Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство ПО образованиЮ и наукЕ российской федерации

Владивостокский государственный университет

экономики и сервиса

институт ЗАОЧНОГО И ДИСТАНЦИОННОГО ОБУЧЕНИЯ

Кафедра ГОСУДАРСТВЕННОГО И муниципального уПРАВАвления

РЕФЕРАТ

по дисциплине «Разработка управленческого решения»

Анализ современных тенденций использования средств оргтехники (пейджеры, сотовая связь, факсы, ксероксы и др.) для повышения эффективности УР

Владивосток 2011



Содержание

Введение

1. Теоретические основы офисной организационной техники

2. Анализ современных тенденций использования средств оргтехники для повышения эффективности управленческих решений

Заключение

Список использованных источников



Введение

Коренные преобразования в экономической среде, переход от административно-командных к экономическим методам управления, развитие предпринимательской деятельности и рыночных структур, а также необходимость быстрого принятия решений привели к существенным изменениям в потоках информации, организационных формах и методах обработки и представления данных. Большинство пользователей отказались от услуг, предоставляемых крупными вычислительными центрами. С появлением персональных компьютеров, удобной и компактной оргтехники их услуги оказались невостребованными в силу ряда причин, в том числе организационных, технических и экономических.

Еще в середине прошлого века основными средствами информационной и информационно-ресурсной поддержки менеджмента (тогда это называлось организационным управлением) являлись весьма "неинтеллектуальные" инструменты: справочники, бюро, калькуляторы (а то и счеты), пишущие машинки, рабочие журналы и т.п. Появление программируемых калькуляторов, органайзеров и наконец компьютеров резко повысило эффективность организационно-управленческой деятельности. В настоящее время качественный менеджмент не возможен без применения компьютерных технологий. Являясь по своей сути информационными эти технологии применяются в менеджменте в первую очередь как средства информационно-ресурсной поддержки анализа ситуации и принятия управленческих решений.

Документационное обеспечение управленческого труда реализуется путем делопроизводственного обслуживания деятельности аппарата управления. Осуществление документационных процессов связано с созданием, хранением, передачей и использованием больших массивов документированной информации. Сокращение трудозатрат, связанных с этими процессами, и повышение качества работы с документной информацией достигаются различными путями. Наиболее эффективный путь - это внедрение в практику делопроизводственной деятельности офиса технических средств, информационных технологий, в том числе и средств организационной техники. При этом необходимо иметь в виду, что применение технических средств при работе с документированной информацией приводит к возникновению новых, более качественных данных, зафиксированных в той или иной форме, максимально подготовленных для последующего использования в ходе реализации управленческих процедур офисной деятельности.

Применение технических средств должно быть направлено на то, чтобы обработанная документная информация обладала свойствами полноты, достоверности, максимально отвечала запросам ее пользователей в части формы представления, оперативности, качества и пр. Средства оргтехники должны максимально механизировать или автоматизировать (в зависимости от типа технических средств) практически все процедуры технологического процесса обработки документов в офисе. Обработка документной информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе: централизованной, децентрализованной, смешанной. Последняя из указанных является наиболее предпочтительной, в силу большей гибкости, при реализации процедур обработки документов. управленческий труд офисный оргтехника

Средства механизации и автоматизации управленческого труда называются средствами организационной техники (оргтехники). К этим средствам относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

Актуальность данной темы подтверждается тем, что с развитием информационного общества во все сферы деятельности человека внедряются все более новые технологии. С каждым годом документооборот в организациях увеличивается и необходимы технические средства для упрощения обработки, хранения, составления документации, в свою очередь слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.

Объектом исследования выступают средства оргтехники.

Предметом исследования в данной работе является анализ современных тенденций использования средств оргтехники для повышения эффективности управленческих решений.

Целью данной работы является изучение современных тенденций использования средств оргтехники для повышения эффективности управленческих решений.

Исходя из цели, задачи исследования определены следующим образом:

1. Рассмотреть теоретические основы офисной организационной техники;

2. Произвести анализ современных тенденций использования средств оргтехники для повышения эффективности управленческих решений.

Структура работы состоит из введения, двух глав, заключения и списка используемой литературы.



1. Теоретические основы офисной организационной техники

На сегодняшний день материальной базой для внедрения новых управленческих технологий является современный офис. Современная концепция офисной деятельности сформировалась относительно недавно - к началу 80-х гг. ХХ в. До этого речь шла только о конторской деятельности, а ее оптимизация связывалась с механизацией, а затем и автоматизацией ряда вспомогательных, большей частью рутинных управленческих операций (в первую очередь делопроизводственных).

Бурное развитие техники, программного обеспечения, средств коммуникации привело к изменению основного содержания офисной деятельности. В настоящее время в ее основу положено широкое использование компьютерных информационных технологий и современных технических средств. Богатейший опыт высокоразвитых стран и российский опыт последних лет наглядно свидетельствуют: офисная деятельность (т.е. управленческая деятельность, основанная на использовании современных технологий, оснащенная современными средствами оргтехники) способствует повышению производительности управленческого труда, качества принимаемых решений, улучшению управляемости и прогнозируемости бизнеса. Наличие у фирмы современного офиса является наглядным подтверждением ее респектабельности и надежности.

В нашей стране развитие офисной деятельности и ее теоретическое осмысление связано со становлением новых социально-экономических отношений. За последние годы в России образовалось множество новых фирм, больших и малых, ориентированных на работу в условиях рынка. Перед ними стоят проблемы обустройства своего офиса. Созданием современных офисов озаботились также государственные организации и предприятия.

Под оргтехникой понимают технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи. [1, С. 35]

Классификация технических средств по признаку функциональности была предложена в начале 1970-х гг. ВНИИоргтехники. В Общесоюзный классификатор промышленной и сельскохозяйственной продукции (ОКП) был включен подкласс "Средства механизации и автоматизации управленческого и инженерно-технического труда". Подкласс включал следующие группы технических средств:

- Средства составления текстовых документов.

- Средства копирования и оперативного размножения документов.

- Средства обработки документов.

- Средства поиска, хранения и транспортирования документов.

- Мебель и оборудование, специализированные для служебных помещений.

- Средства сигнализации и информации конторские. [2, С. 113]

В 1975 г. коллективом специалистов под руководством Л.Н. Качалиной на основе классификации ВНИИоргтруда была предложена уточненная классификация, предполагающая деление средств оргтехники на 7 классов:

- Средства составления текстовой документации: пишущие машины различных классов, пишущие и наборно-пишущие автоматы, печатающие устройства автоматизированных систем управления, диктофонная техника, средства письма (различные по конструкции ручки, карандаши) и др.

- Средства размножения и копирования документов: разнообразные по форматам, габаритам, степени автоматизации и назначению машины и аппараты (светокопировальные, электрофотографические, термокопировальные, офсетной, трафаретной и гектографической печати и др.).

- Средства обработки документов: оборудование и устройства фальцевальные, листоподборочные, режущие и окантовывающие, сшивающие и склеивающие, средства для нанесения защитных и декоративных покрытий на документы, номенклатурно-адресовальные, штемпельные устройства, бумагоуничтожающие машины и др.

- Средства хранения, поиска и транспортировки документов: хранилища различной емкости, назначения и степени механизации и автоматизации, боксы, шкафы, картотечное оборудование, средства микрофильмирования и поисковые системы, транспортирующие устройства и оборудование - электрическое, пневматическое, электромагнитное, контейнерное.

- Средства для чертежных работ и счетных операций.

- Средства сигнализации информации: поисково-вызывные устройства, табло, стенды.

- Мебель и оборудование для служебных помещений. [3, С. 95]

На принципах классификации ВНИИоргтехники основана и классификация, предложенная Г.И. Кошелевым. Он выделяет самостоятельную группу средств изготовления кинофотодокументов, вводит средства микрофильмирования самостоятельной подгруппой в группу средств копирования и оперативного размножения документов.

С конца 1980-х до середины 1990-х гг. в литературе преобладала классификация, предполагающая деление средств оргтехники на пять классов:

- Средства составления и изготовления документов.

- Средства копирования и оперативного тиражирования документов.

- Средства обработки документов.

- Средства хранения, транспортирования и поиска документов.

- Современные средства связи.

Приведенная классификация не в полной мере отражала многообразие технических средств управления: например, в ней не упоминались средства выполнения вычислительных операций, прежде всего персональные компьютеры, которые получали все более широкое распространение. Все вышеуказанные классификации основаны на принципе функциональности, который можно считать традиционным. [4, С. 70-71]

В настоящее время номенклатура технических средств управления претерпевает существенные изменения. На российском рынке появляется разнообразная офисная техника ведущих мировых фирм-производителей. Повышается скорость и качество работы, расширяются функции и сервисные возможности офисных аппаратов. Появились принципиально новые, экологически безопасные технологии, позволяющие использовать современные технические средства непосредственно в офисе, на рабочих местах сотрудников. Появляются мощные интегрированные системы, сочетающие различные технологии. Технические средства оснащаются процессорами, памятью. Появляется возможность их подключения к персональным компьютерам или включение в корпоративные вычислительные сети в качестве отдельных терминалов.

В связи с расширением и усложнением номенклатуры технических средств пользователи испытывают определенные затруднения при выборе технических средств и конкретных моделей офисных аппаратов для определенных управленческих, в первую очередь делопроизводственных процессов. Появляется необходимость теоретического осмысления возможностей современных офисных технологий, наиболее эффективного использования технических средств. Вместе с тем баланс между теоретическими исследованиями и практическими методическими разработками смещается в пользу методических пособий. В последнее десятилетие появляются различного рода издания - руководства, справочники, адресованные управленческому персоналу. Они содержат разделы, посвященные современным офисным технологиям и техническим средствам. [5, С. 135]

В конце 1990-х гг. коллективом сотрудников кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Российского гуманитарного университета предложена новая, более полная классификация технических средств, в основе которой также заложен функциональный принцип. Предложенная классификация предполагает деление средств организационной техники на девять классов:

- Носители информации: носители информации на бумажной основе несветочувствительные; носители для репрографических процессов (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т.д.).

- Средства составления и изготовления документов: ручные пишущие средства; пишущие машины; диктофонная техника; принтеры, графопостроители; специализированные программные продукты для персональных компьютеров.

- Средства репрографии и оперативной полиграфии: средства фотокопирования; средства диазокопирования; средства электрофотографического копирования; средства термографического копирования; машины электронно-искрового копирования; средства микрографии; средства ризографического копирования (дупликаторы); машины для гектографической (спиртовой) печати; машины для трафаретной (ротаторной) печати; оборудование для оперативной офсетной печати.

- Средства обработки документов: фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины (фольдеры); машины и устройства листоподборочные и сортировальные; скрепляющее и склеивающее оборудование; конвертовскрывающие и резательные машины; машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы и лакокрасочные станки; адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины; машины для уничтожения документов (шредер); агрегатированные линии для обработки корреспонденции.

- Средства хранения, поиска и транспортирования документов: первичные средства хранения (папки, коробки и т.п.); вторичные средства хранения документов (шкафы, стеллажи и т.п.); картотеки и картотечное оборудование; тележки для транспортирования документов; лифтовое оборудование; транспортеры и конвейеры; пневматическая почта; оборудование для хранения носителей информации,

- Средства электросвязи: средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи; средства и системы телеграфной связи; средства и системы факсимильной передачи информации; электронная почта.

- Банковская оргтехника: машины для счета купюр; детекторы валют; машины для упаковки банкнот; банкоматы.

- Другие средства оргтехники: сканеры; компьютерные аксессуары.

- Офисная мебель и оборудование: мебель служебных помещений специализированная; оборудование служебных помещений специализированное; оборудование и приборы для исследования условий труда. [6, С. 42]

Предложенная классификация не отрицает ранее существовавших, а уточняет и конкретизирует их с учетом современных тенденций развития офисных технологий и состояния отечественного рынка офисной техники. Вместе с тем приведенная классификация вызывает ряд вопросов. С учетом деления офиса на три составляющих, представляется неправомерным внесение в классификацию технических средств текстовых и табличных процессоров и электронной почты, поскольку они являются программными продуктами и относятся к программному обеспечению. Ряд включенных в классификацию технических средств (средства термографического копирования, машины электронно-искрового копирования, машины для гектографической и трафаретной печати) в офисной деятельности сегодня практически не используется, поскольку они не обеспечивают необходимого качества, сложны в эксплуатации, небезопасны для персонала, вследствие чего не могут использоваться непосредственно на рабочих местах сотрудников. Не вполне понятно, почему класс средств связи органичен только средствами электросвязи, поскольку сегодня в системах административно-управленческой связи в той или иной мере используются все современные средства связи, включая спутниковую и радиопоисковую. В приведенной классификации отсутствует такой важный компонент офисной техники, как персональные компьютеры, упомянуты лишь компьютерные аксессуары в восьмом классе. Классификация не свободна и от терминологических неточностей. Термин средства ризографического копирования (дупликаторы) не вполне правомерен, поскольку аппараты электронно-трафаретной печати (ризографы, дупликаторы) изготавливают тираж с промежуточной печатной формы (рабочей матрицы) и, следовательно, относятся к средствам оперативной полиграфии.

Таким образом, на сегодняшний день не существует единой, признаваемой всеми специалистами, полностью отвечающей требованиям практики научной классификации технических средств управления.

Параллельно существуют системы классификации программных продуктов, в основе которых лежат различные принципы систематизации, имеющие серьезные терминологические расхождения.

Программное обеспечение можно в основном подразделить на две группы в соответствии с двумя составляющими делопроизводства:

- Программные продукты для автоматизации документирования - т.е. автоматизация процессов составления, оформления и изготовления документов.

- Программные продукты для автоматизации процессов работы с документами и содержащейся в них информацией.

Сегодня для создания документов используют исключительно текстовые и табличные редакторы (процессоры) ведущих фирм-производителей.

По принципу реализации офисные программные продукты можно подразделить на однопользовательские и сетевые. Однопользовательские программные продукты реализуются на отдельном персональном компьютере. Сетевые системы реализуются в корпоративных вычислительных сетях. Конечно, современные системы автоматизации делопроизводства и управления могут реализоваться только в вычислительных сетях. Но к системам автоматизации процессов работы с документами, кроме сетевых офисных систем, следует отнести и некоторые однопользовательские программные продукты. Эти программы установлены на отдельном компьютере, в однопользовательском режиме и предназначены для использования различными категориями управленческого персонала (например, персональные информационные системы).

Офисная организационная техника (оргтехника) - технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

Оргтехника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.

Множество различных договоров, юридических бумаг, служебных инструкций, бухгалтерских бланков, рекламных проспектов и афиш, технических заданий и технической документации, не говоря уже о визитках, этикетках и т.д. и т.п. Море бумаг различного назначения. Именно бумаг.

Хотя идея безбумажного делопроизводства родилась уже лет 20 назад и захватила умы многих специалистов по информатике, деловой мир еще и сегодня насыщенной именно бумажной информацией. По оценке экспертов, сотрудники деловых фирм теряют до 15% документации и тратят до 30% рабочего времени на поиски нужного документа.

В связи с вышесказанным правомерен вывод: актуальность традиционной, ориентированной на "бумажную информатику" техники остается весьма высокой.

Организационной техникой (оргтехникой) называются технические средства, применяемые для управленческой деятельности и автоматизации делопроизводства.

Оргтехника призвана повысить эффективность и производительность труда управленческого персонала. Часто этот неологизм звучит в сочетании со словом офис - офисная оргтехника. К оргтехнике можно отнести любые инструменты и приспособления, приборы и устройства, специальную мебель и даже канцелярские принадлежности. Но чаще оргтехникой называют средства связи и технические средства, используемые в делопроизводстве для создания, обработки, хранения и тиражирования бумажных документов. [7, С. 28]

К средствам связи относятся телефонная, телеграфная и факсимильная связь. Эти виды административно-управленческой связи позволяют оперативно решать организационные и производственные вопросы.

Средства работы с документами можно разделить на группы:

- средства подготовки и изготовления (создания) документов (пишущие машинки, компьютеры, диктофоны);

- средства тиражирования документов (принтеры, ксероксы, ризографы);

- средства хранения документов (папки, конверты, коробки, диски, дискеты).

К другим средствам оргтехники можно отнести средства обработки и доставки документов, стеллажи, шкафы, сейфы, канцелярские принадлежности и т. п.

Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, называют “малой оргтехникой”. Кроме так называемой “офисной мелочи” (карандаши, ручки, ластики, дыроколы, стиплеры, клей, скрепки и т.д.), применяемой каждым сотрудником в повседневной работе, к ним относят: персональные компьютеры, сканеры, принтеры, копировальную технику индивидуального использования, телефон, телефакс, устройства записи и перезаписи компакт-дисков, цифровые фото и видеокамеры, мультимедиа-оборудование и др.

Рациональным считается сочетание малопроизводительной оргтехники на рабочих местах работников и пользователей с высокопроизводительными системами коллективного пользования. В состав средств оргтехники коллективного пользования могут входить: сетевые принтеры, ксероксы, телефаксы, шредеры, компьютеры, сканеры, компьютерные проекторы, демонстрационные экраны и другие устройства.

Классификацию средств оргтехники лучше осуществлять по функциональному признаку, связывающему технологические процедуры обработки информации с характеристиками и возможностями средств оргтехники.

К средствам составления и изготовления документов относят:

- ручные пишущие средства (карандаши, ручки);

- пишущие машины;

- аудио (диктофонную), аудиовидео записывающую и проигрывающую технику;

- компьютеры и внешние устройства к ним (принтеры, плоттеры и графопостроители для печати чертежей и карт, сканеры).

При выполнении процессов составления и изготовления текстовых документов чаще всего используются компьютеры и внешние периферийные устройства к ним. Созданные с их помощью документы имеют эстетически более приемлемый вид благодаря наличию различных шрифтов и цветового оформления, легко трансформируются, редактируются, переносятся на другие носители и т.п. Некоторые виды сканеров позволяют одновременно со сканированием данных, осуществлять их вывод на печатающее устройство, т.е. работать в режиме копира.

Оформление документов, придание им удобной, единообразной формы, удобство хранения, использования и т.п. после их копирования, размножение и в других ситуациях базируются на применении средств и методов оформления и переплёта и т.п. Для этого используют: адресовальные и маркировальные машины, фальцевальные, листоподборочные и сортировальные устройства, резальное, брошюровальное и переплётное оборудование, ламинаторы и другие устройства.

2. Анализ современных тенденций использования средств оргтехники для повышения эффективности управленческих решений

Офисная организационная техника (оргтехника) - технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ. Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.

К оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.

В более узком смысле слова под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи.

Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, называют малой оргтехникой. В настоящее время данное определение не соответствует действительному положению вещей, поскольку практически большая часть номенклатуры средств изменила свои габариты, технические характеристики и пр., появились новые устройства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и используемые индивидуально. По современной классификации к таким средствам можно отнести персональные компьютеры и их периферийные устройства, копировальную технику индивидуального использования, телефон, телефакс и т.д. Поэтому принято считать, что малая оргтехника -- эта вся «конторская мелочь» (карандаши, ручки, ластики, клей и пр.), которая применяется каждым сотрудником для своего повседневного труда. [8, С. 123]

Большинство пользователей средств оргтехники испытывают различного рода затруднения при выборе соответствующих моделей различных групп, предназначенных для реализации процессов обработки документов в офисе. Для оптимизации процесса выбора технических средств офиса необходимо учесть целый ряд факторов, влияющих на процедуру выбора:

- объем документооборота;

- временные характеристики документопотоков;

- объем документов, передаваемый и принимаемый по техническим каналам связи;

- способ организации эксплуатации технических средств;

- объем копируемых документов как первичный, так и вторичный;

- технологические и эксплуатационные характеристики оборудования;

- фирма-производитель данной техники;

- стоимость техники;

- стоимость расходных материалов, частота их замены;

- стоимость эксплуатации и т.п.

Средства оргтехники в офисных процедурах и процессах применяются для выполнения различных операций по обработке документированной информации или же связанных с организацией управленческого или иного труда. Поэтому классификация всей номенклатуры средств проводилась по функциональному признаку и была закреплена в соответствующем ГОСТе. [8, С. 130]

Средства оргтехники для офиса солидной фирмы могут включать в свой состав, например, такие устройства и оборудование: персональный компьютер, организационный автомат, пишущие машинки, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку, пневмопочту и др.

Исключительно прогрессивное развитие средств информационных технологий, в том числе и средств оргтехники, позволяет внедрять в практику работы офиса элементы безбумажной технологии, в которой информационный обмен между компонентами офисной системы будет осуществляться с помощью электронных коммуникационных средств; хранение и обработка информации -- с помощью персональных компьютеров и различной номенклатуры периферийных средств; копирование и тиражирование офисной документации -- с помощью современного копировального оборудования, позволяющего кроме процедур копирования и тиражирования выполнять целый комплекс вспомогательных операций по электронному монтажу документов, их последующей («финишерной») обработке и т.д.

Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала офиса считается концепция так называемого электронного (автоматизированного) офиса. В этом случае речь идет о комплексном использовании современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (обработка текстов, их редактирование, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и т.д.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала.

Внедрение в разных сферах электронных офисов оказалось практически реальным прежде всего благодаря повсеместному распространению ПК с открытой архитектурой, позволяющей конфигурировать машины с ориентацией на выполнение конкретных работ, разнообразных проблемно-ориентированных программных продуктов (в частности, Microsoft Office), а также всевозможных высокоэффективных средств оргтехники.

Нынешний этап развития электронных (автоматизированных) офисов связан с широким применением ПК и созданием на их основе автоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМ объединяются посредством коммуникационных средств в единую систему (сеть), имеющую доступ ко всем вычислительным ресурсам офиса, базам данных, а также к внешним источникам информации. При этом значительно ускоряется возможность информационного обмена между пользователями сети, автоматизируются некоторые традиционные операции, связанные с приемом и отправкой корреспонденции и других документов по каналам связи. [4, С. 84]

Типичное АРМ состоит из ПК, оснащенного при необходимости дополнительными устройствами, расширяющими его функциональные возможности, и периферийного оборудования (принтера, сканера, факса). Кроме того, каждое рабочее место оснащается соответствующей оргтехникой применительно к функциям, выполняемым на данном рабочем месте.

Для каждого сотрудника (группы сотрудников) разрабатывается и оснащается АРМ, профессионально ориентированное на выполнение конкретных функций управления. Такая ориентация реализуется посредством выбора и установки соответствующего программного обеспечения.

Текстовые редакторы (или современные текстовые процессоры) явились, пожалуй, первым компонентом электронного офиса, поскольку проблема обработки текста и его преобразования является одной из основополагающих задач делопроизводства.

Появление следующего компонента позволило реализовать с помощью компьютера функцию информационного обмена, присущую системе телефонной и почтово-телеграфной связи. Таким компонентом стала система электронной почты для обмена информацией между пользователями на многопользовательских компьютерах, а затем и в сетях.

Немного позже стали использоваться системы разработки баз данных (своеобразных электронных картотек), а также электронные таблицы (позже названные табличными процессорами) для выполнения различных (иногда очень сложных) расчетов.

В дальнейшем в офисах стали использоваться системы деловой графики, необходимые для наглядности выполняемых офисных процедур.

Все перечисленные компоненты служебной деятельности персонала офиса соответствуют специализированным пакетам, предназначенным для комплексной автоматизации упомянутых функций. Одним из таких пакетов является офисная система Microsoft Office. Все программные продукты этой системы не только унифицированы, но и интегрированы между собой, что позволяет в рамках решения какой-либо деловой проблемы осуществлять информационный обмен, независимо от того с каким типом документа вы работаете.

Использование ПК в офисе не исключает, а наоборот, усиливает роль средств организационной техники, разработанной на основе применения новейших достижений электроники, такой, как: сканирующие устройства, факс-модемные платы, копировальные многофункциональные машины, факсимильные аппараты, слайды-принтеры и др. [6, С. 92]

Практическая реализация концепции электронного офиса постепенно приводит к изменению стиля и методов управления, к пересмотру и перераспределению функций персонала, повышению производительности труда при выполнении целого ряда делопроизводственных операций.

В то же время внедрение электронных офисов имеет и некоторые негативные последствия. Основным из них является отрицательное воздействие на организм человека электронной техники, интенсивно используемая на рабочих местах. Кроме того, ухудшаются возможности личных контактов персонала офиса, что сказывается на общем психологическом климате в коллективе. Следует отметить, что в результате электронизации офиса изменяются квалификационные требования к персоналу, что может создать конфликтные ситуации.

Новые технические средства и информационные технологии призваны обеспечить повышение производительности труда в офисной и административной деятельности. И все-таки очевидно, что технические средства и компьютерные технологии, административные и офисные системы выполняют в сущности вспомогательные работы, связанные с обработкой информационных массивов. Процесс принятия решений остается прерогативой человека. Однако, благодаря автоматизации ряда процессов управления персонал офиса высвобождается от выполнения рутинных операций, уделяя больше времени аналитическим процессам.



Заключение

Проделанная работа позволяет сделать вывод о том, что, люди организуют свою деятельность в силу разных причин - чтобы закончить работу или задание, чтобы сократить или удалить дублирование действий, чтобы создать центры ответственности, чтобы обеспечить стабильность.

В настоящее время успешная производственная деятельность становится невозможной без четкого, надежного, оперативного анализа и высокопроизводительной передачи и обработки информации. Решающая роль в этом принадлежит различным средствам организационной техники (ее также называют техникой управления), под которой понимается весь комплекс технических средств и методов, используемых при механизации и автоматизации инженерно-управленческого труда.

Как известно, в наши дни человечество переживает период лавинообразного роста количества информации. В полной мере это относится и к информации, возникающей в сфере управления и зафиксированной в документах. Осуществление документационных процессов связано с созданием, обработкой, хранением, передачей и использованием поистине огромных массивов документов, зафиксированных на бумажных и иных носителях.

По мере расширения и усложнения деятельности любой организации, роста количества деловых документов процессы, связанные с обработкой, поиском и хранением документной информации, а также управлением документооборота в целом, грозят окончательно выйти из-под контроля, что заставляет принимать меры по повышению эффективности управленческого труда за счет использования современных технических средств и информационных технологий.

Для внедрения новых технических средств и технологий в управленческие процессы имеются и определенные предпосылки, которые коренятся в самой природе этих процессов. Прежде всего - это наличие общих принципов структурного построения организаций независимо от их организационно-правовой формы и рода деятельности. Действительно, любую организацию можно рассматривать как совокупность взаимодействующих элементов (структурных звеньев), каждый из которых может иметь свою структуру. Элементы связаны между собой информационно, т.к. обмениваются информацией, и функционально, т.к. они выполняют отдельные виды работ в рамках единого бизнес-процесса. Элементы взаимодействуют и с внешними системами, причем их взаимодействие может быть как информационным, так и функциональным. Эта ситуация справедлива практически для всех организаций, каким бы видом деятельности они ни занимались, - правительственного учреждения, банка, промышленного предприятия, коммерческой фирмы и т.д. Достаточно однотипны (с точки зрения функциональной роли) и применяемые управленческие технологии, в частности технология принятия управленческих решений.

Эффективность применения комплекса технических средств управления зависит от нескольких условий:

- Во-первых, от возможностей и качества самой компьютерной техники и средств телекоммуникаций.

- Во-вторых, от совершенства программного обеспечения и, наконец, от профессиональной подготовленности пользователей этих программных средств и комплекса технических средств.

Большинство пользователей средств оргтехники испытывают различного рода затруднения при выборе соответствующих моделей различных групп, предназначенных для реализации процессов обработки документов в офисе. Для оптимизации процесса выбора технических средств офиса необходимо учесть целый ряд факторов, влияющих на процедуру выбора:

- объем документооборота;

- временные характеристики документопотоков;

- объем документов, передаваемый и принимаемый по техническим каналам связи;

- способ организации эксплуатации технических средств;

- объем копируемых документов как первичный, так и вторичный;

- технологические и эксплуатационные характеристики оборудования;

- фирма-производитель данной техники;

- стоимость техники;

- стоимость расходных материалов, частота их замены;

- стоимость эксплуатации и т.п.

Исключительно прогрессивное развитие средств информационных технологий, в том числе и средств оргтехники, позволяет внедрять в практику работы офиса элементы безбумажной технологии, в которой информационный обмен между компонентами офисной системы будет осуществляться с помощью электронных коммуникационных средств; хранение и обработка информации -- с помощью персональных компьютеров и различной номенклатуры периферийных средств; копирование и тиражирование офисной документации - с помощью современного копировального оборудования, позволяющего кроме процедур копирования и тиражирования выполнять целый комплекс вспомогательных операций по электронному монтажу документов, их последующей («финишной») обработке и т.д.

Таким образом, применение средств оргтехники должно быть направлено на то, чтобы обработанная документная информация обладала свойствами полноты, достоверности, максимально отвечала запросам ее пользователей в части формы представления, оперативности, качества и пр. Средства оргтехники должны максимально механизировать или автоматизировать (в зависимости от типа технических средств) практически все процедуры технологического процесса обработки документов в офисе. Обработка документной информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе: централизованной, децентрализованной, смешанной. Последняя является наиболее предпочтительной в силу большей гибкости при реализации процедур обработки документов.



Список использованных источников

1. Качалина, Л.Н. Оргтехника в управлении/ Л.Н. Качалина. - М., 2005. - 265с.

2. Шипунов, В.Г. Основы управленческой деятельности/ В.Г. Шипунов. - М.: «Высшая школа»,1999. - 168 с.

3. Кошелев, Г. И. Организационная техника/ Г. И. Кошелев. - М.: Экономика, 2004. - 700 с.

4. Белоусов, Г.М. Средства организационной техники/ Г.М. Белоусов. - М.: Экономика, 2005. - 142 с.

5. Алферова, А.В. Оргтехника/ А.В. Алферова, И.С. Резник, В.П. Шорин. - М.: Знание, 2003. - 172 с.

6. Ламекин, В.Ф. Оргтехника/ В.Ф. Ламекин. - Ростов-на-Дону: Феникс, 1997. - 183 с.

7. Фатхутдинов, Р.А. Управленческие решения/ Р.А. Фатхутдинов. - М.: ИНФРА - М, 2007. - 549с.

8. Салтыкина, И.В. Энциклопедия офиса: Практическое руководство делового секретаря/ И.В. Салтыкина. - М.: Наука, 2005. - 361 с.

Размещено на Allbest.ru

...