Теоретические разработки по совершенствованию делопроизводства в России в XIX веке (Н.В. Варадинов, В. Вельдбрехт)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Южный Федеральный Университет.

Реферат на тему: “Теоретические разработки по совершенствованию делопроизводства в России в XIX веке (Н.В. Варадинов, В. Вельдбрехт)”

Ростов-на-Дону 2014

Оглавление

Введение

1. Рационализация в сфере делопроизводства в России конец XIX начало XX веков

2. Н. Варадинов и В. Вельдбрехт о теоретических разработках по совершенствованию делопроизводства в России в XIX веке

Заключение

Список источников и литературы

Введение

В Главе 1 я расскажу о рационализации в сфере делопроизводства конец XIX начало XX веков, о том, как его улучшали. Я постараюсь рассмотреть все изменения, которые происходили в сфере делопроизводства, а именно что касается: форм документов, видовой состав и регистрация документов, появление новых средств связи и т.д. Появляются письмовники - сборники образцов документов. Эти сборники давали полное руководство о порядке производства дел в присутственных местах с описанием "обряда делопроизводства" и приложением форм документов, предназначались кругу чиновников и частных лиц, которым приходится обращаться в государственные учреждения. В середине XIX века появляются работы не только обобщающие практику делопроизводства, но и начинающие разрабатывать его теорию. К этим работам, прежде всего относятся сочинения Н. В. Варадинова и В. Вельбрехта, о которых пойдёт речь во Главе 2.

1. Рационализация в сфере делопроизводства в России конец XIX начало XX веков

На протяжении всего XIX и начала XX веков осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Благодаря принятой в то время системе кодификации законодательства в Сводах законов Российской империи достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня. Своды законов начинают издаваться с 1832 года. Затем, пополняясь новыми узаконениями, переиздаются в 1842, 1857 и последующие годы. Первые два тома Сводов содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство. Свод законов российской империи 1832г. т.1.,ч.1. делопроизводство канцелярский варадинов

Серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения - автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол) Соколова А. Н. О создании русской традиционной формы документа. // Труды ВНИИДАД. - М.: ВНИИДАД, 1974 - Т.5 - Ч.1 - С.206 - 236.. Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа. Занимает свое указанное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка, (в современных документах мы наблюдаем почти-то же самое). Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «Ссылка на дату и номер входящего документа»), которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: «Ответ на №...» или: «От такого-то» и т.п. Литвак Б. Г. О закономерностях эволюции делопроизводственной документации в XIX веке. // Проблемы источниковедения истории СССР и специальных исторических дисциплин. - М.: Наука, 1984 - С.52.

Приобретает устойчивый вид и реквизит «Адресат», появившийся еще в XVIII века в коллежском делопроизводстве, -- это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись.

Разумеется, расширялся видовой состав документации, увеличивались ее объемы, более четко регламентировались основные делопроизводственные процессы, постепенно складывался видовой состав документов, необходимых для выполнения определенных управленческих действий, унифицировались формы документов.

Научно-технический прогресс в XIX веке вторгается и в сферу управления, меняя стиль работы канцелярии. Он привел к появлению новых средств связи (телеграф, телефон), иных средств документирования (пишущие машины, множительная техника, фотография, кино). Произошло расширение спектра способов документирования и соответственно видов и разновидностей документов (телеграммы, телефонограммы, стенограммы и т.д.). Как я уже говорила, появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм - письменной записи переданного по телефону сообщения. Появление пишущих машинок ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Кроме того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов в учреждениях. Вялова Л.М. К вопросу об эволюции формы управленческого документа (на примере документов центральных органов управления России в XVI - нач. XX в.) // Труды ВНИИДАД. М.: Главархив СССР, 1986. С. 28-34. В этих обстоятельствах отдельные организации и учреждения обратились к методике саморационализации делопроизводства. К работе управленческого аппарата предъявляются требования большей оперативности, которая может быть достигнута только за счет более быстрой обработки и доставки документов, более тщательного их анализа и сбора информации, необходимой для решения вопросов, и более качественного и быстрого составления документов. Сложившиеся в начале XIX века формы и методы делопроизводства вошли в противоречие с быстро меняющейся ситуацией в сфере управления в условиях научно-технического прогресса и социальных изменений. Уровень развития государства требовал адекватной системы делопроизводства.

В конце XIX - начале XX веков всё большее внимание обращается систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Илюшенко М.П., Регистрация документов в России (XVI - н. XX века) /№2, 2008. Эта идея в корне противоречила идее, заложенной в "Общем учреждении министерств", в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении. Общее учреждение министерств // Полное собрание законов Российской империи. Собрание 1. Т. 31. № 24686. Законом "Общее учреждение министерств" был строго регламентирован порядок прохождения документа по инстанции. В каждой инстанции входящие и исходящие документы должны были регистрироваться в журналах: общих в канцелярии и департаментах и частных в отделениях канцелярии и департаментах. Общие и частные журналы состояли из трех частей:

1) для регистрации документов верховной власти;

2) текущих документов;

3) секретных документов.

Кроме того, законом были определены полномочия и обязанности должностных лиц разных рангов по работе с документами на всех стадиях их прохождения. По срокам исполнения документы делились на три категории: "текущие", "чрезвычайные" и "не терпящие времени". Текущие дела - поступавшие на общих основаниях в соответствии с установленным порядком (донесения, ведомости, представления, переписка и др.). Чрезвычайные дела, для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям; дела, «не терпящие времени», или срочные. Это, безусловно, зависело от важности документа. Дела, решаемые в департаментах, делились в свою очередь на три категории: неотложные; не терпящие времени; обычные.

Большая работа по упрощению делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в частности военном, где в 1911 года "Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве" введена система упрощенного делопроизводства. Марков И. Всеобщий стряпчий или поверенный показующий формы, примеры и обряды, как на какой бумаге пишутся или следует писать и прочее. -- Спб., 1820-- 1821; Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов - рапорт, предписание, отношение. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, установлены четкие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: "секретно", "не подлежит оглашению", "спешно" и др. В положении устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, ускоряющих делопроизводственную обработку документов. Инструкциями было установлено, на какой бумаге какие документы писать. Так, все документы канцелярского делопроизводства составлялись на простой бумаге. Прошения, жалобы, отзывы писались на гербовой бумаге. Чиновники должны были строго соблюдать правила использования бумаги для составления того или иного документа.

Однако работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомстве из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской России, а происшедший в 1917 году социально-политический переворот - сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революции привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах.

Особенностью организации делопроизводства в этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники - сборники образцов документов. Конькова А.Ю. Письмовники XIX века как руководство к составлению деловых писем и бумаг. - Секретарское дело. 1997, № 3 Первые такие сборники появляются уже во второй половине XVIII века, а с конца XVIII - начала XIX века начинают издаваться регулярно. Известно более ста таких сборников, изданных до 1917 года.

Цель издания сборников образцов документов - дать полное руководство о порядке производства дел в присутственных местах с описанием "обряда делопроизводства" и приложением форм документов. Предназначались такие сборники самому широкому кругу чиновников и частных лиц, которым приходится обращаться в государственные учреждения. В конце XIX века появляются специальные периодические издания для работников служб делопроизводства. Так, с 1884 года выходили специальные журналы «Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика», «Машинопись», «Стенография».

2. Н.В. Варадинов и В. Вельдбрехт о теоретических разработках по совершенствованию делопроизводства в России в XIX веке

На фоне обширной делопроизводственной литературы этого периода совершенно самостоятельное значение имеют работы Н.В.Варадинова - "Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел" и ее переиздания с несколько измененным названием 1873 и 1887 годах. Сам он так определял значение своей работы:

“... издание однообразных форм деловых бумаг и теоретических ... правил будет, может быть, иметь следствием введение единообразия, а с тем вместе и упрощение делопроизводства нашего... Я убедился, что не для всех родов бумаг, составляющих канцелярскую и деловую переписку, существуют в законах образцы и что не во всех присутственных местах и ведомствах употребляются одинаковые для них формы. Избрав из этих форм те, которые установились в деловой практике более однообразно и более сходно с указаниями и духом нашего законодательства, и присоединив к ним образцы бумаг административного и межевого делопроизводства, а также образцы актов, употребляемых частными лицами, я составил сборник всем возможным родам и видам деловых бумаг, а по тщательном изучении их написал и теоретические правила для их составления”. Варадинов Н.В. Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг. Ч. 1-2. СПб., 1857.

Основную группу делопроизводственной документации - “канцелярские дела и бумаги” - он определяет как “по форме написанные изложения, заключающие в себе всю деятельность известного места или лица”. Варадинов, Н. В. Делопроизводство. Руководство к составлению всех родов деловых бумаг и актов по данным формам и образцам. / Н. В. Варадинов. - 2-е изд. - СПб, 1873. - Ч. 1-4. К канцелярским делам и бумагам он относит входящие дела и бумаги, докладные дела и бумаги, заключительные или определительные бумаги, исходящие дела и бумаги.

Выделив канцелярские дела и бумаги, распределив и описав их в соответствии с порядком производства дел, Н.В. Варадинов подчеркнул, что эти дела и бумаги составляют внутреннее письмоводство присутственного места на внешний контур через систему сношений, он, естественно, выделил группу сношений присутственных мест и должностных лиц, просительские дела и бумаги. Эти документы, если они поступают в учреждение, составляют совокупность документов, используемых в процессе производства дел, а если они отправляются из учреждения, то являются совокупностью документов, создаваемых в процессе исполнения дел (решений). Янковая, В. Ф. Писать по образцам (о роли письмовников в русском делопроизводстве) / В. Ф. Янковая // Секретарское дело. - 2002.- № 1. - с. 79.

Делопроизводство Н.В. Варадинов разделял на теоретическое и практическое. В теоретическом значении - это “наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел”; практическое делопроизводство - это “общий порядок производства дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образам деловых бумаг”. К предмету теоретического делопроизводства он отнес: “наружные свойства” деловых бумаг и их “внутренние” свойства.

В разделе о наружных свойствах документов он дает:

· классификацию деловых бумаг с точки зрения внешней формы:

1) сношения (или отношения);

2) реестры, журналы, протоколы, ведомости, описи, отчеты, книги;

3) официальные письма;

4) записки;

5) выписки;

· порядок написания текста документа в разного рода деловых бумагах;

· части деловой бумаги (т.е. формуляр документа): заглавие, особенные пометки, расположение обстоятельств дела, подпись, скрепа, бланковые надписи, “кувертные” надписи;

· титулы и формулы обращения к разным особам и другие вопросы.

К внутренним свойствам он относит стиль (“слог”) документов, особенности написания (орфография), принятые в деловых бумагах. Варадинов Н.В. Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг. СПб., 1857. Ч.1. С.36-37.

В практическом разделе работы Н.В. Варадинова чрезвычайно ценными являются: предложенная им классификация документов (канцелярские дела и бумаги, сношения присутственных мест и “просительские” дела и бумаги), детальное описание каждой разновидности документа и образцы конкретных документов по каждой разновидности, составляющие более половины его объемного труда. Литвак Б. Г. О закономерностях эволюции делопроизводственной документации в XIX веке. // Проблемы источниковедения истории СССР и специальных исторических дисциплин. - М.: Наука, 1984 - С.52.. Н. В. Варадинова, он рассматривал делопроизводство в связи с той деятельностью, которую оно документирует (отражает в документах), как бы обслуживает.

Теперь рассмотрим взгляды В. Вельдбрехта.

В. Вельдбрехт делопроизводство определяет как “правила, которыми канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще и исполнительных бумаг”, иначе говоря, правила, которыми канцелярия руководствуется при документировании производства дел. Излагая эти правила, В. Вельдбрехт выделяет разделы: докладные записки, последствия доклада, исполнительные бумаги, понятие о деле и книгах вообще. Вельдбрехт В. Общие основы делопроизводства с приложением основных форм. СПб., 1854. С.20-52. Он отмечает существенную разницу в процессе производства дел в присутственных местах (коллегиальный способ принятия решения) и в канцеляриях “начальствующих лиц” (принятие единоличных решений). Вызванные этим различия в процессе производства дел, включая и процессы документирования, прослеживаются им по всем стадиям: от рассмотрения дела до его исполнения. Важно, что и формы документов, в которых фиксируется процесс рассмотрения, решения и исполнения дела, даются В. Вельдбрехтом в соответствии с выделенными этапами.

Задача канцелярии - “доложить дело”, что осуществляется посредством составления докладной записки - пространной или краткой. Это этап сбора и анализа информации и подготовки дела к рассмотрению и решению. Следствием доклада является приговор, который в присутственных местах фиксируется в журналах и определениях, а в канцеляриях “начальствующих лиц” в письменном мнении, составляемом по резолюции начальника. Эта стадия соответствует этапу принятия решения и его документирования. Последний этап - исполнение принятого решения. Кроме того, В. Вельдбрехт приводит формы документов, поступающих в учреждение и подлежащих рассмотрению властей, - указы, рапорты, предписания, сношения и другие установленные законом документы. Описание совокупности этих документов имеет смысл для формирования представлений о системе документов, которые использовались в процессе производства дела, а в некоторых случаях инициировали рассмотрение дела.

Последние разделы работы В. Вельдбрехта затрагивают правила ведения книг, реестров и формирования дел. С точки зрения делопроизводства - это раздел, касающийся организации документооборота, точнее, его документирования - письменной фиксации движения документов в определенных, установленных для этого формах. В этом же аспекте рассматривается и понятие дела “как составленное по определенным правилам и относящееся к известному предмету собрание бумаг, бывших в рассмотрении учреждения и заключающих в себе выражение его решений”.

В это сочинении В. Вельдбрехта попытался изложить часть практического законоведения, имеющую своим предметом канцелярского делопроизводства, т.е. те правила которыми руководствуется канцелярия каждого учреждения в государстве. Прежде всего он дал понятие о предмете своего сочинения, после того превосходно разобрал состав учреждений вообще и канцелярского устройства в особенности, затем рассматривает в подробности различные предметы канцелярских обязанностей, каждый из них в отдельности т.е. как составлены докладные записки, какое написание резолюций, как готовилась исполнительная бумага, как хранились дела и составлялись отчетные ведомости и сдаточные описки. В заключение дает общее понятие о ходе всего делопроизводства.

Заслуга В. Вельдбрехта заключается в том , что он, исключив из своего сочинения всё, непрямо относившееся к канцелярскому порядку, округлив тему предмета своего труда, и изложил всё канцелярское делопроизводство понятно и в должной последовательности, присоединив везде где необходимо , точные и ясные определения разным его принадлежностям. Усов М.Рецензия книги: Вельдбрехт В. Общие основы делопроизводства с приложением основных форм.// Северная пчела, 1854, № 222.

Заключение

Организацию работу с документами в XIX веке следует рассматривать как четкую систему, обеспечивающее движение, учет, контроль и хранение управленческих документов. Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, особенно в начальный период своего становления, к концу XIX века жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней трети XIX века сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинают использоваться пишущие машинки. Их появление стало поистине революционным шагом в документировании деятельности учреждений. Оно ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Более того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов. Ведомства расписывают работу с документами уже в своих конкретных должностных инструкциях и начинают предпринимать попытки улучшить работу с документами в рамках ведомства (например, военное ведомство, Министерство путей сообщения). Переписка была строго регламентирована. Употребление того или иного вида документа в переписке зависело от степени подчинения учреждения и должностных лиц. Наиболее четко направления рационализации делопроизводства сформулированы в «Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве», изданном в 1911 году. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. На протяжении XIX веке издавались сборники образцов документов, называемые «письмовниками», с целью помочь чиновникам и частным лицам составить документ в соответствии с существующими правилами. Я рассмотрела “концепции” делопроизводства Н.В. Варадинов и В. Вельдбрехта. Они изложили в своих сочинениях канцелярское делопроизводство по определенным критериям.

Список литературы и источников

1. Вялова Л.М. К вопросу об эволюции формы управленческого документа (на примере документов центральных органов управления России в XVI - нач. XX в.) // Труды ВНИИДАД. М.: Главархив СССР, 1986. 236с.

2. Конькова А.Ю. Письмовники XIX века как руководство к составлению деловых писем и бумаг. - Секретарское дело. 1997, № 3.

3. Литвак Б. Г. О закономерностях эволюции делопроизводственной документации в XIX веке. // Проблемы источниковедения истории СССР и специальных исторических дисциплин. - М.: Наука, 1984 , 206с.

4. Лукашевич А.А. Виды документов в Российском государстве первой четверти XIX века. / Советские архивы. - 1991 - №4.

5. Марков И. Всеобщий стряпчий или поверенный показующий формы, примеры и обряды, как на какой бумаге пишутся или следует писать и прочее. -- Спб., 1820-- 1821;

6. Соколова А. Н. О создании русской традиционной формы документа. // Труды ВНИИДАД. - М.: ВНИИДАД, 1974 - Т.5 - Ч.1 - 236с.

7. Янковая, В. Ф. Писать по образцам (о роли письмовников в русском делопроизводстве) / В. Ф. Янковая // Секретарское дело. - 2002.- № 1.129с.

8. Варадинов Н.В. Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг. СПб., 1857. Ч.1. 406с.

9. Варадинов, Н. В. Делопроизводство. Руководство к составлению всех родов деловых бумаг и актов по данным формам и образцам. / Н. В. Варадинов. - 2-е изд. - СПб, 1873. - Ч. 1-4.

10. Вельдбрехт В. Общие основы делопроизводства с приложением основных форм. СПб., 1854. 120с.

11. Журнал «Делопроизводство», Илюшенко М.П., Регистрация документов в России (XVI - н. XX века) /№2, 2008.

12. Материалы лекций.

13. Общее учреждение министерств // Полное собрание законов Российской империи. Собрание 1. Т. 31. № 24686.

14. Свод законов российской империи 1832г. т.1.,ч.1.

Размещено на Allbest.ru