Информационные технологии в менеджменте

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Информационные технологии в менеджменте

менеджмент управленческое решение

1.1 Основные понятия информационных технологий и систем управления

Слово "технология" произошло от древнегреческого слова "техне", которое переводится на русский язык как искусство или мастерство. Однако, в настоящее время понятия технологии и искусства по смыслу несколько отличаются друг от друга. Чем отличается искусство управления от технологии управления, искусство обработки металлов от технологии обработки металлов и что в них общего? И искусство и технология - это методы некоторой целенаправленной деятельности, т.е. деятельности, которая имеет заранее определенную цель и направлена на достижение заранее определенного результата. Технология в отличие от искусства предполагает большую степень формализации в описании соответствующих методов, большую степень определенности целей и результатов, большую степень повторяемости результатов, т.е. более высокую вероятность повторного получения того же самого заранее описанного результата в случае повторного выполнения тех же самых заранее описанных условий.

Метод предполагает некоторые материальные или абстрактные объекты его приложения, отсюда наличие и у технологии объектов ее приложения. Если объектом приложения технологий и их методов является информация, то это информационные технологии (ИТ). Слово "информация" в переводе с древнегреческого на русский язык означает разъяснение, осведомление, изложение, т.е. это любые сведения о материальных или абстрактных явлениях, объектах и процессах.

В истории человечества известны 4 информационные революции. Первая связана с появлением письменности. Вторая связана с изобретением книгопечатания. Третья - с изобретением электричества (телеграфа, телефона, радиосвязи и т.п.) Четвертая - с изобретением компьютера, в особенности - персонального компьютера, разнообразных периферийных устройств (сканеров, цифровых фотоаппаратов и видеокамер, принтеров и т.п.), локальных и глобальных компьютерных сетей, особенно - Интернет. Таким образом, информационные технологии существовали и две тысячи лет назад. Новые информационные технологии (НИТ) - это технологии, связанные с последней для данного момента времени информационной революцией. Для начала ХХ века новыми были технологии, связанные с третьей информационной революцией, для настоящего времени - это технологии, связанные с четвертой информационной революцией.

Формализованные описания - это описания с некоторой степенью формализации, возможно не полной. Формализованные описания методов предполагают использование моделей, в частности алгоритмов.

Модель - это отображение M некоторого множества A в другое множество B, отображение некоторого множества X определенных над элементами множества A операций в множество Y определенных над элементами множества B операций, отображение некоторого множества P определенных над элементами множества A отношений в множество Q определенных над элементами множества B отношений. При этом требуется соответствие результатов операций и отношений.

Рассмотрим простейший пример модели. Пусть А - множество всевозможных выборов товара покупателем в универсаме. Пусть B - множество денежных сумм. Отображение M каждому выбору товаров a сопоставляет его цену b, у нас b=M(a), т.е. моделью выбора является его цена.

Пусть на множестве A имеется операция сложения выборов, например, a1 (выбор покупателем 1кг конфет) и a2 (выбор 2кг сливочного масла). Результатом такой операции будет считаться выбор всех товаров, входящих в слагаемые выборы. У нас a1+a2=a (выбор покупателем 1кг конфет и 2кг сливочного масла).

Операция сложения на множестве B очевидна - это операция сложения денежных сумм. Пусть у нас эта операция является моделью операции сложения выборов. Имеет место соответствие результатов этих двух операций сложения. Пусть у нас M(a1)=b1=60руб и M(a2)=b2=140руб. Тогда M(a)=b1+b2=200руб.

Описанная модель применима к универсаму, но не применима к рынку. На рынке, например, может стоить 1кг мандаринов - 30 руб, а 2кг мандаринов - 55 руб. В этом случае нужна более сложная модель.

Пусть на множестве выборов A имеется отношение "больше" (>), пусть a2>a1, если по мнению большинства покупателей a2 превосходит по ценности a1. Отношение "больше" (>) на множестве B очевидно, b2>b1 означает, что денежная сумма b2 превосходит денежную сумму b1. Пусть у нас отношение "больше" для денежных сумм является моделью отношения "больше" для выборов. Для обеспечения нормальной работы магазина необходимо соответствие результатов этих двух отношений.

Метод моделирования является важным инструментом научных исследований. Суть этого метода состоит в том, что исследуемый объект заменяется его моделью, т.е. некоторым другим объектом, сохраняющим основные свойства реального объекта, но более удобным для исследования или использования.

Различают физические и абстрактные модели. При изучении автоматизированных информационных технологий наибольшее распространение получили абстрактные информационные модели.

Информационная модель - это отражение предметной области в виде информации. Предметная область представляет собой часть реального мира, которая исследуется или используется. Отображение предметной области в информационных технологиях представляется информационными моделями нескольких уровней (Рисунок 1.1).

Концептуальная модель (КМ) обеспечивает интегрированное представление о предметной области (например, технологические карты, техническое задание, план производства и т.п.) и имеет слабо формализованный характер. Логическая модель (ЛМ) формируется из концептуальной путем выделения конкретной части (скажем, подлежащей управлению), ее детализации и формализации. Логическая модель, формализующая на языке математики взаимосвязи в выделенной предметной области, называется математической моделью (ММ). С помощью математических методов математическая модель преобразуется в алгоритмическую модель (AM), задающую последовательность действий, реализующих достижение поставленной цели управления. На основе AM создается машинная программа (П), являющаяся той же алгоритмической моделью, только представленной на языке, понятном ЭВМ.

Рисунок 1.1 Уровни информационных моделей

Будем называть базовой информационной технологией информационную технологию, ориентированную на определенную область применения. Любая информационная технология слагается из взаимосвязанных информационных процессов, каждый из которых содержит определенный набор процедур, реализуемых с помощью информационных операций. Информационная технология выступает как система, функционирование каждого элемента которой подчиняется общей цели функционирования системы - получению качественного информационного продукта из исходного информационного ресурса в соответствии с поставленной задачей.

Как базовая информационная технология в целом, так и отдельные информационные процессы могут быть представлены тремя уровнями: концептуальным, логическим и физическим. Концептуальный уровень определяет содержательный аспект информационной технологии или процесса, логический - отображается формализованным (модельным) описанием, а физический уровень раскрывает программно-аппаратную реализацию информационных процессов и технологии.

Методы (методы информационных технологий в частности) должны быть практически реализованы. Материальные или абстрактные объекты, без которых такая реализация может стать невозможной называются средствами реализации соответствующих технологий и методов. Информационные технологии предполагают обработку информации, а также ее сбор, хранение, передачу, использование. Средствами здесь являются обладающие профессиональными навыками люди (кадровое обеспечение), средства описания моделей и алгоритмов, сами модели и алгоритмы (теоретическое обеспечение - brainware), программные средства (программное обеспечение - software), аппаратные или технические средства обработки, сбора, хранения, передачи, использования информации (компьютеры и периферийные устройства, линии связи, датчики, исполнительные механизмы и т.п. - hardware).

Система - это несколько абстрактных или материальных объектов, рассматриваемых как единая сущность, функционирующая для достижения некоторых целей. Информационная система (ИС) - это совокупность средств информационных технологий (кадровое обеспечение, brainware, software, hardware), функционирующая для достижения некоторых целей.

Классификация систем может производиться по различным признакам. В наиболее общем плане системы можно разделить на материальные и абстрактные.

Материальные системы представляют собой совокупность материальных объектов. Среди материальных систем можно выделить неорганические (технические, химические и т.п.), органические (биологические) и смешанные, содержащие элементе как неорганической, так и органической природы. Среди смешанных систем следует обратить особое внимание на человеко-машинные (эрготехнические) системы, в которых человек с помощью машин осуществляет свою трудовую деятельность.

Важное место среди материальных систем занимают социальные системы с общественными отношениями (связями) между людьми. Подклассом этих систем являются социально-экономические системы, в которых связи между элементами - этс общественные отношения людей в процессе производства.

Абстрактные системы - это продукт человеческого мышления: знания, теории, гипотезы и т.п.

По временной зависимости различают статические и динамические системы. В статических системах с течением времени состояние не изменяется, в динамических системах про исходит изменение состояния в процессе ее функционирования.

Динамические системы с точки зрения наблюдателя могут быть детерминированными и вероятностными (стохастическими). В детерминированной системе состояние ее элементов I любой момент времени полностью определяется их состоянием в предшествующий или последующий моменты времени. Иначе говоря, всегда можно предсказать поведение детерминированной системы. Если же поведение предсказать невозможно, то система относится к классу вероятностных (стохастических) систем.

Любая система входит в состав большей системы. Эта большая система как бы окружает ее и является для данной системы внешней средой. По тому, как взаимодействует система с внешней средой, различают закрытые и открытые системы. Закрытые системы не взаимодействуют с внешней средой, все процессы, кроме энергетических, замыкаются внутри системы. Открытые системы активно взаимодействуют с внешней средой, что позволяет им развиваться в сторону совершенствования и усложнения.

По сложности системы принято делить на простые, сложные и большие (очень сложные).

Простая система - это система, не имеющая развитой структуры (например, нельзя выявить иерархические уровни).

Сложная система - система с развитой структурой, состоящая из элементов - подсистем, являющихся, в свою очередь, простыми системами.

Большая система - это сложная система, имеющая ряд дополнительных признаков: наличие разнообразных (материальных, информационных, денежных, энергетических) связей между подсистемами и элементами подсистем; открытость системы; наличие в системе элементов самоорганизации; участие в функционировании системы людей, машин и природной среды. Понятие большой системы было введено для обозначения особой группы систем, не поддающихся точному и подробному описанию.

Управление - это целенаправленное воздействие (U) на объекты управления (ОУ). Это воздействие происходит со стороны исполнительных органов (ИО) или механизмов. Отклонение ОУ от заданного состояния происходят под воздействием внешних возмущений (V). ИО получает управляющую информацию (Iу) от управляющего органа (УО). УО получает осведомительную информацию (Iос) от ОУ и входную информацию (Iвх) из внешней среды. Рисунок 1.2. представляет укрупненную структурную схему системы управления.

Информационные технологии и системы управления - это соответственно информационные технологии и системы, предназначенные для поддержки решения задач управления.

В зависимости от того, в какой системе (простой, сложной, большой) производится управление, различают системы автоматического управления (САУ) и автоматизированные системы управления (АСУ).

Автоматическое управление осуществляется, как правило, в простых системах, в которых заранее известны описание объекта управления и алгоритм управления им. По принципу управления системы автоматического управления могут быть разомкнутыми и замкнутыми. В разомкнутых системах измеряется возмущение, отклоняющее объект от заданного состояния, и вырабатывается воздействие, компенсирующее возникшее возмущение. Такая система не способна длительное время управлять неустойчивым объектом.

Рисунок 1.2 Укрупненная структурная схема системы управления

В замкнутых системах (Рисунок 1.3) реализуется идея обратной связи, благодаря которой информация об отклонении управляемого объекта от заданного состояния позволяет выработать воздействие, возвращающее объект в это состояние.

Благодаря тому, что поведение объекта и алгоритм управления строго заданы, системы автоматического управления могут работать автономно, без участия человека (хотя, конечно, их создание и наблюдение за их функционированием невозможно без человека).

Как правило, САУ (Рисунок 1.3) используются в технических системах, а в качестве управляющего органа (УО) используется компьютер, который с помощью программы (для него это Iвх) выдает результат обработки информации, обычно физический сигнал. Это сигнал управления (Iу), который через преобразователь (Пр1) приводит в действие исполнительный орган (ИО), возвращающий объект управления (ОУ) в заданное программой компьютера состояние. Состояние ОУ, меняющееся под воздействием внешних возмущений V, определяет значение сигнала обратной связи (Iоc), которое через преобразователь (Пр2) поступает в компьютер (УО). Преобразователи необходимы для изменения уровней или природы проходящих через них сигналов, так как элементы системы могут быть различны по своей физической сути.

Рисунок 1.3 Структурная схема замкнутой САУ

С ростом и усложнением производства объекты управления приобретают характер сложных и больших систем, имеющих большое число элементов и подсистем, связи между которыми не всегда ясны, а критерии функционирования не обладают достаточной четкостью. В этих условиях использовать результаты теории автоматического управления в полной мере не удается, и в контур управления, помимо человека - оператора ЭВМ, действующего по заданным алгоритмам, включается лицо, принимающее решения (ЛПР). Наличие ЛПР в контуре управления (Рисунок 1.4) является отличительной чертой автоматизированных систем управления (АСУ), которые в случае применения в организационно-экономическом управлении называют экономическими информационными системами (ЭИС). Автоматизированное управление применяется в том случае, если нет возможности реализовывать автоматическое управление.

Рисунок 1.4 Структурная схема АСУ: ЛПР в контуре управления

ЛПР, получив информацию обратной связи Iос, осведомляющую его о состоянии объекта управления (ОУ), обращается к ЭВМ (поток Iвх), имеющей определенное программное обеспечение (ПО) и вырабатывающей рекомендации к принятию решения (поток Iвых).

Рисунок 1.5 Фазы процесса принятия решения

На основе анализа предложенных ЭВМ альтернатив ЛПР принимает решение, которое в виде управляющей информации (Iу) поступает в исполнительный орган (ИО), переводя его в необходимое состояние. Например, министр (это ЛПР), получив информацию о состоянии отрасли (это ОУ), после обработки всей нужной информации на ЭВМ и просчета наборов вариантов поведения в сложившейся ситуации принимает решение, которое реализуется аппаратом министерства (это ИО) в управляемой отрасли производства. Когда ученые выделили из процесса управления стадию принятия решения, то вначале казалось, что для полной автоматизации достаточно разработать математическую моде и реализовать ее в ЭВМ. И тогда АСУ превращается в САУ. Однако, как оказалось, процесс принятия решения человеке очень сложен. Иногда в этот процесс включаются такие механизмы, которые невозможно предусмотреть и тем более формализовать. При принятии решения человек может учитывать и такие аспекты, как мораль, традиции, человеческие взаимоотношения. Вот почему при управлении социально-экономическими системами (иначе - при организационно-экономическом управлении) процесс принятия решения не может быть осуществлен без человека.

Рисунок 1.5 показывает взаимосвязь фаз принятия решения Человек на основе анализа (АИ) осведомляющей информации Iос от объекта управления и информации Iвх от концептуальной модели объекта управления производит постановку задачи (ПЗ), решение которой должно позволить наилучшим образом управлять объектом (скажем, производством) в данной ситуации.

Однако решений (альтернатив) всегда несколько (если решение всегда одно, то проблемы выбора не существует, а значит, и теряет смысл сам процесс принятия решения). Поэтому далее идет фаза генерации альтернатив (ГА), т.е. выдвижение возможных решений задачи. Как уже говорилось, управление всегда ведется с определенной целью. Решение поставленной задачи должно согласовываться с общей целью управления и частной целью в данной ситуации. Поэтому выбрать альтернативу невозможно, если нет критерия выбора, отражающего цель управления. Таким образом, следующая фаза - выбор критерия (ВК) решения поставленной задачи. На этом этапе анализа альтернатив (АА) производится их исследование по выбранному критерию, а далее - окончательный выбор одной из альтернатив (ВА), наилучшим образом удовлетворяющей критерию выбора. Выбранная альтернатива дополнительно анализируется, и выдается окончательное решение (ВР), принимающее в организационных системах вид потока управляющей информации Iу.

Если рассматривать фазы принятия решения относительно возможности их автоматизации на базе информационной технологии, то в настоящее время, пожалуй, только фазы анализа информации (АИ), генерации альтернатив (ГА) и анализа альтернатив (АА) по выбранному критерию удается автоматизировать в достаточной мере.

Для этого необходимо, чтобы в ЭВМ находились модели поставленной задачи, с помощью которых возможно было бы быстро просчитать результаты решения по различным альтернативам, исходным данным и критериям. Конечно, для этого желательно, чтобы ЛПР умел использовать средства информационной технологии. В противном случае приходится иметь штат системщиков, аналитиков и т.п. Развитие программно-аппаратных средств ИТ с каждым годом приводит ко все большему упрощению взаимодействия человека с ЭВМ и, таким образом, уменьшает число посредников диалога, что ускоряет и повышает качество принимаемых решений. Большое значение для принятия быстрого и верного решения имеет автоматизация фазы обработки и анализа информации, поступающей с потоками Iос и Iвх. Для принятия решения всегда может потребоваться дополнительная информация, не содержащаяся в потоках Iос и Iвх. В этих случаях важную роль играет информационное обеспечение ЛПР, которое в целях оперативности должно быть организовано с помощью средств ИТ (базы и банки данных).

1.2 Информационные системы управления ESS, MIS, DSS, KWS, OAS, TPS

Так как имеются различные интересы, особенности и уровни в организации, существуют различные виды информационных систем. Никакая единственная система не может полностью обеспечивать потребности организации во всей информации.

Рисунок 2.1 представляет виды информационных систем обеспечения управленческой деятельности. На этом рисунке организация разделена на уровни: стратегический, управленческий, знания и эксплуатационный, далее разделена на функциональные области типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов. Системы создаются, чтобы обслужить эти различные организационные интересы.

Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления и системы со стратегическим уровнем.

Системы эксплуатационного уровня поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платежную ведомость, кредитуют решения и поток материалов на фабрике. Основная цель систем на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна.

Рисунок 2.1 Виды информационных систем обеспечения управленческой деятельности

Системы уровня знания поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь деловой фирме интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов. Системы уровня знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе.

Системы уровня управления разработаны, чтобы обслуживать контроль, управление, принятие решений и административные действия средних менеджеров. Они определяют, хорошо ли работают объекты, и периодически извещают об этом. Например, система управления перемещениями сообщает о перемещении общего количества товара, равномерности работы торгового отдела и отдела, финансирующего затраты дм служащих во всех разделах компании, отмечая, где фактические издержки превышают бюджеты.

Некоторые системы уровня управления поддерживают необычное, принятие решений. Они имеют тенденцию сосредоточиться на менее структурных решениях, для которых информационные требования не всегда ясны. Эти системы часто отвечают на вопросы: "что, если?". Что произойдет с производственным календарным планом, если мы должны удвоить продажу в декабре? Что случилось бы с нашим дивидендом, если оплата будет отсрочена на шесть месяцев? Ответы на эти вопросы часто требуют новых данных вне организации или данных изнутри, которые не могут быть получены от существующих систем с эксплуатационным уровнем.

Системы стратегического уровня - это инструмент помощи руководителям высшего уровня, которые подготавливают стратегические исследования и длительные тренды в фирме и в деловом окружении. Их основное назначение - приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью. Каков будет уровень занятости через пять лет? Каковы длительные промышленные финансовые тренды и где наши подъемы и спады? Какие изделия мы должны производить через пять лет?

Информационные системы могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные функции типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов обслуживаются собственными информационными системами. В больших организациях подфункции каждой из этих главных функций также имеют собственные информационные системы. Например, функция производства могла бы иметь системы для управления запасами, управления процессом, обслуживания завода, автоматизированной разработки и материального планирования требований.

Типичная организация имеет системы различных уровней: эксплуатационную, управленческую, знания и стратегическую для каждой функциональной области. Например, коммерческая функция имеет коммерческую систему на эксплуатационном уровне, чтобы делать запись ежедневных коммерческих данных и обрабатывать заказы. Система уровня знания создает соответствующие дисплеи для демонстрации изделий фирмы. Системы уровня управления отслеживают ежемесячные коммерческие данные всех коммерческих территорий и докладывают о территориях, где продажа превышает ожидаемый уровень или падает ниже ожидаемого уровня. Система прогноза предсказывает коммерческие тренды в течение пятилетнего периода - обслуживает стратегический уровень.

Шесть главных типов систем. Рассмотрим определенные категории систем, обслуживающих каждый организационный уровень и их значение в организации. Определенные типы информационных систем соответствуют каждому организационному уровню. Организация имеет исполнительные системы поддержки выполнения - Executive Support Systems (ESS) на стратегическом уровне; управляющие информационные системы - Management Information Systems (MIS); системы поддержки принятия решений - Decision Support Systems (DSS) на управленческом уровне; системы знания - Knowledge Work System (KWS); системы автоматизации делопроизводства - Office Automation Systems (OAS) на уровне знаний; системы диалоговой обработки запросов - Transaction Processing Systems (TPS) на эксплуатационном уровне. Таким образом, типичные системы в организациях служат для того, чтобы помочь служащим или менеджерам на каждом уровне - в функциях продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов.

Каждая система может иметь компоненты, которые используются разными организационными уровнями или одновременно несколькими. Секретарь может находить информацию относительно MIS, средний менеджер может нуждаться в данных анализа из TPS.

Внутри каждого из этих уровней принятия решений исследователи классифицируют решения как структурированные и неструктурированные. Неструктурированные решения - это те, в которых принимающий решение должен обеспечить суждение, оценку и проникновение в прикладную область. Каждое из этих решений оригинально, важно, не имеет аналогов или разработанной методики для их принятия. Структурированные решения, наоборот, являются повторяемыми и обычными и имеют определенную процедуру для их принятия, чтобы они не рассматривались каждый раз, как новые. Некоторые решения слабо структурированы; в таких случаях только часть проблемы имеет четкий ответ, обеспеченный в соответствии с принятой процедурой.

Эксплуатационный персонал управления довольно хорошо решает структурированные проблемы. Стратегические планировщики занимаются совсем не структурированными проблемами. Многие из проблем, с которыми сталкиваются работники знания, также довольно неструктурированы. Однако каждый уровень организации содержит и структурированные, и неструктурированные проблемы.

Системы диалоговой обработки запросов (TPS)

Системы диалоговой обработки запросов (TPS) - основные деловые системы, которые обслуживают эксплуатационный уровень организации. Система диалоговой обработки запросов - компьютеризированная система, которая выполняет и рассчитывает рутинные транзакции, необходимые для проведения бизнеса. Примеры - коммерческие расчеты продаж, системы бронирования мест в гостинице, платежная ведомость, хранение отчетов служащих и отгрузка.

На эксплуатационном уровне задачи, ресурсы и цели предопределены и высокоформализованы. Например, решение о предоставлении кредита клиенту принимается управляющим низшего уровня согласно предопределенным критериям. Единственно, что должно быть определено -соответствует ли клиент критериям.

Системы работы знания и автоматизации делопроизводства

Системы работы знания (KWS) и системы автоматизации делопроизводства (OAS) обслуживают информационные потребности на уровне знаний организации. Системы работы знания помогают работникам знания, в то время как системы автоматизации делопроизводства прежде всего помогают обработчикам данных.

Вообще, работники знания - это люди, обладающие учеными степенями, которые часто имеют такие профессии, как инженер, врач, адвокат и ученые. Их работа состоит прежде всего в создании новой информации и знания. Системы работы знания (KWS) типа научных или инженерных рабочих станций (мест), а также автоматизированных рабочих мест; (АРМ) способствуют созданию новых знаний и гарантируют, что новые знания и технический опыт должным образом интегрируются в бизнес.

Обработчики данных обычно имеют меньшее образование и меньше ученых степеней и ближе к обработке, чем к созданию информации. Они состоят прежде всего из секретарей, бухгалтеров, делопроизводителей или менеджеров, чья работа должна главным образом использовать или распространять информацию.

Системы автоматизации делопроизводства (OAS) - информационные приложения технологии, разработанные, чтобы увеличить производительность труда обработчиков данных в офисе.

Управляющие информационные системы (MIS)

Управляющие информационные системы (MIS) обслуживают управленческий уровень организации, обеспечивая менеджеров докладами, в некоторых случаях с интерактивным доступом к текущей работе организации и историческим отчетам. Обычно они ориентируются почти исключительно на внутренние, не относящиеся к окружающей среде результаты. MIS прежде всего обслуживают функции планирования, управления и принятия решений на управленческом уровне. MIS суммируют результаты и докладывают относительно основных! действий компании. MIS преобразует операционные данные приказов, производства и бухгалтерии в MIS-файлы, которые используются, чтобы обеспечить менеджеров докладами.

Характеристика управляющих информационных систем

* MIS поддерживают структурированные и слабоструктурированные решения на эксплуатационном и управленческом уровне. Они также полезны для планирования штата главных менеджеров.

* MIS ориентированы для отчетов и контроля. Они разработаны, помогать обеспечивать текущий учет действий.

* MIS полагаются на существующие общие данные и потоки данных

* MIS имеют немного аналитических возможностей.

* MIS помогают в принятии решений, используя прошлые и настоящие данные.

* MIS относительно негибки.

* MIS имеют скорее внутреннюю, чем внешнюю ориентацию.

* Информационные требований известны и устойчивы.

* MIS часто требуют длинного анализа и проектирования процесса.

MIS обычно обслуживают менеджеров, заинтересованных в ежене-дельных, ежемесячных и ежегодных результатах. Эти системы вообще негибки и имеют немного аналитических возможностей. Большинство MIS используют простую установившуюся практику типа резюме и сравнения в противоположность сложным математическим моделям или ста-тистическим методам.

Системы поддержки принятия решений (DSS)

В 70-е годы ХХ века ряд компаний начал развивать информационные системы, которые совершенно отличались от традиционных MIS-систем. Эти новые системы были меньшими, интерактивными и были разработаны с целью помочь конечным пользователям использовать данные и модели, чтобы решать слабоструктурированные и неструктурированные проблемы. В 80-е годы ХХ века эти системы были использованы для групп и целых организаций.

Системы поддержки принятия решений (DSS) помогают принятию решений управления, объединяя данные, сложные аналитические модели и удобное для пользователя программное обеспечение в единую мощную систему, которая может поддерживать слабоструктурированное или неструктурированное принятие решений. DSS находятся под управлением пользователя от начала до реализации и используются ежедневно.

Основная концепция DSS - дать пользователям инструментальные средства, необходимые для анализа важных блоков данных, используя легкоуправляемые сложные модели гибким способом. DSS разработаны, чтобы предоставить возможности, а не просто, чтобы ответить на информационные потребности. DSS специализированы по специфическим решениям или классам решений типа маршрутизации, формирования очередей, оценки и т д.

Различия между DSS и MIS состоят в следующем. В основной концепции DSS обещают конечному пользователю управление данными и инструментальными средствами. MIS до сих пор в значительной степени во власти профессионалов: пользователи получают информацию из профессионального штата аналитиков, проектировщиков и программистов. MIS ориентируются на структурные информационные потоки средних менеджеров. DSS ориентированы на главных управляющих и средних менеджеров, на изменения, гибкость и быструю реакцию. В DSS имеется меньшее количество возможностей, чтобы связать пользователей со структурными информационными потоками, и соответственно больший акцент делается на моделях, предположениях и показе графики. Как OSS, так и MIS полагаются на профессиональный анализ и проектирование. Однако в то время, как MIS обычно следуют за традиционной методологией развития систем, ставя информационные требования перед проектированием и работой, системы DSS сознательно итерационные, никогда не заморожены и в этом смысле никогда не закончены.

Имеется существенное различие между структурированными, неструктурированными и частично структурированными решениями. Структурированные проблемы повторяемы и обычны, для них обеспечивают решения известные алгоритмы. Неструктурированные проблемы оригинальны и необычны, для них не имеется никаких алгоритмов для решения: каждый находит свой ответ. Частично структурированные проблемы находятся между структурированными и неструктурированными; проблемами. DSS разработаны, чтобы поддержать слабоструктурированный и неструктурированный прикладной анализ.

Принятие решений включает четыре стадии: распознавание, проект, выбор и реализация. DSS предназначены, чтобы помогать проектировать, оценивать альтернативы и контролировать процесс реализации.

Хорошо разработанные DSS могут использоваться на многих уровнях организации. Главные менеджеры могут использовать финансовые DSS, чтобы предсказать пригодность общих фондов для инвестиции отделением. Средние менеджеры внутри отделов могут использовать эти оценки и ту же самую систему и данные, чтобы принять решения относительно распределения фондов отделения по проектам. Руководители проекта внутри отделов могут по очереди использовать эту систему, чтобы начать свои проекты, регулярно сообщая системе (и в конечном счете старшим менеджерам), сколько денег было потрачено.

Ошибочно думать, что решения принимаются в больших организациях только отдельными личностями. Фактически большинство решений принимается коллективно. В большой организации принятие решений по существу групповой процесс, и DSS могут быть разработаны, чтобы облегчить принятие решений группой.

Исполнительные системы (ESS)

Старшие менеджеры используют класс информационных систем, названных исполнительными системами поддержки принятия решений (ESS). ESS обслуживают стратегический уровень организации. Они ориентированы на неструктурные решения и проводят системный анализ окружающей среды лучше, чем любые прикладные и специфические системы. ESS разработаны, чтобы включить данные относительно внешних результатов типа новых налоговых законов или конкурентов, но они также выбирают суммарные данные из внутренних MIS и DSS. Они фильтруют, сжимают и выявляют критические данные, сокращая время и усилия, требуемые, чтобы получить информацию, полезную для руководителей. ESS используют наиболее продвинутое графическое программное обеспечение и могут поставлять графики и данные из многих источников немедленно в офис старшего менеджера или в зал заседаний.

В отличие от других типов информационных систем ESS не предназначены для решения определенных проблем. Вместо этого ESS обеспечивают обобщенные вычисления и передачу данных, которые могут применяться к изменяющемуся набору проблем. ESS имеют тенденцию использовать меньшее количество аналитических моделей, чем DSS.

ESS помогают найти ответы на следующие вопросы:

* В каком бизнесе мы должны быть?

* Что делают конкуренты?

* Какие новые приобретения защитили бы нас от циклических деловых колебаний?

* Какие подразделения мы должны продать, чтобы увеличить наличность?

Размещено на Allbest.ru