Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Распределение задач, полномочий и ответственности в компании ОАО «Стеклолюкс»

Данная организация имеет большое количество рабочей силы, то есть тех, людей, которые трудятся на заводах. Но схему управления предприятием можно представить в кратком виде.

Исходя из данной структуры, необходимо перечислить основные функции, которые выполняет административно-управленческий персонал данной организации. Если рассматривать функции генерального директора предприятия, то к ним можно отнести:

- общее руководство всеми видами деятельности предприятия;

- организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений и производственных единиц, направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов;

- обеспечивает выполнение предприятием всех обязательств перед федеральным, региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами, включая учреждения банка, а также хозяйственных и трудовых договоров (контрактов) и бизнес-планов;

- обеспечивает правильное сочетание экономических и административных методов руководства, единоначалия и коллегиальности в обсуждении и решении вопросов;

- решает вопросы, касающиеся финансово-экономической и производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

К функциям заместителя директора относится:

- контроль использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов предприятия;

- организация учет поступления и расходования денежных средств;

- проводит экономическую политику деятельности компании, направленную на сбережение корпоративных и производственных ресурсов;

- организует учет поступления и расходования денежных средств;

- осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно финансовой деятельности предприятия.

Бухгалтерский отдел состоит из главного бухгалтера, заместитель главного бухгалтера, бухгалтеры. Функции главного бухгалтера и заместителя не имеют особых различий, и к ним относятся:

- точный учет результатов хозяйственно-финансовой деятельности отделения в соответствии с установленными правилами;

- организует учет поступления и расходования денежных средств;

- составление достоверной бухгалтерской отчетности на основе первичных документов и бухгалтерских записей, представление ее в установленные сроки соответствующим органам;

- несет ответственность за финансовую деятельность предприятия.

К функциям бухгалтера можно отнести:

- выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций;

- отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств;

- перечисление платежей в бюджет, взносов на социальное страхование, зарплаты рабочих и служащих, налогов;

- производит начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия.

Экономический отдел состоит из специалистов по экономике, к их обязанностям относится:

- планирует объем бытовых услуг;

- подготавливать предложения по конкретным направлениям изучения рынка с целью определения перспектив развития предприятия;

- следит за правильностью составления отчетов кассиров, отчетов в статистику;

- осуществляет учет затрат, связанных с производством;

- осуществляет анализ работы предприятия, расчет показателей и расчет цен.

Также в организации присутствует производственный отдел, где работает специалист по производству, который имеет такие функции как:

- следит за соблюдением правил, техники безопасности;

- осуществляет заключение договоров с другими организациями.

- осуществляет контроль за соблюдением режима работы;

- обеспечение контроля и улучшение качества поставляемой продукции, содействие внедрению новых тканей, технологий, рисунков.

Отдел кадров составляют: начальник отдела кадров, заместитель начальника отдела кадров и специалисты по кадрам, к функциям специалиста по кадрам относится:

- осуществление приема и увольнения персонала;

- оформление отпусков, больничных листов, штатного расписания;

- оформлять приказы о приеме, переводе, увольнении, отпусках, командировках;

- осуществлять заполнение, учет и хранение трудовых книжек на всех работников, производить подсчет трудового стажа, выдавать трудовые книжки уволенным;

- оформлять личные дела и документы в архив.

Основная информация о предприятии представлена в таблице 1.

рабочий время делегирование руководство

Таблица 1 - Основные показатели компании «Стеклолюкс».

В табл. 1 представлена информация об организации «Стеклолюкс». Изучая данную таблицу, можно сказать, что денежный оборот значительно уменьшился в 2013 году по сравнению с 2012 годом. А списочная численность, наоборот, увеличилась, то есть на предприятии высокая текучесть кадров, а также очень мало уровней управления. На одного директора слишком много подчиненных.

Средний возраст персонала 40-45 лет, это говорит о том, что очень мало привлекают молодых сотрудников, то есть, нет новых и свежих идеи, нового взгляда на компанию.

На сегодняшний день данное предприятие имеет большое количество недостатков в работе организации и это приводит к тому, что:

- уменьшается эффективность управления предприятием;

- снижается производительность труда;

- потеря времени руководителя;

- происходит дублирование работ;

- очень высокая текучесть кадров.

Из всех недостатков, хотелось бы заострить внимание на потере времени руководителем. В связи с тем, что на предприятии практически отсутствует делегирование полномочий, руководитель тратит большое количество времени на решение тех вопросов, которые он бы мог доверить другим лицам. Такие выводы были сделаны на основании фотографии рабочего времени руководителя.

Фотография рабочего времени - это вид наблюдений при помощи которого изучают и анализируют затраты времени на протяжении всего рабочего дня независимо от того на что затрачено это время. Цель фотографии рабочего времени является выявление резервов повышения производительности, улучшение использования оборудования, путем выявления целесообразности последовательности тех или иных затрат времени, установлением степени возможного уплотнения рабочего дня исполнителей, устранение потерь рабочего времени и простоев оборудования.

Выделяют такие виды фотографии рабочего времени как:

- индивидуальная;

- групповая;

- массовая;

- маршрутная;

- многостаночная;

- фотография производственного процесса;

- фотография использования оборудования.

Этапами фотографии рабочего времени является:

1. Подготовка к наблюдению;

2. Наблюдение;

3. Обработка результатов.

В организации была сделана индивидуальная фотография рабочего времени руководителя.

Таблица 2 - Фотография рабочего времени директора «Стеклолюкс».

Таблица 3 - Сводка одноименных затрат.

Таблица 4 - Фактический баланс рабочего времени директора

Кисп. раб. вр = 380/480 = 0,79

Кзагр = (380+20)/480 = 0,83

Также в организации была сделана фотография рабочего времени работника цеха.

Таблица 5 - Фотография рабочего времени работника цеха

В целом работа директора является эффективной, такие выводы можно сделать из расчета коэффициента загрузки рабочего времени и коэффициента использования рабочего времени. Чем ближе к 1 эти показатели, тем эффективнее работа. Но если обратить внимание на фотографию рабочего времени директора (табл. 2), то можно увидеть, что большую часть своей работы он мог бы делегировать своим подчиненным. Некоторые задачи, например, ответ на письма, работа с документацией и многое другое, можно поручить другим сотрудникам. Таким образом, появится больше времени для того, чтобы уделить внимание более важным задачам, которые без его участия решить невозможно.

Фотография рабочего времени работника цеха балы сделана для того, чтобы выявить негативные последствия отсутствия делегирования. В 13:30 у работника цеха произошла поломка станка, с данной проблемой он обратился к начальнику цеха, тот в свою очередь обратился к начальнику производственного отдела, который не имел нужных полномочий для решения данного вопроса. Руководитель производственного отдела направился для решения этого вопроса к директору предприятия, который в свою очередь принял его в 14:10, это отражено в фотографии рабочего времени директора «Стеклолюкс». На решение данного вопроса у директора ушло 25 минут рабочего времени. Он одобрил покупку необходимых запчастей для того, чтобы починить станок. И лишь в 15:00 работник цеха смог продолжить свою работу, то есть на решение данной проблемы было потрачено 1,5 часа. Если бы руководители отделов были наделены необходимыми полномочиями, то затрачивалось гораздо меньше времени на решение таких незначительных проблем. Исходя из этого, можно сделать вывод, что в организации отсутствует упорядоченный перечень обязанностей, полномочий и ответственности, как отдельных подразделений, так и каждого из сотрудников.

Из выше перечисленного следует еще одна немаловажная проблема, на которую стоит обратить внимание - это дублирование работ. В организации происходит такая ситуация, что директор предприятия решает вопросы, связанные с финансами. Например, он устанавливает цену на продукцию. В связи с тем, что в организации практически отсутствует делегирование, то эту же работу делает специалист по экономике. Руководитель на эту работу затратил 1,5 часа своего рабочего времени, также как и специалист по экономике. Следовательно, 19% от работы уходит на решение этой задачи (1,5*100/8 = 18,75%), как у директора, так и у специалиста. Если бы руководитель делегировал свои полномочия, то тогда он бы не потратил эти 1,5 часа, то есть 19% своего времени на эту задачу, а мог бы решить другую. И это было бы гораздо эффективнее и лучше для организации в целом.

Подобные ситуации в данной организации происходят каждый день, без директора не решаются даже самые элементарные проблемы. Из-за того, что сломался станок, и на решение этой проблемы было потрачено 1,5 часа, у работника цеха были простои, которые в дальнейшем ведут к снижению производительности труда. Как известно, производительность труда является одним из важнейших качественных показателей работы предприятия, выражением эффективности затрат труда. Уровень производительности труда характеризуется соотношением объема произведенной продукции или выполненных работ и затрат рабочего времени. От уровня производительности труда зависят темпы развития промышленного производства, увеличение заработной платы и доходов, размеры снижения себестоимости продукции. Производительность труда связана в первую очередь с работой всех сотрудников организации. Это значит, что у организации снижается производительность, что приводит к снижению объема производства, в итоге уменьшается доход, получаемый предприятием.

Таблица 6 - Изменение выручки от продажи продукции в «Стеклолюкс»

Исходя из данных таблицы 6, можно сделать вывод о том, что по сравнению с 2012 годом выручка от продаж в 2013 году уменьшилась на 18%. На увеличение или уменьшение выручки от продажи продукции влияет большое количество факторов. Одним из этих факторов является объём производимой продукции, который также уменьшился на 14%. Как было сказано выше, из-за отсутствия делегирования полномочий в организации, решение незначительных проблем занимает много времени, вследствие чего у работников цеха появляются простои, из-за которых и происходит снижение объёма производства. А в таблице можно увидеть, как это сказывается на доходах предприятия.

2. Рекомендации по совершенствованию системы делегирования полномочий в организации

2.1 Пути решения проблем

Проблемы, которые возникают в данной организации необходимо решать. В первую очередь нужно решить проблему, связанную со структурой управления организацией. Как говорилось выше, в целом, она отсутствует у данной организации. Для решения этого вопроса нужно составить максимально упорядоченную и понятную структуру предприятия, куда будет включаться миссия организации, ее цели и задачи, состав, функции и схемы взаимодействия персонала. После того, как будет четко сформулирована структура управления организации, желательно составить «Идеальную структуру» на будущее и написать план мероприятий, чтобы этого достичь. Данную работу можно поручить выполнить отделу кадров.

Во-вторых, проблемой, на которой было акцентировано внимание, является потеря времени руководителя организации. В течение рабочего дня проходило наблюдение за деятельностью директора, и была сделана фотография рабочего времени. Из чего следует, что руководитель тратит очень много времени на ту работу, которую могут выполнять его подчиненные.

Чтобы решить эту проблему, директору необходимо начать делегировать свои полномочия. Такие функции как, работа с бумагами, ответы на письма и проверка почты нужно поручить секретарю, если документация конфиденциальная, то в таком случае работу с бумагами можно делегировать своему заместителю. Тогда у директора появится 120 свободных минут (55+35+30=120мин), которые он может занять более важными делами или же заняться самообразованием.

Если работникам дать четкие указания изначально, то не нужно будет вообще такого пункта в рабочем дне, как организация труда подчиненных. В таком случае еще 45 минут освободятся.

Еще руководитель в течение дня решал вопросы, которые возникали как у отдела кадров, так и у производственного отдела, что в общей сумме заняло 65 минут. Что касается отдела кадров, то с директором фирмы они обсуждали составление штатного расписания, узнавали, кого можно принять на ту или иную должность, а кого нет и т.д. Чтобы решить эту проблему директор должен дать больше власти руководителю отдела кадров, то есть, этот руководитель будет решать все вопросы, которые связаны с составлением штатного расписания, а директору лишь представлять отчеты, и то отчеты может просматривать его заместитель, а не сам директор. А также заместитель руководителя отдела кадров будет вправе самостоятельно принимать работников в организацию, заполнять их личные дела и, например, решать вопросы по командировкам самостоятельно при этом каждый раз, не советуясь с руководителем.

С руководителем производственного отдела директор решал вопрос по поводу ремонта станка. Из табл. 5, где представлена фотография рабочего времени работника цеха, можно увидеть, что поломка произошла в 13:30. В связи с тем, что начальник производственного отдела не имел необходимых полномочий для решения этого вопроса, он обратился к директору предприятия, который и решил эту проблему. На починку станка было потрачено практически 1,5 часа. Такие ситуации в организации происходят регулярно. За эти 1,5 часа работник не изготовил ни одной детали, то есть в связи с этим простоем уменьшился объем производства, что и привело к снижению получаемой выручки. Директор должен дать руководителю отдела такие полномочия, при которых он сможет решать незначительные вопросы. Вообще руководитель производственного отдела должен иметь полномочия для принятия решения по вопросам, которые входят непосредственно в его сферу деятельности, а не обращаться несколько раз в день к директору. Например, необходимо получить товар от поставщиков, но он по каким-то незначительным причинам не был доставлен во время или же закупка детали для починки станка. Руководитель производственного отдела в силах решить данные вопросы.

Когда руководитель выполнит все эти действия, то тогда он освободит большое количество времени для того, чтобы уделять внимание более важным вопросам. Исходя из расчетов, у него освободится больше 3-х часов рабочего времени в день, а также снизятся простои, так как вопросы, связанные с починкой станков и т.д., будут решаться гораздо быстрее.

Еще одна проблема, которая возникла из-за отсутствия делегирования полномочий руководителем - это дублирование работ. Для того, чтобы решить эту проблему, необходимо разработать Положения об отделах, также должностные инструкции. Самое главное, на основании этого разработать систему линейного менеджмента, где директор будет непосредственно руководить только руководителями отделов, и, без необходимости тратить свое время на деятельность отдельных сотрудников. В данной организации при таком количестве сотрудников это делать в принципе невозможно. При соблюдении каждым сотрудником своих должностных обязанностей, в том числе и руководителями, директору будет проще получать более конкретизированную информацию о работе каждого отдела, и организации в целом.

В организации присутствует много проблем, которые оказывают влияние на доход предприятия. В курсовой работе была рассмотрена только одна из проблем - это отсутствие делегирования полномочий. Когда директор ОАО «Стеклолюкс» начнет делегировать полномочия, тогда работа организации станет более эффективной. Сократятся простои, так как решения по починке станков будут приниматься гораздо быстрее и могут занимать 10-15 минут, а не 1,5 часа. Из-за уменьшения простоев, начнет повышаться объём производства, вследствие чего это отразится и на доходе организации. Применение этого мероприятия никаких материальных потерь для организации не принесет.

Таблица 7 - Изменение выручки от продажи продукции в «Стеклолюкс»

В табл. 7 указано, как увеличится прибыль после внедрения мероприятий по делегированию полномочий. Объём продаж возрастет на 8,3%, что ведет к увеличению прибыли на 8% (800 тыс. рублей). Если руководитель решит остальные проблемы, которые присутствуют в его организации, то это также может привести к увеличению выручки.

Таблица 8 - Расчет изменения прибыли от продажи продукции и рентабельности продукции

Прибыль от продажи продукции в проектном варианте составит 4,6 млн. руб. Прибыль от продажи продукции возрастет на 600 тыс. руб. или на 15 %. Увеличение прибыли от продажи продукции произойдет за счет роста выручки от продажи продукции с 9 млн. руб. до 9,8. руб. (или на 9 %). Рентабельность продукции в проектном варианте составит 88 %. Рентабельность продукции возрастет на 8 %. Рентабельность возрастет за счет увеличения прибыли от продажи продукции, а также за счет увеличения объёмов производства.

Размещено на Allbest.ru