Основи управління людськими резервами

Размещено на http://www.allbest.ru/

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ ХАРЧОВИХ ТЕХНОЛОГІЙ

Кафедра менеджменту

Контрольна робота

Основи управління людськими резервами

Виконала:

Гецко Є.Р.

Київ, 2015 рік



Зміст

1. Зміст теорії людських відносин

2. Організаційні структури управління та принципи їх побудови

3. Комунікація система та підвищення її ефективності в управлінні підприємством



1. Зміст теорії людських відносин

Розуміння важливості впливу соціально-психологічних чинників на зростання продуктивності праці прийшло до відомого англійського соціаліста-утопіста і менеджера Роберта Оуена (1771-1851) задовго до 20-го століття. Працюючи директором лави текстильних фабрик в Нью-Ленарку (Шотландія) Оуен в період з 1800 по 1828 рр. здійснив експеримент, направлений на гуманізацію стосунків між підприємцями і робітниками. Поліпшувалися умови праці і побуту, будувалося і упорядковувалося житло, торгівля в магазинах для робітників велася по доступних цінах, відкривалися школи, проводилися заходи щодо полегшення жіночої і дитячої праці.

Оуен, також, раніше інших зрозумів значення морального стимулювання робітників. Одного дня він з'явився на своїй фабриці з трьома мотками стрічок - жовтих, зелених і червоних - і прив'язав червоні стрічки до верстатів тих, що добре працюють, зелених - до верстатів робітників, що мають середній рівень вироблення, і жовті - до верстатів робітників, що не виконують встановлені норми. Робітники це відразу відмітили і через два місяці на всіх верстатах були червоні стрічки. Так без збільшення зарплати Оуен добився зростання продуктивності праці. Свій досвід Оуен узагальнив в книзі «Новий погляд на суспільство, або досвід про принципи утворення людського характеру» (1813).

Одним з засновників школи людських відносин в управлінні є професор Гарвардського університету Елтон Мейо. Приводом для виникнення цієї школи послужив соціальний і психологічний експеримент, проведений групою Мейо з метою дослідження чинників, що впливають на вироблення робітників, і дослідження нових методів інтенсифікації праці. В 1926 р. адміністрація спільно з ученими Гарвардського університету почала проводити експеримент, який тривав майже 8 років.

У його результаті були зроблені крупні відкриття, які і привели згодом до виникнення школи людських відносин. На основі Хоторнських експериментів Е. Мейо і його співробітниками була сформульована доктрина, «людських відносин». Основою її є наступні принципи:

- чоловік є соціальна істота, орієнтована на інших людей і включена в контекст групової поведінки;

- з природою людини несумісна жорстка ієрархія і бюрократична організація підлеглості;

- керівники підприємств більшою мірою повинні орієнтуватися на задоволення потреб людей;

- продуктивність праці буде вища, якщо індивідуальна винагорода буде підкріплена груповим, колективним, а економічні стимули - соціально-психологічними (сприятливий моральний клімат, задоволеність працею, демократичний стиль керівництва).

Ці висновки, що стосуються мотивації праці, були в нормі відмінними від основних положень класичної школи (адміністративний підхід), і школи наукового управління (економічний підхід), оскільки основну увагу Мейо переносив на систему взаємин в колективі.

Головна ідея теорії людських відносин полягає у тому, що зростання продуктивності праці може бути досягнете без суттєвого матеріально-технічного оновлення виробництва, а успіх трудової діяльності більшою мірою залежить від морально-психологічного клімату, який склався всередині трудового колективу, ніж від матеріально-речових умов.

На думку прихильників цієї концепції, працівники є загалом пасивними, вони перебувають у моральній залежності від керівників, завдання яких полягає у тому, щоб схилити робітників до співробітництва. Мейо вважав, що прагнення до співробітництва є природним станом робітників і менеджерів, яке в реальних обставинах обмежене неправильно побудованими взаєминами між ними. Завдання менеджера - так організувати внутрігрупову структуру, щоб задовольнити соціальні потреби виконавців у спілкуванні, виховати у них відданість фірмі і спрямувати їхні особисті пристрасті у продуктивне русло.

Опір управлінню. При аналізі трудових відносин з позиції менеджерів, наймані працівники часто виглядають лише як об'єкти впливу, гвинтики, від яких нічого не залежить. Проте, насправді, працівники виробляють свої власні способи контролю над трудовим процесом, які не завжди відповідають інтересам менеджерів. Серед способів опору менеджменту розрізняють колективні та індивідуальні санкції, активні та пасивні форми.

Серед активних форм колективних санкцій найпоширенішими є:

- страйк - стихійна або організована колективна зупинка виробництва. Страйк є найпоширенішою формою колективних санкцій. Він може застосовуватися з найрізноманітніших приводів: економічних, політичних, для привернення уваги громадськості або державних органів до певних проблем. Хоча зазвичай страйк зумовлюється переплетенням цілого ряду різноманітних проблем;

- саботаж (від фр. - дерев'яний черевик, гальмо) - спеціальний зрив роботи шляхом ухиляння від її виконання або шляхом спеціального поганого виконання цієї роботи, спеціального псування майна тощо;

- пікет - організована група людей, яка протестує у публічному місці, зазвичай перед спорудами, у яких розміщені органи влади чи офіси керівництва компаній.

Існують також пасивні форми колективного опору, найбільш відомою з яких є рестрикціонізм - колективне обмеження норм виробітку при формальному дотриманні всіх виробничих вимог. Воно досягається завдяки зниженню інтенсивності праці до рівня найменш продуктивних робітників, затягування перерв та створення "вимушених" простоїв. Рестрикціонізм ще інакше називають "італійським страйком".

Пасивні форми індивідуального опору - це форми, які не потребують особливої координації або попереднього планування. Існують доволі ефективні форми боротьби, за допомогою яких підлеглі намагаються тиснути на адміністрацію, але при цьому уникають прямого і відкритого зіткнення з керівництвом. До найпоширеніших можна віднести такі:

- абсентеїзм, або невихід а різних причин на роботу;

- використання частини робочого дня для "роботи для себе", в тому числі із використанням матеріалів та обладнання фірми;

- дрібні крадіжки на роботі;

- халатність, спеціально недбале ставлення до робочого обладнання;

- невиконання наказів при видимій покірності керівництву;

- обман керівництва;

- гальмування нововведень;

- перекладання відповідальності;

- відмова навчати прийнятих на роботу нових працівників;

- халтура, неякісне виконання роботи;

- приписки - завищення обсягу виконаних робіт шляхом приписування тощо.

Ледарство, обман, халтура та інша поведінка подібного роду може бути, звичайно, зумовлена й особистісними рисами людей, але у тих випадках, коли ми говоримо про них як про пасивні форми опору керівництву, ми маємо на увазі, що вони свідомо застосовуються у відповідь на рішення керівництва, які працівники вважають несправедливими. Як правило, ці реакції є захисними, а не наступальними. Американський дослідник Дтон Скотт назвав їх "зброєю слабких", зауваживши, що саме такого роду опір у тривалій перспективі виявляється найбільш ефективним. Серед головних предметних областей, які утворюють дослідницьке поле економічної соціології необхідно виділити соціологію зайнятості. Кожен індивід повинен визначити своє місце щодо ринку праці: яку роботу виконувати, за яку оплату, і, зрештою, чи працювати взагалі.

2. Організаційні структури управління та принципи їх побудови

Організаційна структура управління - це форма поділу праці, що закріплює певні функції управління за відповідними структурними підрозділами апарата управління. У широкому розумінні задача менеджерів полягає в тому, щоб обрати ту організаційну структуру, яка найкраще відповідає цілям і задачам підприємства, а також внутрішнім і зовнішнім факторам, що впливають на неї.

Найкраща структура - це та, яка найкращим чином дозволяє підприємству ефективно взаємодіяти із зовнішнім середовищем, продуктивно і доцільно розподіляти і спрямовувати зусилля своїх співробітників і таким чином задовольняти потреби клієнтів і досягати своїх цілей із високою ефективністю.

Поняття „організація” охоплює такі взаємопов'язані елементи: мету, завдання, групування завдань для визначення видів робіт, групування видів робіт у відповідних підрозділах згідно з метою організації, делегування повноважень, розподіл відповідальності й визначення кількості рівнів в ієрархії управління, створення організаційного клімату, який спонукає працівників активно працювати для досягнення мети організації, проектування системи комунікацій, здатної забезпечити прийняття ефективних рішень.

Також, для їх контролю та координації, побудову єдиної організаційної системи, що забезпечує внутрішнє узгодження всіх елементів організації, адаптацію до змін зовнішнього середовища.

Склад організаційних функцій передбачає три основні фази, кожна з яких, в свою чергу, теж складається з трьох етапів (табл.).

Табл. - Фази організаційного процесу:

Основні фази організаційного процесу	Функції, що здійснюються в межах кожної фази
1. Фаза почину (ініціювання) бере початок від першого задуму організації до стадії реального формування апарату організації	а) визначення завдань організації; б) визначення способів їх вирішення; в) забезпечення здійснення.
2. Фаза облаштування (координації) триває від початку формування до поточної діяльності	а) визначення системи необхідних видів діяльності; б) визначення складу виконавців; в) забезпечення стимулювання виконавців.
3. Фаза розпорядча (адміністрування) здійснюється у сформованому апараті за визначеними напрямами як поточне керівництво діяльністю організації	а) делегування повноважень та обов'язків; 6) визначення змісту розпоряджень; в) забезпечення виконання розпоряджень.

Організація як функція менеджменту - це процес створення структури підприємства, яка дає можливість людям ефективно працювати разом для досягнення спільної мети.

Отже, попередньою умовою для створення структури підприємства є формування стратегії, а основна мета організаційної функції в менеджменті - забезпечити перехід від стратегії до структури.

Практичним результатом виконання організаційної функції є: затвердження структури виробництва, структури органів управління, схеми взаємозв'язків між підрозділами, регламентація функцій, під функцій, робіт і операцій, встановлення прав й обов'язків органів управління та службових осіб, затвердження положень, інструкцій, підбір, розстановка кадрів і формування штатів працівників у керуючій та керованій системах.

Повноваження об'єднують вище керівництво з нижчими рівнями працюючих і забезпечують можливість розподілу та координування завдань. Засобом, за допомогою якого керівництво встановлює стосунки між рівнями повноважень, є делегування.

Делегування - це передавання завдань і повноважень особі, яка бере на себе відповідальність за їх виконання.

Делегування є засобом, за допомогою якого керівництво розподіляє серед співробітників численні завдання, які повинні виконуватись для досягнення мети організації.

Делегування реалізується лише у випадку прийняття повноважень, і власне відповідальність не може бути делегована.

Повноваження - це обмежене право використовувати ресурси організації та спрямовувати зусилля деяких її працівників на виконання певних завдань.

Розрізняють два типи повноважень: лінійні та апаратні (штабні).

Лінійні повноваження - це повноваження, які передаються безпосередньо від керівника підлеглому і далі іншим підлеглим. Саме лінійні повноваження надають керівникові законну владу для спрямування своїх безпосередніх підлеглих на досягнення поставленої мети. Виділяють три типи штабного апарату:

- консультативний апарат (спеціалісти, залучені на постійній або тимчасовій основі для консультування лінійного керівництва);

- обслуговуючий апарат (напр., відділ кадрів, матеріально-технічне постачання, маркетингові дослідження, планування тощо);

- особистий апарат (різновид обслуговуючого апарату, який формується прийняттям на роботу секретаря або помічника).

Категорія „структура” відображає будову та внутрішню форму системи. Зв'язок елементів у структурі підпорядкований діалектиці взаємовідношення частини і цілого. Наявність структури - невід'ємний атрибут всіх реально існуючих систем, бо саме структура надає їм цілісності. Категорія „структура” означає відносно стійкі зв'язки, які існують між елементами організації.

Структура сприяє збереженню стійкого стану системи. Стосовно системи структура є показником її організованості.

Структура, яка відображає синтез взаємозв'язків різних елементів, що функціонують для досягнення встановленої мети, називається організаційною. Отже, організаційна структура будь-якої системи пов'язана з досягненням її глобальної мети.

Організаційна структура - це конструкція організації, на основі якої здійснюється управління фірмою.

Ця конструкція має або формальний, або неформальний вираз і охоплює два аспекти:

1) вона охоплює канали влади та комунікації між різними адміністративними службами та працівниками;

2) інформацію, яка передається цими каналами.

Організаційну структуру управління визначають також як категорію менеджменту, яка відображає організаційний бік відносин управління і становить єдність рівнів і ланок управління у їх взаємозв'язку.

Ланка управління - відокремлений орган (працівник), наділений функціями управління, правами для їх реалізації, визначеною відповідальністю за виконання функцій та використання прав.

Рівень управління - сукупність ланок управління на певному щаблі ієрархії управління. Рівні управління, поєднуючи різні ланки, характеризують рівень концентрації процесу управління і послідовність підпорядкування одних ланок іншим зверху донизу.

Організаційна структура управління визначається також як склад, взаємозв'язки та супідрядність організаційних одиниць (підрозділів) апарату управління, які виконують різні функції управління організацією (підприємством). Згідно з цим визначенням основними елементами організаційної структури управління є:

1) склад та структура функцій управління;

2) кількість працівників для реалізації кожної управлінської функції;

3) професійно-кваліфікаційний склад працівників апарату управління;

4) склад самостійних структурних підрозділів;

5) кількість рівнів управління та розподіл працівників між ними;

6) інформаційні зв'язки.

Отже, кожне з визначень вносить свій вагомий внесок у розуміння суті організаційних структур управління підприємством (організацією). Зрозуміло, що чим досконаліша організаційна структура управління, тим ефективніший вплив управління на процес виробництва (надання послуг). Для цього організаційна структура повинна відповідати певним вимогам:

1) адаптивність (здатність організаційної структури пристосовуватися до змін, що відбуваються у зовнішньому середовищі);

2) гнучкість, динамізм (здатність чітко реагувати на зміну попиту, вдосконалення технології виробництва, появу інновацій);

3) адекватність (постійна відповідність організаційної структури параметрам керованої системи);

4) спеціалізація (функціональна замкнутість структурних підрозділів, обмеження та конкретизація сфери діяльності кожної керуючої ланки);

5) оптимальність (налагодження раціональних зв'язків між рівнями та ланками управління);

6) оперативність (недопущення безповоротних змін у керованій системі за час прийняття рішення);

7) надійність (гарантованість достовірності передачі інформації;

8) економічність (відповідність витрат на утримання органів управління можливостям організації;

9) простота (легкість для персоналу розуміння та пристосування до даної форми управління та участі у реалізації мети організації).

На побудову організаційних структур управління впливає система факторів, яка стосується і об'єкта, і суб'єкта управління. Серед факторів є група регульованих і нерегульованих, а також таких, що виявляють безпосередній або опосередкований вплив. До найбільш вагомих факторів належать: розміри виробничої діяльності фірми (середня, мала, крупна), виробничий профіль фірми (спеціалізація на виробництві одного виду продукції або широкої номенклатури виробів різних галузей), характер продукції, що виробляється, та технологія її виробництва (продукція видобувних чи обробних галузей, масове чи серійне виробництво), сфера інтересів фірми (орієнтація на місцевий, національний чи зовнішній ринок), масштаби зарубіжної діяльності і форми її здійснення (наявність дочірніх підприємств за кордоном, в т. ч.: виробничих, збутових тощо), характер об'єднання (концерн, фінансова група тощо).

Теорія менеджменту виділяє два класи організаційних структур управління виробництвом:

1. Бюрократичні структури;

2. Адаптивні структури.

Бюрократичні (механістичні) організаційні структури характеризуються високим рівнем розподілу праці, розвинутою ієрархією управління ланцюгом команд, наявністю численних правил і норм поведінки персоналу, підбором кадрів за діловими та професійними якостями.

Проектування та раціоналізація діючих організаційних структур управління можливі лише на чітко науковій методологічній основі, якою є система принципів формування організаційних структур управління:

1. Принцип єдності мети передбачає наявність чітко сформульованої мети або цілей фірми;

2. Принцип первинності функцій і вторинності структури: побудова організаційної структури повинна базуватися на виявленні складу та змісту функцій управління. Не спід ототожнювати функцію управління з функціями підрозділу апарату управління, оскільки залежно від трудомісткості функції можуть виконувати кілька підрозділів, або один підрозділ може здійснювати діяльність у межах кількох функцій;

3. Принцип функціональної замкнутості підрозділів апарату управління: коло завдань для кожного структурного підрозділу повинно бути чітко орієнтоване на досягнення мети управління з відповідної функції;

4. Простота організаційної структури: чим простіше та чіткіше побудована структура управління, тим легше персоналові зрозуміти і пристосуватися до даної форми управління та активно брати участь у реалізації мети фірми. Крім того, кількість ланок і рівнів управління повинні бути мінімальними. Чим більшою їх кількістю характеризується система управління, тим більш тривалим є процес передавання інформації по горизонталі та вертикалі і тим більшою є небезпека виникнення значних комунікаційних бар'єрів;

5. Принцип єдності розпорядництва: працівник повинен отримувати накази лише від одного начальника. За словами А. Файоля, для сукупності операцій, що переслідують одну мету, повинні бути один керівник та одна програма. Це необхідна умова єдності дій, координації зусиль;

6. Визначення оптимальної норми керованості: кількість підлеглих, що підпорядковані одному керівникові, повинна бути обмеженою. Норма керованості визначається характером роботи керівника та стосунками Керівників і підлеглих. Керівник може мати тим більшу кількість підлеглих, чим більш однорідними є проблеми, які він вирішує. З цього випливає, що кількість підлеглих повинна бути меншою на вищих рівнях менеджменту та більшою на нижчих рівнях;

7. Встановлення оптимального співвідношення централізованих і де централізованих форм управління: у всіх організаціях існує певний рівень децентралізації, оскільки абсолютна централізація практично неможлива. Рівень децентралізації регулюється рядом чинників;

8. Принцип зворотного зв'язку: завдяки цьому принципу забезпечується можливість здійснення постійного контролю за результатами функціонування системи та створюються умови для її коригування.

Перелічені принципи побудови організаційних структур управління підприємством взаємозв'язані та взаємозумовлені.

Організаційна структура управління підприємства забезпечує виконання усіх функцій менеджменту, структура організації визначає права й обов'язки на управлінських рівнях, від організаційної структури залежить ефективна діяльність підприємства, його виживання і процвітання, структура, прийнята в конкретній формі, визначає організаційну поведінку її працівників, тобто стиль менеджменту і якість роботи колективу.

Тож у сучасних умовах господарювання організаційні структури управління повинні передбачати функції, зв'язані з оцінкою ефективності підприємства порівняно з світовим рівнем: систематичне порівняння рівня розвитку підприємства з рівнем, досягнутим фірмами-конкурентами, порівняння техніко-економічного рівня продукції даного підприємства з світовими стандартами, системний аналіз та оцінки ефективності власного виробництва, впровадження прогресивних принципів управління в окремих цілях, середньо та короткотермінове планування з акцентом більш на фінансовому плані, який набуває першочергового значення порівняно з іншими формами планування.

3. Комунікація система та підвищення її ефективності в управлінні підприємством

Для того, щоб ефективно виконувати свої обов'язки, менеджер має спланувати роботу об'єкта управління, організувати її, розподіливши завдання між безпосередніми виконавцями і забезпечивши їх необхідними ресурсами, зацікавити працівників у якісному виконанні дорученої роботи, проконтролювати результати, яких вони досягли і, за необхідності, внести ті чи інші корективи у їх дії. Цю роботу неможливо здійснити, якщо не скласти ясну і чітку картину щодо стану керованого об'єкта і середовища його існування, що можливо лише при наявності відповідної інформації. Без неї не можна сформулювати цілі, оцінити ситуацію, визначити проблеми, підготувати і прийняти рішення і проконтролювати його виконання. Серед переліку робіт, які щодня виконує менеджер, робота з інформацією займає 50-90%. Це і опрацювання документів, і заплановані та незаплановані зустрічі, і телефонні розмови, і участь у нарадах та засіданнях тощо. Вся ці дії пов'язані з комунікаціями. Комунікація - це процес передавання інформації від однієї особи до іншої. Комунікаціями пронизана вся система управління організацією (рис. 1).

Рис. 1. - Місце комунікацій у процесі управління:



Проте комунікація не обмежується простим передаванням інформації. Вона має здійснюватися таким чином, щоб надіслана інформація впливала на поведінку того, кому вона адресована, мотивувала його до певних дій. А це можливо у тому випадку, коли обидві сторони впевнені у тому, що рішення і відповідні дії на основі даної інформації змінять ситуацію на краще. Для цього інформація має бути достовірною, своєчасною, повною і релевантною.

Комунікаційним називають процес, у ході якого дві чи більше особи обмінюються і осмислюють отриману інформацію, мета якої полягає в мотивуванні певної поведінки чи впливу на неї.

У найпростішому вигляді модель комунікаційного процесу може розглядатися як проста одностороння дія (рис. 2).

Рис. 2. - Модель комунікації як дії:

Дана модель передбачає, що інформація сприймається одержувачем так, як була відправлена. Проте комунікаційний процес не завжди буває ефективним, оскільки інформація при її передачі може викривлятися або втрачатися, що спричинятиме її неправильне розуміння і, як наслідок, прийняття неправильного рішення. На сприйняття інформації отримувачем впливає багато чинників, які залежать як від його власних характеристик, так і від стану середовища передачі інформації. Тому відправнику інформації не слід обмежуватися простою її передачею, він мусить впевнитися у тому, що повідомлення сприйнято і осмислено адресатом саме так, як передбачалося. Для цього невід'ємним елементом комунікаційного процесу має бути зворотний зв'язок.

1. Відправник - особа, яка хоче донести свою ідею чи емоції до інших;

2. Повідомлення - це осмислене формулювання ідеї, закодоване певним чином для відправки адресату;

3. Канал - засіб, за допомогою якого повідомлення надходить до отримувача;

4. Отримувач - це адресат, особа, якій призначена інформація і яка інтерпретує для себе її значення;

5. Зворотний зв'язок - це реакція отримувача на повідомлення, яка несе відправнику інформацію щодо того, наскільки вірно було інтерпретовано його вихідне послання.

Схема комунікаційного процесу наведена на рис. 3.

Рис. 3. - Модель комунікації як процесу:

Комунікаційний процес починається тоді, коли одна особа (відправник) вирішує повідомити якийсь факт, ідею чи іншу інформацію іншій особі (отримувачу). Комунікаційний процес вважається завершеним, коли отримувач показав своє розуміння інформації відправнику. Для цього застосовується зворотний зв'язок, у ході якого і прояснюється, наскільки вірно зрозуміла інформація отримувачем.

Ефективність комунікації визначається тим, наскільки вона допомагає вплинути на поведінку адресата у бажаному напрямку.

Це досягається завдяки здійсненню комунікацій з врахуванням деяких аспектів психології людини:

1. Привернення уваги адресата;

2. Формулювання повідомлення (рис. 4);

3. Доведення повідомлення до адресата;

4. Забезпечення розуміння повідомлення;

5. Визнання адресатом важливості інформації;

6. Виконання дій.

Рис. 4. - Структура повідомлення:

Комунікації можуть відбуватися різними методами - письмово, усно, за допомогою невербальних сигналів (жестів, міміки тощо) та за допомогою різних каналів - бесіда віч-на-віч, по телефону, виступ на конференції, повідомлення листом чи електронними засобами зв'язку тощо. Кожен із методів та каналів має свої переваги і недоліки, що і обумовлює сфери їх використання. Письмові комунікації - це передача інформації на паперових чи інших носіях (зокрема, магнітних, лазерних). Використовуються тоді, коли необхідно передати або зафіксувати і зберегти інформацію абсолютно точно. Перевагами їх є те, що вони дають можливість ґрунтовно підготувати повідомлення, привести його у відповідність до стандартних вимог і зберігати інформацію протягом тривалого часу, даючи можливість за необхідності знову повертатись до неї, вивчати, доповнювати чи вносити інші необхідні корективи. В той же час письмові комунікації мають суттєві вади. По-перше, вони потребують ретельної підготовки і значних витрат часу для написання повідомлення, щоб викладена інформація сприймалася адресатом однозначно, саме так, як того хотів відправник. По-друге, зворотний зв'язок при таких комунікаціях уповільнений. Процес, пов'язаний зі складанням документів, їх обробкою, проходженням та зберіганням називається діловодством. До його функцій входять:

- попередній розгляд і облік документів;

- довідково-інформаційне обслуговування;

- контроль виконання;

- удосконалення (раціоналізація) документообігу;

- експедиційна обробка і транспортування документів.

Усні комунікації - це спілкування за допомогою усного мовлення. Перевагою таких комунікацій є економія часу, швидше порозуміння, яке забезпечується завдяки використанню таких складових усного мовлення, як інтонація, гучність голосу та його емоційне забарвлення.

Усні комунікації є доречними у випадках, коли ситуація потребує швидкого прийняття рішень. Вони дозволяють забезпечити оперативний зворотний зв'язок, висловити та аргументувати незгоду або погодитись із пропозиціями співрозмовників. Невербальна комунікація - це надання певних (невербальних) сигналів (міміка, жести, вираз очей тощо), що свідчать про ставлення співрозмовників один до одного і до інформації, яка є предметом обміну. Методи комунікацій можуть поєднуватися між собою, що підвищує їх результативність.

Правильний вибір методів комунікації чи їх поєднання забезпечує ефективний обмін інформацією, а неправильний - ускладнює спілкування, призводить до непорозумінь, які навіть можуть спричини конфліктну ситуацію. Комунікації є невід'ємним атрибутом процесу управління. Вони зв'язують окремі елементи організації у єдине ціле, даючи можливість координувати їх дії, аналізувати успіхи та невдачі, виправляти допущені помилки, доручати нові завдання тощо, з'єднують її із зовнішнім середовищем - дозволяють отримувати інформацію про стан ринку та поведінку на ньому суб'єктів господарювання, повідомляти партнерів по бізнесу і споживачів про свої наміри та впливати на їх поведінку.

Зовнішні комунікації. Відбуваються у двох напрямках - всередину фірми і поза її межі.

Мета перших - отримати якомога повнішу і достовірнішу інформацію про середовище господарювання шляхом аналізу даних, опублікованих у засобах масової інформації та офіційних документах, через конфіденційні джерела, чутки тощо. Мета других - повідомити споживачам, партнерам, конкурентам про стан справ на фірмі і сформувати у них позитивне сприйняття її діяльності засобами public relations, цілеспрямованої реклами товарів, публікації щорічних звітів. В обох випадках, залежно від обставин, можуть використовуватися різні методи комунікації - як письмові, так і усні.

Внутрішні комунікації. До них відносять комунікації, що здійснюються між членами організації як формальними, так і неформальними каналами.

Формальні комунікації - це обмін інформацією за каналами, передбаченими організаційною структурою фірми. Вони поділяються на вертикальні, горизонтальні та діагональні.

Вертикальні комунікації можуть йти формально означеним скалярним ланцюгом від керівника до підлеглого і від підлеглого до керівника.

Горизонтальні комунікації мають місце тоді, коли у обговоренні якогось питання беруть участь особи, що знаходяться на одному управлінському рівні.

Неформальні комунікації - це обмін інформацією (здебільшого чутками) поза каналами, передбаченими організаційною структурою.

Інформація, отримана неформальними каналами, є досить цінною для керівника, оскільки надходить набагато швидше і доповнює офіційну, надіслану формальними каналами.

Вона також є гарним засобом зворотного зв'язку.

Неформальні комунікації, так само, як і формальні, можуть бути вертикальними, горизонтальними та діагональними.

Керівники фірми мають використовувати як формальні, так і неформальні канали надходження інформації, оскільки це дозволяє скласти краще уявлення про стан справ в організації, прийняти більш виважене рішення для розв'язання проблемних ситуацій.

Інформаційне забезпечення процесу управління має відбуватися за добре налагодженою системою. Тільки так менеджери своєчасно отримуватимуть інформацію, котра потрібна їм для прийняття управлінських рішень. В залежності від того, якого роду відомості є ключовими для менеджера і як часто та з яких джерел вони мають йому надходити, а також від того, кому надсилатиметься уже опрацьована інформація, він мусить створити відповідну комунікаційну мережу.

Комунікаційна мережа - це сукупність джерел та каналів надходження і поширення інформації, яку створює суб'єкт управління для того, щоб приймати обґрунтовані рішення і ефективно керувати. Вона здебільшого об'єднує особу, що приймає рішення та виконавців, які беруть участь у його підготовці та реалізації, а також надають інформацію про хід реалізації та чинники, що на нього впливають. Дослідження командних комунікацій дозволили виділити дві групи мереж, різниця між якими полягає у ступені централізації надходження і поширення інформації:

- централізовані мережі (вирішення проблем і прийняття рішень передбачає взаємодію з одним і тим же співробітником);

- децентралізовані мережі (члени команди вільно спілкуються між собою, в однаковій мірі опрацьовують інформацію і приймають узгоджені рішення).

Ефективність обох груп комунікаційних мереж залежить від того, якого роду задачі доводиться вирішувати їх командам. Зокрема, централізовані мережі показують високу ефективність при вирішенні простих задач. У цьому випадку члени команди просто передають інформацію лідерові, який і приймає рішення. Створення організаційної автоматизованої системи управління - це шлях до загального впровадження нової інформаційної технології. Однією з головних задач поряд з розробкою основ економіко-організаційного моделювання апарату управління є раціоналізація організаційних зв'язків і приведення структури апарату управління у відповідність з реальними виробничими умовами.

Повна інтегрована автоматизація менеджменту передбачає охоплення наступних інформаційно-управлінських процесів: зв'язок, збір, зберігання і доступ до необхідної інформації, аналіз інформації, підготовка тексту, підтримка індивідуальної діяльності, програмування і вирішення спеціальних задач. Для створення інформаційного середовища необхідне поєднання всіх шести функцій системи автоматизації як в управлінському апараті центру, так і на кожному робочому місці, а також на підприємствах.

Сучасний менеджмент неможливо уявити без засобів, що дозволяють оперативно опрацьовувати інформацію, необхідну для обґрунтування та прийняття управлінських рішень. За своїм призначенням технічні засоби управління поділяються на такі, що дозволяють:

- механізувати окремі операції;

- механізувати групи операцій і процедур управління;

- створити систему комплексної механізації і автоматизації процесів реалізації всіх функцій управління.

Механізації в першу чергу підлягає бухгалтерський облік, оперативне управління, планові розрахунки, діловодство, облік кадрів тощо. Технічні засоби, що дозволяють механізувати певні операції та процедури, поділяються на такі групи:

1. Засоби виготовлення документів;

2. Засоби копіювання та розмноження документів;

3. Засоби обробки інформації;

4. Засоби зберігання, групування і пошуку документів;

5.Засоби передачі інформації;

6. Засоби обчислювальної техніки.

Для задоволення потреб різних організаційних рівнів і функціональних сфер менеджменту існують такі головні типи інформаційних систем:

1) операційно-виконавчі;

2) офісні автоматизовані;

3) управлінські інформаційні системи;

4) системи підтримки рішення;

5) системи підтримки виконання рішень;

6) Інтернет-мережі.

Операційно-виконавча система - це комп'ютерна інформаційна система, що виконує рутинні поточні операції, потрібні для розвитку бізнесу і забезпечує пряму підтримку організації на операційному рівні. Ця система - головне джерело інформації, яка використовується іншими типами комп'ютерних систем організацій.

Офісна автоматизована система має завданням полегшити зв'язок і підвищити продуктивність менеджерів і офісних працівників завдяки вдосконаленню документообігу і передаючих процесів.

Управлінська інформаційна система - це комп'ютерна інформаційна система, що постачає повсякденну інформацію менеджерам середнього і нижчого рівнів. Вона збирає дані, систематизує їх у формі, зручній для роботи менеджерів відповідних функціональних відділів і забезпечує їх нею. Система орієнтована на поточні, операційні напрямки діяльності і особливо важлива в плануванні, прийнятті рішень, контролюванні.

Система підтримки рішень (СПР) - комп'ютерна інформаційна система, яка підтримує процес прийняття управлінських рішень в ситуаціях, які не досить добре структуровані.

Такі системи загалом не вказують, які рішення є оптимальними. СПР дозволяє підрахувати обсяги продажу і прибутки на кожен рівень можливого підвищення цін, на основі чого менеджер може прийняти рішення. Спеціалізованим типом інформаційної системи підтримки рішень, який знаходить все більше використання, є експертна система.

Інтернет-мережі - це локальні комунікаційні мережі, які діють у межах однієї фірми. Вони дають змогу кожній структурній одиниці фірми накопичувати інформацію про себе і робити її доступною для своїх працівників, а при потребі і обмінюватися інформацією з іншими функціональними відділами.

Таким чином, в сучасних умовах виключно важливе значення має перебудова технічної і технологічної бази управління, що забезпечує процеси інформатизації. персонал управління менеджмент

Комунікація - це процес передавання інформації від однієї особи до іншої (інших). Метою комунікації є розуміння, осмислення переданої інформації. Комунікаційним називають процес, у ході якого дві чи більше особи обмінюються і осмислюють отриману інформацію, мета якої полягає в мотивуванні певної поведінки чи впливу на неї. Комунікації є невід'ємним атрибутом процесу управління. Вони зв'язують окремі елементи організації у єдине ціле, даючи можливість координувати їх дії, аналізувати успіхи та невдачі, виправляти допущені помилки, доручати нові завдання тощо, з'єднують її із зовнішнім середовищем - дозволяють отримувати інформацію про стан ринку та поведінку на ньому суб'єктів господарювання, повідомляти партнерів по бізнесу і споживачів про свої наміри та впливати на їх поведінку. Отже, організаційні комунікації мають відбуватися у різних напрямках - всередину організації і назовні, в межах одного управлінського рівня (горизонтальні) і між рівнями (вертикальні), здійснюватися по діагоналі, якщо у обговорення шляхів усунення проблеми включаються суміжні підрозділи, а також бути вільними від усяких обмежень і відбуватися неформальним чином. Різке ускладнення системи виробництва і збуту, - вимагають вирішення проблеми переходу до нових технологій управління, буз яких неможливо забезпечити реалізацію інноваційних процесів, підвищення конкурентоздатності.

Размещено на Allbest.ru

...