Организационные мероприятия по улучшению деятельности предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Томский политехнический университет»

Юргинский технологический институт

Факультет экономики и менеджмента

Кафедра экономики и автоматизированных систем управления

Отчет

по ознакомительной практике

2010

Реферат

управление работник должностной обязанность

20 страниц, 6 источников, 1 рисунок

Объектом моего исследования являлось Управление образованием Администрации города Юрги (далее - Управление образованием). Вид деятельности, структура управления, должностные обязанности, организационные мероприятия по улучшению деятельности предприятия.

В процессе работы изучалась деятельность Управления образованием, структурного подразделения Администрации города Юрги.

Местонахождение (юридический адрес) Управления образованием: 652050, Российская Федерация, Кемеровская область, город Юрга, проспект Победы, 13.

Целью работы было изучить деятельность Управления образованием, проанализировать её деятельность, выявить существующие недостатки.

Результаты данного исследования приведены выше.

Содержание

Введение

1. Общая характеристика Управления образованием

2. Организационная структура и структура документооборота предприятия

3. Производственная структура и функции подразделений предприятия

4. Должностные обязанности и внесенные предложения по совершенствованию своего рабочего места

Заключение

Список литературы

Введение

Управленческая деятельность выступает в современных условиях нестабильной внешней среды, как один из важнейших факторов функционирования и развития промышленности фирм. Она совершенствуется в соответствии с объективными требованиями производства и реализации товаров, усложнением хозяйственных связей, повышением роли потребителя и формирования технико-экономических параметров продукции.

Система управления (принципы, методы, функции, организационная структура) создаются объективной необходимостью и закономерностями хозяйствования, созданными с удовлетворением индивидуальных потребностей, обеспечением заинтересованности работников в наивысших конечных результатов при использовании новейших достижений научно-технического прогресса.

Современная экономическая мысль направлена на обеспечение рационального ведения хозяйства в условиях дефицитности ресурсов, необходимости достижения высоких конечных результатов с минимальными затратами, на переход от малоэффективных административных методов регулирования производства к рыночным методам, на ускорение перехода к интенсивному характеру развития производства на основе научно-технического прогресса.

Завоевание прочных позиций предприятия на рынке основывается не только на внедрении современных материалов и передовых технологий производства огромную роль играют быстрота сбора, качественная обработка необходимой информации, выработка и выбор верного решения для действия фирмы на рынке. Для этого необходимо уделить большое внимание на организацию работы в структурах управления предприятия, на работу персонала этих структур.

1. Общая характеристика Управления образованием

Управление образованием Администрации города Юрги (далее - Управление образованием) является структурным подразделением Администрации города Юрга подотчетным в своей деятельности Главе города Юрги и органам исполнительной власти Кемеровской области в пределах их компетенции.

Управление образованием в пределах своей компетенции осуществляет управление деятельностью учреждений, находящихся в его ведении.

Управление образованием в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, федеральными законами «Об общих принципах организации местного самоуправления», «Об образовании», другими федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, нормативно-правовыми актами Министерства образования и науки Российской Федерации, законами Кемеровской области, нормативно-правовыми актами коллегии Администрации Кемеровской области, Уставом муниципального образования «Юргинский городской округ», нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, а также Положением об Управлении образованием.

Управление образованием образуется в структуре Администрации города Юрги для решения вопросов местного значения городского округа по организации предоставления общедоступного и бесплатного начального общего, основного общего, среднего (полного) общего образования по основным общеобразовательным программам, за исключением полномочий по финансовому обеспечению образовательного процесса, отнесённых к полномочиям органов государственной власти субъектов РФ; по организации предоставления дополнительного образования и общедоступного бесплатного дошкольного образования на территории городского округа.

Управление образованием осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими структурами, муниципальными службами, общественными организациями по вопросам образования и воспитания, социальной защиты детей и работников образования, оздоровления детей, летнего отдыха, охраны труда, организации питания и досуга воспитанников, обучающихся, профилактики правонарушений, безнадзорности и беспризорности несовершеннолетних.

2. Организационная структура и структура документооборота предприятия

Организационная структура управления представляет собой внутреннее строение любой производственно-хозяйственной системы, т.е. способ организации элементов в систему, совокупность устойчивых связей и отношений между ними. Структура управления является формой, в рамках которой протекают изменения. Организационные структуры управления являются наиболее консервативными элементами системы управления, т.к. их изменение всегда затрагивает интересы целых коллективов, и существуют определенные требования сохранения устойчивости системы. Вместе с тем, структура управления любого предприятия должна соответствовать требованиям рыночной ситуации, иначе деятельность предприятия может оказаться неэффективной. Таким образом, организационные структуры должны постоянно видоизменяться и совершенствоваться соответственно деятельности компании, рыночным требованиям и мировому техническому прогрессу.

Переход от старой организационной модели, базирующейся на иерархии, к новой горизонтальной предлагает развитие интеграционных процессов, сокращение уровней управления, глобализацию бизнеса. В основе построения и функционирования компаний и их взаимодействия друг с другом будет лежать не узкая функциональная специализация, доказавшая на практике свои недостатки, а интеграционные процессы в управленческой деятельности. Даже традиционные (бюрократические) структуры управления дополняются многочисленными горизонтальными связями на различных уровнях иерархии, образуя т.н. квази-иерархические структуры.

Изменятся не только сами компании, став организациями «без внутренних перегородок», компаниями-сетями, но и традиционные связи и взаимоотношения между компаниями, что повлечет возникновение компаний «без границ», сетей компаний.

Новая корпоративная модель, расширение кооперационных связей между конкурентами, поставщиками и потребителями, прогресс информатики, автоматизация производства и управления на основе широкого применения вычислительной техники и средств телекоммуникаций изменили традиционные представления о границах компании, разрушили их замкнутость и сделали в ряде случаев малоэффективными те из них, которые основывались на структурах, обеспечивающих это качество (иерархических, механистических, бюрократических).

Следовательно, происходит переход к новой научной модели управления, в основе которой лежат интеграционные процессы в компаниях, их объединение с помощью глобальных информационных систем в стратегические альянсы и другие союзы самых разных типов.

Глобализация бизнеса, формирование стратегических альянсов, сетей из компаний, информационные сети позволяют создавать организацию, в которой любая функция и прогресс реализуются на мировом уровне, что невозможно достичь в отдельно взятой компании. В результате достигается и более высокая эффективность производства, возникает обстановка взаимодоверия и взаимоответственности. Партнерство в данном случае менее формально. Компании соединяются вместе для того, чтобы использовать специфические рыночные возможности, которые для отдельно взятых компаний не существуют.

Предполагается, что в XXI веке наибольшее развитие получат новые организационные структуры управления: горизонтальные, сетевые и виртуальные корпорации и компании. Горизонтальные корпорации уже сейчас демонстрируют эффективность своей деятельности. Несмотря на различия организационных моделей, лежащих в основе построения компаний горизонтального типа, можно выделить некоторые общие характеристические признаки:

- постепенное сокращение числа задач, обусловленных внутренними факторами, сдвиг к наиболее полному удовлетворению интересов заказчика. Такая организационная структура горизонтальной корпорации формируется вокруг базовых процессов со специфическими целями в каждом из них (например, прогнозирование рыночного спроса на данный продукт);

- горизонтальная корпорация представляет собой плоскую иерархию, при этом сокращается вертикальное администрирование, сочетаются фрагментарные задачи. Предполагается, что возможен полный отказ от иерархии;

- выявляются и устраняются работы, которые не обеспечивают получение добавленной стоимости;

- происходит минимизация деятельности внутри каждого базового процесса;

- основными единицами горизонтальной корпорации становятся автономные самоуправляемые рабочие группы (команды), каждая из которых имеет определённую цель, осуществляет четкий контроль достижения этих целей. Подобные комплексные бригады способны охватить весь спектр требований заказчиков и самостоятельно решить основные проблемы взаимоотношений с ними, что далеко не всегда осуществимо в рамках обычного однородного подразделения компании;

- используется минимально возможное количество автономных групп (команд) для осуществления соответствующих базовых процессов;

- основным критерием эффективности деятельности компании становиться не её прибыльность или котировка акций компании, а степень удовлетворения потребностей конкретных потребителей.

Специалистами предполагается, что в законченном виде горизонтальная корпорация будет иметь лишь несколько менеджеров высшего звена, в ведении которых будут централизованные функции финансов и управления персоналом. Концепция горизонтального предприятия в наибольшей степени затрагивает деятельность менеджеров среднего звена, обычно координирующих работу отделов и служб. По мере сокращения средних управленческих уровней менеджеры должны выполнять большой объем работ меньшими силами. Такая организационная структура сможет обходиться максимум тремя или четырьмя промежуточными уровнями управления, осуществляющими руководство базовыми процессами. Персонал горизонтальной корпорации будет работать совместно в автономных группах (командах) над решением кардинальных вопросов, например, над созданием новой продукции или развитием сбытовой сети. Главной задачей автономных групп станет наиболее полное удовлетворение потребностей конкретного покупателя.

К основным преимуществами организационных структур горизонтального типа: мобилизация всех ресурсов компании, сокращение нерациональных затрат, возросшая гибкость компании.

Переход к современным методам управления неразрывно связан с сетевыми компаниями, сетевыми организационными структурами. Специалисты в области менеджмента связывают будущее компаний именно с сетевыми структурами, которые используют абсолютно новые принципы менеджмента. Сетевые организации представляют собой либо сети компаний, формирующихся вокруг крупной компании, либо сети компаний, близких по масштабам. Стратегия сетизации сравнима с методами сужения собственной производственной деятельности, когда компания передает какое-то направление (или даже само производство продукции) внешним исполнителям. Сетевая модель одинаково подходит как в качестве модели внутриорганизационного сотрудничества между потенциальными ресурсами, так и между компаниями и группами компаний.

При создании компании-сети предприятие разбивается для более гибкого выполнения производственных программ на самостоятельные в хозяйственном, а иногда и в правовом отношении центры (хозяйственные единицы, отделения, производственные сегменты, центры прибыли). На смену централизованным приходят федеративные структуры.

Имущество и финансирование Управления образованием

Имущество Управления образованием находится в муниципальной собственности и передается Управлению образованием на праве оперативного управления. Имущество Управления образованием формируется за счет источников, предусмотренных действующим законодательством.

Собственник имущества, переданного в оперативное управление, вправе изъять излишнее, не используемое либо используемое не по назначению имущество и распорядиться им по своему усмотрению.

Отношения между Управлением образованием и Комитетом по управлению муниципальным имуществом г. Юрги по поводу имущества, передаваемого Управлению образованием в оперативное управление, регулируются отдельным договором, заключаемым между Комитетом и Управлением образованием.

Управление образованием не вправе продавать принадлежащее ему на праве оперативного управления имущество, сдавать его в аренду, отдавать в залог, вносить в качестве вклада в уставной капитал хозяйственных обществ и товариществ или иным способом распоряжаться этим имуществом без согласия собственника имущества.

Финансирование деятельности Управления образованием осуществляется за счет средств местного бюджета.

Структура документооборота Управления образованием

Управленческая деятельность в любой организации основана на обработке поступающих официальных документов независимо от способов их пересылки (получения) и видов носителей, а также - производстве документной информации и официальных документов, предназначенных как для внутреннего пользования в самой организации, так и для внешнего. Это предполагает наличие технологии обработки. При получении корреспонденции необходимо проверять целостность пакетов и упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Конверты с документами, в том числе и заказные, ценные, вскрываются, при этом проверяется наличие вложенных документов и их приложений. При некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в журнале, присвоении документу регистрационного номера о проставлении его непосредственно на документе. Документы, создаваемые по направлениям деятельности предприятия, регистрируются в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу. Документы, адресованные в адрес структурных подразделений предприятия, после регистрации передаются в эти подразделения. Руководителю предприятия передаются документы правительственных и вышестоящих органов; коллективные письма трудящихся, материалы, содержащие информацию по принципиальным вопросам, исполнение которых требует решение руководства, через начальника отдела. Документы передаются руководству или непосредственно исполнителям в день их поступления. Результаты рассмотрения и указания по исполнению документов руководством предприятия даются в форме резолюций. Резолюции должны отражать ясное, исчерпывающее указание исполнителю о порядке и характере исполнения документов. После рассмотрения документ возвращается секретарю подразделения для перенесения текста резолюции в журнал регистрации, а затем доставляется по назначению. Документы, которые должны исполняться несколькими исполнителями, могут передаваться им в копиях. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Исполнение документа подшивается в дело по номенклатуре. На исполненных документах должна быть отметка об исполнении и направлении его в дело. Для преобразования информации поступающих документов в информацию, направленную на достижение результата, служат специальные технологии. Само понятие «технология» используется в промышленном производстве и определяется как система взаимосвязанных способов обработки материалов и приемов изготовления продукции в производственном процессе.

Распространяя содержание этого понятия на документационное обеспечение управления (ДОУ) и учитывая специфику информационных процессов, на которых оно основывается, определим технологию ДОУ как систему методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения документов и документной информации на основе применения единых методических приемов и правил.

Технологии ДОУ в соответствии с различием информационных процессов делятся на:

технологии обработки поступающих и отправляемых документов;

технологии передачи документной информации конечному пользователю;

технологии введения документов в информационную базу данных организации, исходя из ее внутренней структуры;

технологии обработки документной информации и накопления документов;

технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов. Место технологий ДОУ как неотъемлемой части системы информационного обеспечения без привязки к конкретной организации можно графически определить следующим образом:

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1. ДОУ

3. Производственная структура и функции подразделений предприятия

Структура, численность и штатное расписание Управления образованием формируется в пределах установленного фонда оплаты труда и утверждаются Главой города.

Управление образованием возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности Главой города Юрги.

В структуру Управления образованием входят следующие отделы:

отдел инспектирования и развития образованием;

отдел охраны прав детства.

Функции и компетенции структурных подразделений Управления образованием определяются соответствующими Положениями, принимаемыми на коллегии Управления образованием.

Начальник Управления образованием руководит Управлением образованием на основе единоначалия и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление образованием задач и функций.

Начальник Управления образованием:

- без доверенности представляет интересы Управления образования в отношениях с юридическими и физическими лицами по всем вопросам его деятельности;

осуществляет подбор специалистов в Управление образованием в порядке, установленном законодательством;

руководит деятельностью структурных подразделений, входящих в Управление образованием и руководителей подведомственных ему учреждений;

утверждает положения о структурных подразделениях Управления образованием, другие локальные акты;

издает в пределах компетенции Управления образованием приказы, обязательные для выполнения всеми подведомственными учреждениями;

инициирует приостановление и отмену в установленном порядке приказов и распоряжений руководителей подведомственных учреждений, противоречащие действующему законодательству Российской Федерации, распоряжениям Главы города, другим подзаконным актам;

рассматривает предложения, заявления и жалобы граждан, принимает необходимые меры по устранению нарушений действующего законодательства, ведет прием граждан;

является распорядителем бюджетных средств, предоставляемых Управлению образованием, подписывает сметы расходов и финансовые документы;

распоряжается в установленном порядке имуществом и средствами Управления образованием;

инициирует наложение дисциплинарного взыскания на руководителей подведомственных учреждений в соответствии с Трудовым Кодексом РФ;

организует и проводит в установленном порядке коллегии, совещания, заседания и другие мероприятия по обсуждению вопросов состояния и развития образования в муниципальном образовании «Юргинский городской округ»;

осуществляет иные функции, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации, должностной инструкцией, трудовым договором.

Работники Управления образованием несут ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на них обязанностей, а также за несоблюдение трудовой дисциплины, в соответствии с действующим законодательством.

Обеспечение бухгалтерского учета и отчетности по исполнению бюджета, а также по внебюджетным и иным средствам Управления образованием подведомственными учреждениями осуществляет МУ «Централизованная бухгалтерия Управления образованием Администрации города Юрги».

Для выработки государственной политики в области образования на территории муниципального образования «Юргинский городской округ», разработки научно-обоснованных критериев оценки результатов обучения и воспитания молодежи при Управлении образованием создаются органы для рассмотрения вопросов и подготовки по ним предложений, решений, которые именуются:

Совет директоров

Совет заведующих дошкольными образовательными учреждениями;

Экспертный Совет;

Коллегия Управления образованием.

Функции подразделений управления образованием

Управление образованием осуществляя возложенные на него функции, имеет право:

1) Участвовать в разработке образовательных программ и программ социального развития муниципального образования «Юргинский городской округ», в формировании местного бюджета.

Издавать в пределах своей компетенции в том числе с другими структурными подразделениями Администрации города Юрги, приказы, положения, инструкции, другие нормативные правовые акты обязательные для исполнения подведомственными учреждениями, давать разъяснения по ним; давать распоряжения и указания, обязательные для исполнения указанными учреждениями.

Инициировать приостановление действия приказов руководителей муниципальных образовательных учреждений, противоречащих законодательству Российской Федерации, принимать меры по их отмене.

Вносить предложения об отмене или приостановлении действия на территории муниципального образования «Юргинский городской округ» актов органов местного самоуправления, нормативных документов подразделений, входящих в противоречие с действующим законодательством Российской Федерации.

Ходатайствовать Главе города о создании, реорганизации и ликвидации муниципальных образовательных учреждений.

Осуществлять награждение работников системы образования и участников образовательного процесса муниципального образования «Юргинский городской округ» грамотами, ценными подарками, премиями, выносить благодарность.

В установленном порядке создавать при Управлении образованием в пределах утвержденных лимитов структурные подразделения (службы, отделы), деятельность которых регламентируется соответствующими положениями.

Управление образованием обязано:

Обеспечивать проведение в жизнь государственной политики в сфере образования;

Осуществлять контроль на всех уровнях системы образования муниципального образования «Юргинский городской округ», а именно: осуществлять контроль за:

- выполнением принимаемых решений Управления образованием;

- соблюдением государственных образовательных стандартов и нормативов обеспечения муниципальными образовательными учреждениями;

- исполнением муниципальными образовательными учреждениями законодательства Российской Федерации;

- соблюдением порядка аттестации педагогических кадров в муниципальных образовательных учреждениях;

- деятельностью руководителей муниципальных образовательных учреждений в целях осуществления государственной политики в области образования;

- исполнением муниципальными образовательными учреждениями финансовой дисциплины.

4. Должностные обязанности и внесенные предложения по совершенствованию своего рабочего места

Современным информационным системам организационно-экономического управления присуще широкое внедрение новых информационных технологий, переход к которым стал возможен благодаря появлению на рынке мощных, относительно недорогих и высоконадёжных компьютеров.

Работники различных сфер экономики уже не представляют своей деятельности без использования вычислительной техники. Какой бы деятельностью предприятие не занималось оно должно производить учет и анализ производственно-хозяйственной, а также финансовой деятельности. Учет и анализ - это функции, обеспечивающие сбор, накопление и оценку информации об объекте управления.

Для ведения учета и анализа на предприятии осуществляются некоторые расчеты. Для автоматизации которых удобно и рационально применять вычислительную технику. Получение своевременной и точной информации о прибылях и убытках предприятия, о расчетах с оптовыми покупателями и поставщиками, о реализации продукции, о наличии остатков продукции на складе, благодаря автоматизации учета на предприятии, позволит своевременно осуществлять расчеты с поставщиками, вести четкий контроль над реализацией.

Каждое предприятие имеет свой объект управления и соответственно свою специфику учета и анализа. В деятельности Управления образованием, как и в деятельности любого другого предприятия, присутствует большой объем входящей и исходящей информации, которую необходимо правильно и оперативно обрабатывать. Обработка данных вручную является трудоемкой и занимает много времени. Хранение на бумажных носителях усложняет поиск и анализ данных. Помимо этого, из-за дублирования данных часто возникают ошибки, и результаты учета становятся недостоверными.

Поэтому и встает задача разработки внедрения индивидуальной автоматизированной системы учета и анализа финансово-хозяйственной деятельности.

Заключение

Основной функцией Управления образованием города Юрга является управление деятельностью учреждений, находящихся в его ведении.

Анализ организационной структуры Управления образованием выявил следующие недостатки:

- отсутствие тесных взаимосвязей между всеми отделениями на горизонтальном уровне;

- недостаточно четкая ответственность, так как готовящий решение может и не участвовать в его реализации;

- структура централизованна, поэтому чрезмерно развита система взаимодействия по вертикали.

Таким образом, организационная структура Управления образованием является не гибкой и требует изменений.

Улучшить организационную структуру можно с помощью следующих мер:

- введение новых производственных подразделений;

- реорганизация уже имеющихся отделений;

- более широкое применение оперативного управления (делегированное подчинение), то есть по разным вопросам работники подчиняются разным руководителям.

Анализ организации деятельности недостатков не выявил. Вся деятельность четко распределена по конкретным участкам, возложенные задачи выполняются в срок. Что касается документооборота, то никаких замечаний по этому поводу не имеется.

Список литературы

1. Джеймс П. Вумек, Дэниел Т. Джонс. - М.; Бережливое производство, 2004 г., 165-184 стр.

2. Журнал: Управление компанией, №10 2003 г., стр. 46-52.

3. Ю.П. Петрова. - М.: Документооборот на предприятии, 1999 г., стр. 176-180.

4. Положение об Управлении образованием Администрации города Юрги.

5. Методические указания по оформлению отчета.

6. СТП ТПУ 2.5.01-99.

Размещено на Allbest.ru

...