Особенности применения информационных технологий в управленческой деятельности ООО "Превокс Моторс"

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Стремительный рост и дифференциация спроса на все виды информации, в том числе научную, техническую и в большей степени экономическую, а также повышение требований к содержанию и формам представления данных являются серьезными стимулами развития рынка информационных и коммуникационных технологий. Именно владение достоверной и актуальной информацией вместе с умением эффективно применять адекватные методы и средства ее сбора, преобразования и передачи служит основой успешной деятельности любых предприятий и организаций, независимо от их организационно- правовой формы.

Коренные преобразования в экономической среде, переход от административно-командных к экономическим методам управления, развитие предпринимательской деятельности и рыночных структур. А также необходимость быстрого принятия решений привели к существенным изменениям в потоках информации, организационных формах и методах обработки и представления данных. Большинство пользователей отказались от услуг, предоставляемых крупными вычислительными центрами. С появлением персональных компьютеров, удобной и компактной оргтехники их услуги оказались невостребованными в силу ряда причин, в том числе организационных, технических и экономических.

Информация осознана современным обществом как необходимое условие для любой целесообразной деятельности. Она становится важнейшим стратегическим ресурсом. Наибольший экономический и социальный успех сегодня сопутствует тем странам, которые активно используют современные средства коммуникаций, информационных технологий и их сетевые приложения: электронную почту, дистанционное обучение, мультимедиа, телевидение, визуализацию, моделирование, компьютерную графику, телеконференции и многое другое. Доступная для оперативного воспроизводства средствами компьютерной обработки информация превращается в важнейший фактор социального развития общества. В настоящее время наиболее развитые страны мира находятся на завершающей стадии индустриального этапа развития общества и перехода к следующему этапу, который назван информационным.

Начальным и конечным пунктом работы менеджера является информация и различные справочные материалы. Информационные технологии имеют большое значение для менеджеров, ведь основу их труда составляет именно информация.

Предметом исследования данной работы являются информационные технологии и как они могут быть использованы в управленческой деятельности, организации ООО «Превокс Моторс».

1. Справка о месте прохождения практики, характер выполняемой работы

«Превокс Моторс» - официальный дилер Форд - осуществляет продажу полного модельного ряда новых автомобилей Форд.

Сервисный центр «Превокс Моторс» предлагает техническое обслуживание и ремонт автомобилей, а также поставляет оригинальные запчасти для автомобилей Форд.

Виды выполняемых сервисных работ:

§ Все виды диагностики и ремонта;

§ Ремонт двигателей и коробок передач;

§ Ремонта кузова любой сложности;

§ Исправление геометрии кузова на стапеле;

§ Подбор красок в собственной лаборатории;

§ Ремонт и заправка кондиционеров;

§ Очистка форсунок бензиновых двигателей ультразвуком с оценкой качества очистки;

§ Установка аудио аппаратуры;

§ Установка сигнализации;

§ Установка парковочного радара;

§ Установка дополнительных отопителей и предпусковых подогревателей;

§ Бесплатная эвакуация при ДТП;

§ Тонировка стекол;

§ Химчистка салона;

§ Восстановительная полировка кузова с нанесением защитного покрытия;

§ Полировка фар;

§ Очистка/дезинфекция кондиционера.

2. Структура отдела, место прохождения практики

Для прохождения производственной практики был выбран отдел информационных технологий, на должности помощник руководителя отдела.

Мои должностные обязанности это руководство любой деятельностью, связанной с обслуживанием вычислительной техники; контролирует процесс подбора, установки, поддержки программного и аппаратного обеспечения; контролировать связи компании с партнерами, предоставляющими услуги в сфере IT; руководить процессом подбора, обучения специалистов отдела, анализирует результаты их деятельности; руководит процессом обучения сотрудников.

В штат отдела информационных технологий входят.

· Специалист по сетевому обеспечению.

· Системный аналитик.

· Программист.

· Системный администратор.

· Специалист по поддержке пользователей.

· Руководитель отдела информационных технологий.

Специалист по сетевому обеспечению определяет возникающие в ходе работы сети проблемы; анализирует требования пользователей; координирует процесс наладки и поддержки сетевого оборудования; обеспечивает совместимость программного и аппаратного сетевого обеспечения; готовит бюджет в подотчетной сфере и обеспечивает эффективное использование ресурсов; руководит менее квалифицированным техническим персоналом.

Системный аналитик проводит анализ требований пользователей для определения конфигурации программного и аппаратного обеспечения; готовит технические спецификации, технические отчеты по поддержке программного и аппаратного обеспечения; координирует процесс испытаний и ввода в эксплуатацию ИТ обеспечения; проводит анализ комплексных вопросов программирования касательно модификации кода уже существующих программ и создания кода для новых программ.

Программист решает комплексные вопросы программирования, касающиеся модернизации, модификации уже существующего кода либо создания нового кода; готовит графики и диаграммы рабочего процесса; устанавливает последовательность проведения операций по вводу и компьютерной обработке данных; контролирует проведение тестирования и отладки программного обеспечения.

Системный администратор производит установку программного и аппаратного обеспечения; осуществляет мониторинг и оптимизацию работы операционных систем вычислительной техники; определяет проблемы в программном обеспечении; анализирует требования пользователя, оценивает дополнительные возможности по улучшению работы программного обеспечения.

Специалист по поддержке пользователя отвечает за установку и проведение диагностики программного и аппаратного обеспечения; предоставляет техническую поддержку и консультации конечным пользователям; несет ответственность за организацию ремонта компьютерной техники; обеспечивает наличие расходных материалов для компьютерной и оргтехники; консультирует пользователей по техническим вопросам.

Предприниматели и менеджеры должны четко понимать возможности эффективного использования информационных технологий в бизнесе и управленческой деятельности. Информационная технология представляет собой технологическую цепочку которая охватывает вес предприятие в целом, где сбор, обработка, хранение, передача и отображение информации находятся в гармоничном единстве. Когда данная цепочка функционирует, то снижается трудоемкость процессов использования информационного ресурса и повышается их надежность и оперативность.

Многие факторы влияют на успех предпринимательской деятельности, и если работа информационных технологий в организации будет налажена, то это существенно повлияет на успех всей работы предприятия.

3. Используемые информационные системы управления в компании ООО «Превокс Моторс»

информационный организационный менеджер должностной

Сфера информационного менеджмента -- совокупность всех необходимых для управления решений на всех этапах жизненного цикла предприятия, включающая все действия и операции, связанные как с информацией во всех её формах и состояниях, так и с предприятием в целом. При этом должны решаться задачи определения ценности и эффективности использования не только собственно информации (данных и знаний), так чтобы каждый менеджер получал только релевантную информацию, но и других ресурсов предприятия, в той или иной мере входящих в контакт с информацией: технологических, кадровых, финансовых и т.д., преподаётся как инновационная специальность.

В компании ООО «Превокс Моторс» используются такие системы как:

- ERP система Microsoft Dynamics NAV;

- СУБД SQL SERVER;

- 1C предприятие;

- программы клиент - банк;

- различные приложения и текстовые редакторы;

- консультант плюс.

Основной информационной системой управления компанией является система планирования ресурсов предприятия Microsoft Dynamics NAV.

Система Microsoft Dynamics NAV была запущена на предприятия в апреле 2010 года и функционирует уже больше года.

Microsoft Dynamics NAV -- интегрированная комплексная система управления предприятием. Она объединяет возможности финансового управления, анализа состояния бизнеса, управления производством, дистрибуцией, электронной коммерцией и взаимоотношениями с клиентами. Легкое в использовании, это решение помогает вам повысить эффективность деятельности вашей компании, уровень обслуживания и степень удовлетворенности ваших клиентов.

Почти 70 000 предприятий во всем мире выбрали Microsoft Dynamics NAV.

Microsoft Dynamics NAV -- гибкое решение, адаптируемое к специфике вашего бизнеса. Благодаря данной системе работа ваших сотрудников становится продуктивнее, они заняты выполнением своих обязанностей и не отвлекаются на технические проблемы.

На базе Microsoft Dynamics NAV создано множество отраслевых решений. Это - идеальное решение для компаний со сложными бизнес-процессами, нуждающихся в комплексной автоматизации. Оно весьма популярно на предприятиях из сферы торговли и дистрибуции, профессиональных услуг и производства.

Microsoft Dynamics NAV содержит мощные инструменты бухгалтерского учета, бизнес анализа, управления финансами и товарно-материальными потоками. Система позволяет организовывать эффективный кадровый, складской и производственный учет, а также расчет заработной платы. Методы ведения финансового и налогового учета, реализованные в Microsoft Dynamics NAV, полностью соответствуют российскому законодательству и практике российского бизнеса.

За счет своей открытой архитектуры стандартную версию системы или отраслевое решение можно с легкостью модифицировать под специфику именно любого бизнеса.

Предназначенная для компаний среднего и малого бизнеса, система Microsoft Dynamics NAV доступна в приобретении и проста для внедрения. Обладая мощной функциональностью, система не предъявляет высоких требований к ИТ инфраструктуре предприятия. Решение легко интегрируется со всеми используемыми в вашей компании серверными и офисными приложениями Microsoft, и не требует специальных знаний от пользователей и ИТ специалистов, занимающихся ее поддержкой.

Благодаря оптимальному соотношению «цена/качество», эффективной методологии внедрения и высокому уровню поддержки, система Microsoft Dynamics NAV получила огромную популярность среди небольших и средних компаний. Типовое количество одновременно работающих (конкурентных) пользователей на предприятиях, использующих систему, составляет от 5 до 50, но существуют инсталляции, в которых количество конкурентных пользователей исчисляется сотнями.

Система Microsoft Dynamics NAV официально признана влиятельными аналитическими, сертифицирующими и государственными организациями в ряде стран:

Россия. Сертификат Института профессиональных бухгалтеров России о соответствии Microsoft Dynamics NAV требованиям российского бухучета.

США. Рейтинг «5 звезд» издания CPA Software News в категории «Финансовое и производственное ПО для среднего бизнеса».

Канада. Microsoft Dynamics NAV - № 1 по итогам Canadian Software Survey Report.

Великобритания. Победитель в категории «Финансовое ПО для среднего бизнеса» по версии авторитетного компьютерного издания Accountancy Age.

Новые возможности Microsoft Dynamics NAV 5.0.

Система Microsoft Dynamics NAV продолжает динамично развиваться. В очередной версии системы появились новые возможности, отвечающие вашим потребностям и требованиям современной экономики. Производительность решения повышена, интеграция с другими серверными и офисными приложениями корпорации Microsoft стала еще более тесной. Вы можете совершенствовать бизнес-процессы и повышать эффективность управления предприятием без существенных доработок платформы.

Новая и улучшенная функциональность приложения.

В Microsoft Dynamics NAV 5.0 документооборот, сопровождающий продажи и закупки, автоматизирован и использует систему уведомлений, что существенно сокращает период утверждения документов. Функция «Предоплата» позволяет автоматически создавать счета на основании заказов и сумм, заданных в относительных или абсолютных значениях, и контролировать их прохождение.

Модуль «Работы» претерпел значительные изменения -- усовершенствованы управление проектами с фиксированной ценой, трассировка товара и возможность оперативного контроля. Благодаря обработке сервисных заказов можно прогнозировать ожидаемый расход комплектующих, управлять актуальным промежуточным складом и рассчитывать суммы счетов к выставлению. Доступ к истории продаж и закупок теперь может осуществляться из карточек клиента и поставщика. Пользователи могут видеть открытые и проведенные документы.

Новые возможности интеграции с продуктами Microsoft.

Экспорт в открытый формат Microsoft Office XML позволяет легко передавать информацию между Microsoft Dynamics NAV и такими приложениями, как Microsoft Office Word или Excel, полностью сохраняя стилевое оформление. Благодаря непрерывной синхронизации данных Microsoft Office Outlook и Microsoft Dynamics NAV ваши контакты, задания и планы всегда актуальны.

Благодаря новой масштабируемой и расширяемой платформе для мобильных решений вы можете использовать существующие мобильные приложения Microsoft, например, «Мобильные продажи», или разработать ваши собственные приложения с помощью Mobile Development Tools.

Улучшение производительности.

Методология быстрого внедрения решения на базе Microsoft Dynamics NAV стала составной частью продукта и включает в себя мощные средства, облегчающие процесс внедрения решения и не требующие серьезных трудозатрат ваших специалистов. Усовершенствованный клиент C/SIDE включают в себя поддержку протокола SMTP и новые функции языка C/AL.

Улучшена производительность работы с СУБД Microsoft SQL Server. Усовершенствована технология динамического раскрытия итогов (SIFT) с индексированными представлениями, а также функция «Массовая вставка».

4. Нововведения в ООО «Превокс Моторс»

За время прохождения моей практики в ООО «Превокс Моторс» нашему отделу была поставлена задача, автоматизировать процессы взаимодействия сотрудников салона автомобилей с клиентами компании. Автоматизация процессов также включала в себя контроль над взаимоотношениями.

Для решения задачи было организовано собрание сотрудников отдела информационных технологий с руководителем салона автомобилей и коммерческим директором компании. Сотрудниками нашего отдела были предложены различные предложения для решения данной задачи.

В конечном итоге было принято решение, предложенное мной, использовать CRM систему, которая входит в один из модулей Microsoft Dynamics NAV.

Система управления взаимоотношениями с клиентами (или CRM, сокращение от англ. Customer Relationship Management System) -- корпоративная информационная система, предназначенная для автоматизации стратегий взаимодействия с заказчиками компании, в частности, для повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов путём сохранения информации о клиентах и истории взаимоотношений с ними, установления и улучшения бизнес-процедур и последующего анализа результатов. Под термином «CRM-система» понимается прикладное программное обеспечение, предназначенное для реализации CRM.

В течение рабочей недели нам удалось запустить CRM модуль и обучить сотрудников салона его использовать.

Сегодня использование CRM систем достигает нескольких целей - с их помощью привлекаются новые и удерживаются уже существующие клиенты, значительно снижаются затраты и повышается производительность труда. А значит, использование CRM-систем позволит увеличить объем продаж продукции компании и принесет ей больше прибыли. Помимо этого, повышается точность прогнозирования продаж компании, то есть предоставляемая системой информация поможет оценить вероятность заключения конкретной сделки, эффективно управляя тем самым денежными средствами компании и распределяя их. А автоматизация циклов продаж, которую дает использование CRM-систем, повышает процент именно успешных сделок, благодаря этому, работа с CRM-системой будет легко доступна даже недавно пришедшим на рынок компаниям.

Если в компании реализована CRM-система, то в этом проекте для наибольшей эффективности кроме руководителей должны принимать участие все ее сотрудники, взаимодействующие с клиентом даже на одном этапе из общего цикла его обслуживания.

Использование системы CRM в автосалоне компании ООО «Превокс Моторс» показало свою эффективность. За небольшой период времени отзывы о компании улучшились. Увеличились продажи автомобилей на пятнадцать процентов.

Заключение

За время прохождения практики я научился:

- Выполнять организационно-технические работы по информационному обеспечению деятельности предприятия;

- Принимать и регистрировать поступающую корреспонденцию и направлять ее в структурные подразделения предприятия;

- Отправлять исполненную документацию по адресатам;

- Создавать и использовать отчеты в системе Microsoft Dynamics NAV;

- Обеспечивать сохранность управленческой информации находящейся на файловом сервере компании.

Использование современных информационных технологий для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Подобная автоматизация позволяет:

- повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных;

- улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур;

- снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации;

- изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях;

- обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления;

- руководителям среднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов;

- повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом;

- гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации; и многое другое.

Важно отметить, что автоматизация -- не самоцель, а целенаправленная перманентная деятельность по рационализации и оптимизации организационно-штатной структуры предприятия и его бизнес-процессов.

Автоматизация дает значительно больший эффект при комплексном подходе. Частичная автоматизация отдельных рабочих мест или функций способна решить лишь очередную "горящую" проблему. Однако при этом возникают и отрицательные эффекты: не снижаются, а порой даже увеличиваются трудоемкость и затраты на содержание персонала; не устраняется несогласованность работы подразделений.

Изменения, возникающие под влиянием информационных технологий, настолько всеобъемлющи, что возникает естественный вопрос: «Что же собственно происходит?» Совершенно очевидно, что информационные технологии при всей своей революционности не отменили производственного процесса, не ликвидировали конкурентов и не отняли у человека право принимать решения. Объект управления - фирма не перестала существовать, даже если она стала виртуальной, внешнее окружение продолжает существовать и даже возросло, необходимость находить решения слабоструктурированных задач осталось. Скорее можно говорить об интенсификации всех процессов в информационном веке. Изменился инструментарий в управлении фирмой, но зато настолько сильно изменился, что повлиял на все процессы, к которым имеют отношение менеджеры: планирование, организацию, руководство и контроль.

Список использованных источников

1. Международный компьютерный еженедельник Computer World Россия 18 марта 2010 №112.

2. Грабауров В.А., «Информационные технологии для менеджеров». - М.: Финансы и статистика, 2008.

3. Федоров Б., Макаренко В. Внедрение информационных технологий в систему управления предприятием // Персонал Микс. - 2002. - №1.

4. Статив Ж.Г. «Управление персоналом», Учебное пособие. -- М.: МГИУ, 2004. -- 192 с.

5. Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. «Управление внедрением информационных систем»: - издательство "БИНОМ. Лаборатория знаний", 2008.

Размещено на Allbest.ru