Анализ организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Анализ внутренней и внешней среды организации

Описание организации

Организационная структура предприятия

Функции и задачи работников

Анализ проблем организации

Отчет о прохождении практики

Заключение

Список используемой литературы

Введение

организационный структура работник отчет

Мною, студентом 3-го курса экономического факультета Муниципального института г. Жуковский летом 2014 года была пройдена учебная практика, являющаяся составной частью учебного плана, предусмотренного моей специальностью - менеджмент организаций.

Целью данной практики является закрепление теоретических знаний, полученных в период обучения по циклу экономических дисциплин, формирование профессиональных навыков, а также получение практического опыта работы в коллективе.

Мною были достигнуты цели данной практики, я обобщил полученные мною знания, старательно выполнял все поручения моего руководства, находясь при этом в коллективе. За время производственной практики я анализировал организацию, в которой проходила практика, делал выводы и результаты этого анализа и эти выводы представлены мною в данном отчете о прохождении учебной практики.



Анализ внутренней среды организации

Русский народ отличается своей любовью к праздникам и веселью, и чем ярче и масштабнее мероприятие, тем лучше! Именно поэтому, на сегодняшний день, продажа отличного настроения в комплекте с ярким антуражем и профессиональными ведущими, пользуется огромным спросом. Эвент услуги особенно востребованы на различных корпоративных вечеринках, свадьбах, детских праздниках, днях рождения и т.д.

Праздничное агентство

Учитывая популярность такого рода бизнеса, на этом грех не заработать. Event агентство - является рентабельным бизнесом и не требует больших вложений. При грамотной организации бизнеса и при наличии профессиональной команды, агентство будет приносить прибыль, которая покроет первоначальные вложения уже через несколько месяцев.

Важно помнить, что успех будет гарантирован только в том случае, если работа будет доставлять радость, поэтому если вы хотите подарить настоящий праздник, в вас должны присутствовать хоть какие-то нотки творчества.

Конечно, открыть бизнес по организации праздников непросто. За кажущейся легкостью открытия дела, скрывается большой и кропотливый труд. Работать приходится с музыкантами, артистами - людьми по своей натуре творческими, и они, не всегда, являются пунктуальными и сговорчивыми.

Именно поэтому данный бизнес скорее подходит для молодых и энергичных людей, которые способны построить успешный бизнес на одних амбициях и целеустремленности. Где-то можно лично исполнить роль деда мороза, ди-джея или фотографа на свадьбе. Таким людям под силу открыть бизнес, основываясь на собственной оригинальности и креативной мысли.

Для того чтобы открыть event агентство, нужно предварительно провести анализ работ действующих агентств в вашем регионе. Анализируя их работу, вы сможете выявить существующие недочеты, а также составить начальную базу для формирования приемлемых цен на предоставляемые услуги.

Для избежания множества ошибок на первоначальном этапе, вам поможет грамотно составленный бизнес - план, в котором пошагово описываются все нюансы открытия такого рода бизнеса.

Регистрация предприятия

Открытие event агентства, как и любой другой бизнес, начинается с регистрации предприятия и получения права на предпринимательскую деятельность. Выбор правовой формы ведения бизнеса остается за вами. Для этого целесообразно проконсультироваться с юристом, так как каждая форма хозяйствующего субъекта имеет свои особенности. Обычно - это общество с ограниченной ответственностью (ООО). ООО является самым удобным вариантом, так как основными вашими клиентами будут юридические лица, будь то мелкие либо крупные компании. Второй категорией клиентов будут детские учреждения, различные дома отдыха. Третьей - частные лица, которым по карману данные услуги, и они готовы платить за то, чтобы просто наслаждаться значимым жизненным событием.

Для того чтобы зарегистрировать предприятие на территории Российской Федерации, необходимы следующие документы:

устав;

договор об учреждении (если учредителей 2 и более);

протокол Собрания учредителей (если учредителей 2 и более) или решение об учреждении учредителя (если учредитель один);

Заявление на государственную регистрацию. Форма Р11001.

Срок регистрации ООО в налоговой инспекции составляет 5 рабочих дней. Если учесть время, которое потребуется на открытие расчетного счета, изготовления печати, это составит от 10 дней до 1 месяца.

Юридический адрес

Услуги юриста (составление и проверка документов)

Уставной капитал

Услуги нотариуса

Госпошлина

Открытие расчетного счета

Изготовление печати

Выбор помещения

Следующий важный вопрос перед открытием бизнеса - определение помещения для вашего event агентства. Оптимальным решением данного вопроса будет помещение общей площадью от 30 до 50 кв. м. Данную площадь лучше разделить на 3 комнаты: переговорная, подсобное помещение, отдел продаж.

Так как видом деятельности будет организация праздников, то и офис лучше украсить в ярком стиле, обставив его современной и комфортной мебелью. Также помещение должно быть оборудовано необходимой техникой, а именно:

компьютеры (учитывая количество менеджеров по продажам);

принтер;

телефон;

факс;

телевизор;

чайник;

кофеварка.

Можно рассмотреть вариант без офисного event агентства, но, используя такой план, уровень продаж будет намного ниже. Наличие офиса означает определенную солидность компании.

Маркетинговое продвижение

Все известно, что реклама - двигатель торговли, поэтому очень важно продумать этот момент заранее. На первом этапе деятельности вашего event агентства можно будет распечатать большое количество визиток и рекламных проспектов, дать объявление в газету. Также можно расклеить по городу афиши, заказать звуковое сообщение на радио, подготовить яркое открытие, что, несомненно, привлечет первых клиентов. Номер телефона вашего агентства должен быть простым и легко запоминающимся!

На фоне конкурентов предполагается, выделится конкретным списком услуг, простотой заказа организации праздника, системой скидок, правильно поставленная рекламная компания даст возможность нашему агентству принести стабильный доход.

Подбор персонала

Приведенный бизнес-план на начальном этапе развития бизнеса предусматривает минимальный штат сотрудников. Важное звено успешной работы вашего event агентства - это менеджеры по продажам, креатив-менеджеры и декоратор-оформитель. Их работа предполагает организацию клиентской базы и потока клиентов буквально с первых дней открытия. Хороший менеджер по продажам со стажем в данной сфере придет на работу с уже имеющейся клиентской базой. Что касается креатив-менеджеров, их задача состоит в написании сценариев, организации ярких событий, декораторы-оформители несут ответственность за создание антуража праздника, учитывая требования заказчиков.

Остальные сотрудники - это актеры, костюмер, ведущие, ди-джеи, декораторы, водители. Таких сотрудников проще нанимать по требованию. Заработная плата рабочего персонала должна быть сдельно-премиальной, то есть оклад + процент. Что касается наемных работников - по договоренности.

Описание организации

В городе Жуковский насчитывается более 8 конкурентоспособных праздничных агентств. Самые известные: «Самолет», «По щучьему велению», «Апельсин», «Kasablanka», «Инсайдер».

Праздничное агентство «Самолет» является одним востребованных агентств в Жуковском. Руководит праздничным агентством Набиева Р.В., психолог по образованию и уже положительно зарекомендовавший себя специалист. Праздничное агентство предлагает проведение корпоративных вечеринок, свадебных торжеств, новогодних представлений, спектаклей, детских утренников, выпускных вечеров.

Каждый год праздничное агентство занимается организацией проектов городского масштаба, таких как День города, День молодежи, Масленица и т.д. совместно с Советом молодежи г. Жуковский и отделом по делам молодежи.

Каждое мероприятие организованное и проведённое праздничным агентством самобытно, неповторимо, наполнено новыми идеями.

Одной из востребованных услуг агентства является проведение свадебного обряда столь же древнего, как и история человечества. В канву свадебного торжества активно вплетаются уникальные элементы традиционного русского обряда: выкуп косы, своды - символические соединения жениха и невесты под специальные песни, величание молодых, игровые свадебные хороводы. А веселые народные игры развлекают гостей и навсегда остаются в памяти о семейном событии.

Раиса Василовна использует в своих программах и современные технологии, оригинальные костюмы, привлекает молодежь к участию в игровой части программы, пиротехнику, шоу с огнем, применяет разные способы, варианты, конструкции использования надувных шаров.

На каждое крупное мероприятие по индивидуальному сценарию приглашаются творческие коллективы, танцевальные студии, солисты и даже юмористические команды КВН.

Организационная структура предприятия

Под организационной структурой предприятия понимаются состав, соподчиненность, взаимодействие и распределение работ по подразделениям и органам управления, между которыми устанавливаются определенные отношения по поводу реализации властных полномочий, потоков команд и информации.

Различают несколько типов организационных структур: линейные, функциональные, линейно-функциональные, дивизиональные, адаптивные. Рассмотрим основные характеристики этих структур.

ООО «Самолет» использует линейно-функциональную структуру организации. Линейно-функциональная структура в настоящее время является основным базовым типом структур.

Она обеспечивает максимальную стабильность организации, создает наиболее благоприятную основу для формальной регламентации полномочий и ответственности.

Однако она не всегда обладает необходимой гибкостью и приспособляемостью при возникновении новых задач, не обеспечивает координацию деятельности по внедрению новых программ.

Линейно-функциональная структура организации ООО «Самолет»:



Функции и задачи работников

Функции и задачи работников это общефирменная цель, переведенная на уровень конкретного подразделения или работника. Другими словами, это вклад подразделения или работника в достижение общих целей организации.

Генеральный директор. В обязанности генерального директора входят:

Представительские функции и функции контроля над деятельностью своего управляющего и бухгалтерского отдела.

Наиболее важные операции осуществляются генеральным директором.

Обеспечивает выполнение задач и целей деятельности организации, всех ее обязательств перед поставщиками и банками, включая обязательства по договорам.

Обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и осуществлении его хозяйственно-экономических связей.

Организует использование правовых средств для финансового управления и функционирования в существующих бизнес-условиях. 

Организует укрепление договорной и финансовой дисциплины,

Регулирование социально-трудовых отношений,

Обеспечение инвестиционной привлекательности компании в целях поддержания и расширения масштабов бизнес-деятельности. 

Управляющий. В обязанности управляющего входит:

Принимать меры по обеспечению организации квалифицированными кадрами. Так же он организует рациональное их использование и развитие их профессиональных знаний и опыта. 

Контролирует выполнение обязательств перед заказчиками.

Организует работу, эффективное и результативное взаимодействие и координацию нижестоящих сотрудников.

Организует соблюдение качества и конкурентоспособности услуг, их соответствие лучшим стандартам в целях завоевания рынка и удовлетворения потребностей потребителей. 

Обеспечивает максимальное вовлечение сотрудников предприятия в деятельность по непрерывному улучшению процессов предприятия, генерации ими широкомасштабных инноваций и рационализаторских предложений. 

Обеспечивает своевременное составление сметно-финансовых и других документов, расчетов, установленной отчетности о выполнении планов.

Соблюдает сам и контролирует соблюдение работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены, требований противопожарной безопасности.

Бухгалтер. В обязанности бухгалтера входит:

Ведение первичного бухгалтерского учета.

Прием, контроль и обработка первичной документации (товарно-транспортных накладных, кассовых, кадровых документов, договоров с контрагентами и т.д.).

Начисление заработной платы, выплат по гражданским договорам, НДФЛ.

Ведение налогового и управленческого учета.

Составление и сдача налоговой отчетности в фонды РФ и налоговую инспекцию.

Минимизация налоговых выплат.

Взаимодействие с банками и кредитными организациями.

Администратор. Администратор выполняет следующие должностные обязанности:

Обеспечивает работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.

Консультирует посетителей по вопросам наличия имеющихся услуг, проводимым специальным акциям, наличием бонусных программ и т.д.

Ведет запись на прием, информирует специалистов об имеющейся записи, ведет клиентскую базу.

Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций, рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей.

Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях.

Контролирует соблюдение работниками организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены.

Информирует руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимает меры к их ликвидации.

Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Отбор и направление работников на выполнение определенных работ.

В состав группы Рабочие входят: аниматоры, ведущие взрослых праздников, фотографы, гримеры, оформители, видео-операторы, звукооператоры, промоутеры. Рабочие не являются штатными сотрудниками, а нанимаются на срок выполнения конкретной работы. В обязанности рабочих входит:

добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором;

соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;

соблюдать трудовую дисциплину;

соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда;

бережно относиться к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников;

незамедлительно сообщить работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества работодателя (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества).

Анализ проблем организации

Выявление проблем организации означает привлечение внимания лиц, решающих проблемы, или руководителей среднего уровня к вопросам перестройки деятельности организации, что позволит ей достигать ее цели более эффективно. Эти вопросы следует рассматривать как входы в процесс формирования решений, т. е. как исходный материал, над которым должны работать специалисты, формирующие решение.

В ходе практики в данной организации мной были выявлены следующие проблемы, сильно сказывающиеся на качестве предоставляемых услуг:

Транспорт.

Мотивация младшего состава работников.

Реклама.

Неустойчивые условия аренды.

… и некоторые другие.

Транспорт. За долгие годы работы организация не решилась приобрести

личный транспорт, а ведь он необходим. Главным направлением организации являются детские праздники: утренники, дни рождения, выпускные. Организация работает не только по Жуковскому, но и по близлежащим городам. Транспортировка аниматоров и инвентаря, оборудования для проведения праздника происходит на такси, тем самым «съедается значительный кусок» бюджета. По моему мнению, покупка личного транспорта и закрепление за Управляющим роли водителя решит данную проблему, значительно минимизировав расходы.

Мотивация младшего состава работников. Основной частью работников организации является молодежь, лица до 20-ти лет, не имеющие профессионально образования в сфере актерского мастерства, работы с публикой. Большинство молодежи в этом возрасте находятся на обеспечении родителей и не сильно зависят от личных денежных средств. В связи с этим, появляется не серьезное отношение к работе. Но ведь это работа и из-за несерьезного отношения компания может сильно пострадать. Наверно единственным верным решением будет увеличение профессионального уровня сотрудников (набор новых работников) за счет повышения заработной платы и оптимизации расходов в других сферах деятельности предприятия.

Реклама. Город Жуковский располагает праздничному настроению. На этой почве сфера предоставления подобных услуг быстро развивается. Ранее мною было сказано, что в городе насчитывается не менее 8 праздничных агентств. Конкурентная среда должна благоприятно сказываться на развитии организаций и в первую очередь, что бы быть востребованными и не терять свою долю рынка, компании задумываются о рекламе. К сожалению «Самолет» не достаточно вкладывает в сферу рекламы для удержания рынка, что сказывается на доходах организации. Неустойчивые условия аренды. Говоря откровенно, вопрос аренды помещения для меня был не понятен. История агентства гласит о том, что офис переезжал 3 раза. И сразу становится ясно, какую долю клиентов они потеряли, и какие убытки понесла компания за время переезда. Каждая организация имеет свои проблемы. Я считаю, что развитие организации зависит напрямую от решения этих проблем. Необходимо оценивать значение выявленных проблем с точки зрения последствий для нормального функционирования предприятия (например, упущенная выгода, снижение производительности, высокие затраты, снижение общей эффективности). Понятно, чем сильнее будет негативный эффект, тем более пристальное внимание следует обратить на данную проблему. После этого надо попытаться изложить свое представление о том, что было бы, если бы удалось решить проблему при соблюдении интересов всех заинтересованных сторон.

Отчет о прохождении практики

Во время практики первым делом я ознакомился с должностной инструкцией администратор. В соответствии с ней обязанностями администратора являются:

Осуществление поиска персонала -- как собственными силами, так и (при наличии выделенного соответствующего бюджета) во взаимодействии с государственными и частными структурами по подбору персонала.

проведение предварительной работы с претендентами на вакантные должности (анкетирование, первичные собеседования и так далее). Выявление наиболее перспективных, рекомендация их для последующего собеседования с Руководством Компании.

проведение адаптационных мероприятий в отношении новых сотрудников: знакомство с Предприятием, Правилами внутреннего трудового распорядка, неформальными правилами, ценностями и бизнес-обычаями Компании. Контроль хода, полноты и качества реализации «Плана вхождения в должность» новых сотрудников.

На постоянной основе ведение мониторинга социально-психологической атмосферы в коллективе, проведение анализа деловых, функциональных, морально-психологических качеств сотрудников. Особое внимание уделяется достаточности мотивации персонала, его удовлетворенности условиями и качеством работы, его лояльности и управляемости. Обеспечивает работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.

Консультирует посетителей по вопросам наличия имеющихся услуг, проводимым специальным акциям, наличием бонусных программ и т.д.

Ведет запись на прием, информирует специалистов об имеющейся записи, ведет клиентскую базу.

Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций, рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей.

Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях.

Контролирует соблюдение работниками организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены.

Информирует руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимает меры к их ликвидации.

Отбор и направление работников на выполнение определенных работ.

Дальнейшее мое внимание было направлено на изучение системы управления персоналом. Она включает в себя отдел работников.

В ходе ознакомления с документацией мне были предоставлены оперативные планы работы с персоналом. Для разработки оперативного плана работы с персоналом необходимо с помощью специально разработанных анкет собрать следующие данные:

о постоянном составе персонала (имя, отчество, фамилия, место жительства, возраст, время поступления на работу и т.д.);

о структуре персонала (квалификационная, половозрастная, национальная структура)

о текучести кадров;

о потере времени в результате простоев, по болезни;

о зарплате рабочих и служащих (структура зарплаты, дополнительная заработная плата, надбавки, оплата по тарифу и сверх тарифа);

Во время практики я участвовал в проведении детских утренников, дней рождений и подростковых вечеринок. Так же были воплощены в жизнь оригинальные сценарии открытия новых торговых участков.

Проходя практику, я получил умения и навыки организационной и управленческой работы в коммерческой структуре, опыт проведения крупномасштабных и камерных мероприятий. 

Заключение

Мною была пройдена практика в организации, работающей в сфере организации праздников различного масштаба в должности администратора, в пределах моих возможностей была изучена эта организация. ООО «Самолет», на мой взгляд, работает большей частью именно на городские и крупномасштабные мероприятия, так как детские праздники практически не приносят дохода в связи с вышесказанными проблемами.

Для работы такого типа у данной компании имеется достаточно людских ресурсов, подготовленных кадров, что позволяет организации быть вне конкуренции в этой сфере.



Список литературы

1. С.В. Манаев, Ю.Л. Горковенко. Адаптация новых сотрудников: роли, функции, назначение//Управление персоналом. №11-12, 2001

2. Базаров Т.Ю., Еремин Б.Л. Управление персоналом: учеб.пособие. М.: 1999.

3. Методическое пособие «Учебная и производственная практики»

4. Аванесов, Ю.А. Экономика предприятий торговли и сферы услуг [Текст]: учебное пособие / под редакцией профессора Ю.А. Аванесова. - М.: МИПП, ТОО «Люкс-арт», 2008г.

5. Альбеков, А.У. Экономика коммерческого предприятия [Текст]: Серия «Учебники, учебные пособия» / А.У. Альбеков, С.А. Согомонян. - Ростов н/Д: Феникс, 2007г.

6. Арустамов Э.А., Андреева Р.С. Организация предпринимательской деятельности. - М.: Дашков и Ко, 2008. - 144 с.

7. Пелих А.С., Кизилова Т.Г., Пронченко А.Г. Бизнес-план, или как организовать свой собственный бизнес. - М.: Ось-89, 2000

Размещено на Allbest.ru

...