Инструментарий планирования и организации деятельности менеджера

Размещено на http://allbest.ru

Инструментарий планирования и организации деятельности менеджера

При планировании и организации работы менеджеры используют специальный инструментарий.

Дневник времени - это средство управления работой, позволяющее планировать ее выполнение по часам, определять ежедневные задачи как часть общей цели и выделять наиболее важные из них.

Дневник состоит из специальной папки - скоросшивателя, в которую по желанию пользователя могут вставляться специальные карточки, графики, таблицы и финансовые отчеты.

Дневник времени представляет собой личную рабочую картотеку, в которой сшиты отдельные листы и которая удобна своей наглядностью. Он является одновременно настольным календарем, личным дневником, записной книжкой, инструментом планирования и контроля, списком адресов, справочником, картотекой идей.

Дневник времени представляет собой также рабочий накопитель всех планов дня, формуляров и листков, используемых повседневно.

Дневник времени - это вспомогательное средство для достижения личных целей, рационального использования времени. С его помощью можно получить полное представление не только обо всех кратко- и долгосрочных задачах, но и обо всех планах и проектах.

Дневник времени имеет следующую структуру.

В календарную часть помещаются различные формуляры для месячных, недельных и дневных планов.

Особое значение придается плану дня: один лист на день. Здесь находятся также листки для заметок по соответствующим месяцам и неделям, которые облегчают перенос сроков на другие периоды. Эти листки после использования можно сброшюровать.

В новых «входящих» дневных листках должны быть указаны все сроки из недельных и месячных листков. В них с соответствующих листков переносятся даты - дни платежей, ухода в отпуск, дни рождения, в том числе подчиненных.

Таким образом, ничего не будет утеряно или забыто при условии регулярного заполнения дневника.

В разделе служебных и частных дел (на соответствующих листках и формулярах) можно записывать и постоянно иметь при себе следующую информацию:

* сроки проведения ярмарок;

списки книг;

расписание поездов и самолетов;

список дней рождения;

универсальные листки для планирования;

карточки для записи идей и т.д.

В разделе адресов и телефонов записываются телефонные номера и адреса, которыми часто приходится пользоваться.

Имеется также общая часть, в которой, как в бумажнике, можно разместить почтовые марки, фотографии, чековые карточки и денежные купюры.

Используя дневник времени, можно успешно планировать каждый день (неделю, месяц), организовывать свою работу. Благодаря его применению повышается качество работы, ежедневно экономится около часа рабочего времени.

Разновидностью дневника времени является ежедневник с системой таймирования, который состоит из буклетов на проволочных кольцах, включающих ежедневник на год, месяц, неделю и т.п. Кроме того, каждый день расписан с интервалом в полчаса.

Такая система позволяет менеджеру:

- продумать и систематизировать жизненные планы и планы работы на значительный период (год) и спланировать их поэтапное выполнение (по месяцам, неделям и т.д.);

- четко следовать принятым планам, не отвлекаясь на другие дела.

С этой целью можно использовать также большой персональный «Фолифакс», представляющий собой портативную базу данных. В «Фолифакс» входят следующие разделы:

личные сведения (номера счетов, машины, страховки и т.п.);

ежедневник;

ежегодник (на весь календарный год);

записная книжка-блокнот;

информация;

личные финансы;

адресная книга;

пластиковый бумажник для визиток, документов и денег.

Таким образом, «Фолифакс» охватывает все стороны жизни менеджера и помогает ему в решении проблем. В то же время «Фолифакс» таит в себе серьезную опасность - если менеджер его потеряет, то потеряет сразу все.

Имеется несколько конкретных систем планирования и управления временем менеджера, получивших широкое признание в мире.

Одна из них - это система «Тайм Менеджер», имеющая рейтинг № 1 в Европе. Она разработана компанией Time Manager International, которая является ведущей в Европе в области менеджмента и личного развития и основана в 1975 г. в Дании.

В «Тайм Менеджере» все продумано до мелочей как по содержанию, так и по форме. Кроме того, благодаря широкому ассортименту продукции можно легко приспособить «Тайм Менеджер» к любым индивидуальным запросам.

Так, существует три базовых варианта «Тайм Менеджера»: стандартный, специальный и «руководитель».

Изменяя и дополняя входящие в них наборы бланков и принадлежностей, любой из этих базовых вариантов можно превратить в разновидность «Тайм Менеджера», специально ориентированного на тот или иной вполне определенный вид деятельности, например, для торгового представителя, секретаря, руководителя проекта, научного работника, управляющего высшего звена и т.д.

Комплект любого базового варианта «Тайм Менеджера» состоит из пяти основных элементов:

папки с кольцевым зажимом;

коробки со стандартным набором бланков;

руководства по пользованию «Тайм Менеджером» «Ключ к личной эффективности»;

каталога продукции компании;

образцов дополнительных бланков.

Тип папки с кольцевым механизмом различается в зависимости от варианта «Тайм Менеджера».

Остальные элементы во всех его вариантах совершенно одинаковы.

В папке с кольцевым механизмом находятся:

*17 закладок;

вынимающаяся обложка с алфавитной телефонной книжкой и 18-месячным календарем - записной книжкой. В обложке также есть место для чековой книжки, блокнота и маленького карандаша;

автоматический карандаш;

по одному экземпляру каждого бланка, входящего в стандартный набор бланков «Тайм Менеджера».

Система «Тайм Менеджер» позволяет:

• добиваться высоких результатов в работе;

• устанавливать приоритеты;

• правильно оценивать обстановку;

• не забывать о важных делах;

• эффективно использовать время;

• лучше взаимодействовать с другими людьми;

• повышать свой творческий потенциал;

• правильно распределять обязанности;

• более гибко и спокойно относиться к переменам.

Кроме рассмотренных систем, имеются также вспомогательные средства для планирования: магнитные доски, модульные доски, клейкие доски и др. менеджер таймирование картотека

Диапазон использования этих вспомогательных средств очень широк. Их можно использовать для составления и ведения отчетной статистики, производственных планов, графиков работы, контроля эффективности производства, составления различных планов.

На них можно фиксировать закупки и поставки. С их помощью можно совершенствовать организационную структуру организации и составлять чертежи рабочих помещений.

Однако эти доски не являются самоцелью. Важно то, что работники действительно используют их как вспомогательные средства и они помогают им в работе.

Существует также множество технических вспомогательных средств, позволяющих эффективно выполнять работу и использовать рабочее время. Ими пользуются руководитель и его ближайшие помощники. Они необходимы руководителю для того, чтобы вовремя выполнять возложенные на него задачи.

Телекс также является экономичным, быстрым и надежным помощником в работе. Он экономит время и всегда находится под рукой. Телекс - хорошее вспомогательное средство и для передачи информации за рубеж.

Другими вспомогательными средствами менеджера являются: электрические пишущие машинки, электронные калькуляторы, копировально-множительные машины, контрольные табло и др.

Размещено на Allbest.ru