Распределение управленческих полномочий в организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Сущность функций организации управления

Организация управления направлена на создание целостной, единой, упорядоченной системы. Составные части этой системы образуют организационное целое.

Организация как функция призвана обеспечить реализацию намеченной в плане цели путем установления пропорций между элементами трудовой деятельности и порядка их взаимодействия.

Организация - это обоснование и выбор элементов управляющей и управляемой подсистем, а также установление пространственно-временных и причинно-следственных связей между ними. Например, в сфере производства в ее функции входят обоснование и выбор оборудования, организация рабочих мест, выбор технологии и т.д.; в сфере управления - это подбор, расстановка, продвижение кадров, профессиональное обучение, управление деятельностью работников, создание структур управления.

Делегирование полномочий означает передачу задач и полномочий определенному лицу, которое принимает обязательство их выполнять.

Делегирование - одна из наиболее сложных проблем управления, связанная, прежде всего, с размерами организации. Это средство, с помощью которого руководство распределяет между работниками множество задач (работ), выполнение которых необходимо для достижения поставленных целей.

2. Полномочия и их виды

Каждый элемент структуры управления организацией - подразделение или отдельная должность - является носителем определенных управленческих полномочий, то есть совокупности официально предоставленных прав и обязанностей самостоятельно принимать решения, отдавать распоряжения и осуществлять те или иные действия в интересах организации.

Полномочия возлагаются на руководителей и других сотрудников организации или подразделения, делают их персонифицированными представителями, отвечающими за самостоятельный участок работы или за работу в целом.

В организации выделяют несколько видов управленческих полномочий: распорядительные, рекомендательные, контрольно-отчетные, координационные, согласительные.

В современных условиях никто не может единолично руководить организацией и решать все возникающие проблемы. Во-первых, проблем слишком много, а ресурс времени человека ограничен, во-вторых, проблемы настолько специфичны, что требуют использования знаний и опыта многих людей.

В связи с этим руководителю приходится распределять свои полномочия между подчиненными. Это дает ему возможность, с одной стороны, освободиться от второстепенных задач, с другой - приблизить принятие решений к месту реализации.

3. Распределение управленческих полномочий

Руководителю приходится распределять свои полномочия между подчиненными. Это дает ему возможность, с одной стороны, освободиться от второстепенных задач, с другой - приблизить принятие решений к месту реализации.

Распределение полномочий по принятию решений без обязательного согласования выше или нижестоящими структурами осуществляется сверху вниз. При этом возникает своего рода лестница, ступеньками которой являются уровни управления. По аналогии с лестницей процесс распределения полномочий получил название «скалярный».

При распределении управленческих полномочий в организации учитывают ряд важных обстоятельств, о которых необходимо упомянуть.

Во-первых, полномочия должны быть достаточными для достижения стоящих перед данным субъектом целей, которые являются по отношению к полномочиям первичными, определяющими их необходимый объем.

Во-вторых, полномочия каждого субъекта должны увязываться с полномочиями тех, с кем ему приходится сотрудничать, чтобы обеспечить их взаимодействие и сбалансировать систему управления, добиться ее эффективного функционирования. Если полномочия перекрываются или, наоборот, не охватывают все необходимые проблемы, нужного эффекта достичь не удается.

В-третьих, распределение полномочий в организации должно быть четким, чтобы каждый сотрудник точно знал, от кого он их получает, кому передает, перед кем отвечает и кто должен отвечать перед ним.

В-четвертых, за исключением особо оговоренных случаев разделения полномочий, они полностью передаются исполнителю одним руководителем.

В-пятых, исполнители обязаны самостоятельно решать проблемы, не входящие за рамки их полномочий, и нести перед руководителем полную ответственность за свою деятельность и ее результаты.

4. Централизация и децентрализация полномочий

Полномочия в системе управления распределяются не всегда равномерно, они могут быть по тем или иным причинам сосредоточены преимущественно на верхних или нижних ее «этажах». В первом случае имеет место централизация управленческих полномочий, а во втором - децентрализация. При этом нужно иметь в виду, что все полномочия не могут быть централизованы или децентрализованы. Полной централизации препятствуют лимитированные ресурсы времени, знаний, опыта, невозможность одновременно решать бесчисленное число проблем, усваивать неограниченный объем информации. Полная децентрализация также невозможна, так как в таком случае организация потеряет управляемость и впадет в состояние хаоса.

Степень централизации управленческих полномочий определяется следующими обстоятельствами:

- издержками, связанными с принятием решений, - чем выше цена решения, тем на более высоком уровне оно должно приниматься;

- задачей обеспечения единообразия проводимой политики, что при значительной децентрализации весьма затруднительно;

- размерами организации - чем она крупнее, тем сложнее координировать деятельность внутри нее, здесь проявляется преимущество горизонтальных связей; в крупных организациях необходима максимальная децентрализация полномочий, разделение на ряд крупных блоков, руководство этими блоками должно быть максимально приближено к уровню, на котором принимаются решения.

В условиях значительного усложнения производственных и информационных процессов, увеличения числа хозяйственных субъектов предприятия и степени их самостоятельности, территориальной разбросанности, быстрого изменения конъюнктуры, роста числа принимаемых решений и т.д. возникла реальная потребность в децентрализации процесса управления. Она позволяет:

- во-первых, быстро разрабатывать и принимать решения, в том числе при участии непосредственных исполнителей;

- во-вторых, более определенно отражать в этих решениях объективную ситуацию;

- в-третьих, отказаться от детальных инструкций из центра, снизив его перегрузку второстепенными проблемами и сократив информационные потоки.

5. Координация в организационном процессе

Заключительный момент в организационном процессе - это координация. Целью координации является объединение всех организационных усилий менеджера для достижения поставленных целей.

Координация основывается на трех составляющих: групповом усилии, единстве действий, общей цели. Она помогает объединить устремления отдельных работников в групповое усилие. Управленческая координация должна обеспечить эффективность группового усилия путем объединения действий различных групп или отделов внутри предприятия, поддержания связи между общей целью и индивидуальными или групповыми видами деятельности.

Менеджеры осуществляют координацию на основе трех главных принципов: единство команд, цепь команд (скалярная цепь) и интервал управления.

В соответствии с принципом единства команд каждый подчиненный должен быть ответствен только перед одним вышестоящим лицом. Верность мысли о том, что работник не может трудиться под руководством нескольких начальников, была признана еще в древности. Концепция единства команд в регулировании бизнеса выдвинута Анри Файолем.

Скалярная цепь является другим принципом координации в менеджменте. Идея скалярной цепи состоит в том, что линия власти начинается наверху и опускается вниз, через всю организацию, образуя целостную цепь.

В организационной структуре у каждого менеджера есть несколько подчиненных. Руководитель фирмы, например, имеет двух или более заместителей, каждый заместитель имеет несколько менеджеров в прямом подчинении и т.д. Интервал управления (или интервал контроля) - это число людей или производственных единиц, за которыми менеджер наблюдает. Выбор правильного интервала - важный момент.

Интервал управления может быть узким или широким, что зависит от числа подчиненных у менеджера.

6. Содержательные концепции мотивации

Мотивация - функция менеджмента, предполагающая использование мотивов поведения человека в практике управления его деятельностью. Поведение каждого определяется мотивами, то есть внутренними силами, побуждающими к осуществлению определенных действий. Мотивы проявляются в виде реакции человека на факторы его внутреннего состояния или воздействия окружающей среды, внешней обстановки, ситуаций, условий.

В литературе четко выделяют две группы теории мотивации: содержательную и процессуальную.

В основе содержательной концепции мотивации - потребности человека, то есть его ощущения нехватки чего-либо, дискомфорта, которые он желает преодолеть. Потребности могут быть первичными (естественного происхождения) и приобретенными (социальными). К первым относятся потребности в пище, воде, тепле, ко вторым - в общении, получении знаний, самореализации.

К сторонникам этой концепции можно отнести американских психологов А. Маслоу, Д. МакКлелланда, Ф. Герцберга. К ней относятся следующие теории.

Теория мотивации по А. Маслоу, сформулированная в 1940 г. В соответствии с ней у людей постоянно возникают различные потребности, которые можно объединить в группы иерархии. Маслоу выделил пять таких групп и представил их в виде пирамиды. Чем более высокое место в иерархии занимают определенные потребности, тем для меньшего числа людей они становятся реальными мотивами поведения.

Теория мотивации д. МакКлелланда - это теория приобретенных потребностей. В ней представлены высшие уровни потребностей Маслоу, но вне иерархии. Автор выделяет три вида потребностей: успех, причастность и власть.

Теория мотивации Ф. Герцберга. Ф. Герцберг создал двухфакторную модель (вторая половина 50-х годов ХХ в.). Автор показал, что мотивацией может служить не только удовлетворенность, но и неудовлетворенность тех или иных потребностей. Причем нарастание или убывание удовлетворенности и неудовлетворенности - самостоятельные процессы, а факторы, влияющие на них, действуют автономно.

управление менеджмент мотивация координация

7. Процессуальные концепции мотивации

Мотивация - функция менеджмента, предполагающая использование мотивов поведения человека в практике управления его деятельностью. Поведение каждого определяется мотивами, то есть внутренними силами, побуждающими к осуществлению определенных действий. Мотивы проявляются в виде реакции человека на факторы его внутреннего состояния или воздействия окружающей среды, внешней обстановки, ситуаций, условий.

В литературе четко выделяют две группы теории мотивации: содержательную и процессуальную.

По процессуальной концепции мотивации поведение личности определяется не только ее потребностями, но и восприятием ситуации, ожиданиями, связанными с ней, оценкой своих возможностей и последствий выбранного типа поведения. В результате человек принимает решение об активных действиях или бездействии.

Теория ожидания В. Врума. Врум считал, что помимо осознанных потребностей человеком движет надежда на справедливое вознаграждение. Своей теорией он пытался объяснить, почему человек делает тот или иной выбор, сталкиваясь с несколькими возможностями, и сколько он готов затратить усилий на достижение результата.

Теория справедливости Дж. Адамса. На мотивацию человека в значительной степени влияет справедливость оценки его текущей деятельности и ее результатов как по сравнению с предыдущими периодами, так и, что самое главное, по сравнению с достижениями других людей. Если человек видит, что к нему подходят с той же меркой, что и к остальным, он чувствует себя удовлетворенным и будет проявлять активность, и наоборот. При этом чувство неудовлетворенности может возникнуть даже при высоком абсолютном уровне вознаграждения. По мнению Адамса, каждый субъект всегда мысленно оценивает отношение.

Теория мотивации Л. Пopтepa - Э. Лоулера. Теория построена на сочетании элементов теорий ожидания и справедливости. Суть ее в том, что вводятся определенные соотношения между вознаграждением и достигнутыми результатами.

Среди отечественных ученых наибольших успехов в разработке теории мотивации достигли Л.С. Выготский, его ученики А.Н. Леонтьев и Б.. Ломов. Они исследовали проблемы психологии в педагогической, деятельности, производственные проблемы не рассматривали. По этой причине их работы не получили дальнейшего развития.

Теория постановки целей Э. Лока. Теория базируется на том, что все работники в той или иной степени воспринимают цель организации как свою собственную и стремятся к ее достижению, получая удовольствие от выполнения требующейся для этого работы. Причем ее результативность во многом определяется такими характеристиками целей, как приверженность к ним человека, их приемлемость, сложность и т. д.

Теория партисипативного управления. В данной теории исходят из того, что если человек принимает участие в различной внутриорганизационной деятельности, то он, получая от этого удовлетворение, работает с большей отдачей, более качественно и производительно. Считается, что партисипативное управление, открывая работнику доступ к принятию решений по вопросам, связанным с его деятельностью, - мотив к лучшему выполнению работы. Оно приводит к большей отдаче, большему вкладу отдельного работника в жизнь организации, то есть происходит более полное использование человеческого потенциала.

Размещено на Allbest.ru