Приказы по личному составу

Размещено на http://www.allbest.ru/

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией.

Все приказы, издаваемые в организациях, делятся на две основные группы: приказы по основной деятельности и по личному составу. В некоторых организациях выделяется группа приказов по административно-хозяйственным вопросам. К приказам по основной деятельности относятся, например, приказы о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в структуру и штатную численность, об утверждении организационных документов (положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, штатных расписаний и др.) и внесении изменений в них и др. Приказы по личному составу издаются в целях регулирования трудовых отношений между нанимателем и работником в соответствии с действующим трудовым законодательством (о приеме, переводе, увольнении, работников, предоставлении отпусков, командировании, присвоении квалификационных категорий, разрядов и др.).

Приказы по личному составу, в свою очередь, делятся на две подгруппы: приказ унифицированный цифровой

- о приеме, переводе (перемещении), увольнении, поощрении, премировании работников, длительных и зарубежных командировках;

- о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках.

Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для приказов.

Перед текстом приказа пишется заголовок, кратко и точно отражающий содержание и отвечающий на вопрос “о чем?”. Заголовок начинается с предлога “О” (“Об”) и формулируется при помощи отглагольных существительных: например, “О создании комиссии”, “Об организации отдела маркетинга” и т.д..

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и принципы издания приказа. Она начинается со слов “В связи”, “В целях” и т.д.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме и начинается словом “ПРИКАЗЫВАЮ”, которое пишется прописными буквами на отдельной строке от нулевого положения табулятора. Намеченные мероприятия излагаются по пунктам. Каждый пункт начинается с указания конкретного исполнителя, предписываемого действия и срока исполнения. Заканчивается распорядительная часть постоянной формулировкой: “Контроль за исполнением приказа возложить на...” (указывается структурное подразделение или физическое лицо).

Если приказ (или другой распорядительный документ) отменяет, изменяет или дополняет ранее изданный распорядительный документ или какие-либо его положения, последний из них должен содержать в этом случае ссылку на отменяемый документ или конкретные пункты с указанием его даты, номера, заголовка (“Считать утратившим силу приказ о ... от ....№ .....”)

Секретарь после издания приказа организует ознакомление сотрудников с его содержанием. При необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников организации, в распорядительную часть включают пункт: “Приказ довести до сведения всех работников”. Один экземпляр приказа вывешивается на доске объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение. При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителям для работы.

Многие приказы содержат приложения (всевозможные формы, графики и т. п.) Необходимо обратить внимание, что отметки о наличии приложения как отдельного реквизита в приказах по основной деятельности нет. Указание на наличие приложения дается в самом тексте приказа непосредственно или в скобках, без кавычек, например: "согласно приложению", «(см. приложение)», "по прилагаемой форме" - если оно одно; или «(приложение 1)», «(приложение 2» - если их несколько.

На самом документе-приложении в правом верхнем углу первой страницы оформляется реквизит «Гриф приложения», указывающий на связь приложения с основным документом. Например:

Приложение

к приказу директора завода

20.01 2006 № 56

Если приложение к приказу является самостоятельным документом и утверждается этим приказом, то на приложении в правом верхнем углу вместо соответствующего реквизита оформляется «Гриф утверждения». Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ директора завода

20.01.2006 №56

Следует обратить внимание, на то что «Гриф утверждения» и «Гриф приложения», указывающий на связь приложения с основным документом, в приложениях к приказу являются взаимоисключающими, то есть в каждом конкретном случае оформляется только один из этих реквизитов.

Проекты приказов подлежат визированию исполнителями и заинтересованными должностными лицами. Первым визирует проект приказа исполнитель, то есть представитель структурного подразделения, его подготовившего. Проекты приказов в обязательном порядке согласовывают с юридической службой организации. При несогласии визирующих с содержанием приказа или отдельными его положениями заинтересованное лицо визирует проект документа с замечаниями. Замечания оформляются на отдельном листе и прилагаются к проекту приказа. Отказываться от визирования проекта приказа запрещено.

В состав визы входит наименование должности визирующего, его личная подпись, расшифровка подписи и дата, например:

Главный бухгалтер

Подпись Н.И.Тупик

11.08.2006

Согласно СТБ 6.38-2004 визы располагаются на лицевой стороне документа ниже подписи. В приказах Примерной инструкцией по делопроизводству рекомендуется помещать их на обороте последнего листа.

Согласованный проект приказа передаётся на подпись руководителю, от имени которого он издаётся. Право подписи приказа определяется в уставе организации и, как правило, принадлежит руководителю, в его отсутствие - первому заместителю. В случае болезни, отпуска и в других случаях руководитель может делегировать право подписи другому должностному лицу. При этом издаётся соответствующий приказ. В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). В наименование должности включается видовое наименование организации (структурного подразделения). В практике допускаются сокращения типа «АО» - акционерное общество - «Директор АО», «ОАО» - открытое акционерное общество - «Директор ОАО» и т.п.

Подписанный приказ подлежит регистрации. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие. Следует помнить, что дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим. Дата приказа оформляется цифровым способом, например: 20.01.2006. Цифровой способ используется и при оформлении других реквизитов (визы, отметка об исполнении документа и направлении его в дело и др.).

Исполненные приказы формируются в соответствующее дело. При этом на нижнем поле первого листа приказа слева оформляется реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело". Как правило, эта отметка включает слова «В дело», подпись работника, исполнившего документ, и дату.

Приказы по личному составу

В приказах по личному составу композиционные части, констатирующая и распорядительная, располагаются в обратном порядке: вначале указывается распорядительная часть, а затем, в конце текста - основание для издания приказа. Вместе с тем, в некоторых сложных приказах (то есть состоящих из нескольких пунктов) факты, послужившие основанием для издания приказа, могут указываться в начале текста приказа.

Распорядительную часть приказов по личному составу следует начинать словами, точно обозначающими предписываемые действия, например: "ПРИНЯТЬ", "ПЕРЕВЕСТИ", "УВОЛИТЬ", "ПРЕМИРОВАТЬ", "КОМАНДИРОВАТЬ", "ПРЕДОСТАВИТЬ" и т. п.

После распорядительного слова с новой строки с абзаца прописными буквами печатается фамилия работника, на которого распространяется действие приказа, и далее строчными буквами - имя, отчество и остальной текст приказа.

Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) установлены унифицированные формы некоторых видов приказов по личному составу.

Все записи в приказах по личному составу должны формулироваться в строгом соответствии с нормами Трудового кодекса Республики Беларусь.

Одним приказом допускается оформлять одного, двух и более работников. Такой приказ называется сложным. В этом случае текст приказа разбивается на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В заголовке фамилии работников, на которых распространяется действие приказа, не указываются.

В некоторых случаях допускается издавать сложные приказы по личному составу, содержащие несколько предписываемых действий по разным вопросам. Например, может быть издан один приказ о приеме, переводе и увольнении нескольких работников. Такой приказ называется сводным. В сводном приказе указывается не конкретный, а общий заголовок: "По личному составу".

При оформлении каждого приказа по личному составу должно обязательно указываться основание. Например, при приеме на работу основанием являются заявление работника о приеме на работу, трудовой договор (контракт), направление на работу (для отдельных категорий работников, например, молодых специалистов). При оформлении других приказов по личному составу, кроме заявления работника и трудового договора основанием могут являться самые разнообразные документы - соответствующие заявления, докладные записки, представления, документы аттестационной комиссии и др. Каждый пункт приказа может иметь одно или более оснований.

Слово «Основание» печатается от границы левого поля (без абзаца) Само слово "Основание" остается открытым, то есть при переносе текста основания на новую строку ее печатают не от границы левого поля а с позиции первой буквы (цифры) текста основания. После слова «Основание» ставится двоеточие.

Важно удостоверение подлинности приказа. Важнейшим реквизитом, придающим документу юридическую силу, является подпись. Все приказы издаются на основе единоначалия, поэтому имеют одну подпись - руководителя организации или другого лица, имеющего право издания приказов.

Цифровой способ оформления даты применяется в приказах по личному составу не только при указании даты документа, но и в тексте, а также во всех других реквизитах документа (в визах согласования, визах ознакомления и др.).

При регистрации приказов следует помнить, что все группы приказов имеют различные сроки хранения:

- по основной деятельности - «постоянно» (для организаций, не передающих документы на хранение в государственный архив, за исключением негосударственных - 10 лет);

- по личному составу (прием, перевод, увольнение и др.) - 75 лет;

- по личному составу (отпуск, взыскания и др..) - 3 года «после проведения налоговой проверки»;

- по административно-хозяйственной деятельности - 5 лет «после проведения налоговой проверки».

В связи с этим все указанные группы приказов должны регистрироваться отдельно и формироваться в различные дела. В пределах каждой из этих групп в течение делопроизводственного года приказам присваиваются отдельные порядковые номера, начиная с 1.

Во избежание путаницы к порядковым номерам приказов добавляются соответствующие литеры (кроме приказов по основной деятельности). Необходимость добавления буквенных обозначений к порядковым номерам приказов закреплена в Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь. Например:

№ 1 (приказ по основной деятельности);

№ 1-к (приказ по личному составу 75-летнего срока хранения);

№ 1-л (приказ по личному составу 3-летнего срока хранения);

№ 1-ад (приказ по административно-хозяйственной деятельности).

Проекты приказов до подписания подлежат внутреннему согласованию (визированию). Лица, которые должны завизировать документ, определяются на основании организационных документов (устава, положения об организации, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, инструкций по делопроизводству и т. п.).

В состав визы входит наименование должности визирующего, его личная подпись, расшифровка подписи и дата, например:

Главный бухгалтер

Подпись А.С. Петренко

27.03.2006

С приказами по личному составу необходимо знакомить работников, которых они непосредственно касаются (виза ознакомления). Виза ознакомления состоит из слов «С приказом ознакомлен(а, ы)» (если с приказом знакомится два и более работника, то после этих слов ставится двоеточие), личной подписи работника (в одну строку) и ниже - даты ознакомления.

Согласно СТБ 6.38-2004 визы располагаются на лицевой стороне документа ниже подписи. В приказах Примерной инструкцией по делопроизводству рекомендуется помещать их на обороте последнего листа.

Размещено на Allbest.ru