Управления проектом, календарное планирование и определение бюджета

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Разработка плана-графика и определение бюджета проекта являются одни из важнейших пунктов в управлении проектом.

График является жизненно необходимым для того, чтобы команда проекта четко показывает временные рамки и взаимосвязь мероприятий, которые необходимо осуществить для того, чтобы предприятие начало работать и чтобы реализовало свои цели. Он является необходимой частью бизнес-плана. В целом он определяется сроками и датами выполнения работ, важных для успеха реализации предпринимательского проекта.

Качественно представленный план также может сыграть очень важную роль при убеждении потенциальных инвесторов в том, что менеджмент предприятия способен осуществлять планирование его деятельности, учитывая возможные риски.

В зависимости от величины, сложности и важности проекта, руководитель проекта может использовать специальное программное обеспечение, например MS Project, электронные таблицы, электронную или обычную записную книжку, или же просто держать предстоящие работы в голове.

Бюджет является основным инструментом менеджмента для планирования финансов какого-либо проекта или организации, осуществления их текущего и общего контроля. В нем содержится смета доходов и расходов для вашего проекта или организации на установленный период времени.

Бюджет определяет количество денежных средств, которые должны расходоваться на финансирование проекта. Бюджет или как еще по другому проекта включает затраты на закупку материалов, выплату заработной платы (включая отчисления в социальные фонды), услуги сторонних организаций, амортизацию зданий, техники, оборудования и нематериальных активов.

Основными параметрами, влияющими на бюджет, проекта являются: длительность работ, количество участников и используемой техники, а также - специфические требования к результату.

Бюджет проекта или смета расходов одна из самых главных частей заявки проекта. Бюджет должен быть хорошо проработан. Раздел обязательно должен включать общую стоимость проекта и запрашиваемую у фонда сумму. Разные фонды предъявляют разные требования к составлению бюджета.

Контроль исполнения бюджета проекта является одной из основных функций руководителя проекта. Исполнение бюджета проекта контролируется по ходу проекта: в сравнении с % выполнения работ и затратами, запланированными на этап (при завершении этапа).

1. Разработка плана-графика

Календарное планирование в управлении проектами - это ключевой и важный процесс, результатом которого является утвержденный руководством компании календарный план проекта (часто его называют еще планом-графиком, календарным графиком, планом управления проектом). Цель календарного планирования - получить точное и полное расписание проекта с учетом работ, их длительностей, необходимых ресурсов, которое служит основой для исполнения проекта.

Календарное планирование включает в себя:

· планирование содержания (scope) проекта и построение СДР - структурной декомпозиции работ, или WBS (Work Breakdown Structure);

· определение последовательности работ и построение сетевого графика;

· планирование сроков, длительностей и логических связей работ и построение диаграммы Ганта;

· определение потребности в ресурсах (люди, машины и механизмы, материалы и т.д.) и составление ресурсного плана проекта;

· расчет затрат и трудозатрат по проекту.

В приложении 1 представлена алгоритм планирования.

Составление календарного плана-графика проекта включает в себя несколько аспектов. Необходимо спланировать сроки и длительности работ, определить их последовательность и взаимосвязи, подумать о необходимых ресурсах, учесть стоимость этих работ и ресурсов. В дальнейшем, когда проект перейдет на стадию исполнения, то есть практической реализации запланированных действий, именно по этому плану-графику нужно отслеживать ход выполнения работ. И, если что-то в проекте пойдет не так, можно, сверив с первоначальным планом проекта, внести соответствующие изменения.

Как правило, план-график проекта разрабатывается менеджером проекта с привлечением людей, которые являются экспертами в той или иной области. Например, содержание строительных работ лучше всего знает специалист по строительству; а мероприятия по продвижению продукта, скорее всего, спланирует маркетолог. В результате мы получаем полный перечень работ, структурированный по иерархическому признаку, то есть структурную декомпозицию работ (СДР).

Следующий шаг по созданию календарного плана проекта - это определение длительностей работ и их взаимосвязей. Например, какие-то работы в нашем списке могут выполняться строго последовательно, а какие-то - параллельно друг с другом во времени. Для того чтобы «увязать» сроки работ по проекту, их продолжительность и зависимости, сегодня во всем мире менеджеры проектов используют простой и вместе с тем полезный инструмент календарного планирования - диаграмму Ганта (иногда пишется «диаграмма Гантта»). Диаграмма Ганта - это наглядное представление календарного плана-графика проекта, в котором слева расположен иерархический перечень всех работ проекта (СДР), и справа - календарь с конкретными датами. Работы обозначены полосками, связи между работами - стрелками. (Прил. 2)

Сетевое планирование предоставляет менеджерам гибкий инструмент составления календарного плана и анализа его выполнения.

Вначале необходимо составить перечень основных действий и их результатов, обеспечение которых позволяет успешно реализовать инвестиционный проект. Например:

- проведение собрания учредителей и подготовка регистрационных документов;

- регистрация предприятия;

- подписание договоров аренды помещений;

- проведение переговоров с инвесторами;

- заказ и получение оборудования;

- оплата поставок;

- проведение монтажных и наладочных работ;

- наем персонала;

- разработка прототипов изделия;

- привлечение торговых представителей;

- получение возможности выставления продукции на выставках-ярмарках;

- подписание договоров с дистрибьюторами и дилерами;

- заказ материалов, необходимых для производства;

- начало производства или эксплуатации;

- получение заказов;

- поставка первых партий продукции;

- получение оплаты на расчетный счет;

- и так далее.

Для того, что бы не упустить какое-либо необходимое действие, целесообразно готовить их перечень по основным блокам как, например, подготовка производства, разработка продукции, реклама и продвижение, организация поставок и продаж, управление предприятием и т.п.

Далее необходимо распределить события в логической последовательности, имея в виду, что, скажем, поставка комплектующих не может занимать позицию до разработки конструкторского образца, или начало производства - до найма персонала. Для каждого события подготовить или рассчитать, во-первых, продолжительность, во-вторых, конечный срок выполнения. Кроме того, важно определить критические даты, важные для успеха предприятия.

Результаты планирования проекта должны быть задокументированы и представлены для утверждения.

Разработка, документирование и согласование плана проекта направлены на достижение следующих основных целей:

· обеспечение понимания и одобрения целей проекта и средств их достижения;

· обеспечение назначения требуемых ресурсов (времени, денег, штата) на проект;

· обеспечение основания для оценки и отображения прогресса достижения целей и результатов проекта;

· обеспечение основания для контроля внедрения изменений.

Задокументированные результаты реализации предыдущих шагов планирования ложатся в основу итогового плана.

В общем случае в итоговый план включаются дополнительные разделы:

· предистория инициации проекта;

· ссылки на внешние документы;

· документы, регламентирующие порядок взаимодействия участников проекта, подготовку и анализ проектной отчетности и пр.;

· ограничения, риски и неопределенности проекта;

· процесс решения проблем.

2. Определение бюджета проекта

Составлять бюджет стоит после того, как проект будет написан. Бюджет должен иметь достоверную проверенную финансовую информацию. Кроме того, необходимо определить срок действия бюджета. Часто фонды предпочитают оплачивать примерно 70-90% расходов по проекту. Остальная часть должна быть найдена в других источниках (другие фонды, коммерческие организации, Ваши собственные денежные и неденежные ресурсы).

Структура бюджета содержит несколько частей:

1. Оплата труда (зарплата штатных и внештатных сотрудников, гонорары оплата разовых услуг консультантов по договору, обязательные налоги и страхование (без подоходного налога);

2. Основные расходы (аренда помещения, оборудование, офисные расходные материалы, услуги связи, типографские расходы, канцелярские товары);

3. Командировки (проезд, суточные, проживание в гостинице).

Составляя бюджет, стоит поинтересоваться уровнем заработной платы в других организациях, выполняющих подобную работу. А также, сопоставить описания рода деятельности, квалификационные требования и обязанности работников этих организаций с требованиями вашей организации. Это поможет сделать расчет бюджета более четким и конкретным.

К разделу «Бюджет» прилагают «Пояснения к бюджету», которое содержит список всех ресурсов, необходимых для проведения планируемых мероприятий; отвечает на вопросы: сколько денег требуется от грантодателя, из каких источников будут получены все остальные требующиеся для выполнения проекта ресурсы, и на что они будут потрачены.

Сотрудники, занимающиеся финансовыми вопросами и реализацией программ, должны совместно работать над составлением бюджета, поскольку он разрабатывается на основе задач, планов мероприятий и ресурсов. После разработки проекта бюджета большое значение имеет его оценка вашим управляющим органом (таким как совет директоров или общее собрание). Эта оценка даст возможность разработать четкое логическое обоснование для вашего бюджета, поможет определить те статьи бюджета или расходов, которые были упущены из виду, и задействовать знания и опыт членов правления вашей организации. Благодаря сотрудничеству между сотрудниками, занимающимися финансовыми вопросами и реализацией программ, и правлением вашей организации, вы сможете разработать бюджет, в котором будут отражены приоритетные задачи всей организации, что позволит добиться единства понимания цели всеми участниками.

Исходя из процесса планирования, при подготовке к составлению бюджета необходимо рассмотреть следующие вопросы:

* Какие ресурсы потребуются для выполнения запланированных вами задач?

* Откуда поступят средства?

* Каким образом вы будете привлекать средства?

* Как ваша организация сможет использовать пожертвования в неденежной форме или безвозмездные услуги?

Какие внешние факторы следует учесть?

На успешность ваших усилий могут повлиять внешние факторы, которые вы не в силах контролировать. Поэтому в процессе планирования следует разработать альтернативные планы или обдумать другие варианты действий. К внешним факторам, которые могут повлиять на финансовые планы, можно отнести следующие:

* государственная или национальная политика и законодательство (Стратегия сокращения бедности, в рамках которой государственные меры по борьбе с бедностью могут меняться);

* стихийные бедствия или эпидемии (засуха, негативно влияющая на людей, с которыми вы работаете);

* политические условия (выборы, которые могут нарушить уклад жизни или вызвать нестабильность);

* глобальные экономические факторы (изменение на мировом рынке цен на товары, производимые фермерами);

* местные социально-экономические факторы (повышение цен на топливо, ограничивающее ваши возможности передвижения);

* наличие средств доноров и ресурсов (изменение приоритетов финансирования у спонсоров).

3. Составные элементы бюджета

Ниже приведены те области, на которые следует обратить внимание при подготовке бюджета:

- Доходы: спонсоры хотят видеть наличие разнообразных источников доходов, которое показывает, что устойчивость проекта не зависит от одного единственного источника финансирования. Доходы могут включать выручку от продажи продукции, государственные контракты, гранты фондов и пожертвования частных лиц. В некоторых случаях организации могут не иметь доходов.

- Расходы: они должны приводиться постатейно с указанием удельных затрат, например, размера суточных или стоимости проезда в расчете на человека.

- Заголовки статей бюджета: необходимо, чтобы в организации повсеместно использовались единые заголовки или названия категорий бюджета по статьям доходов и расходов. Это упростит бухгалтерский учет и поможет при составлении отчетов и проведении финансовой ревизии. Заголовки могут быть следующие: заработная плата сотрудников, арендная плата, коммунальные услуги, телефоны, оборудование, страхование, топливо, проезд, гонорары профессиональных консультантов и т.п.

- Валюта: стоит указывать, какую денежную единицу и какой обменный курс вы используете, представляя свой бюджет спонсору. В некоторых случаях вас могут попросить перевести национальную валюту в доллары США или в другую валюту.

- Резервные фонды: влючить в бюджет статью, предусматривающую средства для компенсации превышения расходов или непредвиденных расходов.

Этапы составление бюджета:

1. Определение и планирование деятельности на указанный период вместе с вашими сотрудниками.

2. Определение размера всех предстоящих расходов по категориям. Можно сверяться с данными предыдущих бюджетов или счетами об оплате. Предположите рост стоимости жизни по сравнению с объемом расходов за предыдущий год.

3. Оценка источников дохода в предстоящий период,

включая выручку от реализации услуг, поступления от местных фондов, международных спонсоров и правительства. Также примите в расчет услуги или пожертвования в неденежной форме, например, в виде продуктов питания или услуг волонтеров.

4. Анализ разницы между объемом ваших доходов и расходов. Внесите коррективы, чтобы сбалансировать свой бюджет. Определите, какие расходы следует сократить, и в какой мере вы можете понизить уровень услуг.

5. Разработка плана на случай непредвиденных обстоятельств, например, на тот случай, если средства не поступят в срок, разразится кризис или произойдет повышение цен.

6. Представление проекта бюджета и финансовый прогноз сотрудникам, правлению или прочим ключевым группам людей в вашей организации, чтобы получить от них предложения и одобрение. Обеспечение прозрачности вашего бюджета для основных заинтересованных сторон помогает укрепить доверие к вашей организации.

7. Внесение необходимых изменений и завершение подготовки доходной и расходной статей бюджета, а также графиков ваших расходов и доходов.

8. Осуществление текущего контроля исполнения бюджета в ходе реализации вашего проекта.

управление финансовый бюджет календарный

Заключение

Многие считают, что на планирование не требуется специально выделять время. Однако, как показывает практика, ошибки или небрежности в планировании, могут привести компанию к значительным финансовым потерям.

Таким образом, календарное планирование - это итерационный процесс, позволяющий моделировать проект и получать в итоге оптимальный вариант календарного плана-графика проекта с оптимальными сроками.

Бюджет проекта разрабатывается поэтапно. Приблизительная оценка затрат в порядке убывания.

1.Назначение первоначальной оценки -- определить целесообразность проведения работ проекта. Часто приходится исходить из суммы, которую выделяют на проект. Поэтому оцениваются только основные статьи расходов. В сущности, годовые и перспективные планы содержат приблизительные оценки бюджетов, а не точные, как хотелось бы многим.

2.Детальная проработка бюджета. Это расчет затрат по всем работам проекта на основе полной структурной схемы работ

3. Полный и утвержденный бюджет проекта. Разработанный с учетом всех расходов бюджет проекта, который утвержден руководством организации.

4.Уточнение бюджета в процессе разработки проекта.

Разработка плана-графика и определение бюджета проекта являются неотъемлемой частью управления проектом, стоит отметить, что эта стадия подготовки проекта одна из самых важных, потому что, как будет развиваться проект во многом зависит от разработки календарного плана и планирования бюджета.

Приложение 1.

Приложение 2.

Размещено на Allbest.ru