Організація роботи з документами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ПРИВАТНЕ АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО "ВИЩИЙ НАВЧАЛЬНИЙ

ЗАКЛАД "МІЖРЕГІОНАЛЬНА АКАДЕМІЯ УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ ХЕРСОНСЬКИЙ ІНСТИТУТ"

КОНТРОЛЬНА РОБОТА

з дисципліни "Кадрове діловодство"

на тему:

Організація роботи з документами

Виконав:

Студент групи Ін 19-03-12 Б2УЕП (3,6 з)

Акаєва Наталія Юріївна

Херсон 2014

Зміст

ВСТУП

1. Реєстрація і облік документів

2. Організація контролю за виконанням документів

3. Складання номенклатури справ

4. Порядок збереження документів

ВИСНОВОК

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

Додаток 1. Звіт про обсяг документообігу

Додаток 2. Номенклатура справ управління житлово-комунального господарства Херсонської обласної державної адміністрації

Вступ

документ діловодство номенклатура справа

Правильна організація роботи з документами на підприємствах полягає у створенні умов, що забезпечують зберігання необхідної документальної інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт з документами з моменту їх складання чи отримання до знищення чи передачі в архів.

З метою забезпечення єдиного порядку обліку, зберігання і використання матеріалів, які містять службову інформацію постановою Кабінет Міністрів України затверджено Інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію.

Ця Інструкція встановлює загальні положення щодо функціонування структурних підрозділів з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (далі - установи), вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в установах незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

На підставі цієї Інструкції підприємства організовують діловодство і розробляють власні інструкції установ, а також регламентів та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

Відповідальність за організацію діловодства в установах несуть їх керівники.

1. Реєстрація і облік документів

Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації. Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.

Реєстрація актів органів державної влади, та доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на розгляд керівника установи та його заступників, розпорядчих документів, листів за підписом керівника та його заступників, протоколів і рішень колегіальних органів проводиться централізовано службою діловодства. Інші документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів установи, можуть реєструватися в цих структурних підрозділах.

Місце реєстрації окремих груп документів (накази (розпорядження) з кадрових питань (особового складу), договори, звіти, прейскуранти тощо) визначається в інструкції установи. Реєстрації підлягають також документи, створені в установі (довідки, доповідні записки, заяви тощо).

Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.

У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

- акти органів державної влади;

- доручення вищих посадових осіб;

- запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшли до установи;

- накази (розпорядження) з основних питань діяльності установи;

- накази (розпорядження) з адміністративно-господарських питань;

- накази (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);

- рішення колегії;

- акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

- бухгалтерські документи;

- заявки на матеріально-технічне постачання;

- службові листи;

- звернення громадян;

- запити на інформацію.

Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв'язку) реєструються окремо від інших документів. Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються окремо від інших документів із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.

В установах може застосовуватися одна з трьох форм реєстрації документів: журнальна, карткова та автоматизована (з використанням спеціальних комп'ютерних програм).

Використання журнальної форми реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу до 600 документів на рік.

Основним принципом реєстрації документів за картковою формою є принцип одноразовості, тобто кожен документ реєструється в установі лише один раз.

У разі впровадження автоматизованої форми реєстрації документів формується банк реєстраційних даних в електронному вигляді, а за наявності локальної мережі - центральний банк реєстраційних даних. За допомогою автоматизованих реєстраційних банків даних працівники забезпечуються інформацією про всі документи і місце їх розташування.

У разі застосування карткової або автоматизованої форми реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється реєстраційно-контрольна картка із зазначенням обов'язкових реквізитів

Обсяг документообігу установи - це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених в установі (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).

Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації. За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники, опрацьовані службою діловодства, підраховуються окремо на основі прийнятої в установі системи обліку документів.

Облік документів може здійснюватися як за установою в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.

Результати обліку документів узагальнюються службою діловодства і подаються керівництву установи для вжиття заходів для удосконалення роботи з документами. Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в табличній формі (додаток 9).

2. Організація контролю за виконанням документів

Реєстрація документа - це одночасно і початковий етап контролю за його виконанням. Реєстраційні і контрольні функції при цьому нерозривно пов'язані.

Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

Обов'язково контролюється виконання завдань, передбачених у актах органів державної влади, та дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчі документи та доручення керівництва установи, рішення колегіального органу установи, запити на інформацію.

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених у актах органів державної влади, та дорученнях вищих посадових осіб здійснює перший заступник або заступник керівника установи відповідно до розподілу функціональних обов'язків. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на службу контролю - спеціальний підрозділ або посадову особу, відповідальну за здійснення контролю. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.

Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівника установи. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних - з дати надходження (реєстрації). Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.

Строки можуть бути типовими або індивідуальними. Типові строки виконання документів установлюються законодавством, а індивідуальні строки встановлюються керівництвом установи (структурного підрозділу). Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції. Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа в установі, до якої надійшов документ. Якщо завдання потребує термінового виконання, обов'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання. Співвиконавці зобов'язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, - до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.

Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції керівника установи або його заступника. Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання. Контроль за їх виконанням здійснюється за допомогою реєстраційно-контрольної картки або автоматизованої інформаційної системи (бази даних).

Реєстраційно-контрольні картки документів, що перебувають на контролі, групуються в картотеці за строками виконання документів виконавцями або кореспондентами, групами документів (накази керівника, доручення вищих органів влади, рішення колегії тощо).

Автоматизований контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою спеціальних комп'ютерних програм або є складовою системи автоматизації діловодства чи системи електронного документообігу.

Автоматизований контроль за виконанням документів виключає пошук необхідної інформації, який здійснюється з урахуванням вихідних, вхідних реєстраційних індексів, видів документів, дати, номера документа, виконавця, кореспондента, строку виконання, змісту тощо.

Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань) у такому порядку:

- завдань на наступний рік - не рідше одного разу на рік;

- завдань на наступні місяці поточного року - не рідше одного разу на місяць;

- завдань на поточний місяць - кожні десять днів і за п'ять днів до закінчення строку або за запитами.

Якщо в установі функціонує система електронного документообігу, виконавцю надсилається електронне повідомлення про планову дату виконання документа.

Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання. Зняти документ з контролю може тільки керівник установи, його заступники, які встановили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням служба контролю. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням служби контролю. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до реєстраційно-контрольної картки.

3. Складення номенклатури справ

Номенклатура справ - це обов'язковий для кожної установи систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ. Призначена вона для встановлення в установі єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Номенклатура справ розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють в підрозділі.

Методична допомога у складенні номенклатури справ надається архівом установи.

Номенклатура справ схвалюється комісією установи з проведення експертизи цінності документів (далі - експертна комісія) та погоджується експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву один раз на п'ять років або невідкладно у разі зміни форми власності, структури, функцій та характеру роботи установи, після чого затверджується керівником установи.

Номенклатура справ установи складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з відповідним державним архівом. Перший (недоторканний) примірник номенклатури справ зберігається у службі діловодства, другий використовується службою діловодства як робочий, третій передається до архіву установи, для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий - надсилається до державного архіву.

Номенклатура справ установи щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року. До неї включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується в установі, зокрема справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів тощо. Також, вносяться назви справ, що ведуться лише в електронній формі.

Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу установи (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу.

Наприклад: 06-12, де 06 - індекс самостійного відділу, 12 - порядковий номер справи, або 04.1-07, де 04.1 - індекс відділу у складі управління, 07 - порядковий номер справи. За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин). Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.

У графі 5 «Відмітка» робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.

Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.

У додатку 2 наведено приклад номенклатури справ управління житлово-комунального господарства обласної державної адміністрації.

4. Зберігання документів в установах

Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву установи зберігаються за місцем їх формування.

Керівники структурних підрозділів установи і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов'язані забезпечити зберігання документів і справ.

У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

Магнітні стрічки та цифрові носії інформації з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у його секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу відповідає за їх зберігання.

Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів установи здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам - з письмового дозволу керівника установи. На видану справу складається картка - замінник. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

Висновок

Облік документів на підприємстві - є важливою ланкою в роботі підприємства (установи), і при правильній організації, дозволяє здійснювати облік обсягу документів знаходяться в організації, їх місце розташування, до якого типу відносяться, їх місце складання, черговість прибуття в організацію, відправлення в інші організації або підрозділи даної організації. Реєстрація документів або облік даних про документи за встановленою формою, забезпечує контроль, облік і швидкий пошук документа, а також фіксує факт їх створення, відправлення або надходження і на підставі якої в подальшому проставляються на цих документах діловодний індекс і дата його реєстрації.

Контроль за виконанням документів - і прийнятих рішень - одна з найважливіших функцій управління, метою якої є сприяння своєчасному і якісному виконанню документів, забезпечення отримання аналітичної інформації, необхідної для оцінки діяльності структурних підрозділів, філій, конкретних співробітників.

Список використаних джерел

1. Постанова КМУ від 30 листопада 2011 р. N 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади».

2. Діловодство: Навчальний посібник для учнів поч. проф. Навчальних закладів / Л. А. Ленкевич. - М.: Видавничий центр «Академія». 2007.

3. Організація роботи з документами: Підручник / За ред. проф. Кудряева В.А.. - 2-е вид., Перераб. і доп. - М.: ИНФРА-М, 2002.

4. Кузнєцова Т.В. Діловодство (документаційне забезпечення управління). 4-е вид. Справність. і доп. - М.: ТОВ «Журнал» Управління персоналом», 2003.

5. ДСТУ 4163-2003 НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів - М: ІПК Вид-во стандартів, 2003.

6. Давидова Ж.Н., Рибаков А.Є. Діловодство: Навчально-практичний посібник. - Мн.: ТетраСистемс, 1998.

7. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика роботи з документами в організації. Навчальний посібник - М.: Асоціація авторів і видавців «Тандем». Вид-во ЕКМОС, 1999.

Додаток 1

ЗВІТ*

про обсяг документообігу

за ___ ________________ 20__ р.

Документи	Кількість документів
	оригінали	копії	усього

Вхідні

Вихідні

Внутрішні

_______________

Усього

Керівник ________ _____________________________

служби діловодства (підпис) (ініціали (ініціал імені) прізвище)

___ ________________ 20__ р.

* У разі потреби звіт може доповнюватися додатковими графами.

Додаток 2

Херсонська обласна ЗАТВЕРДЖУЮ

державна адміністрація Начальник управління

Управління житлово -

комунального господарства

__________А.І. Ротова

«____»___________ 2013 р.

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

на 2014 рік

<...

Індекси справ	Назва структурних підрозділів і справ	Кількість справ	Термін зберігання і статті по переліку	Примітка
1	2	3	4	5
01 - ВІДДІЛ РОЗВИТКУ, УТРИМАННЯ ЖИТЛОВОГО ФОНДУ, ОРГАНІЗАЦІЙНОЇ РОБОТИ, ДІЛОВОДСТВА ТА КОНТРОЛЮ
01-01	Закони України, Постанови Кабінету Міністрів України , Верховної Ради України		Доки не мине потреба1 ст. 1 б, 3б	1Що стосуються діяльності організації - пост.
01-02	Інструкції Міністерства з питань житло-комунального господарства України з питань експлуатації та ремонту житлового фонду		До заміни новими, ст.20 б
01-03	Розпорядження та доручення облдержадміністрації, довідки про їх виконання		Доки не мине потреба1, ст.3 б
01-04	Плани робіт відділу		1 р.,ст 161
01-05	Документи (звіти, листування, інформації, довідки) з питань передачі відомчого житлового фонду до комунальної власності міської територіальної громади		5 р. ЕПК ст.1210
01-06	Документи (звіти, акти, довідки, листування) про технічний стан та експлуатацію ліфтів		5 р. ст.1615
01-07	Документи, (звіти, довідки, план заходів,листування) по створенню об'єднань співвласників багатоквартирних будинків		Пост., ст.1043
01-08	Титульні списки капітального ремонту житлового фонду		10 р. ст.1422 а
01-09	Листування з районними державними адміністраціями та міськвиконкомами щодо облаштування багатоквартирних будинків засобами обліку води та теплової енергії		3р. ст.781, 22
01-10	Листування з Херсонським міськвиконкомом та управлінням капітального будівництва облдержадміністрації з питань виконання обласної програми відселення мешканців із житлових будинків «гнучкої» конструкції в м. Херсоні		5 р. ЕПК ст.22
01-11	Листування з підвідомчими підприємствами та організаціями з питань експлуатації, приватизації та ремонту житлового фонду		3 р ст.1603
01-12	Листування з підвідомчими підприємствами та організаціями з питань підготовки житлового фонду до зими		3 р. ст.1054
01-13	Документи (звіти, розпорядження голови облдержадміністрації, протоколи засідань, довідки, листування) до обласної комісії з питань реалізації житлових прав мешканців гуртожитків		3 р. ст.778, 779
01-14	Документи (інструкції, розпорядження обласної державної адміністрації) про здійснення контролю, ведення діловодства		5 р. ЕПК ст.113
01-15	Плани, аналізи про здійснення контролю за виконавчою дисципліною апаратом управління		3 р. ст.123
01-16	Документи (звіти, довідки, аналітичні матеріали про стан справ у роботі зі зверненнями громадян		Постійно ст.82 а
01-17	Заяви громадян, документи про їх розгляд		5 років1 ст. 82	1У разі неодно-разового звер-нення - 5 р. після останнього розгляду
01-18	Справи особистого прийому громадян керівництвом управління		5р. ст.83
01-19	Журнал обліку телефонограм		1 р, ст.126
01-20	Номенклатура справ відділу		3р2. ст. 112	2 Після заміни новою та за мови передавання справ до архіву управління
Документи з архіву
01-21	Документи (інструкції, правила, розпорядження обласної державної адміністрації, листи) про ведення архівної справи і діловодства		5 р. ЕПК ст.23
01-22	Описи справ постійного зберігання		Пост. ст.137 а
01-23	Описи справ з особового складу		33 р. ст.137 б	3Після знищення справ
01-24	Журнал обліку видачі архівних документів		14 р. ст.140	4Після закін-чення журналу та повернення документів до архіву
01-25	Номенклатура справ управління		5р2. ст. 112	2 Після заміни новою та за умови передава-ння справ до архіву управління
Документи з організаційних питань
01-26	Рішення колегії Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства України		Доки не мине потреба ст.9 б, 1 б
01-27	Розпорядження облдержадміністрації з питань організаційної роботи, документи про їх виконання		Доки не мине потреба ст.3 б
01-28	Доручення облдержадміністрації з питань організаційної роботи, документи про їх виконання		Доки не мине потреба ст.3 б
01-29	Листи облдержадміністрації з питань організаційної роботи, документи про їх виконання		5 р ЕПК ст.22
01-30	Накази начальника з основної діяльності управління		Постійно ст. 16а
01-31	Журнал обліку наказів з основної діяльності		Постійно ст.121а
01-32	Плани роботи на рік управління		Постійно1 ст. 157 а	1За наявності відповідних звітів - 5 р.
01-33	Плани роботи на квартал управління		Доки не мине потреба ст.162
01-34	Плани роботи на місяць управління		Доки не мине потреба ст.162
01-35	Плани роботи на тиждень управління		Доки не мине потреба, ст.162
01-36	Рішення, протоколи засідань колегії управління, документи до них.		Постійно ст. 14 а
01-37	Протоколи нарад		Док не мине потреба, ст.15
01-38	Журнал реєстрації запитів на публічну інформацію		5 р, ст. 85
01-39	Вхідна кореспонденція з питань організаційної роботи		5 р ЕПК ст.22, 25
01-40	Вихідна кореспонденція з питань організаційної роботи		5 р ЕПК ст.22, 25
01-41	Номенклатура справ відділу		3р2. ст. 112	2 Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву управління
02 - ВІДДІЛ СТРАТЕГІЇ РЕФОРМУВАННЯ, РОЗВИТКУ ЖИТЛОВО-КОМУНАЛЬНОГО ГОСПОДАРСТВА ТА ТАРИФНОЇ ПОЛІТИКИ
1	2	3	4	5
02-01	Закони України, Постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України		Доки не мине потреба1 ст. 1 б, 2 б, 3 б	1Що стосуються діяльності структурного підрозділу пост.
02-02	Накази, рішення колегій, витяги з протоколів засідань КМУ, протоколи селекторних нарад Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства України		Доки не мине потреба ст.9 б, 1 б
02-03	Розпорядження та доручення облдержадміністрації.		Доки не мине потреба1 ст.3 б
02-04	Рішення органів місцевого самоврядування щодо тарифної політики		Доки не мине потреба, ст. 7 б
02-05	Положення про роботу відділу управління, посадові інструкції (копії)		Доки не мине потреба	Оригінали у справі 04-06
02-06	План роботи відділу		1 р. ст 161
02-07	Річні статистичні звіти про витрати на виробництво продукції, виконання робіт та надання послуг і фінансові результати діяльності підприємств (ф.1-с водопостачання і водовідведення, 1-с житлове господарство, 1-с теплопостачання)		Постійно ст. 302 б
02-08	Річна інформація щодо середньоспискової чисельності та фонду оплати працівників житлово-комунального господарства (витяг із звіту з праці )		Постійно ст. 302 б, 304
02-09	Щоквартальна інформація про середньоспискову чисельність і середньомісячний дохід по підприємствах житлово-комунального господарства		3р. 2 г ст. 296	2За відсутністю річних, піврічних постійно
02-10	Галузева угода		Постійно ст.906
02-11	Програма соціального та економічного розвитку Херсонської області		Доки не мине потреба ст. 146 а
02-12	Програма реформування і розвитку житлово-комунального господарства Херсонської області, інформації, довідки про її виконання		Постійно ст. 146 а
1	2	3	4	5
02-13	Програми реформування міст та районів області		Постійно ст. 146 а
02-15	Листування з Міністерством регіо-нального розвитку, будівництва та житлово-комунального господдар-ства України, іншими Міністерства-ми, вищестоящими органами		5 р. ЕПК ст. 22
02-16	Листування з райдержадміністра-ціями, міськвиконкомами, під-приємствами галузі		5 р. ЕПК ст. 22
02-17	Інструкції та методичні вказівки Міністерства регіонального розвит-ку, будівництва та житлово-кому-нального господарства України		До заміни новими ст.20 б
02-18	Моніторинг стану реформування житлово-комунального господар-ства області		5 р.ст. 335
02-19	Моніторинг дебіторської та кредиторської заборгованості підприємств і організацій житлово-комунального господарства області		5 р. ст. 335
02-20	Моніторинг розрахунків споживачів за послуги водопостачання, водовідведення та теплопостачання		5 р. ст. 335
02-21	Моніторинг щодо діючих тарифів на житлово-комунальні послуги		5 р. ст.335
02-22	Дані про оплату за природний газ, теплопостачальними підприємствами області		3 р ст. 1891
02-23	Інформація про стан заборгованості із заробітної плати на житлово-комунальних підприємствах та динаміки її змін		3 р. ст. 1250
02-24	Документи (довідки, об'єктивки, протокольні рішення) засідань обласної комісії по заборгованості із виплати заробітної плати, нарад управління		Постійно ст. 14 а
02-25	Документи (інформації, листувань-ня) щодо заборгованості по внесках до Пенсійного фонду України на підприємствах житлово-комуналь-ного господарства області		3 р. ст.324
02-26	Документи (рішення органів місцевого самоврядування, інформації, листування) щодо реорганізації, ліквідації підприємств житлово-комунального господарства області		Постійно, ст.35
1	2	3	4	5
02-27	Документи (програми, запрошення) семінарів з питань реформування житлово-комунального господарства та інших галузевих питань.		Постійно, ст18 а
02-28	Номенклатура справ відділу		3р1., ст. 112	1 Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву управління
03 - ВІДДІЛ ФІНАНСОВОГО, ПРАВОВОГО, АДМІНІСТРАТИВНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ТА РОБОТИ З ПЕРСОНАЛОМ
1	2	3	4	5
03-01	Закони України, Постанови Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України		Доки не мине потреба1 ст.1 б, 3 б	1Що стосую-ться діяльності організації - пост.
03-02	Накази Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства України з питань фінансової діяльності		Доки не мине потреба1 ст.3 б, 16
03-03	Розпорядження та доручення обласної державної адміністрації з питань фінансової діяльності		Доки не мине потреба1 ст.3 б
03-04	Рішення та розпорядження обласної ради з питань фінансової діяльності		Доки не мине потреба1 ,ст.3 б
03-05	Накази начальника управління про короткострокові відрядження в межах України та за кордон;		5 р. 2 ст. 16 б	2Про коротко-строкові від-рядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щоріч-них оплачува-них відпусток та відпусток у зв'язку з навча-нням - 5 р.
03-06	Листування з райдержадміністра-ціями, міськвиконкомами з питань фінансової діяльності		3 роки ст. 348, 349, 350
03-07	Річні баланси та звіти про фінансові результати підприємств житлово-комунального господарства області		Пост. ст. 373
03-08	Річні фінансові звіти по державному бюджету		Постійно ст. 311 б
03-09	Річні фінансові звіти по обласному бюджету		Постійно ст. 311 б
03-10	Первинні документи та додатки до них, які зафіксували факт здійснення господарської операції і мають підставу для бухгалтерських записів (касові, казначейські документи, витяги державного казначейства, табелі, акти прийняття, здачі та списання майна і матеріалів, авансові звіти та ін.)		3 р1 ст. 336	1За умови завершення ревізії. У разі виникнення спорів, пору-шення кримі-нальних справ, відкриття суда-ми проваджен-ня у справах - зберігаються до ухвалення остаточного рішення
1	2	3	4	5
03-11	Відомості про нарахування заробітної плати		75 р. ст.317а
03-12	Інвентарні картки і книга обліку основних засобів		3 р.1
03-13	Доручення на отримання товаро-матеріальних цінностей		3 р.1 ст. 319
03-14	Облікові реєстри (головна книга, меморіальні ордери, аналітичні таблиці та інш.)		3 р.1 ст. 351
03-15	Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, інвентарні описи, акти, порівнювальні відомості інвентаризацій)		3 р.1 ст. 345
03-16	Акти документальних ревізій фінансово-господарської діяльності управління, документи(довідки, інформації, доповідні записки до них)		5 р. ст. 341
03-17	Договори, угоди (господарські, операційні, трудові і інш.)		3 р.2 ст. 330	2Після закінче-ння строку дії договору, уго-ди за умови завершення ревізії. У разі виникнення спорів, пору-шення кримі-нальних справ, відкриття суда-ми проваджен-ня у справах - зберігаються до ухвалення остаточного рішення.
03-18	Кошторис, план асигнувань, лімітні довідки щодо фінансування за видами діяльності		Постійно ст.193 а
03-19	Штатний розпис та перелік змін до нього		Постійно ст. 37 а
03-20	Індивідуальні відомості про застра-ховану особу (персоніфікація)1		75 р. ст. 678
03-21	Реєстр платіжних доручень, рахунків, фінансових та юридичних зобов'язань та інші		3 р1 ст. 352 г
03-22	Річний план діяльності тендерного комітету		31 р. ст. 219
03-23	Річний звіт про проведення процедур закупівель товарів робіт і послуг за державні кошти		31 р. ст. 219
03-24	Касова книга		3 р1 ст. 352 г	1За умови заве-ршення ревізії. У разі виник-нення спорів, порушення кримінальних справ, відкрит-тя судами провадження у справах - зберігаються до ухвалення остаточного рішення
03-25	Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки) про виплату допомоги, оплату листків непрацездатності		3р. ст. 320
03-26	Договори про матеріальну відповідальність		3 р2 ст. 332	2Після звільне-ння матеріаль-но відповідаль-ної особи
03-27	Звіти про перерахування грошових сум на державне та недержавне соціальне страхування (пенсійне, на випадок безробіття, медичне тощо)		3 р3 ст. 322 г	3За відсутності річних, піврічних - пост.
03-28	Документи (положення, свідоцтва, довідки)про державну реєстрацію управління		Постійно. ст.48
03-29	Документи (звіти, довідки, допо-відні записки, висновки) про ство-рення організацій, їх ре організацію, перейменування, передачу з однієї галузі до іншої		Постійно, ст.35
03-30	Судово-арбітражні справи		3 р.1 ст.89	1Після прий-няття рішення
03-31	Листування з Головним фінансовим управлінням щодо фінансового планування, виконання балансів прибутків та видатків		3 р. ст.349
Охорона праці та техніка безпеки
03-32	Накази та вказівки Міністерства регіонального розвитку, будівниц-тва та житлово-комунального гос-подарства України з охорони праці та техніки безпеки		Доки не мине потреба1 ст. 3 б, 1 б	1Що стосуються діяльності організації - пост.
03-33	Постанови з питань охорони праці та техніки безпеки органів нагляду		Доки не мине потреба ст. 9 б
03-34	Накази начальника управління по охороні праці та техніки безпеки на підприємствах житлово-комунального господарства області (копії)		Доки не мине потреба	Оригінал у справі 01-30
03-35	Листування з підприємствами житлово-комунального господарства по охороні праці та техніки безпеки		5р. ст.466
03-36	Журнал вхідного інструктажу по охороні праці та техніки безпеки		10 р.2 ст. 481	2Після закінчення журналу
Документи про роботу з кадрами
03-37	Закони України, Постанови Кабінету Міністрів України, Верховної Ради		Доки не мине потреба1. ст.1б, 2б,3б	1Що стосуються діяльності організації - пост.
03-38	Рішення, розпорядження, накази Міністерства з питань житло-комунального господарства України з кадрової роботи		Доки не мине потреба1. ст.9б, 16
03-39	Накази начальника управління з особового складу		75 р2 ст.16 б	2Про короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; на-дання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв'язку з навчанням -5 р.
03-40	Накази начальника управління про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв'язку з навчанням		5 р.2 ст. 16 б
03-41	Протоколи засідань конкурсної комісії		75р. ЕПК ст. 505
03-42	Протоколи засідань атестаційної комісії		5 р. ст. 636
03-43	Посадові обов'язки працівників управління, положення про управління, положення про відділи управління		5.р3 ст. 43	3Після заміни новими
03-44	План роботи кадрової служби		1р. ст.161
03-45	Статистичні звіти про кадрову роботу управління		5 р. ст.303
03-46	Річний статистичний звіт про роботу кадрів ( ф. № 9-ДС )		5 р. ст.303
03-47	Листування з Міністерством регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства України та облдержадміністрацією з кадрових питань		3 р. ст. 22
03-48	Довідки, видані співробітникам управління про стаж і місце роботи, зарплату та інші		3 роки ст. 517
03-49	Особові справи службовців управління		75 р.1 ст. 493	1 Після звільнення
03-50	Відомості про стаж роботи спеціалістів управління в органах державної влади		3 роки ст. 517
03-51	Графік відпусток спеціалістів управління		1р. ст. 515
03-52	Списки кадрового резерву (якісний склад, вакансії, стажування)		5р. ст.525 е
03-53	Документи (подання, характеристики, листування, нагородження) про проведення професійного свята "Дня робітників житлово-комунального господарства		75р. ЕПК ст. 654 б
03-54	Списки працівників про призначення пенсій		3 р. ст. 683
03-55	Декларації про прибуток спеціалістів управління		5 р.2 ст. 283	2Декларації держслужбов-ців зберігають-ся в особових справах - 75 р.
03-56	Документи (направлення, плани, звіти, інформації) про підвищення кваліфікації		5 р. ЕПК ст. 537
03-57	Документи (плани, звіти, інформації) з питань боротьби з корупцією		5 р.3 ст. 280	3Після накладе-ння адміністративного стягнення
03-58	Структура управління, штатний розпис		Постійно ст. 37, 33
03-59	Документи (подання, характери-тики, протоколи, звіти, інформації) конкурсу «Кращий державний службовець»		Постійно ст. 62
03-60	Документи (звернення райдерж-адміністрацій, подання, особові справи) погодження, призначення та звільнення керівників відділів житлово-комунального господарства райдержадміністрацій області (копії)		75 р.1 ст. 493	1Після звільнення
03-61	Профілі посад державних службовців управління		Постійно ст 42
03-62	Документи (направлення, довідки, відповіді) по спеціальній перевірці		Доки не мине потреба
03-63	Документи (накази, довідки, згоди) про захист персональних даних працівників управління		Доки не мине потреба
03-64	Журнал реєстрації наказів началь-ника управління з особового складу		75 р. ст. 526
03-65	Журнал обліку руху особових справ		75 р. ст.528
03-66	Журнал обліку видачі трудових книжок та вкладишів до них		50 р. ст.530 а
03-67	Журнал обліку прийнятих та звільнених працівників управління		75р. ст.528
03-68	Журнал документального оформлення навчально-тематичних занять		3 р.2 ст. 589	2Після закінчення журналу
03-69	Номенклатура справ		3р3. ст. 112	3 Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву управління
04-СЕКТОР ЛІЦЕНЗУВАННЯ

Подобные документы

• Організація тимчасового зберігання документів, підготовка до передавання справ до архіву

  Підготовка документів і справ до наступного архівного зберігання, експертиза їх цінності. Порядок групування закінчених у діловодстві документів у справи відповідно до номенклатури. Тимчасове зберігання документів у структурних підрозділах установи.
  
  контрольная работа [19,3 K], добавлен 21.05.2009
  

• Складання справ і номенклатури

  Структура та призначення номенклатурних справ. Обробка вхідної інформації та створення різних документів. Вимоги до формування справ. Правила зберігання справ. Експертиза цінності документів. Складання описів справ. Порядок передачі справ до архіву.
  
  презентация [182,8 K], добавлен 10.12.2014
  

• Методика складання Табелю та Альбому уніфікованих форм документів

  Призначення і склад уніфікованої системи документації. Відділ правого і документального забезпечення, контролю виконання, запобігання та виявлення корупції. Створення проекту Табелю уніфікованих форм документів на основі номенклатури справ ГУСОО.
  
  курсовая работа [100,2 K], добавлен 07.03.2014
  

• Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання

  Документована інформація як основа управління. Підготовка документів до зберігання у архівному підрозділі та наступного використання, правила формування справ. Експертиза цінності документів, складання описів справ постійного або тривалого зберігання.
  
  контрольная работа [25,7 K], добавлен 21.05.2009
  

• Стратегії розвитку документаційного забезпечення управління

  Теоретично-методологічні аспекти документування в установах. Завдання і функції служб діловодства. Функції секретаря і канцелярії. Організація роботи з документами. Реєстрація вхідних документів та порядок роботи з бланками, штампами, печатками.
  
  курсовая работа [59,9 K], добавлен 22.04.2014
  

• Організація документів архівів України

  Поняття, основні завдання, функції та види архівів. Права і відповідальність. Аналіз комплектування архіву та вимоги до оформлення прийнятих справ. Методи вдосконалення складання та оформлення описів справ. Організація документів у межах архівного фонду.
  
  курсовая работа [41,8 K], добавлен 14.11.2016
  

• Облік документів, що зберігаються в архіві підприємства

  Основні реєстраційні форми: книга обліку надходження та вибуття документів, список фондів, описи справ, паспорт архіву підприємства. Методика та вимоги до складання та оформлення різних видів описів справ. Довідковий апарат до документів архіву.
  
  контрольная работа [20,0 K], добавлен 29.04.2011
  

• Організація в діловодства в установі (на прикладі виконкома Жовтневої районної міської ради м. Кривий Ріг)

  Аналіз технологічних процесів з документаційного забезпечення управління у виконкомі Жовтневої районної міської ради. Характеристика основних видів інформаційно-довідкових документів, що використовуються на підприємстві. Організація роботи секретаря.
  
  курсовая работа [59,7 K], добавлен 03.11.2012
  

• Механізація та автоматизація процесів діловодства

  Головне завдання діловодства. Загальні принципи автоматизації та механізації документаційних процесів. Основні засоби голосового зв’язку, складання, копіювання, розмноження, обробки та зберігання текстових документів. Сучасні програмні продукти.
  
  реферат [52,5 K], добавлен 26.12.2012
  

• Розпорядчі документи – як різновид офіціальних документів в державних установах

  Роль секретаря керівника в сучасному світі. Основні поняття документаційного забезпечення державної установи. Характеристика та види розпорядчих документів, правила організування їх тексту. Поняття наказу, його класифікація; складання та оформлення.
  
  курсовая работа [28,1 K], добавлен 13.07.2014
  

• Розпорядчі документи

  Поняття, сутність та основні функції розпорядчих документів. Організовування тексту розпорядчих документів. Оформлення службових документів. Складання, датування, індексація, погодження та засвідчення документів. Правила скорочень у текстах документів.
  
  дипломная работа [43,1 K], добавлен 08.02.2016
  

• Реєстрація службових документів на підприємстві

  Поняття та основні правила реєстрації документів на підприємстві. Журнальна та карткова форми реєстрації службових документів. Особливості оформлення цифрового та літеро-цифрового індексу. Рекомендації щодо застосування автоматизованої форми реєстрації.
  
  дипломная работа [42,2 K], добавлен 26.10.2015
  

• Управлінське документознавство: історія та сучаний стан в Україні

  Історія розвитку та виникнення управлінського документознавства та справочинства. Підготовка до складання управлінських документів. Основні вимоги до організації сучасного діловодства в Україні. Різноманіття матеріалів для виготовлення документів.
  
  курсовая работа [39,6 K], добавлен 27.11.2010
  

• Організація діловодства в Україні

  Теоретичні основи діловодства як галузі наукових знань і сфери практичної діяльності. Розгляд еволюції організації діловодства, характеристика сучасного стану документообороту. Дослідження особливостей нормативного і методичного забезпечення діловодства.
  
  автореферат [15,5 K], добавлен 07.11.2014
  

• Основи діловодства

  Діловодство як галузь ведення документів. Реквізити документів: поняття, склад, види, правила їх складання та оформлення, головні вимоги. Поняття кадрової документації, її типи та функціональні особливості, зміст та структура. Вимоги до приміщень архіву.
  
  учебное пособие [3,7 M], добавлен 21.10.2013
  

• Реєстрація документів

  Журнальна та карткова форми реєстрації документів, соціальні функції управління. Проставляння при реєстрації порядкових номерів і необхідних умовних позначень. Систематизація реєстраційно-контрольних карток, основні ознаки систематизації карток.
  
  реферат [33,0 K], добавлен 29.11.2009
  

• Контроль виконання документів

  Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів, реквізити і правила оформлення. Характеристика документаційного забезпечення руху особового складу. Договір про винаймання житлового приміщення. Заява про прийняття на роботу з візами і резолюцією.
  
  контрольная работа [61,5 K], добавлен 30.04.2009
  

• Складання документів

  Правила написання основних видів документів: автобіографії, резюме, заяви у зв'язку з сімейними обставинами та щодо прийняття на роботу. Характеристика, рекомендаційний лист та наказ щодо особового складу. Витяги з протоколу та план виховної роботи.
  
  контрольная работа [17,4 K], добавлен 04.02.2011
  

• Діловодство, його законодавче та нормативно-методичне регулювання

  Законодавче та нормативно-правове і нормативно-методичне регулювання діловодства Російської Федерації. Характерна риса створення законодавчої основи збору в РФ. Методика і технологія зберігання документів у діловодстві. Основні правила роботи архівів.
  
  реферат [21,2 K], добавлен 18.05.2011
  

• Організація документообігу на підприємстві

  Основні поняття, види і форми документів, вимоги до змісту і оформлення. Маршрутизація вхідних та внутрішніх документів. Аналіз системи менеджменту на підприємстві: планування виробництва, мотивації персоналу. Удосконалення електронного документообігу.
  
  курсовая работа [1,3 M], добавлен 23.06.2011
  

• главная
• рубрики
• по алфавиту
• вернуться в начало страницы
• вернуться к началу текста
• вернуться к подобным работам