Научно–техническая обработка документации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Научно-техническая документация

2. Научно-техническая обработка документации

3. Научно-технический потенциал

Заключение

Список литературы



Введение

С точки зрения технологии управление организацией, равно как и управление отраслью хозяйства или государством, представляет собой процесс получения, обработки и передачи информации.

Научно-техническая обработка документальных документов является одной из важнейших задач деятельности архивов. Здесь подразумевается приведение документальных материалов в такое состояние, которое обеспечивало бы оптимальные условия для хранения и организации всестороннего использования.

Научно-техническая обработка документов - это комплекс работ по проведению экспертизы их ценности, оформлению и описанию. При этом следует знать, что обработке подвергаются все виды документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации.

Приступая к этой работе, необходимо внимательно изучить номенклатуру дел организации, которая представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, и которая является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Далее в соответствии с номенклатурой дел отбираются отдельно дела с документами постоянного хранения, отдельно - временного (свыше 10 лет) хранения, отдельно - временного (до 10 лет и включительно) хранения.

В своей курсовой работе, я хочу рассказать, что такое научно-техническая обработка документации, каково ее назначение, какие бывают виды и для чего они используются, и, наконец, какая бывает экспертиза научно-технической обработки документации.



1. Научно-техническая документация

Научно-техническая обработка документов является одной из важнейших задач деятельности архивов. Здесь подразумевается приведение документальных материалов в такое состояние, которое обеспечивало бы оптимальные условия для хранения и организации всестороннего использования.

Обработка и описание научно - техническая документация (НТД) - технологический процесс приведения документации в определенный порядок, обеспечивающий сохранность и возможность использования ее в научно-исторических и практических целях. В процессе обработки и описания определяется фондовая принадлежность документов, проводится систематизация, экспертиза ценности НТД по Проектам (темам), формирование и описание единиц хранения, составляется опись, единицы хранения шифруются по описи, составляется (дополняется) историческая справка.

Весь комплекс работ по научно-технической обработке (НТО) проектной документации распределяется на организационно-подготовительную работу с документами и заключительную работу с документами.

На этапе организационной подготовки НТО документации проводятся следующие виды работ:

· изучение истории фондообразователя и состояние фонда;

· составление исторической справки;

· составление рабочей инструкции по НТО документов;

· составление предварительной схемы, схемы систематизации документов, подлежащих НТО. На этапе непосредственной НТО проектной документации проводятся следующие работы:

· подбор комплекса документов по проекту, подлежащему НТО;

· систематизация документов по стадиям, маркам в проекте с одновременной проверкой их комплектности;

· экспертиза ценности документов внутри проекта с одновременным описанием на карточках документов и дел, подлежащих выделению к уничтожению;

· формирование единиц хранения;

· описание единиц хранения на карточках;

· систематизация карточек по схеме систематизации документов;

· шифровка карточек по схеме систематизации документов;

· техническое оформление единиц хранения;

· редактирование карточек на дела постоянного хранения;

· составление описи к Научно - Справочному Аппарату (НСА) к ней;

· подбор дел постоянного хранения по описи и их шифровка;

· составление акта о выделении к уничтожению документов, неподлежащих хранению.

Заключительный этап НТО проектной документации состоит из:

· составления справки о неполноте документов;

· составления акта приема выполненных работ.

В большинстве государственных архивов документальные материалы в настоящее время находятся в полном порядке, описаны и доступны для использования (обработке подвергаются лишь текущие поступления).

Архивные документы хранятся в составе фондов, т.е. комплексов, исторически сложившихся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий или лиц. В подавляющем большинстве документальные материалы поступают на государственное хранение, будучи уже объединены в фонды. Однако в организации этих фондов имеются иногда ошибки и неточности, заключающиеся в том, что отдельные единицы хранения и даже целые группы их оказались в составе не тех фондов или частей фондов, в которых они должны находиться. Некоторые ошибки получаются случайно и их не трудно исправить, но иногда происходят ошибки вследствие каких-то в свое время обоснованных и необходимых отклонений в делопроизводстве фондообразователей. В тоже время в архивах могут быть материалы неустановленной фондовой принадлежности (дела и отдельные документы) и вследствие этого временно находящиеся вне фондов.

Выяснение и исправление всех этих недостатков, производимое на основе специальных исследований, и составляет содержание работы архивов по фондированию документальных материалов. Особенно большую работу по фондированию приходится выполнять архивам советской эпохи, ввиду многих преобразований, которые происходили в организации центрального и местного управлений и территориальном делении.

Решение задач фондирования документальных материалов производится на основе изучения истории учреждения-фондообразователя: его компетенции. Организационного устройства, функциональных связей. Главным источником необходимых для этого сведений являются:

· материалы самих фондов;

· литература по истории учреждений;

· издание законов;

· для фондов личного происхождения таким источником являются материалы самих фондов и биографическо-справочная литература.

Научно- техническая обработка (далее - обработка) начинается после образования некоторого комплекса дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу (далее - дел длительного хранения). Возникает этот комплекс либо в результате экспертизы ценности документов - что предпочтительнее, либо предоставляется работниками обрабатываемой организации. В последнем случае велика вероятность того, что к обработке будут представлены не все разновидности документов длительных сроков хранения, так как фактически работники организации должны сами провести экспертизу ценности архивного комплекса, что нежелательно, потому что они нечасто обладают необходимыми для подобного вида деятельности квалификацией и опытом.

На первом этапе обработки путем полистного просмотра дел, анализа и сравнения находящиеся в них документы разделяются по видам. Далее однотипные документы длительного хранения разбиваются по годам. Затем, в зависимости от разновидностей, документы формируются внутри годов по хронологии, алфавиту либо иному признаку (а иногда по сочетанию нескольких признаков). После этого, при необходимости, разбиваются на тома и части. Дела нумеруются, на них составляются черновики описи, вкладываются информационные листки. Дела готовы к переплету.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

· документы длительных и временных сроков хранения группируются в разные дела;

· в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

· дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 сантиметров (т.е должны быть соблюдены оба этих условия одновременно);

· в дело формируются документы одного календарного года, за исключением личных, судебных, дел, документов выборных органов и их комиссий (формируются за период созыва), документов учебных заведений (формируются за учебный год) и т.д. параграф 3.5.3. «Основных правил работы архивов организаций» 2002 года»

При полистном просмотре приказов необходимо вчитаться в каждый документ и отнести его к одной из категорий - по личному составу 5-летнего и 75-летнего срока хранения, постоянного хранения, административно-хозяйственной деятельности (и это при том, что ни в одном документе не определена грань, скажем, между основной и административно-хозяйственной деятельностью). Или при разборе трудовых договоров вчитываться в неразборчивый рукописный текст, выясняя фамилию работника, а затем, при обнаружении нескольких договоров на одного работника за год, определить, являются ли они дублетными материалами, либо же различаются по хронологии или видам работ. И это еще не самое сложное. Это личный состав. Документы постоянного срока хранения намного более сложны в обработке. Их разновидностей гораздо больше. Сроки хранения документов одного и того же вида могут колебаться от «до замены новыми» до «постоянно», в зависимости от места и времени их создания, периода, который они охватывают, и других причин.

2. Научно-техническая обработка документации

В процессе определения фондовой принадлежности создаются архивные фонды, объединенные архивные фонды и архивные коллекции.

Архивный фонд создается из документов организации, обладающей правовой самостоятельностью, имеющих политическое, народнохозяйственное, научно-историческое, социально-культурное значение.

В состав архивного фонда может входить: управленческая, научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектная, картографическая документация, документы на машинных носителях, кинодокументы, микроформы, фотодокументы, видеофонограммы, фонограммы. Каждому архивному фонду присваивается официальное название соответствующей организации, указываются переименования в хронологической последовательности.

Научно-техническая документация, созданная организацией - соразработчиком проекта (темы), поступает на государственное хранение в составе фонда организации - генпроектировщика (головной организации), а также в составе фонда организации-соразработчика, являющейся источником комплектования государственного архива.

Историческая справка составляется при упорядочении управленческой документации. При составлении перечня проектов, проблем и упорядочении научно-технической документации историческая справка дополняется необходимыми сведениями.

Историческая справка к фонду состоит из трех разделов: истории фондообразователя, истории фонда, характеристики документов фонда.

В первом разделе исторической справки к архивной коллекции приводятся сведения по истории ее создания, о местонахождении коллекции до поступления в архив (если она не была создана в архиве), о составителе.

Второй и третий разделы исторической справки о коллекции аналогичны соответствующим разделам справки о фонде.

Схема систематизации единиц хранения является основанием для внутренней организации документов архивного фонда и закрепляется описью (описями).

Схема систематизации архивного фонда организации может отражать исторически сложившуюся структуру фондообразователя, его функции, состав его фонда (виды и разновидности документов) или важнейшие темы (вопросы), отраженные в документах фонда.

Систематизацией документов фонда называется научная группировка и последовательное расположение их в пределах фонда.

В пределах фонда НТД прежде всего систематизируется по группам (научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектная документация по строительству). По каждой группе систематизация проводится самостоятельно, а в пределах группы - по комплексам.

Комплекс научно-технических документов - это совокупность научно-технических документов, образующихся при исследовании научной темы, конструировании изделия промышленного производства, разработке технологии его изготовления, проектировании объекта капитального строительства. Систематизация документов по комплексам проводится по признакам, которые служат основой систематизации документов для каждой группы НТД.

Научно-исследовательская документация систематизируется по логической взаимосвязи и последовательности создания документов.

На первом уровне систематизации документов должна быть предусмотрена последовательность расположения всех проектов, принятых для НТО. Последовательность проектов может или соответствовать последовательности принятой в «Перечне проектов, НТД по которым подлежит передаче на госхранение» данной организации, или может быть заново систематизирована в соответствии с любым или несколькими признаками систематизации (например, хронологическим, предметно-тематичеким, географическим, авторским и др.), обеспечивающими логическую группировку документов на уровне проектов внутри данного комплекса (фонда) проектной документации.

На втором уровне систематизации должны быть отражены последовательность всех стадий проектирования, встречающихся в проектах, подлежащих обработке.

На этом же уровне систематизации предусматривается внутри проекта систематизация составляющих объект сооружений, а также определяется место проекта, реконструкции этого объекта, если он имеется.

На третьем уровне систематизации внутри сооружений документы систематизируются по составу проекта, в котором перечисляются все его части, марки и указывается последовательность их расположения. Состав документов, входящих в часть, марку строго регламентирован и закреплен описью или перечнем технических документов.

Таким образом, расположение дел внутри проекта не должно нарушать логической связи между документами, установленной внутри данного проекта.

В процессе систематизации НТД из документов, передаваемых на государственное хранение, формируются единицы хранения. Единица хранения формируется из документов, относящихся к одной стадии, одной части проекта (сборочной единицы). Документы одной стадии, одной части проекта, значительной по объему, могут составить несколько единиц хранения. Не рекомендуется формировать одну единицу хранения из документов различных стадий или частей одного проекта.

Формирование единиц хранения проектной документации осуществляется в процессе систематизации документов внутри проектов. Внутри проектов объединяются документы относящиеся к одной стадии, сооружению, части, марке проекта.

В пределах стадии формирования единицы хранения производится по сооружениям (основным и вспомогательным) данным в генплане проекта, в экспликации зданий и сооружений, формирование единицы хранения производится на основании состава проекта, где перечисляются все его части и марки. Таким образом, в одну единицу хранения объединяются документы, относящиеся к одной части, марке проекта (архитектурно-строительные, электротехнические чертежи).

В пределах части, марки проекта формирование единицы хранения производится по заглавным листам, сводным описям, перечням технических документов, в которых указаны наименования и порядок расположения документов по их производственным индексам в порядке возрастания номеров.

Не рекомендуемся формировать одну единицу хранения из документов разных проектов, стадий одного проекта.

В состав единицы хранения могут входить отдельные фотографии, медали, печати, помещенные в конверты. Комплект фотографий, медалей, печатей может быть включен в единицу хранения в виде приложения к основному документу.

При обработке и описании НТД применяется карточный способ описания единиц хранения. После завершения формирования единиц хранения производится описание единиц хранения, которое вначале производится на карточках. Карточка составляется на каждую единицу хранения и получает номер, состоящий из номера комплекса, номера проекта и номера единицы хранения, который записывают карандашом на обложке описываемой единицы храпения.

Техническое оформление единицы хранения заключается в поформатной укладке чертежей в дело (фальцовке), подшивке текстовой части НТД (кроме выполненной на кальках), нумерации листов в единице хранения, составлении внутренней описи на документы и листа-заверителя, оформлении обложки дела. Документы единицы хранения сшиваются нитками, применение металлических сшивателей и липкой ленты категорически запрещается.

В необходимых случаях документы подвергаются реставрации, дезинфекции, дезинсекции.

Отдельные фотографии, входящие в состав единицы хранения, помещают в конверты. Комплект фотографий может быть включен в единицу хранения в виде приложения. Наклеенные фотографии оставляют в прежнем состоянии (нумеруется лист, на котором наклеены фотографии).

Если в единице хранения имеются какие-либо вложения (медали, печати и т. п.), они помещаются в конверты, а их наличие оговаривается в листе-заверителе.

После завершения технического оформления единицы хранения количество листов документов, входящих в единицу хранения, и листов внутренней описи выносится на карточку. С карточки данные переносятся на обложку.

После описания и технического оформления единицы хранения карточки шифруются в соответствии со схемой систематизации.

По результатам экспертизы ценности, помимо описи дел, составляется соответствующий акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Данный акт составляется на основе типового и ведомственных перечней с указанием сроков хранения.

Структурно акт о выделении к уничтожению документов проектной документации состоит из названия и ведомственной подчиненности организации на момент составления акта: грифов утверждения, согласования и одобрения со всеми необходимыми реквизитами, названия акта, основания для выделения к уничтожению проектной документации, перечисления членов экспертной комиссии (ЭК) организации, ссылки на Перечень документов с указанием сроков хранения, основной части акта. Основная часть акта о выделении к уничтожению научно-исследовательской, конструкторской и технологической документации включает в себя следующие элементы:

· порядковый номер документа (дела);

· обозначение объекта (разработки, проекта);

· наименование документа (дела);

· название организации - разработчика;

· дату документов (дела);

· количество листов (дел);

· номера статей по Перечню со сроками их хранения;

· примечание.

В акте на уничтожение под одним порядковым номером может значиться группа документов, относящаяся к проекту или его части, сборной единице, с указанием общего количества единиц хранения.

Однотипные документы, относящиеся к разным проектам, формируются в отдельные группы по видам и могут вноситься в акт под одним порядковым номером.

Научная документация вносится в акт под отдельным порядковым номером.

Акт о выделении к уничтожению НТД, не подлежащей хранению, утверждается руководителем организации, согласуется с ЭПК Управления архивов и документации ВКО и одобряется ЭК организации.

Не допускается представление на ЭК актов о выделении НТД за определенный период к уничтожению, если описи документов этого периода не утверждены.

Акт о выделении к уничтожению НТД, не подлежащей хранению составляется в двух экземплярах, один экземпляр согласованного акта передается в организацию, второй экземпляр после утверждения его в организации остается в архиве.

Фондирование документов - распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям. Оно производится непосредственно в архиве. В ходе фондирования уточняют фондовую принадлежность документов, формируют фонд, определяют хронологические границы фонда и документов фонда.

В основе фондирования находится изучение самих документов -- входящих, внутренних, исходящих. Фондовая принадлежность входящих документов определяется по их получателю, его пометам и резолюциям, штампу регистрации. Внутренние документы определяются по названию учреждения, где они были созданы, подписям должностных лиц. Исходящие документы фондируются по учреждению, откуда они вышли, регистрационному штампу, содержанию, делопроизводственному номеру. Фондообразователем внутренних и исходящих документов является их автор, а входящих - адресат.

При фондировании документов необходимо соблюдать следующие правила:

· дела относятся к тому году, когда они начаты делопроизводством или в котором они поступили в организацию для продолжения делопроизводством;

· планы, сметы, документы к ним относятся к тому году, на который они составлены;

· отчеты и документы к ним относятся к году, за который они составлены;

· перспективные планы относятся к начальному году, на который они составлены;

· отчеты по перспективным планам относятся к последнему году отчетного периода;

· дела, начатые в одной структуре и переданные в другую структуру, относятся ко второй структуре, где они были завершены; если организация прекратила свое существование, документы ликвидационной, комиссии включаются в состав фонда ликвидируемой организации;

· в пределах года дела располагаются по значимости структурных подразделений организации;

· если в деятельности организации создается незначительный объем документов, то в хронологической систематизации они располагаются в соответствии со структурой организации; внутри структур дела располагаются по степени их значимости и логической взаимосвязи;

· в случае ряда дел с одинаковой датой их начала первыми помещаются дела с наиболее ранней датой их завершения;

· при ликвидации организации законченные делопроизводством дела входят в состав фонда ликвидируемой организации, незавершенные дела -- в состав фонда организации-правопреемника; дела, производство которых велось в ряде организаций, включают в состав фонда организации, завершившей их делопроизводство; личные дела сотрудников, перешедших в другие организации, в случае их передачи в эти организации включаются в состав их фондов; входящие документы относятся к фонду организации-получателя; копии исходящих документов относятся к фонду организации-автора;

· внутренние документы относятся к фонду организации-составителя;

· каждому архивному фонду присваивается название и номер;

· при хронологическом размещении дел первыми помещаются дела, имеющие число-месяц-год, за ними дела, имеющие месяц-год, затем дела, имеющие только год.

Фонд может быть систематизирован на следующей основе:

· хронологически-структурной -- дела группируются по хронологии, а внутри ее -- по структуре;

· структурно-хронологической - дела группируются по структуре, а внутри ее - по хронологии;

· хронологически-функциональной -- дела группируются по хронологии, а внутри ее -- по функциям организации;

· функционально-хронологической -- дела группируются по функциям организации, а внутри их -- по хронологии.

При формировании фондов необходимо учитывать делопроизводственную номенклатуру дел, являющуюся основой как делопроизводства, так и формирования первоначально ведомственных, а через них и государственных архивов.

Учет поступления архивных документов в архив осуществляется на основании:

ь акта приема-передачи документов на хранение;

ь акта приема на хранение документов личного происхождения.

Все принятые в архив архивные документы вносятся в книгу учета поступлений документов. Каждый впервые поступивший в архив архивный фонд, объединенный архивный фонд, архивная коллекция записывается в список фондов, на него заполняются лист фонда, карточки указателя к листу фонда, заводится дело фонда. На аудиовизуальные документы при их нефондовой организации заполняются листы учета кино- фото- фоно- документов и видео-документов. Каждая впервые поступившая опись дел, документов учитывается в реестре описей.

Учет выбытия архивных документов из архива осуществляется на основании:

1. акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

2. акта о неисправимых повреждениях документов;

3. акта приема-передачи документов на хранении;

4. акта о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

5. акта возврата документов собственнику;

6. акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов.

Количество архивных документов архива изменяется в результате:

ь выверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов;

ь проверки наличия и состояния архивных документов, входе которой обнаружены неучтенные, за литерными или пропущенными номерами единицы хранения/единицы учета;

ь реставрации архивных документов, после которой одно дело разделено на несколько дел;

ь описания архивных документов, переработки описей дел, документов, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения/единиц учета.

Учет секретных архивных документов ведется в соответствии с нормативными правовыми документами. В учетных документах и архивных шифрах единиц хранения/единиц учета секретные архивные фонды, описи дел, документов, единицы хранения/единицы учета обозначают индексом "с" (секретно), "сс" (совершенно секретно), "ов" (особой важности).

Архивные фонды, описи дел, документов и единицы хранения/единицы учета, включающие, наряду с секретными, несекретные (рассекреченные) документы, в учетных документах и архивных шифрах единиц хранения/единиц учета обозначаются индексом "сч" (секретно частично).

Работа по фондированию (определению, уточнению фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов) осуществляется в источниках комплектования архивов (фондообразователях) в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на хранение в архив, а также в архивах - при описании принятых неупорядоченными архивных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.

Определение фондовой принадлежности архивных документов заключается в отнесении их к архивному фонду соответствующего фондообразователя.

Архивные документы, являющиеся входящими, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который их получил.

Архивные документы, являющиеся исходящими копиями (отпусками), относятся к архивному фонду того фондообразователя, который является их автором.

Архивные документы внутреннего обращения относятся к архивному фонду того фондообразователя, в котором они созданы.

3. Научно-технический потенциал

Оценка роли и места науки как комплекса достижений человеческого разума, накапливаемых и воплощаемых в общественном производстве страны, может быть дана путем анализа научно-технического потенциала, который располагает национальная экономика.

Научно-технический потенциал (НТП) страны создается усилиями как национально-технических организаций, так и мировых достижений науки и техники. От НТП страны во многом зависят уровень и темпы научно-технического прогресса. Анализ и оценка НТП позволяют сделать выводы об уровне экономического развития страны и её отраслей, степени её научно-технической самостоятельности, возможностях экономического и научно-технического сотрудничества.

Научно-технический потенциал - это обобщенная характеристика уровня развития науки, инженерного дела, техники в стране, возможностей и ресурсов, которыми располагает общество для решения научно-технических проблем.

Научно-технический потенциал включает:

· материально-техническую базу;

· научные кадры;

· информационную составляющую;

· организационно-управленческую структуру.

Материально-техническая база - это совокупность средств научно-исследовательского труда, включая научные организации, научное оборудование и установки, экспериментальные заводы, цехи и лаборатории, вычислительные центры и т.д. На уровне отрасли, фирмы или компании речь идет, как правило, о материально-технической базе прикладных научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ (НИОКР). Их цель - быстрое и эффективное воплощение научных идей в конкретные технические и технологические новшества.

Средства труда в сфере научно-технического прогресса можно разделить на четыре группы.

Первая включает научные приборы, оборудование и измерительную аппаратуру, служащие для получения новой научной информации (специфические средства научного труда, которые изготавливаются в индивидуальном или мелкосерийном порядке применительно к задачам конкретных исследований и отличаются быстрыми сроками морального износа).

Ко второй группе относятся электронно-вычислительные машины, которые используются для полунатурного моделирования объектов систем, автоматизированного конструирования, планирования экспериментов и регистрации их результатов, поиска информации, частных инженерных и планово-экономических расчетов, управление ходом научно-производственного цикла.

Третья группа - опытно-производственное оборудование, играющее особую роль в процессе разработок и освоение нововведений. От аналогичного производственного оборудования оно отличается универсальным характером, меньшими масштабами установок, использованием специальных измерительных систем и т.д.

В четвертую группу входят средства механизации исследований и разработок (копировальные, множительные, вычислительные устройства, оргтехника и т.д.), которые служат для снижения трудоемкости научно-вспомогательных работ, интенсификации научно-производственного цикла. Кроме того, научно-технические организации располагают зданиями, сооружениями, передаточными устройствами, транспортными средствами, инвентарем и т.д.

Вместе с тем трудно выделить «чистую» техническую базу, обслуживающую только научные, проектные и исследовательские центры, так как НИОКР ведутся в рамках многих предприятий, фирм, объединений и опираются на общую производственно-техническую базу отрасли или страны.

Предметы труда в сфере научно-технического прогресса составляют всего несколько процентов общего объема потребляемых в народном хозяйстве материальных ресурсов. Для них характерны особые требования к качеству материалов, многообразие номенклатуры, быстрые темпы морального старения, небольшой объем партии поставок, неравномерность спроса, большая доля непредвиденных заказов, потребность в изделиях специального назначения, имеющих ограниченное применение.

Информационная составляющая в научно-техническом потенциале играет особую роль. В качестве специфического предмета труда здесь выступает информация об итогах предшествующих исследований, разработок и освоение нововведений. Ее носителями являются тематические карты о начатых и отчеты о законченных исследованиях и разработках, публикации и диссертации, содержащие новые теории, гипотезы, рекомендации, описания, формулы, схемы, чертежи и т.д.

По характеру материальных носителей можно выделить следующие виды информации:

· нормативно-техническую документацию - технические задания, рекомендации, методики, нормативы, стандарты и технические условия, патенты;

· научные отсчеты - ими чаще всего заканчиваются фундаментальные исследования;

· образцы нововведений - технологические процессы, режимы и регламенты, лабораторные и опытные образцы;

· проектно-конструкторскую документацию - комплекты рабочих чертежей;

· публикации и диссертации.

Для сотрудников, занятых в научно-производственном цикле, главный источник информации - техническая документация, эксперименты, командировки и экспедиции, индивидуальное общение с коллегами. Наиболее важными проблемами здесь является широкое использование принципа обратной связи между потребителями информации и элементами системы, осуществляющей ее выдачу (изучение информационных потребностей), объединение функций научно-технической информации и планового регулирования. При этом органы информации не просто констатируют и передают ее, часто без конкретного адреса, а изучают новые идеи и решения, предварительно анализируют и выбирают направления развития, составляют программу действий, анализируют состояние связанных с этой программой элементов производства, подготавливают предложения о заданиях соответствующим службам.

Организационно-управленческая структура научной сферы - это структура научно-исследовательских организаций и ее гибкость, т.е. возможность быстрого формирования научно-исследовательских групп для решения срочных задач; система управления научными исследованиями в масштабах компании или страны.

В зарубежной практике выделяют три базовые формы организации инновационного процесса:

· административно-хозяйственную;

· программно-целевую;

· инициативную.

Административно-хозяйственная форма предполагает наличие научно-производственного центра, представляющего собой крупную или среднюю корпорацию, объединяющую под общим руководством научные исследования и разработки, производство и сбыт новой продукции. При этом значительное большинство фирм, выполняющие научные исследования и опытно-конструкторские разработки, функционирует в промышленности. Это подтверждает, что курс на создание крупных научно-производственных объединений, принятый в нашей стране, в целом соответствует мировым тенденциям организации управления научно-техническим развитием.

В развитых индустриальных странах за последнее время повышается роль маркетинга в научно-техническом развитии. Вице-президент фирмы по маркетингу нередко руководит организацией НИОКР и перспективного планирования производства новой продукции.

Промежуточной формой между административно-хозяйственным и программно-целевым руководством процессами научно-технического развития служат временные центры для решения крупных технических проблем. После реализации поставленных перед ним задачи центр реорганизуется. документ архив дело

Решению задач научно-технических прорывов, особенно в таких прогрессивных отраслях как электроника, биотехнология, робототехника и др., служит программно-целевая форма организации НИОКР. Координационная форма управления научно-техническими программами предусматривает работу участков программ в своих организациях и согласование их деятельности из центра управления программы. Однако более эффективным оказывается формирование (даже на временной основе) новых организаций для решения тех или иных крупных научно-технических задач (чистая программно-целевая структура).

Для усиления связи между научными исследованиями, с одной стороны, и проектированием и разработкой различных принципиально новых видов техники, продукции, систем, - с другой, в промышленности США получили распространения инженерные центры. Большое внимание уделяется также созданию университетско-промышленных и университетских исследовательских центров. Управляются такие центры советами, которые разрабатывают планы исследований, а также организуют проведение НИОКР по договорам с заказчиками.

Комплексные формы организации взаимодействия фундаментальной науки с производством, распространенной в развитых индустриальных странах, служит научно-промышленный парк - территория вокруг крупного университета с развитой хозяйственной и научно-технической инфраструктурой. На этой территории размещаются научно-технические подразделения крупных корпораций, государственные лаборатории, опытные предприятия, различные научно-исследовательские и опытно-конструкторские центры, т.е. заинтересованные друг в друге субъекты научно-технической и хозяйственной деятельности, осуществляющие различные этапы инновационных процессов и различных функций по их обслуживанию.

По содержанию деятельности в течение ряда лет в нашей стране выделялось пять типов научно-технических организаций:

· институты - организации, специализированные на фундаментальных исследованиях и ответственные за развитие в определенной области науки;

· научно-исследовательские институты - отраслевые организации, специализированные на прикладных исследованиях и ответственные за научно-технический уровень определенной отрасли производства или научно-техническое направление;

· проектные, конструкторские, технологические организации, институты технико-экономических исследований - отраслевые организации, специализированные соответственно на конструкторских, технологических, проектных (для строительства) или организационных разработках, ответственные за эффективность продукции, технологии, проектов, организации производства в данной отрасли. Сюда же могут быть отнесены организации обслуживающие те или иные институты;

· монтажно-наладочные управления, организационно-технические, а также центры НОТ, специализированные на освоении разработок;

· институты научно-технической информации и другие организации, занятые распространением нововведений.

Эти организации можно классифицировать также по подчиненности, масштабам деятельности (межотраслевые, отраслевые, подотраслевые, региональные), широте профиля (специализированные на одной фазе цикла, комплексные, выполняющие несколько фаз цикла, научно-производственные комплексы).



Заключение

Прогрессивное развитие средств информационных технологий, позволяет внедрять в делопроизводство элементы «безбумажной» технологии, информационный обмен осуществляется с помощью электронных коммуникационных средств, хранение и обработка информации - с помощью персональных компьютеров и периферийных средств, копирование и тиражирование офисной документации с помощью современного копировального оборудования.

Сейчас, в условиях многократно возрастающих каждый год информационных потоков, уже практически невозможно вообразить четкое взаимодействие банковских структур, торговых и посреднических фирм, государственных учреждений и других организаций без современной вычислительной техники и компьютерных сетей. В противном случае пришлось бы содержать гигантский штат обработчиков бумажных документов и курьеров, причем надежность и быстрота функционирования такой системы все равно была бы значительно ниже предоставляемой модемной связью и компьютерными сетями. А ведь каждая минута задержки в пересылке важных информационных сообщений может вылиться в весьма ощутимые денежные потери и имидживые крахи.

В настоящей курсовой работе мы рассмотрели современные технические средства, используемые при создании и обработке документа, изучили способы документирования информации, классифицировали типы и виды документов, рассмотрели разновидности носителей документов, описали некоторые способы тиражирования документов, а так же выявили особенности применения средств телекоммуникаций.

Таким образом, цель изучения особенностей использования современных технических средств обработки документов в делопроизводстве, достигнута.

Список используемой литературы

1. ПРИКАЗ Росархива от 29.12.2001 N 101 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ И ВНЕДРЕНИИ "ОСНОВНЫХ ПРАВИЛ РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"

2. «Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ» от 11.03.97 Росархива

3. Федеральный Закон № 19 от 18 января 2007 г. «Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (изменениям утверждены приказом Министерства культуры Российской Федераций от 16 февраля 2009 г. № 68, зарегистрированым в Минюсте РФ 05.05.2009, регистрационный № 13893)

4. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями)

5. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями)

6. 300knig.ru

7. archivesjournal.ru

8. base.garant.ru

9. profiz.ru

10. sekretarskoe-delo.ru

11. rusarchives.ru

12. Кошелева Е.А. Научно-техническая обработка документов №5 2003 Делопроизводство

13. «Основных правил работы архивов организаций» 2002 года

14. Основные правила работы архивов организаций Росархива, ВНИИДАД. М., 2004.

Размещено на Allbest.ru

...