Характеристика документопотоков организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

«Характеристика документопотоков организации»

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТОПОТОКОВ

1.1 ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТОПОТОК

1.2 ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТОПОТОК

1.3 ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТОПОТОК

2. ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ

2.1 ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

2.2 ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ

2.3 ОБРАБОТКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

3. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

В организациях, учреждения, на предприятиях вся документация обычно разделяется на три документопотока:

1) Входящие (поступающие) документы;

2) Исходящие (отправляемые) документы;

3) Внутренние документы.

В совокупности все эти потоки составляют документооборот. Определение понятия документооборота в делопроизводственной сфере стандартизировано и рассматривается как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или составления». Соответственно, «объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период».

Документопотоки различают по направлению и отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки - это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям. Документопоток является составляющим документооборота в организации, поэтому от того, насколько рационально построен порядок работы с входящей, исходящей и внутренней документацией, зависит эффективность документооборота в организации в целом.

Объектом в курсовой работе является основной документопоток в организации.

Предметом выступает порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами.

Цель курсовой работы - изучить организацию работы с входящими, исходящими и внутренними документами, выявить особенности обработки входящих, исходящих и внутренних документов, их регистрация.

Задачи курсовой работы:

· Рассмотреть основные этапы работы с входящими, исходящими и внутренними документами;

· Изучить требования к оформлению входящих, исходящих и внутренних документов.

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия, а вопросы делопроизводства регулируются многими нормативными актами.

Источниками в работе выступили следующие законодательные и нормативные акты:

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2013 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие с 01.07.2013 года. Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2013 года № 65-ст устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов требования к бланкам документов; и др.

В ходе работы над курсовой были исследованы труды известных авторов в области делопроизводства. Вот некоторые из них:

А.Н.Белов, А.А.Белова Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие. - М.: Изд-во Эксмо. В книге обобщены и проанализированы вопросы теории и практики современного делопроизводства и нормативного регулирования корреспонденции. Изложены требования к составлению и оформлению всех видов внутренних документов и ведению внешней деловой переписки. Книга содержит всю необходимую информацию для правильной и рациональной организации работы персонала управления организацией.

М.И.Басаков приказ и деловое письмо (требование к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2013), где приводятся подробные примеры составления и оформления документов и излагаются необходимые сведения о порядке разработки и оформления важнейших управленческих документов в соответствии с положениями нового ГОСТ Р 6.30 - 2013.

Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка источников и литературы и приложений.

Первая глава работы рассматривает особенности основных документопотоков.

Вторая глава исследует операции по обработке входящих, исходящих и внутренних документов.

Третья глава посвящена регистрации документов.

документооборот управленческий корреспонденция нормативный

1. ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТОПОТОКОВ

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Эти документопотоки различны по составу, количеству и движению. Следовательно, работа с каждым документопотоком имеет свои особенности.

Для каждого из документопотоков в организации разрабатывают маршрут прохождения и составляют схему работы. Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации документооборота, приведенной в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа.

Организации, осуществляющие свою деятельность на территории Российской Федерации, независимо от их организационно-правовой формы, формы собственности получают, обрабатывают, использую, хранят официальные документы, то есть документы, созданные юридическим или физическим лицом, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

1.1 ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТОПОТОК

Входящий документопоток любой организации складывается из:

· Документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видимому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

· Документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;

· Документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждений к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (актов взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.):

· Обращений граждан - предложений, заявлений, жалоб.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно - небольшая часть попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, - получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение и регистрационные формы данных о получаемом документе до его рассмотрения руководством и и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, т.е. на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

1.2 ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТОПОТОК

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за её пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и её информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению. Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

1.3 ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТОПОТОК

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также её структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности - положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. функцию оперативного регулирования деятельности учреждения выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо неё должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.

Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документопотоков. Причем в этом потоке движения распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентирующих маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

2. ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ

2.1 ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Работа с документами состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка.

Независимо от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизовано. В структуре службы делопроизводства крупных организаций для этого предусматривают создание специализированного участка - экспедиции, как одного из структурных подразделений службы. В канцеляриях и общих отделах организации (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.

Доставка документов происходит почтой, телеграфом, курьерами. В современных условиях наряду с этими способами доставки поступление документов осуществляется через компьютерные сети, электронную почту, факсимильную связь. Значительная часть документов поступает путем передачи их командированными сотрудниками других учреждений.

Задача службы делопроизводства - организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение.

В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки поступивших документов. Они сводятся к следующему:

1. Проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.

2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложений об этом сообщают отправителю.

3. При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению.

4. Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкладывая их к документу) только в тех случаях, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет подписи «лично», а документ носит личный характер.

5. Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передаются адресату. Однако в некоторых организациях количество таких документов может быть весьма значительным. В таком случае экспедиционная обработка поступивших документов предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер проставляются на пакетах.

6. Экспедиция ведет учет всех поступивших документов - на документе проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.

7. При первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки - адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.

В небольших организациях вся поступающая документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можно разработать классификатор видов документов и вопросов деятельности с указанием исполнителей, которые курируют определенный вопросы.

Процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда документы забирают секретари структурных подразделений. В небольших организациях секретари используют папки-регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельными структурным подразделением или исполнителем.

Большая часть организаций и учреждений обладает помимо почты и другими каналами информации. Например, значительное количество документов, содержащих, как правило, оперативную информацию, поступает в организации по факсимильным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних организаций, происходит передача «из рук в руки». Все эти способы доставки могут создать мощные документопотоки, содержащие необходимую для деятельности организации информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В противном случае эти документы «выпадают» из поля зрения службы делопроизводства и не включаются в информационную систему организации, оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые затем передаются в службу делопроизводства, должен проводиться в службах связи.

2.2 ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ

Согласно рекомендациям Основных положений ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями (из экспедиции в канцелярию, из канцелярии в структурные подразделения и т.д.) осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных лиц, которые отвечают в них за работу с документами. Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных формах.

В крупных фирмах, учреждениях, на промышленных предприятиях, там где структурные подразделения расположены на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь для доставки поступивших документов. Курьеры совершают два-три обхода здания (территории) по заранее разработанным маршрутам в установленные часы, забирая документы и доставляя поступившие документы.

Самый нерациональный способ доставки документов - выполнение этой работы специалистами аппарата управления, так как расходуется их рабочее время, дорожает доставка и соответственно весь аппарат управления.

Таким образом, организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.

2.3 ОБРАБОТКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Обработка и отправки исходящих документов, также как и прием и обработка входящих, проводится централизовано или секретарем и состоит из следующих этапов:

· Составление чернового документа;

· Подготовка проекта документов;

· Его согласование (визирование);

· Удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати, даты подписания, регистрационного индекса);

· Отправка документа адресату;

· Подшивка копии-отпуска в дело.

Начиная подготовку исходящего документа, исполнитель проводит сбор и обработку необходимой информации, затем составляет черновой документ. После необходимых консультаций и доработки черновика исполнитель оформляет проект документа, визирует и доводит до сведения всех заинтересованных лиц, которые его тоже визируют.

При необходимости внешнего согласования на проекте документа оформляется «Гриф согласования».

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, первая страница документа оформляется на бланке, последующие и копия-отпуск - на стандартных листах бумаги.

Подготовительный и оформленный установленной форме проект документа вместе со всеми материалами, послужившими для его составления, передается на подпись руководству.

После подписания двух экземпляров проставляется дата подписания, после чего документ регистрируют по установленной форме и отправляют адресату. К документу, рассылаемому более чем в четыре адресата, исполнитель готовит список на рассылку. На каждом документе проставляется только один адресат.

Первый экземпляр исходящего документа передается в экспедицию (в небольших организациях секретарю) для отправки.

Получив документ к отправке, проверяют его оформление: наличие заголовка, подписи, даты, правильности адресования, наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений. Если документ оформлен не правильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки. Документы, переданные для отправки, должны быть отправлены в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. На заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства составляют опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки. Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке

Второй экземпляр отправленного документа подшивается в дело.

3. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Главное назначение регистрации - придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда - обеспечение оперативного решения управленческих задач.

Регистрация документов - это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства - в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это возможно сделать, только владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все виды документов, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые в нем, т.е. документы должны быть зарегистрированы.

Регистрация определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующий факт его создания, отправления или получения». Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Регистрация - один из начальных этапов работы с полученными документами, следующий сразу за их первичной обработкой, и предпоследний для его отправляемых - после регистрации исходящие документы вкладываются в конверты или отправляются по другим каналам связи.

Так как количество документов, поступающих и создаваемых в процессе управленческой деятельности, всегда велико, регистрация является одним из наиболее трудоемких процессов делопроизводства. Но именно хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет весь дальнейший процесс работы с документами. И поэтому рационализация делопроизводства чаще всего начинается с пересмотра системы регистрации документов.

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Сам процесс регистрации - это снятие (перенос) с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за сроком исполнения и информационно-справочной работы по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разрабатываемый службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует обновлять. К нерегистрируемым документам обычно относят: все рекламные письма; поздравительные письма и телеграммы; приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с пометкой «лично»; копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; информационные материалы. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. У входящих документов он не совпадает (существенно меньше его) с учетным порядковым номером, проставленном в отметке о поступлении документа в организацию

Документы должны регистрироваться один раз. Однократность регистрации - одно из основных правил рациональной постановки делопроизводства. В крупном учреждении регистрацию документов централизованно ведет группа регистрации документов в канцелярии. В небольшом учреждении (фирме) все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждениях, имеющих отделы, регистрация документов, в первую очередь внутренних, может проводиться децентрализовано по группам в тех отделах, где они создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Принимаются и регистрируются документы, как поступающие в организацию по почте и через курьерские службы, так и получаемые по факс, электронной почте.

Поэтому факс, принимающий документы, поступающие на имя организации, целесообразно устанавливать рядом с рабочим местом сотрудника, регистрирующего поступающую корреспонденцию.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами. Регистрационные формы хранятся в организации, подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата.

Из входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

· дата получения;

· входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;

· дата документа;

· регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-отправителем;

· автор (корреспондент) - тот, чей это документ;

· заголовок (о чем документ);

· резолюция;

· срок исполнения;

· исполнитель (кто с ним работает);

· ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);

· номер дела (куда документ помещен после исполнения).

Регистрационную форму на документ заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем регистрационная форма дозаполняется - в нее вносятся эти сведения.

При четком взаимодействии с руководителем (если руководитель каждое утро просматривает полученную корреспонденцию) можно сначала дать документы ему на просмотр, а уже затем, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму. Такие сведения, как ход исполнения документа и номер дела, в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.

При регистрации отдельных видов документов, например внутренних, обращений граждан и исходящих документов, сведения вписываемые в регистрационную форму, частично изменяются и дополняются. При регистрации внутренних документов нет даты получения, а есть только дата регистрации, совпадающая с днем подписания. У внутреннего документа, в отличие от входящего, имеется один регистрационный номер. При регистрации обращений граждан записывается их адрес. Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.

При регистрации исходящих документов, как правило, самостоятельно регистрировать следует только инициативные документы, составленные в данной организации. Индекс инициативного исходящего документа (письма, заключения, отчета и т.д.) строится так же, как и индекс входящего документа, то есть состоит из:

· индекса отдела, где подготовлен документ;

· номер дела по номенклатуре, куда будет подшита копия исходящего документа;

· порядковый номер документа по журналу регистрации или по картотеке.

Регистрация исходящих ответных документов отличается от регистрации инициативных документов. Факт отправки ответного документа фиксируется в РКК соответствующего входящего документа, на который дан ответ.

Первая часть регистрационного номера ответного документа должна быть такой же, как первая часть регистрационного номера входящего документа, на который дается ответ. К первой части добавляется порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива исходящих документов.

Регистрационный индекс документа состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа.

Индекс документа включает условное обозначение подразделения и номер дела по номенклатуре. К этому может быть добавлен ещё и порядковый номер документа. В индексе может быть указано место составления и хранения документа. При этом порядковые номера присваивают отдельно поступающим и отправленным документам, которые возрастают в течении года.

Для всех индексов используются только арабские цифры.

Расположение составных частей индексов должно быть неизменным. Например, условное обозначение бухгалтерии 03, порядковый номер дела по номенклатуре 18, 281-индивидуальный порядковый номер документа. В этом случае индекс будет такой: 03-18/281

Индексы предложений, заявлений и жалоб граждан могут быть также дополнены первой буквой фамилии автора документа. Индексация постановлений, распоряжений, приказов и других распорядительных документов производится раздельно по каждому виду. Индексом служит регистрационный номер документа по всей группе.

Для регистрации всех входящих, исходящих и внутренних документов единая регистрационная карточка.

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных карточек во всех структурных подразделениях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.

В организациях с объемом документооборота до 500-600 единиц в год для регистрации можно использовать журналы. (см. приложение 1)

Журналы включают следующие реквизиты:

· индекс (номер) документа;

· дата документа;

· дата поступления;

· автор документа;

· адресант;

· количество листов документа;

· резолюция;

· исполнитель;

· подпись исполнителя;

· срок исполнения;

· отметка об исполнении;

· номер дело (папки);

· имя файла;

· примечание.

При регистрации писем на карточках регистрации подлежи, как правило, только запрос, составленный в данной организации или присланный из другого ведомства.

Данные в ответном документе фиксируются в порядке дополнения к регистрационным записям на соответствующий инициативный документ. Графы карточки заполняются так же, как графы журнала.

Бланки регистрационной карточки изготавливаются типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 иА6. для визуального различия карточек разрешается изготовлять их из бумаги разного цвета либо с цветными сигнальными полосами.

Регистрационная карточка заполняется машинописным или рукописным способом. Преимущество карточек заключается в том, что их можно располагать в любом порядке,; в отличие от журналов их можно заполнять на машинке. Кроме того, заполнять карточки могут сразу несколько человек, в то время как работать с журналом может только один.

Из числа отрицательных факторов можно назвать два: в отличие от журнала карточку сравнительно легко потерять или поставить не на то место.

Календарная шкала карточки используется для контроля за сроками исполнения документа. На ней отмечается дата исполнения документа. На карточку формата А6 наносятся только нечетные числа, поэтому срок исполнения документа следует ставить днем раньше, если он приходить на четное число.

В графе «Корреспондент» указывают название организации, откуда поступил или куда направлен документ. При регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан пишутся их фамилия, инициалы, место работы или адрес. При поступлении коллективного письма указываются данные первого лица и делается приписка «и другие». Можно указать и число лиц, подписавших документ.

В графе «Дата поступления и индекс документа» отмечаются дата поступления документа и индекс, который ему присвоен в организации, в которую он поступил. При этом дата поступления документа одновременно является и датой регистрации.

В графе «Дата и индекс документа» проставляется дата документа и индекс, присвоенный документу организацией - автором документа.

В графе «Краткое содержание» указывается вид документа, его заголовок или краткое содержание. При регистрации исходящих и внутренних документов обязательно указывают должность, фамилию и инициалы лица, подписавшего документ.

В графе «Резолюция или кому направлен документ» запись переносится на карточку без изменения с указанием автора и даты.

Запись об исполнении документа должна отражать решение вопроса по существу с указанием даты и индекса ответного документа. Если не требуется ответа в письменной форме, то делается краткая запись о том, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе.

Например: «В беседе по телефону (05.02.2006) тов. Никитину И.Б. разъяснено, что налог с него за январь 2006г. удержан правильно с учетом премии за ноябрь прошлого года. Зам. главного бухгалтера Перепелкина В.В.». В графе «Контрольные отметки» фиксируются отметки о контроле за сроками исполнения, которые содержат дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. Эта графа может быть использована для записи, отражающей движение документа.

В необходимых случаях разрешается введение дополнительных реквизитов, например, «Количество листов», «Расписка в получении документа» и др. Разрешается также разделение сложных реквизитов на два простых, например, «Дата» и «Индекс документа».

Расположение реквизитов произвольное.

Основу справочного аппарата к служебным документам составляет справочная картотека, в которой регистрационные карточки систематизированы по определенной схеме. Справочный аппарат в делопроизводстве должен отвечать требованиям полного и разностороннего раскрытия состава и содержания документов, обеспечивать их оперативный поиск и контроль за исполнением. Справочная картотека организации состоит из двух частей: неисполненные и исполненные документы. Первая часть предназначается для поиска документа в процессе исполнения по исполнителям, корреспондентам или срокам исполнения. Вторая часть картотеки предусматривает использование её для поиска исполненных документов по определенному вопросу.

При этом разделами первой части картотеки являются названия корреспондентов, или структурных подразделений, или исполнителей. Разделы и рубрики второй части картотеки должны соответствовать разделам и рубрикам классификатора вопросов и участков деятельности организации. Если же классификатором служит номенклатура дел, то разделами картотеки являются названия структурных подразделений, а рубриками - заголовки дел и их индексы по номенклатуре. По мере исполнения карточки из разделов первой части с соответствующими отметками перемещаются в соответствующий раздел и рубрику второй части картотеки. Справочные картотеки могут быть как в канцелярии организации, так и в каждом структурном подразделении. Картотеку на заявления, предложения и жалобы граждан можно вести отдельно от основной картотеки. В такой картотеке карточки целесообразно располагать по алфавиту фамилий заявителей. В случае необходимости алфавитная картотека может быть поделена по административно-территориальным единицам, а внутри - по алфавиту фамилий заявителей.

При регистрации внутренних документов заполняются следующие поля регистрационной карточки:

· порядковый (регистрационный) номер внутреннего документа;

· вид документа. Каждый вид документа - приказы, распоряжения, служебные записки - нумеруется самостоятельно. Порядковый номер переносится на документ с регистрационной карточки. К номеру приказа по личному составу добавляются буквы «лс» - личный состав, к номеру распоряжения - буквы «рп» - распоряжение;

· дата документа;

· количество листов документа;

· количество листов приложений;

· краткое содержание документа;

· подразделение, ответственное за исполнение документа;

· исполнитель (фамилия, инициалы);

· срок исполнения («Контрольная дата»);

· отметка об исполнении;

· ход исполнения;

· связанные документы. Если исполнение документа связано с подготовкой других документов (ответных писем, договоров, справок, докладных записок и т.д.), устанавливается связь с регистрационными карточками связных документов;

· в поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ.

В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы (в том числе и исходящие), требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. регистрируются как документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц. На базе регистрационных данных строят учет документов, поиск и контроль исполнения.

Введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Итак, движение информации во времени и пространстве предполагает наличие источника и приемника, между которыми возникает информационное напряжение. В результате появляется информационный (документный) поток - совокупность перемещающейся в пространстве и времени документированной информации.

Документопотоки являются отражением социально-политических, культурных, производственно-технических, управленческих процессов в обществе и предназначены для реализации соответствующих конкретных задач.

Решающим при оценке и организации документопотоков являются их структура, режим и направление движения. Внешние по отношению к организации или другой управленческой структуре потоки документов сливаются в единый поток в пункте их экспедиционной обработке и регистрации, затем вновь распадаются, расходясь по исполнителям. По функционально-целевому назначению это в основном информационные документы о состоянии объектов управления, плановая, распорядительная, финансовая документация. Безусловно, состав входящей документации значительно разнообразнее, её точный состав зависит от специфики деятельности конкретной управленческой структуры.

Постоянный документопоток можно считать упорядоченным, если в системе управления определен состав и объем составляющих его документов и содержащих в них сведений, установлены рациональные схемы их движения. На государственном и отраслевом уровне задачи упорядочения документопотоков решаются путем разработки и внедрения общероссийских и отраслевых унифицированных систем документации (УСД), установления рациональной периодичности или сроков предоставления документов постоянным корреспондентам, зафиксированным в системах управления. Наиболее эффективными методами совершенствования потоков документов в настоящее время общепризнанны: построение информационных моделей создание государственных, локальных систем и цепочек унифицированных документов, унификация текстов документов, создание эффективных информационно-поисковых систем, регламентирование документообразования и прохождения документов, введение компьютерных технологий обработки информации.

Особенность анализа документопотока - включение в исследование не только самих процессов обработки документов, но и предшествующих им этапов формирования содержания проектов документов и придание этим проектам юридической силы документов.

И в заключении хочется ещё раз подчеркнуть, какое важное значение имеет соблюдение государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-2013 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов»

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. ГОСТ Р 51141-13 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов

2. ГОСТ Р 6.30-2013 Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2013

3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Федеральной службы России от 27.11.2000 № 68)

4. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. - М.:Росархив, ВНИИДАД, 2013

5. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие. - М.: Изд-во Эксмо, С. 624

6. Кузнецов С.Л. Применение современных технологий в работе с документами.// Секретарское дело. №1 (3), С.48

7. Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения.// Секретарское дело. № 4(2), с. 58-65

8. Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие/ М.: АСТ: Восток-Запад, 427 с.

9. Организация работы с документами: Учебник/Под ред. проф. В.А.Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, С.592

ПРИЛОЖЕНИЕ

Журнал регистрации входящих документов

Дата поступления и индекс документа	Корреспондент, дата и индекс поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция или кому направлен документ	Отметка об исполнении	Примечание
1	2	3	4	5	6

Журнал регистрации исходящих и внутренних документов

Дата и индекс документа	Корреспондент	Краткое содержание	Отметка об исполнении	№ дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Размещено на Allbest.ru

...