення в техніці та технологіях, вони не дають сьогодні відчутного зниження трудомісткості документування управлінської праці. На роботу з документами працівники апарату управління витрачають від 30 до 70 відсотків свого робочого часу.

Документування - це процес вивчення обсягу вхідної та підготовки вихідної інформації на основі листів, наказів, розпоряджень тощо. Через суттєві недоліки в технології документування виникають перевантаження працівників (наприклад, коли керівник намагається бути в курсі всіх питань і прагне охопити всю інформацію, його робоче місце стає "вузьким" в інформаційному пошуку).

Які існують шляхи раціоналізації роботи керівника з документами?

Перший напрям - це використання менеджером режиму "фільтрації" документів, які надходять, тобто відбір тих із них, за якими рішення може бути прийняте тільки ним самим. Попередній розподіл вхідної документації адресатом повинен здійснюватися в канцелярії або секретарем керівника відповідно до функцій та видів робіт в апараті управління.

Другий напрям передбачає вдосконалення роботи з вихідними документами. Керівник повинен якомога більше делегувати право підпису документів відповідним виконавцям, звичайно, в межах існуючих законоположень, згідно з раціональним розподілом прав та обов'язків між ними. У цьому випадку досягається подвійний ефект: він вивільнятиме свій час для інших важливих робіт і таким чином підвищуватиме ініціативність підлеглих.

Третій напрям удосконалення роботи з документами - це підвищення швидкості індивідуальної роботи з ними керівника. Для цього він повинен володіти прийомами швидкого (динамічного) читання. Для керівника сучасного виробництва така потреба з'явилася давно.

Діловодство - це діяльність, яка охоплює питання документування та роботи з документами при виконанні управлінських функцій і включає всі види робіт по оформленню, виготовленню документів, опрацювання вхідних та вихідних документів, контролю за їх виконанням.

До діловодства відносять документування процесу управління, документаційне забезпечення, роботу з готовими документами, які створені в даній установі або отримані ззовні.

Діловодство в організації встановлює загальні правила документування управлінської діяльності у структурних підрозділах і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі до архіву.

Ці правила визначають порядок ведення діловодства, його положення поширюються на всю службову документацію, що створюється засобами обчислювальної техніки, при цьому комп'ютерні (автоматизовані) технології опрацювання документальної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів. Також визначається порядок ведення діловодства щодо документів з обмеженим доступом, а також діловодства при розгляді заяв, скарг та пропозицій.

Правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів розробляються згідно з вимогами основних положень Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та нормативних актів і методичних рекомендацій Головного архівного управління щодо організації документального забезпечення.

Загальне керівництво роботою служби документального забезпечення здійснює керівник організації або один із його заступників згідно з розподілом службових обов'язків.

Відповідальність за організацію та ведення діловодства відповідно до вимог Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів, а також методичне керівництво діловодством у структурних підрозділах покладається на канцелярію. Вимоги керівника цієї служби є обов'язковими для всіх працівників управлінського апарату організації.

Відповідальність за дотримання встановлених правил діловодства, його стан в структурних підрозділах, а також за зберігання і використання документів, що перебувають на виконанні, до передачі їх на архівне зберігання, покладається на керівників підрозділів.

Безпосереднє ведення діловодства у відповідних структурних підрозділах здійснюють діловоди (секретарі, інспектори, офіс-менеджери).

При організації діловодства необхідно керуватися принципами:

-оперативності (швидка та чітка робота з документами), сучасне технічне оснащення (використання ПЕОМ, факсів, ксероксів, засобів малої оргтехніки, що полегшують роботу з документами, нумератори, степлери);

-доцільності всіх діловодних операцій (кожний вид роботи з документами має бути необхідним в діяльності підприємства);

-вмілого поєднання документального забезпечення управління з без документальним.

Документування - це процес створення документів.

Документування інформації є обов'язковою умовою віднесення до інформаційних ресурсів. Здійснюється воно в порядку, який визначається органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства та стандартизацію документів.

Документування включає наступні операції: підготовка, складання, узгодження, оформлення та виготовлення документів.

На підприємстві має бути встановлений єдиний порядок (єдині вимоги) до складання документів та роботи з ними. Він може бути закріплений інструкцією по діловодству (документальному забезпеченню управління підприємством) або доведений до співробітників у вигляді спеціальних інструктажів, практичних занять і відповідати критеріям оцінки якості документування систем управління (табл. 3.1) [7, с.52].



Таблиця 3.1- Критерії оцінки якості документування в системах управління

Принцип документування	Документація
	Процес - фіксація, передавання, використання, зберігання документів	Система-комплекс взаємопов'язаних документаційних систем і підсистем
Доцільність	Відсутність можливості використання бездокументаційних каналів зв'язку	Відповідність процедурам реалізації управління і відсутність надлишкової інформації
Достовірність	Достовірність вихідної інформації та відсутність помилок	Об'єктивність відображення фактів, чітка термінологія
Повнота	Достатність інформації для прийняття рішень	Відповідність чинним уніфікованим системам, стандартам
Правомірність	Відповідність чинному законодавству, правильність оформлення	Те саме
Системність	Комплексність раціоналізації документообігу	Поєднання уніфікованих стандартних систем і підсистем в галузевому, функціональному і територіальному розрізах
Технологічність	Пристосованість форм документів для машинної обробки на робочому місці	Пристосованість уніфікованих систем до автоматизованої обробки
Оперативність	Мінімальне пролежування документа	Адаптивність, рухливість документаційних систем і підсистем

Використання стандартів під час документування має на меті забезпечити юридичну силу документів, сприяти їх оперативному виконанню з наступним використанням в довідкових та наукових цілях, створити передумови для автоматизованої обробки інформації, що в них міститься, оперативного її пошуку, скоротити затрати на документування та опрацювання документів.

Враховуючи рекомендації стандартів, можна створити альбом зразків документів, що найчастіше використовуються в практичній діяльності підприємства, які надалі будуть застосовуватися його працівниками.



Таблиця 3.2- Методи контролю за станом документального забезпечення управління

Об'єкт контролю	Методи контролю
Наявність і виконання інструкції з документаційного забезпечення управління	Вибіркова перевірка виконання основних вимог інструкції
Наявність і виконання посадових інструкцій секретарем, діловодом, інспектором з контролю виконання та іншими працівниками діловодства	Вибіркова перевірка виконання основних вимог інструкції. Відсутність конфліктів, зумовлених неправильним розподілом функцій
Наявність і використання бланків, якість оформлення документів	Перевірка оформлення основних видів документів
Оперативність документообігу	Перевірка картотек, журналів і документів з точки зору наявності відмітки про виконання і дотримання термінів проходження документів в апараті управління. Виявлення причин, що затримують проходження документів
Наявність і використання карткової системи реєстрації документів	Перевірка картотеки
Дотримання виконавчої дисципліни	Виявлення динаміки зниження (збільшення) питомої ваги документів, строк виконання яких не витримано, в загальному обсязі виконаних документів, а також причини затримки
Наявність і використання номенклатури справ	Перевірка наявності справ, передбачених номенклатурою, і не врахованих справ, правильності їх ведення
Організація зберігання документів	Перевірка і забезпечення засобів зберігання документів у робочий і неробочий час, наявність відповідальних за це осіб
Обсяг документообігу	Виявлення динаміки зниження (збільшення) кількості опрацьованих документів в апараті управління. З'ясування причин збільшення обсягу документообігу.
Організація роботи з пропозиціями, заявами і скаргами громадян	Перевірка виконання службою документаційного забезпечення відповідних інструкцій, строків виконання, правильності обліку, реєстрації і зберігання документів
Підготовка і передача справ у відомчий архів	Перевірка роботи експертної комісії, протоколів її засідань, дотримання строків списання справ і правил передавання їх у відомчий архів
Нормування праці персоналу, зайнятого документаційним обслуговуванням (секретарі, діловоди та ін.)	Наявність норм часу і перевірка їх виконання.
Підвищення кваліфікації діловодного персоналу	Перевірка періодичності навчання працівників служби документаційного забезпечення в інститутах підвищення кваліфікації, на курсах і семінарах

Робота з документами підприємства складається з таких етапів: приймання, розподіл, контроль виконання, довідкова робота, формування справ, передархівна обробка, використання, зберігання документів.

Ступінь досконалості технологічної схеми роботи з документами визначається оперативністю пересування та виконання документів та ефективністю забезпечення керівництва підприємства документованою інформацією.

Висновки

Управлінська діяльність знаходить своє відображення в документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядчі та інші.

Сукупність документів, що застосовуються у певній сфері діяльності, становить систему документації.

Однією з найпоширеніших є організаційно-розпорядча документація (ОРД), котра застосовується в оформленні управлінських рішень.

Загальна і найбільш характерна властивість усіх документів полягає в тому, що вони є джерелами або носіями інформації. Тому документи широко використовуються у нашій повсякденній діяльності. Як носії інформації, вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства чи установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документи мають ще ряд інших важливих властивостей, що становить цінність для управління. Вони є засобом свідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення. Крім того, документи усе більшою мірою служать матеріалом для обробки та одержання необхідної інформації.



Перелік посилань

1. Осовська Г.В., Осовський О.А. «Основи менеджменту» Навчальний посібник / К.: "Кондор", 2006.- 664 c

2. Теорія менеджменту - конспект лекцій / http://books.efaculty.kiev.ua/men/6/

3. Мескон М.Х. «Основи менеджменту» - М.: "Дело", 1992, 702 с.

4. І.М. Герчикова. «Менеджмент» - М.: ЮНИТИ, 1995, 478 с.

5. Федоренко В.Г. «Основи менеджменту» Підручник. "Алерта" 2007,420 с.

6. Ю.Б. Королев, В.Д. Коротнев, Г.Н. Кочетова и др. «Менеджмент». - М.: Колос С, 2007. - 424с

7. Л.І. Скібіцька «Організація праці менеджера». Навчальний посібник. 2010, с. 99

Размещено на Allbest.ru

...