Проведення презентацій і переговорів

Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

Вступ

1. Організація й проведення презентацій і переговорів

1.1 Підготовка до проведення

1.2 Складання й оформлення візиток, запрошень

1.3 Проведення

1.4 Робота після проведення

2. Форматування абзаців тексту засобами Word

3. Вимоги пожежної безпеки на виробництві. Протипожежні засоби та заходи

Висновки

Використані джерела

Вступ

Протягом своєї діяльності кожне підприємство вступає у переговори з постачальниками, партнерами та іншими суб'єктами підприємницької діяльності, узгоджуючи умови співпраці.

Переговори призначені для того, щоб за допомогою взаємного обміну думками у формі пропозицій про вирішення поставлених проблем укласти угоду і одержати результати, що відповідають інтересам ділових партнерів вони також є пошуком способів, шляхів вплинути на рішення, прийняте партнером, в умовах, коли частина інтересів збігаються, а частина -- розходяться. презентація візитка форматування протипожежний

Щоб виробити вірну лінію поводження в переговорному процесі, дуже корисно знати сутність ділових переговорів, основні етапи, специфіку, методи, стилі і прийоми проведення ділових переговорів. Уміння професійно провести переговори підвищує культуру спілкування і забезпечує ріст як усього підприємства або фірми в цілому, так і кожного його співробітника окремо.

Презентації ж проводять для піару компанії та формування і закріплення іміджу серед громадськості. У більшості випадків презентація має інформаційно-діловий характер і на неї запрошують потрібних політичних, громадських діячів, підприємців, банкірів, спонсорів, представників різних фірм як для зміцнення старих зв'язків, так і для встановлення нових ділових контактів. Запрошують також журналістів, представників преси, радіо і телебачення з попередньою підготовкою для них коротких прес-релізів.

Основна мета презентації полягає в тому, щоб переконати певних людей в необхідності та доцільності появи нової книги, товару, матеріалу, нової технології тощо. Організатори презентації готують достатню кількість рекламної продукції, щоб запрошені особи, які зацікавились предметом презентації, змогли в подальшому реалізувати свій інтерес.

Пезентація і переговори дуже тісно пов'язані оскільки презентація може бути однією із складових переговорів і саме завдяки презентації можна досягти успіху в процесі переговорів.

1. Організація й проведення презентацій і переговорів

1.1 Підготовка до проведення

Заплановані наради проводять за графіком, який складають на місяць.

визначають такі пункти:

- порядок денний;

- хто проводить нараду (керівник, заступник керівника);

- дата і час проведення; місце проведення;

- склад присутніх;

- тривалість наради.

Мету наради слід формулювати чітко й однозначно, що дозволить забезпечити її дієве проведення, дасть змогу зосередити увагу присутніх на найважливіших моментах, відокремити другорядні питання, правильно визначити склад учасників, підвищити ефективність рішень, що приймаються, організувати контроль за виконанням ухвалених рішень.

Готуючись до наради, насамперед слід потурбуватися про визначення порядку денного, пам'ятаючи таке: формулювання питань повинно бути чітким і зрозумілим для усіх учасників наради; має містити оптимальну кількість питань (один-два пункти); їхня послідовність повинна бути логічно і психологічно виправданою. Першим до порядку денного вносять питання, з якого не передбачається гостра полеміка, потім обговорюють спірні проблеми, дискусія з яких може бути гострою і тривалою. Зазначений порядок дає змогу розпочати обговорення дискусійних проблем у спокійній обстановці, уникнути упередженості, послабити увагу емоційних чинників.

Дату і час проведення наради визначають згідно з планом або за вказівкою керівника. У разі потреби їх погоджують із зацікавленими підрозділами і працівниками. Тривалість наради не повинна перевищувати 1,5 години.

Визначаючи час і дату її проведення, керівник повинен враховувати такі чинники: кількість та складність питань порядку денного; терміновість обговорюваних питань; стан проінформованості та підготовленості учасників.

Нараду доцільно проводити у другій половині дня, не рекомендується проводити більше ніж одну нараду в день, тим паче з постійним складом учасників.

Склад учасників наради встановлюють з урахуванням її мети і порядку денного, ступеня ділової зацікавленості потенційних учасників, їхньої компетентності, бажання і здатності брати активну участь в обговоренні, вносити свої пропозиції.

Підготовка доповіді і проекту рішення

Цей етап передбачає визначення доповідача; підготовку доповіді; її обговорення і коригування.

Підготовка доповіді - відповідальний етап організації наради. Погана доповідь може дискредитувати проблему, похитнути авторитет керівника, знизити ефективність наради.

Визначаючи доповідача, враховують такі чинники: значення обговорюваної проблеми; іноді доцільно, щоб з доповіддю виступав керівник, підкреслюючи тим самим важливість питання; необхідність під час наради вести полеміку з вузькопрофесійних питань, до якої керівник може бути не готовий; бажання керівника активізувати підлеглих, підвищити ступінь їхньої участі у проведенні тих або інших заходів.

Керівник обговорює з доповідачем мету, яку він ставить перед нарадою, основні ідеї доповіді, її структуру, передбачувані рішення. Залежно від важливості виступу, складності проблеми, особистої компетентності керівника (доповідача) і аудиторії під час підготовки до виступу складають короткий або розгорнутий план, тези або повний текст доповіді. Фактичні дані доповіді повинні бути достовірними.

Автор доповіді повинен чітко уявляти склад і підготовку аудиторії, щоб не повторювати відомі учасникам наради положення, оперувати доступними і необхідними фактами.

Доцільно ознайомити учасників наради з доповіддю заздалегідь. Це дасть змогу глибше вивчити її зміст, уникнути багатьох запитань безпосередньо на нараді, скоротити її тривалість. У деяких випадках такий порядок дає змогу відмовитися від читання доповіді і розпочати нараду безпосередньо з її обговорення.

У ряді випадків одночасно з доповіддю готують проект рішення. Якщо доповідь є результатом індивідуальної творчості керівника (доповідача), то до вироблення проекту рішення наради слід залучати фахівців, керівників, тих працівників, які його виконуватимуть.

Проект рішення має бути конкретним, містити чіткі й однозначні формулювання із зазначенням виконавців, строків виконання, передбачуваних результатів, форм контролю.

У деяких випадках рішення наради фіксують у протоколі, іноді оформлюють у вигляді окремого документа, який підлягає реєстрації. 1.3. Підготовка документів і приміщення

Підготовка документів для учасників наради має таку мету: скоротити час на виголошення доповіді; переконатися в тому, що всі ознайомлені з положеннями і фактами, які обговорюватимуться на нараді; зосередити увагу учасників на тих питаннях, які доповідач вважає основними.

Документи, які перед початком наради роздають учасникам, містять основні тези, висновки, пропозиції, а також описи, витяги з директивних і нормативних документів, статистичний матеріал, схеми тощо.

Запропоновані учасникам документи систематизують, скріплюють або кладуть у теку, неприпустимо вимагати повернення їх після наради.

Приміщення обирають з врахуванням чисельності учасників, щоб кожен міг добре бачити і слухати доповідача. Воно може бути обладнане екраном, демонстраційною дошкою, засобами для демонстрування слайдів. Для учасників необхідно створити комфортні умови (зручні крісла або стільці, письмові приладдя, мінеральна вода та ін.).

Якщо нараду проводять у кабінеті керівника, то на час її проведення телефон перемикають на секретаря, припиняють приймати відвідувачів і співробітників. Приміщення повинно бути світлим, з доброю вентиляцією і звукоізоляцією, забезпечувати вільний огляд ілюстративного матеріалу. 1.4. Підготовка учасників до наради

Вона передбачає:

ь визначення працівниками своєї ролі у вирішенні завдань, поставлених перед нарадою;

ь з'ясування працівниками своєї позиції з питань, які передбачається обговорити; докладне ознайомлення з документами;

ь чітке формулювання запитань до голови й учасників; підготовку матеріалів (даних, аргументів, фактів) до полеміки.

Підготовка презентації є дуже відповідальною акцією, а її проведення тісно пов'язане з проблемами не тільки чисто технічного, а й морально-етичного характеру. Організація презентації й всі представлені у процесі її проведення матеріали повинні відповідати нормам і вимогам ділової етики, у тому числі правилам сумлінної конкуренції. Це означає, насамперед, чіткий вибір цільової й функціональної спрямованості презентації, визначення характеру інформації й способів її подання. Особливо важливу роль відіграють правильне визначення кола запрошуваних на презентацію осіб (цільової аудиторії) і своєчасне розсилання їм запрошень. До речі, останній фактор часто й створює проблеми морально-етичного характеру. Варто запрошувати тих людей, заради яких презентація й організується. Будь-яка презентація має певний сценарій. Вступ передбачає привітання учасників презентації та рекомендування ведучого, повідомлення про мету проведення презентації, визначення ключових моментів та заходів, що полегшують спілкування з аудиторією. Презентація - це особливий, специфічний тип ділового прийому, але його правила майже нічим не відрізняються від правил проведення ділової зустрічі та нарад. Перші кілька хвилин презентації вкрай важливі для встановлення контактів із запрошеними. Не менш важливе значення має і кінець презентації. Він будується на тих фактах, які найбільше зацікавили аудиторію, і, як правило, передбачає таке:

ь коротке резюме найважливіших фактів і аргументів презентації;

ь висловлення щирої вдячності присутнім за інтерес і увагу до презентації;

ь запитання та відповіді.

Варто звернути увагу на таке правило: якщо у вас є будь-який сумнів або побоювання щодо певного запитання, то відповідати на нього краще після зустрічі в індивідуальному порядку і ні в якому разі відразу. Такі запитання швидше зможуть нашкодити презентації, ніж їй допомогти.

Презентацію можна проводити як у службових приміщеннях фірми, так й у громадських місцях - у виставкових павільйонах, на різних конференціях, семінарах або симпозіумах, у ресторанах і т. ін. Якщо компанія прагне продемонструвати свою могутність, вона повинна використовувати для цього відповідні символи, такі як відповідне оформлення штаб-квартири компанії (архітектура, дизайн, розміри й розташування офісів, престижне меблювання, стиль одягу й презентабельність персоналу та ін.)

Важливу роль відіграє також характер оформлення роздавального матеріалу для учасників презентації. Доцільно використання для цього гарних фірмових папок, самі матеріали повинні бути яскравими й інформативними, виконаними на високому поліграфічному рівні.

Необхідно пам'ятати й про морально-етичний аспект презентації. Одне з основних положень тут полягає в тому, що в процесі рекламування переваг продукції фірми не можна зневажливо відгукуватися стосовно продукції своїх конкурентів. Тим більше неприпустимими є відгуки про них у неповажному тоні.

Презентацію завжди проводять у другій половині дня. В програмі презентації може бути передбачена прес-конференція, заздалегідь обумовлений обмін промовами. Вона може супроводжуватися концертними та естрадними номерами. Часто після офіційної частини презентації проводять фуршет або а-ля фуршет (залежно від кількості запрошених). Він триває близько півтори-дві години. Форма одягу чоловіків - звичайний щоденний костюм, для жінок - костюм або плаття. За час проведення презентації фахівці мають можливість детальніше ознайомитися з продукцією, обговорити шляхи співпраці та реалізації своїх інтересів. Інколи влаштовують більш вільну форму презентації, розрахованої на сотні людей. Вона, як правило, має рекламно-інформаційний характер і переважно пов'язана, наприклад, з показом нового кінофільму або спектаклю.

Останнім часом все більшого поширення набуває таке поняття, як символічний менеджмент. Його завдання полягають саме в підготовці презентацій, інсценування й інших акцій PR-кампанії, у формуванні корпоративної культури й стилю поводження співробітників.

Презентація як одна з основних форм активної PR-кампанії фірми призначена для того, щоб її учасники добре запам'ятали запропоновану їм інформацію. Сама ж презентація повинна проходити не тільки у формі доповідей або усних повідомлень. Потрібно забезпечити її високу наочність, яскравість і незвичайність подачі, широко використовуючи наочні засоби подання інформації, зразки продукції, макети і т. ін.

Фахівцями сформульовані основні вимоги щодо проведення презентації

Доцільним є повторення головної інформації в основній частині доповіді або у висновках.

Необхідний вибір цікавої, діючої, наочної й, бажано, незвичайної форми подачі матеріалу. Саме ця незвичайність форми буде сприйматися сама по собі й сприяти ефективному запам'ятовуванню її змісту.Концентрації уваги слухачів, а отже, і запам'ятовуванню ними інформації значною мірою сприяє ентузіазм і цілеспрямованість доповідача. Розуміння й запам'ятовування основної інформації добре забезпечує її оформлення в логічний або асоціативний ряди.

Важливу роль у сприйнятті матеріалу, який презентується, відіграє наочність його подання, у тому числі широке використання схем, діаграм, графіків, таблиць. Високу ефективність результатів презентації можна забезпечити за допомогою умілого використання роздавального матеріалу.

Презентаційна доповідь або повідомлення повинно відрізнятися чітким виділенням проблеми й способів її вирішення. Успіх презентації й запам'ятовування змістовної її частини значною мірою забезпечується вмілим використанням невербальних методів спілкування. Грамотно організована й уміло проведена презентація сприяє успішному досягненню цілей презентації й всієї РR-компанії фірми, формуванню й підтримці її іміджу.

Під час проведення наради відбувається спільне обговорення певних питань, що дає змогу прийняти об'єктивне рішення, прискорити процес доведення конкретних доручень до безпосередніх виконавців, покращити організацію контролю за виконанням цих доручень. Втім, якщо на службову нараду виносяться питання, які не потребують колегіального вирішення, втрачається її основна сутність і вона перетворюється просто на марнування часу. Крім того, слід пам'ятати, що нарада досить дорогий вид управлінської діяльності, адже її вартість складається із заробітку всіх учасників, а також працівників, які її готують і обслуговують, витрат на відрядження, оренду приміщень, технічні засоби тощо.

Залежно від складу учасників наради можуть бути міжнародними, всеукраїнськими, обласними, міськими, районними, галузевими, а також такими, що скликаються в межах однієї установи чи її окремого підрозділу.

Кількість учасників може бути різною, а тривалість наради (від кількох годин до кількох днів) визначається складністю і обсягом питань, які заплановано розглянути на ній. Наради можуть мати разовий характер або скликатися систематично.

За призначенням і характером службові наради поділяються на такі основні види:

ь наради, пов'язані з виробленням і прийняттям рішень;

ь наради, пов'язані з організацією реалізації прийнятих рішень;

ь наради за підсумками виконання якого-небудь рішення з метою оцінки його результатів;

ь наради, що скликаються з метою вирішення поточних виробничих завдань.

Безумовно, цей перелік можна продовжити. Проте найголовніше -- уміння правильно організувати й успішно провести нараду. Ефективність проведення службової наради значною мірою залежить від якості її підготовки. Залежно від виду наради, її тривалості та кількості учасників проводяться різні підготовчі організаційно-технічні заходи. Для організації великої наради створюють робочу групу зі співробітників, відповідальних за її підготовку засідання. Обслуговування невеликих нарад покладається, як правило, на секретаря керівника установи або на одного з працівників.

В установах з постійно діючими колегіальними органами (радами, колегіями, комісіями тощо) має бути типовий регламент проведення засідань, в якому визначено їх періодичність та всі процедури підготовки і проведення із зазначенням посадових осіб, відповідальних за кожну процедуру. В колегіальних органах, як правило, обирають секретаря, основним обов'язком якого є підготовка, обслуговування засідань та ведення відповідної документації.

Починаючи роботу з підготовки наради, слід:

ь ухвалити рішення про необхідність її проведення;

ь визначити питання порядку денного;

ь визначити учасників, у тому числі тих, кого передбачається запросити;

Невелику короткотривалу нараду краще призначати на початок або кінець робочого дня, щоб не порушувати ритм роботи, не змушувати людей переключатися з одного виду діяльності на інший. Оперативні наради з невеликою кількістю учасників зазвичай проводяться в кабінеті керівництва. Великі розширені наради, як правило, відбуваються у спеціально призначених для цього залах.

До вибору приміщення слід поставитися відповідально. Враховуючи кількість учасників, потрібно обов'язково передбачити резервні місця (для невеликої наради додатково 2-3 місця, для великої -- не менше 15-20). Крім того, якщо це необхідно, визначають можливість застосування технічних засобів та обладнання. Порядок денний -- перший документ, що його складають при підготовці наради, -- розробляється за вказівками керівника й узгоджується з ним

1.2 Складання й оформлення візиток та запрошень

Дуже важливим моментом в підготовці до презентації до переговорів є оформлення візиток.

Ділові візитки -- один з найважливіших елементів фірмового стилю організації. Тому для підтримки гарного іміджу фірми всі її співробітники повинні мати службові візитні картки, виконані в одному стилі. Право вибору зображуваних елементів емблем, торговельних марок, фірмових знаків або логотипів залишається за організацією. Але обов'язковою умовою є одне: кольори на візитках усіх співробітників повинні бути точно дотримані.

Існує два різновиди ділових карток -- представницька і картка компанії. Візитна картка фірми, компанії, установи чи організації.

Містить повну назву організації, адресу, телефон, факс. Використовується із представницькою метою і для привітання від імені фірми. Вручається потенційним партнерам і клієнтам перед початком ділових переговорів. Залишити таку картку -- означає дати право співрозмовнику користуватися всіма вказаними на ній координатами і контактами з 9.00 до 19.00. Картка, що використовується із спеціальною та представницькою метою.

Використовується у випадках, коли етикет передбачає вручення візитної картки, а сам власник не має наміру продовжувати знайомство .Картка містить прізвище, ім'я, по батькові; посаду, назву організації, але немає адреси й телефону. Іноді на таких картках вказують адресу його (її) сайта. Можна використовувати й під час надсилання сувеніру добре знайомій людині, яка знає ваші координати. Такі картки часто залишають секретарям, щоб уникнути помилок при складанні документів.

Запрошення давно вже стали невід'ємним атрибутом ділового етикету. Існує багато варіантів письмових запрошень на різноманітні заходи -- від лаконічних, ділових, шаблонних, які сотнями заготовляють для певної урочистості чи події, до персональних, художньо оформлених, розрахованих на конкретного адресата. Щоб запрошенням не знехтували, а навпаки, були приємно необхідно, щоб воно мало належний вигляд і зміст, було бездоганно акуратним і грамотним. При підготовці запрошення дуже важливо правильно визначитися з такими складовими: на чому воно має бути написаним, яким ми бути текст, як оформити запрошення.

Суто ділові (на конференцію, форум, з'їзд, нараду, презентацію, симпозіум, засідання тощо) пишуться на фірмових бланках. Для запрошення на культурно-мистецькі заходи часто виготовляють спеціальні художньо оформлені запрошення. У тексті запрошення основною інформацією є хто, кого, куди, коли, з якої нагоди запрошує. Ці факти мають, бути викладені чітко й недвозначно, щоб в адресата не виникло жодних сумнівів чи вагань. І зовсім добре, якщо вони самі впадатимуть в око, працюватимуть на зорове сприйняття (виділені великими буквами, іншим шрифтом, іншим кольором).

Стиль і оформлення запрошення буде визначатися трьома чинниками:

ь характером відповідного заходу;

ь рівнем ваших стосунків з адресатом;

ь вашою зацікавленістю в його присутності

Тут існує своєрідна градація: стандартне лаконічне запрошення не рівня такому ж, але з особистим підписом відправника, персональний лист-запрошення сприймається як визнання особливого авторитету адресата й підкреслює бажаність його присутності. Найвищим виявом уваги є особисте запрошення, написане винуватцем урочистості від руки.

В офіційних запрошеннях зазвичай указується лише основна інформація: хто, кого, куди, коли й з якої нагоди запрошує.

1.3 Проведення

Переговори слід проводити в окремому приміщенні. Учасники переговорів від приймаючої сторони повинні зайняти місце в кімнаті переговорів до приходу туди представників іншої сторони.

Приймаючий повинен представити своїх колег по прізвищам і займаним посадам, включаючи і запрошених на переговори представників інших організацій. Потім представляє своїх колег керівник іншого боку. Якщо учасники переговорів не дуже добре знають один одного або зустрічаються вперше, то слід попередньо обмінятися візитними картками. Поклавши картки перед собою в той порядку, в якому сидять партнери по переговорах, легко вести бесіду, звертатися один до одного по імені і при цьому добре уявляючи собі рівень повноважень і компетентності співрозмовників.

Традиційно гості займають місця обличчям до вікна, спиною до дверей. У неофіційній обстановки розсадження учасників зустрічі краща змішана, так як це полегшує відвертий обмін думками. Керівники сторін зазвичай сідають поруч, інші учасники зустрічі - за симпатіями чи за принципом субординації.

Після того, як всі позиці свої місця за столом переговорів, доступ до кімнати зустрічі повинен бути припинений, за винятком додатково запрошених, що вкрай небажано. Слід особливо підкреслити, що присутність на переговорах анонімних свідків сприймається з упередженням, викликає тривожне занепокоєння, не сприяє відвертому діловому розмови.

Незалежно від важливості переговорів, починатися вони повинні з неофіційних фраз, що підкреслюють увагу приймає до співрозмовників, його особисту доброзичливу зацікавленість в них. Ефективності бесіди залежать від стилю її проведення, змісту питань, черговості та правильності їх постановки. Хоча в переговорах з обох сторін можуть брати участі кілька людей, як правило, розмова має вестися між керівниками. Неприпустимо, якщо під час переговорів провідного перебивають його колеги. Звичайно, він може надати слово одному з них, особливо за специфічними проблем, але в більшості випадків весь тягар бесіди з усього кола обговорюваних проблем ведучий повинен брати на себе.

Починати переговори слід з найбільш важливих питань порядку денного, намагаючись поступово досягти згоди з принципових питань. Потім обговорюються проблеми, з якими можна домовитися порівняно легко і без особливих витрат часу, і тільки після цього переходити до ключових питань, що вимагають докладного розбору.

Є тактика ведення переговорів перевірена часом:

ь Дохідливо пояснити свою пропозицію.

ь Не обіцяти нічого неможливого;

ь Вчитись відхиляти нездійснені вимоги

ь Записувати все, з чим ви погоджуєтесь і що ви обіцяєте;

ь Не вірити вдімові якщо вона не обгрунотована;

ь Важкі питання обговорювати в самому кінці.

Метод принципових переговорів.

Цей метод передбачає прагнення знайти взаємну вигоду скрізь, де це можливо, а там, де інтереси не збігаються, варто наполягати на такому результаті, який бал би обгрунтований якимось справедливими нормами незалежно від волі кожної з сторін. Він включає в себе чотири елементи:

1. Люди. Розмежовувати учасників і предмет переговорів. Якщо не прямо, то опосередковано учасники переговорів повинні прийти до розуміння того, що їм необхідно працювати пліч-о-пліч і розбиратися з проблемою, а не один з одним.

2. Інтереси. Зосередьтеся на інтересах, не на позиціях. Мета переговорів полягає не у відсутності висловлених позицій, а в задоволенні прихованих інтересів. Прийнята на переговорах позиція часто приховує те, чого ви насправді хочете, і заважає досягненню ваших справжніх інтересів.

3. Варіанти. Перш ніж вирішити, що робити, виділити коло можливостей. Успіху переговорів часто заважають дефіцит часу і прагнення відшукати єдино правильне рішення. Тому важливо знайти час для обдумування широкого кола можливих рішень, які враховували б загальні інтереси і творчо примиряли інтересинеспівпадаючі.

4. Критерії. Наполягайте на тому, щоб результат грунтувався на якійсь об'єктивній нормі. Коли інтересам учасника переговорів щось прямо протиставляє, він може досягти сприятливого результату, просто проявивши впертість. Однак можна протистояти такому натиску, наполягаючи на тому, що непоступливість не є достатнім аргументом і що угода повинна відображати якісь справедливі норми, а не залежати від «залізно» волі кожної з сторін.

Ці норми, прийняті усіма договірними сторонами, грають роль фундаменту, на якому будується взаємоприйнятне угоду. Такими нормами, або об'єктивними критеріями, можуть бути спільні підходи, загальні цінності, звичаї, правила, інструкції, закони, експертні оцінки, аналогічні приклади і пр.

Ці чотири елементи принципових переговорів можуть враховуватися вами, як тільки ви почнете обмірковувати переговори і аж до моменту, коли угода вже приймається, або ви вирішуєте відмовитися від подальших зусиль.

Цей період можна розділити на три окремі стадії:

ь Аналіз (збір інформації, осмислення її, постановка діагнозу ситуації);

ь Планування (складання плану дій, послідовності висловлення пропозицій, аргументів.

ь Дискусія.

Багато що потрібно зрозуміти і зробити в перші хвилини виступу: необхідно визначити настрій аудиторії, інтерес до теми, необхідно також підготувати людей до подальшим діям. Ось чому дуже важливі перші хвилини виступу.

Перше, що необхідно зробити, це залучити інтерес публіки. Ось п'ять можливостей і шляхів для залучення і збереження уваги публіки:

ь Розказати історію. Більшість людей зацікавлені в різного роду історіях і з задоволенням їх слухають, так що ви можете без праці знайти відповідну історію ілюструє потрібний вам факт.

ь Будувати виступ навколо яскравого прикладу. Психологи говорять, що можна змусити людей пам'ятати важливі пункти вашого виступу пов'язуючи їх з конкретним чином.

ь Задати питання. Задавание питання залучає публіку в ваш виступ.

ь Навести цікаві статистичні дані. Люди люблять подробиці. Якщо ви надасте цікаву статистику, це допоможе розбудити публіку.

Саме так найкраще починати свою промову, щоб спочатку захопити увагу публіки. Крім того, вступ має коротко утримувати основну думку презентації, ідентифікувати додаткові дані, обумовити подальший розвиток виступу.

Як тільки встановлено каркас виступу, і увага аудиторії зосереджена на презентації можна приступати до основою частини. .

Необхідно пам'ятати, що основна частина повинна містити не більше 3-4 основних думок, інакше аудиторія дуже погано сприймає всю презентацію. Можна використовувати той же тип побудови основної частини як у листі, звіті, але необхідно прагнути до простоти і уникати складних, важко сприймаються словесних конструкцій, якщо ви не хочете тут же втратити завойоване у вступі увагу публіки.

Чим довше презентація, чим більше фактів і думок ви надаєте, тим складніше публіка сприймає. Поетом, якщо ви переходите від однієї важливої вЂ‹вЂ‹думки до іншої, коротко повторюйте основну думку сказаної частини.

Ось деякі поради допомагають утримати увагу аудиторії:

ь відносити об'єкт презентації з потребами присутніх. Люди зацікавлені в речах, стосуються їх особисто.

ь Використовувати просту мову. Люди засинають швидше, якщо оратор говорить формальною мовою, повним складних конструкцій і нагромаджень. Якщо презентація включає в себе абстрактні ідеї, показати як ця абстракція співвідноситься з реальним життям.

ь Пояснити як об'єкт співвідноситься з уже знайомими і прийнятими ідеями.

ь Приводити приклади. Це дозволяє глядачам легше зрозуміти про що ви говорите і запам'ятати.

Можна також залучати увагу змінюючи тон голосу, використовуючи жести і міміку.

Заключна частина презентації також важлива, і навіть може бути важливішим, ніж вступ або її основна частина. На закінчення планується приблизно 10% від загальної тривалості презентації. Починають висновок з повідомлення про це присутнім. Це дозволить запрошеним докласти останні зусилля щодо утримання свого уваги. Після цього можна коротко повторити основні думки виступів. Кількох пропозицій достатньо, щоб нагадати гостям про сказане і закріпити це в їх пам'яті.

Закінчують, як правило, заключну частину на позитивній ноті. Якщо з аудиторією досягнуто згоди про що-небудь, цим завершують виступ. Заключні слова повинні бути запам'ятовуються і вимовляються з ентузіазмом.

По закінченні презентації гостям вручаються рекламні видання, пам'ятні сувеніри. Секретар повинен заздалегідь розрахувати необхідну кількість інформаційних матеріалів, з тим, щоб вистачило на всіх запрошених та разом з керівником визначити які сувеніри знадобляться для презентації.

У години зустрічі гостей особливо слідкувати за своїм зовнішнім виглядом і поведінкою. Пам'ятати: по зовнішньому вигляду судять не тільки про фірму, в якій ви працюєте, але і про вашу країні взагалі. Потрібно неухильно дотримуватись правил етикету та гідного поведінки.

У житті кожної людини трапляються ситуації, коли він повинен виступати в якості господаря або гостя і вміти правильно вести себе в цій ролі. Коло таких ситуацій у секретаря може бути значно ширше, ніж у інших співробітників фірми.

4. Робота після проведення

Невідємною частиною успішного завершення наради є робота після наради а саме оформлення протоколу.

Протоколи бувають трьох видів:

ь короткі - записують питання, які обговорюють (порядок денний), прізвища доповідачів і виступаючих в обговоренні, а також прийняті рішення;

ь повні - містять, крім порядку денного й прийнятих рішень, короткий запис виступів;

ь стенографічні - весь хід засідання записують дослівно.

У тих випадках, коли текст доповіді додають, виступ не записують, а після прізвища доповідача вказують: «Текст доповіді додається».

Реквізити протоколу:

- назва виду документа (ПРОТОКОЛ);

- дата засідання;

- індекс (номер);

- місце засідання;

- гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню);

- заголовок до тексту;

- вступна частина тексту (склад присутніх, порядок денний);

- текст;

- особистий підпис голови;

- особистий підпис секретаря.

Вимоги щодо оформлення протоколу

ь Протокол оформлюють на загальних бланках формату А4.

ь Датою протоколу є дата засідання.

ь Протоколи нумерують у межах календарного року.

ь Текст протоколу складають із двох частин: вступної та основної.

ь Вступна частина має постійну інформацію (голова, секретар, присутні) та змінну (ініціали та прізвища голови, секретаря, присутніх).

o Слова: «Голова», «Секретар», «Присутні» пишуть від лівого поля.

ь Прізвища присутніх і запрошених пишуть за абеткою. Якщо їх число перевищує 15, до протоколу додають список присутніх, а у вступній частині протоколу вказують загальну кількість: «Були присутні 130 чоловік».

ь Вступну частину протоколу закінчують порядком денним. Слова «Порядок денний» друкують від лівого поля. Кожний пункт порядку денного нумерують і записують з нового рядка. Найбільш важливі питання ставлять першими.

Основну частину тексту протоколу складають із розділів, які відповідають пунктам порядку денного.

Текст кожного розділу будують за схемою:

СЛУХАЛИ:

ВИСТУПИЛИ:

УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ):

Після двокрапки з абзацу пишуть прізвища й ініціали виступаючих; через тире - короткий виклад тексту виступу. Протокол, складений у ході засідання, редагують, при наявності стенограми - розшифровують і друкують. Підписують його голова та секретар або стенографістка (якщо засідання стенографують).

2. Форматування абзаців тексту засобами Word

Основні параметри форматування абзаців встановлюються за допомогою діалогового вікна Абзац в пункті меню Формат. Інший спосіб скористатися командою Абзац через локальне меню (визивається одним натиском ПКМ). Якщо змінюється формат одного абзацу, тоді нема необхідності виділяти його цілком, достатньо помістити курсор в середину абзацу або виділити його частину.

Діалогове вікно Абзац містить дві вкладки: Відступи і інтервали та Положення на сторінці (мал. 1).

Малюнок 1 Діалогове вікно Абзац

Група опцій Відступ дозволяє керувати положенням тексту абзацу відносно полів сторінки.

В полях Зліва і Праворуч задається відстань відносно від лівого і правого краю сторінки. Для того щоб текст зайняв частину поля сторінки, можливо використовувати мінусові значення.

Опція Перший рядок керує відступами в абзаці. Можливі такі значення:

ь Ні - відступи відсутні;

ь Відступ - використовується відступ для першого рядка абзацу. Відстань вказується в полі «На», розташованим праворуч від поля Перший рядок;

ь Виступ - використовується виступ для всіх рядків абзацу, крім першого. Відстань вказується в полі «На».

В полях Перед і Після задається відстань перед першим рядком абзацу і після останнього рядку абзацу. В цьому полі допускається тільки позитивні значення.

Опція Міжрядковий керує міжрядковою відстанню в середині абзацу. Можна вибрати одне з наступних значень:

ь Одинарний - відстань рівна висоті шрифту найбільшого розміру, використаного в рядку (Ctrl+1);

ь Полуторний - відстань, в 1,5 рази перевищує те, яке було б при значенні опції Одинарний (Ctrl+5);

ь Подвійний - відстань, в 2 рази перевищує те, яке було б при значенні опції Одинарний (Ctrl+2);

ь Мінімум - інтервал, який вибирається для дуже великих шрифтів;

ь Точно - відстань, рівне тому яке вказане в полі Значення;

ь Множник - відстань формується множенням одинарного інтервалу на множник, вказаний в полі Значення.

Поле Вирівнювання є для вибору способу вирівнювання абзацу. Можна скористатися одним з наступних значень:

ь По лівому краю - абзац вирівняється по лівому краю (Ctrl+L);

ь По середині - абзац вирівнюється по середині (Ctrl+E);

ь По правому краю - абзац вирівняється по правому краю (Ctrl+R);

ь По ширині - абзац вирівняється по правому і лівому краю одночасно (Ctrl+J).

Для установки інтервалів в тексті і типу вирівнювання зручно користуватися панеллю форматування .

Для вирівнювання тексту за допомогою панелі інструментів потрібно скористатися відповідними кнопками: По лівому краю , По правому краю , По середині , або По ширині .

Поле «Рівень» є для присвоєння ієрархічного рівень («Рівень 1» - «Рівень 9») абзацу в документі. Наприклад, після присвоєння абзацу ієрархічний рівень з документом можна працювати в режимі структури або схеми документа.

Для контролю «висячих» рядків, керування нумерацією сторінок використовується друга вкладка діалогового вікна Абзац

Малюнок 2 Діалогове вікно Абзац вкладка Положення на сторінці

Для того щоб Word автоматично відслідковував появу «висячих» рядків, відірваних від абзацу в началі або в кінці сторінки, слід включити опцію «Заборона висячих рядків».

Якщо потрібно, щоб абзац цілком знаходився на одній сторінці, потрібно включити опцію Не розривати абзац. Якщо ж потрібно, щоб абзац знаходився на одній сторінці з наступним, тоді потрібно включити опцію Не відривати від наступного. Для автоматичної вставки розриву сторінки перед абзацом використовується опція З нової сторінки.

Увімкнення опції Заборонити нумерацію рядків виключає рядки абзацу з послідовності пронумерованих рядків.

Включив опцію Заборонити автоматичний переніс слів, можна автоматично переносити слова тексту в абзаці.

Кнопка Табуляція, яка розташована в нижній частині вікна дозволяє розмістити маркери табуляції в абзаці.

В Microsoft Word існує три типи заголовків (вони звуться шаблонами) для форматування документів, які можна використовувати при створенні власного документу:

ь Теми. Дозволяє визначити колір і зображення нумерованих та маркірованих списків, текстів горизонтальних ліній і фоновий рисунок документу.

ь Шаблони. Надають кілька стилів, які використовуються при створенні основних типів документів (резюме, ділові листи, факси).

ь Стилі. Визначають формат абзацу (поля, розмір шрифту, підкреслення і т.д.)

Форматування абзаців

Для форматування абзаців використовується команда «Абзац...»

Для форматування абзаців використовується також панель інструментів форматування. На цій панелі ви можете здійснити такі дії:

Збільшити (зменшити) відступ обраного абзацу, зсовуючи його до наступної (попередньої) позиції табуляції. З цією метою натисніть кнопку -- «Увеличить отступ» ( -- «Уменьшить отступ»).

Вирівняти текст абзацу або виділений текст: по лівому полю за допомогою кнопки -- «По левому краю», по центру -- кнопки -- «По центру», по правому полю -- кнопки -- «По правому краю», по обом краям тексту -- кнопки -- «По ширине».

Зауважимо, що символ абзацу має вигляд «» і виводиться на екран при натиснутій кнопці стандартної панелі інструментів -- «Непечатаемые символы». При друкуванні документа цей символ не виводиться.

3. Вимоги пожежної безпеки на виробництві. Протипожежні засоби та заходи

Пожежна безпека підприємства повинна відповідати вимогам Закону України Про пожежну безпеку, Правил пожежної безпеки в Україні та вимогам відповідних нормативних актів.

Забезпечення пожежної безпеки є складовою частиною виробничої та іншої діяльності посадових осіб, працівників підприємств та підприємців. Це повинно бути відображено у трудових договорах (контрактах) та статутах підприємств.

Забезпечення пожежної безпеки підприємств покладається на їх керівників і уповноважених ними посадових осіб, відповідальних за пожежну безпеку окремих будівель, споруд, приміщень, дільниць тощо, технологічного та інженерного устаткування, утримання і експлуатацію технічних засобів протипожежного захисту. Обов'язки щодо забезпечення пожежної безпеки, утримання та експлуатації засобів протипожежного захисту повинні бути відображені у відповідних посадових документах (функціональних обов'язках, інструкціях, положеннях тощо).

На кожному підприємстві з урахуванням його пожежної небезпеки наказом повинен бути встановлений відповідний протипожежний режим згідно з Правил пожежної безпеки в Україні.

Забезпечення пожежної безпеки при проектуванні, будівництві, розширенні, реконструкції та технічному переоснащенні підприємств, будівель і споруд покладається на органи архітектури, замовників, забудовників, проектні та будівельні організації.

Власник підприємства зобов'язаний:

ь розробляти комплексні заходи щодо забезпечення пожежної безпеки відповідно до нормативних актів з пожежної безпеки, розробляти і затверджувати положення, інструкції, інші нормативні акти, що діють в межах підприємства, здійснювати постійний контроль за їх додержанням;

ь впроваджувати досягнення науки і техніки, позитивний досвід;

ь забезпечувати додержання протипожежних вимог стандартів, норм, правил, а також виконання вимог приписів і постанов органів державного пожежного нагляду;

ь організовувати навчання працівників правилам пожежної безпеки та пропаганду заходів щодо їх забезпечення;

ь у разі відсутності в нормативних актах вимог, необхідних для забезпечення пожежної безпеки, необхідно вживати відповідних заходів, погоджуючи їх з органами державного пожежного нагляду;

ь утримувати у справному стані засоби протипожежного захисту і зв'язку, пожежну техніку, обладнання та інвентар, не допускати їх використання не за призначенням;

ь створювати, у разі потреби, відповідно до встановленого порядку підрозділи пожежної охорони та необхідну для їх функціонування матеріально-технічну базу;

ь подавати на вимогу державної пожежної охорони відомості та документи про стан пожежної безпеки об'єктів і продукції, що ними виробляється;

ь здійснювати заходи щодо впровадження автоматичних засобів виявлення і гасіння пожеж і використання для цієї мети виробничої автоматики ;

ь своєчасно інформувати пожежну охорону про несправність пожежної техніки, систем протипожежного захисту, водопостачання, а також про закриття доріг і проїздів на своїй території;

ь проводити службове розслідування випадків пожеж.

У кожному підрозділі (цеху, майстерні, лабораторії чи іншому приміщенні) повинна бути опрацьована інструкція щодо заходів пожежної безпеки і схема евакуації людей з приміщення, затверджена власником, вивчена в системі виробничого навчання та вивішена на видному місці.

У будівлях, як правило, необхідно передбачати оповіщення про пожежу. Спосіб оповіщення (технічні засоби чи організаційні заходи) визначається в залежності від призначення будівлі та її об'ємно-планувального та конструктивного рішення.

У виробничих, адміністративних і побутових будівлях підприємства не дозволяється:

а)виконувати прибирання приміщень з використанням бензину, гасу та інших легкозаймистих та горючих рідин;

б)оббивати стіни машинописних бюро, службових кабінетів, обчислювальних центрів та подібних приміщень горючими тканинами, непросоченими вогнезахисними сумішами;

в)відігрівати трубопроводи у разі їх замерзання паяльними лампами або іншими засобами з застосуванням відкритого вогню;

г)проводити перепланування приміщень без узгодження з органами державного пожежного нагляду.

Всі речовини, що зберігаються (застосовуються) на підприємствах, повинні мати показники їх пожежної небезпеки за ГОСТ12.1.044-89 з вказівкою вогнегасильних речовин, які слід застосовувати при гасінні. Застосування матеріалів і речовин, на які відсутні показники пожежної небезпеки, не дозволяється.

3. Евакуація людей із приміщень і будівель

Евакуаційні шляхи повинні забезпечувати безпечну евакуацію всіх людей, які знаходяться в приміщеннях будівель, через евакуаційні виходи.

У будівлях та спорудах, що мають два поверхи і більше, у разі одночасного перебування на поверсі більше 25 осіб, повинні бути розроблені і вивішені на видному місці плани (схеми) евакуації людей на випадок пожежі.

Кількість евакуаційних виходів з будівель з кожного поверху і з приміщень слід приймати згідно з вимогами відповідних нормативних актів, але не менше двох.

Ліфти та інші механічні засоби транспортування людей не дозволяється вважати шляхами евакуації.

Ворота для залізничного рухомого складу, а також розсувні та шторні ворота для будь-якого виду транспорту не вважаються за евакуаційні виходи.

Кількість евакуйованих з санітарно-побутових приміщень повинна відповідати чисельності працюючих у зміну; з залів їдалень, зборів і нарад - за кількістю місць в залах, збільшеному на 25 %. У виробничих і адміністративних будівлях підприємств не дозволяється встановлювати на шляхах евакуації виробниче устаткування, розміщувати готову продукцію, матеріали тощо.

В загальних коридорах влаштування вбудованих шаф, за винятком шаф для комунікацій і пожежних кранів, не допускається.

На шляху евакуації не допускається опорядження стін і підлоги з горючих матеріалів.

Влаштування гвинтових сходів, забіжних сходинок, розсувних та підйомних дверей і воріт, а також обертових дверей і турнікетів на шляхах евакуації не допускається.

У вестибюлях допускається розміщення кімнат охорони, відкритого гардеробу і торгівельних лотків.

Висновки

Ділові переговори -- це зустрічі і наради представників різних фірм щодо розгляду бізнес-питань. Вони призначені в основному для того, щоб за допомогою взаємного обміну думками отримати згоду і досягти результатів, які б влаштували всіх його учасників.

Узагальнену схему їх проведення можна представити у вигляді наступних етапів:

1. Підготовка проведення ділових переговорів

2. Проведення ділових переговорів

3. Рішення проблем

4. Аналіз результатів проведення ділових переговорів

ь Передумови успішності ділових переговорів зачіпають ряд як об'єктивних, так і суб'єктивних чинників і умов.

ь Найважливішими передумовами успішного проведення переговорів

ь Гарна підготовка до переговорів;

ь Концентрація уваги та зацікавленість обох сторін на предметі і рішенні проблеми, прагненні виробити загальну позицію;

ь Учасники переговорів повинні мати достатні повноваження в ухваленні остаточних рішень (відповідне право на ведення переговорів);

ь Партнери повинні мати достатню компетентність, необхідні знання відносно предмету переговорів;

ь Партнери по переговорах повинні до певної міри довіряти один одному.

Найголовніше на переговорах - це партнер. Його потрібно переконати в ухваленні вигідної пропозиції за допомогою прийомів ведення переговорів, які будуть доречні у ситуації. Їх існує безліч: ухилення від боротьби, затягування або вичікування часу, "салямі", "пакетування", максимального завищення вимог, відвертання уваги партнерів, "висування вимог в останню хвилину", поступового підвищення складності питань, "прямого відкриття позицій", прийняття першої пропозиції партнера, заперечення партнеру, "ультиматуму", подвійного тлумачення, "Сюрприз'' та інші.

Переговори вважаються успішними, якщо було досягнуто згоди між партнерами на вигідних умовах, і завершеними, якщо їх результати піддалися ретельному аналізу, на основі якого зроблені відповідні висновки.

Список використаної літератури

1. Афанасьєв І., Хазін П., Каплан В., Фурта Л. "Діловий етикет: Етика ділового спілкування". - 2-е вид., перероб.і доп. = К.: "Альтерпрес", 2004. - 368 с.

2. Баєва О.В., Новальська Н.І., Згалат-Лозинська Л.О. "Основи менеджменту: практикум: Навч. Посіб., 2 ч." - К.: Центр учбової літератури, 2007 -- 524 с..

3. Венедиктова В.И. "Деловая репутация: Личность, культура, этика, имидж делового человека". - М.: Институт новой экономики, 1999. - 208 с.

4. Вольф И. "Современный этикет". - М.: Кристина и Ко, 1999. - 255с.

5. Голушко В.П. "Діловий протокол та ведення переговорів". - Вінниця: Нова книга, 2002. - 226 с.

6. Кабушкин Н.И. "Основы менеджмента: учебное пособие" - 5-е изд., стереотип. - М.: Новое знание, 2002. - 336 с.

7. Кредисов А. І., Панченко С. Т., Кредисов В. А. "Менеджмент для керівників" - К.: Товариство "Знання", КОО, 1999 - 556 с.

8. Кузьмін О. Є., Мельник О. Г. "Основи менеджменту: Підручник." -- К.: "Академ-видав", 2003. -- 416 с. (Альма-матер).

9. Мескен М. Х., Альберт М., Хедоури Ф. "Основи менеджмента" - М.: "Дело", - 1992. - 702 с.

10. Новиков Б. В., Синіок Г. Ф., Круш П. В. "Основи адміністративного менеджменту" : Навч. Посіб. - К.: "Центр навчальної літератури", 2004. - 560 с.

11. Палеха Ю.І. "Етика ділових відносин: Навч.посіб". - К.: Кондор, 2008. - 356 с.

12. Романов А. А. "Граматика деловых бесед". - Тверь: Фамилия. - 1999. - 240 с.

13. Сладкевич В. П., Чернявский А. Д. "Сучасний менеджмент організацій". - К.: МАУП, 2007. - 488 с.

14. Соловьев Э. Я. "Современный етикет и деловой протокол". - М.: Ось-98, 1998. - 192 с.

15. Федулова Л. І., Федоренко В. Г., Гриньов В. Ф. "Бізнес-менеджмент" - К.: МАУП, 2007, - 632 с.

16. Хміль Ф. І. "Основи менеджменту: Підручник". -- К.: Академвидав, 2005. -- 608 с. (Альма-матер)

17. Хомяков В.І. "Менеджмент підприємств" - 2-ге вид., перероб. І доп. - К.: Кондор, 2005. - 434 с.

18. Шоломенцев В. М. "Етикет и культура общения". - К.: Обериг, 1995. - 352 с.

Размещено на Allbest.ru

...