Делопроизводство, его законодательное и нормативно-методическое регулирование

Общие правила оформления документов. Система организационно-правовой, распорядительной, справочно-информационной и справочно-аналитической документации. Организация работы с документами. суть унификации и стандартизации документов. Виды докладных записок.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид контрольная работа
Язык русский
Дата добавления 11.12.2014
Размер файла 27,2 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА и ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

СИБИРСКИЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ - ФИЛИАЛ РАНХиГС

ЦЕНТР ПЕРЕПОДГОТОВКИ СПЕЦИАЛИСТОВ

Основы делопроизводства

Письменное контрольное задание

для студентов дистанционного обучения

Студент: Карамова Анна Валерьевна

Группа: 13444

Дата: 11.12.2014г.

Преподаватель: Марченко И.В.

Новосибирск 2014г.

Протокол

проверки письменного контрольного задания

ФИО обучающегося ______________________

Учебная группа ____________

Учебная дисциплина __________________________

Показатели оценки

Критерии оценки

Полностью соответствует требованиям

Частично соответствует требованиям

Не соответствует требованиям

Комментарии

Оформление титульного листа

Оформление текста работы

Соответствие требуемому объему

Соответствие теме, вопросам задания

Полнота выполнения задания (заданий)

Правильность использования основных терминов и понятий

РЕЗУЛЬТАТ

ФИО преподавателя ____________

Дата проверки _____________

Оглавление

Тема 1. Делопроизводство, его законодательное и нормативно-методическое регулирование

Тема 2. Общие правила оформления документов

Тема 3. Система организационно-правовой документации

Тема 4. Система распорядительной документации

Тема 5. Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации

Тема 6. Организация работы с документами

Список использованной литературы:

Тема 1. Делопроизводство, его законодательное и нормативно-методическое регулирование

Вопрос № 4. В чем суть унификации и стандартизации документов?

Ответ:

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации.

Разработка системы осуществляется соответствующими министерствами и ведомствами. По мере необходимости в них могут вноситься изменения и дополнения.

Организация и управление характеризуются большим разнообразием документов, которые необходимо унифицировать. Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению Савенкова Т.М. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс для дистанционного обучения. - Новосибирск: СибАГС, 2002.

Основная цель унификации управленческой документации заключается в установлении единообразия в составе и формах управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация - это форма юридического закрепления результатов унификации Петрова Г. В. Правовое и документационное обеспечение профессиональной деятельности: Учебник. - М.: Академия, 2012.

Основная цель унификации и стандартизации - создание таких систем документации, применение которых будет экономически эффективно, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда, повысит общую культуру управления. Унификация и стандартизация документов - основные направления совершенствования документации, ведущие к снижению затрат на управленческие документы Делопроизводство в системе государственной службы. - М.: РАГС, 2001.

Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются:

- термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией;

- организационные структуры организаций, учреждений, предприятий;

- классификаторы управленческих функций;

- управленческая документация.

Тема 2. Общие правила оформления документов

Вопрос № 2. Оформление отметки о наличии приложения

Ответ:

Часть документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте. Отметка о наличии приложения - реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющий основной документ Кабашов С. Ю. Организация общего и специального делопроизводства в органах местного самоуправления Учеб. пособие. М.: ИНФРА, 2013.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на … л. в … экз.

Если приложения в тексте не названы, их наименования указываются в отметке о приложениях.

Приложение:

1. Положение об Управлении Федерального казначейства по Новосибирской области на 15 л. в 1 экз.

2. Состав комиссии по урегулированию конфликта интересов Управления Федерального казначейства по Новосибирской области на 1 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений их нумеруют. Под слово «Приложение» ничего не пишут, номера помещаются друг под другом Савенкова Т.М. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс для дистанционного обучения. - Новосибирск: СибАГС, 2002.

Слово «Приложение» пишется с заглавной буквы прямо от поля всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие.

Между названиями приложений делается 1,5-2 межстрочных интервала, а если название приложения занимает несколько строк, то оно печатается через один межстрочный интервал.

Если при направлении документа в несколько адресов приложение отправляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются Савенкова Т.М. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс для дистанционного обучения. - Новосибирск: СибАГС, 2002.

Приложение: на 2 л. в 1 экз., в первый адрес.

Если приложения к документу сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Приложение: Техническое задание на разработку системы «Электронная канцелярия» в 2 экз.

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа документа отметку по форме:

Приложение

к распоряжению мэра г. Новосибирска

от 14.12.2014 № 725

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ № 2» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к распоряжению мэра г. Новосибирска

от 14.12.2014 № 725

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Комиссии по трудовым спорам от 12.07.2014 № 347 и приложение к нему, всего на 3 л. в 2 экз.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, дату, отметку о согласовании и др.) Савенкова Т.М. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс для дистанционного обучения. - Новосибирск: СибАГС, 2002.

Если к сопроводительному письму прилагается большое количество приложений, то на отдельном листе составляют опись приложений в произвольной форме Никифоров А. В. Судебные документы. Все основные виды исков и других судебных документов. Комментарии ко всем формам документов - 2-e изд. - М.: РИОР, Инфра-М, 2012.

Тема 3. Система организационно-правовой документации

Вопрос № 2. Основные разделы положения о структурном подразделении

Ответ:

Организации, состоящие из нескольких структурных подразделений, обязаны разработать Положение о структурном подразделении, в котором определены задачи, функции, права и обязанности подразделения. Структура текста Положения о подразделениях выработана практикой и нормативно нигде не закреплена Савенкова Т.М. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс для дистанционного обучения. - Новосибирск: СибАГС, 2002. Положения включают следующие разделы:

1.Общие положения (полное и официальное наименование подразделения и степень его самостоятельности; дата, номер и наименование правового акта, на основании которого действует подразделение; нормативно-правовая и законодательная база; кем возглавляется и кому подчиняется подразделение; порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения; кем утверждается структура и штаты подразделения; наличие у подразделения печати).

2.Цель и основные задачи (перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления деятельности подразделения).

3.Функции (указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач; функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения).

4.Права и обязанности (устанавливает какие действия, имеет право осуществлять подразделение в лице руководителя в целях выполнения возложенных на него функций).

5.Ответственность (устанавливаются критерии оценки работы подразделения и мера персональной ответственности руководителя за невыполнение или некачественное выполнение управленческих функций).

6.Взаимоотношения (регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; взаимодействие с другими подразделениями и организациями; рассмотрение разногласий).

При составлении Положения о подразделениях важно правильно распределить информацию по разделам документа и проследить, чтобы все функции, выполняемые подразделением, были обусловлены поставленными задачами, а права позволяли обеспечить реализацию всех функций Катков В. Новые требования к положениям о подразделениях и должностным инструкциям // Управление персоналом. - 1999.- № 1.. После согласования с юристом и с другими должностными лицами Положение утверждается руководителем организации.

Типовые Положения о подразделениях также часто комплектуют разделами «Руководство (управление) и «Организация работы», а также иными разделами, согласно специфике организации.

В Управлении Федерального казначейства, например, действует следующая типовая структура для Положения о подразделении:

1. Общие положения.

2. Задачи.

3. Структура и организация деятельности.

4. Функции.

5. Полномочия.

6. Ответственность Электронный ресурс http://novosibirsk.roskazna.ru/page/8137.

Тема 4. Система распорядительной документации

Вопрос № 2. Перечислите реквизиты распоряжения

Ответ:

Распоряжение - правовой акт, издаваемый по вопросам информационно-методического и оперативного характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов данной организации или вышестоящих органов Савенкова Т.М. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс для дистанционного обучения. - Новосибирск: СибАГС, 2002.

Распоряжение не носит нормативного характера, содержит индивидуальные предписания, рассчитанные на однократное применение и адресованные чаще всего конкретному лицу Документоведение и делопроизводство: метод. пособие / сост. Л.И. Евдокимова. - Новосибирск : СибАГС, 2006.

Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами распоряжения являются:

1.Наименование министерства или ведомства.

2.Эмблема и наименование организации (с указанием организационно-правовой формы).

3.Название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ).

4.Дата.

5.Индекс (номер)-представляет собой валовой порядковый номер распоряжения в пределах календарного года.

6.Место составления или издания.

7.Заголовок к тексту.

8.Текст, в отличие от приказа, состоит только из распорядительной части.

9.Подпись.

10.Визы согласования документа.

11.Отметка об исполнителе Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. - М., 2001.

Тема 5. Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации

Вопрос № 3. Виды докладных записок. Реквизиты внутренней докладной записки

документ оформление стандартизация правовой

Ответ:

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя Савенкова Т.М. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс для дистанционного обучения. - Новосибирск: СибАГС, 2002.

Докладные записки бывают внутренними и внешними.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации Кирсанова М.В., Анодина Н.Н., Аксенов Ю.М. Деловая переписка: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, Новосибирск, 2001.

Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя.

Реквизиты внутренней докладной записки (на общем бланке):

- наименование структурного подразделения - автора;

- название вида документа;

- дата;

- индекс (в случае необходимости);

- заголовок к тексту;

- адресат;

- текст;

- подпись Савенкова Т.М. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс для дистанционного обучения. - Новосибирск: СибАГС, 2002.

Тема 6. Организация работы с документами

Вопрос № 1. Назначение и виды номенклатуры дел

Ответ:

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке Савенкова Т.М. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс для дистанционного обучения. - Новосибирск: СибАГС, 2002.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Главным назначением номенклатуры дел является систематизация документов, позволяющая распределять документы после их исполнения в дела и определяющая систему хранения документов в учреждении. Каждое дело включает в себя документы одного срока хранения, таким образом, номенклатура дел позволяет первоначально проводить экспертизу ценности документов. Индексация дел, закрепленная номенклатурой дел, используется при регистрации документов. Номенклатура дел может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. Номенклатуру дел используют вместо описи при сдаче дел со сроками хранения до 10 лет. Составляя описи для дел постоянного и долговременного срока хранения, также используют номенклатуру дел. Изучая структуру организации, номенклатуру дел используют как справочный материал. Для составления и оформления номенклатуры дел пользуются нормативно-методической документацией. Архивные учреждения разработали методические пособия по составлению номенклатуры дел. Различают три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и конкретная (номенклатура дел организации) Кабашов С. Ю. Организация общего и специального делопроизводства в органах местного самоуправления Учеб. пособие. М.: ИНФРА, 2013.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями.

Номенклатура дел организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений. При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел.

Предприятие должно иметь сводную номенклатуру дел, которая состоит из индивидуальных номенклатур каждой структурной единицы (отдела, службы, ответственных исполнителей, общественных организаций предприятия) Документоведение и делопроизводство: метод. пособие / сост. Л.И. Евдокимова. - Новосибирск : СибАГС, 2006.

Номенклатура ежегодно утверждается руководителем предприятия и согласуется с архивной службой в установленном порядке. Ведение делопроизводства на предприятии без номенклатуры дел недопустимо.

Список использованной литературы

1. Документоведение и делопроизводство: метод. пособие / сост. Л.И. Евдокимова. - Новосибирск : СибАГС, 2006.

2. Савенкова Т.М. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс для дистанционного обучения. - Новосибирск: СибАГС, 2002

3. Кабашов С. Ю. Организация общего и специального делопроизводства в органах местного самоуправления Учеб. пособие. М.: ИНФРА-М, 2013

4. Кирсанова М.В., Анодина Н.Н., Аксенов Ю.М. Деловая переписка: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, Новосибирск, 2001

5. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. - М., 2001

6. Катков В. Новые требования к положениям о подразделениях и должностным инструкциям // Управление персоналом. - 1999.- № 1.

7. Никифоров А. В. Судебные документы. Все основные виды исков и других судебных документов. Комментарии ко всем формам документов - 2-e изд. - М.: РИОР, ИНФРА-М, 2012

8. Петрова Г. В. Правовое и документационное обеспечение профессиональной деятельности: Учебник. - М.: Академия, 2012

9. Делопроизводство в системе государственной службы. - М.: РАГС, 2001

10. Электронный ресурс http://novosibirsk.roskazna.ru/page/8137

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

  • Изучение общих требований к организационно-распорядительной документации. Принципы унификации и стандартизации управленческих документов. Правила оформления реквизитов организационно-правовой, распорядительной и информационно-справочной документации.

    реферат [41,2 K], добавлен 17.05.2011

  • Законодательное и нормативное регулирование делопроизводства. Порядок составления документов и требования к их оформлению. Организационно-распорядительные документы и система документации по личному составу. Организация работы и хранение документов.

    методичка [1,9 M], добавлен 26.01.2009

  • Общие требования к организационно-распорядительной документации. Унификация и стандартизация управленческой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Реквизиты организационно-распорядительных документов.

    дипломная работа [179,7 K], добавлен 10.02.2009

  • Анализ локальных нормативных правовых документов больницы. Правила составления и оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Порядок оформления кадровой документации. Организация работы с внутренними документами.

    дипломная работа [550,1 K], добавлен 16.10.2013

  • Состав организационно-распорядительных документов. Документирование и организацию работы с официальными документами. Правила оформления распорядительных документов. Основные виды распорядительных документов, примеры оформления постановления, приказа.

    курсовая работа [37,9 K], добавлен 29.10.2014

  • Положение о службе делопроизводства, согласование, подписание и утверждение документа. Понятие документооборота и его основные этапы, прием и первичная обработка документов. Контроль за исполнением документов и информационно-справочная работа.

    анализ книги [663,9 K], добавлен 04.08.2010

  • Перечень и характеристика документов личного дела. Анализ правил оформления реквизитов в письме иностранному корреспонденту. Подготовка организационно-распорядительных и справочно-информационных документов. Составление должностной инструкции экономиста.

    контрольная работа [70,4 K], добавлен 15.01.2015

  • Классификация информационно-справочных документов, их роль в процессе управления. Особенности составления и оформления документов срочного характера: факс, телеграмма, телефонограмма. Виды докладных и объяснительных записок, правила их составления.

    контрольная работа [38,8 K], добавлен 18.08.2009

  • Система распорядительной документации организации и ее подготовка. Документооборот, его основные этапы, бланки документов. Совершенствование системы унификации организационно-распорядительной документации в организации на примере ООО "Универсал-Сервис".

    курсовая работа [64,1 K], добавлен 16.11.2014

  • Изучение особенностей законодательного регулирования делопроизводства. Обзор правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, к их содержанию и структуре.

    реферат [22,5 K], добавлен 08.10.2010

  • Правила оформления коммерческих контрактов. Виды обязательств, оформляющиеся посредством договора, нормы оформления. Признаки группировки документов в дела. Разработка номенклатуры дел как один из основных вопросов организации работы с документами.

    контрольная работа [18,1 K], добавлен 30.03.2009

  • Составление и оформление справочно-аналитических документов. Порядок движения документов: расчет документоооброта, блок-схема работы с входящими и исходящими документами. Положение о подразделении фирмы. Должностная инструкционная карта экономиста.

    контрольная работа [31,5 K], добавлен 25.02.2014

  • Существующая практика работы с документами и ведение делопроизводства в различных учреждениях государственных и негосударственных форм собственности. Основные требования к оформлению управленческой и организационно-распорядительной документации.

    учебное пособие [1,5 M], добавлен 20.12.2010

  • Организационная структура и функции Администрации г. Новочебоксарска, ее нормативно-правовой статус. Технология организации работы с документами. Прием, обработка, регистрация, контроль исполнения. Система организационной и распорядительной документации.

    дипломная работа [195,6 K], добавлен 19.11.2011

  • Свойства, общие и специальные функции документов. Анализ организационно-распорядительной документации ООО "Атек". Цель и значение классификации документов предприятия, их распределение по группам на основе содержания, формы составления и других признаков.

    курсовая работа [31,6 K], добавлен 24.01.2012

  • Общие требования к составлению и оформлению документов, их реквизиты. Группы организационно-распорядительной документации. Основные виды служебных писем, порядок их составления и оформления. Порядок предархивной подготовки дел, их описание и хранение.

    контрольная работа [1,1 M], добавлен 06.03.2015

  • Образцы составления студенческих, распорядительных, справочно-информационных документов, приказов по личному составу и деловых писем. Обзор методических рекомендаций по использованию документов в архивах государственных органов и иных организаций.

    контрольная работа [40,5 K], добавлен 20.08.2015

  • Централизация операций по приему документов. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Обработка исходящих документов.

    контрольная работа [442,2 K], добавлен 22.08.2013

  • Общие понятия о распорядительных документах. Основные требования к ведению распорядительных документов. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов в Западно-сибирском управлении Ростехнадзора (постановление, приказ, распоряжение).

    контрольная работа [43,3 K], добавлен 21.10.2010

  • Характеристика унификации и стандартизации управленческих документов. Понятие стандартизации, характеристика объектов стандартизации. Международный и отечественный опыт в изучаемой области. Унификация документов - приведение их к единой системе, форме.

    курсовая работа [46,9 K], добавлен 13.01.2011

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.