Оформление личной карточки работника

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание:

Введение

1. Основные правила ведения личной карточки

2. Содержание разделов личной карточки и правила их заполнения

Заключение

Список литературы

Введение

«Делопроизводство (или документационное обеспечение управления) - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (запись информации на различных носителях по установленным правилам) и организацию работы с официальными документами » Микушина М.Н. Делопроизводство в кадровой службе.- Новосибирск: ИЦ «Мысль». 2004..

Информация, содержащаяся в документах организации, имеет важное значение, для функционирования организации в целом. Кадровая документация имеет свои особенности, т.к. она связана не только с деятельностью организации, но и со многими фактами деятельности общества в целом.

Одной из наиболее важных функций кадровой службы организации является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой в кадровой службе, входят документы различного функционального назначения: первичные учетные документы, распорядительные, личные и т.д.

Служба кадров обрабатывает и использует огромное количество важных документов, поэтому работникам необходимо знать правильность их оформления, которая регламентируется различными законодательными и нормативными актами, инструкциями Российской Федерации (Трудовой кодекс РФ, Постановления Госкомстата РФ и пр.)

К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость данному вопросу. Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения к административной ответственности Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. М.: АО «Бизнес-школа «Интел-Синтез». - 1997..

Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствие с действующим трудовым законодательством.

Личная карточка (форма №Т-2) заполняется на работников всех категорий, включая временных и сезонных работников, основных и совместителей. Личная карточка является основным документом по учету личного состава.

Она ведется на протяжении всего периода трудовой деятельности работника у данного работодателя, начиная с приема на работу, и закрывается только при увольнении. На работников, принятых на работу по гражданско-правовым договорам, личные карточки не ведутся.

Личная карточка №Т-2 относится к группе обязательных кадровых документов. Форма личной карточки унифицирована и относится к системе первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

В этой работе поставлена задача, рассмотреть требования к заполнению и ведению личного листка учета кадров, который является первичным учетным документом и составляет основу личного дела работника.

карточка стаж учет

1. Основные правила ведения личной карточки

Личная карточка - основной учетный документ, в котором содержатся персональные данные сотрудника. Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Личные карточки на сотрудников должны вести все фирмы независимо от организационно-правовых форм. Личная карточка работника оформляется на каждого сотрудника, принятого в фирму по трудовому договору. Ее заводят при приеме на работу и ведут в течение всего периода его трудовой деятельности в компании. С увольнением сотрудника личная карточка т 2 закрывается, но продолжает храниться в фирме.

Фирма не обязана оформлять на сотрудников личные дела, в то время как личная карточка формы № Т-2 - документ обязательный. Она прямо упомянута в «Правилах ведения и хранения трудовых книжек» (п. 12). Там сказано, что в личной карточке формы Т-2 повторяются все записи из трудовой книжки о приеме на работу, переводах и увольнении. С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить сотрудника под расписку в личной карточке.

Для заполнения формы Т-2 нужны приказ о приеме сотрудника на работу и личные документы сотрудника, а именно:

· трудовая книжка;

· паспорт;

· военный билет (для военнообязанных);

· документ об окончании учебного заведения;

· свидетельство государственного пенсионного страхования;

· свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;

· другие документы (например, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации, награждение государственными наградами, наличие инвалидности и т. п.).

Кроме того, будут нужны и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками - всю эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы он присутствовал при оформлении личной карточки.

Нельзя доверять заполнение формы № Т-2 самому сотруднику, ее должен заполнять только специалист службы кадрового делопроизводства собственноручно. Личная карточка - документ строгой отчетности и ответственность за ее правильное оформление несет только он Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. М.: АО «Бизнес-школа «Интел-Синтез». - 1997..

2. Содержание разделов личной карточки и правила их заполнения

Личная карточка состоит из одиннадцати разделов:

· Общие сведения;

· Сведения о воинском учете;

· Прием на работу и переводы на другую работу;

· Аттестация;

· Повышение квалификации;

· Профессиональная переподготовка;

· Награды (поощрения) и почетные звания;

· Отпуск;

· Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством;

· Дополнительные сведения;

· Основание прекращения трудового договора (увольнения).

В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике. А в первом разделе («Общие сведения») предусмотрены еще и окна для кодирования информации. Коды для заполнения личной карточки можно найти в классификаторах информации: ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 412;

ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30 сентября 2003 г. № 276-ст;

ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 367;

ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 413.

Кодирование предназначается для автоматизированной обработки данных и статистического учета. Оно было введено, когда еще не существовало универсальных компьютерных программ для кадровиков. С помощью ЭВМ, которая считывала с документов коды, можно было посчитать численность сотрудников и разделить их по категориям (уровень образования, профессия и т. п.). Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Даже если кадровики используют специальные компьютерные программы, которые автоматически проставляют коды в личной карточке, сами коды утратили свое первоначальное значение. Но следует помнить о том, что из унифицированных форм нельзя удалять графы. Поэтому если мы не кодируем информацию, окна для кодов удалять нельзя, а просто оставляем их незаполненными Микушина М.Н. Делопроизводство в кадровой службе.- Новосибирск, ИЦ «Мысль» - 2004..

Начало формы и раздел «Общие сведения»

Вначале указывается наименование фирмы В соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу нужно проставить код фирмы по ОКПО (его главный бухгалтер). Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, 11.08.2010.

Далее в форме идет таблица, в которую заносятся следующие сведения:

· табельный номер (он присваивается сотруднику при приемена работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);

· идентификационный номер налогоплательщика - ИНН. Если сотруднику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;

· номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

· алфавит (первая буква фамилии сотрудника);

· характер работы (постоянно или временно);

· вид работы (основная или по совместительству);

· пол (мужской, женский).

Теперь рассмотрим заполнение самого объемного раздела формы Т-2 - «Общие сведения». Первым делом в специальной ячейке указываем номер и дату трудового договора, заключенного с сотрудником.

ПУНКТ 1. «ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО». Внимательно переписать данные из паспорта сотрудника. Имя и отчество необходимо указывать полностью. Старайтесь оставлять на строчках место для будущих изменений анкетных данных (это особенно актуально, если мы заполняем личную карточку женщины).

ПУНКТ 2. «ДАТА РОЖДЕНИЯ». Месяц рождения пишется буквами, а число и год - цифрами. С правой стороны в ячейке для кода написать дату рождения цифровым способом.

ПУНКТ 3. «МЕСТО РОЖДЕНИЯ». Записывается в соответствии с паспортом. Если мы кодируем данные в форме Т-2, то для заполнения пункта 3 нам понадобится ОКАТО.

ПУНКТ 4. «ГРАЖДАНСТВО». Существуют стандартные формулировки записей о гражданстве. Они содержатся в ОКИН. И даже если вы не кодируете информацию в личной карточке, запись в текстовом поле пункта 4 должна строго соответствовать этому классификатору.

Таблица 1.Формулировки записей о гражданстве:

Формулировка	Код по ОКИН
Гражданин Российской Федерации	1
Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство)	2
Иностранный гражданин Лицо без гражданства	3 4

Если сотрудник имеет двойное гражданство, этом случае необходимо укажить в скобках вторую страну, гражданином которой является сотрудник. Например: «Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (Польши)». В личных карточках иностранных граждан также необходимо указывать страну: «Иностранный гражданин (Республики Беларусь)».

ПУНКТ 5. «ЗНАНИЕ ИНОСТРАННОГО ЯЗЫКА». При заполнении этого пункта также нужно придерживаться общепринятых формулировок ОКИН, которые приведены в таблице ниже. Лучше указывать степень знания языка от первого лица единственного числа: «Владею свободно», «Читаю и перевожу со словарем». Если вы проставляете коды, учтите, что коды есть не только у степеней знания языка, но и у самих языков. Например, у английского языка код 014, у французского - 213, у итальянского - 070, у немецкого - 135. Поэтому надо проставить оба кода, разделив их несколькими пробелами Микушина М.Н. Делопроизводство в кадровой службе.- Новосибирск, ИЦ «Мысль» - 2004..

Формулировки записей о знании языка:

Формулировка Код по ОКИН

Читает и переводит со словарем 1

Читает и может объясниться 2

Владеет свободно 3

ПУНКТ 6. «ОБРАЗОВАНИЕ». Существует несколько уровней образования (их еще называют образовательными цензами). Уровни образования вместе с кодами их обозначения перечислены в ОКИН. В таблице ниже представлены уровни образования с пояснениями и кодами. Если сотрудник представил вам удостоверение о послевузовском образовании, нужно будет заполнить соответствующий блок в пункте «Образование». Следует помнить, что аспирантуре, ординатуре, адъюнктуре соответствует код 01, а докторантуре - код 02 (по ОКИН). Окно для кода по ОКСО оставлять пустым, поскольку в ОКСО нет кодов по специальностям послевузовского образования.

Таблица 2. Уровни образования (образовательные цензы):

Уровень образования	Означает по ОКИН
Начальное (общее) образование	Работник окончил три или четыре класса средней школы и больше не учился, либо не доучился до окончания 9-го класса (при 11-летней системе школьного образования) или 8-го класса (при 10-летней системе школьного образования): -02
Основное общее образование	Работник окончил 9 классов средней школы (при 11-летней системе школьного образования) или 8 классов (при 10-летней системе школьного образования) и получил свидетельство
Среднее (полное) общее образование	Работник окончил среднюю школу, гимназию или лицей (11 или 10 классов) и получил свидетельство07
Начальное профессиональное образование	Работник окончил профессионально-техническое училище (ПТУ) и получил свидетельство10
Среднее профессиональное образование	Работник окончил среднее специальное учебное заведение (техникум, колледж или училище) и получил диплом11
Неполное высшее образование	Работник окончил три и более курсов вуза (института, университета или академии) и больше не учился либо продолжает обучение15
Высшее образование	Работник окончил вуз (институт, университет или академию) и получил диплом18
Послевузовское образование	Работник окончил ординатуру, аспирантуру, адъюнктуру или докторантуру и получил диплом19

Если сотрудник учится на четвертом, пятом или шестом курсе вуза, делается запись о неоконченном образовании на основании справки учебного заведения, студенческого билета или зачетной книжки. А если студент только поступил в учебное заведение и учится на начальных курсах, то в личную карточку нужно записывать то образование, которое имеется у него в момент устройства на работу. Допустим, студент до поступления в вуз окончил среднюю школу. Значит, у него есть основное общее образование. Точно так же заполняется пункт «Образование» и на студентов, еще не окончивших учебное заведение среднего профессионального образования.

ПУНКТ 7. «ПРОФЕССИЯ». В этом пункте отражается информация о том, какой профессией владеет сотрудник. Причем нужно вписать, не только основную, но и другие профессии (при их наличии). В качестве основной указывается обычно профессия, представляющая наибольший интерес для фирмы, или профессия, по которой сотрудник приобрел самый большой опыт работы. Для кодирования профессии понадобится ОКПДТР.

ПУНКТ 8. «СТАЖ РАБОТЫ». Стаж - общий, непрерывный и дающий право на льготы - рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или других подтверждающих документов (трудовых договоров, справок с мест работы и т. п.). ОБЩИЙ ТРУДОВОЙ СТАЖ считается так: сначала нужно выписать из трудовой книжки сотрудника все даты приемов на работу и все даты увольнений. Затем сложить отдельно эти даты. Получится две суммы - первая будет состоять из дат приемов, а вторая - из дат увольнений. Следующий шаг - из второй суммы вычитается первая. При таком подсчете в каждом периоде теряется по одному дню. Значит, после расчета нужно прибавить к полученному числу столько дней, сколько было периодов приема-увольнения. Если в результате расчета стажа получилось отрицательное число месяцев или дней, то из числа лет «на разбивку» занимается 12 месяцев, а из числа месяцев - 30 дней. Полученное после всех расчетов число переводится в годы, месяцы и дни с учетом, что в месяце в среднем 30 дней, а в году 12 месяцев.

Пример:

У менеджера Б.А. Широкова в трудовой книжке зафиксировано три периода приема-увольнения:

- с 27 мая 1996 года по 13 марта 2003 г. он работал менеджером во ФГУП «Контакт»;

- с 19 марта 2003 г. по 31 января 2004 г. был руководителем отдела менеджеров в ЗАО «Альбатрос»;

- с 1 февраля 2004 г. по 4 августа 2006 г. занимал должность начальника отдела в ООО «Рим», а 11 августа 2006 г. поступил на работу в ЗАО «Альфа».

Суммируем даты приемов на работу:

27.05.1996 + 19.03.2003 + 01.02.2004 = 47.10.6003 Затем суммируем даты увольнений с работы:

13.03.2003 + 31.01.2004 + 04.08.2006 = 48.12.6013 Теперь из суммы дат увольнений вычитаем сумму дат приемов:

48.12.6013 - 47.10.6003 = 01.02.0010 (10 лет, 2 месяца и 1 день).

К полученному числу дней прибавляем еще 3 дня, поскольку у работника было 3 периода приема-увольнения. Получается, что общий трудовой стаж В.А. Данилова составляет 10 лет, 2 месяца и 4 дня.

Чтобы рассчитать НЕПРЕРЫВНЫЙ ТРУДОВОЙ СТАЖ, нужно проверить длительность перерывов между датами увольнения-приема. При этом надо руководствоваться «Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию», утвержденными постановлением Совмина СССР от 13 апреля 1973 г. №252. Если сотрудник был уволен по виновному основанию (прогул, появление на работе в состоянии опьянения и т. п.), стаж в любом случае прерывается Трудовой кодекс Российской Федерации. Закон Российской Федерации от 30 июня 2006 года N 90-ФЗ. - Новосибирск. .

Пример:

В трудовой книжке менеджера Широкова (см. предыдущий пример) мы видим, что у него было три перерыва между увольнением и устройством на новую работу: с 13 по 19 марта 2003 г., с 31 января по 1 февраля 2004 г. и с 4 по 11 августа 2006 г. Во всех трех случаях перерывы не превысили 21 календарного дня. Значит, непрерывный стаж Широкова будет таким же, как и общий, - 10 лет, 2 месяца и 4 дня. А если бы, скажем, сотрудник устроился на новую работу не 19 марта, а 19 мая 2003 года, стаж прервался бы и начал течь заново. Тогда он был бы равен последнему периоду непрерывной работы инженера - с 19 мая 2003 г. по 4 августа 2006 г. - и составил бы 3 года, 2 месяца и 17 дней (расчет произведен по схеме, приведенной в предыдущем примере).

ПУНКТ 9. «СОСТОЯНИЕ В БРАКЕ». Заполняется на основании паспорта, а если там нет соответствующих отметок, то со слов сотрудника. В ОКИН содержатся стандартные формулировки брачных статусов гражданина. Они приведены в таблице ниже вместе с кодами.

Таблица 3.Формулировки записей о состоянии в браке:

Брачный статус	Код по ОКИН
Никогда не состоял (не состояла) в браке	1
Состоит в зарегистрированном браке	2
Состоит в незарегистрированном браке	3
Вдовец (вдова)	4
Разведен (разведена)	5
Разошелся (разошлась)	6

ПУНКТ 10. «СОСТАВ СЕМЬИ». ПО общему правилу, ближайшими родственниками, которых указывают в этом пункте, считаются родители, супруги, дети, родные братья и сестры, а также лица, на воспитании которых находился или находится сотрудник.

ПУНКТ 11. «ПАСПОРТ». В этом пункте указываются паспортные данные сотрудника.

ПУНКТ 12. «АДРЕС МЕСТА ЖИТЕЛЬСТВА». В этом пункте содержится очень важная информация. Она непременно понадобится для того, чтобы, например, найти пропавшего сотрудника, отправить ему по почте какое-либо уведомление или трудовую книжку, а также для того, чтобы в срочном порядке вызвать его из отпуска. Попросите сотрудника дать как можно больше контактных телефонов - домашний, мобильный, телефон работы по совместительству.

Если сотрудник проживает не там, где зарегистрирован, то в этом случае оставлять пустой строку для фактического адреса - ведь сотрудник вполне может переехать, не меняя регистрации. Тогда вы просто впишете в эту строку тот адрес, по которому он стал жить фактически.

В личной карточке не допускается замазывать информацию корректирующей жидкостью, заклеивать бумагой или зачищать ластиком. Если вы ошиблись при заполнении личной карточки, то лучше ее переделать. А если ошибка обнаружена через некоторое время после заполнения, и переписывать карточку нецелесообразно, исправить неверную запись следующим образом. Сначала аккуратно зачеркнуть одной чертой неверную запись. Затем выше или рядом с этой записью сделать правильную и написать слово «исправлено». Поставить под исправлением свою подпись и попросить расписаться сотрудника. Не забыть чуть ниже указать дату исправления.

При заполнении пунктов «Место рождения» и «Адрес места жительства» первого раздела личной карточки пользоваться общепринятыми сокращениями названий адресных объектов. Они приведены в таблице ниже.

Общепринятые сокращения названий адресных объектов

Автономный округ - АО

Слобода - сл.

Автономная область - А обл.

Станция - ст.

Город - г.

Хутор - х.

Край - край

Аллея - аллея

Область - обл.

Бульвар - б-р

Республика - Респ.

Въезд - въезд

Район - р-н

Дорога - дор

Улус - Ул

Животноводческая точка - жт

Поселок городского типа - пгт

Заезд - заезд

Рабочий (заводской) поселок- рп

Квартал - кв-л

Курортный поселок - кп

Кольцо - кольцо

Дачный поселок- дп

Линия - линия

Волость - волость

Набережная - наб.

Аал - аал

Парк- парк

Выселки (ок) - выс.

Переезд - переезд

Аул- аул

Переулок- пер.

Поселок сельского типа - п.

Планировочный район- п/р

Железнодорожная будка - ж/д будка

Площадка - пл-ка

Деревня - д.

Площадь - пл.

Поселок и (при) станция (и)п/ст.Починокпочинок

Железнодорожная казарма - ж/д казарма

Проезд - проезд

Железнодорожный пост- ж/д пост

Просек - просек

Железнодорожный разъезд- ж/д рзд.

Проселок - проселок

Железнодорожный остановочный (обгонный) пункт - ж/д оп

Проспект - пр-кт

Проулок - проулок

Железнодорожная станция - ж/д ст.

Разъезд - рзд.

Промышленная зона - промзона

Станица - ст-ца

Село - с.

Территория - тр.

Заимка - заимка

Строение - тер.

Казарма - казарма

Тракт - тракт

Кишлак - к.

Тупик - туп.

Местечко - м.

Улица - ул.

Микрорайон - мкр.

Участок - уч-к

Населенный пункт - нп

Шоссе - ш.

Остров - остров

Раздел «Сведения о воинском учете»

Это единственный раздел, заполнение которого подробно описано в «Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1) Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 "Об утверждении Положения о воинском учете" (ред. от 16.04.2008).

Все граждане, поступающие на работу, делятся на военнообязанных и невоеннообязанных. В свою очередь, военнообязанные - это либо уже отслужившие граждане, пребывающие в запасе, либо будущие призывники. Раздел о воинском учете заполняется только на военнообязанных лиц.

Второй раздел формы Т-2 заполняется по-разному на офицеров запаса и на тех, кто не дослужился до офицерского звания. В армии не являются офицерами солдаты, сержанты и прапорщики, а на флоте - матросы, старшины и мичманы (ст. 46 Федерального закона «О воинской обязанности и военной службе» от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ).

Для заполнения второго раздела личной карточки вам понадобится либо военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета), либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Сведения, которые нужно вписать в пункты второго раздела, представлены ниже.

Правила заполнения второго раздела личной карточки:

Категория запаса - не заполняется на офицеров запаса и на будущих призывников. В остальных случаях ставится цифра 1 или 2 в соответствии с данными военного билета.

Воинское звание - заполняется на всех военнообязанных. У бывшего военного в личной карточке записывается воинское звание согласно военному билету, а у будущего призывника делается запись: «Подлежит призыву».

Состав (профиль)На призывников не заполняется. Утех, кто не дослужился до офицерского звания, в этом пункте пишется состав, например, «Солдаты», «Матросы», «Прапорщики». У офицеров вместо состава нужно указать профиль - «Командный», «Медицинский» и т. п.

Полное кодовое обозначение ВУСВУС - это военно-учетная специальность. Ее код мы найдем в военном билете сотрудника. На будущих призывников этот пункт не заполняется.

Категория годности к военной службе - Ставится только буква, без расшифровки: А - годные к военной службе; Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями; В - ограниченно годные к военной службе; Г - временно не годные к военной службе; Д - не годные к военной службе.

Наименование военного комиссариата по месту жительства - название военкомата, в котором сотрудник состоит на учете.

Состоит на воинском учете - заполняется, если в военном билете есть отметки о мобилизационных предписаниях или если сотрудник забронирован на период мобилизации и на военное время (в этом случае у него должно быть соответствующее удостоверение). Все записи в пункте 7 нужно делать простым карандашом.

Отметка о снятии с воинского учета - если сотрудник достиг предельного возраста пребывания в запасе или признан не годным к военной службе по состоянию здоровья, в пункте 8 нужно сделать отметку: «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья» Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 "Об утверждении Положения о воинском учете" (ред. от 16.04.2008).

Раздел «Прием на работу, переводы на другую работу»

Раздел начинается с записи о приеме на работу в фирму и заполняется одновременно с трудовой книжкой сотрудника. Записи вносятся в соответствии с трудовым договором, приказами о приеме и переводах. Здесь нужно указать следующие сведения:

· дату приема (перевода);

· структурное подразделение, куда принимается или переводится сотрудник;

· должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации;

· оклад или тарифную ставку, надбавку.

В графе «Основание» необходимо написать дату и номер приказа о приеме на работу (переводе). И в завершение сотрудник расписывается в графе «личная подпись владельца трудовой книжки».

Разделы «Аттестация», «Повышение квалификации», «Профессиональная переподготовка».

Раздел «АТТЕСТАЦИЯ» нужно заполнять, если в фирме проводится аттестация сотрудников (см. главу «Аттестация»). Сначала указывается дата аттестации, затем кратко записывается решение аттестационной комиссии, а также приводятся дата и номер протокола заседания комиссии. В графе «Основание» следует написать дату и номер приказа о проведении аттестации. Аттестационная комиссия не только принимает решение о соответствии или несоответствии сотрудника занимаемой должности, но и дает генеральному директору рекомендации (например, направить сотрудника на обучение, повысить ему оклад, перевести на другую должность). Эти рекомендации тоже можно отразить в данном разделе.

В раздел «ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ» обычно заносятся данные о длительном обучении в образовательном учреждении повышения квалификации (свыше 100 часов). Пройдя такое обучение, сотрудник получает удостоверение, свидетельство либо диплом установленного образца.

ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА - это получение дополнительной профессии. Причем речь идет об обучении на базе высшего образования и в объеме не менее 500 академических часов. Шестой раздел личной карточки заполняется на основании диплома или свидетельства о профессиональной переподготовке.

Седьмой раздел личной карточки «Награды (поощрения), почетные звания»

В этом разделе учитываются как поощрения от фирмы, так и государственные награды. В соответствующих графах нужно указать наименование награды, номер и дату приказа или иного наградного документа (например, указа Президента РФ о присвоении государственного почетного звания). Также в этом разделе дублируются сведения о награждениях из трудовой книжки сотрудника. В пункте 24 «Правил ведения и хранения трудовых книжек» приведен полный перечень наград, сведения о которых нужно вносить в трудовую книжку, а значит, и в личную карточку сотрудника.

Разделы «Отпуск», «Социальные льготы», «Дополнительные сведения»

В разделе «Отпуск» фиксируются все виды отпусков (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и т. п.). Необходимо помнить, что в графе «Период работы» в любом случае нужно указывать полный рабочий год, за который предоставляется отпуск. В качестве основания выступает либо график отпусков, либо приказ об отпуске.

Если сотрудник берет часть ежегодного оплачиваемого отпуска, то в графе «Вид отпуска» сделайте об этом отметку. Кроме того, нужно отмечать в личной карточке момент, когда отпуск за данный рабочий год использован полностью. Это поможет нам точнее учитывать отпуска.

Если сотрудники предъявляют в отдел кадров документы, в соответствии с которыми они по закону имеют право на какие-либо социальные льготы, связанные с трудовыми отношениями, у нас есть основания для заполнения девятого раздела личной карточки «Социальные льготы». Это может быть справка об инвалидности, справка о наличии ребенка-инвалида, удостоверение участника войны, справка о том, что сотрудник является донором, и т. п. В качестве основания рекомендуется указывать тот нормативный акт (закон), который дает работнику право на льготу.

Раздел личной карточки «Дополнительные сведения» предназначен для сведений, не вошедших в другие разделы. Здесь можно упомянуть водительские права, обучение, которое еще не окончено, загранпаспорт и т. п.

Раздел «Основание прекращения трудового договора (увольнения)»

Пока сотрудник работает в фирме, последний, одиннадцатый, раздел личной карточки остается незаполненным. А когда он уволится, сюда нужно будет вписать основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса РФ, указать дату увольнения, а также номер и дату приказа о расторжении трудового договора. Закрывают личную карточку подписи кадровика и сотрудника.

Сотрудница сменила фамилию в связи с вступлением в брак. В данном случае для внесения изменения в кадровые документы (личная карточка, табель учета рабочего времени и т. п.) и в бухгалтерские документы издается приказ о внесении изменений в указанные документы в связи со сменой фамилии работника. Основанием для издания приказа является свидетельство о заключении брака, выданное отделом загс.

Издавая приказ об изменении фамилии сотрудника в личной карточке и других учетных документах, не использовать формулировку: «С такого-то числа Иванову считать Петровой», поскольку она не отражает сути изменений.

Нельзя также писать: «Изменить фамилию старшего инспектора отдела кадров Ивановой на фамилию Петрова», поскольку фамилию гражданина меняет отдел загс, а не кадровая служба. Правильная формулировка приказа об изменении фамилии (имени, отчества) звучит так: «Изменить в учетных документах фамилию старшего инспектора отдела кадров Ивановой Марии Ивановны на фамилию Петрова. Основание: личное заявление старшего инспектора отдела кадров Ивановой М.И. и копия свидетельства о заключении брака».

Личная карточка формы Т-2 оформляется при приеме сотрудника на работу. И в соответствии с пунктом 12 «Правил ведения и хранения трудовых книжек», мы обязаны ознакомить сотрудника с каждой внесенной в трудовую книжку записью под расписку в его личной карточке. Когда личные карточки становятся ветхими и приходят в негодность, решение об их переоформлении принимает руководитель фирмы. Такое решение необходимо оформить приказом руководителя и ознакомить с ним всех сотрудников под расписку.

Поскольку в личных карточках содержатся персональные данные сотрудников, нужно хранить их в сейфе или шкафу, запирающемся на ключ. Свободный доступ персонала к этим документам должен быть исключен.

Личные карточки работающих сотрудников при помощи разделителей систематизируются по структурным подразделениям, а внутри - по алфавиту. Личные карточки уволенных изымаются и хранятся отдельно. Они располагаются по годам увольнения, а внутри - также по алфавиту. Срок хранения личных карточек уволенных сотрудников составляет 75 лет.

Заключение

Таким образом, на основании оформленных ранее документов и документов, представленных работником, должна быть заполнена личная карточка работника, форма которой и рекомендации по ее заполнению утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. - форма N Т-2.

Личная карточка заполняется сотрудником организации, ответственным за ведение кадрового учета, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1а); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки; а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

После заполнения личная карточка работника помещается в папку "Личные карточки работников организации", которая хранится обычно в сейфе организации. Личные карточки работающих сотрудников хранятся отдельно от личных карточек уволенных работников.

Значимость личной карточки заключается в том, что при утрате трудовой книжки она является единственным документом, прямо подтверждающим трудовой стаж работника

Список литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. М.: АО «Бизнес-школа «Интел-Синтез». - 1997.

2. Микушина М.Н. Делопроизводство в кадровой службе.- Новосибирск, ИЦ «Мысль» - 2004.

3. Инструкция по заполнению трудовых книжек. Утв. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

4. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1.

5. Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 "Об утверждении Положения о воинском учете" (ред. от 16.04.2008)

6. Трудовой кодекс Российской Федерации. Закон Российской Федерации от 30 июня 2006 года N 90-ФЗ. - Новосибирск.

Размещено на Allbest.ru

...