Эффективное планирование личной работы и рациональная организация труда менеджера на предприятии СООО "Эндис Пицца"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Ознакомление с предприятием СООО «Эндис Пицца»

1.1 Характеристика предприятия СООО «Эндис Пицца»

1.2 Организационная структура СООО «Эндис Пицца

1.3 Характеристика кафе «Ла Плэчинте» №1

1.4 Нормативная документация кафе «Ла Плэчинте»

2. Анализ рабочей деятельности руководителя в кафе «Ла Плэчинте»

2.1 Анализ рабочего места менеджера

2.2 Организация работы руководителя

2.3 Планирование времени руководителем

3. Анализ и рекомендации по усовершенствованию затрат рабочего времени руководителя кафе «Ла Плэчинте»

3.1 Анализ затрат рабочего времени руководителем

3.2 Рекомендации по совершенствованию использования рабочего времени менеджера кафе «Ла Плэчинте»

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Я студентка 3 курса по специальности «Менеджмент в сфере сервиса» заочного отделения Баранюк Стефания Константиновна прошла преддипломную производственную практику с 14 по 24 мая 2013 года на предприятии СООО «Эндис Пицца» в кафе «Ла Плэчинте» №1 города Тирасполя. Мною была выбрана тема для индивидуального задания: «Эффективное планирование личной работы и рациональная организация труда менеджера».

Актуальность данной темы заключается в том, что сегодня, совершенно очевидно, что не только настоящее, но и будущее творят менеджеры - люди, управляющие трудовым коллективом в самых различных сферах деятельности и обеспечивающие решение всего комплекса стоящих перед ними задач (экономических, политических, экологических и т. д.), создающие условия для жизни сотрудников.

Как менеджер планирует свою работу, рационально ли использует свое время на работе и вне ее, развивает ли творческие подходы к решению проблем, всегда ли имеет альтернативные решения, верно ли принимает управленческие решения? Эти и многие другие вопросы сходятся в одном ключевом слове «планирование». Именно от планирования индивидуальной работы менеджера зависят эффективность и результативность деятельности фирмы. Высокая личная организованность - один из важнейших факторов преуспевания. А организованность - это, прежде всего, железная дисциплина, четко сформулированные цели и конкретные стратегии их достижения.

Основной целью преддипломной производственной практики является закрепление, углубление, расширение, систематизация и реализация знаний, полученных при изучении общепрофессиональных и специальных дисциплин. Так же, прохождение практики студентом в реальных условиях работы, погружение в ежедневную работу данного предприятия общественного питания помогает получить практические навыки по организации и управлению предприятием.

Для достижения поставленной цели необходимо реализовать решения следующих задач:

- изучения специфики организационно-правовых форм предприятия в сфере услуг и других сфер деятельности;

- изучение истории предприятия и его современного состояния;

- выявление особенностей ассортиментной, ценовой и торгово-технологической и др. политики предприятия;

- характеристики деятельности основных структурных подразделений на основании изучения организационных, распорядительных, отчетных, информационно-справочных документов;

- исследования организационной структуры и аппарата управления предприятия;

- выявление функции и методов, применяемых на разных уровнях управления предприятием;

- разработки мероприятий, направленных на устранение выявленных недостатков.

В отчете по практике были использованы различные источники информации, но основным из них является учебник «Основы управленческой деятельности» Шипунова В. Г. И Кишкеля Е. Н. Эти авторы с глубоким профессионализмом, ясностью и предельно доходчиво рассказывает об организации индивидуальной работы менеджера.

ассортиментный ценовой торговый услуга



1. Ознакомление с предприятием СООО «Эндис Пицца»

1.1 Характеристика предприятия СООО «Эндис Пицца»

Компания «Эндис Пицца», как организация является совместное общество с ограниченной ответственностью.

Компания "Эндис Пицца" существует с 1999 года. За короткий срок она стала безусловно лидером на рынке общественного питания в Молдавской Республике. Ей удалось создать в республике крупнейшую сеть семейных кафе класса "casual dining" под брендом «Andy'sPizza» и восстановить традиции молдавской национальной кухни, открыв сеть тематических заведений “LaPlгcinte”.

Изначально компания «Andy'sPizza» существовала только в Кишиневе. На сегодняшний день, сеть ресторанов «Andy'sPizza» разрослась далеко за пределы этого города. Заведения ежедневно в данный момент работают в Бельцах, Кагула, Тирасполя, Тигины, Рыбницах и Дубоссар.

Кафе компании «Эндис Пицца» - это заведения, которые играют заметную роль в организации отдыха населения Приднестровья. Сюда приходят отметить важное событие в жизни того или иного коллектива, проводят деловую или официальную встречу и просто отдохнуть в кругу близких людей. Радушно встретить, быстро и вкусно покормить людей, создать им все условия для полноценного отдыха - такова задача работников кафе.

Уютная и приятная атмосфера, качественное обслуживание и обширное меню. Салаты, горячие блюда, мясные и рыбные стейки, вкусная выпечка, горячие блинчики с большим ассортиментом начинки. А пицца - на любой, даже самый изысканный, вкус.



1.2 Организационная структура СООО «Эндис Пицца»

Организационная структура компании СООО "Эндис Пицца", как мы можем наблюдать в приложении Б, является функциональной [6]. На схеме мы можем наблюдать как вертикальные, так и горизонтальные связи в компании.

Возглавляет компанию генеральный директор - Колун А.М.. Он является основным директором и ему подчиняются все отделы компании: бухгалтерия, офис и исполнительные директора.

Бухгалтерская служба состоит из отдела возглавляемого главным бухгалтером, в котором каждый сотрудник ведет работу на определенном участке, например, основные средства, материально-производственные запасы, авансовые отчеты и так далее. Роль бухгалтерии в организации состоит в ведении учета ее имущества, как собственного, так и находящегося на общественном хранении, ее обязательств и всех происходящих хозяйственных операциях.

Офис является центром компании и состоит он из нескольких отделов: отдел маркетинга, кадровый отдел, отдел контроля, отдел снабжения, юридический отдел.

Отдел маркетинга создан для привлечения людей, то есть для создания рекламы, различных акций и т.п.

Кадровый отдел занимается управления персоналом в рамках кадровой политике. В этом отделе происходит подбор персонала, а так же его найм, расчет трудоемкости выполняемых работ и численность персонала во всем заведении, определяет права и ответственность каждого работника, в соответствии с трудовым кодексом ПМР.

Отдел контроля следит за выполнением всех функций работников, технологии приготовления, санитано-гигиенических норм и т.п.

Отдел снабжения отвечает за поставку необходимой продукции, а так же за ее количество, качество, сроки хранения т.п.

Юридический отдел занимается составлением договоров, юридическим сопровождением, а так же представляет интересы компании в суде и других государственных органах.

Во главе каждого заведения есть исполнительный директор. Он является ответственным лицом за организацию рабочего порядка, и является непосредственным руководителем рабочего класса. Он должен быть информирован о всех процессах происходящих в компании, а именно всё то, что позволяет увеличивать прибыльность компании и её позиции на рынках. Оформляет документы, необходимые для осуществления деятельности по оказанию услуг общественного питания. Обеспечивает предоставление клиентам необходимой и достоверной информации об оказываемых услугах. Осуществляет организацию, планирование и координацию деятельности ресторана. Обеспечивает высокий уровень эффективности производства, внедрение новой техники и технологии, прогрессивных форм обслуживания и организации труда. Осуществляет контроль над рациональным использованием материальных, финансовых и трудовых ресурсов, производит оценку качества обслуживание клиентов. Предоставляет отчетность о производственной деятельности, в том числе генеральному директору кафе.

Представляет интересы ресторана и действует от его имени. Устанавливает служебные обязанности для подчиненных ему работников и принимает меры по обеспечению их исполнения. Принимает решения о назначении, перемещении и освобождения от занимаемых должностей работников ресторана, применяет меры поощрения отличившихся работников, налагает взыскания на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

В компании СООО «Эндис Пицца» существуют все методы управления персоналом, но преобладают экономические. К ним относят хозяйственный расчет, нормативы экономические, цены с системой надбавок и скидок к ним, экономического стимулирования, премии, штрафы и другие санкции и т. д.

1.3 Характеристика кафе «Ла Плэчинте» №1

Кафе «Ла Плэчинте» находится по адресу ул. Свердлова, д. 75 в г. Тирасполе. Кафе состоит из 2ух торговых помещений: зал и терраса. Зал рассчитан на 75 посадочных мест и в нем запрещено курить, а летняя терраса состоит из 52 посадочных мест, где находятся курящие места. Режим работы: с 9:00 до 23:00.

Это одноэтажное здание, где внутри оборудовано барной стойкой, выдержанной в молдавском стиле, телевизионным плазменным экраном, где можно смотреть трансляцию футбольных матчей, яркие мягкие диваны, столы с деревянным покрытием, а так же множество различной стариной молдавской атрибутики. Такая обстановка снимает напряжение. Все выдержано в определенной цветовой гамме. Попадая в это кафе, можно сразу почувствовать молдавский каллорит.

Кафе «Ла Плэчинте» специализируется на приготовлении блюд молдавской национальности, таких как мамалыга, плацинды и многих других блюд как мясных, так и кондитерских.

В состав здания входят: производственные помещения, административное помещение, бытовые помещения для персонала, торговый зал и летняя терраса.

В состав производственных помещений входят: горячий цех, холодный цех, мучной цех, овощной цех, цех доработки полуфабрикатов, моечная кухонной и столовой посуды. К административному помещению относится кабинет директора и администратора. К бытовым помещениям относят раздевалку для персонала и туалетные комнаты.

Для создания оптимального микроклимата в зале кафе имеется система кондиционирования воздуха. Кафе «Ла Плэчинте» - это общедоступное предприятие общественного питания, представляющее потребителем ассортимент сложного приготовления, а так же винно-водочные, табачные и кондитерские изделия. Высокий уровень обслуживания сочетается с организацией отдыха посетителей. В кафе «Ла Плэчинте» организуют обслуживание приемов, семейных торжеств, банкетов, обедов и т.п. Основные посетители кафе это жители близлежащих районов, работники находящихся рядом офисов, студенты, так как рядом находится ПГУ, туристы, интересующиеся молдавской культурой, а так же большинство жителей Тирасполя, просто решивших приятно провести время. Потребителей обслуживают официанты, прошедшие специальную подготовку. Обслуживающий персонал имеет форменную одежду и обувь единого образца.

Руководит кафе директор - Хмелевая Марина Владимировна и администратор - Великая Наталья Владимировна. Ответственность за работу отдельных участков предприятия может быть разграничена между ними по сменам. Но главная ответственная роль в управлении предприятием принадлежит директору, который отвечает за работу всех производственных цехов и через начальников цехов руководит ими.

Шеф - повар направляет деятельность трудового коллектива на обеспечение ритмичного выпуска продукции производства требуемого ассортимента и качества в соответствии с производственным заданием. Проводит работу по совершенствованию организации производственного процесса, повышению профессионального мастерства работников в целях повышения качества выпускаемой продукции. Составляет заявки на необходимые производственные товары, полуфабрикаты, сырье, обеспечивает их своевременное получение с баз и со складов, контролирует ассортимент, количество и сроки их поступления и реализации. В кафе применяется линейный и одновременно суммированный график выхода на работу. Это объясняет своей спецификой работы кафе. Весь рабочий персонал выходит на работу одновременно.



1.4 Нормативная документация кафе «Ла Плэчинте»

Предприятие СООО «Эндис Пицца» действует по настоящим правилам в соответствии законом ПМР 11 июня 1999 г. N 182 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ПРОИЗВОДСТВА И РЕАЛИЗАЦИИ ПРОДУКЦИИ (УСЛУГ) ОБЩЕСТВЕННОГО ПИТАНИЯ" И "ПОЛОЖЕНИЯ О ПРИСВОЕНИИ ПРЕДПРИЯТИЯМ ОБЩЕСТВЕННОГО ПИТАНИЯ КАТЕГОРИЙ ПО УРОВНЮ ОБСЛУЖИВАНИЯ"[16]. Для производства в кафе «Ла Плэчните» имеются следующие документы.

Технологические карты. Эти карты составляются на каждое блюдо и напиток, кулинарное или кондитерское изделие на основании сборника рецептур блюд применяемого на данном предприятии.

В технологических картах указывается: наименование блюда, номер и вариант рецептуры, нормы вложения сырья массой нетто на 1 порцию, а также дается расчет на определенное количество порций или изделий, указывается время приготовления и масса выхода блюда. В картах также производится краткое описание технологического процесса приготовления блюда и его оформления, требования к качеству блюда, коэффициенты трудоемкости блюда. Технологические карты устанавливаются по установленной форме, подписываются директором, технологом и заведующим производства, хранятся в картотеке зав. производством.

В общественном питании используется принцип нормативной калькуляции, т.е. расход сырья на определенное блюдо строго нормирован.

Калькуляция составляется в калькуляционных картах установленной формы. Калькуляцию можно составить на 1 блюдо или 100 блюд.

В калькуляционной карточке предусмотрено несколько граф, в которых записывают продажную цену каждый раз, когда происходит изменение сырьевого состава и цен на сырье и продукты. Правильность исчисленной в калькуляционной карточке продажной цены подтверждаются подписями заведующего производством, лица составившего калькуляционную карточку, и утверждается руководителем организации.

Способ расчета продажной цены: Цена приобретения + единая наценка или продажная цена + торговая надбавка + наценка => стоимость набора продуктов по продажной цене, а продажная цена равна стоимости сырьевого набора.

Накладная на получение или перемещение товара. Является одним из документов первичной бухгалтерской отчётности. Содержит название организации, номер накладной, дату отпуска товара, его наименование, кем отпущен товар, кому отпущен товар, его количество, сорт, цена и другие данные, основание для отпуска товара, подписи материально ответственных лиц в его отпуске и приеме.

Акт на списание - документ, необходимый для оформления списания пришедших в негодность основных средств как продуктов, так и инвентарь, технику и т.п.

Заявочный лист. Его заполняют печатными буквами и цифрами, чтобы не было ошибок. Заполняют его за 2 дня, для того чтобы снабжение могло найти все необходимые продукты.

Так же имеются оформленные медицинские книжки на сотрудников, санитарно-эпидемиологическое заключение на потребление алкоголя на месте продажи, а затем пожарное заключение и лицензия.

Зарегистрированная книга отзывов и предложений, в соответствии с приказом Министерства Экономики ПМР от 14 мая 2002 г. «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О КНИГЕ ОТЗЫВОВ И ПРЕДЛОЖЕНИ В ПРЕДПРИЯТИЯХ РОЗНИЧНОЙ ТОРГОВЛИ И ОБЩЕСТВЕННОГО ПИТАНИЯ» [16].



2. Анализ рабочей деятельности руководителя в кафе «Ла Плэчинте»

2.1 Анализ рабочего места менеджера в кафе «Ла Плэчинте»

Если рассматривать рабочее место менеджера, то можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того, какой это будет кабинет, зависит и то, как будет работать менеджер. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций менеджера, тем производительнее и эффективнее будет работа менеджера [14].

Форма кабинета имеет большое значение, так как рабочий кабинет менеджера не просто место где он непосредственно работает, но и, как правило, место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это, в кафе «Ла Плэчинте» является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон.

Мебель. Здесь были учтены следующие моменты:

- антропометрические показатели (имеется ввиду рост, длина корпуса, длина рук и др.);

- Обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого;

- Рациональная планировка и компоновка мебели;

- Мебель выглядит эстетично.

Оборудование. Для нормальной работы менеджера имеется:

- Канцелярские принадлежности.

- Два телефона. Один телефон внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации.

Компьютер. В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы менеджера. Во-первых, компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во-вторых, с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в-третьих, он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Чтобы полностью воспользоваться возможностью компьютера были проведены сети, для хорошего программного обеспечения, выхода на компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.

Ежедневник. Необходимая вещь, позволяющая менеджеру не забывать назначенные встречи или другую полезную информацию.

Цветовое оформление кабинета. Цветовые тона не резкие, мягкие. Цвет стен бежевый, светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также то, что все поверхности матовые, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья.

В кабинете имеется большое окно, для меньшей утомляемости глаз, так же дополнительные источники света - это люминесцентная лампа и настольная лампа.

Рабочий стол директора не большой, но очень удобный, так как имеются необходимые отделения для папок и бумаг и для канцелярских принадлежностей.

В кабинете так же имеется небольшой шкаф и сейф, где менеджер может хранить необходимые медицинские и бытовые принадлежности, и свои личные вещи. А в сейфе - документы и денежные средства. Санитарно-гигиенические условия работы соблюдены [8].

2.2 Организация работы руководителя в кафе «Ла Плэчинте»

Руководитель кафе действует в соответствии с внутренним регламентом, созданным вышестоящим руководством в 2006 г. 28 августа. В нем описывается подробно рабочий процесс руководителя кафе, инструкции, указываются требования и обязанности руководителя кафе.

Директор персонально отвечает за подбор и расстановку кадров. В связи с этим директор имеет право распоряжаться материально-денежными средствами, приобретать имущество и инвентарь, заключать договоры и соглашения, перемещать, увольнять (в соответствии с трудовым законодательством), поощрять работников, налагать дисциплинарные взыскания. Директор должен обеспечить выполнение плановых заданий; организовать четкое, планомерное снабжение предприятия сырьем, продуктами, полуфабрикатами, предметами материально-технического оснащения; создать необходимые условия для сохранности товарной экономии на основе внедрения хозрасчета и научной организации труда; обеспечить четкое выполнение всеми работниками правил внутреннего распорядка, материальных ценностей; контролировать работу всех участков предприятия, соблюдение правил советской торговли, санитарии и гигиены, техники безопасности; осуществлять строгий режим.

Администратор имеет те же права, что и руководитель предприятия, и несет такую же ответственность за решение тех вопросов и за те участки производства, которые поручены ему директором.

В течение дня менеджер должен находиться в зале, следить за поддержанием чистоты и порядка и правильностью сервировки столов; перед открытием ресторана инструктировать официантов о порядке работы в данный день, проверять готовность их к обслуживанию, знакомить с меню и прейскурантом; встречать посетителей и помогать им в выборе мест, поручая дальнейшее обслуживание официантам. По окончании рабочего дня менеджер обязан проследить за уборкой зала, сдачей официантами в кассу авансовых сумм или выручки за день, сдачей в сервизную посуды, приборов, белья, полученных подотчет, записать в специальный журнал-дневник поручения, которые необходимо выполнить следующей смене.

Менеджеры кафе должны иметь журнал забытых вещей. Официанты, гардеробщики и уборщики обязаны немедленно сдавать метрдотелю забытые вещи, а менеджер должен записать их в журнал.

Менеджер организует труд официантов, формируя из них бригады и назначая старших официантов; составляет график выхода официантов, других работников торгового зала на работу и контролирует его выполнение; распределяет официантов по отдельным участкам зала и закрепляет за ними для обслуживания определенное количество столов; обеспечивает четкую связь производства и торгового зала; наблюдает за правильностью отпуска готовых блюд и их оформлением; выдает официантам подотчет бланки счетов, записывает их номера, проверяет в конце рабочего дня реестр, составленный официантом, в котором указываются номера и суммы счетов, и визирует этот реестр для передачи в кассу.

Менеджер имеет право в случае нарушения официантами правил обслуживания не допускать их на работу или отстранять от нее, сообщив об этом вышестоящему руководству; при неправильном отпуске или оформлении готового блюда возвращать его на производство, требовать замены также в том случае, если посетителю не понравилось заказанное блюдо; выделять квалифицированных официантов для индивидуального и бригадного обучения учеников и контролировать выполнение учебной программы; принимать непосредственное участие в подборе официантов, определяя вместе с другими членами комиссии их квалификацию и давая заключение о пригодности к работе на данном предприятии.

Эффективная организация трудового процесса руководителя - это необходимое условие эффективности организационных отношений. Организуя свой трудовой процесс, руководитель фактически осуществляет пространственно-временную координацию усилий всех работников организации, включая и себя самого, в процессе выполнения того объема задач и полномочий, за который он несет ответственность. При планировании и организации работы руководители используют специальный инструментарий.

Дневник времени - это средство управления работой, позволяющее планировать ее выполнение по часам, определять ежедневные задачи как часть общей цели и выделять наиболее важные из них. Используя дневник времени, можно успешно планировать каждый день, организовывать свою работу. Благодаря его применению повышается качество работы, ежедневно экономится около часа рабочего времени.

Имеется несколько конкретных систем планирования и управления временем менеджера, получивших широкое признание в мире. Одна из них - это система «Тайм Менеджер» (Приложение Г), имеющая рейтинг № 1 в Европе. Она разработана компанией Time Manager Intemational, которая является ведущей в Европе в области менеджмента и личного развития и основана в 1975 г. в Дании [4]. Постоянный недостаток времени при напряженном трудовом ритме - явление, наблюдаемое у большинства руководителей во всем мире. Руководитель должен уметь ценить фактор времени. Видный теоретик управления Платон Михайлович Керженцев подчеркивал, что время для нас является ценностью особого рода. Его нельзя скапливать и сберегать, оно течет беспрерывно и ежесекундно ускользает от нас. Время неиспользованное погибает безвозвратно [9].

2.3 Планирование времени руководителем кафе

При планировании своей работы руководитель должен определить цели и задачи на ближайшее время.

Любая цель имеет смысл только тогда, когда установлены сроки её воплощения и сформулированы желаемые результаты. Поэтому после определения цели руководитель составляет для себя индивидуальную программу мероприятий для решения поставленных задач. Выбор цели - это мыслительная деятельность, направленная на получение результата, а мероприятия - это практические действия.

Занимая должность помощником руководителя кафе, я сталкивалась с массой неожиданных, непредвиденных обстоятельств и тратила на их устранение колоссальное количество времени и сил. Происходило это потому, что, во-первых, невозможно предугадать, почувствовать приближение проблем какого-либо рода и подготовиться к ним заранее и, во-вторых, все время занималась второстепенными вопросами, выпуская из вида главное - стратегические задачи, которые, если пустить их на самотек, порождают эти самые злополучные «непредвиденные обстоятельства».

Абсолютно нормальным является то, что ежедневно руководитель должен решить гораздо больше задач, чем он физически способен. Поэтому он распределяет часть задач среди своих подчиненных, делегируя им также и соответствующие полномочия.

Абсолютно нормально, что многие работники знают свое дело не хуже, а лучше, чем руководитель. Кто производит - тот не управляет, кто управляет - тот не производит. Дело руководителя - управлять (производить нечто руками других людей), а не исполнять все, что нужно, самому. Это способствует огромному экономию времени и позволяет заниматься важными делами не отвлекаясь на множество менее важных задач.

Выполнение определенных задач и достижение намеченных целей всегда происходит в условиях дефицита времени, поэтому после определения мероприятий, необходимых для достижения цели, нужно выяснить, сколько времени потребуется для их выполнения [13]. При планировании своей работы руководитель должен установить точные сроки выполнения каждой из задач, содержащихся в индивидуальном плане. Аналогично комплексным планам управленческой деятельности планы индивидуальной работы руководителей также составляются на квартал, месяц, неделю. Кроме этого, существует еще и оперативный план на один день.

Планирование предполагает постепенное продвижение вперёд, разложение общей задачи на частные с тем, чтобы различные мероприятия можно было распределить по времени их реализации.

В конце уходящего года следует определить наиболее существенные задачи и цели на ближайшие 12 месяцев - годовой план.

Квартальный план составляется на основе годового плана. В течение года через равные промежутки времени анализируются события истёкшего периода и при необходимости вносятся изменения в план на ближайшие три месяца, определяются задачи, которые необходимо исключить из него, и задачи, которые следует добавить в план или перенести на следующий квартал.

Из квартального плана задачи переходят в месячные планы, составление которых осуществляется с большей детализацией (расход времени указывается в часах). В этих планах устанавливается также время для решения дополнительных задач.

Исходя из месячного плана, составляется план на неделю. Недельные планы предполагают еще более детальную проработку, более точный прогноз на предстоящий период.

Планирование работы на неделю может включать:

- определение центральной задачи (на которой необходимо сконцентрировать усилия на этой неделе);

- выявление задачи, требующей наибольших затрат времени;

- определение обязательных задач (которые необходимо начать или подготовить к завершению на этой неделе);

- выполнение рутинной работы (телефонные разговоры, совещания и т.д.);

- определение задач, которые следовало бы решить на этой неделе (возможные задачи).

Дневной план составляется на базе недельного. В нем фиксируются задачи и дела, которые должны быть выполнены в течение соответствующего рабочего дня. Дневной план представляет собой последнюю и самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей.

Эффективно управлять исполнительским и творческим временем, реально и точно его рассчитывать помогает еженедельник. Он является средством напоминания о делах, совещаниях, встречах. В еженедельнике каждое мероприятие записывается на тот день, в который оно должно быть выполнено.

Планирование позволяет обеспечить рациональное использование времени, достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени.

Практика показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на решение непосредственно управленческих проблем.

Проблемы планирования и их осуществления руководителем предприятия.

При планировании своего рабочего времени я столкнулась с несколькими проблемами, во-первых при планировании мною было не правильно расставлено приоритет задач которые надо выполнить, в последствии это приводило к потери времени и отклонения от плана, я сделал анализ всех задач и разделил их на 4 группы:

1.важные /срочные - решаются самим руководителем имеют самый высокий приоритет

2.важные /менее срочные - не подлежат делегированию менее важный приоритет

3.менее важные / срочные - подлежат делегированию

4. менее важные / менее срочные - подлежат обязательному делегированию

Это по способствовало выполнению задач максимально эффективно что позволило еще большей экономии времени.

Во-вторых я столкнулась с проблемой делегирования полномочий, не правильное распределение задач среди подчиненных не позволяло получить максимально эффективный результат от их выполнения, поэтому я провел анализ, я опросила персонал, узнал сильные стороны подчиненных, узнал склонность и желание выполнять те или иные задания каждого сотрудника и начала использовать сильные стороны каждого для выполнения задач, это увеличило скорость и качество выполнения заданной работы.



3. Анализ и рекомендации по усовершенствованию затрат рабочего времени руководителя кафе «Ла Плэчинте»

3.1 Анализ затрат рабочего времени руководителем

Анализ использования рабочего времени руководителя помогает выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля, позволяет определить на что расходуется время, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, факторы стимулирующие или ограничивающие работоспособность [1].

Для анализа затрат рабочего времени руководителей будем использовать метод «Фотография рабочего дня» в Приложении Б, чтобы можно было судить о рациональном и не рациональном использовании рабочего времени.

Для наглядности, упрощения и выражения в процентах, объединим данные затрат времени в группы в Приложении В:

1) Инструктаж, контроль и управление - 42%;

2) Организационно-административная деятельность - 30%;

3) Социально-бытовая деятельность - 11%;

4) Затраты на личные нужды - 17%.

Руководитель кафе «Ла Плэчинте» большую часть времени тратит на инструктаж, контроль и управление персоналом. Это занимает наибольшее количество времени и является наиболее важной частью работы менеджера. Как видно из таб.№1 в Приложении Б, деятельность организации начинается ежедневно в 8 часов утра и заканчивается в 23 часов вечера. Среднее время работы руководителя составляет почти 15 часов 55 минут или 955 минут. Однако считается, что нормальный режим работы составляет 8 часов или 480 минут, что и оговорено как максимальное рабочее время в трудовом законодательстве Приднестровье. Следовательно, руководителю для качественной работы необходимо дополнительное время, что говорит о желательности рационального использования времени. Из этого графика работы также можно сделать вывод, что руководитель данной организации является человеком, который если и расходует время непроизводительно, то не большую его часть, который также применяет планирование своей деятельности, так как в течение двух дней многие схожие действия он осуществлял примерно в одно и то же время.

Руководитель несколько раз в день контролирует деятельность своих работников, то есть предварительно проверяет их присутствие на рабочем месте, их работу в течение рабочего дня и по окончании рабочего дня, также он наблюдает за тем, как происходит процесс приема и выдачи заказов. Это составляет 41%. Время не выходит за рамки, в которых оно не сильно влияет на загруженность руководителя, при этом он получает информацию, которая будет необходима при совершенствовании структуры организации и производственных процессов и принятия управленческих решений. Определенное время занимает отдых, послеобеденный, текущий и после каких-либо определенных действий.

Одним из самых длительных процессов, осуществляемых руководителем, является процесс изучения различных бумаг и ввода их в компьютерную базу. Этот процесс является источником информации для руководителя, способом работы с ней (анализ, синтез, разработка идей и отражение их в письменном виде для последующей работы, в том числе и на совещаниях) и в то же самое время он является одним из способов экономии времени.

По некоторым группам у него излишек затраченного времени, а значит, он перерабатывает, выполняя отдельные функции. Можно сделать вывод, что ему нужно оптимизировать затрачиваемое время. Полученные данные так же можно проанализировать с помощью системы специальных коэффициентов, которые составляют единый комплекс. Его обычно предлагают выполнить руководителям или специалистам после завершения периода наблюдения для анализа эффективности своей деятельности. Общая оценка использования рабочего времени включает в себя оценку распределения рабочего времени с точки зрения эффективности его использования.

Для этого определим:

1)Степень экстенсивного использования рабочего времени, который оценивается величиной коэффициента экстенсивности Кэ, рассчитываемого по формуле

Кэ = (Ф - П) /Ф = 1 - П /Ф

где Ф - фонд рабочего времени с учетом обеденного перерыва (мин),

П - регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе (мин).

Кэ = (955+170)/955=0,82

Данный коэффициент показывает степень загруженности работой руководителя. Как видно из расчетов, руководитель, т.е. директор кафе загружен работой на 82 %.

Рассчитаем коэффициент потерь рабочего времени по вине работника, используя формулу:

Кпрв = ПР / Ф

где, ПР - перерывы, зависящие от работника,

Ф - фонд рабочего времени без учета обеденного перерыва

Кпрв =65/850=0,08

8% составляет коэффициент потерь рабочего времени по вине работника.

Основными причинами потерь времени являются:

- нечеткое определение целей и приоритетов;

- неудовлетворительная организация планирования, не позволяющая менеджеру справиться с распределением времени на выполнение своих дел;

- неорганизованность и недисциплинированность подчиненных, приводящая к многократной переделке одной и той же работы;

- отсутствие необходимой информации для принятия решений, в результате чего их приходится постоянно откладывать.

Загруженность рабочего дня у директора находится в нормальных пределах, но 82% можно изменить для наиболее лучшего использования рабочего времени. Показатель, характеризующий величину затрат времени на регламентированные перерывы составил 17% это говорит нам о том, что руководитель используют свое рабочее время вполне эффективно и процент времени, затраченного на регламентированные перерывы, не так уж велик [3].

3.2 Рекомендации по совершенствованию использования рабочего времени менеджера кафе «Ла Плэчинте»

Готовность руководителя к эффективной деятельности во многом определяется его повседневной работой. Решающее значение для формирования стиля руководства и эффективности работы руководителя имеет рациональное использование рабочего времени.

Сперва необходимо провести анализ всего рабочего дня и определить, где было затрачено времени больше, чем нужно для той или иной задачи. Только при этом можно понять какие были допущены временные ошибки.

Необходимо проанализировать все виды деятельности в которых участвовали руководители. Анализировать можно с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т.е. анализировать сильные стороны и слабые стороны.

У этого руководителя явный переизбыток по первой группе (инструктаж, контроль и управление), и недостаток по третьей группы (Социально-бытовая деятельность). Значит, исходя из исследований ему необходимо уделять меньше времени деятельности по первой группе и больше по третьей. Также оптимизировать время отличное от рабочей надобности.

Для оптимизации рабочего времени для любого руководителя необходима постановка целей. Именно в постановке целей заключаются азы деятельности предприятий и его успешное будущее. Цель описывает конечный результат. Необходимо осознавать, что здесь понимается ни то, что мы делаем, а то ради чего мы это делаем. Цели - это своего рода вызов, который побуждает к действиям. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если мы заранее чётко не обозначим то, чего мы хотим. В свою очередь, чтобы поставить эти цели надо думать о будущем. Цель даёт ясность о том, в каком направлении необходимо двигаться. Без неё можно потеряться в мелочах и сойти с верного пути.

Постановка целей - это временный процесс, поскольку в течение деятельности предприятия может выясниться, что те или иные параметры изменились, что приводит к необходимости изменения цели. Если у руководителя существует осознанная цель, то туда же направлены и все неосознанные силы руководителя, т.е. цели служат концентрации сил на важных направлениях. “Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще” [13].

После того, как цели определены, руководителю необходимо решить вопрос, как будет организован контроль за ходом выполнения.

Контроль за выполнением заданий и использованием рабочего времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Контроль позволяет получать информацию для проведения анализа и определения путей совершенствования своей работы.

Не малую роль играет и планирование. Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение времени.

Главное преимущество, достигаемое путём планирования работы состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени практический опыт говорит, что время затраченное на планирование приводит к сокращению времени на использование, и в конечном счёте приводит к экономии времени в целом. Но при этом нельзя считать то, что чем больше времени мы тратим на планирование, тем больше времени мы сэкономим. У времени, как у многих других процессов, когда-то наступает оптимум, после которого дальнейшее планирование не имеет смысла. Но всё же, по-моему предположению, если уделять хотя бы 10 минут в день, то можно с экономить до 2-х часов.

При разработке плана каждого периода руководитель должен отвечать на следующие вопросы:

- какова основная цель данного периода?

- каким количеством времени он располагает?

- в какой очередности должны быть выполнены основные задачи периода?

- какие подготовительные мероприятия должны быть выполнены?

Важнейшим является план на день. Определяет конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня.

Недельный план представляется тремя группами:

- Работы обязательные (важные и срочные);

- Работы важные, но не срочные, к их выполнению следует приступить в том случае, если хватит времени на предстоящей неделе;

- Работы менее сложные и несрочные. Они будут выполнены, если останется время на неделе.

При завершении рабочей недели необходимо дать оценку плану использования времени на неделю и достигнутым конечным целям. Важнейшим звеном годового плана является определение ключевых направлений деятельности. На этой основе разрабатывается личный план руководителя и бюджет на предстоящий год.

Чтобы рабочий день не приносил не запланированных потерь времени необходимо:

1) Чётко составлять расписание работы на текущий день;

2) Своевременно отвечать на деловые письма;

3) Не отвлекаться на частые телефонные звонки (поручить помощнику и отвечать только на самые важные);

4) Не выполнять работу за своих подчинённых и т.д.



Заключение

В этой работе был проведён анализ затрат времени на примере фирмы СООО «Эндис Пицца» в кафе «Ла Плэчинте» №1, а конкретно директора кафе и администратора. Была сделана фотография его рабочего дня, данные затрат времени были сравнены с нормативами. Из диаграммы №1 (Приложение В) видно, что в его работе присутствуют не большое количество ненормированных затрат времени которые нужно нормировать. Для более точного выявления затрат времени, которое используется в непроизводственных интересах были произведены расчёты степени экстенсивного использования рабочего времени, затраты составили 82%; посчитали затраты на регламентированные перерывы они составили 18% и; рассчитали коэффициент потерь рабочего времени по вине работника он составил 8%. Так же были предложены возможные варианты уменьшения затрат рабочего времени. Можно сделать вывод о том, что управление временем касается в большей степени организации рабочего времени, чем его экономии. Менеджер должен стремиться к правильному распределению работы и времени, исходя из личных интересов и интересов деятельности компании. Нужно так использовать время, чтобы обеспечить выполнение максимального числа задач, которые в свою очередь обуславливают выполнение промежуточных задач, ведущих к реализации основной цели. Свои собственные планы действия и времени менеджер должен согласовывать с планами подчиненных и непосредственного руководителя, чтобы достичь максимального эффекта. То, насколько успешно менеджер будет претворять в свою работу принципы эффективного использования времени, зависит в первую очередь от него самого и от его желания работать рационально, т. к. для того, чтобы путем постановки ясных целей, правильного выбора приоритетов и планирования своего времени, добиться большей эффективности в работе, нужно приложить определенные усилия и затратить немного времени. 

Список использованной литературы

1. Архангельский Г. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. - М.: АиСТ-М, 2003.

2. Веснин В. Р. Основы менеджмента. М.: Элит-2000, 2001.

3. Гамидуллаев Б.Н. “Экономия времени и показатели ее оценки в процессах управления предприятием” Пенза, 1997

4. Генкин Б.М., Петроченко П.Ф., Бухалков М.И. и др. Под. Ред. Б.М. Генкина. Нормирование труда. - М.: Экономика, 1985.

5. Герчикова И. Н. Менеджмент. - М.: ЮНИТИ, Банки и биржи, 1994г.

6. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учебник.- Мн.: БГЭУ, 2003.

7. Назаров А.Ш. Нормирование труда. - Т.: Укитувчи, 1987.

8. Организация управленческого труда. - М.: ИНФРА-М, 2002.

9. Ремизов К.С.. Основы экономики труда. М.: Издательство МГУ, 1990.

10. Самыгин, С.И. Основы управления персоналом: учеб. пособие/ Э.А. Смирнов. - М.: ЮНИТИ, 2002.

11. Столяренко, Л.Д. Основы психологии: учеб. пособие/ Л.Д. Столяренко. - Ростов н/Д: «Феникс», 2003.

12. Травин, В.В. Менеджмент персонала предприятия: учеб. пособие/ В.В. Травин, В.А. Дятлов. - М.: Дело, 2003.

13. Шекня С. В. Управление персоналом современной организации. - М.: ЗАО «Бизнес-школа», 1997.

14. Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности: Учеб. для сред. спец. учеб. заведений. - М.: Высш. шк., 1996.

15. Щёкин Г. В. Основы кадрового менеджмента: Учебник. - 5-е изд., стереотип. - К.: МАУП, 2004.

16. http://zakon-pmr.com

Размещено на Allbest.ru

...