Управление проектами и их реализация

Размещено на http://allbest.ru

Введение

Приходя в университет, студент имеет запас каких - либо знаний, часто эти знания воплощаются в идеи, инновационные решения которые нужно реализовать. Для этого и создается работа над проектами со студентом.

Мы сформировались в группы для работы с проектом месяц назад, для того чтобы:

Научиться работать в команде.

Научиться разрабатывать и правильно выстраивать свой проект.

Мы умели ставить для себя цели и задачи, реализовывать их.

Научиться планировать свое время и распределять обязанности.

Развить в себе креативные способности и мышление.

Как известно в команде всегда есть инициаторы и исполнители, поэтому в нашей группе сразу такие выявились и мы приступили к работе.

В любом коллективе, связанном с проектной деятельностью, вся документация и работы должны быть закреплены в материальном виде, так как по определению документ - это важная информация в материальном виде, поэтому свои устные размышления и решения следует фиксировать на бумаге.

Для того чтобы понять, что от нас требуется мы должны, в первую очередь, обратиться к определению слова «проект». Проект - замысел, идея, воплощенный в форму описания, обоснования, расчетов, раскрывающих суть замысла и возможность его практической реализации. Данное описание и обращение к литературе должны помочь нам составить конкретный план, распределить обязанности, провести соответствующие мероприятия.

1.Основная часть

Мы придумали идею для нашего проекта, это будет комната релакса. Смысл комнаты релакса:

Смысл данной комнаты является в том, чтобы человек максимально смог расслабиться, отдохнуть от повседневной суматохи (учёба ,пробки ,личные проблемы и т.д)на некоторое время. Комната будет расположена в университете (ГУК).В ней будет представлено несколько вариантов для расслабления: 1)мелодичная успокаивающая музыка (звуки природы, классика и т.д) подборка будет зависеть от опроса у учащихся и преподавателей. 2)Тусклый полумрачный свет. 3)должны присутствовать условия для принятия положения лежа или полулёжа. Это может быть плоский диван, причем, чем ближе к полу, тем лучше. Психологи доказали, что это важно для наибольшей релаксации. Также подходят мягкие пуфы, подушки, кресла-мешки. 4)Воздух в комнате должен быть свежим, поэтому предлагаю взять за вариант маленький вентилятор.5) Можно использовать аромолампу и эфирные масла. 6)Имитация звёздного неба вместо обычного потолка будет изюминкой нашей комнаты. 7)Подсветку комнаты желательно использовать зеленоватых оттенков.

2.Управление проектами

Проект -- это работы, планы, мероприятия и другие задачи, направленные на создание уникального продукта (устройства, работы, услуги). Выполнение проекта составляет проектную деятельность, которая включает:

проведение управленческих мероприятий (проектное управление). Достигается на основе использования, в том числе, принципов и методов управления проектом, являющегося частью системы менеджмента предприятия, универсальной для решения разных производственных задач;

решение специализированной задачи:

разработка продукции для заказчика. Продуктами проекта могут быть:

результаты маркетинговых исследований (маркетинг),

проектно-конструкторская документация. Комплект такой документации называется проектом. Он предназначен для создания разработанного устройства, его эксплуатации, ремонта и ликвидации, а также для проверки или воспроизведения промежуточных и конечных решений, на основе которых он был разработан. (Обратим внимание на то, что значение слова «проект» в управленческой и научно-технической деятельности отличаются),

технологическая документация (управление производством),

программное обеспечение (управление проектами),

и т. д.;

решение внутренних производственных задач:

повышение качества продукции (управление качеством),

повышение эффективности организации труда (управление персоналом),

оптимизация финансовых потоков (финансовый менеджмент),

и др.

Проекты могут быть объединены в программу проектов для достижения единого результата, или в портфель проектов для более эффективного управления.

Проекты могут классифицироваться по разным основаниям:

1. По сферам деятельности, в которых осуществляется проект:

1.1 Технический (строительство здания или сооружения, внедрение новой производственной линии, разработка программного обеспечения и т.д.);

1.2 Организационный (реформирование существующего или создание нового предприятия, внедрение новой системы управления, проведение международной конференции и т.д.);

1.3 Экономический (приватизация предприятия, внедрение системы финансового планирования и бюджетирования, введение новой системы налогообложения и т.д.);

1.4 Социальный (реформирование системы социального обеспечения, социальная защита необеспеченных слоев населения, преодоление последствий природных и социальных потрясений);

1.5 Смешанный (проекты, реализуемые сразу в нескольких областях деятельности, - к примеру, проект реформирования предприятия, включающий внедрение системы финансового планирования и бюджетирования, разработку и внедрение специального программного обеспечения и т.д.).

2. По составу, структуре и предметной области проекта (классы проектов):

2.1 Монопроекты - отдельные проекты различного типа и назначения, имеющие определенную цель, четко очерченные рамки по финансам, ресурсам, времени, качеству и предполагающие создание единой проектной группы (инвестиционные, инновационные и другие проекты);

2.2 Мультипроект - комплексный проект, состоящий из ряда монопроектов и требующий применения многопроектного управления (реформирование существующих и создание новых предприятий, разработка и внедрение внутрифирменных систем многопроектного управления);

2.3 Мегапроект - целевые программы развития регионов, отраслей и др. образований, включающие в свой состав ряд моно- и мультипроектов («Проведение Олимпиады 2014», создание Общеевропейского рынка, развитие Южной Кореи и т.д.).

3. В американской практике существует деление проектов по масштабности:

3.1 Малые проекты - капиталовложения до $10-15 млн.; трудозатраты 40-50 тыс. человеко-часов. Примеры: опытно-промышленные установки, небольшие промышленные предприятия, модернизация действующих производств.

3.2 Мегапроекты - целевые программы, содержащие множество взаимосвязанных проектов, объединенных общей целью, выделенными ресурсами и отпущенными на их выполнение временем. Отличительные черты: капиталовложения - от $ 1млрд. и более, нетрадиционные формы финансирования (акционерные, смешанные) - обычно консорциум фирм, трудоемкость - 2 млн. человеко-часов - на проектирование, 15-20 млн. человеко-часов - на строительство, 5 -7 и более лет - срок реализации.

4. Различаются по характеру предметной области проекта (виды проектов):

4.1 Инвестиционный - главная цель - создание или реновация основных фондов организаций, требующие вложения инвестиций;

4.2 Инновационный - главная цель - разработка и применение новых технологий, ноу-хау и других нововведений, обеспечивающих развитие организаций;

4.3 Научно - исследовательский;

4.4 Учебно-образовательный;

5.5 Смешанный.

5. По длительности различаются:

5.1Краткосрочный - до 3-х лет;

5.2Среднесрочный - от 3-х до 5-ти лет;

5.3Долгосрочный - свыше 5-ти лет.

Миссия и стратегия проекта

Миссия - это главная цель проекта, в которой четко выражена причина его существования. Она детализирует статус проекта, обеспечивает ориентиры для определения целей следующих уровней, а также стратегий на различных организационных уровнях. Говорят также, что миссия - это главная задача проекта с точки зрения его будущих основных услуг или изделий, его важнейших рынков и преимущественных технологий.

Стратегия проекта - центральное звено в выработке направлений действий с целью получения обозначенных миссией и системой целей результатов проекта. Подготовку стратегии проекта можно условно разделить на три последовательных процедуры:

1) стратегический анализ;

2) разработка и выбор стратегии;

3) реализация стратегии.

3.Управление и планирование ресурсов

Управление ресурсами - одна из главных подсистем управления проектом. Включает процессы планирования, закупок, поставок, распределения, учета, и контроля ресурсов, обычно трудовых и материально-технических. Задача управления ресурсами состоит в обеспечении их оптимального использования для достижения конечной цели - формирования результата проекта с запланированными показателями.

Материально-технические ресурсы - это сырье, материалы, конструкции, комплектующие, энергетические ресурсы, технологические ресурсы и т.д.

Трудовые ресурсы - это те, кто непосредственно осуществляет работу с материально-техническими ресурсами.

Управление материальными ресурсами проекта начинается по сути на прединвестиционной фазе при разработке технико-экономического обоснования, затеи на фазе планирования прорабатываются потребности в ресурсах и возможности их обеспечения. Практика показывает, что в каждый момент времени ресурсы ограничены и потому основными задачами управления ресурсами являются:

Оптимальное планирование ресурсов

Управление материально-техническим обеспечением, в том числе:

управление закупками ресурсов;

управление распределением ресурсов.

Понятие ресурсов взаимосвязано с понятием «работа», поскольку ресурсы соотносятся не с проектом в целом, а с определенными работами, выполняемыми в запланированной последовательности, соответствующей календарному плану работ по проекту.

Информация как ресурс управления.

В ходе проекта я занималась поиском дополнительной информации в интернете.

Информация - это сведения, получаемые из различных источников, которые необходимо получить, изучить и исследовать, отвергнуть или принять, проверить и при необходимости перепроверить, превратить в ресурс, принять решение по его использованию и с прогнозировать ее общую выгоду (экономическую, социальную, технологическую, политическую и т.д.).

Информация, которая доходит до людей может иметь разные цели в зависимости от видов деятельности в организации:

информирование;

оценка результатов;

убеждение, приказ;

генерирование информации другого вида (ложь, сплетня, бытовая, социальная, рыночная и т.д.).

Ценность информации в значительной степени зависит от способа и скорости ее передачи, периодичности и достоверности.

Способы передачи информации.

Деятельность человека всегда была связана с передачей информации. Древний способ передачи - письмо, отправленное с гонцом. Разговаривая, мы передаем друг другу информацию. Человечество придумало много устройств для быстрой передачи информации: телеграф, радио, телефон, телевизор. К числу устройств, передающих информацию с большой скоростью, относятся электронные вычислительные машины, хотя правильнее было бы сказать телекоммуникационные сети. В передаче участвуют две стороны: источник - тот, кто передает информацию, приемник - тот, кто ее получает.

Компьютер - это самое популярное средство для обработки, хранения и передачи информации и по сей день, но так как в наши дни информации становится все больше, то и компьютеры претерпевают значительные изменения. Для удобства пользователей стали выпускаться, переносные и карманные компьютеры, подключенные к глобальной информационной сети Internet, чтобы пользователь мог получить необходимую информацию в любом месте, в удобное для него время. Но так как потоки информации только увеличиваются, то для ее создания, обработки, хранения и передачи необходимо разрабатывать все новые и новые средства и приспособления. Существует множество компаний и корпораций, специализирующихся на разработках программного обеспечения, операционных систем, усовершенствовании и разработке новых более совершенных компьютеров, приспособлений для ввода и вывода информации, аксессуаров для удобства обращения с компьютером и ускорения обработки информации. Что касается самой информации, то до сих пор одним из наиболее важных способов ее передачи между людьми служит документ. Информация, содержащаяся в документе, может быть предоставлена в различных формах, большая часть из которых отображается на различных носителях. Текст, графика, видео, аудио - все может быть передано, показано, распространено и обработано в виде цифрового файла документа. Есть виды весьма важных бумажных документов, у которых может не быть электронного двойника. 1. это архивная информация. 2. чертежи выпускаемых изделий, разработанные без применения средств автоматизации3. документы ваших партнеров по бизнесу.

Достоверность информации -- это характеристика ее неискаженности.

Не следует путать достоверность с объективностью. Необъективная информация действительно не может быть достоверной, но обратное возможно: недостоверная информация вполне может быть объективной. На этом основаны все естественные и технические науки. Мы сталкиваемся с этим явлением каждый день, когда что-либо измеряем.

Примеров может быть очень много. Невозможно достоверно знать длину береговой линии островов и материков. Невозможно достоверно определить площадь поверхности листьев на дереве. В физике мы не можем достоверно измерить ни массу, ни длину, ни время, а потому не можем абсолютно достоверно знать значения ни одной физической константы. Но мы всегда можем абсолютно достоверно указать предельную погрешность принятого значения. Это делает математику, физику, химию, физическую географию и астрономию объективными науками.

Адекватность -- еще одно свойство, которое часто путают с объективностью и достоверностью, называя необъективную или недостоверную информацию неадекватной. На самом деле адекватность -- это особое свойство информации, которое не следует путать с другими свойствами.

Адекватность информации -- это ее соответствие целям и задачам информационного обмена.

Адекватность -- главное требование, предъявляемое к любым моделям. Например, детские сказки -- это информационные модели общественных отношений, представленные в литературной форме, понятной детям. Содержание информации, выраженное сказкой, бессмысленно характеризовать объективностью и достоверностью, но различать сказки, адекватные для воспитания детей и неадекватные для этой цели, необходимо.

Актуальность информации -- это свойство, характеризующее степень ее соответствия текущему моменту времени.

Информация может стареть. Сведения, еще вчера бывшие объективными, сегодня могут не отражать объективную реальность, потому что она изменилась.

Доступность информации -- это свойство, которое характеризует возможности потребителя по ее воспроизведению. Ограниченные возможности -- низкая доступность. Большие возможности -- высокая доступность. На первый взгляд, все очень просто, но не будем забывать о том, что информация имеет двойственную природу. Она накладывает свой отпечаток в том смысле, что доступность информации зависит как от доступности данных, содержащих информацию, так и от доступности методов ее воспроизведения. А отсюда вытекают интересные возможности по управлению доступностью.

Доступность информации -- это обобщенное свойство, характеризующее доступность данных.

Доступность общественной информации повышают путем совершенствования средств связи. Например, внедрение телеграфа и создание телеграфных информационных агентств дало обществу возможность получать ежедневные сводки новостей о событиях политической жизни, а также о состоянии сырьевых и товарных рынков. В свою очередь развитие Интернета дало возможность получать те же сведения в режиме реального времени.

Доступность научной информации повышают внедрением новых технических информационных методов. Например, современный оптический телескоп дает гораздо больше информации, чем первый телескоп Галилео Галилея, хотя источник информации в обоих случаях один и тот же -- звездное небо. Кроме оптических сегодня существуют радио- и рентгеновские телескопы.

Понижение доступности информации

Существуют условия, когда доступность информации не повышают, а наоборот, понижают. Это необходимо, когда речь идет о конфиденциальной информации: личных данных, сведениях о состоянии здоровья, финансовых счетах, а также сведениях, имеющих отношение к военной и экономической безопасности государства.

Защищать информацию можно двумя способами. Первый способ -- уменьшение доступности данных. Оно достигается с помощью организационных, технических или физических ограничений на доступ к ним. Второй способ -- снижение доступности информационных методов, необходимых для воспроизведения защищаемых данных. Например, шифрование данных позволяет ограничить доступ к ним для лиц, не владеющих необходимым методом дешифрования.

В открытых информационных сетях доступность зашифрованных данных неразрывно связана с их актуальностью. Предполагается, что и сами зашифрованные данные доступны, и программный информационный метод шифрования общеизвестен (программа распространяется широко). Но конкретные настройки программы, содержащиеся в ключе шифрования, секретны.

4.Реализация проекта

Для реализации любого проекта в основном необходимы: 1. концепция: 2. Подбор персонала; 3. Финансирование проекта ; 4. наличие благоприятных условий. В целом условия для реализации Проекта можно назвать благоприятными.

Концепция проекта - это модель проекта. В концепции должны быть выделены обобщения и ключевые факторы . В процессе написания концепции должно стать понятно "что делать?" и "на каком основании это делать?" - нужно почувствовать конструкцию процесса и понять, как ею управлять.

Подбор персонала.

Нужно найти не просто профессионалов, а людей ,которые будут заинтересованы в этом проекте.

Финансирование проекта.

Финансирование проекта должно обеспечить решение двух основных задач:

1.обеспечение такой динамики инвестиций, которая позволила бы выполнять проект в соответствии с временными и финансовыми (денежными) ограничениями;

2.снижение затрат финансовых средств и риска проекта за счет соответствующей структуры инвестиций и максимальных налоговых льгот.

Финансирование проекта включает четыре этапа: предварительное изучение жизнеспособности проекта; разработка плана реализации проекта; организация финансирования; контроль за выполнением плана и условий финансирования.

На первом этапе до представления проекта инвесторам проводится предварительный анализ жизнеспособности проекта. Делается это для того, чтобы определить стоит ли проект дальнейших затрат времени и средств и будет ли потока наличности достаточно для покрытия всех издержек и получения средней прибыли.

Этап планирования реализации проекта охватывает процесс от момента предварительного изучения его жизнеспособности до организации финансирования. На этом этапе проводится оценка всех показателей и рисков по проекту с анализом возможных путей развития экономической, политической и других ситуаций; прогнозируется влияние на жизнеспособность проекта таких факторов, как: процентные ставки по кредитам, темпы роста инфляции, валютные риски и т.д.

После завершения первых двух этапов разрабатываются предложения по организации схемы финансирования проекта.

После организации финансирования по проекту на фазе его реализации осуществляется контроль за выполнением плана и условий финансирования.

Согласно действующему законодательству инвестиционная деятельность на территории РФ может финансироваться за счет: собственных финансовых ресурсов и внутрихозяйственных резервов инвестора (прибыль, амортизационные отчисления, денежные накопления и сбережения граждан и юридических лиц, средства, выплачиваемые органами страхования в виде возмещения потерь от аварий, стихийных бедствий, и другие средства); заемных финансовых средств инвестора (банковские и бюджетные кредиты, облигационные займы и другие средства); привлеченных финансовых средств инвестора (средства, получаемые от продажи акций, паевые и иные взносы членов трудовых коллективов, граждан, юридических лиц); денежных средств, централизуемых объединениями (союзами) предприятий в установленном порядке; инвестиционных ассигнований из государственных бюджетов, местных бюджетов и внебюджетных фондов; иностранных инвестиций.

Цели:

Расслабление и отдых

Получить эстетический и психологический комфорт

Какие проблемы решает психологическая комната:

Снятие стресса

Восстановление сил, за счёт расслабления

Возможность остаться наедине со своими мыслями

Абстрагироваться от окружающего мира

Риски:

1. Невостребованность

2. Неправильное понимание проекта

3. Посетители будут пренебрегать правилами пользования комнаты (повреждение внутренней отделки, кража используемого инвентаря).

Матрица

Подведение итогов

Что сделали?

1.собрали группу для реализации проекта

2.Поставили цель и задачи

3.Распределили обязанности в группе и назначили руководителей

4.Создали презентацию нашего проекта ,матрицу, дерево целей, смету, вопросы для тестирования, опрос

Инструменты:

Comapping.com

Skype

Prezi.com

Mail.ru

Группа VK

Нет материального результата проекта, также нет всех документов.

Заключение

управление проект бизнес

В заключение хочется сказать о том, что проектная работа требует серьезного, ответственного подхода. Наш проект остановился на месте, так как есть идеи, а воплотить их мы не в состоянии. Нам не хватало мотивации и знаний. Для успешного проекта нужна структура и какой - либо план реализации этого проекта ( пример), мы не понимали что от нас требуется.

Очень часто в команде многое возлагалось на плечи руководителя, что значительно отягощало его участь, вводит в ступор и замедляет рабочий процесс. Очень трудно руководить людьми, не имея над ними преимуществ, это намного отличается от того, что происходит в действительности на предприятии.

У большей части нашей группы отсутствовал интерес к работе над проектом, поэтому они с большим опозданием выполняли полученные задания или не выполняли их. Этим самым они ставили в неудобное положение других, думали только о своих интересах, чем замедляли работу и проект стоял на месте.

Но в итоге, мы получили большой опыт работы в команде, узнали, как стоит составлять дерево целей, мы научились распределять обязанности согласно «Матрице», узнали о тонкостях в процессе подготовки и реализации проекта. Именно поэтому несколько человек нашей команды готовы заняться этим проектом и воплощать его в жизнь, но уже с наставником, не делая таких оплошностей и ошибок, как это было в самостоятельной работе.

Размещено на Allbest.ru

...