Размещено на http://www.allbest.ru/

МиНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«тюменский государственный нефтегазовый университет»

ИНСТИТУТ ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ И ПЕРЕПОДГОТОВКИ КАДРОВ

ЦЕНТР БИЗНЕС - ОБРАЗОВАНИЯ И КОНСАЛТИНГА

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧИСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Тюмень

Содержание

архив документ хранение фонд

Введение

1. Экспертиза ценности документов

2. Описи дел

3. Оформление дел

4. Порядок передачи дел в архив

5. Передача документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение

6. Сроки хранения документов

7. Учет документов в архивах

8. Реквизит документа

9. Приказы по личному составу

Заключение

Список литературы

Введение

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

На предприятии существует служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Документы организации, образовавшиеся в процессе делопроизводства, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.

В своей работе я рассмотрю вопрос по подготовке исполненных документов к архивному хранению, выясню, что включается в этот процесс, дам понятие следующим терминам:

- Экспертиза (оценка) научной и практической ценности документов;

- Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

- Регистрационный номер документа;

- Гриф утверждения документа;

- Отметка о наличии приложения;

- Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- Приказы по личному составу.

Архивоведение - наука, изучающая историю, теорию и практику архивного дела.

Архивное дело - отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а также имеющий ценность для собственника.

Предмет архивоведения включает в себя:

- принципы и методы отбора документов,подлежащих архивному хранению;

- способы хранения, обеспечивающие полную сохранность документов;

- создание системы информации о содержании документов;

- организацию всестороннего использования документальной информации;

- организацию работы архивных служб.

1. Экспертиза ценности документов

После того, как документы исполнены, они подлежат архивному хранению. Подготовка исполненных документов к архивному хранению и использованию включает:

- Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

- Описи дел;

- Оформление дел;

- Описание документов постоянного и долговременного хранения;

- Обеспечение их сохранности;

- Передачу дел в архив учреждения, то есть в ведомственный архив.

(Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющейся структурным подразделением организации). Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение. Но сначала экспертная комиссия организации должна произвести экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве производится при составлении номенклатуры дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии.

Номенклатура для организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно.

На экспертные комиссии, кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов и т.п.

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

- постоянного хранения в государственных архивах;

- временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

2. Описи дел

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения (до 10 лет включительно).

Описи дел постоянного, временного срока хранения (свыше 10 лет) и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации и согласовываются с ведомственным архивом.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения могут быть уничтожены только после того, как описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации.

Опись является учетным документом и основной частью научно - справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи.

Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения по истечении установленного срока хранения включаются в акт о выделении документов к уничтожению. Не допускается уничтожение документов до полного истечения сроков их хранения. Для исключения преждевременного уничтожения документов необходимо соблюдать следующее правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный в них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. (Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1999 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2003 года).

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Пред архивная подготовка дел включает две процедуры: описание и оформление дел.

3. Оформление дел

Оформление дела - это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив. Оформление дел производится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пере систематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

Полное оформление дела предусматривает:

- перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, получающийся при формировании дела в течении года);

- нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами;

- составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;

- составление заверительной надписи дела;

- подшивку дела в твердую темную обложку из картона на 4 протокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

4. Порядок передачи дел в архив

В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителем структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения.

Дела временного (до10 лет) хранения в архив организации, как правило не передаются.

Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделах описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

В небольших по структуре и штатной численности организациях, как правило, отсутствует специальное подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.

Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами осуществляется на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение.

Организация может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самой организации.

При сдаче дел на государственное хранение организация предоставляет в государственный архив:

- отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;

- описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;

- историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;

- справку о неполной сохранности документов (если какие - либо дела утрачены).

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.

Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация - сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.

Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.

5. Передача документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение

В настоящее время в силу вступил Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации, за исключением положений, для которых статья31 этого Закона устанавливает срок вступления в силу 1 января 2006 г.

Этот Закон в интересах граждан, общества и государства регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности.

В случае противоречия новому Закону законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных правовых актов об архивном деле действуют нормы нового Закона.

Статьей 3 Закона «Об архивном деле в РФ» архивный документ определен как материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющий его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. При решении вопроса об уничтожении или передаче на архивное хранение документов, прежде всего, учитывается их значимость для граждан, общества и государства.

Архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения на основании экспертизы ценности документов включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежат передаче на государственное хранение.

Статьями 7-9 Закона «Об архивном деле Российской Федерации» определены архивные документы, относящиеся к государственной, муниципальной и частной собственности.

Организации и граждане имеют право создавать архивы для хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе для хранения и использования документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

6. Сроки временного хранения документов

Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в ведомственных архивах (временное хранение документов государственной власти Архивного фонда РФ осуществляют органы государственной власти, государственные учреждения и предприятия в создаваемых ими ведомственных архивах (п. 6 разд. 1 Положение об Архивном фонде РФ, утвержденного Указом Президента РФ от 17.03.1994 г. №552)).

Сроки хранения архивных документов.

Архивные документы	Срок хранения в течение	Основание
1. Федеральным органом государственной власти	15 лет	Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ
2. Генеральной прокуратуры РФ		«Об архивном деле в РФ»
3. Органов государственной власти и прокуратур республик		ст. 18, с. 420;
4. Отраслевых академий		ст. 22, с 422
5. Государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения		(о хранении документов Архивного фонда РФ-Авт); Указ Президента РФ От 17.03.1994 №552,
6. Органов государственной власти и прокуратур краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов	10 лет	Раздел 1 п. 6, с. 430 (о сроках временного хранения документов государственной
7. Прокуратур городов и районов		части Архивного фонда
8. Государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения в течение		РФ - Авт)
9. Органов местного самоуправления	5 лет
10. Учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения
11. Предприятий сельского хозяйства
12. Записи актов гражданского состояния	75 лет
13. Документы по личному составу
14. Записи нотариальных действий и судебных дел
15. Похозяйственные книги
16. Образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности	10 лет
17. Научная, технологическая, патентная документация	10 лет
18. Конструкторская документация	15 лет
19. Проектная документация по капитальному строительству	25 лет
20. Телеметрическая документация	5 лет
21. Кинодокументы, фотодокументы и видеофонограммы	Не более 3 лет со времени изг.
22. Фотодокументы	3 года
23. Документы на машинных носителях	5 лет

Сроки хранения документов образующихся в деятельности организации

№ статьи	Вид документа	Срок хранения документа	Основание
	Организация системы управления 1.1. Распорядительная деятельность		Положение об Архивном фонде
Ст. 9	Документы (справки, отчеты, доклады, обзоры, переписка) о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров	Постоянно	РФ, утв. Указом Президента РФ от 17.03.94 № 552, разд. 1, п.2, с. 428-
Ст. 11	Проекты правил, инструкций, регламентов, методических указаний и рекомендаций; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке и применению	3 года (после утверждения)	429 (об утверждении перечней документов, подлежащих передаче
Ст. 12	Переписка с исполнительными органами государственной власти РФ, субъектов РФ, органами местного самоуправления по основным вопросам деятельности	5 лет	организациями на государственное хранение с указанием сроков хранения.
	1.2. Организационные основы управления		Перечень типовых управленческих
Ст. 33	Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения, переписка) по их разработке и изменению	3 года (после утверждения)	документов, образующихся в деятельности организации,
Ст. 41	Переписка по организационным вопросам деятельности, в т.ч. о регистрации, лицензировании, аккредитации, аттестации, сертификации, приватизации, акционировании	5 лет	утвержденный Федеральной архивной службой России 06.10.2000 с. 449-448
Ст. 44	Документы (справки, докладные записки, перечни вопросов, рассмотренных коллегиальными исполнительными органами, планы, проекты, повестки заседаний, предложения к повестке дня собрания акционеров, оперативные сводки, переписка и др.) об административно-организационной деятельности	5 лет.	(о сроках хранения документов, образующихся в деятельности организаций)
Ст. 45	Документы (программы, задания, отчеты, доклады, переписка) о командировках	5 лет
Ст. 46	Документы (программы, доклады, повестки, извещения, приглашения, рекламные проекты, поздравительные адреса, тематические фотоальбомы, видеозаписи, переписка) об организации и проведении съездов, конгрессов, конференций, совещаний, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч: по месту проведения, в других организациях	5 лет до минования надобности
	1.3. Контроль
Ст. 51	Переписка о проведении проверок и ревизий	5 лет
Ст. 53	Переписка о выполнении решений (предписаний) проверок и ревизий	5 лет
Ст. 55	Документы (докладные записки, справки, сводки, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан	5 лет
Ст. 56	Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы); документы (справки, переписка) по их рассмотрению	- предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотребления	Постоянно
		- личного характера	5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 л. после последнего рассмотрения)
		- второстепенного, оперативного характера	5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 л. после последнего рассмотрения
	1.4. Правовое обеспечение деятельности
Ст. 58	Документы (постановления, определения, акты, решения, заключения, запросы, переписка) о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера	5 лет
Ст. 61	Документы (обзоры, справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации и составлении правовой работы	5 лет
Ст. 62	Переписка по оперативным правовым вопросам	3 года
	1.5. ДОУ и организация хранения документов
Ст. 70	Документы (акты, заключения, справки, переписка) о совершенствовании ДОУ, внедрении современных информационных технологий, защите информации	5 лет
Ст. 78	Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске к ознакомлению с документами	10 лет
Ст. 80	Копии архивных справок, выданные по запросам граждан; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним	5 лет
	2. Планирование деятельности 2.1. Прогнозирование
Ст. 83	Переписка о разработке и ходе выполнения целевых программ	5 лет
	2.2 Текущее планирование
Ст. 98	Переписка по вопросам планирования	5 лет
	2.3. Ценообразование
Ст. 103	Переписка по вопросам ценообразования	5 лет
	3. Финансирование деятельности 3.1. Финансирование, кредитование
Ст. 107	Документы (уведомления, расчеты, таблицы, справки, сведения, ведомости, поручения, заключения, обоснования, переписка) о разработке и изменении финансовых планов	5 лет
Ст. 110	Переписка о лимитах и экономических программ	5 лет
Ст. 113	Документы (справки, сведения, расчеты, расходные расписания, бюджетные поручения, заявки, переписка) о финансировании всех видов деятельности	5 лет
Ст. 116	Документы (планы, обоснования, расчеты, переписка) о совершенствовании аппарата управления	5 лет
Ст. 117	Переписка о изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды	5 лет
Ст. 118	Документы (акты, докладные записки, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины	5 лет
Ст. 120	Переписка о внесметных и целевых ассигнованиях	5 лет
Ст. 121	Документы (положения, карточки, переписка) об открытии, закрытии, состоянии, оплате текущих и расчетных счетов, о проведении денежно-расчетных операций	5 лет
Ст. 124	Документы (докладные записки, сообщения, информации, извещения, справки, отчеты, переписка) по кредитным вопросам	5 лет
Ст. 126	Переписка о размещении акций, вкладов, начислении капиталовложений	5 лет
Ст. 128	Переписка о нормах обязательных резервов, финансирования капиталовложений	5 лет
	2. Учет и отчетность 4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
Ст. 138	Переписка об уничтожении и уточнении балансов и отчетов	5 лет
Ст. 144	Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности	1 год
Ст. 145	Документы о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в т.ч. - проверка кассы, правильности взимания налогов	5 лет (при условии завершения проверки в случае возникновения споров…
Ст. 151	Документы о взаимных расчетах и перерасчетов между организациями	5 лет
Ст. 152	Переписка о финансово-хозяйственной деятельности	5 лет
Ст. 156	Переписка о выплате заработной плате	5 лет
Ст. 158	Гарантийные письма	5 лет
Ст. 160	Переписка о выдаче о возврате ссуд	5 лет (после погашения ссуды)
Ст. 163	Документы о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях	5 лет
Ст. 165	Документы об оплате учебных отпусков	Не менее 5 лет
Ст. 167	Документы об амортизационных отчислений	5 лет
Ст. 172	Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания и акцизных и др. сборов	5 лет
Ст. 173	Документы об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов	5 лет
Ст. 174	Документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня	5 лет
Ст. 180	Документы по валютным вопросам	5 лет
Ст. 195	Переписка об образовании, распределении накоплении оборотных средств и о расчетах по оборотным средствам	5 лет
Ст. 197	Документы по финансовым вопросам благотворительной деятельности	5 лет
	4.2. Стилистический учет и отчетность
Ст. 206	Переписка о составлении, представлении и проверке стилистической отчетности	5 лет
	5. Экономические, научные и 5 культурные связи 5.1. Организация связей
Ст. 211	Переписка о вступлении в международные организации (объединения)	Постоянно
Ст. 213	Документы (программы, планы проведения встреч, графики, заявки, переписка) об организации приема и пребывания представителей иностранных организаций	5 лет
	5.2. Осуществление связей
Ст. 224	Переписка о разработке, уточнении, изменении планов научно-технического, экономического, культурного сотрудничества	5 лет
Ст. 226	Документы (информационные письма, сообщения, вырезки из газет) об экономическом, научно-техническом, культурном сотрудничестве	5 лет
Ст. 229	Документы (заключения, акты, справки, технико-экономические обоснования, разрешения, переписка) о целесообразности закупок импортной продукции и материалов	10 лет
Ст. 230	Документы (программы, планы, контракты, акты, протоколы, переписка) об обучении, стажировке иностранных специалистов в РФ	5 лет
Ст. 231	Переписка об организации заграничных путешествий, туров	3 года
	6. Информационное обеспечение 6.1. Сбор информации, маркетинг
Ст. 232	Переписка об организации, планировании и осуществлении информационной деятельности, маркетинга	5 лет
Ст. 233	Документы (справки, докладные записки, сводки, отчеты, переписка) об информационной деятельности маркетинга	5 лет
Ст. 239	Документы (запросы, заявки, сведения, переписка) о потребности в научно-информационных материалах, изданные за рубежом, в РФ	За рубежом - 3 года В РФ - 1 год
Ст. 341	Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме) лиц, не принятых на работу	1 год
Ст. 242	Документы (планы, акты, справки) о комплектовании и работе справочно-информационных служб организации	3 года
Ст. 244	Документы (списки, каталоги, заявки, отчеты, переписка) об оформлении годовой подписки на литературу	1 год (после получения подписанной литературы)
	6.2. Распространение информации
Ст. 250	Информационные издания (бюллетени, информационные листки и письма, каталоги, списки, справочники, сборники) - по месту разработки - в других организациях	До ликвидации организации До минования надобности
Ст. 254	Переписка об организации и проведении выставок, ярмарок, презентаций	5 лет
Ст. 255	Документы (программы, планы, тексты лекций, справки, сведения) о проведении на выставке, ярмарке, презентации лекций, бесед и других мероприятий	5 лет
Ст. 257	Документы (заявкиё акты, переписка) о размещении и выпуске рекламы	3 года
Ст. 259	Документы (коммерческие предложения, прайс-листы, анкеты, образцы текста рекламы, Интернет) об оперативной рекламной деятельности	До минования надобности
Ст. 260	Переписка о распространении информационных изданий	1 год
Ст. 261	Переписка об учете, движении и использовании информации	5 лет
	7. Трудовые отношения 7.1. Трудоустройство
Ст. 264	Переписка по вопросам трудоустройства	5 лет
	7.2. Организация труда
Ст. 276	Документы (протоколы, справки, акты) о проверке выполнения условий коллективного договора	Постоянно
Ст. 282	Документы (акты, сообщения, информации, характеристики, докладные записки, справки) о трудовой дисциплине	3 года
	7.3. Нормирование труда, тарификация, оплата труда
Ст. 287	Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, сеток, ставок	5 лет
Ст. 291	Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, начислении премий	5 лет
Ст. 294	Переписка об образовании и использовании фондов материального поощрения	5 лет
	7.4. Охрана труда
Ст. 297	Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий, охраны труда и санитарно-оздоровительных мероприятий	5 лет
Ст. 299	Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности	5 лет
Ст. 302	Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты) о состоянии условия и применения труда женщин и подростков	5 лет
Ст. 308	Переписка о предупредительных ЖКП мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций	5 лет
Ст. 314	Документы (программы, списки) об обучении работников по технике безопасности	5 лет
Ст. 321	Переписка об авариях и несчастных случаях
Ст. 324	Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их установлению	5 лет
Ст. 325	Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращения рабочего дня в связи с вредными условиями труда	5 лет
Ст. 329	Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий	3 года
Ст. 330	Документы (списки, перечни) о проведении медицинских осмотров работников	5 лет
	8. Кадровое обеспечение 8.1. Прием, перевод, увольнение работника
Ст. 334	Переписка о приеме, распределении, перемещение, учете кадров	5 лет
Ст. 335	Документы (заявки, сведения) о потребности в работниках, сокращении работников	5 лет
Ст. 346	Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должности	3 года

7. Учет документов в архивах

Учет архивных документов - установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежит каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.

В России существует централизованный учет документов Архивного фонда РФ в масштабе всей страны, основанный на наличии в органах управления архивным документом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

Основной учет архивных документов является единая система регистрации архивных фондов и единиц хранения.

Средство учета - присвоение архивных шифров единицам хранения.

Проведение учета - основано на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности.

Первичными документами учета являются учетные документы архива - комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав, состояние архивных документов. В них учитываются отдельные документы, единицы хранения, фонды.

К учетным документам архива относятся:

· книга учета поступлений;

· книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;

· список фондов;

· список фондов с особо ценными документами;

· лист фонда;

· архивная опись;

· опись особо ценных документов;

· опись страхового фонда;

· реестр описей;

· реестр описей особо ценных документов;

· инвентарная книга учета дел с материальными ценностями;

· паспорт архива;

· паспорт архивохранилища;

· сведения об изменениях в составе и объеме фонда на 1 января;

· карточка фонда;

· дело фонда;

· внутри-деловые описи и листы - заверители дел.

В книге учета поступлений документов фиксируются все поступления документов в архив за истекший год, их составление и первичное описание.

В нем указываются источники поступлений, фиксируются документы, по которым шло поступление документов,- сдаточные описи, акты приема-передачи. На ее основе составляются все остальные учетные документы архива.

В первичном поступлении фонда он получает номер по списку фонда. Последующие его пополнения фиксируются под тем же номером.

Список фондов является перечнем официальных наименований и номеров хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов. Фонды получают порядковые номера. Ежегодно на 1 января составляется итоговая запись о количестве фондов и их движении.

Лист фонда содержит название, номер архивного фонда, его категорию, место хранения, сведения о количестве, хронологии, составе его документов, научно-справочном аппарате и динамике на основании записей о движении документов. В нем указывают описи фонда, их состояние и содержание.

Архивная опись является одним из основных учетных документов архива, архивным справочником, содержащим систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенным для их учета и раскрытия их содержания. Опись составляется на основе номенклатуры дел и их реального наличия. Благодаря описи, каждая единица хранения получает свой архивный номер.

Описи особо ценных документов и страхового фонда составляются аналогично архивной описи.

Реестр описи служит для регистрации описей, их количества и состава. В нем указываются номер фонда, номер описи, количество дел в ней, количество листов описи и ее экземпляров.

Реестр описей особо ценный документов ведется аналогично общему реестру описей.

Инвентарная книга учета дел с материальными ценностями заводится в том случае, если в делах или их оформлении имеются материальные ценности, драгоценные металлы и камни. Такие дела хранятся в сейфах

Паспорт архива ежегодно 1 января высылается в вышестоящее архивное учреждение. Он содержит все сведения об архиве, его фондах, единицах хранения, учетных, научно-справочных документах, работе архива по всем направлениям за отчетный год.

Паспорт архивохранилища также является отчетным документом и содержит сведения о размещенных в нем фондах, делах, документах за отчетный год.

Карточка фонда является учетным документом, содержащим название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда, месте хранения, предназначенным для центрального государственного учета архивных документов.

Дела фонда ведется на каждый фонд, являясь своеобразным досье каждого архивного фонда. В него включаются документы, отражающие историю фондообразователя и фонда, такие, как историческая справка, схема систематизации фонда, листы фонда, акты, связанные с движением фонда.

Внутриделовые описи и листы-заверители дела используются для учета документов внутри дела.

Учетная документация архива в своей совокупности адекватно отражает состав документов Архивного фонда РФ и является первичной основой создания общегосударственного банка архивных данных.

8. Реквизит документа

Реквизиты документа - обязательные данные или сведения, которые должен содержать официальный документ, чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения операций.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом.

Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования.

Товарный знак (знак обслуживания) изображают на бланке с соблюдением требований части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Обладателем исключительного права на товарный знак (правообладателем) может быть юридическое лицо или индивидуальный предприниматель.

Право на товарный знак охраняется законом. Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной регистрации.

В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании.

Порядок регистрации товарного знака изложен в части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации. При этом в соответствии с международным договором Российской Федерации не допускается регистрация в качестве товарных знаков обозначений, состоящих только из элементов, представляющих собой: государственные гербы, флаги и другие государственные символы и знаки; сокращенные или полные наименования международных и межправительственных организаций, их гербы, флаги, другие символы и знаки; официальные контрольные, гарантийные или пробирные клейма, печати, награды и другие знаки отличия, или сходные с ними до степени смешения обозначения. Такие элементы могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа.

Реквизит "Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)" используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст) Допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Реквизит (20) отметка о наличии приложений. Отметка о наличии приложений предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект. Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2--4 интервала), выше реквизита «подпись». Слово «Приложение» печатается от левого поля, после него ставится двоеточие. Текст приложения печатается через один межстрочный интервал, если приложений несколько, текст разделяется 1,5 интервалами.

Реквизит документа "отметка об исполнении документа и направлении его в дело"Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Данный реквизит проставляется на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа слева и включает в себя следующие элементы:

- слова «В дело»;

- индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться документ;

- дату и индекс документа, свидетельствующего об исполнении;

- личную подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения - исполнителя;

- дату оформления отметки.

Пример

На поступивший запрос организацией был подготовлен и отправлен письменный ответ. Отметку об исполнении на исполненном документе-запросе необходимо оформить следующим образом:

В дело 2-18

Подготовлен ответ.

Исх. № 2-18/139 от 18.03.2008

Подпись

19.03.2008

В данном примере «2-18» - это индекс дела по номенклатуре дел, в которое должен быть подшит исполненный документ-запрос, а запись «Исх. № 2-18/139 от 18.03.2008» отражает регистрационный индекс и дату ответного документа. Как видно из приведенного примера, ответный документ согласно установленным правилам будет подшит в то же дело, что и документ-запрос.

Если в процессе исполнения ответный документ не создавался, то в отметке об исполнении вместо элементов «дата и номер документа, свидетельствующего об исполнении» делается краткая запись, свидетельствующая о том, каким образом был исполнен документ (вопрос может быть решен по телефону, при личной встрече и др.).

Пример

В дело 2-18

В совещании примет участие

зам. директора А.Е.Забродский

(передано по телефону)

Подпись

19.03.2008

На распорядительных документах отметка об исполнении документа и направлении его в дело обычно строится по упрощенной схеме:

Пример

В дело 1-5

Подпись

16.03.2008

9. Приказы по личному составу

Приказ -- это внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации.

Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения)по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях.

Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников.

Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в организации.

С этой целью целесообразно разработать инструкцию, которая определяла бы порядок оформления документов при приеме, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу.

Приказами по личному составу документально оформляются:

* прием, перевод на другую работу, увольнение;

* изменение условий труда, присвоение разрядов, классности;

* установление размеров оплаты труда;

* предоставление отпусков;

* командирование сотрудников;

* наложение дисциплинарных взысканий и др.

Для оформления приказа по личному составу необходимо письменное обоснование, такое как заявление работника, докладная записка, акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), запрос на перевод работника из другой организации и др.

Личное заявление работника обычно пишется от руки в произвольной форме, в которой излагается просьба о приеме на работу, увольнении, переводе на другую вакантную должность или в другую организацию и т.д.

В заявлении обязательно указывается адресат(должность, фамилия, инициалы руководителя организации), текст, личная подпись, дата.

На заявлении проставляются резолюция руководителя и отметка о направлении документа в дело.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности организации.

Приказы по личному составу должны быть оформлены в строгом соответствии с ТК РФ.

* при приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда и условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (продолжительность) и т.п.;

* при увольнении - причина увольнения (конкретная статья ТК РФ);

* при предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, дата начала и окончания;

* при переводе на другую работу - вид перевода(если временный - продолжительность), новая должность и подразделение, причина перевода, изменение оплаты труда;

* при поощрении или дисциплинарном взыскании - причина и вид поощрения или взыскания;

* при командировании - дата, продолжительность и цель командировки, наименование организации командирования.

Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать.

Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается прописными буквами), имени и отчества (печатаются полностью строчными буквами), в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса.

Заключение

Все документы государственные и негосударственные части Архивного фонда РФ независимо от места хранения подлежат государственному учету.

Держатели документов государственной части Архивного фонда РФ несут ответственность за полноту, достоверность, соблюдения сроков представления сведений по учету и сохранности документов, находящихся в государственных и ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках.

Списо...