Структура управления организацией (на примере бюро "Отдел кадров")

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Производственная практика - это форма учебных занятий в организациях (предприятиях) разных форм собственности и организационно-правовых форм. В ходе ее прохождения происходит углубление и закрепление знаний и профессиональных навыков, полученных в процессе обучения на основе изучения практических ситуаций. Производственная практика позволяет соединить теоретическую подготовку с практической деятельностью на конкретных рабочих местах.

В цели и задачи практики входит:

ь знакомство с реальной практической работой организации;

ь формирование профессиональных умений и определенного опыта, необходимого для осуществления дальнейшей профессиональной деятельности;

ь овладение умениями и навыками работы с документацией, осуществление простейших расчетов;

ь овладение основами инновационной деятельности организации;

ь формирование умений принимать самостоятельные решения в конкретных ситуациях и в реальных условиях.

Место прохождения моей производственной практики было ИП Копылов П.Ю. бюро «Отдел кадров», располагающееся по адресу: г. Тверь, ул. Л. Базановой, д.20, оф.50, телефон:34-15-97. Основной государственный номер записи о государственной регистрации индивидуально предпринимателя 305690128300019 от 18 марта 2009г. ИНН 690139677602.

Отдел кадров - это структура организации, которая занимается управлением персонала в организации.

Управление персоналом представляет собой деятельность людей, выполняющих в организации функции, способствующие наиболее эффективному использованию человеческих ресурсов для достижения первичных целей организации.

Управление персоналом организации осуществляет группа специалистов, выполняющих соответствующую функцию в качестве работников кадровой службы.

Объектом исследования является сопровождение организации по кадровому учету, а также его структурное подразделение-отдел кадров. Предмет исследования - кадровое делопроизводство.

За время практики я ознакомилась с деятельностью организации, активно в ней участвовала, а также оказывала помощь специалистам. Полученные в результате прохождения практики знания и данные представлены в отчете.

1. Общая характеристика организации

1.1 Организационно-правовая форма организации

Организационно-правовая форма организации - это форма юридической регистрации, которая создает организации определенный правовой статус.

Организационно-правовой формой бюро «Отдел кадров» является индивидуальный предприниматель (ИП).

Индивидуальный предприниматель - физическое лицо, зарегистрированное в установленном порядке и осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.

Предпринимательская деятельность - самостоятельная, осуществляемая на свой страх и риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ и оказания услуг.

Преимущества данной организационно-правовой формы заключаются в следующем: отел документооборот мотивация инспектор

· Организацию легко зарегистрировать, бюрократические процедуры незначительны;

· Владелец организации располагает полной свободой действий;

· Достаточно низкие по сравнению юридическими лицами ставки налогообложения, он платит только индивидуальный подоходный налог (на данный момент ставка по нему 13%).

К недостаткам можно отнести следующие моменты:

· Существующие отношения с властью: предприниматели не испытывают практически никакой поддержки со стороны властей;

· Индивидуальные предприниматели часто не допускаются к участию в тендерах;

· ИП нельзя продать или купить, а также зарегистрировать на нескольких собственников.

1.2 Миссии и цели организации

Миссия - это причина существования организации. Миссия определяется в процессе стратегического планирования, она и является основной стратегией организации, в соответствии с которой строится вся основная деятельность. Ее принятие позволяет четко определить назначение деятельности данной организации и не дает руководителям возможности ориентироваться на личные интересы. Выбор миссии придает деятельности организации стабильность, так как определяются основные принципы ее работы.

Миссия, как и многие понятия, не имеют в настоящее время единого общего определения. С этим связаны определенные проблемы, так как ряд организаций не считает необходимым разрабатывать миссию именно для управления персоналом, утверждая, что она может быть разработана только для всей организации в целом.

Цели организации формируются и устанавливаются на основе определенных ценностей и принципов на которые ориентируется руководство. Чтобы внести истинный вклад в успех организации, цели должны обладать рядом характеристик:

1) Цели организации должны быть конкретными и измеримыми;

2) Цели организации должны быть достижимыми;

3) Чтобы быть эффективными, цели организации должны быть взаимно поддерживаемыми-то есть действия и решения, необходимые для достижения одной цели, не должны мешать достижению других целей.

Цель отдела кадров - это способствование достижению целей организации путем обеспечения ее необходимыми кадрами и эффективного использования их квалификаций, опыта, мастерства, работоспособности, творческого потенциала.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что перед отделом кадров встают следующие задачи:

· Организация отбора, набора и найма персонала, необходимой квалификации и в требуемом объеме;

· Создание эффективной системы штатных сотрудников;

· Разработка карьерных планов сотрудников;

· Разработка кадровых технологий;

· Стандартизация качества выполняемых услуг;

· Оказание услуг в сфере производства.

1.3 Производственная структура организации

Производственная структура отдела кадров включает в себя численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за каждым «кадровиком» обязанности. Производственная структура бюро «Отдел кадров» представлена в Схеме 1.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Схема 1.

Кадры предприятия подразделяются по профессиям, специальностям и уровням квалификации. Под профессией подразумевается особый вид трудовой деятельности, требующий определенных теоретических знаний и практических навыков, а под специальностью -- вид деятельности в пределах профессии, который имеет специфические особенности и требует от работников дополнительных специальных знаний и навыков.

Квалификация характеризует степень овладения работниками той или иной профессией или специальностью и отражается в квалификационных (тарифных) разрядах и категориях, которые им присваиваются в зависимости от теоретической и практической подготовки. Тарифные разряды и категории - это одновременно и показатели, характеризующие степень сложности работ.

1.4 Степень механизации и автоматизации производства и процессов управления

Механизация производства - это повышение производительности труда освобождение человека от выполнения тяжёлых, трудоёмких и утомительных операций.

Потоки информации, циркулирующие в мире, который нас окружает, огромны. Поэтому в любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Некоторые организации используют для этого шкафы с папками, но большинство предпочитают компьютеризированные способы - автоматизированные информационные системы (АИС), позволяющие эффективно хранить, структурировать и систематизировать большие объемы данных.

В бюро «Отдел кадров» оснащенность оборудованием практически 100%. В офисе присутствуют: 2 компьютера, принтер, телефон/факс, беспроводной радиотелефон, Интернет.

2. Организационная структура управления

2.1 Организационная структура управления деятельностью организации с учетом ее организационно-правовой формы

Организационная структура управления - это одно из ключевых понятий менеджмента, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий. В рамках этой структуры протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации и принятие управленческих решений), в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации.

Организационная структура управления бюро «Отдел кадров» - совокупность взаимосвязанных должностных лиц. Она представлена в Схеме 2.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Схема 2.

Должностные функции работников:

Начальник отдела кадров:

Ш Оперативное руководство отделом кадров и координация деятельности сотрудников;

Ш Разработка кадровой политики и стратегии предприятия;

Ш Информационно-методическое сопровождение деятельности отдела;

Ш Мониторинг и психологическое сопровождение деятельности подразделений.

Инспектор отдела кадров:

Ш Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами директора. Ведет учет личного состава;

Ш Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью;

Ш Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки;

Ш Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков отпусков;

Ш Организует и контролирует стандартную систему делопроизводства;

Ш Проверяет соответствие, подготавливаемых в организации проектов приказов и распоряжений, документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются;

Ш Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях и соблюдение работниками Правил внутреннего и трудового распорядка.

Специалист отдела кадров:

Ш Выполняет работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации;

Ш Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров;

Ш Принимает участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности;

Ш Контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников;

Ш Соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек;

Ш Подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам.

2.2 Звенья структуры управления

В структуре управления организацией выделяют следующие элементы: звенья (отделы), уровни (ступени) управления и связи - горизонтальные и вертикальные.

К звеньям управления относятся структурные подразделения, так же отдельные специалисты, выполняющие соответствующие функции управления либо их часть. К звеньям управления следует относить и менеджеров, осуществляющих регулирование и координацию нескольких структурных подразделений.

Под уровнем управления следует понимать совокупность звеньев управления, занимающих определённую ступень в системах управления организацией.

2.3 Функции аппарата управления организации

Процесс управления персоналом в организации осуществляется коллективом работников, организованных в аппарат управления. Важнейшей характеристикой аппарата управления является его структура. Структура управления - это организационная форма построения аппарата управления, которая характеризует состав и соподчиненность должностных лиц, сформулированных исходя из целей функционирования предприятия.

Под функцией управления понимают конкретный целенаправленный вид управленческой деятельности, обусловленный разделением труда в аппарате управления. [Н.Г.Пономарева «Современные требования к кадровой службе (отделу)»]

3. Управление производством

3.1 Производственные функции организации

Основными функциями кадровой службы являются:

-- привлечение из внешней среды специалистов в количестве, качестве и специализации, достаточной для организации оптимальной и эффективной работы организации;

-- обучение, развитие и ротация специалистов для повышения эффективности функционирования и развития организации;

-- оптимизация организационной структуры, эффективная регламентация и координация деятельности подразделений организации при динамике функционирования и развития под воздействием постоянно изменяемых факторов внешней среды;

-- организация и усовершенствование условий труда с целью общей оптимизации деятельности и развития ее эффективности;

-- организация и развитие видов деятельности, оказывающих влияние на факторы внешней среды;

-- организация, разработка и внедрение мероприятий по оптимизации психологических аспектов взаимодействия и более полной реализации мотивационно-потребностных комплексов работников.

Перечень основных функций службы персонала можно выразить как привлечение из внешней среды специалистов и создание им эффективных условий профессиональной деятельности.

Для эффективного осуществления функций, кадровая служба особо четко структурируется и регламентируется. Она должна обладать широкими возможностями внутреннего перераспределения функций, что, в основном, достигается широким профессионализмом и качеством подготовки ее сотрудников.

3.2 Подсистема обеспечения, планирования и контроля

Базой кадрового планирования являются анализ потребностей в персонале и изучение информации о производительности работающих и издержках на их содержание.

Планирование персонала (кадровое планирование, планирование рабочего состава предприятия) определяется как процесс обеспечения организации необходимым количеством квалифицированного персонала, принятым на правильные должности в правильное время. Планирование персонала - это система подбора квалифицированных кадров при использовании двух видов источников - внутренних (имеющихся в организации) и внешних (найденных или привлеченных). Кадровое планирование - это направленная деятельность организации по подготовке кадров, обеспечению пропорционального и динамичного развития персонала, расчету его профессионально - квалификационной структуры, определению общей и дополнительной потребности, контролю за его использованием.

Кадровое планирование должно дать ответы на следующие вопросы:

- сколько работников, с каким уровнем квалификации, когда и где будут необходимы (планирование потребности в персонале)?

- каким образом можно привлечь необходимый и сократить излишний персонал, учитывая социальные аспекты (планирование привлечения или сокращения штатов)?

- каким образом можно использовать работников в соответствии с их способностями (планирование использования кадров)?

- каким образом можно целенаправленно содействовать повышению квалификации кадров и приспосабливать их знания к меняющимся требованиям (планирование кадрового развития)?

Кадровое планирование включает в себя:

- прогнозирование перспективных потребностей организации в персонале (по отдельным его категориям);

- анализ системы рабочих мест организации;

- разработка программ и мероприятий по развитию персонала.

При осуществлении кадрового планирования организация преследует следующие цели:

- получить и удержать людей нужного качества и в нужном количестве;

- наилучшим образом использовать потенциал своего персонала;

- быть способной предвидеть проблемы, возникающие из-за возможного избытка или нехватки персонала.

Кадровое обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой необходимый количественный и качественный состав работников кадровой службы. Количественный состав кадровой службы - это списочный состав работников данного подразделения организации. Качественные характеристики персонала представляют собой совокупность профессиональных, нравственных и личностных свойств, являющихся конкретным выражением соответствия персонала тем требованиям, которые предъявляются к должности или рабочему месту. Всю совокупность качественных характеристик персонала можно условно разделить на три основные группы: способности (уровень образования, объем полученных знаний, опыт работы в определенной сфере профессиональной деятельности, профессиональные навыки), мотивации (сфера профессиональных и личных интересов, стремление сделать карьеру, стремление к власти, готовность к дополнительной ответственности и дополнительным нагрузкам), свойства (способность воспринимать определенный уровень физических, психических или интеллектуальных нагрузок, способность концентрации внимания, памяти и другие личностные свойства, необходимые для выполнения какой-либо работы).

Количественный состав службы управления персоналом определяется организационно-штатными структурами и уставом организации. При расчете количественного состава службы управления персоналом должны учитываться следующие факторы: общая численность работников организации; конкретные условия и специфика организации, связанные со сферой ее деятельности (промышленность, сельское хозяйство, торговля, страховая деятельность), масштабами, наличием разнохарактерных производств, филиалов; социальная характеристика организации; структурный состав работников организации (наличие различных категорий - рабочих, специалистов, служащих, научных работников), их квалификация; степень сложности решаемых задач по управлению персоналом (осуществление стратегического планирования, выработка кадровой стратегии и политики, организация обучения, продвижения и т. д.); техническое обеспечение управленческого труда (компьютеры, оргтехника и пр.). В настоящее время в большинстве компаний ситуация с количественным и качественным составом работников кадровых служб меняется в лучшую сторону, появились специалисты по подбору и оценке персонала, психологи и социологи, менеджеры по развитию кадров.

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой обеспечение кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным подразделениям компаний и прочим субъектам за пределами организации.

Документационное обеспечение подразумевает организацию работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основные функции процесса управления персоналом, выполняемые на различных иерархических уровнях системы управления организацией, сводятся к выработке и обоснованию управленческих решений, контролю за их выполнением. Поэтому управление персоналом представляет собой информационный процесс, включающий получение, анализ и обработку, хранение, использование, наращивание информации.

Информационное обеспечение службы управления персоналом - это совокупность реализованных решений, касающихся объема, размещения и форм организации информации, обращающейся в службе управления персоналом при ее функционировании.

Основа технического обеспечения системы управления персоналом - это комплекс технических средств, т. е. представленные централизованно и (или) автономные технические средства сбора, хранения, обработки, анализа, передачи и вывода информации, а также оргтехника. Эффективность применения технических средств должна определяться улучшением экономических показателей работы службы управления персоналом, а не снижением постоянных затрат.

3.3 Маркетинговая деятельность в системе управления персоналом

Маркетинг персонала - вид управленческой деятельности, направленной на долгосрочное обеспечение компании человеческими ресурсами. Маркетинговые методы нашли свое применение во многих сферах жизнедеятельности различных организационных структур, просочились они и в управление персоналом.

Смысл маркетинга персонала можно определить как вид управленческой деятельности, направленной на определение и покрытие потребности в персонале. Целью данного вида управленческой деятельности является обеспечение эффективной и оптимальной занятости, то есть максимальное совпадение интересов работника и работодателя.

Для успешного формирования и выполнения планов по маркетингу персонала необходимо, чтобы кадровая служба была наделена функциями планирования, организации, координации, стимулирования, контроля, участия в выработке кадровой политики. Лишь в этом случае возможно комплексное решение не только вопросов кадрового обеспечения компании, но и главной цели кадровой службы в новых экономических условиях - соединить цели развития производства с потребностями работников, реализующих эти цели; сбалансировать стратегию развития фирмы и занятых на ней кадров, обеспечив эффективную занятость и укрепление своей конкурентоспособности.

В существующих подходах к маркетингу персонала можно выделить два основных принципа:

1) ориентация на рассмотрение задач и функций персонал-маркетинга в широком смысле; под маркетингом в данном случае понимается определенная философия и стратегия управления человеческими ресурсами, а персонал рассматривается в качестве внешних и внутренних клиентов фирмы;

2) стремление толковать персонал-маркетинг в более узком смысле, то есть как особую функцию службы управления персоналом.

Направления маркетинговой деятельности в области персонала включают в себя:

1) разработку профессиональных и квалификационных требований к персоналу;

2) определение качественной и количественной потребности в персонале;

3) расчет затрат на привлечение и дальнейшее использование персонала;

4) выбор источников и путей покрытия потребностей в персонале.

Практический аспект применения маркетинга выглядит иначе. Маркетинг далеко не всегда существует в организации в интегрированном виде. Часто его функции распределены, не связаны в единый комплекс. Организация может уделять маркетингу минимум внимания, не признавать его существования [Н.Г. Пономарева «Современные требования к кадровой службе (отделу)»].

3.4 Мотивация и стимулирование труда в целях активизации человеческих факторов

В настоящее время в нашей стране наблюдается кризис труда. Труд перестал быть для многих людей смыслом жизни и превратился в средство выживания. В таких условиях не может идти речи ни о высокопроизводительном и эффективном труде, ни о росте квалификации работников и развитии их инициативы, ни о формировании сильной трудовой мотивации.

Человек включается в общественное производство не только из-за материальной необходимости, но и с учетом самых разных побуждений и интересов.

Реальная эффективность любых экономических мероприятий определяется их воздействием на отношение людей к труду. Изменить это отношение в законодательном порядке нельзя, так как это длительный эволюционный процесс, но его можно ускорить, если трезво оценивать конкретную ситуацию и учитывать причины, ее породившие.

Любой руководитель всегда осознает, что необходимо побуждать людей работать на организацию, но при этом считает, что для этого достаточно простого материального вознаграждения. Иногда такая политика бывает успешной, хотя, по существу, она не верна.

Что же такое мотивация персонала?

Классическое определение мотивации в менеджменте - это процесс побуждения себя и других людей к деятельности для достижения личных целей или целей организации.

Мотивацию трудовой деятельности как процесс удовлетворения работниками своих потребностей и ожиданий в выбранной ими работе, осуществляемый в результате реализации их целей, согласованных с целями и задачами организации, и одновременно с этим как комплекс мер, применяемых со стороны субъекта управления для повышения эффективности труда работников.

В данном определении сочетаются два основных направления, обычно принимаемые руководителями в качестве тождества: мотивация и стимулирование. Часто, ставя перед работником какую-либо задачу, руководитель говорит работнику: «Я тебя простимулирую» или «Я тебя промотивирую». При этом он думает об одном и том же, то есть о вознаграждении работника за хорошо выполненную работу. На самом деле мотивация и стимулирование - это разные вещи, хотя и служащие для достижения единой цели - повышения эффективности труда работника. Процесс удовлетворения, стоящий в определении на первом месте, - это мотивационная политика, выстраиваемая руководством организации на основании известных им потребностей и интересов работников. Комплекс мер - это стимулирование труда, всегда дополняющее мотивационную политику и являющееся средством удовлетворения конкретных потребностей работника, по большей части материальных.

Функция мотивации заключается в том, что она оказывает влияние на трудовой коллектив предприятия в форме побудительных мотивов к эффективному труду, общественного воздействия, коллективных и индивидуальных поощрительных мер.

Сущность мотивации заключается в том, чтобы персонал организации выполнял работу в соответствии с делегированными ему правами и обязанностями, сообразуясь с принятыми управленческими решениями.

Мотивация труда - это стремление работника удовлетворить потребности (получить определенные блага) посредством трудовой деятельности.

Трудовой мотив - это непосредственное побуждение работника к деятельности (работе), связанное с удовлетворением его потребностей.

Вознаграждение (стимулирование)

Вознаграждение служит для побуждения людей к эффективной деятельности. В совокупности с понятием мотивация термин «вознаграждение» имеет более широкий смысл, чем просто деньги или удовольствия, с которыми чаще всего это слово ассоциируется. Вознаграждение - это все, что работник считает ценным для себя.

Стимулирование, с точки зрения руководства, является тактикой решения проблемы, удовлетворяющей определенные мотивы работника (в большинстве случаев материальные) и позволяющей ему более эффективно трудиться.

Мотивация и стимулирование как методы управления трудом противоположны по направленности: первое направлено на изменение существующего положения; второе - на его закрепление, но при этом они взаимно дополняют друг друга [С.А.Шапиро «Мотивация и стимулирование персонала»].

4. Управление персоналом

4.1 Профессиональный состав, квалификационный и образовательный уровень кадров

Квалификация - это степень и вид профессиональной обученности работника, наличие у него знаний, умения и навыков, необходимых для выполнения им определённой работы.

Основным параметром, определяющих ценность трудовых ресурсов, является квалификация персонала. Несоответствие фактического и требуемого уровня квалификации лежит в основе неудовлетворенности его трудом, оплатой труда, определяет характер его поведения. Повышая свою квалификацию и приобретая новые знания и навыки, работник получает дополнительные возможности для профессионального роста.

В бюро «Отдел кадров» работает 3 человека: начальник отдела кадров, инспектор отдела кадров, специалист по кадрам.

§ На должность начальника отдела кадров назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по организации управления кадрами на инженерно-технических и руководящих должностях не менее 5 лет.

§ На должность инспектора отдела кадров назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее профессиональное, стаж работы в соответствующей области не менее года.

§ На должность специалиста по кадрам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

4.2 Планирование и прогнозирование потребностей в рабочей силе

Одним из направлений работы службы по персоналу является прогнозирование потребностей организации в кадрах на будущий год.

Главными особенностями работы по прогнозированию потребностей организации в кадрах является: сезонность работ, текучесть кадров, политика организации по перемещению персонала внутри организации, слияние или дробление организации, введение новых инновационных методов работы.

4.3 Процесс подбора кадров руководителей и специалистов

Процесс подбора кадров руководителей и специалистов разделяется на несколько этапов:

· Разработка критериев по подбору соискателей на данную должность, таких как: опыт работы в данной сфере, наличие профильного образования и т.д.

· Выбор соискателей может происходить как внутри организации, так и подбираться из вне.

Преимущества выбора соискателей внутри организации:

- хорошее знание предмета;

- знание структуры предприятия.

Недостатки выбора соискателей внутри организации::

- работа по установленным нормам и стереотипам.

Преимущества выбора соискателей из вне:

- опыт работы, накопленный в других организациях данной сферы;

- нестандартные решения.

Недостатки выбора соискателей из вне:

- возможная несовместимость с коллективом;

- риски, связанные с неумением решать конкретные задачи, поставленные перед руководителем.

· Собеседование с соискателями: проверка профпригодности, возможны тесты на стрессоустойчивость, психологическую совместимость, лояльность.

· Предоставление анкет с комментариями руководителю, ответственному за принятие решения по приему того или иного соискателя.

4.4 Требования, предъявляемые к работникам аппарата управления

Ни одна организация в современных условиях не может существовать без службы (отдела), занимающейся комплектованием организации кадрами, ведением всей документации, касающейся приема и увольнения сотрудников, да и многой другой специфической деятельностью, которую не могут выполнить другие службы. Грамотно оформить работника при приеме на работу, внести изменения в трудовой договор, соблюсти все требования, предъявляемые Трудовым кодексом Российской Федерации и другими нормативными актами в состоянии только профессиональный «кадровик».

Не зря говорят: кадровая служба - лицо компании. Именно с кадровой службы (отдела) начинается знакомство потенциального работника с организацией.

Сотрудник кадровой службы должен обладать не только образованием, но и набором определенных качеств. Сотрудник должен иметь презентабельную внешность - прежде всего, он должен располагать к себе, иметь открытый взгляд и хорошо поставленную речь.

Выгоды организации в результате рационального и оптимального построения кадровой службы (отдела):

· Полная и достоверная информация по каждому работнику;

· Знание потребности организации в новых работниках, в направлении на обучение и повышение квалификации работников;

· Конкретизация должностных обязанностей и уровня ответственности;

· Предупреждающие действия руководства по устранению негативных явлений (например, при высвобождении работников в случае сокращения штата);

· И как главный аспект - отсутствие обращений в судебные и иные инстанции вследствие неправильного оформления кадровой документации.

В бюро «Отдел кадров» есть: начальник отдела кадров, инспектор отдела кадров, специалист по кадрам.

§ Начальник отдела кадров должен знать: законодательные и нормативные акты, кадровую политику, правила и нормы охраны труда, порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением. Разработка организационных кадровых документов - внесение изменений в правила внутреннего трудового распорядка, трудового договора, дополнительного соглашения, штатного расписания, должностных инструкций. Изучение потребности в персонале, подбор и отбор кандидатов различного уровня, адаптация, мотивация, аттестация и развитие персонала. Ведение (контроль за ведением) кадрового делопроизводства - приказы приема, перевода и перемещения, отпусков, увольнения, трудовые договора, дополнительные соглашения, договора о материальной ответственности и т.д.;

§ Инспектор отдела кадров должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала, трудовое законодательство, структуру и штаты организации, порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников организации, порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа, льгот, компенсаций, основы делопроизводства, правила и нормы охраны труда.

§ Специалист по кадрам должен обладать стрессоустойчивостью, креативностью, знаниями трудового законодательства и иных нормативных актов, опытом работы.

Кроме профессиональных качеств, необходимо, конечно, рассматривать личные качества «кадровиков». К каждому сотруднику «кадровик» должен найти индивидуальный подход [Коханов Е.Ф. «Отбор персонала и введение в должность»].

4.5 Система морального и материального стимулирования

Материальное стимулирование.

В практике управления одной из самых распространенных форм стимулирования является материальное стимулирование.

Материальное стимулирование имеет два основных вида, учитывая предмет потребности:

1. Материальное денежное стимулирование использует денежные средства, как стимул. Сюда относятся оплата по тарифам и окладам, премии, депремирование, штрафы и др. Предмет потребности - деньги.

2. Материальное неденежное стимулирование управляет объектом посредством материальных благ, которые по каким - либо причинам затруднены для приобритения за деньги (жилье, путевки, др. материальные блага), т. е. предмет потребности - набор жизненно важных для объекта материальных благ.

Моральное стимулирование.

Существует два вида морального стимулирования - морально-материальное и морально-психологическое.

Материально-социальные стимулы: создание необходимых условий высокопроизводительного труда. К таким условиям относят: оптимальную организацию рабочего места, отсутствие отвлекающих шумов, достаточную освещенность, темп, режим труда и др.

Морально-психологические стимулы: потребность в достижении определяется как потребность в успехе соревнования, измеренная в сравнении с личными трудовыми вкладами высокого качества. Стимулирование достижением может происходить за счет предоставления людям возможности выполнять свою работу в условиях растущего простора для использования их навыков и способностей. Людям необходимо знать не только то, насколько хорошо они достигли своих целей или выполнили свою работу, но также и то, что их достижения оценены должным образом.

4.6 Система работы с кадрами (повышение квалификации, подготовка и переподготовка кадров)

Метод повышения квалификации работников аппарата управления

Аппарат управления - совокупность управленческих работников (руководителей, специалистов, других служащих) какой-либо организации, выполняющей функции по управлению ею или другими организациями.

Методы повышения квалификации работников аппарата управления - способы расширения знаний, развития навыков, умения, мастерства работников аппарата управления, освоения ими передового опыта в процессе практической работы, при обучении в специализированных учреждениях. Методы повышения квалификации работников аппарата управления делятся на две группы: традиционные и активные.

Традиционные - лекции, практические занятия, семинары.

Активные - делятся на две подгруппы:

- методы, основанные на обмене опытом и знаниями (стажировки, выездные занятия, семинары);

- методы, способствующие совершенствованию умений и навыков слушателей в принятии решений (ситуационные методы и различные деловые игры).

Методы повышения квалификации при самообразовании работников аппарата управления могут быть прямыми - самостоятельное изучение литературы; косвенными - воздействие телевидения и радио. Все методы взаимосвязаны и взаимозависимы, их эффективность зависит от личности самого работника, повышающего квалификацию. Состав методов повышения квалификации работников аппарата управления, используемых в учебном процессе, определяются целями и задачами обучения, учебным планом, программами курсов изучаемых дисциплин, уровнем базовой подготовки слушателей.

Подготовка и переподготовка кадров

В практике сложились две формы обучения, переподготовки и повышения квалификации кадров организации: на рабочем месте и вне рабочего места. Обучение на рабочем месте является более дешевым и оперативным, характеризуется тесной связью с повседневной работой и облегчает вхождение в учебный процесс работников, непривыкших к обучению в аудиториях. Важнейшие методы обучения на рабочем месте: метод усложняющихся заданий, смена рабочего места, направленное приобретение опыта, производственный инструктаж и др. Обучение вне рабочего места более эффективно, но связано с дополнительными материальными затратами и отвлечение работника от его служебных обязанностей. При этом сознательно меняется среда и работник отрывается от повседневной работы. Важнейшие методы обучения вне рабочего места: чтение лекций, проведение деловых игр, разбор конкретных производственных ситуаций, проведение конференций и семинаров.

4.7 Методы повышения эффективности управленческого труда

При правильной организации дела должно улучшаться качество трудовой жизнью Оно предполагает, что работники имеют возможность удовлетворить свои личные потребности, работая в организации. В организации созданы условия для справедливых, равноправных, открытых, доверительных взаимоотношений, каждый сотрудник может полностью использовать свои навыки и играть активную роль в принятии важных решений; работники пользуются адекватными и справедливыми компенсациями; созданы безопасные и здоровые условия труда. Именно такой ценой завоевывает администрация преданность персонала, и затраты на создание таких условий непременно окупаются. При создании таких условий повышается эффективность управленческого труда. Это минимум того, что должен создать руководитель для своих сотрудников.

[Громова О.Н., Мишин В.М., Свистунов В.М. «Организация управленческого труда»]

[Старобинский Э.Е. «Как управлять персоналом»]

5. Информационная система управления

5.1 Коммуникации между организацией и внешней средой

Коммуникации в организации - это сложная многоуровневая система, охватывающая как саму организацию и ее элементы, так и ее внешнее окружение.

Организационные коммуникации делятся на два вида: внешние и внутренние.

Внешние коммуникации - это обмен информацией между организацией и ее внешней средой.

Внутренние коммуникации - это информационный обмен, который осуществляется внутри организации.

В бюро «Отдел кадров» присутствуют коммуникации между руководителем и подчиненными. Происходит информационный обмен в организации.

5.2 Документооборот организации, входящие и исходящие документы

Документооборот - это обращение, перемещение документов в организации, начиная с момента их создания или получения до завершения обработки или отправки. Документооборот - составная часть системы управления, обеспечивающая целесообразное и оперативное прохождение информационных потоков между звеньями управления. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов организации за определенный период времени.

Исходящие документы - это письма, счета, акты, деловые письма, договора и др.

Входящие документы - личные документы (резюме, анкеты, копии паспортов и др.).

5.3 Организация делопроизводства

Делопроизводство - это совокупность операций по составлению, приему, регистрации, утверждению, размножению, передаче, контролю, хранению и уничтожению организационно-распорядительной и другой служебной документации. Операции по делопроизводству выполняет все кадровики в процессе осуществления своих служебных функций. В деятельности кадровой службы делопроизводство занимает значительный объем , так как связано с оформлением найма, увольнения, перемещения персонала и другими работами по ведению кадровой документации.

5.4 Система кадровой службы организации

Кадровая служба организации - это совокупность специализированных структурных подразделений в сфере управления организацией вместе с занятыми в них должностными лицами, призванные управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики.

Функции и структура кадровой службы связаны с пониманием руководства роли персонала в выполнении целей и задач, стоящих перед организацией.

В современных условиях кадровая служба должна быть организатором и координатором всей работы с кадрами в организации. Она призвана выполнять функцию контроля за реализацией кадровой политики, осуществлять надзор за оплатой труда, социально-психологического климата в коллективе, социальной защитой работников.

Заключение

Адаптация работника на рабочем месте - важный момент, который может вызвать у нового сотрудника сложности, затруднения и проблемы. Причинами затруднений могут быть:

ь недостаток или несвоевременность получения необходимой информации, позволяющей соорентироваться в новой ситуации, найти правильное решение;

ь отсутствие необходимого профессионального опыта и квалификации;

ь недостаточное представление о нормах профессионального поведения и неумение презентовать себя как специалиста;

ь необходимость формировать определенное позитивное мнение окружающих о себе, постоянное пребывание в зоне оценивания.

На начальном этапе главная поддержка и помощь состоит в снятии тревожности, формировании позитивной установки на преодоление трудностей, развитии чувства востребованности и социальной защищенности.

Адаптированность человека к конкретной трудовой среде проявляется в его реальном поведении, в конкретных показателях трудовой деятельности: эффективности труда; усвоении социальной информации и ее практической реализации; росте всех видов активности; удовлетворенности различными сторонами трудовой деятельности, в том числе и коллективом.

После проведенного кадрового аудита можно сделать вывод, что в подразделения необходимо создание доброжелательной внутренней культуры по отношению ко всем вновь пришедшим сотрудникам. Необходима также практика предварительной работы с коллективом, в который приходит новичок, которая позволит подготовиться к вливанию новых сил, избежать слухов и недоброжелательного отношения к новым сотрудникам.

Первое, что должен сделать руководитель еще до появления в подразделении новичка - рассказать о нем в общих чертах членам коллектива. Это та информация, которая всегда интересует сотрудников: его возраст и семейное положение, какой участок работы ему будет поручен, как может пригодиться коллективу его опыт. Следующий шаг - подготовить рабочее место. Мелкие знаки внимания и заботы помогут новому сотруднику почувствовать себя «своим», а чувство благодарности побудит его работать более эффективно и с полной отдачей.

В период прохождения производственной практики в бюро «Отдел кадров» я проделала следующую работу:

- изучила структуру управления организацией;

- ознакомилась с организационной структурой, задачами и функциями отдела кадров;

- ознакомилась с системой профессиональных обязанностей и должностными инструкциями специалистов отдела;

- активно участвовала в деятельности организации, оказывала помощь специалистам;

- изучила технические, социально-экономические условия труда в отделе;

- изучила основную документацию, обеспечивающую функционирование отдела.

Результаты выполненной работы были занесены в дневник практики.

Список используемой литературы

1. С.А. Шапиро «Мотивация и стимулирование персонала», Издательство: ГроссМедиа, 2005 г.;

2. Н.Г. Пономарева «Современные требования к кадровой службе (отделу)», - «Омега-Л», 2006 г;

3. Громова О.Н., Мишин В.М., Свистунов В.М. «Организация управленческого труда» Учеб. пособие. - М.: ГАУ, 1993 г.;

4. Коханов Е.Ф. «Отбор персонала и введение в должность» - М.: ГАУ,

1996 г.;

5. Старобинский Э.Е. «Как управлять персоналом»ь- АО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1995 г.

...