Роль информационной системы в эффективном управлении

Размещено на http://allbest.ru

Для наиболее эффективного управления работой предприятия необходимо иметь достаточную информацию о положении дел на предприятии и возможность оперативного реагирования на изменения ситуации. Для этого руководитель предприятия и другие ответственные лица должны постоянно иметь свежую и достоверную информацию. Возникает необходимость организации управления работой предприятия таким образом, чтобы обеспечить быструю и надежную связь между различными служащими для их наиболее четко слаженного взаимодействия.

Предъявляемые современными условиями требования к системам управления могут быть удовлетворены лишь при помощи современных средств автоматизации управления. Опыт показывает, что в наше время для решения этих задач не обойтись без помощи компьютерной техники, позволяющей в наиболее удобной форме хранить и представлять пользователям интересующую их служебную информацию. Для наиболее слаженной работы различных служб предприятия компьютеры удобно объединять в локальные вычислительные сети, позволяющие осуществлять связь между различными пользователями этой сети, находящимися на некотором расстоянии друг от друга, как в нашем примере. Однако, такие сети требуют для своей работы соответствующего программного обеспечения, необходимого для обеспечения работ вообще подобной сети и отражающего специфику работы данного предприятия. Кроме того, к такому программному обеспечению предъявляются такие требования как удобство доступа к необходимой информации, простота в обращении и защита от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, а также, защита от порчи различного рода программными вирусами. Компьютерные сети, периферийное оборудование и программное обеспечение вместе являются составными частями информационной системы.

В самом обобщенном виде информационная система (ИС) - это набор связанных между собой компонентов, который собирает, обрабатывает, сохраняет и распространяет информацию для поддержки деятельности организации. На уровень информационных систем влияет два фактора:

1. уровень научно-технического развития в организации, т.е. насколько современны используемые технологии;

2. люди и существующая в организации культура.

Последний фактор является определяющим, поскольку именно от него будет зависеть первый. Действительно, усложнение информационных систем растет пропорционально росту формализации культуры и увеличению размера организации. Например, на малой фирме с ограниченным кругом задач, где в ходу простые и неформальные отношения рядовых сотрудников с ее управляющими зачастую отсутствует потребность в сложных информационных системах. И наоборот, в больших организациях с сильно разветвленной структурой такие системы являются жизненной необходимостью.

Основная задача информационной системы для руководителя - поддержка принятия решений и управление потоками входящей/исходящей информации.

Для руководителя необходима информационно-управляющая система, которая предназначена для сбора, обработки и выдачи ему информации, необходимой для принятия управленческих решений и контроля их выполнения. Информационно-управляющая система - это постоянно действующая система взаимосвязей людей, технических средств и методических приемов, предназначенная для сбора, классификации, анализа, оценки и распространения актуальной, своевременной и точной информации для использования ее распорядителями с целью совершенствования планирования, претворения в жизнь и контроля мероприятий осуществляемых организацией. Информационно-управляющая система обычно включает подсистемы: 1)внутренней отчетности; 2) сбора внешней информации; 3) анализа информации.

Информационно-управляющая система должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем; отслеживать все существенные события внутри организации и вне ее. Общей целью информационно-управляющей системы является облегчение эффективного выполнения функций планирования, контроля и производственной деятельности. Самой важной ее задачей является выдача нужной информации нужным людям в нужное время.

Компьютерные и современные информационные технологии многократной повышают эффективность информационно-управляющей системы.

Например, Отдел снабжения готовит заявки на каждый день по закупке пряжи, вспомогательных товаров, которые поступают непосредственно в Экономический отдел, который в свою очередь планирует бюджет в соответствии также с данными заявками; Производственный отдел составляет план на месяц, квартал, год по существующим заказам и планируемым потенциальным заказам, Склад готовой продукции с помощью специального кодовой программы (на компьютере) упаковывает продукцию, отправляемую зарубеж и другой программы на внутренний рынок. Общий отдел собирает информацию по приказам, распоряжениям и другим внутренним нормативным документам, контролирует исполнение и составляется отчет по исполнительской дисциплине (автоматически собранная информация, которую предоставляют все подразделения о выполнении тех или иных мероприятий), Отдел кадров контролирует проходную систему на предприятии: при помощи электронных пропусков в специальной программе фиксируется приход и уход с территории предприятия каждого сотрудника, а также принятие и увольнение сотрудников, текучесть кадров и др. Вся необходимая информация поступает руководителю предприятия. В связи с полученной информацией он знает состояние дел на производстве, ситуацию на торговом рынке, знает какова исполнительская дисциплина на предприятии.

Отправными пунктами, содействующими достижению большего взаимного соответствия потребности в информации, спроса на нее и ее предложения, являются сами производственные информационные процессы и носители этих процессов. Что касается последнего, то речь идет о наилучшем использовании имеющегося у сотрудников и соответствующим образом активизируемого информационного потенциала, а также о возможно более эффективном внедрении технических вспомогательных средств (калькуляторов, компьютеров, копировальной техники). Их эффективное взаимодействие в производственных информационных процессах при этом неизбежно связано с решением задачи оптимального формирования этих процессов по их различным стадиям (сбор, хранение, передача и обработка информации).

Сбор информации. В данном случае вся информация уже собрана и хранится на предприятии. Сбор информации зависит от достаточных знаний об адекватных способах сбора информации или об имеющихся источниках информации; возможности сбора определенных данных; воли в сборе определенных данных.

Хранение информации. Здесь не всегда использование информации по времени совпадает с ее получением, поэтому возникает потребность в хранении информации. Хранение происходит в двух формах: естественной (человеческая память) и в искусственных хранилищах (бумажные носители - архив и компьютерный архив). Определяющими критериями для выбора искусственной формы хранения являются при этом:

- объем подлежащей хранению информации;

- предполагаемый срок хранения информации;

- частота и необходимая быстрота доступа к хранимым данным;

- частота изменения (актуализация) хранимого информационного материала;

- необходимость защиты хранимой информации от нежелательного и несанкционированного доступа.

Передача информации (коммуникация). Необходимость внутрипроизводственной коммуникации вытекает из разделения труда. В соответствии с этим процессы коммуникации являются видами взаимодействия, состоящими, по меньшей мере из передачи и приема информации, в которых участвуют, как минимум, два партнера: передающий и принимающий информацию. На предприятии составлены Положения о структурных подразделениях, в которых есть пункт «ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ», в котором описываются принципы, права и полномочия подразделения при взаимодействии с другими структурными подразделениями предприятия, методы и способы получения доступа к различным формам внутренней и внешней отчетности подразделений предприятия, а также к системе информационного обслуживания всех подразделений предприятия; а также принципы, права и полномочия при взаимодействии подразделения с внешними организациями.

В качестве основной проблемы коммуникаций следует рассматривать выполнение того условия, чтобы весь имеющийся на предприятии информационный материал (в неискаженном виде) достигал бы тех подразделений и тех рабочих мест, где в нем имеется потребность.

Обработка информации. На этой стадии полученные данные при помощи процессов комбинирования или связывания преобразовываются в новые по содержанию данные (изменяют форму, обобщаются или специфицируются).

Каждый сотрудник, составляющий отчетные формы, несет ответственность за достоверность и своевременность предоставляемой информации, как для руководителя, так и для структурных подразделений предприятия, которым необходима данная информация для выполнения своих обязанностей.

К качеству информации предъявляются определенные требования, прежде всего требование о том, чтобы она удовлетворяла пользователей информации, иначе говоря, была полезной.

Полезность информации оценивается внутренними и внешними пользователями, которые предъявляют к ее качеству следующие требования:

- уместность и своевременность информации - способность повлиять на принятие решения пользователем и удовлетворить его интересы в нужный момент или к определенному сроку;

- достоверность информации - гарантия объективности и правдивости, представляемых данных, что предполагает необходимость указания методов сбора, учета и обработки информации, чтобы пользователи могли правильно понимать назначение представляемой информации и проверить ее;

- сопоставимость информации - возможность сравнения показателей с данными по другим фирмам, регионам, государствам, что требует применения определенных стандартов в предоставлении информации;

- доступность и понятность информации - представление информации в ясной для понимания форме, чтобы пользователь мог применять ее для принятия решения, не боясь допустить ошибку. Для ясного понимания информации необходимо, чтобы формы ее представления отражали существо вопросов, были четкими, без излишней детализации, правильно переведенные на иностранные языки;

- конфиденциальность информации - строгий учет и контроль за распространением информации среди внешних пользователей, а также за ее содержанием и характером. Под разглашением конфиденциальной информации понимается:

- предание сведений огласке, в результате которой они стали известны посторонним, в том числе предоставление не уполномоченным на то лицам различных государственных органов, и становятся достоянием лица или лиц, которые не должны располагать ими;

- пересылка, вывоз за рубеж или передача материалов юридическим и физическим лицам без ведома руководства Предприятия и/или вне сферы выполнения служебных обязанностей;

- публикация материалов в средствах массовой информации;

- выступление по телевидению и радио;

-демонстрация или передача кому-либо соответствующих документов, чертежей, зарисовок, макетов или других предметов и т.п.;

- оглашение на конференциях, совещаниях и в иных публичных выступлениях.

Таким образом, информация должна быть целенаправленной и ориентированной на соответствующие уровни управления.

Информация необходима для рационального решения проблем. Порой, однако, необходимая для принятия хорошего решения информация недоступна или стоит слишком дорого. В стоимость информации следует включить время руководителей и подчиненных, затраченное на ее сбор, а также фактические издержки, например связанные с анализом рынка, оплатой машинного времени, использованием услуг внешних консультантов и т.п. Поэтому руководитель должен решить, существенна ли выгода от дополнительной информации, насколько само по себе важно решение, связано ли оно со значительной долей ресурсов в организации или с незначительной денежной суммой.

Если информацию получить по приемлемой цене непросто, но такая возможность скоро появится, самое правильное для руководителя - отложить принятие решения. Здесь, правда, сделано допущение, что время не является критическим фактором, и потери от задержки будут более чем перекрыты выгодой от принятия более качественного решения на основе дополнительной информации. Выгода и издержки по большей части субъективно оцениваются руководителем, что, в особенности, относится к оценке руководителем стоимости собственного времени и ожидаемых в результате принятия решения улучшений.

Существует три варианта обстоятельств, с которыми может столкнуться руководитель, оценивая затраты и выгоду от дополнительной информации:

1. Выгода от каждой дополнительной единицы информации равна затратам на ее получение. В той мере, в какой руководство готово платить за получение дополнительной информации, оно будет иметь дополнительную выгоду. Однако ограничения временных и интеллектуальных возможностей менеджера в плане усвоения и использования все большего количества информации должны, в конечном счете, сделать покупку дополнительной информации экономически нецелесообразной.

2. Расходы на получение дополнительной информации перекрываются выгодами до определенной точки. За нею руководству не следует стремиться к получению дополнительной информации, поскольку даже при улучшении решения с ее помощью расходы превысят выгоду.

3. Выгоды от получения дополнительной информации, очевидно, превосходят затраты на нее. В такой ситуации получение дополнительной информации явно желательно. Тем не менее, и в этом случае временные и интеллектуальные ограничения должны, в конечном счете, резко снизить пользу от приобретения информации.

Принятие управленческих решений - основная и ответственная функция менеджера. Нарушение правил поведения в метасистеме приводит предприятие к экономическим потерям (вплоть до банкротства и ликвидации), делающим его деятельность бессмысленной.

Команда должна владеть ПЭВМ, чтобы иметь возможность использовать информационные базы данных и применять математические модели поведения организационных систем при подготовке и принятии управленческих решений.

Сложные компьютеризированные информационно-управляющие системы обычно проектируются группой специалистов с помощью сторонних консультантов. Чтобы проектируемая информационно-управляющая система была эффективной на практике, этим специалистам очень важно привлечь к процессу проектирования тех управляющих, которые впоследствии будут ею пользоваться. Эти пользователи лучше других знают, какие решения являются главными и какая информация нужна для их принятия.

Кроме того, если те руководители, которые будут пользоваться информацией, не примут определенного участия в процессе разработки, может оказаться, что система не будет давать им необходимой информации или будет перегружать их бесполезной информацией. Не следует забывать и то, что привлечение к проектированию людей, ответственных за внедрение, обычно уменьшает сопротивление изменениям.

Уменьшить сопротивление переменам также можно, если как следует обучить пользователей работе с системой. Такое обучение должно уменьшить страх перед неизвестностью, который внушает сложная информационно-управляющая система. И, что наиболее важно, предварительное обучение позволит пользователям глубоко узнать возможности системы и поможет им избежать тех “ловушек”, которые являются следствием имеющихся ограничений. Без такого обучения пользователи могут оказаться во власти обслуживающего технического персонала и чувствовать себя так, будто информационно-управляющая система управляет ими, а не наоборот. В результате может возникнуть чувство досады и нежелания пользоваться системой.

Одна из важных проблем, связанных с новой технологией информационно-управляющая система, - это легкость, с которой можно выдавать чрезмерное количество информации. А избыток информации также затрудняет процесс принятия решения, как и ее недостаток. Погребенный под грудой несущественных фактов, руководитель или может просмотреть важную информацию, или не сможет достаточно быстро установить ее для современного принятия решения. Следовательно, хорошо проектированная информационно-управляющая система избирательно снабжает руководителя информацией лишь того типа, которая необходима для его деятельности. По возможности, информацию необходимо как можно плотнее “сжимать”, чтобы ускорить процесс ее накопления.

Необработанная информация, вводимая в компьютерную информационную систему, называемую базой данных, должна быть организованна так, чтобы ее можно было извлечь в пригодном виде. Разные управляющие имеют разную потребность в информации в разное время. Чтобы помочь им эффективно использовать аппаратное оснащение системы, были разработаны разнообразные пакеты программного обеспечения.

Как и большинство других вспомогательных средств управления, на работу информационно-управляющая система оказывают влияния изменения внутренних и внешних обстоятельств. Любое изменение в структуре организации обычно означает, что какую-то конкретную информацию нужно будет направлять по другому адресу. Например, если высшее руководство принимает шаги к децентрализации организационной структуры, необходимо модифицировать информационно-управляющая система таким образом, чтобы снабжать руководителей более низких звеньев отчетами и другой информацией, которая ранее была адресована только высшему руководству. Аналогично, если произошло изменение целей, например, вследствие решения выпускать новое изделие, нужно также изменить и модернизировать информационно-управляющая система, чтобы она выдавала информацию о новых потребителях и конкурентах. Если от правительственных органов поступают новые распоряжения относительно налогообложения, безопасности изделия, потребительской информации, гарантий прав на работу и т.п., необходимо модернизировать информационно-управляющая система с целью сбора, хранения, обработки и распределения новой необходимой информации.

Руководящие работники не могут предвидеть, какая именно информация им может понадобиться. Изменения банковского процента, возможное слияние компаний, объявление конкурентов о выпуске нового изделия может заставить управляющего разыскивать соответствующие данные и собирать буквально по крохам необходимую ему для принятия решения информацию. Даже рутинный анализ оперативных данных может породить самые неожиданные вопросы

Ускорение научно-технического прогресса предъявляет все более высокие требования к информационному обеспечению органов управления. Эффективность этого вида деятельности, ставящего своей целью подготовку и обоснование управленческих решений, во многом предопределяет эффективность управления в целом

Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, повысить степень использования информации.

Информационное обеспечение предполагает: распространение информации, то есть представление пользователям информации, необходимой для решения управленческих, научно-производственных и других вопросов, возникающих в процессе деятельности; создание наиболее благоприятных условий для эффективного распространения информации.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

- краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

- удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

- точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Глубокий и тщательный анализ является необходимой предпосылкой принятия управленческих решений. Без информации и ее анализа невозможно эффективное функционирование и развитие деятельности предприятия.

Список используемых источников

управление информационный руководитель

1. Переверзев М.П., Шайденко Н.А., Басовский Л.Е. Менеджмент: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2003 - 288с.

2. Афанасьев С. В., Ярошенко В. Н. Эффективность информационного обеспечения управления. - М.: Экономика, 2001.

3. Баззел Р. Д., Кокс Д. Ф., Браун Р. В. Информация и риск в маркетинге. - М.: Экономика, 2003.

4. Поппель Г., Голдстайн Б. Информационная технология - миллионные прибыли: Пер. с англ. - М.: Экономика, 2000.

5. Фалмер Р. М. Энциклопедия современного управления, т. 4 М.: Финансы и статистика, 2002.

Размещено на Allbest.ru