Моделирование бизнес-процессов в ООО "Вектор Групп"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Усиление конкуренции в розничной торговле в связи с кризисом вынуждает даже небольшие торговые предприятия обратить пристальное внимание на стандартизацию и автоматизацию бизнес-процессов и учета товара в целом. По наблюдениям за работой персонала в магазине, по выкладке товара, по атмосфере, царящей в магазине - зачастую можно определить - стандартизована работа магазина или нет. Безусловно, что наличие и соблюдение стандартов бизнес-процессов товародвижения повысит эффективность розничного магазина. Конечно, не все можно стандартизировать, но процессы, которые происходят с определенной периодичностью - стандартизировать нужно. Наличие стандартов не позволит персоналу принимать решения, основанные на их личной интуиции или мнении.

Актуальность работы определяется тем, что современные предприятия вынуждены постоянно заниматься улучшением своей деятельности. Это требует разработки новых технологий и приемов ведения бизнеса и, конечно, внедрения новых, более эффективных методов управления и организации деятельности предприятий.

Имея модель работы предприятия, всех его бизнес-процессов, сориентированных на конкретную цель, мы можем открыть возможность его совершенствования. Анализ предприятия как модели - это удобный способ ответа на вопрос, что необходимо и достаточно для достижения конкретной поставленной цели.

Целью работы является систематизация знаний о компании и ее бизнес-процессах, выявление недостатков в существующей деятельности, выбор и реализация стратегии автоматизации.

1. Общая характеристика ООО «Вектор Групп»

Общество с ограниченной ответственностью "Вектор Групп" - одна из крупнейших оптовых компаний Центрального региона, филиалы работают в Смоленской, Орловской, Тульской, Липецкой, Курской, Рязанской и др. областях. ООО "Вектор Групп" - официальный дистрибьютор известных производителей бытовой химии, продуктов, парфюмерии и косметики: Colgate-Palmolive, Henkel, Unilever, Schwarzkopf, Beiersdorf, "Свобода", "Невская Косметика», и т.д.

Основной принцип организации работы - централизованное управление с главным офисом в г. Калуга. На текущий момент ООО «Вектор Групп» развивается экстенсивно, одновременно снижая издержки и повышая рентабельность каждого филиала.

Основная цель деятельности фирмы - получение прибыли путем расширения рынка товаров и услуг. В настоящее время «Вектор Групп» предлагает следующую продукцию:

1. Бытовая химия;

2. Косметика;

3. Парфюмерия;

4. Бытовая техника;

5. Средства личной гигиены;

6. Одежда (нижнее белье, пижамы, носки, колготки и т.п.);

7. Продукты питания;

8. Воды;

9. Соки;

Потребителями организации «Вектор Групп» являются все слои населения. На складах предприятия продаются товары как для потребителей с высокими доходами, так и для покупателей, имеющих средний доход.

1.1 Организационная структура предприятия

Для правильного моделирования бизнес-процессов необходимо начать с организационной структуры предприятия. Отсутствие четкой организационной структуры несет следующие недостатки:

- множество задублированных функций;

-размытая ответственность персонала;

-чрезмерные затраты на содержание персонала;

-отсутствие мотивации персонала и его слабая производительность.

Для эффективной работы организации важно четко и ясно определить функциональные обязанности и полномочия, а также их взаимоотношения. Существуют три метода определения обязанностей и полномочий и их передачи в рамках организации [12].

Каждый сотрудник компании должен понимать, что ожидается от него, какими полномочиями он обладает, какими должны быть его взаимоотношения с другими служащими. Это достигается с помощью схемы организации, дополненной соответствующими справочниками (инструкциями), и распределения обязанностей.

При построении таких схем необходимо учитывать следующее: схема дает лишь общие контуры структуры организации; она должна быть доступна для понимания, содержать минимальное количество деталей; не существует стандартных построений организационной структуры, каждая фирма имеет свои особенности. Схема должна отражать реальную структуру фирмы и не являться своего рода теоретическим стандартом. Если схему трудно составить, то причина может заключаться в том, что с течением времени ее структура стала неэффективной, громоздкой, а линии взаимоотношений стали искаженными [13].

Рассмотрим ниже организационную структуру ООО «Вектор Групп». Начнем с самого верхнего звена - генерального директора ООО «Вектор Групп». В его подчинении находятся:

- помощник генерального директора;

-заместитель директора по административно-хозяйственной части;

-заместитель генерального директора по безопасности;

-коммерческий директор;

-финансовый директор;

-главный бухгалтер;

-директор сервисного центра.

Схема представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 - Подчиненные генерального директора

организационный автоматизация бизнес стратегический

Целью любого предпринимателя является извлечение прибыли путем осуществления своей деятельности, в данном случае, реализации товаров и услуг. Поэтому продажи товаров или услуг являются ключевым моментом в деятельности организации и руководить ими должен квалифицированный специалист с большим опытом в данной области.

Задачи, которые относятся к области продаж, решает коммерческий директор. Данный руководитель является вторым человеком после генерального директора, по степени важности в компании. Ему приходится взаимодействовать практически со всеми подразделениями компании, так как организация продаж требует большого количества информации.

Схема подчинённых коммерческого директора представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 - Подчиненные коммерческого директора

Коммерческий директор ООО «Вектор Групп» имеет в подчинении следующих специалистов и структурных руководителей:

- заместитель коммерческого директора;

-руководитель отдела продаж;

-начальник отдела логистики;

-системный администратор;

-начальник юридического отдела;

-руководитель отдела закупок;

-руководитель отдела КРО.

Начальник отдела логистики взаимодействует с руководителем отдела продаж и складом. Именно от этих подразделений в отдел логистики поступает необходимая информация, которая используется для создания различных отчетов, планирования заказов и продаж.

Организационная структура управления в ООО «Вектор Групп» является линейно-функциональной и представляет собой иерархичность управления, четкое разделение труда, использование на каждой должности квалифицированных специалистов. Она основывается на принципе единства распределения поручений, согласно которому право отдавать распоряжения имеет только вышестоящая инстанция. Соблюдение этого принципа должно обеспечивать единство управления.

Такая организационная структура образовалась в результате построения аппарата управления из взаимоподчиненных органов в виде иерархической лестницы, то есть каждый подчиненный имеет одного руководителя, а руководитель имеет несколько подчиненных. Элементы структуры являются носителями определенных управленческих полномочий. Полномочия - это совокупность официально предоставленных прав и обязанностей самостоятельного принятия решений [14].

1.2 Процесс реализация товара

Процесс реализации продукции -совокупность хозяйственных операций, связанных со сбытом и продажей продукции. Его планирование начинается с обеспечения предприятия заказами, на их основе составляется план по номенклатуре, положенный в основу организации производственного процесса. Заключаются договоры с покупателями, в которых указаны ассортимент, срок отгрузки, количество и качество продукции, цена, форма расчетов. Процесс реализации товара на предприятии тесно связан с отделом продаж и сотрудниками склада.

Процесс реализации продукции можно разделить на четыре периода. Первый период фактически сводится к заключению договоров на поставку продукции. Второй включает составление плана реализации продукции и остатков нереализованной продукции на складе отдела сбыта предприятия. В третьем периоде реализации происходит отгрузка продукции потребителям. Важное значение этот период имеет при оценке выполнения обязательств по реализации продукции с учетом соблюдения предприятием условий подписанных договоров-поставок. Процесс реализации заканчивается четвертым периодом, который характеризуется поступлением денег на расчетный счет предприятия-поставщика.

На процесс реализации оказывают влияние многие факторы, среди которых можно назвать следующие:

* установленные сроки поставки продукции;

* увеличение выпуска продукции за счет прироста и улучшения использования производственных мощностей и основных фондов;

* производительность труда;

* ввод в действие новых мощностей и оборудования;

* обеспечение равномерной загрузки производственных подразделений;

* повышение серийности производства;

* количество рабочих дней в каждом квартале;

* сезонность и сменность работы;

* сезонность реализации продукции;

Организация сбыта продукции является завершающей стадией производственного цикла. В условиях рыночной экономики это один из важнейших этапов работы всего предприятия и каждого работника.

Сбыт продукции оказывает влияние на ход производства. Для создания четкой, ритмичной работы предприятия следует уделять внимание равномерному распределению объемов производства по кварталам и месяцам с тем, чтобы продукция ритмично поступала в товаропроводящую сеть. В конечном итоге результативность хозяйственной деятельности предприятия определяется выполнением договоров по номенклатуре и срокам поставок.

Процесс реализации продукции можно разделить на четыре периода. Первый период фактически сводится к заключению договоров на поставку продукции. Второй включает составление плана реализации продукции и остатков нереализованной продукции на складе отдела сбыта предприятия. В третьем периоде реализации происходит отгрузка продукции потребителям. Важное значение этот период имеет при оценке выполнения обязательств по реализации продукции с учетом соблюдения предприятием условий подписанных договоров-поставок. Процесс реализации заканчивается четвертым периодом, который характеризуется поступлением денег на расчетный счет предприятия-поставщика.

Говоря о главной цели менеджмента предприятия, следует отметить, что она неразрывно связана с главной целевой функцией управления организацией в целом и реализуется с ней в едином комплексе. Целевая функция предприятия рассматривается в рамках поведенческой экономической теории предприятий, которая исследует реальное поведение отдельных хозяйствующих субъектов. С развитием микроэкономической теории менялись подходы и к определению главной цели функционирования предприятий и разрабатывались разные модели. Модель максимизации прибыли базируется на теоретических подходах классической экономической теории, на выводе А. Смита о том, что максимизация прибыли отдельных субъектов хозяйствования ведет к максимизации всего общественного благосостояния. Для оценки реального результата хозяйственной деятельности предприятия было введено понятие «экономической прибыли», которое представляет собой разность между суммой доходов предприятия, с одной стороны, и суммой как внешних, так и внутренних его текущих издержек, с другой в рыночных условиях максимизация прибыли выступает одной из важнейших задач деятельности предприятия или как критерий оценки эффективности использования его капитала (активов).

Следующая модель -- модель минимизации трансакционных издержек -- базируется на теоретических подходах неоинституционализма.

Р. Коуз впервые ввел понятие «трансакционные издержки», которые определил, как расходы по обслуживанию сделок на рынке. Позднее к ним начали относить любые виды затрат, сопровождающих хозяйственное взаимодействие экономических агентов, где бы оно ни осуществлялось на рынке или внутри предприятия. Модель максимизации объема продаж является одной из наиболее известных целевых альтернатив модели максимизации прибыли, пользующейся широкой практической поддержкой. Данный критерий наилучшим образом отражает результаты деловой активности предприятия, результаты реализации не только экономической, но и социальной миссии предприятия, направленной на обеспечение потребностей покупателей в товарах . Рост объема продаж требует не только активизации маркетинговых усилий предприятий, но и постоянных изменений в технологии реализации товаров. Модель максимизации темпов устойчивого роста организации базируется на одной из современных концепций теории предприятия. В составе этой модели в отличие от предыдущей присутствуют темпы роста операционной прибыли предприятия, и основные пропорции распределения этой прибыли. Преимуществом данной модели является ее четкая нацеленность на стратегическую перспективу, обеспечение.

В современной экономике в состав трансакционных издержек включают затраты ресурсов и времени, связанные с поиском и обработкой коммерческой информации о поставщиках и покупателях, необходимых товарах и услугах, ценах; затраты, связанные с осуществлением коммерческих переговоров; затраты, связанные с приемкой и проверкой продукции по количеству и качеству; другие виды издержек, связанные с обслуживанием коммерческих сделок.

Моделирование бизнес-процессов на предприятиях розничной торговли в процессе развития предприятия устойчивого формирования его доходов и прибыли. Широкое развитие в системе стратегического менеджмента получила модель обеспечения конкурентных преимуществ. Отличительной чертой данной модели является то, что она отражает результаты деятельности практически всех его основных служб. Конкурентные преимущества могут быть достигнуты за счет повышения качества товаров и услуг, разработки нового продукта, оптимальной ценовой политики, эффективных маркетинга и логистики, снижения издержек, использования прогрессивных технологий и инструментов, эффективной организационной структуры управления. Модель максимизации добавленной стоимости позволяет обеспечивать максимизацию экономических интересов сотрудников, менеджеров и собственников предприятия, формируя достаточный уровень вознаграждения всех подразделений предприятия и сглаживая противоречия между ними. Этот критерий носит долгосрочный характер, т.е. легко моделируется в стратегической перспективе. Модель максимизации рыночной стоимости предприятия отражает концептуальную идею о том, что основной функцией организации является максимизация благосостояния его владельцев.

Определив миссию предприятия, сформулировав цели предприятия, выделив основные группы потребителей и их потребности, проанализировав поставщиков, реализуемых предприятием товаров, конкурентов, определив ключевую компетенцию предприятия следует перейти к идентификации всех бизнес-процессов и контуров управления (выступающих на начальном этапе в свернутом виде в виде перечня функций, реализуемых предприятием).

Роль, которую играет розничная торговля в системе общественного воспроизводства, предполагает выполнение соответствующего ряда функций. Некоторые ученые все выполняемые функции рыночной торговли объединяют в две группы [2]. Ключевая компетенция -- это те бизнес-процессы, ноу-хау, опыт и умение, которые напрямую связаны с миссией предприятия и не могут быть переданы на сторону или субподрядчику без существенного ослабления самого предприятия. Стратегическое планирование позволяет идентифицировать функции и процессы, составляющие ключевую компетенцию предприятия.

Первая группа так называемых торговых (коммерческих) функций включает в себя: изучение спроса потребителей на реализуемые товары, оформление заявок для поставщиков на завоз товаров, формирование товарного ассортимента, рекламу товаров и услуг.

Ко второй группе можно отнести технологические функции: прием поступивших на предприятие товаров по количеству и качеству, обеспечение хранения товаров, выполнение операций, связанных с производственной доработкой товаров (фасовка, упаковка), внутрифирменное перемещение, размещение товаров в торговом зале, осуществление продажи товаров покупателям.

Другие ученые к наиболее значимым функциям рыночной торговли относят:

1.планирование ассортимента реализуемой продукции, удовлетворяющего спрос избранного сегмента рынка;

2.закупку товаров у производителей и на предприятиях оптовой торговли крупными партиями;

3.транспортировку закупленных товаров на склады предприятия;

4.приемку и хранение закупленных товаров на складе предприятия;

5.подсортировку, подработку и подготовку товаров к реализации;

6.организацию размещения товаров на торговом оборудовании;

7.консультирование и обслуживание покупателей в процессе продажи потребительских товаров;

8.организацию продажи товаров конечным покупателям;

9.формирование комплекса послепродажных услуг для потребителей товаров;

10.сбор и обработку информации о потребительском рынке;

11.исследование конъюнктуры потребительского рынка, на котором функционирует данное ПРТ;

12.финансирование торговых операций;

13.принятие на себя части риска, связанного с реализацией товаров потребителям;

14.рекламу и стимулирование сбыта товаров.

Основные параметры выполняемых предприятием функций (их объем и характер) зависят от соотношения факторов:

1.особенности потребительского рынка, на котором функционирует предприятие (количество реальных и потенциальных покупателей предприятия, их уровень доходов и структура потребностей и т.д.);

2.специфика продукции, реализуемой предприятием (характер спроса на реализуемую продукцию, уровень цен, качества и технической сложности и т.д.);

3.специфика самого предприятия (размер и территориальное расположение предприятия, этап его жизненного цикла, цели и организационная структура предприятия и т.д.).

Далее в бизнес-модели необходимо закрепить зоны ответственности за выполняемые функции.

В основе этой технологии лежат два инструмента моделирования: классификаторы и матричные проекции [4]. Классификаторы представляют собой точные иерархические списки элементов модели. Каждый из элементов может быть охарактеризован набором дополнительных атрибутов. Количество таких списков-классификаторов определяется целью построения модели.

Фактически классификаторы представляют собой набор управленческих регистров, содержащих преимущественно не количественную информацию, совокупность которых задает систему координат для описания деятельности предприятия. То есть для получения полной картины бизнеса, кроме привычных для бухгалтерского учета регистров, выработанных в плане счетов и отражающих только финансово-хозяйственную деятельность, вводятся дополнительные регистры, которые отражают другие объекты учета. Матричная проекция (матрица) -- это два классификатора, элементы которых имеют установленные связи друг с другом. Назначение проекций -- задать систему отношений между классификаторами бизнес-модели [5]. Так же как пространственный объект любой сложности (например, здание) может быть представлен конечным числом двумерных (плоских) проекций-- чертежей, так и несколько матриц дают возможность строить многомерные структурные описания системы, делают сложные конструкции обозримыми и документируемыми [6].

Каждое предприятие пронизано сложнейшей системой отношений и связей, тем не менее все задачи принятия решений по закреплению ответственности, средств и т.п. решаются методом парных проекций регистров-классификаторов с последующим выводом многомерных отчетов.

В терминологии процессного моделирования эта операция называется «назначить владельцев процессов».

Например, для построения организационно-функциональной модели применяется всего несколько классификаторов:

1.основные направления деятельности, группы продуктов и услуг предприятия;

2.ресурсы, потребляемые предприятием в ходе своей деятельности;

3.бизнес-процессы, поддерживаемые предприятием;

4.организационные звенья предприятия.

Пример описания структуры внешних взаимодействий предприятия на 0-уровне на основе технологии функционального структурного моделирования в нотационном соглашении ID F0.

Выделив логистические бизнес-процессы из модели деятельности всего ПРТ, мы получим бизнес-процесс А3 «Транспортные перевозки и управление складом» и далее представим его декомпозицию. Она включает в себя основные функциональные элементы складской и транспортной частей логистической системы ПРТ и состоит из девяти основных функциональных блоков.

Каждый логистический бизнес-процесс современного ПРТ находит свое отражение в логистическом бюджете ПРТ. В разработанной системе логистических бизнес-процессов мы включили его в состав бизнес-процесса А31. Однако обычно бюджетирование на ПРТ входит в состав общего бизнес-процесса предприятия «Финансирование деятельности и расчеты по обязательствам».

Входами бизнес-процесса А3 «Транспортные перевозки и управление складом» являются: данные для подготовки бюджета логистики, заявки на доставку, информация о перевозчиках, товар. Выходами процесса являются: возврат товаров, доставка товаров, документы на груз, отчет о доставке, логистический бюджет.

Управление:

*стратегия логистики предприятия; нормативные документы и распоряжения;

*алгоритм контроля качества и количества товара;

*заявка на размещение на складе; алгоритм оптимального размещения товаров на складе;

* заявка на инвентаризацию;

*заявка на отправку товаров в торговые залы предприятия.

Механизмы и исполнители: служба логистики предприятия. Основные информационные объекты процесса -- товары.

В современном мире достаточно внимательно посмотреть на любое предприятия -- от уличного ларька до крупной сети чтобы обнаружить, что деятельность любого предприятия состоит из огромного количества повторяющихся бизнес-процессов, каждый из которых представляет собой последовательность действий и решений, направленных на достижение определенной цели. Прием заказа клиента, доставка товара клиенту, начисление зарплаты сотрудникам --всё это бизнес-процессы. На основе технологии функционального структурного моделирования ID F0 мы разработали и идентифицировали основные логистические бизнес-процессы предприятия верхнего уровня. Это и дальнейшая декомпозиция, и регламентация бизнес-процессов позволяет сделать логистические функции предприятия более наглядными (прозрачными), увязанными со всей системой функций ПРТ, «готовыми» к анализу (управлению, улучшению).

Информация о перевозчиках, формализация бизнес-процессов предприятия, в том числе логистической системы предприятия в формате бизнес-процессов, носит достаточно обобщённый характер и в ряде конкретных практических случаев может нуждаться в дополнительной декомпозиции и уточнении. Однако при этом необходимо отметить, что при формализации определяющее значение имеет задание цели. В нашем случае «цель» определялась как обеспечение понимания структуры и динамики логистических бизнес-процессов предприятия в системе общих процессов предприятия (что и обеспечивает дальнейшую интеграцию логистической системы предприятия в управленческий контур предприятия) и она успешно достигнута.

2. Методология IDEF0

В данной работе, я буду моделировать бизнес процесс с помощью методологии IDEF0. Рассмотрим, что из себя представляет IDEF0.

IDEF0 был разработан в США на основе методологии структурного анализа и проектирования SADT. Разработан был для проектирования и описания процессов происходящих на предприятии.

Основным объектом IDEF0 является объект Activity - четырехугольник. Служит он для описания функции, работы или процесса в организации. На верхнем уровне построения бизнес-модели, каждый процесс на предприятии может быть представлен как "Черный ящик" который преобразует входные ресурсы в выходные ресурсы.

Вторая составляющая IDEF0 - это стрелки. Стрелки, входящие в процесс слева служат для описания потоков информации, ресурсов или документов. Т.е. это ресурсы над которыми будут производится действия. Результат этих действий над ресурсами, стрелки с права. Т.е. Это результат полученный в ходе работы нашего процесса. Это может быть обработка информации, преобразование или создание какого ни будь товара или услуги, документы. Для выполнения нашего процесса также необходимы ресурсы в виде: персонала, программного обеспечения и программных продуктов, техника. Все эти основные ресурсы отображаются в IDEF0 стрелками входящие снизу в процесс. Для полноценной работы нашего процесса также необходимо управление. Это может быть как распоряжения начальства, нормативные документы, ГОСТы, законы и подзаконные акты которые действуют на сферу деятельности нашего процесса. Все эти управляющие факторы обозначаются стрелками заходящими сверху в процесс. В IDEF0 при формировании через программные продукты необходимо строго соблюдать эту иерархию переменных. Каждая сторона четырехугольника процесса соответствует своему типу данных. При нарушении этих требований такая схема считается выполненной не по стандарту и является нечитаемой. Также помимо того предполагается что в IDEF0 каждый процесс должен иметь управляющую стрелку. Это логично ведь если представить, то процесс не может произойти без воздействия. Моделирование процесса в IDEF0 начинается с построения контекстной диаграммы. Эта диаграмма описывает процесс или деятельность предприятия в целом. На ней отображаются главные входные и выходные потоки, а также механизмы необходимые для управления и поддержания процесса.

Размещено на Allbest.ru