Информационно-поисковая система по документам
Традиционные (ручные) и автоматизированные информационно-поисковые системы на основе регистрационно-контрольной картотеки (РКК) в организациях. Признаки систематизации документов в РКК. Отдельные, кодификационные картотеки. Учет объема документооборота.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | реферат |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 18.12.2014 |
| Размер файла | 12,5 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Министерство образования и науки Российской Федерации
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ОРЕНБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
РЕФЕРАТ
По теме «Информационно - поисковая система по документам»
По дисциплине «Документоведение»
Отделение «Автоматизация информационных и технологических процессов»
ОГУ200402.65.8008.026 Р
Руководитель: А.В.Бажанова
Выполнила:
Студентка группы ДОК-13
Л.В.Гусева
В организациях создаются традиционные (ручные) и автоматизированные информационно-поисковые системы (далее - ИПС). ИПС строятся на основе РКК, которые объединяются в картотеки и базы (банки) регистрационных данных;
При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКК, которые могут объединяться в справочные и контрольные картотеки; автоматизированный картотека систематизация документооборот
Справочные картотеки делятся на две части: неисполненные и исполненные документы, РКК в которых систематизируются по следующим признакам:
· предметно-вопросному или тематическому (в соответствии с содержанием документов или сферой деятельности, к которой относятся документы);
· по номенклатуре дел (в соответствии с названиями дел по номенклатуре дел или их индексами);
· корреспондентскому (по наименованиям или условным обозначениям организаций, с которыми ведется переписка);
· по исполнителям (по структурным подразделениям);
· алфавитному (в алфавитном порядке фамилий, наименований объектов или предметов);
· географическому (по наименованиям административно-территориальных единиц);
· номинальному (по названию видов или разновидностей документов);
· регистрационному (по порядку возрастания регистрационных номеров документов).
Выбор поискового признака определяется в зависимости от видов документов и характера информационных запросов.
Первая часть картотеки служит для поиска сведений о документах в процессе их исполнения. Вторая часть картотеки служит для поиска исполненных документов.
По мере исполнения документов РКК с необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй;
В зависимости от объема документооборота,системы регистрации и контроля исполнения документов, задач поиска может вестись единая справочная ИПС или несколько самостоятельных. Отдельные картотеки (базы данных) формируются на входящие документы, инициативные исходящие документы, обращения граждан. При большом количестве нормативных правовых актов и распорядительных документов, используемых в деятельности организации, на них могут создаваться отдельные кодификационные картотеки (базы данных).
Перечень наименований баз данных аналогичен перечню наименований картотек.
Учет объема документооборота:
· объем документооборота - количество документов, полученных (входящие) и созданных (внутренние, исходящие) организацией за определенный период времени;
· подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.
За единицу учета принимается один экземпляр документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Каждый документ учитывается один раз. Приложения к документу учитываются вместе с ним как один документ.
Отдельно учитываются полученные и созданные организацией документы, обращения граждан.
Размноженные экземпляры (копии) учитываются отдельно по журналам работ в машинописном и копировально-множительном бюро и (или) по спискам рассылки.
В организации может проводиться полный и выборочный учет объема документооборота (по всей организации, по структурным подразделениям, по группам документов и т.д.).
Учет и анализ объема документооборота в организации осуществляются под руководством службы ДОУ;
Результаты учета объема документооборота обобщаются службой ДОУ и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами;
Сведения об объеме документооборота используются для установления структуры и штатной численности службы ДОУ, выбора технологии работы с документами и средств автоматизации делопроизводства, определения степени загруженности службы ДОУ и отдельных работников.
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Разновидности и функции информационно-справочных документов кадровой документации. Современные требования к составлению и оформлению информационно-справочных документов. Анализ требований к оформлению служебной записки и протокола в ООО "Фулгранд".
курсовая работа [388,5 K], добавлен 12.05.2019Работа с входящими, исходящими и внутренними документами. Составление организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Передача документов на исполнение, контроль исполнительской дисциплины. Система электронного документооборота.
отчет по практике [37,0 K], добавлен 11.08.2015Принципы организации документооборота. Движение входящих, исходящих и внутренних документов, их регистрация и регистрационные формы. Информационно-справочная работа. Контроль исполнения документов. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну.
реферат [33,6 K], добавлен 11.12.2010Варианты расположения реквизитов заголовочной части: угловой и продольный. Общее понятие о бланках документов. Основные принципы организации документооборота. Схема прохождения документов, документопотоков, их значение. Учет объема документооборота.
контрольная работа [25,8 K], добавлен 09.03.2016Описание технологических процессов обработки документной информации. Исследование правил и форм регистрации документов. Контроль за исполнением документов. Информационно-справочная работа. Специализированные программы автоматизации документооборота.
контрольная работа [29,8 K], добавлен 25.06.2014Классификация информационно-справочных документов, их роль в процессе управления. Особенности составления и оформления документов срочного характера: факс, телеграмма, телефонограмма. Виды докладных и объяснительных записок, правила их составления.
контрольная работа [38,8 K], добавлен 18.08.2009Положение о службе делопроизводства, согласование, подписание и утверждение документа. Понятие документооборота и его основные этапы, прием и первичная обработка документов. Контроль за исполнением документов и информационно-справочная работа.
анализ книги [663,9 K], добавлен 04.08.2010Теоретические основы документооборота и делопроизводства организации. Разработка основных управленческих документов автотранспортной организации. Требования к оформлению документов. Информационно-справочные, распорядительные и организационные документы.
курсовая работа [125,1 K], добавлен 05.10.2014Виды информационно-справочных документов. Письмо как один из способов обмена информацией, история его происхождения. Современные требования к составлению и оформлению документа на примере служебного письма, его различные классификационные признаки.
курсовая работа [60,7 K], добавлен 11.02.2014Система информационно-аналитической деятельности туристской фирмы: основные направления, виды и формы. Проект по организации информационно-аналитического обеспечения деятельности туристской фирмы "САМ". Прогноз, диагностика и коррекция деятельности.
дипломная работа [2,0 M], добавлен 16.12.2012Понятие учета документов в государственном (муниципальном) архиве. Учет и обеспечение сохранности документов архивного фонда Российской Федерации. Система учетных документов архива, их целевое назначение. Общие требования к учетным документам архива.
контрольная работа [34,4 K], добавлен 29.03.2012Виды информационно-справочных документов, используемых как для передачи информации от одного адресата к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений. Современные требования к оформлению. Письмо как один из способов обмена информацией.
курсовая работа [75,9 K], добавлен 16.12.2015Состав информационно-справочной документации, её примеры. Положение об организации: определение, правила оформления и основные требования к содержанию. Автобиография: определение и назначение. Виды документов от граждан, работа с обращениями от них.
контрольная работа [36,7 K], добавлен 17.06.2012Характеристика информационно-измерительной системы. Основные виды понятий интеграции: пространственная, временная, организационная и программная. Автоматизированные системы управления научными исследованиями, проектированием и технологическими процессами.
курсовая работа [40,5 K], добавлен 27.02.2012Проблемы информационно-технического обеспечения системы управления персоналом, методы его анализа, отечественный и зарубежный опыт. Анализ и совершенствование информационно-технического обеспечения системы управления персоналом на ГНПРКЦ "ЦСКБ-Прогресс".
дипломная работа [128,7 K], добавлен 08.12.2010Анализ современных систем автоматизации делопроизводства в организации и электронного документооборота, особенности их классификации. Проблемы автоматизации электронного документооборота. Преимущества внедрения системы электронного документооборота.
курсовая работа [758,9 K], добавлен 15.01.2013Основные направления деятельности управляющей компании, организационные документы предприятия. Организация документооборота: прием, отправка и регистрация документов, контроль исполнения. Классификация и систематизации документов, формирование дел.
отчет по практике [22,4 K], добавлен 16.12.2015Принципы деятельности информационно-консультационной службы. Страхование деятельности информационно-консультационной службы. Должностные обязанности экономиста по финансовой работе и сбыту готовой продукции. Оказание помощи сельским товаропроизводителям.
контрольная работа [26,2 K], добавлен 17.11.2012Формирование представления о содержании и уровне профессиональной подготовленности экономиста – менеджера. Основы библиографии и библиотековедения, библиотечные информационные и информационно – поисковые системы. Роль менеджера в управлении организацией.
отчет по практике [174,7 K], добавлен 12.01.2009Теоретические основы и методы анализа информационно-технического обеспечения координации персонала. Оценка действующей системы менеджмента на предприятии. Социально-экономическая эффективность информационного снабжения системы управления персоналом.
дипломная работа [369,2 K], добавлен 08.12.2010
