Рабочее время руководителя

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ЛИЧНОГО ТРУДОВОГО ПРОЦЕССА РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Сущность организации труда руководителя, как необходимое условие эффективности организационных отношений

1.2 Инструментарий планирования и организации деятельности руководителя

2. АНАЛИЗ ЗАТРАТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ РУКОВОДИТЕЛЯ АДМИНИСТРАЦИИ

3. РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО ЦЕЛЕСООБРАЗНОМУ РАСПРЕДЕЛЕНИЮ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ И УСИЛИЙ РУКОВОДИТЕЛЯ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность проблемы исследования. На протяжении всей жизни человеческого общества были те, кто руководит и те, кем руководят. Но люди до начала 20 века мало придавали значения самому понятию управление. Руководители (приказчики, распорядители и другие) управляли, опираясь на интуицию. В то время не задумывались над этим серьезно. С начала 20 века управление начинает выделяться в самостоятельную науку и продолжает развиваться в настоящее время. На протяжении развития этой науки основное внимание уделялось тому, как руководитель должен руководить, чтобы организация работала эффективно. Но, мало внимания уделялось тому, как организовать работу самого руководителя. Современное развитие общества показывает, что успешная деятельность организации во многом зависит от умелого и грамотного руководства. Труд работника аппарата управления является неотъемлемой частью совокупного общественного труда. Эффективность работы организации (структурного подразделения) во многом определяется эффективностью повседневной работы руководителя. В свою очередь эффективность его деятельности обеспечивается рациональной организацией труда. Значит, чем эффективнее труд в управляющей системе, тем выше результаты совокупного труда. В свою очередь необходимо помнить, что любая организация представляет собой единое целое и если работу самого руководителя не организовать должным образом, то руководитель не сможет работать эффективно, что, несомненно, повлияет на работу всей организации.

Актуальность выбранной темы определяется тем, что на сегодняшний день экономика и общество в нашей стране находится в периоде реформ и преобразований. Непрерывная перестройка организационных структур, децентрализация управления, модернизация технологий, стилей и методов руководства усиливают значение роли руководителя. Сегодня эффективный труд руководителя - это органический сплав науки и искусства, тесное сочетание мастерства, которому можно и нужно научить.

Целью данного исследования является обобщение теоретического материала по проблеме организации трудового процесса руководителя, анализ и разработка практических рекомендаций по усовершенствованию организации личного трудового процесса работника аппарата государственного управления.

Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:

· рассмотреть сущность организации труда руководителя, как необходимое условие эффективности организационных отношений;

· рассмотреть инструментарий планирования и организации деятельности руководителя;;

· провести анализ внутреннего трудового распорядка руководителя Администрации ;

· разработать рекомендации по целесообразному распределению рабочего времени и усилий руководителя.

Гипотеза исследования. Если руководитель не спланирует и правильно не организует свою работу, то это приведет к потерям рабочего времени, лишнему перенапряжению и, в конечном счете, скажется на качестве управления. трудовой руководитель рабочий коллектив

Объектом исследования является система управленческого труда руководителя Администрации .

Предмет исследования: организационно-управленческая деятельность административно-управленческих работников.

Актуальность рассматриваемой темы обусловлена также степенью ее разработанности в трудах зарубежных и отечественных ученых. Анализ содержания имеющихся источников показал, что в науке создана теоретическая и эмпирическая базы для исследования организации труда руководителя.

1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ЛИЧНОГО ТРУДОВОГО ПРОЦЕССА РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Сущность организации труда руководителя, как необходимое условие эффективности организационных отношений

Для того чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, руководитель должен правильно планировать и организовывать труд.

Руководитель организации - физическое лицо, которое в соответствии с законом или учредительными документами организации осуществляет руководство этой организацией, в том числе выполняет функции ее единоличного исполнительного органа.

Организация труда руководителя - использование эффективной системы приемов и методов личной работы на базе рациональной организации рабочего места, создания оптимальных условий труда и отдыха, планирования рабочего дня и ликвидации нерациональных этапов выполнения работ и операций. Организация труда или организационные отношения -- это форма, в которой реализуются экономические результаты трудовой деятельности.

На организацию личного трудового процесса руководителя влияют: стиль работы, используемые формы и методы управления коллективом, уровень руководства, техническое оснащение рабочего места и др. факторы. Эффективность работы организации (структурного подразделения) во многом определяется эффективностью повседневной работы руководителя. В свою очередь эффективность его деятельности обеспечивается рациональной организацией труда.

Организация процессов труда руководителя включает проектирование и внедрение рациональных систем и методов выполнения, возложенных на него функций с учетом применения необходимых технических средств и предполагает определенную степень регламентации труда по содержанию и времени. Это обеспечивает необходимый порядок и организованность при исполнении руководителем должностных обязанностей, при принятии и реализации управленческих решений. Регламентация труда означает установление, и строгое соблюдение определенных правил, инструкций, нормативов, основанных на объективных закономерностях, присущих НОТ. От используемых методов и организации труда руководителя. во многом зависит успех всей работы по совершенствованию управления.

Когда мало внимания уделяется изучению и применению научных принципов организации труда, их заменяют эмпирически найденными, в которых удачные приемы соседствуют с неэффективными методами. В коллективе трудно наладить эффективную работу, когда руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы. Устаревшие методы работы и неэффективный индивидуальный рабочий стиль превращают данный коллектив в наиболее слабое звено системы управления. Из общего круга вопросов организации трудового процесса руководителя, особое значение имеют планирование, и распределение рабочего времени руководителя. Планирование труда руководителя осуществляется в форме разработки плана работы на определенный период времени либо путем формирования планов выполнения конкретных работ и мероприятий.

Типовыми составляющими труда руководителя, учитываемыми при установлении распорядка работы, являются: постановка целей (определение цели, ситуационный анализ, формулирование цели); планирование работы (подготовка к реализации поставленной цели, рациональное распределение рабочего времени, поиск путей сокращения сроков исполнения решаемых задач); установление приоритетности задач, мероприятий, намеченных к исполнению; осуществление контрольных функций (анализ данных о ходе выполнения заданий, контроль достижения поставленных целей); информация и коммуникация (организация и проведение совещаний, рациональное ведение корреспонденции, управление потоком посетителей). Конкретизация и детализация характера и содержания работ производится оперативно с учетом складывающейся обстановки на основе планирования процессов выработки и реализации конкретных решений.

Работники умственного труда, как правило, не придают вопросу рациональной организации своего рабочего места должного значения. Однако от организации и оснащения рабочего места во многом зависит эффективность труда руководителя независимо от характера и условий его деятельности.

Задача совершенствования рабочего места включает в себя оснащение его всем необходимым в соответствии с характером работы, рациональное расположение необходимого оснащения, создание комфортных условий работы, предотвращение вредного воздействия на человека неблагоприятных факторов внешней среды. В настоящее время 40-60 процентов рабочего времени руководителей затрачивается на выполнение таких функций, которые могли бы выполняться специалистами более низкой квалификации. Много времени теряется на поиск необходимой информации, данных и документов. Работа руководителей нуждается в совершенствовании в первую очередь в автоматизации рутинных операций путем широкого использования в практике их повседневной деятельности средств вычислительной и оргтехники. Автоматизация выполняемых функций позволит сэкономить не менее 15 процентов рабочего времени. Комплексная автоматизация труда руководителей должна проводиться на базе внедрения современных информационных технологий. Это обеспечит увеличение степени автоматизации всех информационных процессов в организации.

Так как руководитель действует в реальных условиях, то на него оказывают влияния многие факторы. К которым можно отнести:

1.Психологические - нематериальные факторы, помогающие руководителю работать более эффективно в соответствии со своей личностью и потребностями:

· эстетика рабочего места;

· удовлетворенность работой;

· .социальный статус;

· другие.

2. Физиологические - факторы, связанные с возможностями человека и влиянием окружающей среды. К ним относятся:

· Объем воспринимаемой информации - человек не может усвоить больше определенного количества. Согласно исследованиям за 1 секунду человек способен усвоить около 5-7 алфавитно-цифровых знаков. Данное требование нужно учитывать при принятие решений. Руководителю необходимо работать только с релевантной (относящейся к делу) информацией, в противном случае будет потрачено лишнее время. Задачу первичной обработки информации или сбор нужной можно поручить аналитическому отделу.

· Окружающая среда - человек как живой организм подвержен влиянию внешней среды, которая оказывает существенное влияние. К таким факторам относятся:

· температура окружающего воздуха;

· окружающий звук;

· освещенность рабочего места;

· другие.

3. Норма управляемости - необходимо точно определить со сколькими подчиненными руководитель будет непосредственно взаимодействовать.

4. Степень материальной удовлетворенности - тесно связанна с психологической удовлетворенностью. Практика менеджмента показывает, что в большинстве случаев повышение материального стимулирование не приводит к повышению производительности в том же объеме.

Все рассмотренные факторы в той или иной мере оказывают влияние на деятельность руководителя, а значит должны учитываться при научной организации производства. Причем все факторы должны учитываться во взаимосвязи, а не как отдельные. Сложностью здесь является то, что нет возможности, в большинстве случаев, сразу оценить влияние каждого фактора на работу руководителя. Это бесспорно усложняет процесс эффективной организации труда руководителя.

1.2 Инструментарий планирования и организации деятельности руководителя

Эффективная организация трудового процесса руководителя - это необходимое условие эффективности организационных отношений. Организуя свой трудовой процесс, руководитель фактически осуществляет пространственно- временную координацию усилий всех работников организации, включая и себя самого, в процессе выполнения того объема задач и полномочий, за который он несет ответственность

При планировании и организации работы руководители используют специальный инструментарий.

Дневник времени - это средство управления работой, позволяющее планировать ее выполнение по часам, определять ежедневные задачи как часть общей цели и выделять наиболее важные из них.

Дневник состоит из специальной папки - скоросшивателя, в которую по желанию пользователя могут вставляться специальные карточки, графики, таблицы и финансовые отчеты. На карточках имеются ежегодные планы (разграфленная сетка, на которую понедельно заносятся долгосрочные планы) и планы на день, в которых все дела распределяются с точностью до получаса. Таким образом, можно соотнести каждый пункт дневной программы с более широкими временными задачами. Сначала потребуется решимость и дисциплина, чтобы заполнять соответствующие графы и составлять перечень необходимых дел. Однако составление этого перечня, ранжирование стоящих задач и видов деятельности помогают улучшить организацию труда и рационально использовать время.

Дневник времени имеет следующую структуру. В календарную часть помещаются различные формуляры для месячных, недельных и дневных планов. Особое значение придается плану дня: один лист на день. Здесь находятся также листки для заметок по соответствующим месяцам и неделям, которые облегчают перенос сроков на другие периоды.

Используя дневник времени, можно успешно планировать каждый день, организовывать свою работу. Благодаря его применению повышается качество работы, ежедневно экономится около часа рабочего времени.

Разновидностью дневника времени является ежедневник с системой таймирования, который состоит из буклетов, включающих ежедневник на год, месяц, неделю. Кроме того, каждый день расписан с интервалом в полчаса. Такая система позволяет руководителю:

· продумать и систематизировать жизненные планы и планы работы на значительный период (год) и спланировать их поэтапное выполнение (по месяцам, неделям, дням);

· четко следовать принятым планам, не отвлекаясь на другие дела.

С этой целью можно использовать также большой персональный «Фолифакс», представляющий собой портативную базу данных. В «Фолифакс» входят следующие разделы:

· личные сведения (номера счетов, машины, страховки и п.д.);

· ежедневник;

· ежегодник (на весь календарный день);

· записная книжка-блокнот;

· информация;

· личные финансы;

· адресная книга;

· пластиковый бумажник для визиток, документов и денег.

Таким образом, «Фолифакс» охватывает все стороны жизни менеджера и помогает ему в решении проблем. В то же время «Фолифакс» таит в себе серьезную опасность - если менеджер его потеряет, то потеряет сразу все.

Имеется несколько конкретных систем планирования и управления временем менеджера, получивших широкое признание в мире. Одна из них - это система «Тайм Менеджер», имеющая рейтинг № 1 в Европе. Она разработана компанией Time Manager Intemational, которая является ведущей в Европе в области менеджмента и личного развития и основана в 1975 г. в Дании.

В «Тайм Менеджере» все продумано до мелочей, как по содержанию, так и по форме. Кроме того, благодаря широкому ассортименту продукции можно легко приспособить «Тайм Менеджер» к любым индивидуальным запросам. Так, существует три базовых варианта «Тайм, Менеджера»: стандартный, специальный и «руководитель». Изменяя и дополняя входящие в них наборы бланков и принадлежностей, любой из этих базовых вариантов можно превратить в' разновидность «Тайм Менеджера», специально ориентированного на тот или иной вполне определенный вид деятельности, например, для торгового представителя, секретаря, руководителя проекта, научного работника, управляющего высшего звена и т.д.

Комплект любого базового варианта «Тайм Менеджера» состоит из пяти основных элементов:

папки с кольцевым зажимом;

коробки со стандартным набором бланков;

руководства по пользованию «Тайм Менеджером» «Ключ к личной эффективности»;

каталога продукции компании;

образцов дополнительных бланков.

Тип папки с кольцевым механизмом различается в зависимости от варианта «Тайм Менеджера». Остальные элементы во всех его вариантах совершенно одинаковы.

В папке с кольцевым механизмом находятся:

* 17 закладок;

· вынимающаяся обложка с алфавитной телефонной книжкой и 18-месячным календарем - записной книжкой.

· автоматический карандаш.

Система «Тайм Менеджер» позволяет:

· добиваться высоких результатов в работе;

· устанавливать приоритеты;

· правильно оценивать обстановку;

· не забывать о важных делах;

· эффективно использовать время;

· лучше взаимодействовать с другими людьми;

· повышать свой творческий потенциал;

· правильно распределять обязанности;

· более гибко и спокойно относиться к переменам.

Кроме рассмотренных систем, имеются также вспомогательные средства для организации трудового процесса руководителя: магнитные доски, модульные доски, клейкие доски и другие. Диапазон использования вспомогательных средств очень широк. Их можно использовать для составления и ведения отчетной статистики, производственных планов, графиков работы, контроля эффективности производства, составления различных планов. На них можно фиксировать закупки и поставки. С их помощью можно совершенствовать организационную структуру организации и составлять чертежи рабочих помещений. Однако эти доски не являются самоцелью. Важно то, что работники действительно используют их как вспомогательные средства, и они помогают им в работе.

Существует также множество технических вспомогательных средств, позволяющих эффективно выполнять работу и ис­пользовать рабочее время. Ими пользуются руководитель и его ближайшие помощники. Они необходимы руководителю для того, чтобы вовремя выполнять возложенные на него задачи. Это, в частности, персональные компьютеры. За последние годы появилось много всевозможных конторских ЭВМ. Любой работник может освоить их за несколько часов. Все необходимые материалы, факты, цифровые данные, рапорты подготовлены к непосредственному использованию в архиве. С помощью конторской ЭВМ можно получать уже готовые данные и обрабатывать весь материал организации.

Другими вспомогательными средствами менеджера являются: электрические пишущие машинки, электронные калькуляторы, копировально-множительные машины, контрольные табло и другие.

Таким образом, в современных условиях инструментарий планирования и организации деятельности руководителя достаточно широк.

2. АНАЛИЗ ЗАТРАТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ РУКОВОДИТЕЛЯ АДМИНИСИТРАЦИИ

Рабочее время - это установленное законодательством календарное время, в течение которого руководитель в соответствии с Уставом должен выполнять свои трудовые обязанности.

В своей управленческой деятельности руководитель Администрации .

В целом трудовую деятельность руководителя Администрации можно разделить на 4 функции. Это: планирование, организация, мотивация, контроль. Но не следует полагать, что только руководитель выполняет эти функции. Ему активно помогают остальные работники. Цель работы руководителя - выработать направление развития и правильно организовать работу.

Руководитель как было отмечено выше - особый работник в Администрации и поэтому ему присуще некоторые особенности, которые отличают его от других сотрудников Администрации. Можно выделить следующие особенности:

- работа руководителя в основном умственная;

- нелимитированность работы руководителя;

-повышенные нервно-психические усилия руководителя связанные с управлением людьми и принятием ответственных решений;

-труд руководителей не подается количественному учету;

-необходимость принятия большого количества решений за короткий период.

Все перечисленные выше особенности учитываются при организации труда руководителя Администрации.

Для эффективной организации труда необходимо выяснить, чем занимается руководитель в течение рабочего дня. Для этого необходимо провести анализ затрат рабочего времени.

Для этого проведем социологическое исследование. Если представить результаты в общем виде, то можно сказать, что руководитель Администрации в течение своего рабочего дня выполняет следующие виды работ:

· запланированные заседания, встречи 60 - 65%;

· разговоры по телефону 3 - 6%;

· работа с документами 17 - 22%;

· поездки, осмотры 3 - 7%;

· незапланированные встречи 7%;

· отдых 2%;

· потери времени 2%.

Приведенные выше данные характеризуют общую ситуацию и варьируют в зависимости от особенности труда. Руководитель или исследователь, занимаясь анализом трудового процесса, должен учитывать особенности своей организации. Для всестороннего и полного анализа затрат рабочего времени необходимо проводить постоянную работу по учету затрат.

К числу элементов организации труда руководителя, следует отнести:

· организацию труда в Администрации (разделение труда, регламентация труда по содержанию, регламентация труда по времени), выбор систем и методов работы;

· специфические проблемы организации личного труда (планирование и распределение рабочего времени, управление потоком посетителей, индивидуальный рабочий стиль, рациональное ведение корреспонденции и т. д.);

· организацию использования средств вычислительной и оргтехники;

· мероприятия по охране труда, обеспечивающие безопасные условия, как для самого исполнителя, так и для окружающих его людей;

· мероприятия по укреплению дисциплины труда и устранению потерь рабочего времени;

· создание материальной и моральной заинтересованности в улучшении как индивидуальных, так и коллективных результатов труда;

· повышение квалификации и культурно-технического уровня работающих;

· регламентирование труда и отдыха;

· производственную эстетику, устройство, оснащение рабочих мест и правильное их обслуживание.

Следовательно, можно говорить о том, что организация труда руководителя представляет собой совокупность прогрессивных организационных и технических мероприятий, обеспечивающих систематическое повышение производительности труда.

Для учета укрупненных затрат времени Руководитель Администрации прежде всего пользуется ежедневником Его страницы разграфированы в виде простейших таблиц.

Следующий шаг в учете времени - составление перечня наиболее значительных работ. Их регистрируют в блокноте по мере выполнения. Руководитель Администрации пользуется сокращенными обозначениями работ, указанных в перечне. Например, пишет «дкл» вместо «доклад руководителю».

Так как некоторые работы делаются с перерывами, то графы «Сколько дней заняла» и «Время начала и окончания» не совпадают. Например: «Составление годового отчета по теме 57-0. Затрачено 5 дней. Начало 10.11, окончание 10.12». Для руководителя важным является указание, завершена ли работа. Если завершена, то затраченное время уже может служить прецедентом, своего рода нормой на будущее.

Каждый новый месяц (а иногда и неделю) Руководитель начинает с новой страницы ежедневника, чтобы легче отделять отрезки времени. Эти блокнотные страницы становятся своеобразным отчетом за месяц, квартал, полугодие, год.

Следовательно, в результате анализа было выявлено следующее.

1. В организации работы руководителя можно выделить положительные моменты. К ним относятся: отсутствие опозданий на работы и ухода с работы по неуважительным причинам, выполнение всех работ по должностной инструкции.

2. Было выявлено, что руководитель тратит меньше времени, чем он запланировал на оперативные совещания с начальниками отделов по текущим вопросам. Причиной этому может быть или демократичный стиль управления, или уверенностью руководителя в самостоятельности и компетентности починенных в вопросах выполнения заданий и служебных обязанностей.

3. Руководитель не полностью использует время, отведенное на регламентированные перерывы. Это указывает на возможность возникновения у него переутомления, усталости, стресса и привести к падению результативности его работы.

3. РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО ЦЕЛЕСООБРАЗНОМУ РАСПРЕДЕЛЕНИЮ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ И УСИЛИЙ РУКОВОДИТЕЛЯ

Без целесообразного распределения своих трудовых усилий во времени и пространстве руководитель не может эффективно выполнять свои обязанности.

Эффективность распределения времени и усилий руководителя зависит:

Во-первых, от того, насколько рационально он распределяет свои усилия между различными видами работы соответственно имеющимся ресурсам времени, а значит:

а) насколько рационально он планирует свое рабочее время, свой трудовой распорядок;

б) насколько рационально он в целом распределяет свои силы.

Во-вторых, от того, насколько рационально он организует каждый вид деятельности:

а) организации и построение телефонных разговоров;

б) организация работы с документами.

Начнем с первого аспекта. В достижении рационального распределения усилий с наличествующими ресурсами времени руководителю Администрации, необходимо пользоваться принципом, который популярнейший американский специалист С. Кови выдвинул как один из семи важнейших навыков «высокоэффективных людей». Суть принципа состоит в том, что именно самому главному, приоритетному должно отводиться приоритетное место, а не в том, что первоочередные дела нужно делать первыми.

Однако, руководитель Администрации также должен помнить о необходимости рационально распределять свои силы, чтобы различные виды деятельности не отнимали их больше, чем необходимо, и чтобы в целом не допускалось перегрузки текущими, но не важными в долгосрочной перспективе делами.

Сформулируем ряд практических принципов и рекомендаций, выполнение которых позволит руководителю Администрации рационально и эффективно распределять свои усилия, а, в конечном счете - рационально и эффективно организовывать работу других.

1. Необходимо оставлять за собой только те виды и формы деятельности, которые кроме руководителя, в Администрации никто сделать не может. Все остальное нужно делегировать.

2. Не следует допускать эмоциональных, импульсивных реакций - они, как правило, отбирают и время, и силы.

3. В работе руководителя Администрации не должно быть спешки и нервозности - они тоже увеличивают потери, но и медлительность недопустима.

4. Каким бы открытым и демократичным ни был руководитель, ему все же следует ограничить «политику открытых дверей». Встречи без особой надобности не нужны.

5. Не следует чрезмерно увлекаться совещаниями, они должны проводиться лишь в том случае, когда обойтись без них нельзя.

Конечно, этот краткий перечень принципов - рекомендаций не охватывает всех аспектов рационального, эффективного распределения усилий руководителя Администрации, но, на наш взгляд, он ориентирует руководителя в верных направлениях.

И ещё необходимо помнить только тот работает и эффективно, и быстро, кто работает с увлечением. Увлеченность, настроенность на результат, . на новые достижения .- вот универсальное средство решения проблемы сил и времени.

Одно из звеньев в работе менеджера, способное отвлекать его время и силы в значительных объемах, - телефонные беседы.

Телефон по праву считается одной из технико-технологических инноваций, которая рационализирует коммуникацию и экономит время, и сегодня он получает «второе дыхание» в результате интеграции с информационно-компьютерными технологиями. Но если беседами по телефону злоупотреблять, то он может занимать столько же времени, сколько экономит, если не больше.

Средняя продолжительность телефонной беседы составляет 6-7 минут, хотя основное время (до 2/3) уходит на паузы между словами и фразами, повторы и просто ненужные слова. Поэтому экономия времени в разговорах по телефону - это проблема краткости изложения вообще, и специалисты считают, что большинство телефонных бесед можно уложить в 3 минуты, если соблюдать рациональность как в композиции беседы из четырех этапов, так и в расходе времени на каждый из них.

На взаимные представления следует расходовать 20-25 секунд, причем рекомендуется отойти от неинформативного «алло» или «слушают» и совместить отзыв с представлением (например, «Петров слушает», «Диспетчер Смирнов» и т.д.).

Введение собеседника в курс дела должно занимать не более 40-45 секунд и быть исключительно чётким и логичным, так как от этого этапа на 80 % зависит успех беседы.

Главный и наиболее длительный этап - обсуждение ситуаций (примерно 1,5 мин.), и здесь лаконизм, может быть, достигнут за счет четкой продуманности вопросов, которые бы требовали коротких и конкретных ответов.

Заключение не должно превышать 25 секунд.

Поскольку телефонные звонки относятся к числу либо не важных и не срочных факторов, либо срочных, но не важных то не лишним было бы установить определенные часы или предупредить секретаря о ситуациях, когда никто не должен беспокоить руководителя по телефону (его можно даже отключить). Точно так же, если всё же кто-то "прорвался" по телефонной связи во время важного совещания, серьезного разговора или работы над серьезными документами, то предпочтительнее попросить собеседника перезвонить через определенное время или пообещать ему самому сделать это (но, естественно, не забыть).

Таким образом, соблюдение перечисленных рекомендаций поможет руководителю рационально использовать телефон не во вред, а во благо.

Еще более опасным фактором с точки зрения возможных объемов поглощения времени и сил руководителя обычно является нерациональная организация работы с документами.

Руководителю Администрации, как правило, ежедневно приходится «переносить» значительный объем информации в виде различных документов (бумаг), чтение и анализ которых отрывают его от более важных дел: (по оценкам некоторых специалистов, к бесполезным документам можно отнести 1/3 документооборота).

Поэтому крайне полезно помнить о постоянном соблюдении бумажной «диеты». Тем более, что часть приходящих бумаг относится к разряду и не важных и не срочных, а часть - к разряду срочных, но не важных, - а, следовательно, им нужно уделять минимум времени.

Поэтому нелишним было бы прислушаться руководителю к следующим рекомендациям:

Во-первых, нужно преодолеть своеобразный психологический барьер и трезво взглянуть на бумаги, с которыми приходится иметь дело, особенно на те, которые обращаются внутри организации. Руководитель должен оценивать свой трудовой вклад по результатам деятельности организации на основе достижения целей, а вовсе не по объемам прочтенных (или написанных) бумаг. Служебные документы - это всего лишь одно из средств достижения результатов, но не суть работы.

Во-вторых, исходя из такого понимания, необходимо хорошо проанализировать всю систему документооборота в Администрации (к ней могли просто привыкнуть, а она давно неэффективна). Руководители должны получать от подчиненных только обобщающие документы оценочного и аналитического характера, с выводами и рекомендациями (если они этого не умеют, их нужно обучить, а если обучение не даёт результатов, то следует задуматься об их служебном соответствии). Чем документооборот будет более простым по форме и ёмким по содержанию, тем надежнее, что он не превратится в самоцель.

В-третьих, следует обучить секретаря раскладывать корреспонденцию не в порядке ее поступления, а по категориям, отражающим степени важности (важность руководитель должен выразить в приоритетах, и, как мы полагаем, при этом должны быть соблюдены рассмотренные выше принципы и условия управления временем).

B-четвертых: ненужные бумаги следует тут же выбрасывать, стандартные - передавать для обработки соответствующим подчиненным, остальные - анализировать в порядке важности и сложности, немедленно принимая решения (исследования показали, что на 80 % документов руководитель может найти оптимальный ответ сразу после прочтения).

В-пятых, получая проекты исходящих документов, прежде, чем их рассматривать, руководителю следует задать себе вопрос: «А что произошло бы, если бы этот документ вообще не вышел из стен нашей Администрации?»

Итак, эффективная организация личной работы руководителя с документами может повлиять на эффективность всего его трудового процесса и соответственно на рационализацию всего управленческого процесса в организации.

Таким образом, эффективная организация трудового процесса руководителя - это действительно необходимое условие достижения эффективности функционирования всех организационных отношений.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Организация труда руководителя - использование эффективной системы приемов и методов личной работы на базе рациональной организации рабочего места, создания оптимальных условий труда и отдыха, планирования рабочего дня и ликвидации нерациональных этапов выполнения работ и операций. Организация труда или организационные отношения -- это форма, в которой реализуются экономические результаты трудовой деятельности.

Типовыми составляющими труда руководителя, учитываемыми при установлении распорядка работы, являются: постановка целей (определение цели, ситуационный анализ, формулирование цели); планирование работы (подготовка к реализации поставленной цели, рациональное распределение рабочего времени, поиск путей сокращения сроков исполнения решаемых задач); установление приоритетности задач, мероприятий, намеченных к исполнению; осуществление контрольных функций (анализ данных о ходе выполнения заданий, контроль достижения поставленных целей); информация и коммуникация (организация и проведение совещаний, рациональное ведение корреспонденции, управление потоком посетителей). Конкретизация и детализация характера и содержания работ производится оперативно с учетом складывающейся обстановки на основе планирования процессов выработки и реализации конкретных решений.

При планировании и организации работы руководители используют специальный инструментарий.

Дневник времени - это средство управления работой, позволяющее планировать ее выполнение по часам, определять ежедневные задачи как часть общей цели и выделять наиболее важные из них.

Также существуют вспомогательные средства для организации трудового процесса руководителя: магнитные доски, модульные доски, клейкие доски и другие.

Существует также множество технических вспомогательных средств, позволяющих эффективно выполнять работу и использовать рабочее время. Ими пользуются руководитель и его ближайшие помощники. Они необходимы руководителю для того, чтобы вовремя выполнять возложенные на него задачи. Это, в частности, персональные компьютеры.

Таким образом, руководитель, как особый вид работников, является важной составной частью коллектива. Коллектив только тогда достигнет цели, если все будут работать в духе сотрудничества и взаимопонимания. Но когда руководитель не может правильно организовать работу, то все усилия остальных членов коллектива будут напрасны.

Совершенствование организации труда руководитель должен начинать с поиска обоснованного соотношения между различными категориями управленческого персонала, уточнения функций и компетенции каждого работника. Каждый работник должен нести персональную ответственность за свой участок работы, не вмешиваясь в компетенцию других. Нередки случаи, когда специалисты выполняют функции вспомогательного персонала, а руководители не добиваются даже в пределах своих возможностей упорядочения соотношения в структуре кадров. Во всех структурных подразделениях должен действовать принцип "не делай того, что с успехом может сделать подчиненный", т. е. работник с более низкой квалификацией и заработной платой.

Важным моментом в организации труда руководителя является подбор заместителей и секретаря. Им необходимо предоставить хорошо продуманные полномочия с учетом профессиональных достоинств и личностных характеристик, а также меру ответственности с учетом психологической совместимости руководителя и заместителей.

Организация труда руководителя должна основываться на рекомендациях науки, игнорирование которых приводит к вторжению работников в компетенцию друг друга, дублированию функций.

Для правильной организации труда руководителя необходимо проводить ежедневный анализ рабочего дня. С этой целью необходимо найти ответ на ряд вопросов: что удалось сегодня и почему? как можно использовать достигнутое? что мне не удалось и почему? что нужно сделать завтра для более рационального использования рабочего времени? Необходимы самоанализ и самоконтроль для жесткого соблюдения установленного для себя распорядка дня, для понимания, в чем причины отклонения от рекомендуемых наукой правил работы.

Подводя итоги, следует признать, что огромное значение имеет самодисциплина руководителя Администрации. Уровень этой дисциплины зависит не только от качеств характера, ценностей и принципов руководителя, но и от эффективной организации личного трудового процесса.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Трудовой Кодекс РФ. - М.: Эксмо, 2008.

2. Большаков А.С., Михайлов В.И. Теория управления. СПб: Питер, 2002.

3. Бурганова Л.А. Теория управления. - М.: ИНФРА-М,2007.

4. Вудкок М., Френсис Д. Раскрепощенный менеджер. Для руководителя-практика. - М.: Дело ЛТД, 2004.

5. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. - М.: Дело, 2005.

6. Ниссинен И., Воутилайнен Э. Время руководителя: эффективность использования /Пер. с фин. - М..: Экономика, 2008.

7. Семенов А.К., Набоков В.И. Основы менеджмента: Учебник. -М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006.

8. Теория управления: учебник /под ред. Ю.В. Васильева, В.Н. Парахиной. - М.: Финансы и статистика, 2008.

9. Уткин Э.А., Кочеткова А.И. Управление персоналом в малом и среднем бизнесе. - М.: Акалис, 2006.

10. Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности: Учеб. для сред. спец. учеб. заведений. - М.: Высш. шк., 2006.

11. Магура М.И. Модель управления временем по приоритетам.//Управление кадрами, 2007, № 7.

Размещено на Allbest.ru

...