Анализ эффективности управления в организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство сельского хозяйства РФ

ФГОУ ВПО КОСТРОМСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ

Факультет заочного обучения

Контрольная работа

по курсу «Менеджмент»

Выполнил:

Сумеркин Е.В.

Проверила:

Доцент Савельева Нина

Александровна

Кострома - 2011



Содержание

1. Необходимость управления в деятельности человека

2. Принципы А. Файоля и их актуальность

3. Сущность и типы стратегий

4. Возникновение контроллинга и его роль в управлении

5. Основные этапы проведения делового совещания

6. Причины конфликтов в организации

Список использованных источников

Приложение



1. Необходимость управления в деятельности человека

Управление появилось вместе с людьми. Там, где они объединялись, преследуя достижение какой-либо цели, обнаруживалась проблема координации их деятельности. Решение этой проблемы кто-то вынужден был брать на себя. Чтобы достичь цели, остальные, добровольно или по принуждению, передают часть своих индивидуальных свобод и, таким образом, позволяют направлять своё поведение. В результате последние становились подчинёнными, первый - руководителем, а между ними возникают отношения управления. Таким образом, управление является необходимым элементом деятельности человека и отражает его потребность. Имеется в виду, что управление - это объективная потребность любой деятельности. «Делать что-то руками других людей» - такое простейшее определение управления, данное американскими специалистами.

Управление - это вид деятельности человека, возникший в её структуре по мере её оформления в сознательную деятельность по производству необходимых человеку благ. Особенностями этого вида деятельности являются предвидение, самоорганизация, контроль по плану действий, осознание потребностей. Сущность управления проявляется в том, что это специфический вид деятельности человека, который возник как потребность и необходимое условие достижения результата в индивидуальной и совместной деятельности. «Всякий непосредственно общественный или совместный труд, -- писал К. Маркс, -- осуществляемый в сравнительно крупном масштабе, нуждается в большей или меньшей степени в управлении, которое устанавливает согласованность между индивидуальными работами и выполняет общие функции, возникающие из движения всего производственного организма в отличие от движения его самостоятельных органов. Отдельный скрипач сам управляет собой, оркестр нуждается в дирижере». [1]

Содержание менеджмента, как вида деятельности, состоит в планировании, организации работы, координации действий во времени и пространстве, контроле и учёте участия работников в трудовом процессе.

В приложении (Таблица 1) показаны различия в характере труда работников общественного производства.

Управление есть элемент, функция, внутренне присущая любому процессу труда. Оно как специфический вид общественной деятельности призвано определять цели функционирования производства в соответствии с присущими ему условиями и закономерностями развития, устанавливать согласованность, четкую взаимосвязь и взаимодействие между отдельными составными частями (звеньями, элементами) системы, обеспечивать планомерное ее развитие, организацию работы всей кооперации и каждого работника в ней, координацию действий во времени и пространстве, то есть добиваться поставленных целей путем согласованных действий всех участников кооперации и соответствующей организации имеющихся ресурсов.

Эффективность общественного или совместного труда людей обеспечивается наличием управления как обязательного составного элемента совокупного труда, выполняющего особые функции в общем процессе производства. От реализации управления во многом зависят эффективность, результативность совместных действий. Производство в целом как система предполагает управление средствами труда и управление работниками.

Управление средствами труда, или, по выражению Ф. Энгельса, «управление вещами», -- это процесс непосредственного воздействия человека на предмет труда с помощью средств труда в целях получения материальных благ и услуг, то есть само производство. При этом человек выступает как субъект управления, а средства труда -- как его объект.

Согласование действий работников, управляющих средствами труда (вещами), объединенных в группы, коллективы, требует, в свою очередь, управления ими со стороны других работников, составляющих управленческий аппарат. Этот вид управления, как наиболее сложную область человеческой практики, Ф. Энгельс называл «управление людьми». [2]

Между работниками, управляющими вещами, и работниками управления производством возникают определенные различия. Для работников, непосредственно занятых в процессе производства материальных благ, предметом труда являются сырьё и материалы, а воздействие они осуществляют непосредственно на исполнительные механизмы, машины в соответствии с решениями, полученными от управленческих работников. Результат их труда - готовая продукция предприятия. В условиях современного производства «управляющие вещами» одновременно выполняют и функции управления как владельцы средств собственности или представители собственника, работающие по найму.

Для управленческих работников процесс управления -- непосредственная профессиональная обязанность. Здесь предметом труда служат информация, связи, отношения, то есть сам процесс воздействия на объект во всем его многообразии. Продуктом управления является упорядоченность системы, достигаемая решениями (приказами, распоряжениями, указаниями), принимаемыми на основе анализа информации и направленными на выполнение намеченных целей.

Таким образом, современное управление есть управление людьми в процессе их труда в общественном производстве. Осуществляется оно людьми, которые устанавливают цель и разрабатывают программу поведения объекта управления, контролируют ход ее выполнения, вносят необходимые изменения с целью удержать производственный процесс в заданных программой границах или перевести его в новое состояние на основе познания присущих ему закономерностей. Эффективность управления определяется тем, насколько правильно понимается и на деле обеспечивается взаимодействие сознательной руководящей деятельности и объективных закономерностей развития общественного производства. Задача субъектов управления и состоит в том, чтобы, познав объективные законы, осознанно, в строгом соответствии с ними воздействовать на управляемый объект.

2. Принципы А. Файоля и их актуальность

Принципы управления относятся к числу важнейших категорий управления. Под ними понимают основные фундаментальные идеи, представления об управленческой деятельности, вытекающие непосредственно из законов и закономерностей управления.

Принципы управления относятся к числу важнейших категорий управления. Под ними понимают основные фундаментальные идеи, представления об управленческой деятельности, вытекающие непосредственно из законов и закономерностей управления.

Принципы управления определяют способ деятельности, взаимодействия и выступают как правила, нормы управленческой деятельности. Они отображают те отношения, соответственно которым должна создаваться, функционировать и развиваться система управления организацией, предприятием.

Принципы управления были сформулированы на основе наблюдений, поэтому они являются обобщением практического позитивного управленческого опыта и основываются на конкретных законах и закономерностях общественного развития. Их использование в управленческой деятельности дает своеродный эффект «проложенной лыжни», когда известно, что нужно делать для того, чтобы избежать неудач. Поэтому знание и учет принципов управления в современном менеджменте является важным условием его эффективности. [3]

Файоль и "файолизм" как административная школа в управлении исходили из того, что существуют универсальные управленческие принципы. Лишь с использованием этих принципов связан успех организации.

Принципы управления, по Файолю, -- это основные правила, определяющие построение и функционирование системы управления; важнейшие требования, соблюдение которых обеспечивает эффективность управления. Как видно из определения, принципы не являются четко зафиксированными или абсолютными.

Применительно к деятельности высшего звена управления Файоль сформулировал следующие принципы:

1. Разделение труда. Эта идея заимствована у классиков экономической теории и заключается в том, что для эффективного использования рабочей силы необходима специализация труда. Как и Тейлор, Файоль считал, что она применима для всех видов труда -- исполнительного и управленческого.

2. Власть и ответственность. По мнению Файоля, власть бывает официальной, которой менеджер обладает в силу занимаемой им должности, и личностной, которая является результатом его качеств как личности. Хороший менеджер соединяет официальную и личностную власть. Что же касается ответственности, то она представляет собой обратную сторону власти, ее следствие. Этот принцип, сформулированный Файолем, остается неизменным по сегодняшний день.

3. Дисциплина. Файоль понимал ее как повиновение, основанное не на страхе, а на уважении, доверии к руководителям на всех уровнях. При этом Файоль одним из самых действенных факторов воздействия на подчиненных считал личный пример начальника. Хороший пример начальника заставляет подчиненных ему подражать, плохой -- имеет для всех самые отрицательные последствия.

4. Единоначалие. Этот принцип Файоля привел к возникновению его разногласий с Тейлором. Не коллегиальность, считал он, а приказ от вышестоящего сотрудника обеспечивает единство точки зрения, единство действия и единство распорядительства. Выполнение указаний от двух, трех и более руководителей -- угроза власти, дисциплине и стабильности.

5. Единство руководства. Согласно этому принципу деятельность, преследующая одну и ту же цель, должна организовываться одним руководителем в соответствии с единым планом. Лишь при таких условиях возможно обеспечить координацию и концентрацию усилий.

6. Подчинение частных интересов общим. Этот принцип был доводом против невежества, честолюбия, эгоизма, лени и других человеческих пороков, которые приводили к возникновению конфликтов, пренебрежению индивидами или группами индивидов общими интересами в угоду частным.

7. Вознаграждение. Оплата, должностной оклад, премия, разделение прибыли, все другие методы стимулирования труда должны быть справедливыми. Файоль пришел к выводу, что стимулирование труда зависит от многих факторов, но цель одна -- обеспечить максимально возможное удовлетворение интересов сотрудников и работодателей.

8. Централизация. Любой организации свойственна централизация. Она не устанавливается либо отменяется менеджером. Вопрос централизации или децентрализации -- это вопрос их соотношения, т.е. определения оптимального уровня концентрации или рассредоточения власти. Файоль категорично и однозначно определил соотношение централизации и децентрализации. По его мнению, "все, что направлено на повышение значения и роли подчиненных -- децентрализация, а что направлено на их снижение -- централизация".

9. Скалярная цепь. Она представляла собой "цепь начальников" от самого высокого до самого низкого ранга. Иначе ее можно охарактеризовать как должностную структуру, которая представляет собой путь достижения власти и каналы передачи информации.

10. Порядок. В сравнении с изложенным в первоначальных принципах 1908 г. этот принцип значительно расширился за счет отнесения его и к сырью, материалам, оборудованию. Что касается персонала, то порядок для его представителя -- это цель, а цель четко устанавливается в структуре деятельности.

11. Справедливость. Лояльность и преданность персонала должны обеспечиваться уважительным и справедливым отношением администрации к подчиненным.

12. Стабильность персонала. Излишняя текучесть кадров негативно влияет на издержки производства и его эффективность. Она является одновременно и причиной, и следствием плохого управления.

13. Инициатива. Этот принцип предполагал проявление каждым работником усердия и энергии во всех начинаниях.

14. Корпоративный дух. Гармония всех занятых на предприятиях и их единство в достижении цели -- такова сущность этого принципа. В единстве не только сила, но и успех достижения целей бизнеса. [2]

3. Сущность и типы стратегий

Стратегия представляет собой обобщенную модель действий, необходимых для достижения поставленных целей. Цели -- это ключевые результаты, к которым стремится предприятие в своей деятельности. Ставя определенные цели, руководство формулирует те главные ориентиры, на которых должна быть сфокусирована вся деятельность предприятия и его коллектива. Чтобы эффективно работать, менеджеры ставят перед предприятием (организацией) конкретные, измеримые, уместные, стимулирующие цели на определенный период времени. Выработка эффективных целей усиливает побудительные мотивы, устанавливает четкие ориентиры деятельности и создает ясную картину ожидаемых результатов.[4]

К типичным относятся цели, связанные с достижением доли данного предприятия на рынке, ростом объема бизнеса, его прибыльностью, рентабельностью и другими характеристиками.

Значение выработки стратегии, позволяющей фирме выжить в конкурентной борьбе в долгосрочной перспективе, чрезвычайно велико. В условиях жесткой конкуренции и быстро меняющейся ситуации на рынке очень важно не только концентрировать внимание на внутреннем состоянии дел фирмы, но и вырабатывать долгосрочную стратегию. В прошлом многие фирмы могли успешно функционировать, ежедневно решая внутренние проблемы, связанные с повышением эффективности использования ресурсов в текущей деятельности. В настоящее время исключительно важна, стратегия, обеспечивающая адаптацию фирмы к быстро меняющейся окружающей среде.

Например, стратегия японских фирм характеризуется следующим:

ориентацией на постоянные изменения, как во внешней среде, так и внутри фирмы;

ориентацией на место в этой среде;

отсутствием детерминированного курса;

учетом и использованием всех возможностей для выживания, усилением своей роли в изменяющемся мире не только в текущий момент, но и на длительную перспективу;

выделением в качестве основного фактора интеллектуального потенциала работников фирмы и постоянно развивающихся технологий.

При данной стратегии, отличающейся гибкостью, способностью к адаптации, объективно сказывается потребность в умении отвоевывать свое место на рынке.

Вместе с тем единой стратегии не существует. Теория и практика бизнеса выработали множество стратегических подходов ведения дела. Это разнообразие обусловлено конкретными условиями, в которых осуществляется бизнес, совокупностью внешних и внутренних факторов, тенденциями в соответствующей отрасли, характером поставленных целей бизнеса и рядом других факторов. Основные типы деловых стратегий предприятия представлены в приложении (рис.1)

Все типы стратегий, встречающиеся в мире бизнеса, можно объединить в три группы:

наступательные, или стратегии прорыва;

оборонительные, или стратегии выживания;

стратегии сокращения и смены видов бизнеса.

Каждая из них имеет множество вариантов в зависимости от конкретных условий деятельности фирмы. Существуют и многоцелевые стратегии, которые сочетают в себе элементы каждой из групп.

Понятно, что более привлекательной является наступательная стратегия, или стратегия прорыва, которая преследует цель завоевать определенную долю на рынке, а нередко занять и лидирующие позиции на новом рынке или в новой отрасли. Наступательная стратегия, как правило, основана на реализации определенной инновации и предполагает предпринимательский подход. Вариантов данной стратегии в практике мирового бизнеса достаточно много.

Некоторые специалисты по вопросам бизнеса выделяют четыре предпринимательские стратегии:

«ворваться первыми и нанести массированный удар»;

«нападать быстро и неожиданно»;

поиск и захват «экологической ниши»;

изменение экономических характеристик продукта, рынка или отрасли.

Все эти стратегии имеют наступательный характер, что видно из их названия, причем каждая имеет свои варианты.

Наступательные стратегии основаны, как правило, на научных открытиях и изобретениях, рассчитаны на занятие лидирующего положения на рынке или в отрасли. Однако они требуют значительных финансовых затрат, имеют высокую степень риска, но в случае успеха дают высокие результаты.

Оборонительная стратегия, или стратегия выживания, предполагает сохранение фирмой имеющейся рыночной доли и удержание своих позиций на рынке. Подобная стратегия выбирается, если рыночная позиция фирмы удовлетворительная или у нее недостаточно средств для проведения активной наступательной стратегии; фирма опасается проводить последнюю из-за нежелательных ответных мер сильных конкурентов или наказующих мер со стороны государства.

Однако такой тип стратегии довольно опасен и требует самого пристального внимания со стороны осуществляющей ее фирмы к вопросам научно-технического прогресса и действиям фирм-конкурентов. Фирма может оказаться на грани краха и вынуждена будет уйти с рынка, так как незамеченные вовремя инновации конкурентов приведут к снижению их издержек производства и подорвут позиции обороняющей компании.

Стратегия сокращения и смены видов бизнеса используется в ситуациях, при которых фирма нуждается в перегруппировке сил после длительного периода роста или в связи с необходимостью повышения эффективности, когда наблюдаются спады и кардинальные изменения в экономике, такие, как структурная перестройка, и т.п.

На практике предприятия могут одновременно реализовывать не одну, а несколько стратегий. Особенно это распространено у многоотраслевых компаний.

Широко применяется на практике группа стратегий под общим названием стратегия роста. Она предполагает изменение услуги и (или) рынка. Матрица возможностей этих стратегий показана в приложении (рис.2)

Стратегия глубокого проникновения на рынок обусловлена тем, что фирма делает все, чтобы с помощью данной услугой на данном рынке завоевать лучшие позиции.

Стратегия развития рынка заключается в поиске новых рынков для уже производимой услуги.

Стратегия развития услуги предполагает рост за счет выхода на освоенный рынок с новой услугой.

Стратегия диверсификации осуществляет выход с новыми услугами на новый рынок.

Другая группа стратегий связана с расширением фирмы за счет новых структур. Они называются стратегиями интегрированного роста.

Предприятие может осуществлять интегрированный рост как путем приобретения собственности, так и расширением изнутри. Здесь могут быть два варианта.

Стратегия обратной вертикальной интеграции направлена на то, чтобы рост происходил за счет приобретения компаний, осуществляющих снабжение, либо путем создания дочерних структур для снабжения.

Стратегия вперед идущей вертикальной интеграции предполагает рост фирмы посредством приобретения структур, находящихся между ней и конечным потребителем.[2]

Таким образом, стратегий развития бизнеса довольно много. Задача руководства фирмы заключается в том, чтобы выбрать наиболее подходящую с учетом конкретных условий и целей бизнеса.

4. Возникновение контроллинга и его роль в управлении

Рыночная экономика требует новых подходов к управлению предприятием: на первый план выходят экономические, рыночные критерии эффективности, повышаются требования к гибкости управления. Экономическая среда в настоящее время крайне не стабильна. Научно-технический прогресс (НТП) и динамика внешней среды заставляют современные предприятия превращаться во все более сложные системы. Для обеспечения управляемости таких систем необходимы новые методы, соответствующие сложности внешней и внутренней сред предприятий. Новым словом в управлении стало появление контроллинга, как функционально обособленного направления экономической работы на предприятии, связанного с реализацией финансово-экономической функции в менеджменте, обеспечивающей принятие оперативных и стратегических управленческих решений.

Контроллинг, как новое явление в теории и практике современного управления предприятием, возникшее на стыке экономического анализа, планирования, управленческого учета и менеджмента, переводит управление предприятием на качественно новый уровень, интегрируя, координируя и направляя деятельность различных служб и подразделений предприятия на достижение оперативных и стратегических целей. Служба контроллинга стремится так управлять процессами текущего анализа и регулирования плановых и фактических показателей, чтобы по возможности исключить или минимизировать ошибки, отклонения и просчеты, как в настоящем, так и в будущем. менеджмент контроллинг деловой совещание

Система контроллинга целесообразна в тех случаях, когда функции управления предприятием делегированы его отделам и службам. В этом случае он поможет им в достижении максимально возможного общего положительного результата деятельности, являясь инструментарием рыночной экономики, при которой снижается необходимость в централизованном администрировании.

На первой стадии внедрения системы контроллинга его инструментарий своевременно сигнализирует о том, возникают ли негативные отклонения, чтобы своевременно принять противодействующие меры. В итоге контроль и управление со стороны уступают место самоконтролю и самоуправлению, главной задачей которых является повышение ответственности каждого отдельного работника. Лишь при таком представлении он приводит к изменению во взаимоотношениях между работниками предприятия и содействует лучшему пониманию между ними.

Опережающее управление, предоставление возможности самостоятельно принимать решения, осознание личной ответственности как можно большим числом работников, обеспечиваемые внедрением системы контроллинга, содействует активизации процесса перемен, без которых нет развития.

Системный подход в контроллинге позволяет эффективно управлять локальными и глобальными стратегиями. Сегодня, на наш взгляд, современное планирование на предприятиях, а особенно стратегическое планирование невозможно без современных методов оперативного и стратегического контроллинга. Контроллинг управляет, контролирует и корректирует оперативными и стратегическими аспектами в планировании, формирует и управляет системой учета и внутренней отчетности.[5]

Важную роль контроллинг играет в развивающихся инновационных процессах на предприятиях. Процессы создания и внедрения новой продукции уже сегодня эффективно контролируются и управляются службами контроллинга в России и за рубежом. Освоение технологии контроллинга позволит резко повысить эффективность и ускорить НТП.

Контроллинг, как современная концепция управления деятельностью предприятия, координирует и интегрирует усилия различных служб и подразделений по достижению поставленных целей. Он рассматривает весь комплекс вопросов, связанных с процессом реализации целей предприятия: планирование, разработка бюджетов, управленческий учет, анализ и контроль отклонений фактических результатов деятельности от плановых, выработку оптимальных управленческих решений. Большое внимание уделено управлению прибылью предприятия, а также способам избежания банкротства и кризисных ситуаций.

Находясь на пересечении учета, информационного обеспечения, контроля и координации, контроллинг занимает особое место в управлении предприятием: он связывает воедино все эти функции, интегрирует и координирует их, причем не подменяет собой управление предприятием, а лишь переводит его на качественно новый уровень. Контроллинг является своеобразным механизмом саморегулирования на предприятии, обеспечивающим обратную связь в контуре управления.

Роль контроллинга в управлении может определять его как универсальное средство решения всех задач, что характеризует необходимость его внедрения, как новой функции управления и, в то же время контроллинг вобрал в себя уже известные принципы управления организацией. Если же исходить из определения организации и определений контроллинга, то необходимо отметить, что организация - это система, которая должна достичь определенных целей, имеющих четкую иерархию, взаимодополняющих друг друга и имеющих количественные характеристики для возможности осуществления контроля за их достижением. Кроме того, в организации должен быть разработан и налажен процесс постоянного контроля за использованием ресурсов, содержанием издержек и достижением определенных показателей, характеризующих степень достижения поставленных целей. Весь процесс контроллинга должен быть основан на информации, которая поступает из отдельных центров ответственности. Конечная цель контроллинга состоит в регулирующем воздействии на процессы, протекающие в организации. Вся система контроллинга является многоуровневой. С этой точки зрения контроллинг, как концепция системного управления организацией должен быть сосредоточен на разработке путей обеспечения долгосрочного и эффективного существования организации - на участии в разработке стратегии.[5]

Цель контроллинга - производная от целей самого предприятия, т.е. целью контроллинга является реализация глобальных и локальных целей (стратегий) предприятия (высшей целью является сохранение стабильности и успешное развитие предприятия). Для этого контроллинг обеспечивает выполнение следующих функций:

координация управленческой деятельности по достижению целей предприятия;

информационная и консультационная поддержка принятия управленческих решений;

создание и обеспечение функционирования общей информационной системы управления предприятием;

обеспечение рациональности управленческого процесса.

В последнее время усиливается акцент определения контроллинга как системы информационного обеспечения для системы эффективного управления предприятием.

Основные задачи контроллинга:

информационное обеспечение процессов учета, планирования и прогнозирования;

регулирование и контроль за производственными и финансовыми аспектами деятельности предприятия;

выполнение функции интеграции, системной организации и координации;

планирование (оперативное, стратегическое, инвестиционное);

контроль (сравнение заданных и фактических показателей, анализ отношений, анализ преимуществ и недостатков);

управление (проведение мероприятий по подготовке, корректировке стратегий и задач).

Необходимость появления на современных предприятиях такого феномена, как контроллинг, можно объяснить следующими причинами:

нестабильность внешней среды выдвигает дополнительные требования к системе управления предприятием:

- смещение акцента с контроля прошлого на анализ будущего;

- увеличение скорости реакции на изменения внешней среды, повышение гибкости предприятия;

- необходимость в непрерывном отслеживании изменений, происходящих во внешней и внутренней средах предприятия;

- необходимость продуманной системы действий по обеспечению выживаемости предприятия и избежанию кризисных ситуаций;

усложнение систем управления предприятием требует механизма координации внутри системы управления;

информационный бум при недостатке релевантной (существенной, значимой) информации требует построения специальной системы информационного обеспечения управления;

общекультурное стремление к синтезу, интеграции различных областей знания и человеческой деятельности.



5. Основные этапы проведения делового совещания

Задачи деловых совещаний. Деловые совещания - одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. В результате деловые совещания созываются слишком часто и готовятся плохо. К их проведению привлекают слишком много лиц, причем непременно "первых" руководителей. Необоснованная продолжительность совещаний снижает их результативность. Наконец, решения, которые принимаются на деловых совещаниях, часто неудовлетворительно оформляются, а в процессе выполнения плохо контролируются, что существенно снижает их эффективность. Поэтому и возникает необходимость в повторном совещании по тем же вопросам.

Деловое совещание - способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим в организации.[6]

Рассмотрим этапы проведения делового совещания на примере филиала ОАО «МРСК-Центра» - «Костромаэнерго».

Виды деловых совещаний на предприятии выделяются по основной цели или задачам, которые необходимо решить: планирование, мотивация, внутренний распорядок деятельности, контроль за деятельностью сотрудников и другие.

Этап 1. Определение цели совещания и повестки дня.

Цель выглядит как принятие конкретного решения (чаще всего целью делового совещания выступает контроль за деятельностью сотрудников, мобильность и планирование). Поэтому этот результат формулируют заранее. Чем конкретнее формулировка решения, тем эффективнее пройдет совещание и результат будет достигнут. В процессе определения цели организатору необходимо ответить на вопрос: Может ли данный вопрос быть решен конкретным сотрудником в текущем рабочем порядке? Можно ли заменить совещание другой формой решения вопроса?

Повестка дня подготавливается заранее. Участники совещания должны быть ознакомлены с предстоящим обсуждением, необходимыми материалами, чтобы иметь возможность обдумать решение. Причем, каждый пункт повестки дня должен иметь собственную цель-результат. Кроме вопросов повестки дня, участники совещания информируются о времени, отведенном на обсуждение каждого вопроса.

Этап 2. Определение времени проведения и количества участников.

Традиционно деловые совещания (за исключением экстренных) проводятся в понедельник во второй половине дня. Круг участников выбран таким образом, чтобы обойтись минимальным числом сотрудников. Оптимальный вариант 6-7 человек (начальник РЭС, главный инженер, мастера ОУЭиОП и ОМиВК,оперативный персонал). Конструктивное решение вопросов и проблем зависит присутствия только заинтересованных лиц. Проведение совещания поручают тем сотрудникам, которые наиболее компетентны в данной теме.

Этап 3. Организация места проведения.

Заранее предугадывается, насколько это возможно, совместимость участников совещания. Это позволит таким образом расставить стулья и рассадить людей, чтобы повысить эффективность общения. Информация воспринимается лучше и быстрее, если хорошо видно лицо, глаза, жесты говорящего. Расположение стола показано в приложении (рис. 3). Нередко на совещаниях осуществляется «телемост» с главным управлением из Костромы, Белгорода и Москвы.

Этап 4. Проведение совещания: продолжительность и регламент.

Деловое совещание имеет некоторые компоненты, которые напрямую влияют на эффективность принятия решения. Продолжительность не превышает 45 минут (чаще всего 15-30 минут). Психологически коллективный разум не сможет продуктивно работать свыше этого времени.

Деловое совещание имеет регламент выступлений. Следит за соблюдением регламента председателя. Однако уважение к регламенту всех участников совещания показывает компетентность сотрудников.

Этап 5. Протокол совещания.

Составляется официальный документ, фиксирующий основные этапы совещания, фамилии выступающих, предложения и принятые решения. На основании протокола, руководитель вправе требовать исполнения принятых решений.

Этап 6. Анализ подготовки и проведения совещания.

Деловое совещание считается успешным, если можно положительно ответить на вопросы: Насколько правильно определен круг участников совещания? Способствовало ли расположение участников эффективности общения? Насколько участники совещания были заинтересованы в вопросах обсуждения? Что послужило спонтанным стратегиям решения? Какие противоречия между личными и коллективными целями проявились? Что послужило поводом возникших конфликтов (если они имели место)? Эффективно ли было потрачено время совещания?

Основные ошибки, которые допускают при проведении деловых совещаний: допускают невнимание, высоко оценивают работу только лучших сотрудников, отказываются от личной ответственности, не придерживаются общих правил.

6. Причины конфликтов в организации

Конфликты существуют ровно столько, сколько существует человек, так как возникают они только в процессе общения людей. Большую часть времени человек проводит на работе, взаимодействуя с начальством и подчиненными, общаясь с сослуживцами, строя совместную деятельность с партнерами компании. При таком плотном графике общения возникает масса причин, по которым люди не совсем правильно понимают друг друга, что и приводит к спорам. Если создавшаяся ситуация представляет собой угрозу достижению поставленных целей хотя бы для одного из участников взаимодействия, то возникает конфликт. Под конфликтом принято понимать активные взаимонаправленные действия каждой из конфликтующих сторон для реализации своих целей, окрашенные сильными эмоциональными переживаниями.

С одной стороны, конфликты, безусловно, вредны, поскольку нередко ведут к беспорядку, нестабильности, замедляют принятие решений. С другой - они имеют очень серьезное позитивное значение, которое часто не берут в расчет.[7]

Причины конфликтов рассмотрим также на примере филиала ОАО «МРСК-Центра» - «Костромаэнерго».

Каждый конфликт имеет свою причину (источник) возникновения.

Недостаточная согласованность и противоречивость целей отдельных групп и работников. Чтобы избежать конфликта, необходимо уточнить цели и задачи каждого подразделения и работника. Довольно часты столкновения руководства филиала «Костромаэнерго» с руководством Костромской сбытовой компании, обусловленные плохим качеством электроснабжения, низким уровнем оптимизации потерь, недостаточной трудовой дисциплиной, перекидыванием своих непосредственных обязанностей друг на друга.

Внутри самой организации конфликтные ситуации порождает такой факт как ограниченность ресурсами. Руководство решает, как правильно распределить материалы и оборудование, людские ресурсы и финансы между различными бригадами и подразделениями, чтобы достигнуть целей организации. Выделение большей доли ресурсов одним означает недополучение их другими членами коллектива, что вызывает их недовольство и приводит к различным видам конфликта.

Недостаточный уровень профессиональной подготовки. В этом случае возможность возникновения конфликта обусловлена профессиональной неподготовленностью подчиненного. Ему не доверяют выполнение отдельных видов работ, которые выполняет другой сотрудник. В результате этого одни работники недогружены работой, а другие перегружены ею. Особенно этот факт характерен для только что принятых на работу (данный пример характерен лично для меня).

Необоснованное порицание одних и незаслуженная (авансированная) похвала другим сотрудникам. В результате этого появляются «доверенные лица» и «любимчики». Такое положение всегда провоцирует конфликт.

Противоречие между функциями, входящими в круг должностных обязанностей работника, и тем, что он вынужден делать по требованию руководителя.

Различия в манере поведения и жизненном опыте. Встречаются люди, которые проявляют агрессивность и враждебность по отношению к другим и готовы оспаривать каждое их слово. Такие люди и создают вокруг себя конфликтную ситуацию. Различия в жизненном опыте, нравственных ценностях, образовании, стаже работы, возрасте и социальных характеристиках уменьшают степень взаимопонимания и сотрудничества между членами трудового коллектива.

Неопределенность перспектив роста. Если сотрудник не имеет перспективы роста или сомневается в ее возможности, то работает он без энтузиазма, а трудовой процесс становится для него тягостным и бесконечным. В таких условиях вероятность конфликта наиболее очевидна (этот вид конфликта я тоже отношу лично к себе).

Так же причиной конфликта бывает нетерпимость к справедливой критике, невнимание к нуждам и заботам подчиненных, публичный «разнос» и т.п.

Рассматривая названные причины конфликтов, нельзя не заметить, что в определенных ситуациях источником возникновения конфликта является сам руководитель. Многие нежелательные конфликты порождаются личностью и действиями руководящего состава, особенно если существует склонность вносить в принципиальную борьбу мнений много мелочного, позволять себе личные выгоды, если человек злопамятен, мнителен, не стесняется публично демонстрировать свои симпатии и антипатии. Причиной конфликта может быть и беспринципность руководителя, ложное понимание им единоначалия как принципа управления, его тщеславие, резкость и грубость в обращении с подчиненными.



Список использованных источников

1. Семенова И.И. История менеджмента: Учеб. пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. - 199с.

2. Веснин В.Р. Основы менеджмента - М.: Институт международного права и экономики им. Грибоедова, 2006. - 515с.

3. Котлер Ф. Маркетинг, менеджмент: анализ, планирование, контроль. С.-П, 2009. - 480c.

4. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. - М.: Банки и биржи: ЮНИТИ, 2007

5. Сухарева Л.А., Пеиренко С.Н. Контроллинг - основа управления бизнесом. - К.: Эльга, Пика-центр, 2008. - 527c.

6. Семенов А.К., Маслова Е.Л. Психология и этика менеджмента и бизнеса: Учебное пособие. - 5-е изд. - М.: Информационно-внедренческий центр “Маркетинг”, 2008. - 556 с.

7. Нарушак В.Б., Степанова Л.А. Психология внутрифирменного менеджмента: Практическое руководство для менеджеров по персоналу. - М.: Советский спорт, 2006. - 96 с.



Приложение

Таблица 1. Различия в характере труда работников общественного производства.

Показатели	Работники, занятые непосредственно в процессе производства материальных благ	Работники, занятые управлением
1. Предмет труда	Сырьё и материалы	Информация, связи, отношения
2. Объект труда	Средства труда	Коллектив работников
3. Направление воздействия	Непосредственно на исполнительные механизмы, машины в соответствии с полученными заданиями	На работников через исполнительные механизмы
4. Результаты труда	Продукция и услуги	Управленческие решения
5. Отношение к процессам управления	Не составляют профессиональной обязанности	Профессиональная обязанность

Рис. 1 Типы деловых стратегий

Рис.2 Матрица возможностей по услугам (рынкам)



Рис.3 Схема размещения участников совещания

Размещено на Allbest.ru

...