Требования к составлению и оформлению справок, докладных записок, объяснительных записок

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различным признакам (территориальному, функциональному, уровню управления и т.п.).

У нас в стране в связи с развитием автоматизации управленческих процессов разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются ГОСТами. Документы различных систем должны иметь унифицированную форму.

Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1998. автоматизация регламентация делопроизводство

Унифицированная форма документов (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1998.

Унифицированные формы документов разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от формы собственности. Министерство здравоохранения Российской Федерации разрабатывает медицинские документы, Государственный комитет Российской Федерации по статистике - формы первичной учетной и отчетной документации, Росархив РФ - систему организационно-распорядительной документации и т.д. Унифицированные системы документации устанавливает общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Общероссийский классификатор управленческой документации. - М., 1999.

Можно дать классификацию систем документации, соотношение которых в делопроизводстве разных учреждений неодинаково:

1. Организационные документы;

2. распорядительная документация;

3. информационно-справочные документы и справочно-аналитическая документация;

4. плановая документация;

5. отчетно-статистическая;

6. кадровая документация;

7. бухгалтерская документация.

Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная управленческая документация занимает центральное место. ОРД классифицируется на три группы: 1) организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.); 2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.); 3) информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки, записки и др.).

В данной работе мы рассмотрим информационно-справочные документы. К ним, как уже говорилось выше, относят письма, докладные и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. Информационно-справочные могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может только побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник для вузов/ Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. - С. 173.

Цель работы изучение информационно-справочной документации.

В данной работе перед нами стоят задачи:

1. ознакомиться с информационно-справочной документацией;

2. рассмотреть такие документы, как справки, докладные и объяснительные записки;

3. определить требования к составлению и оформлению данных документов;

Представленная тема, по моему мнению, является весьма актуальной для нашего времени, т.к. большинство населения нашей страны не имеют представления как правильно следует оформлять различные записки, справки. Для изучения данной темы были рассмотрены такие источники, как ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», общероссийский классификатор управленческой документации, и литература - Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник для вузов/ под ред. Т.В. Кузнецовой, Делопроизводство: учебник. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В./ под общ. ред. Т.В. Кузнецовой, Документоведение: учебник/ под ред. Н.Н. Куняева. Где освещены вопросы современной регламентации делопроизводства, составления и оформления управленческих документов.

1. Информационно-справочные документы

Процесс принятия управленческих решений базируется на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Такая информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др. Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия. Куняев, Н.Н. Документоведение: учебник/ Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов; под ред. проф. Н.Н. Куняева. - М.: Логос, 2008. - С. 266. 

Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей.

Многие информационно-справочные документы - докладные (служебные) и объяснительные записки, справки, акты - являются основным средством реализации внутренних коммуникативных связей организации. Часто они составляются от руки, визируются на первом (единственном) экземпляре, подшиваются в дело по месту составления. Такие виды документов, как письма, телеграммы, телефонограммы, являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей. Быкова, Т.А., Вялова, Л.М., Санкина, Л.В. Делопроизводство: учебник/ Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: МЦФЭР, 2006. - С. 179. 

Далее мы рассмотрим докладные записки, объяснительные записки, справки.

1.1 Докладная записка

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется как по личной инициативе должностного лица, так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные. Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы. Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю данного учреждения, она считается внутренней, если она направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, то - внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке, внутренние - на обычном листе бумаги. Быкова, Т.А., Вялова, Л.М., Санкина, Л.В. Делопроизводство: учебник/ Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: МЦФЭР, 2006. - С. 182.

Внешняя докладная записка должна содержать: наименование учреждения, название вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА), дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона. Для ее оформления может использоваться общий бланк организации.

Внутренние докладные записки составляют на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». И включает в себя: название структурного подразделения, вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА), дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись (с указанием должности, инициалов, фамилии). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения - автор документа. Наименование вида документа пишется прописными буквами и может располагаться по центру или от границы левого поля. Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, или буквенно-числовым способом. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания. Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляют визы согласования, а после принятия решения - резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Текст инициативной докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагаются факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

Информационные и отчетные докладные записки могут включать только первую часть текста. Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о/об» и отглагольного существительного в предложном падеже.

Резолюция руководителя, рассмотревшего докладную записку (внутреннюю), будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

Разновидностью докладной записки являются представления. Они используются обычно при документировании кадровой деятельности, и составляется руководителем структурного подразделения в адрес руководства организации. Представления составляют в случаях поощрения работников, наложения взысканий, проведения аттестации. Другой разновидностью докладной записки являются служебные записки. Они широко применяются в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм с той же целью, что и докладные записки. Однако следует отметить, что служебная записка - документ, не имеющий официального статуса. Ни в одном нормативно-методическом документе, регламентирующем состав видов управленческих документов, этот документ не предусмотрен. Быкова, Т.А., Вялова, Л.М., Санкина, Л.В. Делопроизводство: учебник/ Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: МЦФЭР, 2006. - С. 183.

Если имеются приложение к докладной записке, то отметка о нем делается до оформления подписи.

Форму докладной записки см. в приложении №1.

Пример оформления докладной записки см. в приложении №2.

1.2 Объяснительная записка

Объяснительная записка - внутренний документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.

Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Обычно их составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, проступках и др.

Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал. Датой объяснительной записки будет дата ее составления. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия. Быкова, Т.А., Вялова, Л.М., Санкина, Л.В. Делопроизводство: учебник/ Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: МЦФЭР, 2006. - С. 184.

Объяснительная записка издается на стандартном листе бумаги. Формуляр объяснительной записки может содержать: наименование вида документа, дату, номер, адресат, текст документа, отметку о наличии приложения, подпись, визы согласования, резолюцию, отметку об исполнении и направлении его в дело.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей - констатирующей и основной. В констатирующей части излагаются поступки автора, объясняются мотивы этих поступков и сложившиеся у автора обстоятельства. В основной части анализируется сложившаяся ситуация и описываются действия автора по определению этих обстоятельств. В приложениях могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те, или иные обстоятельства. Куняев, Н.Н. Документоведение: учебник/ Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов; под ред. проф. Н.Н. Куняева. - М.: Логос, 2008. - С. 273.

Форму объяснительной записки см. в приложении №3.

Пример оформления объяснительной записки см. в приложении №4.

1.3 Справка

Справка - документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий, в том числе биографического или служебного характера.

Справки бывают двух разновидностей: служебного и личного характера.

Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций. Такие справки оформляются на бланке и имеют реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяются печатью. Быкова, Т.А., Вялова, Л.М., Санкина, Л.В. Делопроизводство: учебник/ Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: МЦФЭР, 2006. - С. 184

Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки.

Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, текст, подпись, печать. Типовой состав информации справок личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машинке. Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника в (именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана…», «Настоящим подтверждается, что… действительно работает…» и т.д.

Организация, в которую предоставляется справка, обязательно указывается в ее тексте.

Пример оформления справки см. приложение №5.

Заключение

Управленческие документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями. Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

Так, коллегиальная деятельность учредителей предприятия фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий - в актах; производственно-хозяйственная деятельность - в договорах, контрактах; информационная деятельность - в справках, записках. Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

В данной работе были рассмотрены информационно-справочные документы, конечно не столь важные как распорядительная документация, но все равно имеющая какое-то значение для организации. Т.е. простой работник может предложить что-то новое, какие-либо дополнения в управленческую деятельность посредством написания докладных записок руководителю. Очень важно правильно оформить такие документы, и знать основные требования к их составлению.

Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних и внутренних конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

Список источников и литературы

1.Источники:

1. Общероссийский классификатор управленческой документации. - Москва, 1999.

2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - Москва: Издательство стандартов, 1998.

3. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - Москва: Издательство стандартов, 2003.

2. Литература:

1. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: учебник/ под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - Москва: МЦФЭР, 2006. - 560 с.

2. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник для вузов/ Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; под ред. Т.В. Кузнецовой. - Москва: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. - 359 с.

3. Куняев Н.Н. Документоведение: учебник/ Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г.Фабричнов; под ред. проф. Н.Н. Куняева. - Москва: Логос, 2008. - 352 с.

Размещено на Allbest.ru