Контроль за исполнением документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Впервые контроль за исполнением документов был нормативно закреплен как типовая делопроизводственная функция за службами делопроизводства в Основных положениях Единой государственной системы делопроизводства в 1974 году.

В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: «Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов».

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения и включенные в соответствующий перечень, ежегодно утверждаемый руководителем предприятия.

Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.

Организация контроля исполнения документов - это важный этап работы с документами в службах документационного обеспечения управления, без которого не может обойтись ни одна структура, учреждение или предприятие. Обеспечение четкой работы контроля исполнения документов позволяет не только вовремя закончить работу с документами, но и повысить исполнительскую дисциплину отдельных должностных лиц или структурных подразделений. Поэтому глубокое изучение контрольной деятельности является весьма актуальным.

Объект исследования - Муниципальное казенное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа № 10.

Предмет исследования - контроль за исполнением документов.

Цель исследования - изучение организации контроля за исполнением документов.

Задачи работы:

- исследовать основные принципы организации контроля исполнения документов

- изучить формы контроля исполнения документов

- рассмотреть сроки исполнения документов

- провести анализ организации контроля исполнения документов на примере МКОУ СОШ № 10

В курсовой работе используются следующие методы исследования:

- анализ литературы

- анализ нормативно-правовой документации по теме «Контроль исполнения документов»

- интервьюирование

- теоретический анализ

Курсовая работа может способствовать в изучении профессиональных навыков, что поможет в овладении будущей специальностью.

Контрольная деятельность сегодня является объектом изучения многих специалистов. Подробно её рассматривают такие известные авторы в области делопроизводства, как: Т. В. Кузнецова, А. В. Охотников, Е. А. Булавина, А. С. Красавина, М. В. Кирсанова, М. И. Басаков. Статьи о контроле исполнения документов опубликованы во многих журналах: «Управление персоналом» редактор С. Логинова, «Хороший секретарь» главный редактор О. Генина, «Справочник секретаря и офис-менеджера» редактор Е. Губернская.

Работа состоит из введения, двух частей, в которых имеются главы и заключения.

Введение раскрывает актуальность, определяет степень научного исследования, объект, предмет, цель, задачи и методы исследования, раскрывает практическую значимость работы.

Теоретическая часть имеет три главы. В первой главе рассматриваются основные принципы организации контроля исполнения документов. Во второй главе приводятся сроки контроля исполнения документов. Третья глава посвящена формам контроля исполнения документов.

Практическая часть состоит из двух глав. В первой главе дается характеристика МКОУ СОШ № 10. Во второй главе проводится анализ контроля исполнения документов в МКОУ СОШ №10.

В заключении подводятся итоги исследования, формируются окончательные выводы по рассматриваемой теме, приводятся некоторые рекомендации по улучшению организации контроля исполнения документов.

документ исполнение контроль школа



1. Теоретическая часть

1.1 Основные принципы организации контроля исполнения документов

Контроль - это одна из важнейших делопроизводственных операций, которая обеспечивает эффективность управления, дисциплину и культуру труда.

В процессе контроля исполнения документов можно выделить:

- контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

- контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу вопроса решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления, в небольшой организации - секретариатом или секретарем.

Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений, решения вопросов и содействии к своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение информацией, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

При организации контроля исполнения важно соблюдать основные этапы:

- постановка документов на контроль;

- проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

- предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

- снятие документа с контроля;

- направление исполненного документа в дело;

- учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

- информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя, поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на регистрационно-контрольной карточке, которая заполняется при регистрации. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

Во время постановки документа на контроль на его верхнем поле проставляется отметка о контроле. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, он может ставиться на контроль сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока исполнения документа. Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки. При осуществлении контроля за исполнением документов сотрудник, ответственный за его проведение, проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3-5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа в письменном виде. Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной карточке.

В сроковом контроле выделяют текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.

Текущий контроль предполагает ежедневную проверку хода исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня, и напоминание исполнителю о необходимости завершения работы над документом.

Текущий контроль помогает составить план работы на день и сразу показывает, какие дела должны быть завершены.

Предупредительный контроль отличается от текущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня и тем самым сотрудник имеет еще время для решения вопроса.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока обращается к руководителю, вынесшему резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока. Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило исполнения документа.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в регистрационно-контрольную карточку.

Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем задачи и корреспонденту дан ответ по существу. Результаты исполнения отмечаются на документе, в его регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации.

После исполнения документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая: краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ, отметку «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

В регистрационно-контрольную карточку также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.

Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее в организацию письмо, входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов.

Служба ДОУ обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов, как правило, один раз в месяц и по завершении года. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и в каждое структурное подразделение.

Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству организации. Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами. Руководству необходимы сводки, в которых указываются: общее количество документов на исполнении, количество исполненных документов в срок, количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока, причины задержек исполнения документов.

На основе анализа этих данных руководство принимает меры по улучшению исполнительской дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей культуры работы с документами.

Согласно действующим правилам делопроизводства, контролю подлежат все документы, требующие исполнения. Контроль за исполнением документов и принятых решений - одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

1.2 Сроки исполнения документов

На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Типовые сроки исполнения определенных категорий документов установлены законодательными или нормативно-правовыми актами Российской Федерации. Каждая служба делопроизводства должна иметь такой перечень документов с типовыми сроками исполнения. Рекомендуется включить такой перечень в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству, тем самым он будет доведен до всех управленческих работников организации.

Перечень типовых сроков исполнения документов установленный законодательными и нормативно-правовыми актами Российской Федерации:

- поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации - в срок, указанный в поручении или в месячный срок со дня его подписания;

- поручения Президента Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;

- поручения Президента Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;

- поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;

- поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;

- письма Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;

- запрос депутата Федерального Собрания - не позднее, чем в 15-дневный срок со дня получения;

- предложения и заявления депутатов Федерального Собрания - в срок до одного месяца; не требующие изучения и проверки - в максимально короткие сроки;

- письма-поручения и письма - запросы вышестоящих организаций- к указанному сроку или в течение 10 дней;

- обращения граждан - 30 дней со дня регистрации; при необходимости дополнительного изучения допускается продлевать на срок не более 30 дней;

- протоколы разногласий: составление и направление - в 10-дневный срок, рассмотрение - в 20-дневный срок;

- телеграммы, требующие срочного решения, - до 3 дней, остальные - в течение 10 дней;

- письма предприятий, организаций, учреждений - 10 дней;

- поручения платежные: выписки и сдача в учреждения банка - не позднее следующего дня после получения товара;

- жалоба на неправильные действия или распоряжения финансовых органов: рассмотрение не позднее 10-дневного срока со дня поступления.

Индивидуальные сроки исполнения могут содержаться в тексте документа. Поступающие из вышестоящих организаций или органов власти, как правило, содержат сроки выполнения указанных в них действий. Так же сроки могут устанавливаться руководителем при вынесении резолюции. Бывают случаи, когда невозможно сразу установить точный срок исполнения документа, тогда устанавливается условный срок, который затем корректируется в ходе исполнения документа. Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания.

Исполнение документов, содержащих сложные задания, с длительным сроком исполнения ставится на поэтапный контроль.

Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях.

1.3 Формы контроля исполнения документов

Контроль исполнения носит многофункциональный характер, поэтому формы и методы его реализации многообразны. Как правило, наиболее эффективным является простейший контроль. Простейшие формы требуют меньших усилий и более экономичны. К простейшим организационным формам контроля исполнения можно отнести:

· Ручная сроковая картотека;

· Автоматизированная система контроля.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации.

Ручная сроковая картотека

При ведении контроля за исполнением документов с помощью сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными разделителями. Тридцать один разделитель обозначают числа месяца. В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со срокам исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.

Зарегистрировав полностью документ, расставляют карточки по срокам исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено. В графах регистрационно-контрольной карточки при регистрации документа указываются следующие данные:

- В графе «Автор (корреспондент)» пишется название организации, откуда поступил документ;

- В графе «Дата и индекс поступления» отмечается дата поступления документа и индекс, который ему присваивается в организации, в которую он поступил. Индекс переносится из регистрационного штампа и после исполнения документа дополняется номером дела по номенклатуре дел или другими индексами;

- В графе «Дата и индекс документа» проставляется дата документа и индекс, присвоенный ему организацией-автором документа (отправителем);

- В графе «Краткое содержание» указывается вид документа, его заголовок или краткое содержание. Эта графа позволяет избегать многократного обращения к самому документу. Если заголовок не раскрывает содержание документа, в эту графу записывают ключевой абзац;

- При записи в карточку содержания резолюции указываются также ее автор и дата;

- Запись об исполнении документа должна отражать решение вопроса по существу, дату и индекс ответного документа. Если не требуется составление письменного ответа, производится конкретная запись о том, когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе;

- В графе «Контрольные отметки» фиксируются отметки о контроле за сроками исполнения документа, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения. В этой графе может также проставляться отметка о передаче документа под расписку;

- Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются в архиве на документы постоянного хранения.

Допускается введение в карточку дополнительных реквизитов: «Расписка в получении», «Исполнитель и номер его телефона».

При осуществлении контроля за исполнением документов сотрудник, ответственный за его проведение, вынимает из картотеки карточки на задания текущего дня и проверяет будут ли они исполнены сегодня. Это позволяет распланировать рабочий день, своевременно решить все поставленные вопросы.

После снятия документа с контроля регистрационно-контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе. Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется при необходимости в других справочных картотеках.

Периодически составляются аналитические справки, в которых указываются какое количество документов было взято на контроль, сколько не выполнено в срок, из них по уважительным причинам.

Автоматизированная система контроля исполнения документов

Автоматизированный контроль исполнения документов однозначно может помочь в трудоёмких процедурах, таких как ведение карточек, контроль сроков, рассылка напоминаний, ведение журналов, постановке и снятии документа с контроля. Однако целиком и полностью система контроля исполнения документов не может заменить человека. Зато она может значительно облегчить его работу и как следствие повысить в целом эффективность контроля исполнения документов в организации.

В идеале, чтобы повысить исполнительскую дисциплину в целом, нужно все документы ставить на контроль. Но это, конечно, очень трудоёмко - осуществлять контроль всех документов. Поэтому автоматизация контроля исполнения документов рациональное решение проблемы трудоёмких процедур.

При работе с бумажными документами в роли контролёра выступает человек, которому входит в обязанности осуществление функций контроля. Следует отметить, что контролёр, в большинстве случаев, работает только с документами, имеющими гриф «На контроль», или как ещё говорят «поставленными на контроль».

В чём заключается контроль срока исполнения документа? Во-первых, в том чтобы заранее сигнализировать и напоминать исполнителям и контролёру о его приближении. Это позволит им своевременно приложить усилия и исполнить документ в срок. Если срок указан в бумажной карточке, то чтобы оповестить исполнителя о приближении срока нужно ему позвонить. Целесообразно функции уведомления и напоминаний возложить на автоматизированную систему. Это снимет большой объём работы с контролёра. Кроме того автоматическая фиксация факта прочтения сотрудником уведомления позволяет не сомневаться что он теперь в курсе.

Программа АСКИД (Автоматизированная система исполнения документов) контролирует исполнение документов в положенный срок. В программе организовано два журнала документов, при добавлении нового документа существует возможность автоматического пошагового номера. Интерфейс выполнен с цветовым предупреждением: просроченные документы выделяются красным цветом; документы со сроком, приближающимся к сроку исполнения, выделяются желтым цветом. Система выполняет поиск документов по атрибутам: входящий или исходящий номер, отправитель, дата отправления или получения, тема. Исполненные документы автоматически переносятся в раздел «исполненные».

Программа АСКИД предоставляет руководителям и исполнителям следующие возможности:

Для руководителей:

- Регистрировать поручения;

- Контролировать сводное состояние текущих поручений по всем исполнителям и статистику их выполнения;

- Осуществлять текстовый обмен информацией с исполнителями;

- Фиксировать факт исполнения поручений;

- Просматривать архив выполненных и закрытых поручений;

- Просматривать отчетно-аналитическую информацию о ходе выполнения поручений.

Возможности системы для исполнителей:

- Получать новые поручения от руководства;

- Контролировать сводное состояние своих текущих поручений

- Осуществлять текстовый обмен информацией с руководством и соисполнителями по ходу выполнения поручений;

- Фиксировать факт исполнения поручений;

- Осуществлять поиск своих поручений по различным критериям;

- Просматривать архив выполненных поручений.

Ввод сведений о документе в автоматизированную картотеку осуществляется путем заполнения представленной на экране дисплея формы карточки. Ввод информации осуществляется непосредственно с документов. Получение результатов обработки информации на экране дисплея и в печатном виде осуществляется в соответствии с принятыми формами представления сообщений и обобщающих сводок. Применение при ведении картотек классификаторов позволяет ускорить формирование информационной базы и проведение поиска в ней.



2. Практическая часть

2.1 Характеристика объекта исследования МКОУ СОШ №10

В 1937 году на станции Гороблагодатской была открыта железнодорожная школа №42.

В 1962 году в районе железнодорожного узла Гороблагодатская - Кушва была открыта новая школа - средняя школа №10.

С 30 июля 2010 года МОУ ООШ №42 реорганизована в форме слияния с МОУ СОШ №10 и в результате образовано новое юридическое лицо - Муниципальное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа №10.

Муниципальное казенное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа № 10 (далее МКОУ СОШ № 10) создано Кушвинским городским округом на основании постановления от 12 июля 2011 года № 683 путем изменения типа существующего Муниципального общеобразовательного учреждения средней общеобразовательной школы № 10 , созданного на основании постановления Главы Кушвинского городского округа.

Полное официальное наименование - Муниципальное казенное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа № 10. Сокращенное наименование - МКОУ СОШ № 10.

Фактический адрес МКОУ СОШ № 10 - 624300, Свердловская область, г. Кушва, ул. Прокофьева, 9, ул. Дзержинского, 1.

МКОУ СОШ № 10 является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, лицевые счета, открываемые в финансовом органе Кушвинского городского округа, печать с изображением герба Кушвинского городского округа и с полным официальным наименованием, а также другие необходимые для осуществления своей деятельности печати, штампы и бланки.

МКОУ СОШ № 10 является некоммерческой организацией.

Основной целью деятельности МКОУ СОШ № 10 является обеспечение качества образования в соответствии с государственными образовательными стандартами.

Для реализации основных целей деятельности, предусмотренных настоящим Уставом, МКОУ СОШ № 10 осуществляет следующие виды деятельности: образовательную и воспитательную.

Образовательный процесс в МКОУ СОШ № 10 осуществляется на основе учебного плана, разрабатываемого общеобразовательным учреждением самостоятельно в соответствии с примерным учебным планом, и регламентируется расписанием занятий.

Режим работы МКОУ СОШ № 10 по пятидневной или шестидневной неделе определяется общеобразовательным учреждением самостоятельно.

Медицинское обслуживание обучающихся в МКОУ СОШ № 10 осуществляется учреждением здравоохранения на основании договора. МКОУ СОШ № 10 предоставляет помещение с соответствующими условиями для работы медицинских работников.

Организация питания обучающихся осуществляется предприятием общественного питания на основании муниципального контракта, заключенного по результатам проведения торгов. МКОУ СОШ № 10 выделяет специальное помещение для организации питания учащихся. Контроль за организацией питания обучающихся в классах осуществляют классные руководители.

МКОУ СОШ № 10 возглавляет директор.

МКОУ СОШ № 10 в своей деятельности руководствуется Уставом и нормативно-правовыми документами органов Управления образования, локальными актами и положениями.

Участниками общеобразовательного процесса Муниципального казенного общеобразовательного учреждения средней общеобразовательной школы № 10 являются обучающиеся, педагогические работники, родители обучающихся.

2.2 Анализ контроля исполнения документов в МКОУ СОШ №10

Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов, в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации.

Организация документооборота в МКОУ СОШ № 10 ведется централизованным способом. Прием входящей корреспонденции осуществляется секретарем. Регистрации подлежат все документы. В настоящее время документы приходят по почте, доставленные курьером или посетителем. Передача документов на рассмотрение осуществляется осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь. К числу исходящих документов, относятся главным образом, ответные письма. Подписанные документы, регистрируются и передаются на отправку секретарю.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Они регистрируются в традиционных журналах. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, исходящие в день подписания или утверждения. Каждый документ учитывается один раз.

В состав основных реквизитов в регистрационном журнале МКОУ СОШ № 10 входят:

- наименование организации;

- наименование вида документ;

- дата и регистрационный номер документа;

- дата и индекс поступления;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

Резолюциями директора МКОУ СОШ № 10 определяются ответственные исполнители или представления предложений руководству школы для принятия окончательного решения.

Документ руководства МКОУ СОШ № 10 снимается с контроля только тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Промежуточный ответ не является основанием для признания документа исполненным.

Однако выявлены следующие недостатки:

- В резолюции не указываются сроки исполнения для исполнителя.

- Организация контроля исполнения в Муниципальном казенном учреждении средней общеобразовательной школы практически не разработан.

- Регистрационно-контрольная картотека не ведется.

- Проверка хода исполнения не контролируется.

- Отсутствуют какие-либо отметки об исполнении документа.

Следуя из всего вышесказанного, можно сделать следующие предложения по совершенствованию контроля исполнения документов:

- Обеспечить секретаря специальным программным обеспечением, с помощью которого секретарь будет автоматизировано осуществлять контроль исполнения документов.

- Сделать в журнале регистрации документов графу «отметка о контроле».

- На документе проставлять отметку о контроле.

- Верно указывать резолюцию, которая должна содержать не только исполнителя и задание, но и срок исполнения (Приложение В).

- Обеспечить процесс снятия документа с контроля.

Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением правильно осуществлять контроль исполнения документов.

Заключение

Организация контроля исполнения документов - это важный этап работы с документами в службах документационного обеспечения управления, без которого не может обойтись ни одна структура, учреждение или предприятие. Обеспечение четкой работы контроля исполнения документов позволяет не только вовремя закончить работу с документами, но и повысить исполнительскую дисциплину отдельных должностных лиц или структурных подразделений.

Контроль за исполнением документов в организации - одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Проведя анализ деятельности контроля исполнения документов в муниципальном казенном общеобразовательном учреждении средней общеобразовательной школе № 10 можно дать несколько рекомендаций.

Разработать детальную процедуру контроля за сроками исполнения документов. Это возможно сделать при разработке инструкции по делопроизводству, так как инструкция закрепляет систему работы с документами комплексно - от создания документа до его сдачи в архив. Если по каким-то причинам разработка инструкции в настоящее время невозможна, закрепить работу по контролю можно отдельным документом. Например, регламентом, правилами, приказом. Важно, чтобы такой документ в организации был создан. Его создание необходимо и для улучшения работы службы делопроизводства по контролю за сроками исполнения, и для всего управленческого аппарата - для повышения исполнительской дисциплины.

Повышение уровня мотивации исполнителей путем организационных мероприятий по совершенствованию структур и технических средств, привлечения исполнителей и всех заинтересованных лиц к принятию решения.

Выполнение данных рекомендаций, поможет существенно повысить эффективность осуществления контроля за исполнением документов в МКОУ СОШ № 10.

Список использованных источников и литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 2003.

2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Утвержден постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года.

4. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2005, 224 с.

5. Документы и делопроизводство: Справочное пособие Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. -- М.: Экономика, 2005, 359 с.

6. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель - 2003 - №2.

Размещено на Allbest.ru

...