Главная Коллекция "Revolution" Менеджмент и трудовые отношения Автоматизированные информационные системы в сфере делопроизводства

Автоматизированные информационные системы в сфере делопроизводства

Системы автоматизации делопроизводства. Современные технологии реализации систем электронного документооборота. Источники управленческой информации. Основные принципы разработки системы информационного обеспечения при внедрении автоматизированных систем.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид курсовая работа
Язык русский
Дата добавления 23.12.2014
Размер файла 60,1 K
рефераты на заказ со скидкой

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Страница:

2. вид управляемого ресурса (материальные, трудовые, финансовые и т.п.);

3. сфера применения (банковские, фондового рынка и т.п.);

4. функции управления и период управления.

Обеспечивающая подсистема включает «информационное, техническое, математическое, программное, методическое, организационное и лингвистическое обеспечение.

3.2 Цели, задачи и уровни автоматизации ДОУ

Цели автоматизации ДОУ всех организаций, вне зависимости от их организационно-правовых форм, довольно схожи и заключаются в следующем:

1. повышение качества и оперативности управления организацией путем совершенствования делопроизводства;

2. объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально отдаленные;

3. обеспечение оперативного и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;

4. снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов и, как следствие, получение экономического эффекта;

5. заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.

Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации ДОУ организации, которые условно можно систематизировать по следующим областям:

1) Подготовка и оформление документов.

Автоматизация этой области позволяет повысить качество и оперативность подготовки документов, создаваемых в организации, унифицировать форму документов.

2) Организация документооборота и исполнения документов. Автоматизация этой области позволяет исключить дублирование работы по вводу информации о документе на различных этапах работы с ним (упростить процесс регистрации), путем создания документальной базы организации уменьшить вероятность потери документа, упорядочить документооборот организации (упростить маршруты прохождения документов), повысить оперативность и качество работы исполнителей с документами, сократить сроки исполнения и прохождения документов, своевременно информировать сотрудников о поступивших и создаваемых документах.

3) Организация контроля исполнения документов.

Автоматизация контроля исполнения документов позволяет оперативно получать информацию о состоянии исполнения и местонахождении любого документа, отслеживать этапы прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения (создания) до завершения работы с ними.

4) Организация хранения документов, поисковая система по документам. Автоматизация позволяет обеспечить централизованное хранение текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним, организовать оперативный поиск, логически связывать документы, относящиеся к одному вопросу, делать подборки материалов по тематическому или иному признаку.

Говоря о необходимости определения уровня автоматизации ДОУ применительно к каждой конкретной организации, следует определиться с тем, что должен охватить процесс автоматизации ДОУ:

* всю организацию, включая ее территориально удаленные подразделения;

* головной офис организации целиком;

* ряд структур, активно задействованных в документообороте организации (например, служба кадров + служба ДОУ + бухгалтерия и др.);

* структуры, отвечающие за организацию ДОУ (управление делами, служба ДОУ, секретариат, канцелярия и т.п.);

* специальные структуры (бухгалтерия, служба кадров и т.п.)

Заключение

В данной курсовой работе мы рассмотрели широкий спектр функций автоматизированных информационных систем. Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что автоматизация существенно изменяет технологии обработки информации. В условиях компьютеризации весь процесс движения информации состоит из множества взаимосвязанных ручных и автоматизируемых операций, каждая из которых производится на одном рабочем месте. Основные операции технологического процесса обработки информации: сбор и регистрация первичных данных, ввод их в систему, контроль достоверности данных, формирование и ведение базы данных, поиск и обработка по заданному алгоритму, формирование и вывод конечных результатов, передача результатов обработки конечному пользователю.

К сожалению, человеческих ресурсов недостаточно для того, чтобы выполнить все вышеизложенные операции точно, быстро, эффективно и своевременно, что может привести к застою в области делопроизводства как в рамках одной организации, так и в международном масштабе. В то же время прогресс не стоит на месте и не каждая организация может себе позволить оборудование, соответствующее современным требованиям, что приводит к организационным, техническим и управленческим проблемам.

Тем не менее, несмотря на сохранение в автоматизированных системах всех основных традиционных функций делопроизводства, автоматизация, безусловно, позволяет более эффективно, чем традиционные («ручные») технологии, организовывать работу с документами и с помощью компьютерных сетей по-новому решать многие типовые задачи делопроизводства, значительно упрощая и ускоряя процесс движения документов в организации.

И это именно то, что от неё требуется.

Библиография

1. Теория систем и системный анализ - В.Н. Волкова, А.А. Денисов, Издательство «Юрайт»,2013.

2. ГОСТ 24.601-86

3. Информационное обеспечение управления - Учебное пособие. Мазур Л.М.

4. Информатика. Базовый курс - Симонович С.В. и другие.-СПб:Петер,2005

5. «Автоматизация предприятия. С чего начать?», Илья Коломин, журнал «Фабрика мебели», № 1-4', 2006.

6. Гагарина Л.Г., Киселев Д.В., Федотова Е.Л. Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем: учебное пособие.-М.: ИД «Форум»: ИНФРА-М, 2007.

7. Голицына О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: учеб. Пособие. - М.: «Форум»: ИНФРА-М, 2007.

Размещено на Allbest.ur

...

Страница:


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.

© 2000 — 2023, ООО «Олбест» Все права защищены