Применение информационных технологий в менеджменте

Размещено на http://allbest.ru

План

Введение

1. Классификация информации. Принципы организации информации

2. Количество и качество информации

Заключение

Список литературы

Введение

Актуальность выполнения данной контрольной работы несомненна по следующим причинам. В современном обществе наиболее ценным ресурсом считается информация. Информация является ресурсом общества наряду с такими материальными видами ресурсов, как нефть, газ, а значит, процесс ее переработки по аналогии с процессами переработки материальных ресурсов можно воспринимать как технологию.

Информация сегодня - это технологическая основа менеджмента. Современные методы управления организацией предполагают использование информационных технологий. Управление предприятием не может быть эффективным без информации. Информация является основой управленческого процесса, от того, насколько она совершенна, во многом зависит качество управления предприятием. Информационная деятельность руководителя и управленческого персонала требует от них организации процесса сбора, анализа и обработки информации, умения определять количество и качество информации.

Проблемой на современном этапе является классификация информации и именно информационных систем в управлении. Изучение данной проблемы, как мы считаем, будет иметь практическую значимость для конкретного предприятия в плане выбора вида и способа классификации информации.

1. Классификация информации. Принципы организации информации

Принятие решения на любом уровне управления всегда опирается на информацию. Особенности управленческой информации на предприятии связаны с организацией ее автоматизированной обработки, что влияет на ее организацию и классификацию. Информация в управлении представлена в информационных системах.

В большинстве случаев информация собирается, передается и обрабатывается с помощью знаков, которые могут передавать информацию при наличии соглашения об их смысловом содержании между источниками и приемниками информации. Набор знаков, для которых существует соглашение, называется знаковой системой. Однако информация как знаковая система может существовать только в определенной предметной области (финансы, кадры, техника, технология) [1].

Заданная область определяет тип предметной области и, соответственно систему знаков, которая характерна только для данной области. Для всех областей будет существовать своя знаковая (информационная) система.

По возможности числовой оценки полученных данных, различают такие виды информации, как количественная и качественная [3]. Количественная информация позволяет выразить в конкретных числовых величинах сведения о состоянии исследуемых объектов: объем выпуска, доля рынка, число занятых, размеры инвестиций Качественная информация позволяет описать состояние исследуемых объектов в качественных характеристиках: состав потребителей по полу и возрасту, социальному положению и месту жительства, способы приобретения и виды товаров и характер потребительского поведения, отношение специалистов к предмету исследования (рост - снижение, нравится - не нравится), описание приемов деятельности.

По периодичности возникновения и получения данных информация может быть[3]: Постоянная - отражает стабильные и длительное время не меняющиеся факторы среды Переменная - показывает фактические количественные и качественные характеристики функционирования как системы в целом, так и ее отдельных элементов. Эпизодическая - формируется по мере надобности, например, если понадобятся дополнительные данные о конкурентах и оценки возможности изменения цен реализуемых товаров. По назначению выделяется [3]: Справочная информация - носит ознакомительный, вспомогательный характер, отражает относительно стабильные признаки исследуемых объектов и представляется в виде системы справочников по организациям, технико-эксплуатационным характеристикам продукции, ценам, тарифам.

Рекомендательная информация - формируется в результате специальных исследований или на основе анализа данных, приводимых в печатных изданиях и коммерческих базах данных. Она содержит, например, прогнозы продажи продукции, приоритеты выбора рынков.

Сигнальная информация - возникает в ходе появления отклонений фактического поведения объектов среды от запланированного. Нормативная информация - включает нормы и нормативы различных элементов текущей деятельности организации, а также нормативные законодательные акты.

Регулирующая информация - отражает соответствующие мероприятия, выполняющиеся после установления причин отклонений с целью их устранения.

В соответствии с источниками получения различается [3]: Первичная информация - информация, собранная впервые для какой-либо конкретной цели. Первичная информация формируется непосредственно в процессе «лабораторных» или «полевых» исследований, в результате опроса (интервьюирование или анкетирование) наблюдения, эксперимента или имитационного моделирования. Вторичная информация - информация, которая уже где-то существует, будучи собранной ранее для других целей.

В соответствии со средой организации, из которой она была получена, информация делится на внешнюю и внутреннюю [3]: Внешняя - та, которая поступает из внешней среды, характеризуя её состояние. Внутренняя - поступает из внутренней среды, характеризуя её состояние.

По степени открытости выделяется [3]. Открытая информация - та, которая находится в свободном доступе. Закрытая информация - та, доступ к которой ограничен. По статусу различается. Официальная информация - та, которая содержится в официальном заявлении представителя организации, подкреплена подписью должностного лица и печатью организации, за её достоверность несут ответственность должностные лица организации. Нефициальная информация - та, которая заявлена в неофициальном порядке, личное мнение гражданина.

Управленческая информация предприятия объемна. Управление производственными, технико-технологическими, социальными и социально-экономическими процессами предприятия требует объемной системы показателей, характеризующих данные процессы [1].

Управленческая информация предприятия специфична по форме представления и отражается в виде первичных и сводных документов [1].

Управленческая информация предприятия циклична. Для большинства производственных, технико-технологических, социальных и кадровых процессов характерна повторяемость составляющих их стадий и информации, отражающей эти процессы (это позволяет созданным программам обработки информации пользоваться многократно [1].

Управленческая информация предприятия отражает результаты производственно-хозяйственной деятельности с помощью системы натуральных и стоимостных (денежных) показателей [1].

Управленческая информация предприятия специфична по способам обработки. В процессе обработки преобладают арифметические и логические (сортировка, отбор)операции, а результаты обработки представляются в виде текстовых (аналитических) документов, таблиц, диаграмм и графиков [1].

Классификацию управленческой информации можно проводить по различным критериям.

· По источникам возникновения. Информация бывает первичная производная.

· По способу фиксации информация бывает устная и документированная. По характеру фиксации данных информация бывает фиксируемая не фиксируемая

· По направлению движения различают входящую и исходящую информацию.

· По стабильности различают оперативную, переменную и условно-постоянную информацию.

· По общим функциям управления бывает плановая, учетная, аналитическая, регулирующая, координирующая информация.

· По конкретным функциям управления различают производственно-

· технологическую, бухгалтерскую, планово-экономическую, кадровую, сбытовую информацию.

· По времени возникновения различают информацию о прошлых событиях, о текущих событиях, o будущих событиях.

К дополнительным признакам классификации управленческой информации предприятия можно отнести следующие [3].

1). Принадлежность (отношение) к данной системе. Этот признак позволяет разделить сообщения на входные (договора предприятия с заказчиками), внутренние (план выпуска продукции цехом) и выходные (платежное поручение в банк).

2) Признак времени. Относительно времени события делятся на перспективные (о будущих событиях и процессах) и ретроспективные. К первому классу относится плановая и прогнозная информация (например, финансовый план). Ко второму - учетные данные.

3) Функциональные признаки. Первый функциональный признак классифицирует информацию по функциональным подсистемам предприятия (например, информация о трудовых ресурсах).

Классификация информационных систем управления (ИС) зависит от видов процессов управления, уровня управления, сферы функционирования объекта управления и его организации, степени автоматизации управления.

Базовыми классификационными признаками информационных систем управления являются следующие [2].

1. Уровень в системе управления (например, федеральный, региональный, муниципальный).

2. Область функционирования объекта управления (экономическая, социальная и иные сферы).

3. Виды процессов управления (технологические, экономические, кадровые, сбытовые процессы на предприятии).

4. Степень автоматизации информационных процессов (от ручной информационной системы до полной автоматизации управленческого процесса).

Существует классификация и по информационным критериям [2, с.19].

1. Характер обработки информации.

2. Масштаб и интеграция компонентов информационной системы.

3. Информационно-технологическая архитектура информационной системы.

По характеру обработки информации и сложности алгоритмов обработки информационные системы принято делить на два больших класса [2, с.19].

1. Информационная система для оперативной обработки данных. Это традиционные информационной системы для учета и обработки первичных данных большого объема с применением алгоритмов, фиксированной структуры базы данных (БД).

2. Информационной системы поддержки и принятия решений. Они ориентированы на аналитическую обработку больших объемов информации, интеграцию разнородных источников данных, использование методов и средств аналитической обработки (моделирование, методов прогнозирования и экстраполяции).

Возможна и системно-структурная классификация. Структура информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами. Подсистема - это часть, компонент системы, выделенный по какому-либо признаку [2].

1.Функциональные подсистемы. Данный класс выделяется в соответствии с управленческими функциями, осуществляемыми на предприятии. Например, в автоматизированный комплекс «Управление предприятием» входят следующие функциональные подсистемы: управление производством, управление персоналом, управление складом, управление финансами.

2. Предприятие. По отдельным функциональным направлениям могут выделены программы «Бухгалтерский учет», «Сбыт», «Финансы», «Персонал».

Другой функциональный признак разделяет ИС на два вида [2].

1. Информационно-поисковые системы (ИПС).

2. Системы обработки данных (СОД).

В системах организационного управления выделяют экономическую информацию, связанную с управлением людьми, и техническую информацию, связанную с управлением техническими объектами.

Экономическая информация отражает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. В связи с тем, что экономическая информация большей частью связана с общественным производством, ее часто называют производственной информацией [1]. Экономическая информация характеризуется большим объемом, многократным использованием, обновлением и преобразованием, большим числом логических операций и относительно несложных математических расчетов для получения многих видов результатной информации. Структурной единицей экономической информации является показатель. Он может быть представлен в виде:

П = (Нп*Зп),

Нп -- наименование показателя; Зп -- значение показателя [1]. Показатель представляет собой контролируемый параметр экономического объекта и состоит из совокупности реквизитов. Реквизит имеет законченное смысловое содержание и потребительскую значимость. Таким образом, реквизит -- это логически неделимый элемент показателя, отражающий определенные свойства объекта или процесса. Реквизит нельзя разделить на более мелкие единицы без разрушения его смысла. Каждый показатель состоит из одного реквизита-основания и одного или нескольких реквизитов-признаков. Реквизит-признак характеризует смысловое значение показателя и определяет его наименование. Реквизит-основание характеризует, как правило, количественное значение показателя (вес, стоимость, норма времени) [1].

Классификация по степени автоматизации.

В зависимости от степени автоматизации информационных процессов в системе управления фирмой информационные системы определяются как ручные, автоматические, автоматизированные.

· Ручные ИС характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком. Например, о деятельности менеджера в фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить, что он работает с ручной ИС.

· Автоматические ИС выполняют все операции по переработке информации без участия человека.

· Автоматизированные ИС предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру. В современном толковании в термин «информационная система» вкладывается обязательно понятие автоматизируемой системы.

· Автоматизированные ИС, учитывая их широкое использование в организации процессов управления, имеют различные модификации и могут быть классифицированы, например, по характеру использования информации и по сфере применения [1].

Классификация по характеру использования информации

Информационно-поисковые системы производят ввод, систематизацию, хранение, выдачу информации по запросу пользователя без сложных преобразований данных. Например, информационно-поисковая система в библиотеке, в железнодорожных и авиакассах продажи билетов.

Информационно-решающие системы осуществляют все операции переработки информации по определенному алгоритму. Среди них можно провести классификацию по степени воздействия выработанной результатной информации на процесс принятия решений и выделить два класса: управляющие и советующие.

Управляющие ИС вырабатывают информацию, на основании которой человек принимает решение. Для этих систем характерны тип задач расчетного характера и обработка больших объемов данных. Примером могут служить система оперативного планирования выпуска продукции, система бухгалтерского учета.

Советующие ИС вырабатывают информацию, которая принимается человеком к сведению и не превращается немедленно в серию конкретных действий. Эти системы обладают более высокой степенью интеллекта, так как для них характерна обработка знаний, а не данных.

Классификация по сфере применения

Информационные системы организационного, управления предназначены для автоматизации функций управленческого персонала. Учитывая наиболее широкое применение и разнообразие этого класса систем, часто любые информационные системы понимают именно в данном толковании. К этому классу относятся информационные системы управления как промышленными фирмами, так и непромышленными объектами: гостиницами, банками, торговыми фирмами и др.

Основными функциями подобных систем являются: оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом и снабжением и другие экономические и организационные задачи.

ИС управления технологическими процессами (ТП) служат для автоматизации функций производственного персонала. Они широко используются при организации поточных линий, изготовлении микросхем, на сборке, для поддержания технологического процесса в металлургической и машиностроительной промышленности.

ИС автоматизированного проектирования (САПР) предназначены для автоматизации функций инженеров-проектировщиков, конструкторов, архитекторов, дизайнеров при создании новой техники или технологии. Основными функциями подобных систем являются: инженерные расчеты, создание графической документации (чертежей, схем, планов), создание проектной документации, моделирование проектируемых объектов.

Интегрированные (корпоративные) ИС используются для автоматизации всех функций фирмы и охватывают весь цикл работ от проектирования до сбыта продукции.

Создание таких систем весьма затруднительно, поскольку требует системного подхода с позиций главной цели, например получения прибыли, завоевания рынка сбыта и т.д. Такой подход может привести к существенным изменениям в самой структуре фирмы, на что может решиться не каждый управляющий.

управленческий менеджмент информация

2. Количество и качество информации

Исследованием методов передачи, хранения и приема информации занимается теория информации. Инструментами служат теория случайных процессов, теория кодирования, математическая статистика, теория вероятностей. Внимание к проблеме передачи и количественной оценки информации было привлечено работами Н. Виннера и К. Шеннона, положившими начало теории информации. Этапом в теории информации явилась количественная оценка информации. Только принимая за основу новизну сведений, можно дать количественную оценку информации, так как новизна сведений является следствием неопределенности сведений об объекте, процессе, явлении, а неопределенность поддается измерению. Например, сообщение имени победившего на выборах в президенты, если было всего два кандидата, несет меньшее количество информации, по сравнению со случаем, если было всего два кандидата, несет меньшее количество информации [1].

Если понимать, что информация устраняет неопределенность, то есть незнание, то описание события или объекта формально можно рассматривать как указание на то, в каком из возможных состояний находится объект. Тогда протекание событий во времени есть смена состояний, выбранных с вероятностью из числа всех возможных. Чем выше уровень неопределенности выбора, тем требуется больший объем информации, и результат выбора имеет степень неожиданности. В теории информации, поэтому количество информации является мерой снятия неопределенности одной случайной величины в результате наблюдения за другой [4]. Если величины независимы, то количество информации равно нулю.

Простейшим случаем является выбор альтернативы из двух событий. За единицу информации целесообразно принять количество информации, заключенное в выборе одного из двух равновероятных событий. Эта единица называется двоичной единицей, или битом.

При любой неопределенности сужение области выбора вдвое дает одну единицу информации. Неупорядоченность, хаотичность может быть интерпретирована в смысле того, насколько мало известно наблюдателю о данной системе.

Ученый Клод Шеннон предложил связать количество информации, которое несет в себе некоторое сообщение, с вероятностью получения этого сообщения.

Вероятность p - количественная априорная (известная до проведения опыта) характеристика одного из исходов (событий) некоторого опыта. Измеряется в пределах от 0 до 1. Если заранее известны все исходы опыта, сумма их вероятностей равна 1, а сами исходы составляют полную группу событий. Если все исходы могут свершиться с одинаковой долей вероятности, они называются равновероятными.

Мера Хартли. Хартли впервые ввел специальное обозначение для количества информации - I и предложил следующую логарифмическую зависимость между количеством информации и мощностью исходного алфавита:

I = l log h,

где I - количество информации, содержащейся в сообщении;

l - длина сообщения;

h - мощность исходного алфавита.

При исходном алфавите {0,1}; l = 1; h = 2 и основании логарифма, равном 2, имеем

I = 1*log22 = 1.

Таким образом, в теории информации количество информации является мерой снятия неопределенности одной случайной величины в результате наблюдения за другой.

Перейдем к качеству информации.

Качество информации является одним из важнейших параметров для потребителя информации. Оно определяется следующими характеристиками: репрезентативность - правильность отбора информации в целях адекватного отражения источника информации.

Качественная информация позволяет описать состояние исследуемых объектов в качественных характеристиках: состав потребителей по полу и возрасту, социальному положению и месту жительства, способы приобретения и виды товаров и характер потребительского поведения, отношение специалистов к предмету исследования (рост - снижение, нравится - не нравится, красиво - не красиво), описание приемов деятельности.

Одним из наиболее значимых факторов, влияющих на эффективность экономических информационных систем (ЭИС), является качество результатной информации, под которым по аналогии с определением качества продукции будем понимать совокупность объективных свойств информации, обуславливающих её пригодность удовлетворять потребности конечных пользователей.

Результатная информация является продуктом ЭИС. Для качества информации, как всякого продукта, существуют показатели назначения, характеризующие полезный эффект от использования информации по назначению и обуславливающие область её применения.

Информация имеет ряд специальных свойств, входящих в состав её качества. Их классификация приведена в таблице 1.

Таблица 1. Свойства информации, входящие в состав ее качества

Достоверность информации - это её свойство не иметь скрытых ошибок. В свойстве достоверности можно выделить две составляющие: безошибочность, т.е. свойство информации не иметь скрытых случайных технических ошибок; истинность - свойство не иметь в информации искажений, внесенных человеком намеренно (в том числе из-за непонимания).

Своевременность - свойство информации, состоящее в выполнении требований её поступления потребителю не позднее предварительно установленного срока или через оговоренный промежуток времени после запроса. В данном свойстве можно выделить две составляющие: оперативность, т.е. свойство информации, состоящие в том, что время её сбора и переработки удовлетворяет требованиям, определяемым социально-психологическими мотивами.

Свойство защищенность информации состоит в невозможности несанкционированного её использования или изменения. В нем можно выделить формально-техническое свойство - целостность, при котором информация, хранимая в вычислительной системе, не отличается от информации, содержащейся в исходных документах, т.е. когда не произошло случайной или преднамеренной замены или разрушения информации. Кроме этого можно выделить социально-психологическое свойство - конфиденциальность, т.е. статус, предоставляемый информации, определяющий требуемую степень её защиты и согласованный между пользователем и ЭИС.

Совокупность социально-психологических свойств качества информации характеризует её ценность, т.е. положительную или отрицательную значимость информационных объектов, определяемую не их свойствами, а их вовлеченностью в сферу человеческой жизнедеятельности, интересов и потребностей, социальных отношений. Это показывает, что ценность информации (ЦИ) обладает объективной и субъективной сторонами. ЦИ не может быть без её получателя (субъективная сторона), но информация есть, и в этом её объективность. ЦИ возникает с момента её появления. Таким образом, величина влияния ЦИ на качество управления зависит от качественной стороны продукта ЭИС и его обоснованного использования. В роли конечного продукта выступает результатная информация, получаемая через труд работников ЭИС. Наибольшую роль ЦИ играет для получателя (пользователя), поскольку её значение учитывается им при достижении тех или иных целей.

Управление качеством трудоемкий процесс, который требует больших объемов объективной и достоверной информации. В связи возникает острая необходимость в выполнении определенных функций, связанных с информационным обеспечением. Состав и содержание информационного обеспечения управления качеством зависит от специфики продукции и услуг, от организационной структуры управления предприятием и функциями системы управления качеством. Необходимо, чтобы информационное обеспечение управления качеством происходило на всех стадиях жизненного цикла продукции и всех уровнях управления производством. Необходимость повышения эффективности воздействия информации на процессы установления, формирования, сохранения и поддержания необходимого для потребителей уровня качества продукции и услуг в рыночных условиях играет важную роль. В таких условиях необходимые сведения желательно получать с опережением, или, как минимум, вовремя.

Итак, все аспекты, связанные с количеством и качеством информации - это не пустое теоретизирование, учет их прямо влияет на успешность управления предприятием.

Заключение

В современном управлении требуется знать основы классификации информации и новых разнотипных информационных систем.

Классификация ведется по различным основаниям, имеются ввиду различные переменные.

Количество и качество информации имеет большое значение в вопросах управления предприятием. Управление качеством требует знаний о качестве информации и о ее ценности. Все свойства информации, влияющие на ее качество, необходимо отслеживать заблаговременно. Только тогда управление предприятием будет вестись эффективно, когда все аспекты управления информацией отслеживаются и оцениваются в комплексе.

Список литературы

1. Антонов В.Н., Иванов В.Г., Горяинова Т.П. Информационные технологии управления / Под научной ред. проф. В.Е. Кантора: Учебное пособие. - СПб.: Изд-во СПбГУЭФ. 2008.- 113с.

2. Леонтьев Е.А. Надежность экономических информационных систем: Учеб. пособие. Тамбов, ТГТУ, 2002 г., 128 с.

3.Титоренко Г.А. Информационные технологии управления. М.: Дело, 2003. -- 439 с.

Размещено на Allbest.ru