Наукова організація формування архівних документів та їх класифікація

Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

Вступ

Розділ 1. Класифікація документів у межах архіву

1.1 Архівний фонд як сукупність архівних документів

1.2 Особливості визначення меж фондів особового походження

1.3 Визначення фондової належності документів

1.4 Утворення об'єднаних архівних фондів

Розділ 2. Архівна колекція як вид архівного фонду

2.1 Утворення архівних колекцій

2.2 Склад, структура, комплектування архівної колекції

Розділ 3. Класифікація документів у межах архівного фонду

Розділ 4. Класифікація архівних документів: проблеми і пошук

Висновки

Список використаних джерел



Вступ

Сучасне архівознавство базовим елементом класифікації вважає архівний фонд, основним правилом організації якого є неподільність, що випливає з принципу походження (провенієнц принципу) і вимагає збереження архівного фонду в цілісності: без поділу, вилучення або долучення документів для забезпечення його повної достовірності та інформаційної цінності.

Класифікація архівних документів здійснюється на рівнях НАФ (див. розділ 4 "НАФ України, його структура та правові засади") архівної установи та архівного фонду. Одиницею класифікації у межах архіву є архівний фонд.

Архівісти не одразу дійшли висновку про необхідність групування документів за архівними фондами. Раніше класифікацію, що одержала назву формально-логічної, здійснювали за галузевою, тематичною ознаками. Вона призводила до руйнування цілісності архівних фондів, що ускладнювало пошук архівної інформації.

Нині в архівах України зберігається близько 187500 фондів, що виникли внаслідок діяльності юридичних або фізичних осіб-фондоутворювачів.

Актуальність теми курсової роботи. Документи є продуктами господарської, наукової, художньої та інших форм діяльності ряду поколінь людей. У результаті кожне наступне покоління отримує їх у сукупності з іншими знаряддями, засобами і продуктами матеріального і духовного виробництва в якості "соціального спадщини". Актуалізація питань, пов'язаних з виявленням джерел, методикою їх використання є помітною рисою новою історіографічної ситуації. Формування Національного архівного фонду України, входження його ретроспективної інформації у світовий комунікативний простір вимагають перегляду основ класифікації архівних документів.

Метою курсової роботи є вивчення та дослідження наукової організації формування архівних документів та їх класифікація.

Завдання роботи:

ь дати поняття архівного фонду;

ь розглянути класифікацію архівних документів;

ь дослідити архівну колекцію як один з видів архівного фонду;

ь розкрити склад, структуру і способи комплектування архівних колекцій.

Об'єктом курсової роботі є архівні документи, що містять інформацію про найважливіші події, факти, і явища життя суспільства.

Предметом курсової роботи є класифікація архівних документів, що мають дуже важливе значення для суспільства.



Розділ 1. Класифікація документів у межах архіву

1.1 Архівний фонд як сукупність архівних документів

Нині термін "архівний фонд" розглядається як визначення комплексу документів, історично або логічно пов'язаних між собою, що утворилися в результаті діяльності певної установи, організації, підприємства чи окремої особи. В діяльності кожного фондоутворювача виникає комплекс документів, який називають документальним фондом. Особливістю документального фонду є те, що до нього входять документи з постійним і з тимчасовим термінами зберігання і він не має стабільного складу. Частина документів з тимчасовими строками зберігання після експертизи цінності знищуються як такі, що не мають наукового і практичного значення, а інші надходять до архівів на постійне зберігання. Таким чином, архівний фонд формуються з документального фонду. Документи архівного фонду мають спільне походження, однорідність змісту, історичні і логічні взаємозв'язки. Все це зумовлює вимогу їхнього зберігання як єдиного комплексу, не розпорошуючи по різних архівах. Комплекси архівних фондів можуть утворюватися з фондів установ і організацій однієї сфери діяльності чи одного відомства, адміністративно-територіальної одиниці, часу існування тощо.

Такі документальні комплекси, як архівний фонд установи, фонд особового походження, об'єднаний архівний фонд, архівна колекція, комплекс НТД, є видами архівного фонду.

Класифікація документів за архівними фондами з дотриманням принципу неподільності має важливе значення як для раціонального розміщення документів в архівах, так і для розподілу документів у межах конкретного архіву.

Комплекс робіт по визначенню фондової належності документів, створенню на наукових засадах архівних фондів та встановленню їх хронологічних меж називається фондуванням. При фондуванні перед архівістами щоразу постає питання: яка установа чи організація може бути фондоутворювачем, а яка ні? Щоб відповісти на нього, необхідно вивчити історію установи, її функції та місце в системі державних чи громадських органів, зміст документів, що відклалися в процесі її діяльності.

Формальними ознаками самостійності фондоутворювача є наявність нормативного акту про створення установи, визначення її функцій та структури, самостійного бюджету і розрахункового рахунку в банку, гербової печатки, штатного розпису тощо.

Обов'язковою ознакою фондоутворювача є наявність документів, що мають наукову, культурну або практичну цінність і висвітлюють діяльність даної установи чи організації.

Важливим етапом у процесі визначення меж архівного фонду є встановлення дат виникнення і ліквідації фондоутворювача. При визначенні хронологічних меж діяльності фондоутворювача за основу беруть дати нормативних актів, у відповідності з якими дана установа чи організація була створена і ліквідована. Інколи ці дати можуть не співпадати з датами фактичної організації і ліквідації установи. Наприклад, появу будь-якої нової громадської організації чи політичної партії датують днем її реєстрації в Міністерстві юстиції України. Але цьому актові передує тривалий організаційний період і в результаті діяльності оргкомітету з'являється значна кількість документів. У таких випадках в архівних довідниках слід вказувати фактичні дати існування фондоутворювача.

Для визначення хронологічних меж архівного фонду необхідно враховувати фактори, що впливають на діяльність фондоутворювачів. При цьому визначальними є такі фактори: політичний - зміна державного ладу; юридичний - розширення чи звуження юридичних прав фондоутворювача; адміністративний - розширення чи звуження адміністративно-територіальних прав.

Політичним фактором можна вважати утворення УНР, УРСР, розпад СРСР, виникнення незалежних держав, у т.ч. України, які обрали демократичний шлях розвитку. Це призвело до появи нових установ і організацій, яких у радянські часи не могло бути зовсім. Наприклад, Спілки підприємців і промисловців, комерційних банків, акціонерних товариств, трастів, приватних навчальних закладів, політичних партій не комуністичної спрямованості. Новими фондоутворювачами є також ті державні установи, які виникли внаслідок проголошення незалежності України: Адміністрація Президента, Міністерство оборони, інші органи державної влади та управління. Всі вони стали новими фондоутворювачами. Процес виникнення їх відбувався в різні роки, то ж під час визначення хронологічних меж відповідних архівних фондів необхідно в кожному конкретному випадку встановлювати наявність і дату нормативного акту про заснування кожного фондоутворювача.

Водночас слід мати на увазі, що частина установ і організацій змінили свою назву, але працюють без кардинальних змін. Так, Київський державний педагогічний інститут імені М. Горького нині називається Українським державним педагогічним університетом імені М. Драгоманова, але він залишається тим самим фондоутворювачем, а його документи - тим самим архівним фондом. Проте організації, які зберегли назву, але змінили профіль або напрямок своєї діяльності, стають новими фондоутворювачами.

До юридичних факторів, які впливають на хронологічні межі Діяльності фондоутворювачів і межі архівних фондів, можна віднести зміну юридичних прав і масштабів діяльності державних урядових установ та керівних органів громадських організацій у зв'язку з перетворенням Кримської області на Автономну Республіку Крим. У цьому випадку нові державні установи - Верховна Рада Криму, Рада Міністрів, міністерства стають новими фондоутворювачами, а їхні документи - новими архівними фондами. Однак ці зміни не впливають на хронологію діяльності і межі архівних фондів місцевих органів влади і органів управління, а також установ і підприємств, що діють на території Криму.

На хронологічні межі діяльності фондоутворювачів можуть впливати й інші перетворення та реорганізації установ, пов'язані з розширенням чи звуженням їхніх прав та масштабів діяльності. Наприклад, коли замість однієї установи виникає декілька; колишня установа як фондоутворювач перестає існувати, а новостворені стають новими фондоутворювачами. Так було, коли на базі Народного комісаріату освіти УРСР у повоєнні роки утворилися три державні управлінські структури: Міністерство освіти, Міністерство вищої і середньої спеціальної освіти і Управління професійно-технічної освіти (згодом Державний комітет). Новоутворені відомства стали новими фондоутворювачами.

Якщо установа тимчасово припинила свою діяльність, а потім знову відновила з тими ж функціями, вона залишається єдиним фондоутворювачем, а її документи утворюють єдиний архівний фонд. Так, у 1962 р. у зв'язку з укрупненням сільських районів у Київській області з 31 району залишилося 12. 19 районів і райрад було ліквідовано. Через три роки частину з них знову було відновлено. Отже, документи кожної з цих рад за 1930-1962 і після 1965 рр. утворюють єдині фонди. архівна колекція фонд класифікація

До чинників адміністративного характеру, що впливають на хронологічні межі архівних фондів, можна віднести реорганізацію установ-фондоутворювачів у зв'язку зі змінами адміністративно-територіального поділу країни. Але слід мати на увазі, що на хронологічні рамки діяльності фондоутворювачів та межі архівних фондів впливають лише ті адміністративно-територіальні зміни, які супроводжувалися ліквідацією одних установ і заміною їх іншими. Так, під час проведення адміністративно-територіальної реформи в УРСР у 1925 р. було ліквідовано губернії і повіти, а разом з ними - губернські та повітові ради та їх виконкоми. Ці установи як фондоутворювачі перестали існувати. Замість них було утворено окружні та районні ради та виконкоми з ширшими правами та іншими масштабами діяльності. Вони стали новими фондоутворювачами, а їхні документи - новими архівними фондами.

Адміністративно-територіальні зміни, пов'язані з ліквідацією старих територіальних одиниць і заміною їх новими, впливають і на межі архівних фондів територіальних об'єднань громадських організацій - партійних, профспілкових, спортивних тощо. Так, у 1925 р. губернські ради профспілок було ліквідовано, а новоутворені окружні ради стали новими фондоутворювачами. У 1932 р. їх заступили обласні ради профспілок, документи яких стали новими архівними фондами.

Але всі ці зміни не стосуються промислових підприємств, навчальних закладів, установ охорони здоров'я та культури. Всі вони, незалежно від адміністративно-територіальних змін, продовжують свою діяльність як єдині фондоутворювачі. Як правило, не впливають на хронологічні рамки фондоутворювачів та на межі архівних фондів часткові зміни, пов'язані з переданням окремих населених пунктів з одного адміністративно-територіального об'єднання до іншого. В таких випадках усі установи, організації та інші фондоутворювачі продовжують свою діяльність, а їхні документи зберігаються в єдиних архівних фондах.

На хронологічні межі діяльності фондоутворювачів і на межі архівних фондів, як правило, не впливають: переведення установи з одного відомства в інше, зміна підлеглості установи в межах одного відомства, зміна його місцезнаходження та структури, розширення чи звуження функцій та обсягів діяльності установи, розширення чи звуження територіальних меж діяльності установи, тимчасова евакуація установи. Сюди можна віднести і перейменування установи.

1.2 Особливості визначення меж фондів особового походження

Фондом особового походження називають архівний фонд окремої особи, сім'ї, роду, який утворився впродовж їх життя і діяльності. Фонди особового походження діляться на особові, сімейні та родові.

Межі сімейних і родових фондів відрізняються кількістю поколінь, що залишили документи. У фонд сім'ї входять матеріали не більше трьох поколінь, а у фонд роду - не менше чотирьох. Наприклад, у ЦДІАК України зберігаються фонди роду Скоропадських, сім'ї Терещенків, родини Грушевських, особові фонди професорів В. Іконникова, Ю. Кулаковського, В. Довнар-Запольського та інші.

Фондоутворювачами можуть бути державні, політичні й громадські діячі, видатні вчені, діячі літератури та мистецтва, а також інші особи, внаслідок життя і діяльності яких виникли документи, що мають певну культурно-історичну цінність. Кожен фонд особового походження - це єдиний комплекс документів, котрий не може розпорошуватися, навіть якщо фондоутворювач жив і діяв у різні історичні епохи.

Визначення меж фондів особового походження передусім пов'язане з встановленням хронологічних рамок життя і діяльності фондоутворювачів. Але у більшості особових фондів зустрічаються ширші хронологічні рамки фонду, ніж хронологічні рамки життя фондоутворювача. Наприклад, відомий архівіст, директор Харківського історичного архіву Є. Іванов жив з 1873 р. до 1929 р. Але в його особовому фонді зберігаються документи з 1723 р. до 1929 р. Серед них - карти Слобідсько-Української та Катеринославської губерній, плани різних міст, сімейні документи. До складу особового фонду, крім особистих документів фондоутворювача, входять документи близьких родичів, якщо вони мають значення для характеристики фондоутворювача або самі є історичною чи іншою цінністю. У випадку, коли хтось з родичів фондоутворювача сам є видатним діячем, то сукупність їхніх документів утворює сімейний фонд. До складу особового фонду можуть бути віднесені й документи, створені після смерті фондоутворювача: некрологи, посмертні видання його праць, спогади про нього тощо.

При встановленні меж фондів особового походження слід враховувати, що в них можуть зберігатися узагальнюючі документи про діяльність банків, фабрик, заводів та ін., які належали фондоутворювачам, але вся поточна документація про діяльність цих установ повинна зберігатися у відповідних архівних фондах. Наприклад, у сімейному фонді Терещенків відклалися звіти контор і цукрозаводів, статистичні дані про кількість земель і капіталів, що належали Терещенкам, але поточна документація цукрових заводів зберігається у державних архівах областей.

1.3 Визначення фондової належності документів

У процесі фондування чи підготовки документів до передання на архівне зберігання інколи виникає необхідність визначення фондової належності документів. Завдання архівістів у цих випадках полягає в правильному встановленні фондоутворювача. Вирішення цього завдання багато в чому залежить від того, наскільки уважно вивчено історію, функції та діловодство фондоутворювача. Особливо це потрібно під час впорядкування розсипів, що складаються з розрізнених справ і окремих документів різних фондоутворювачів. І якщо на обкладинках справ у більшості випадків вказано назву фондоутворювача, то під час роботи з документами цю назву можна визначити лише за змістом.

Ознаками визначення фондової належності документів вважають окремі елементи, якщо в них міститься назва фондоутворювача. Наприклад, у справі є протоколи засідань вченої ради Київського університету імені Тараса Шевченка. І хоча на обкладинці справи не вказано назву фондоутворювача, можна впевнено вважати, що ним є названий університет.

Фондову належність вхідних документів встановлюють за назвою установи-одержувача, реєстраційним штампом чи змістом документа. Фондову належність копій вихідних документів можна визначити за назвою установи - автора документа, яку вказано поряд з підписом посадової особи в кінці документа, або за змістом документа.

При розборі документів дорадянського періоду потрібно знати основи тодішнього діловодства. В Російській імперії, а згодом і в СРСР офіційне діловодство базувалося на суворій регламентації та централізації. Вищі урядові установи надсилали нижчим розпорядження, накази, роз'яснення, циркуляри, запити. У відповідь одержували від них звіти, донесення, рапорти, подання, прохання. Особи або установи, рівні чи незалежні один від одного, обмінювались відношеннями, повідомленнями, офіційними листами. Залежно від субординації формувалася і назва адресата. Під час звернення вищих установ до нижчих вживали давальний відмінок (Київському губернському правлінню). Під час звернення нижчих і рівних установ - знахідний відмінок (у Київське губернське правління), а відсутність прямих ознак, фондову належність документа можна встановити за побічними ознаками. Для цього слід звернути увагу на різні резолюції і помітки, штемпелі і печатки, уважно вивчити зміст документа, порівняти його з іншими. Труднощі в роботі щодо визначення фондової належності документів виникають тоді, коли в одній справі трапляються документи, утворені внаслідок діяльності різних установ. Наприклад, документи жандармсько-поліцейських установ, які проводили дізнання й передали справу прокуророві, а той - в судову палату чи окружний суд. Інколи справу починали в одній установі, але в зв'язку з її реорганізацією чи ліквідацією, передавали в іншу. Фондову належність подібних справ визначають за документами останньої установи, в якій справа закінчувалася.

1.4 Утворення об'єднаних архівних фондів

Об'єднаним архівним фондом називають фонд, що складається з документів, які утворилися у процесі діяльності двох або більше фондоутворювачів-організацій з історично зумовленими зв'язками (однорідністю функцій, підлеглістю, місцезнаходженням, правонаступністю тощо) і зібрані разом для зручності користування ними.

Об'єднані архівні фонди створюються для раціональнішого розміщення документів в архівах, спрощення обліку документів, створення компактного і якісного науково-довідкового апарату.

Ознаку відомчої підпорядкованості фондоутворювачів використовують для об'єднання в одному фонді документів фондоутворювача з документами підвідомчих йому установ, організацій, закладів, підприємств. Ознаку спільності об'єкта діяльності використовують для об'єднання в одному фонді документів установ і організацій не підлеглих одна одній, але пов'язаних між собою одним об'єктом діяльності. Це може бути дирекція заводу чи фабрики" і профспілковий комітет цього ж підприємства. За цією ознакою формують і об'єднаний архівний фонд з документів адміністративно-господарських та інших установ багатоступеневої підлеглості, якщо вони утворюють такий єдиний комплекс, коли виділення навіть однієї структурної частини порушує його нормальну роботу. Наприклад, управління залізниці, її відділення, дистанції, дільниці та служби. За цією ознакою до документів основного фондоутворювача можуть бути додані матеріали різних допоміжних установ чи комісій.

Перелічені ознаки, як правило, поєднуються за хронологічним і територіальним принципами. Перший з них використовують для об'єднання документів фондоутво-рювачів, що діяли в один і той самий час, а другий - для об'єднання документів фондоутворювачів, що були в межах однієї адміністративно-територіальної одиниці (губернії, області, республіки, держави).

Важливе значення має ознака спільності діловодства, на підставі якої можуть бути об'єднані документи фондоутворювача-попередника і фондоутворювача-спадкоємця, формування справ яких відбувалося безперервно і призвело до створення єдиного комплексу документів. Найчастіше ці комплекси створюються із дрібних архівних фондів, але кожного разу таке об'єднання має бути виваженим і обґрунтованим, адже цей процес вимагає перескладання облікових документів і внесення змін до науково-довідкового апарату архіву. Під час створення об'єднаних архівних фондів слід керуватися завданнями раціонального комплектування архівів матеріалами, які вибірково приймаються від однотипних низових установ.

Головними передумовами раціонального створення об'єднаних архівних фондів є точна класифікація документів в архівних фондах і правильний вибір ознак, за якими ці фонди можуть бути об'єднані в один. Ці ознаки повинні базуватися на особливостях фондоутворювачів та суттєвих зв'язках між ними. Не можна об'єднувати в один фонд документи фондоутворювачів, які належать до різних галузей народного господарства, державної та громадської діяльності, науки і культури. Тому перед об'єднанням фондів, потрібно вивчити історію фондоутворювачів, зв'язки між ними, з'ясувати, які функції відображено в документах, в який період і на якій території діяли фондоутворювачі тощо.

Для створення об'єднаних архівних фондів головними ознаками є: єдність цільового призначення фондоутворювачів, належність їх до одного відомства, спільність об'єкта діяльності фондоутворювачів. Ознаку єдності цільового призначення застосовують під час групування документів фондоутворювачів, подібних за характером діяльності і за завданнями. Наприклад, документи дільничних виборчих комісій по виборах до місцевих органів самоврядування і Верховної Ради України. При цьому слід мати на увазі, що не допускається існування фондів аналогічних установ поза межами об'єднаного фонду. Як правило, ознаки групування архівних фондів в об'єднаний архівний фонд тісно пов'язані між собою і доповнюють одна одну. Тому часто об'єднані архівні фонди створюються не на основі однієї ознаки, а шляхом поєднання всіх ознак.

Фонди визначних осіб найчастіше об'єднуються за ознакою родинних (Ґалаґани, Максимовичі, Терещенки, Ханенки) чи професійних (І. Ільф та С. Петров) зв'язків. Слід пам'ятати, що під час створення об'єднаного архівного фонду завжди діє принцип неподільності документів фондів, які ввійшли до його складу.



Розділ 2. Архівна колекція як вид архівного фонду

2.1 Утворення архівних колекцій

Сукупність окремих документів, що виникли в процесі діяльності різних фондоутворювачів і поєднані за однією або декількома ознаками, називається архівною колекцією. На відміну від об'єднаних архівних фондів, архівні колекції формують на основі не історичних, а логічних зв'язків: тематичного, авторського, номінального, хронологічного. Наприклад, "Колекція театральних афіш і програм", "Колекція українського некрополя" та ін. Ці ознаки можуть виступати кожна окремо і поєднуватися між собою: тематично-номінальна, номінально-хронологічна тощо. Вибір і комбінація ознак залежить від змісту і форми документів та цілей створення колекції. Часто колекції створюють з окремих розрізнених документів, яких мало для того, щоб утворити з них самостійний фонд. Так буває, коли від установ і організацій в архіви надходять на зберігання комплекси документів, з яких лише окремі мають певну цінність. З них і утворюють архівні колекції. Переважна більшість колекцій має тематичний характер: "Колекція фотокопій документів про визвольну війну українського народу 1648-1657 рр." та ін.

Одним з різновидів архівної колекції є персональне зібрання документів видатних державних і громадських діячів, діячів науки і культури, до яких увійшли і документи про них. Створення таких зібрань призводить до порушення принципу неподільності архівних фондів, оскільки з них вилучаються окремі документи. Тому персональні архівні колекції створюють лише в окремих випадках.

2.2 Склад, структура, комплектування архівної колекції

Архівні колекції можуть бути зібрані будь-якою особою і вступити в такому вигляді в архів (колекція стародавніх рукописів, автографів, нотних рукописів тощо), а можуть бути створені в архіві за того ж ознакою з розрізнених документів або справ різних установ з метою створення сприятливих умов для їх всебічного використання.

Кожен з цих комплексів враховується як фонд і на цій підставі є класифікаційної одиницею. Історична довідка, що складається в архівних колекціях, повинна висвітлювати історію створення колекції:

- укладач;

- час;

- умови створення;

- комплектування.

Хронологічними межами архівної колекції є дати самого раннього і самого пізнього документа, що входять до її складу.

Колекції можуть бути сформовані приватною особою і надходити на державне зберігання або в складі особистого архіву колекціонера (як результат його збирацької діяльності), або окремим комплексом документів без особистого архіву колекціонера. У першому випадку вони стають розділом особистого фонду колекціонера (колекція автографів, зібрана П. А. та П.П. Вяземського), у другому - є самостійною класифікаційної і обліковою одиницею (колекція Василя Олександровича Регіна в ЦДАЛМ).

Якщо документи самого фондоутворювача нечисленні порівняно з зібраної ним колекцією, весь комплекс документів вважається колекцією і отримує відповідну назву - колекція фотографій діячів літератури і мистецтва, зібрана Є.В. Тихоновим.

Колекції, що надходять на державне зберігання у складі особистого архіву фондоутворювача або окремими комплексами документів, розформуванню з інших фондів не підлягають, навіть, якщо об'єктом колекційної діяльності є не окремі документи, а особисті архіви інших осіб.

При надходженні до державного архіву окремі розрізнені документи особистого походження, з яких не можна сформувати самостійний архівний фонд, можуть об'єднуватися самим державним сховищем в архівні колекції.

Об'єднання документів до архівних колекції проводиться за видами документів професійної приналежності їх творців або за тематичним ознакою. Склад архівної колекції може поповнюватися знову які надійшли документами і змінюватися у зв'язку з передачею окремих документів під новоутворені фонди.

Архівна колекція надходить до архіву або формується в архіві з окремих розрізнених архівних документів, що мають ознаки спільності (див. Додаток). Історично склалася архівна колекція, що надійшла з іншого архіву, від організації або громадянина, перефондуванню не підлягає.

Архівна колекція вноситься до списку фондів при першому надходженні їх документів в архів організації. Кожному фонду присвоюється черговий номер за списком фондів у хронологічній послідовності його надходження. До номером фонду, що підлягає передачі на постійне зберігання, додається (через дріб) номер, присвоєний відповідним державним архівом після першої передачі йому частини фонду.

Архівні документи, сформовані в архівну колекцію перефондування не підлягають. Перефондування архівних документів допускається у виняткових випадках, при виявленні помилок фондування, що ускладнюють пошук архівних документів.

Переміщення документів з одного фонду особистого походження в інший не допускається. Виняток становить передача окремих документів з архівних колекцій, створених державним архівом, яка практикується у двох випадках: при створенні нових фондів особового походження; при атрибуції окремих, раніше не атрибутовані документів, що зберігаються в архівних колекціях.

Передача документів здійснюється за актом, який складається у двох примірниках, затверджується керівництвом архіву і передається у відповідні справи фондів. Зміни вносяться одночасно в усі облікові документи.

При одиничних надходженнях документів на державне зберігання оригінали листів включаються до фондів адресатів. Якщо ці фонди відсутні або якщо адресати не встановлені, ці документи вкладаються у фонди кореспондентів. Якщо немає ні фондів адресатів, ні фондів кореспондентів, документи передаються в архівну колекцію листів.

За результатами виконання внутріархівних робіт (складання зведених описів, наукового опису архівних колекцій, перевірки наявності та стану документів, вивірки облікових документів) оформляється акт опису документів архівної колекції.



Розділ 3. Класифікація документів у межах архівного фонду

Одиницею класифікації у межах архівного фонду є одиниця зберігання, що може складатися як з одного, так і з кількох документів, об'єднаних за певною спільною ознакою. В архівній практиці одиницю зберігання на паперовій основі називають справою. Формування справи починається ще у діловодстві установи, де документи об'єднують у справи згідно номенклатури.

Класифікацію документів архівного фонду починають із створення груп одиниць зберігання, близьких за змістом, авторством, формою чи іншими ознаками. Потім розміщують справи у цих групах і групи у фонді. Але спочатку потрібно розробити схему систематизації документів у межах архівного фонду, відповідно до якої розташовуються справи. Ця схема становить собою перелік класифікаційних одиниць поділу, розміщених у певній послідовності, і призначена для розподілу документів фонду за цим поділом. У ролі класифікаційної одиниці поділу можуть бути класи, відділи, розділи, рубрики і т. д. Складання схеми систематизації вимагає знання особливостей діяльності фондоутворювача, його системи діловодства. Воно базується на таких загальних підходах:

· групування повинно бути повним, тобто охоплювати всі документи архівного фонду;

· ознаки класифікації визначають у кожному конкретному випадку залежно від наукової і практичної цілей;

· класифікація повинна проводитися за методом дедукції, тобто від загального до конкретного;

· розподіл слід починати за основною ознакою, притаманною для всього фонду, і закінчувати за ознаками, характерними для окремих, найменших груп документів;

· кожну групу документів необхідно ділити за однією і тією самою ознакою.

Розкриття інших ознак документів проводиться на наступних етапах поділу. Всі етапи поділу повинні бути історично і логічно пов'язані. Процес групування справ фонду треба здійснювати з урахуванням таких класифікаційних ознак:

- структурної - для групування справ за їхньою належністю до структурних підрозділів (відділ, цех, факультет), внаслідок діяльності яких вони виникли;

- хронологічної - для групування справ з урахуванням часу появи документів (рік, місяць, число);

- галузевої, функціональної, тематичної - для групування справ відповідно з галузевою належністю і функціями фондоутворювача, а також за тематикою документів;

- номінальної - для групування справ за їхньою належністю до конкретного виду одиниць зберігання (книги, журнали) чи за видами документів (плани, звіти, накази);

- авторської - для групування справ за авторською належністю (юридична чи фізична особа);

- кореспондентської - для групування справ, що виникли внаслідок листування з певними особами чи установами;

- географічної - для групування справ за окремими адміністративно-територіальними одиницями, з якими пов'язані автор, кореспондент чи зміст документа (області, району, міста і села).

Крім того, слід враховувати і такі ознаки, як мова документів, їхній формат, оригінальність чи копійність, матеріал (папір, фотоплівка, відеоплівка, дискета).

У кожному конкретному випадку визначають головні і другорядні ознаки. До головних найчастіше належать структурна і хронологічна. В деяких випадках ними можуть бути галузева, географічна, авторська чи інша.



Розділ 4. Класифікація архівних документів: проблеми і пошук

Становлення і розвиток постіндустріального суспільства, наріжним каменем існування якого є наука, актуалізували потребу в її оптимізації, зумовивши появу інженерії наукового знання. Остання є тим "інструментарієм", за висловом науковця Л. Рижака, який дозволяє виявити і вивчити, класифікуючи, систематизуючи, структуруючи досягнення науковців у логічно обґрунтовані теоретичні моделі, вдосконалити терміносистеми репрезентації їх досвіду, створити освітні, навчальні, інформаційні інститути комунікацій між наукою і суспільством.

В умовах утвердження інженерії наукового знання важливим стають з'ясування здобутків науки в певний проміжок часу, детермінації їх характеристики, потенціалу і можливостей її оновленого відтворення у майбутньому. Відтак, для архівної справи це означає винесення на кін актуальності створення таких інформаційно-пошукових систем, які б ефективно вирішували питання введення до обігу документальної інформації, оптимізації її використання, репрезентації можливостей архівних джерел. Подібне, в свою чергу, вимагає удосконалення внутрішньої управлінсько-організаційної класифікації документів, принципів фондування.

Питання класифікації документів, як їх пізнання, має давнє походження. Організаційне утвердження української історичної науки як соціального інституту, що припадає на ХІХ століття, виявляється в швидкому структуруванні, тобто формуванні спеціалізованої мережі адміністративних, методичних, освітніх центрів, громадських, наукових товариств, комісій, архівів, музеїв, фахової періодики тощо. Масове захоплення збиранням історичних джерел, урізноманітнення документів, функціонуючих у базових сферах діяльності суспільства, зробили першочерговим завданням історика упорядкування вихідного матеріалу його роботи. Дев'ятнадцятим століттям датуються перші схеми класифікації джерел, що носили формальний, описовий характер. Зразки їх розподілу, що з'явилися у результаті досвіду, надбань, попереднього часу, стали засобом вибудови нових класифікаційних систем і того, без чого здійснення подібного розроблення неможливе, а саме - пошуку, збирання, упорядкування документів, складання понятійно-категоріального апарату історії, архівознавства, джерелознавства та інших спеціальних історичних дисциплін, їх теорії.

У ХХ столітті тема класифікації документів не вибуває з реєстру тем постійного інтересу, а його підвищення у 1920-30-ті та 1960-80-ті роки продукувало значний обсяг літератури різних наукових планів, вартості, методичного й теоретичного змісту. Головний дискурс науки ХХ століття - міждисциплінарність - увиразнює взаємоспілкування різних галузей знань, пов'язаних з вивченням документа, що породжує необмежене розсіювання та розгортання ідейних знахідок археографії, бібліотекознавства, джерелознавства, дипломатики, книгознавства в архівознавчому просторі. Спеціалісти кожної з названих та інших споріднених галузей знань вкладали у визначення документу своє бачення, тим самим сприяючи множинному трактуванню змісту, пропонуючи багатоманіття шляхів його компонування.

Конструюючи власні пояснення класифікації документів, вони зініціювали не одну дискусію за цією проблемою на сторінках періодичних видань, в університетських аудиторіях, конференц-залах. Не дивлячись на запропонований науковій спільноті широкий спектр тлумачень документа, їх пояснень - від різносторонніх емпірних означень до виокремлення логічним шляхом інтернального в ньому як явищі - трактування його як матеріального носія інформації ніхто не наважився заперечувати.

Не просто складалася ситуація навколо трактувань словосполучень "класифікація документів", "схема класифікації документів". Наріжним каменем термінологічної дискусії між представниками різних галузей знань щодо визначення класифікації, а, отже й того, якою вона має бути, є відсутність конкретного сутнісного розмежування таких понять, як групування, типологізація, систематизація і, власне, класифікація. Донині відкритим залишається питання наповнення змісту цих лексичних одиниць загальноприйнятим внутрішнім навантаженням вартостями та вартісною оцінкою у єдиній зовнішній формі задля узгодженого опанування нею. І, хоча динамічність мови науки не дозволяє одноактно, тобто раз і назавжди зафіксувати її термінологію, утім, поціновування їх форми, змісту, рефлексія щодо них забезпечують користувача подібною інформацією можливістю проникнути в історичність часу, порозумітися колегам, багатоваріантність відповідей на питання, що є класифікація, систематизація, типологізація, групування та інші лексеми синонімічних рядів від них, є свідченням недостатності взаємодоповнювальних процедур спільного пошуку способів пояснень термінів науковцями.

Групування документів починається із виявлення їх зовнішньої подібності, тобто без з'ясування належності об'єкта як цілісності до тієї чи іншої якісної визначеності. Порівняння та аналогії екстернальних атрибутів документа хоча визначають його місце з-поміж собі подібних, утім, не дозволяють установити їх взаємозв'язок на рівні генетичних, структурних, функціональних ознак тощо.

Розкриття внутрішньої структури документа як усієї сукупності об'єктів і, разом з цим, кожного з них, відбувається на вісі тотожність - відмінність. Такий метод наукового пізнання, який дозволяє бачити міждокументні взаємозв'язки в просторово-синхронній, часово-діахронній системі координат називається типологізацією.

У гносеологічному плані поняття "тип документу" (рід-вид; підтипи-підроди-підвиди) є науковою абстракцією, адекватно не відображеною в об'єктивній дійсності і, отже, таким, яке здатне слугувати логічним засобом у процесі пізнання конкретного джерела інформації, а в онтологічному - цей продукт мислення багаторазово виявляє себе в одиничному, узагальнюючи його.

Виявлення принципової різниці між основами документів при умові їх морфологічної однорідності, всебічного опису одно- і різноподібних за формою - це все суть типологічної процедури. Документ, конкретизуючись у межах власної цілісності, представляє конкретний тип документу, як уривок власної зовнішньої форми і структури змісту.

Для розкриття типологічної структури документу застосовуються дедуктивний (дедуктивно-індуктивний) та індуктивний (індуктивно-дедуктивний) підходи, які дозволяють, рухаючись від загальних з'ясувань щодо типу документа до конкретних, і, навпаки, визначитися з сутністю його конструкції, її природою, видозмінами залежно від особливостей функціонування як комунікативного засобу.

Типологізація документу не може бути одномірною, оскільки її метою є не тільки поділ документів на певні типи, але й встановлення ступеню належності об'єктів до цих типів, міри їхньої подібності з іншими типами. Таксономічні ряди, що вибудовуються внаслідок типологізації документів є внутрішньо рухомі, змінні за складом, а, отже, й за внутрішніми полями, обсягом змісту. Субпідрядність, співвідношення, кількість зразків документів у межах одного типу (вертикальні зв'язки) чи різнотипності (горизонтальні зв'язки) є плинними у часі та просторі через опредметнення інноваційних перетворень у сфері комунікативної діяльності соціуму, змін умов функціонування документно-комунікаційних структур.

Можливості варіювати при створенні типологічних схем документів лише упродовж останньої чверті ХХ ст. запропонували науковій спільноті нові їх зразки за т. зв. "систематичними категоріями" (за А. Соковою), "галузями людської діяльності", базовими, інфраструктурними, дисциплінарними системами документації (за С. Кулешовим) тощо у виконанні відомих науковців. Спільним для всього багатоманіття критеріїв типізації є вектор її розгортання - спрямованість на об'єднання документів у типові групи.

Типологізація документів супроводжується їх систематизацією, тобто групуванням за кількісними, зовнішніми характеристиками типів документів, приведенням їх до певної системи. Цей вид технології впорядкування документів базується на їх подібності в межах одного типу, роду, виду та ін., що визначається шляхом з'ясування наявності в них певних загальних рис, виявлення ких відбувається паралельно зі з'ясуванням відмінностей між ними. Реалізація принципу системності в нашому випадку в онтологічному плані протікає біполярно: в напрямку основи ієрархії та складових системи задля виведення об'єктивної системи основи документів і в напрямку "вершини" ієрархії - суб'єктивного документального фрагменту як складової системи.

Отже, первинне групування документів відбувається шляхом констатації документа як факту, явища, визначення абсолютної чи порівняльної цінності його для інформаційного простору. Типологізація документів розгортається на основі поверхневих генетичних зв'язків між ними, що аргументуються й інтерпретуються в межах логічних реляцій. І лише класифікація акцентує увагу на причинно-наслідкових зв'язках між змістом і формою, умовами існування різнотипних документів, поясненні обставин функціонування, і їх самих як вияву багатьох часово-просторових пластів дійсності, які діалогізують між собою.

Сучасний тлумачний словник української мови дає двояке визначення терміну "класифікація". У першому випадку - це дія за значенням класифікувати, у другому - система розподілу предметів, явищ, або понять на класи, групи тощо за спільними ознаками, властивостями. Упорядники словника ставлять знак рівності між такими поняттями як класифікувати і групувати. Але, якщо первинне групування враховує їх зовнішні ознаки, типологізація - внутрішні властивості структур документів, систематизація зведених груп, типів, то класифікація переносить усю увагу на розкриття змістових властивостей і якостей, становлення інтернальних зв'язків і закономірностей, взаємозалежності між окремими типами, родами і видами документів, їх системами.

Розвідуючи потенціал об'єкта дослідження, документа, його змін у часі, класифікація виходить на шлях не тільки описового, але й проб аналітичного, синтезованого пояснення багатоликої, динамічної, складної одності елементів його загальної структури.

Класифікація документів не тільки сприяє вибудові схеми правильної послідовності, зумовленої ієрархічності, похідної вторинності, але й глибокому проникненню у взамозв'язки між інформаційними, матеріальними складовими документів на рівні структура-структура, структура-зміст, зміст-зміст, обставин їх побутування у зовнішньому просторі тощо. Класифікувати документи треба орієнтуючись не на розмежувальні лінії між різнотипними об'єктами, а, навпаки, на ті, що їх пов'язують (за Б. Кедровим).

Якщо типологізація протікає шляхом об'єднання документів в однотипні групи (за походженням, узагальненням інформації, шляхом документування тощо), то класифікація переслідує обернену мету. Їх пізнання завдяки класифікації відбувається шляхом дроблення загального об'єкту на скінченне число гносеологічних частковостей, що не претендують на вичерпну однину "прочитання" і сприйняття. Тому поступово у проведенні класифікація документів окреслюються спочатку помітні риси внутрішньої документної диференціації, а згодом - зовнішньої міждокументної інтеграції з подібними і неподібними документами. Це різнить у відмінностях і єднає у подібностях типологізацію та класифікацію документів.

Практика класифікації запропонувала різні схеми поділу документів. Історія їх творення доводить, що методичні акценти вибудови їх схем зміщувалися залежно від теоретико-методологічних шукань, потреб розвитку історичної науки із зовнішніх ознак документа на внутрішні, загального на особливе, цілого на структури, опису на аналіз. Слідування західноєвропейському досвіду та власним науковим традиціям приводить до розроблення класифікаційних схем:

а) у джерелознавстві - за ознаками хроновідстані між часом виникнення документу та часом, що відображений у ньому (М. Тихомиров), тематики (О. Зимін), походження (С. Каштанов, Д. Курносов), способом фіксації та передачі інформації (О. Медушевська, Л. Пушкарьов, С. Шмідт, В. Яцунський);

б) у книгознавстві - за характером змісту (Г. Фірсов), ступенем комуляції інформації (Д. Блюменау), функціональною ознакою (О. Гречихін);

в) у бібліотекознавстві - за знаковою формою кодування інформації (А. Соколов), ознакою їх природи (Ю. Столяров), особливостями носія інформації, засобами фіксації та передачі інформації (Г. Швецова-Водка);

г) у документознавстві - за особливостями практики інформаційної діяльності (Г. Корсунська, К. Рудельсон), лексичної основи документу (К. Маршакова), засобом "передачі змісту, що використовується в документі" (Д. Теплов) та ін.

В архівознавстві специфіка розподілу документів, включаючи процеси індексного групування, типологізації, систематизації, класифікації зумовлена характером джерел, особливостями їх зберігання, пошуку та видачі дослідникам. Особливістю класифікації документів в архівній справі є те, що вона здійснюється в межах архіву та архівного фонду. Основним організаційним правилом її здійснення у першому випадку є неподільність, збереження цілісності фонду, а документи, що йому належать, мусять мати спільне походження, однорідність змісту, історичні, логічні взаємозв'язки.

В основі процесу класифікації справ фонду можуть лежати один або декілька скодифікованих комунікаційних розв'язків означень документів. До класифікаційних ознак належать структурна, хронологічна, галузева (функціональна, тематична), номінальна, географічна та ін.. У кожному конкретному випадку визначаються набір ознак, головних і другорядних, за якими й проводиться класифікація документу. Вибір залежить від дослідницьких цілей та методів, які необхідні для їх досягнення, своєрідності вивчення, характеру діяльності фондоутворювача, складом і змістом документів. Все це зумовлює схеми класифікацій, як от структурно-хронологічна або хронологічно-структурна, галузево-хронологічна або хронологічно-галузева, функціонально-хронологічна або хронологічно-функціональна та ін.

Погодьмося з С. Кулешовим у тому, що більшість нині діючих класифікацій документів в архівній справі базується на їх тематичних, предметних чи поглиблених семантичних характеристиках, а, отже, й мову тут треба вести не про "документну класифікацію", а про "класифікацію документної інформації".

У кожному з наведених вище варіантів класифікації чітко простежується прагнення зафіксувати головну дослідницьку задачу навколо пізнання документу, а потім засадничих принципів протікання її розв'язання задля кінцевого результату - нового знання про нього. Спеціальні пізнавальні методи кожної з наук надають можливість проникнути в діалектику розвитку і функціонування документа як системного творення, побачити в кожному конкретному прояві його існування загальність даності.

Таким чином, пошук методів і засобів класифікації документів виводить дослідників першопочатково на їх упорядкування і систематизацію, а за тим, після причинно-генетичних пояснень, ми отримуємо можливість виходу на рівень теоретичних узагальнень, відкриття якісних (еволюційних) і кількісних (динамічних) закономірностей історії. Від механічного накопичення дескрептивних відомостей про документ на рівні групування до видових узагальнень на рівні типологізації, підсумовувань результатів взаємодії, функціонування складників документу на рівні класифікації - таким є шлях розподілу документів задля раціональної організації їх впорядкування, розташування, зберігання і використання.



Висновки

Класифікація архівних документів грає важливу роль в нашому житті. Тому що при необхідності можна піти в архів і тобі знайдуть будь-яку потрібну інформацію. Державні архівні установи, які здійснюють збирання, зберігання та організацію архівних документів з метою їх всебічного використання. Державні архіви зберігають постійно (тобто вічно) найбільш цінні архівні документи. Головне завдання державних архівів - служіння історичній науці. Тому державні архіви іноді називають історичними.

Державну частина архівного фонду становлять архівні фонди та архівні документи: державних установ, організацій, підприємств і державних інститутів, що діяли на території України на всьому протязі її історії, а також установ релігійних конфесій до моменту відділення церкви від держави, органів державної влади місцевого самоврядування, прокуратури, державних установ, організацій, предпpіятій, що діють на території країни; державних установ, військових частин, що знаходяться і (або) перебували за кордоном; підприємств, організацій або об'єднань змішаних форм власності, у статутному капіталі яких є переважна частка федеральної або державної власності; органів, установ; інших громадських організацій та об'єднань, що утворилися при здійсненні їх діяльності до моменту реєстрації відповідно до закону України про громадські організації; юридичних і фізичних осіб, які надійшли на законних підставах у власність держави, в тому числі з-за кордону, а також копії архівних документів на правах оригіналів і на законних підставах, що надійшли у власність держави.

Недержавну частина архівного фонду складають архівні фонди та архівні документи, що знаходяться у власності: державних об'єднань та організацій з моменту їх реєстрації відповідно до законодавства України про громадські об'єднання, в тому числі професійних спілок, благодійних та інших фондів, політичних партій і рухів, релігійних об'єднань і організацій; недержавних об'єднань (корпорацій, асоціацій, акціонерних товариств), установ, організацій та підприємств промисловості, сільського господарства, інших галузей економіки, науки, культури, соціальної сфери, засобів масової інформації; фізичних осіб (документи особистого походження, фамільні архіви, колекції документів тощо).

Для документів державної та недержавної частин архівний фонд України можуть застосовуватися різні категорії термінів зберігання: постійне, тимчасове, постійне у власності держави.



Список використаних джерел

1. Рижак Л., Пушкарев Л.Н. Классификация русских письменных источников по отечественной истории. - М.: Наука, 1975. - 284 с.

2. Матяш І. Архівна наука і освіта в Україні 1920-1930-х років. - К.: Б.в., 2000. - 591 с.

3. Специальные исторические дисциплины: Учеб. пособие / В.А. Замлинский, М.Ф. Дмитриенко, Т.А. Балабушевич и др.; Под ред. В.А. Замлинского, М.Ф. Дмитриенко. - К.: УМК ВО, 1992. - 324 с.

4. Блюменау Д.И. Проблемы свертывания научной информации. -Л.: Наука, 1982. - 166 с.

5. Гречихин А.А. Современные проблемы типологии книги. - Воронеж: Изд-во Воронежск. ун-та, 1989-247 с.

6. Корсунская Г.В. Типология первичных публикаций, освещаемых в реферативном журнале ВИНИТИ // НТИ. Сер. 1. - 1969. - №7. - С. 11-14.

7. Маршакова Н.В. Классификация документов на основе лексики (по ключевым словам документа) // НТИ. Сер. 2. - 1974. - №5. - С. 3-10.

8. Пронштейн А.П. Методика исторического исследования. - Ростов н/Д: РГУ, 1971. - 467 с.

9. Рудельсон К.И. Современные документные классификации. - М.: Наука, 1973. - 267 с.; Столяров Ю.Н. Классификация документа: Решения и проблемы // Книга: Исслед. и материалы. - 1995. - Сб. 70. - С. 24-40.

10. Теплов Д.Ю. Типизация в книговедении и библиографии. - М.: Книга, 1977. - 190 с.

11. Швецова-Водка Г.Н. Типология книги // Книга: Исслед. и материалы. - 1983. - Вып. 46. - С. 40-59.

...