Совершенствование делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом в таможенных органах

Размещено на http://allbest.ru

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Омский государственный технический университет

Кафедра «Государственное, муниципальное управление и таможенное дело»

Специальность 080115 - «Таможенное дело»

Исследовательская работа

По дисциплине: «Управление персоналом в таможенных органах»

Совершенствование делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом в таможенных органах

Руководитель работы

Доцент каф. ГМУ и ТД

Степанова Г.Ф.

Разработал студент группы ЗТД -639

Нагорная Наталья Владимировна

Омск 2014



Содержание

Введение

1. Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

1.1 Система управления персоналом

1.2 Делопроизводство в системе управления персоналом

2. Анализ делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом в таможенных органах

2.1 Методика оценки качества кадров административно-управленческих структур таможенных органов

2.2 Информационное обеспечение кадрового делопроизводства в таможенных органах

2.3 Программы ведения кадрового делопроизводства в таможенных органах

3. Совершенствование делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом в таможенных органах

3.1 Основные виды совершенствования кадрового делопроизводства в таможенных органах

3.2 Проектирование рациональной системы документооборота в кадровой деятельности таможенных органов

3.3 Автоматизированные рабочие места в таможенных органах

Заключение

Библиографический список



Введение

В условиях стремительного прогресса информатизации общественных, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач в области делопроизводства и документооборота определяет жизнеспособность организации.

Сегодня немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Усовершенствованию документационного обеспечения управления в учреждениях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и организации в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение и использование.

Управление любой организацией или предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов. Без соответствующих документов невозможно решать задачи планирования и организации производственного процесса, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения и т.п. При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам с учетом требований Гражданского Кодекса и Трудового Кодекса Российской Федерации, ГОСТа Р 6.30-2003.

Знание основ документационного обеспечения управления (ДОУ) необходимо любому современному специалисту. Именно документ, как зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта деятельности учреждения, организации (предприятия), в том числе при решении различных споров.

Тема актуальна, так как сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Порой руководителями служб делопроизводства становятся люди слабо подготовленные, от чего страдают все работники учреждений. Часто секретарей-референтов обучают на краткосрочных курсах, по различным учебникам, с использованием устаревших нормативных документов и разным их толкованием, что, конечно, не способствует повышению уровня делопроизводства.

Целью написания данной работы является определение путей совершенствования делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом в таможенных органах.

Для этого были поставлены следующие задачи: раскрыть понятие системы управления персоналом в таможенных органах, понятие делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом в таможенных органах; изучить документы и их классификацию; требования к их оформлению.

Объектом изучения является система управления персоналом в таможенных органах. Предметом является делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом в таможенных органах.

Общие аспекты методологии управления персоналом в государственной службе России в современных условиях нашли свое отражение в работах специалистов: Е.А. Аксеновой, Т.Ю. Базарова, А.А. Деркача, Ю.М. Забродина, В.И. Лукьяненко, В.А. Мальцева, Ю.Г. Одегова, А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина, В. Спивака, Р.Е. Тихонова, А.И. Турчинова и др.

Проблемы совершенствования управления персоналом таможенной службы современной России привлекли внимание исследователей в основном в последнее десятилетие. Научные рекомендации по разработке теоретических и методических проблем, решению практических задач в области организации и функционирования управленческих процессов в современной таможенной службе отражены в статьях и монографиях ученых Российской таможенной академии: СВ. Карамзина, Н.М. Блинова, В.М. Крашенинникова, В.Б. Кухаренко, В.В. Макрусева, Е.Н. Махова, В.В. Наумова, В.Б. Рудакова, СИ. Съедина, В.Т. Тимофеева.

Работа состоит из трех глав. В первой раскрываются понятия делопроизводство, система управления персоналом. Во второй анализируется делопроизводство в системе управления персоналом в таможенных органах. В третьей предлагаются методы совершенствования делопроизводственного обеспечения в таможенных органах.



1. Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

1.1 Система управления персоналом

Системы управления в таможенных органах имеют своей главной целью достижение единодействия всех сотрудников таможенных органов. Система должна работать в одном направлении и обеспечивать решение поставленных перед ней задач. Для этого требуется четкое управление внутри нее.

Практика показывает, что управление без специальных управленческих знаний иногда приводит в таможенных органах к существенным просчетам в оперативно-служебной деятельности, наносит определенный вред в деле обеспечения экономической безопасности Российской Федерации и защиты ее экономических интересов.

Для того чтобы оптимально организовать выполнение задач и функций, возложенных на таможенные органы Российской Федерации, необходимо знание основных теоретических положений, раскрывающих сущность и содержание управления.

Управление персоналом можно рассматривать и как внутреннее качество системы (государственной службы), основными элементами которой являются субъект -- управляющий элемент (руководитель органа государственной власти и кадровая служба этого органа) и объект -- управляемый элемент (персонал), постоянно взаимодействующие на началах самоорганизации. Управление персоналом-- это целенаправленное упорядоченное воздействие субъекта на объект, осуществляемое непосредственно субъектом управления. Исходя из этой теоретико-методологической посылки, можно дать определение понятия «управление персоналом государственной службы» как управленческого воздействия органов государственной власти, их руководителей, работников кадровых служб, направленного на поиск, оценку, отбор, профессиональное развитие персонала, его мотивацию и стимулирование к выполнению задач, стоящих перед организацией.[6, стр. 152-154]

Чтобы сформировать и реализовать управленческое воздействие на сотрудников, нужно знать точно, что из себя представляют субъект и объект менеджмента. Это поспособствует созданию каналов обратной связи между ними. Пара субъект-объект создает полноценную систему менеджмента внутри таможенных органов. Системы управления персоналом таможенного органа построены на:

- механизме руководства;

- структуре менеджмента;

- процессе менеджмента;

- механизме преображения руководящей системы.

Первый компонент имеет: законы; цели; принципы; задачи; функции; методы управления.

Вторая составляющая включает в себя:

- начальство;

- рабочий коллектив (кадры);

- техническое обеспечение.

Третий компонент, получивший название процесса менеджмента, заключается в непрерывной и слаженной работе всех звеньев организации на пути к достижению общей цели. А механизм преображения системы менеджмента весьма чувствителен к изменениям во внутренней и внешней среде организации.

1.2 Делопроизводство в системе управления персоналом

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой обеспечение кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным подразделениям компаний и прочим субъектам за пределами организации.

Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются: своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих исполнителей в системе управления персоналом; печать документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по персоналу; формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации; копирование и размножение документов по кадровым вопросам; контроль за исполнением документов; передача документации по горизонтальным и вертикальным связям.

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом - создание условий для осуществления работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом, в рамках полного цикла обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в др. подразделения. Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются: своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения: печатание документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по персоналу; формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной. для данной организации; копирование и размножение документов по кадровым вопросам; контроль за исполнением документов; передача документации по вертикальным и горизонтальным связям.[6, стр. 168]

Важность документационного обеспечения управления и, следовательно, документационного обеспечения управленческой деятельности подтверждена созданием Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), призванной обеспечить требуемую эффективность управления организациями, а также правовую защищенность деятельности управленческих структур.

Основными задачами документационного обеспечения управленческой деятельности, согласно его предназначению и целям, являются:

- документальное закрепление управленческой информации, подлежащей учету и хранению;

- предоставление органам управления необходимой документации согласно их функциям и задачам;

- организация и осуществление движения документов (документооборота) в управленческом процессе.

Несомненно, что документационное обеспечение управленческой деятельности должно организовываться и осуществляться на основе принципов управленческой деятельности, трансформируемых с учетом целей, задач и специфики документационного обеспечения этой деятельности. Оно должно строиться на общих принципах, т. е. на принципе обеспечения его оперативности и своевременности при одновременном соблюдении принципа адекватности и достоверности документируемой информации; принципе оптимальности (рациональности) документированной информации. Все вместе они определяют основу документационного обеспечения управленческой деятельности. Нормативную правовую базу делопроизводства создает и закрепляет совокупность нормативных правовых актов, регламентирующих порядок и правила создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также структуру, функции, штаты, техническое обеспечение службы делопроизводства и некоторые аспекты ее работы. Нормативная правовая база делопроизводства включает в себя:

- законодательные акты Российской Федерации, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, а также правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

- государственные стандарты на документацию, определяющие унифицированные системы документации;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- государственную систему документационного обеспечения управления, определяющую основные требования к документам и службам документационного обеспечения; технической информационной совместимости; качеству деятельности, работ, услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единству измерений; экономии всех видов ресурсов.



2. Анализ делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом в таможенных органах

2.1 Методика оценки качества кадров административно-управленческих структур таможенных органов

Система оценки результативности труда должна обеспечивать точные и достоверные данные. Чем она строже и определенней, тем выше вероятность получить достоверные и точные данные. Специалисты рекомендуют создавать основу для такой системы в шесть этапов:

1) установить стандарты результативности труда по каждому рабочему месту и критерии ее оценки;

2) выработать политику проведения оценок результативности труда, то есть решить, когда, сколь часто и кому следует проводить оценку;

3) обязать определенных лиц производить оценку результативности труда;

4) вменить в обязанности лицам, производящим оценку, собирать данные по результативности труда работников;

5) обсудить оценку с работником;

6) принять решение и задокументировать оценку.

Наибольший эффект и наиболее высокое качество системы управления персоналом получают в том случае, когда используется вся система методов построения системы управления персоналом в комплексе. Это позволяет взглянуть на объект совершенствования со всех сторон, что помогает избежать просчетов.

Наука и практика выработали инструментарий изучения состояния действующей системы управления персоналом организации, а также обоснования, построения и реализации новой системы.

Системный анализ служит методическим средством системного подхода к решению проблем совершенствования системы управления персоналом. Системный подход ориентирует исследователя на раскрытие системы управления персоналом в целом и составляющих ее элементов: целей, функций, организационной структуры, кадров, технических средств управления, информации, методов управления людьми, технологии управления, управленческих решений; на выявление многообразных типов связей этих элементов между собой и внешней средой и сведение их в единую целостную картину. Внешней средой для управления персоналом являются не только другие подсистемы системы управления данной организацией (например, подсистема управления внешними хозяйственными связями и т.п.), но и внешние организации (поставщики и потребители, вышестоящие организации и т.п.).

Метод декомпозиции позволяет расчленить сложные явления на простые. Чем проще элементы, тем полнее проникновение в глубь явления и определение его сущности. Например, систему управления персоналом можно расчленить на подсистемы, подсистемы - на функции, функции - на процедуры, процедуры - на операции. После расчленения необходимо воссоздать систему как единое целое, т.е. синтезировать. При этом применяется метод декомпозиционного моделирования, где модели могут быть логическими, графическими и цифровыми.

Метод последовательной подстановки позволяет изучить влияние на формирование системы управления персоналом каждого фактора из тех, под действием которых сложилось ее состояние, в отдельности, исключая действия других факторов. Факторы ранжируются, и отбираются наиболее существенные.

Метод сравнений позволяет сравнить существующую систему управления персоналом с подобной системой передовой организации, с нормативным состоянием или состоянием в прошлом периоде. Следует учитывать, что сравнение дает положительный результат при условии сопоставимости систем, их однородности. Расширить границы сопоставимости можно путем исключения факторов несопоставимости.

Динамический метод предусматривает расположение полученных данных в динамическом ряду и исключение из него случайных отклонений. Тогда ряд отражает устойчивые тенденции. Этот метод используется при исследовании количественных показателей, характеризующих систему управления персоналом.

Метод структуризации целей предполагает количественное и качественное обоснование целей организации в целом и целей системы управления персоналом с точки зрения их соответствия целям организации. Анализ целей, развертывание их в иерархическую систему, установление ответственности подразделений за конечные результаты работы, определение их места в системе производства и управления, устранение дублирования в их работе являются важной предпосылкой построения рациональной системы управления персоналом. При структуризации должны быть обеспечены взаимоувязка, полнота, сопоставимость целей разных уровней управления персоналом.

Экспертно-аналитический метод совершенствования управления персоналом основывается на привлечении высококвалифицированных специалистов по управлению персоналом, управленческого персонала организации к процессу совершенствования. При использовании этого метода очень важна проработка форм систематизации, представления мнений и заключений экспертов. С помощью этого метода выявляются основные направления совершенствования управления персоналом, осуществляется оценка результатов анализа и устанавливаются причины недостатков. Однако он не всегда точен и объективен в связи с тем, что у экспертов отсутствуют единые критерии оценок. Этот метод наиболее эффективен при многошаговой экспертизе.

Исключительный эффект в практике совершенствования управления персоналом дает нормативный метод. Он предусматривает применение системы нормативов, которые определяют состав и содержание функций по управлению персоналом, численность работников, тип организационной структуры, критерии построения структуры аппарата управления организации в целом и системы управления персоналом (норма управляемости, степень централизации функций, количество ступеней управления, звеньев, размеры подразделений, порядок подчиненности и взаимосвязи подразделений), разделение и кооперацию труда руководителей и специалистов управления персоналом организации. Все шире применяется параметрический метод. Задача этого метода - установление функциональных зависимостей между параметрами элементов производственной системы и системы управления персоналом для выявления степени их соответствия.

В последнее время при совершенствовании системы управления персоналом начали применять метод функционально-стоимостного анализа. Этот метод позволяет выбрать такой вариант построения системы управления персоналом или выполнения той или иной функции управления персоналом, который требует наименьших затрат и является наиболее эффективным с точки зрения конечных результатов. Он позволяет выявить лишние или дублирующие функции управления, функции, которые по тем или иным причинам не выполняются, определить степень централизации и децентрализации функций управления персоналом и т.п. Метод главных компонент позволяет отразить в одном показателе (компоненте) свойства десятков показателей. Это дает возможность сравнивать не множество показателей одной системы управления персоналом с множеством показателей другой подобной системы, а только один (1, 2 или 3-ю компоненту).

Балансовый метод позволяет произвести балансовые сопоставления, увязки, например, при сравнении результатов обработки фотографий рабочего дня и технологических карт выполнения управленческих операций и процедур с действительным фондом рабочего времени их выполнения. Корреляционный и регрессионный анализ - установление линейной зависимости и тесноты связи между параметрами (численностью персонала и влияющими на нее факторами). Математический аппарат данного анализа довольно сложен и подробно рассмотрен в специальной литературе по статистике.

Опытный метод базируется на опыте предшествующего периода данной системы управления персоналом и опыте аналогичной системы.[6]

Системный анализ служит методическим средством системного подхода к решению проблем совершенствования системы управления персоналом. Системный подход ориентирует исследователя на раскрытие системы управления персоналом в целом и составляющих ее элементов: целей, функций, организационной структуры, кадров, технических средств управления, информации, методов управления людьми, технологии управления, управленческих решений; на выявление многообразных типов связей этих элементов между собой и внешней средой и сведение их в единую целостную картину. Внешней средой для управления персоналом являются не только другие подсистемы системы управления данной организацией (например, подсистема управления внешними хозяйственными связями и т.п.), но и внешние организации (поставщики и потребители, вышестоящие организации и т.п.).

Метод декомпозиции позволяет расчленить сложные явления на простые. Чем проще элементы, тем полнее проникновение вглубь явления и определение его сущности. Например, систему управления персоналом можно расчленить на подсистемы, подсистемы - на функции, функции - на процедуры, процедуры - на операции. После расчленения необходимо воссоздать систему как единое целое, т.е. синтезировать. При этом применяется метод декомпозиционного моделирования, где модели могут быть логическими, графическими и цифровыми.

Метод последовательной подстановки позволяет изучить влияние на формирование системы управления персоналом каждого фактора из тех, под действием которых сложилось ее состояние, в отдельности, исключая действия других факторов. Факторы ранжируются, и отбираются наиболее существенные.

Метод сравнений позволяет сравнить существующую систему управления персоналом с подобной системой передовой организации, с нормативным состоянием или состоянием в прошлом периоде. Следует учитывать, что сравнение дает положительный результат при условии сопоставимости систем, их однородности. Расширить границы сопоставимости можно путем исключения факторов несопоставимости.

Динамический метод предусматривает расположение полученных данных в динамическом ряду и исключение из него случайных отклонений. Тогда ряд отражает устойчивые тенденции. Этот метод используется при исследовании количественных показателей, характеризующих систему управления персоналом.

Метод структуризации целей предполагает количественное и качественное обоснование целей организации в целом и целей системы управления персоналом с точки зрения их соответствия целям организации. Анализ целей, развертывание их в иерархическую систему, установление ответственности подразделений за конечные результаты работы, определение их места в системе производства и управления, устранение дублирования в их работе являются важной предпосылкой построения рациональной системы управления персоналом. При структуризации должны быть обеспечены взаимоувязка, полнота, сопоставимость целей разных уровней управления персоналом.

Экспертно-аналитический метод совершенствования управления персоналом основывается на привлечении высококвалифицированных специалистов по управлению персоналом, управленческого персонала организации к процессу совершенствования. При использовании этого метода очень важна проработка форм систематизации, представления мнений и заключений экспертов. С помощью этого метода выявляются основные направления совершенствования управления персоналом, осуществляется оценка результатов анализа и устанавливаются причины недостатков. Однако он не всегда точен и объективен в связи с тем, что у экспертов отсутствуют единые критерии оценок. Этот метод наиболее эффективен при многошаговой экспертизе.

Исключительный эффект в практике совершенствования управления персоналом дает нормативный метод. Он предусматривает применение системы нормативов, которые определяют состав и содержание функций по управлению персоналом, численность работников, тип организационной структуры, критерии построения структуры аппарата управления организации в целом и системы управления персоналом (норма управляемости, степень централизации функций, количество ступеней управления, звеньев, размеры подразделений, порядок подчиненности и взаимосвязи подразделений), разделение и кооперацию труда руководителей и специалистов управления персоналом организации. Все шире применяется параметрический метод. Задача этого метода - установление функциональных зависимостей между параметрами элементов производственной системы и системы управления персоналом для выявления степени их соответствия.

В последнее время при совершенствовании системы управления персоналом начали применять метод функционально-стоимостного анализа. Этот метод позволяет выбрать такой вариант построения системы управления персоналом или выполнения той или иной функции управления персоналом, который требует наименьших затрат и является наиболее эффективным с точки зрения конечных результатов. Он позволяет выявить лишние или дублирующие функции управления, функции, которые по тем или иным причинам не выполняются, определить степень централизации и децентрализации функций управления персоналом и т.п. Метод главных компонент позволяет отразить в одном показателе (компоненте) свойства десятков показателей. Это дает возможность сравнивать не множество показателей одной системы управления персоналом с множеством показателей другой подобной системы, а только один (1, 2 или 3-ю компоненту).

Балансовый метод позволяет произвести балансовые сопоставления, увязки, например, при сравнении результатов обработки фотографий рабочего дня и технологических карт выполнения управленческих операций и процедур с действительным фондом рабочего времени их выполнения. Корреляционный и регрессионный анализ - установление линейной зависимости и тесноты связи между параметрами (численностью персонала и влияющими на нее факторами). Математический аппарат данного анализа довольно сложен и подробно рассмотрен в специальной литературе по статистике.

Опытный метод базируется на опыте предшествующего периода данной системы управления персоналом и опыте аналогичной системы.

Кадровое делопроизводство - отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения, фиксирующая информацию о наличии и движении персонала, в результате этого кадровые процедуры приобретают документальное оформление. Практически любой кадровый документ имеет юридическую (коммерческую) ценность. С помощью кадровых документов, используемых в качестве письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде. Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимы для профессиональной работы кадрового специалиста. Поэтому первый шаг в создании службы персонала -- это формирование достаточной базы нормативных документов.

2.2 Информационное обеспечение кадрового делопроизводства в таможенных органах

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом (кадровое делопроизводство) -- это совокупность документов организационно-распорядительного, информационно-справочного и учетного характера по персоналу организации и их создание (или получение извне), обработка и организация движения по всем уровням управления вплоть до передачи в другие подразделения и сдачи в архив. Требования к оформлению документов базируются на нормативно-правовой базе делопроизводства, которая представляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления. Структура законодательной и нормативной базы кадрового делопроизводства.

1. Законы Российской Федерации.

2. Указы Президента РФ, постановления Правительства РФ: нормативная документация, в соответствии с которой оформляются документы; нормативная документация по организации делопроизводства; нормативная документация по организации архивного хранения документов; Методические документы организаций, местных органов исполнительной власти по кадровому делопроизводству.

3. Нормативные акты Госстандарта РФ, министерств, ведомств, федеральных органов исполнительной власти.

Трудовые отношение подразумевают не только включение работника в производственный процесс (осуществление организации и индивидуального предпринимателя) и в трудовой коллектив, но и их формальное установление. Принято считать, что оформление всех необходимых документов для работника в связи с его трудовой деятельностью осуществляется не только отделом кадров, кадровой службой, однако, права и обязанности работника носят комплексный характер. Поэтому работа кадровой службы тесно связана с осуществлением частично деятельности бухгалтерии, службы охраны труда и других структурных подразделений.

В Трудовом кодексе РФ указано лишь на незначительное количество локальных нормативных актов, которые бы, в полном объеме быть достаточными для правильного ведения кадровой документации. К числу таких основных документов, на которые имеются ссылки в кодексе, можно отнести:

- Штатное расписание;

- Правила внутреннего распорядка;

- График отпусков;

- Должностные инструкции;

- Инструкции по охране труда.

- Штатное расписание - утвержденный, принятый перечень численного состава работников предприятия, учреждения с указанием их количества, должностей, должностных окладов, особенностей оплаты.

Правила внутреннего распорядка - локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. Исходя из численности работников организации, регулирования трудовых отношений с помощью трудового договора, правила внутреннего трудового распорядка можно отнести к обязательным актам организации. В настоящий момент он имеет большое значение при установлении нестандартных правил поведения в организации, в том числе правил использования служебного автотранспорта, мобильной связи, принадлежащих работодателю.

График отпусков чаще всего воспринимается как документ, отражающий желания работников относительно реализации права на отдых, с другой стороны, он имеет непосредственное отношение к организации труда на предприятии. Законодательство устанавливает несколько условий легитимности графика: во-первых, составление не позднее чем за две недели до окончания предыдущего календарного года, а также, во-вторых, необходимо учитывать мнение представительного органа работников.

Должностные инструкции, инструкции по охране труда являются документами, определяющими основные обязанности и права работника, которые и будут его трудовыми обязанностям. Документы, указанные выше, являются лишь малой долей необходимой документации для деятельности любой организации. В качестве примера, можно привести неисчерпывающий перечень документов необходимых для регистрации документов по личному составу, использование которых установлено законодательством:

- Журнал регистрации трудовых договоров;

- Журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;

- Журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска

- Журнал выдачи справок по личному составу и др.

2.3 Программы ведения кадрового делопроизводства в таможенных органах

Спецификой кадровой документации является то, что значительная её часть должна иметь наряду с электронным экземпляром экземпляр, выполненный на бумаге и имеющий собственноручные подписи.

Однако создание и хранение приказов и других документов в компьютерной форме - это ещё не автоматизация кадровой деятельности. Под автоматизацией следует понимать создание и ведение баз данных по личному составу. Это может быть простейшая электронная картотека с жёстко определенными разработчиком полями карточек (не всегда совпадающими с требованиями государственных нормативов и потребностями конкретной организации) и работающая на одном локальном компьютере. Иногда БД по кадрам создаётся для конкретной организации на базе распространённой СУБД типа MS Access, MS SQL Server и т.п. Программа для работы с личным составом может быть отдельным модулем более крупной программы для автоматизации делопроизводства в организации в целом.

Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоянного отражения продвижения работника по службе, корректировки, что значительно легче делается в автоматизированной системе, построенной на основе баз данных.

Традиционное бумажное делопроизводство требует ввода повторяющихся сведений о работнике в различные виды документов: анкету или личный листок по учёту кадров, личную карточку (форма № Т2, Т4) и т.п. Автоматизированная система обеспечивает однократный ввод сведений, соответствующих личному листку по учёту кадров, которые многократно используются впоследствии в разных документах. Более сложные системы обеспечивают неограниченные возможности для расширения объёма сведений о сотрудниках в соответствии с потребностями конкретной организации.

Программы, предназначенные для кадровой службы, должны предусматривать как минимум ввод сведений о работнике в соответствии с типовыми межведомственными формами № Т2, Т2ГС (МС), Т4, введенными органами статистики с 5 января 2004 г. В случае увольнения сотрудника программа должна обеспечивать распечатку сведений по указанным формам, а затем перевод сведений в базу данных об уволенных сотрудниках. На полученной личной карточке работник расписывается при получении трудовой книжки, после чего она подшивается в дело и сдаётся в архив.

Многие программы комплексной автоматизации работы с документами строятся на основе таких продуктов, как Lotus Notes. Они позволяют осуществлять совместное использование баз данных по личному составу, созданных кадровой службой, различными подразделениями и подпрограммами, например модуль «Кадры» используется службой кадров, «Зарплата» - бухгалтерией. Такое совместное использование данных позволяет избежать лишних трудозатрат, обеспечив однократный ввод необходимых данных о сотрудниках, и предотвратить возможные разночтения и накладки, которые возникают при автономной работе подразделений. Чаще всего, такие программы включают регистрационную карточку, основное содержание которой соответствует личному листку по учёту кадров.

База данных «Кандидаты» хранит информацию о лицах, приём которых на работу рассматривается, а база данных «Архив кандидатов» - сведения о кандидатах, решение о приеме которых на работу временно отложено. Сведения о сотрудниках организации (личные карточки, автобиографии, рекомендации, тесты, отзывы и т. д.) содержит база данных «Персонал».

В базе данных «Структура» находятся сведения о штатном расписании, иерархии подразделений, вакансиях и т.д. С помощью базы данных «Присутствие» ведётся оперативный учет рабочего времени, командировок, отпусков и т.д. Рассмотренная система позволяет наглядно представить структуру организации, легко отражать происходящее в ней изменения, полностью прослеживать движение сотрудников по должностной лестнице в организации, начиная с приема их на работу и заканчивая увольнением.

Поскольку программа «Управление персоналом» является частью комплекта «ОфисМедиа», то естественно в ней предусмотрено взаимодействие и с другими компонентами. Например, с базой данных «Приказы» комплекта «Управление и Планирование».

Пользователи могут легко получать интересующую их информацию из кадровой базы данных:

- структуру предприятия, раскрывающую подчиненность любого сотрудника предприятия;

- списки личного состава, систематизированные по фамилии, отделу, номеру учетной карточки, стажу работы, возрасту, дню рождения;

- сроки отпусков и планирование отпусков;

- списки уволенных из организации лиц и т.д.

Существует целый ряд программ с аналогичной функциональностью. Выбор конкретной зависит от специфики организации, необходимости интеграции с другими, уже используемыми программами и т.п.

На сегодняшний день этот уровень автоматизации делопроизводства в государственных учреждениях можно считать пройденным. Системы управления бумажным документооборотом активно функционируют в ряде ведомств, но их ограничения уже отчетливо осознаются. Организации, в свое время не внедрившие у себя такие системы, в сегодняшних условиях стремятся миновать их и начинать сразу со второго уровня.

управленческий делопроизводство кадровый персонал



3. Совершенствование делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом в таможенных органах

3.1 Основные виды совершенствования кадрового делопроизводства в таможенных органах

Основным видом совершенствования делопроизводства является использование технических средств - оргтехники. В соответствии с назначением все технические средства можно разбить на группы:

1) средства для составления документов;

2) копировальная и множительная техника;

3) средства обработки документов;

4) средства хранения, поиска и передачи документов;

5) техника управленческой связи.

Технические средства, используемые для составления документов, классифицируются по способу их создания:

а) рукописный способ - так как на практике имеется целый ряд документов, составляемых только рукописным способом: автобиографии, заявления, расписки, некоторые финансовые документы. Только рукописным способом заполняются некоторые трафаретные документы: анкеты, личные листки по учету кадров, табели учета рабочего времени;

б) машинописные - с помощью портативных, компактных электромеханических, электронных пишущих машин.

Электронные машины кроме печати осуществляют функции редактирования текста: автоматическое исправление ошибок, выбор формата, подчеркивание, автоматическое выравнивание начала строки, правого поля печати, запоминание текста и т.д.



3.2 Проектирование рациональной системы документооборота в кадровой деятельности таможенных органов

Оптимизация системы документооборота основывается на положениях, выработанных, как правило, практикой делопроизводства и научной организацией труда, например: исключение возвратного движения документов; однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя; участие той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью обработки документа; различные операции должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения; учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов, результат контроля и др. следует передавать в службу делопроизводства с помощью регистрационных карточек, электронных сообщений, без документными способами (устно, по телефону), исключал возвратное движение самих документов.[9, стр. 134]

Современные методики организации документационного обеспечения как в традиционном, т.е. бумажном, варианте, так еще более в компьютеризированном требуют четкой диспетчеризации документов, т.е. определение фиксированных путем прохождения документов. Это вполне достижимая задача, так как большинство документов проходят в офисах вполне определенные пункты и этапы обработки. Остается, пользуясь Табелем документов как отправной точкой, выявить эти этапы, оценить их с точки зрения целесообразности, необходимости и обязательности и закрепить наиболее оптимальный порядок движения документов внутри организации в схемах, разрабатываемых службой делопроизводства и его компьютеризации и утверждаемых руководством организации.

В схемы должны быть включены все, в том числе и компьютерные, пункты обработки документной информации и, если они поддаются нормированию, сроки прохождения и обработки документов. Самостоятельные схемы рекомендуется разрабатывать для различных потоков и категорий документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности и др. В эти схемы включаются, как правило, все этапы создания документов от момента написания черновика.

В случае утверждения руководством схемы движения документов приобретают нормативную силу.

Схемы движения документов должны предусматривать и возможные варианты движения документов, например когда документ от руководителя поступает непосредственно к исполнителю, минуя все другие инстанции, или передачу почтовых отправлений, имеющих пометку «Лично», непосредственно из службы делопроизводства адресату минуя все инстанции и этапы обработки. [8]

Именно на основе такого подхода проектировались лучшие унифицированные системы документации, строятся технологии проектирования компьютеризированного документооборота.

Естественно, при реальном многообразии документов, создаваемых и обрабатываемых в офисе, подобная работа требует достаточно высокого уровня квалификации и значительных затрат труда и времени. Именно из-за этого обстоятельства разработка подобных схем традиционных, давно установившихся системах управления проводится редко, как правило только под давлением обстоятельств. Хотя какие-то элементы обязательно присутствуют в инструкциях и регламентах по документационному обеспечению отдельных видов работ, например коллегиальных органов управления, или специфических видов документов, например ограниченного доступа, жалоб граждан и др. Разработка детальных схем прохождения документов становится необходимой при разработке и адаптации компьютерной системы автоматизации документооборота.



3.3 Автоматизированные рабочие места в таможенных органах

Согласно Государственной системе документационного обеспечения управления, автоматизация работы с документами осуществляется с использованием персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (АРМ), сформированных на их основе.

Типовое АРМ состоит из компьютера, подключенного к сети и имеющего доступ ко всем вычислительным ресурсам и информационным базам документов. В зависимости от сети АРМ может иметь доступ к внешним ресурсам и базам данных.

Для объединения компьютеров в единый комплекс используются различные линии связи: кабельные (связь по кабелю типа телевизионного), волоконно-оптические (связь по гибкому жгуту волокон, в котором информация передается световыми импульсами) и телефонные (связь по телефонному кабелю).

Каждое автоматизированное рабочее место, а также организация сетей разрабатывается в соответствии с организацией службы делопроизводства организации и конкретными функциональными обязанностями сотрудников. В системе автоматизации делопроизводства (в зависимости от схемы прохождения документов) предполагается наличие следующих рабочих мест: АРМ руководителя службы делопроизводства; АРМ подготовки проекта документа; АРМ согласования.

К современным техническим средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:

1) персональные компьютеры, объединенные в сети;

2) электронные пишущие машинки;

3) текстообрабатывающие системы;

4) копировальные машины;

5) коммуникационные средства, телефонная техника;

6) средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);

7) средства для обмена информацией -- электронная почта;

8) видеоинформационные системы;

9) локальные компьютерные сети;

10) интегрированные сети учреждений.

К автоматизированному рабочему месту руководителя предъявляются следующие требования: наличие баз данных, постоянно пополняемых оперативной и достоверной информацией; обеспечение оперативного поиска необходимой информации в базе данных; наличие программных средств, регулирующих организационную и административную деятельность; обеспечение оперативной связи с другими источниками; обеспечение возможности накопления в памяти документов и решений. [9]

Основные требования к АРМ подготовки проекта документа состоят в следующем: возможности доступа к банку текстовых заготовок и автоматизированной информационно-поисковой системы; возможности работы с персональной базой данных и другими базами данных; возможности ведения диалога с дополнительными источниками информации; наличии технических средств для печати документов.



Заключение

С 1 января 2004 года введен в действие новый Таможенный Кодекс РФ (ТК). Принятие новой редакции ТК вызвано необходимостью интеграции России в мировое экономическое сообщество. Безусловно, таможенная служба - важнейший элемент системы управления внешнеэкономическими связями. Чем активнее развивается внешнеэкономическая деятельность, тем интенсивнее функционирует таможня. Таможенные платежи и пошлины составляют более трети доходной части федерального бюджета.

О роли документационного обеспечения в таможенном деле говорит тот факт, что в новой редакции ТК немалое место занимают вопросы работы с документами: отдельная глава ТК посвящена информационным системам и информационным технологиям в таможенном деле. Не секрет, что эффективность управленческих решений, принимаемых на всех уровнях управления, во многом зависит от качества предоставляемой информации, которая фиксируется в документах.

Не секрет, что требования, предъявленные к качеству и точности содержания документов - высокие. Если документ можно назвать лицом фирмы, то таможенный документ - это «визитная карточка» государства. Таким образом, организация ДОУ в таможенной службе - это высокие международные требования, предъявляемые к оформлению документов.

В настоящее время возрос уровень требований к качеству работы таможенной службы, что непосредственно связано с упрощением и автоматизацией таможенных процедур, наиболее полным сбором таможенных платежей, предотвращением импорта опасной и некачественной продукции, повышением степени соблюдения таможенного законодательства и эффективности борьбы с преступлениями в сфере таможенного дела и нарушениями таможенных правил.

Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания таможни:

1. Следует разработать все необходимые нормативные документы: инструкцию по делопроизводству, положение об архиве, положение об экспертной комиссии

2. Внести изменения в следующие этапы делопроизводства:

- регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию факсограмм только в компьютерной форме, а так же добавить графы в журнал регистрации входящих/исходящих факсограмм);

- формирование и оформление дел (необходимо при формировании дел недействительные варианты документов хранить отдельной папкой, при неправильной нумерации следовать правилам и требованиям нормативных документов).

3. Необходимо обновить техническую оснащенность рабочих мест сотрудников (принтеры, сканеры, жесткие диски с большой памятью и т.д)



Библиографический список

1 Конституция (Основной Закон) Российской Федерации: [Принята общенародным голосованием в 1993г.] // Российская газета. - 1993. - № 248.

2 Гражданский кодекс Российской Федерации: Часть первая - четвертая: [Принят Гос. Думой 23 апреля 1994 года, с изменениями и дополнениями по состоянию на 10 апреля 2009 г.] // Собрание законодательства РФ. - 1994. - № 22.

3 Таможенный кодекс Российской Федерации. - М.:ДГУП «Ростаможинформ», 2003. - 304 с.

4 Приказ ФТС РФ от 30.03.2007 № 383 «О внесении изменений в Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах), утвержденную Приказом ФТС России от 18 октября 2004 г. № 160»

5 Волков К.А. Документирование в управленческой деятельности: учеб. Пособие / А.Н. Приходько, Т.А. Расина, И.М. Шутова. - СПб.: СПбГАСУ, 2009. - 402 с.

6 Галахов В.В. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов./ И.К. Корнеев.-2-у изд., перераб. и доп.- М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2005. - 456 с.

7 Сотов П.В. Делопроизводство: образцы документов: Инструкции, ГОСТы./ А.Н. Тихомиров. - М.: Проспект, 2000.- 80 с.

8 Сокова. А.Н. Перспективы развития правил оформления управленческих документов.Делопроизводство. - М.: Проспект, 2004 - №2.- 319 с.

9 Стенюков М.В. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М.: Проспект,2004. - 98 с.

10 Справочная правовая сисьема «Консультант Плюс»

11 Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело 2000. №1. С. 18-24.

12 Фионова Л.Р. Организация и техноллогия документационного обеспечения управления.- Пенза: Изд-во Пенз. гос. ун-та, 2008.- 159 с.

Размещено на Allbest.ru

...