Требования к составлению и оформлению реквизитов

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РФ

ФГБОУ ВПО "БУРЯТСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ ИМ. В.Р. ФИЛИППОВА"

Институт дополнительного профессионального образования и инноваций

РЕФЕРАТ НА ТЕМУ:

Требования к составлению и оформлению реквизитов

"Основы делопроизводства"

Выполнил (а) ст-т (ка) гр._21327

Тухарёнов А.В.

Проверил: преподаватель

Николаева Э.В.

Улан-Удэ 2014год



Постановлением Госкомитета стандартов 010191 в действие введено ГОСТ 638-90 Это научно обоснованные правила подготовки и оформления документов Введение таких правил создает необходимые предпосылки для детального ничто унификации документов, что в свою очередь будет способствовать использованию их в автоматизированных системах управления.

Стандарты устанавливают общие правила составления документов, а также регламентируют машинописное оформления их отдельных реквизитов

Реквизитами называют структурные элементы, из которых состоит документ

Формуляр-образец - это единственная модель построения комплекса документов, которая устанавливает совокупность реквизитов, присущих документам этого комплекса, расположенных в сложившейся последовательности

Количество реквизитов в каждом документе не одинакова Она определяется видом документа и его содержанием

Действуют такие единые требования по оформлению деловой документации

1 Для составления служебных документов в учреждениях следует использовать бумагу форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм) Составление документов на бумаге произвольного формата не разрешается

2 Как правило, все служебные документы должны оформляться на бланках учреждения Бланки изготавливаются согласно требованиям государственных стандартов с обязательным соблюдением следующих правил:

- устанавливается два вида бланков: бланк для писем и общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов;

- бланки каждого вида следует производить на основе углового или продольного размещения реквизитов Реквизиты заголовка размещаются центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равно отдали карманы от границ площади) или фланговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом;

- бланки следует изготавливать типографским способом на белой бумаге или бумаге светлых тонов;

- бланки документов должны иметь следующие поля:

левое - 20 мм; верхнее - не менее 10 мм; правое и нижнее - не менее 8 миллиметров Некоторые внутренние документы (заявления работников, отдельные служебные справки и т.п.) и документы, создаваемые е ид имени нескольких или более организаций, оформляются на бланках.

ГОСТ 638-90 устанавливает максимальный состав реквизитов и определенный порядок размещения их в организационно-распорядительных документах

1 - Государственный Герб Украины (порядок использования определяется законом)

2 - Эмблема организации, предприятия, учреждения

3 - Изображение наград

4 - Код предприятия, учреждения, организации по Украинскому классификатору предприятий и организаций (УКПО)

бы - код формы документа по Украинскому классификатору управленческой документации (УКУД)

6 - Наименование министерства, другого центрального органа исполнительной власти

7 - Наименование организации, учреждения или предприятия - автора документа

8 - Наименование структурного подразделения

9 - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, номер телетайпа (абонентского телеграфа), факса, номер счета в банке

10 - Название вида документа

11 - Дата

12 - Индекс

13 - Ссылка на индекс и дату входящего документа

14 - Место составления или издания

15 - гриф ограничения доступа к документу

16 - Получатель

17 - Гриф утверждения

18 - Резолюция

19 - Заголовок к тексту

20 - Отметка о контроле

21 - Текст

22 - Отметка о наличии приложения

23 - Подпись

24 - Гриф согласования

25 - Визы

26 - Печать

27 - Отметка о заверении копий

28 - Фамилия исполнителя и номер его телефона

29 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

30 - Отметка о переносе данных на машинный носитель

31 - Отметка о поступлении документа

Закрепление по реквизитам постоянных мест делает документы удобными для пользования, упрощает обработку их, дает возможность использовать при этом технические средства Реквизиты в документе размещают с учетом последовательности операций его подготовки, оформления и исполнения.

Каждый документ можно условно разделить на три части:

1) заглавная (к ней относят все реквизиты, предусмотренные в текст документа);

2) основная (реквизиты: \"Текст \", \"Отметка о наличии приложения \");

3) оформление (реквизиты, размещаемые ниже приложений)

Рассмотрим общие правила оформления важнейших реквизитов организационно-распорядительных документов

ГЭРБ Согласно Постановлению Верховной Рады Украины от 19 февраля 1992 г Государственный герб Украины изображается на бланках государственных учреждений, печатных органов государственной власти и государственного управления, на служебных удостоверениях, на штампах с обязательным соблюдением пропорций изображения герба.

Диаметр изображения должен быть не более 20 мм Изображают герб или посередине бланка, или в угловой части над серединой строк наименование организации

ЭМБЛЕМА ОРГАНИЗАЦИИ - условное символическое графическое изображение, регистрируется соответствующим образом Эмблемой организации могут быть действующий товарный знак, рисунок, аббревиатура, всевозможные комбинированные изображенная.

При угловом размещении реквизитов эмблема располагается в верхнем левом углу листа, а при продольном - посередине верхней части страницы

НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ пишется строго в соответствии с названием, зарегистрированной в учредительных документах: в уставе предприятия или в учредительной сделке Сокращенное наименование употребляется только в том случае, когда в оно официально зафиксировано в положении об учреждении На бланке сокращенное наименование размещается вслед за .

индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, телефона, факса, счета в банке оформляются в соответствии с почтовых правил

Например:

252053, Киев-53

ул Ю Коцюбинского, 15

тел 216-20-32; факс 214-16-25

На бланке для писем указывается номер расчетного счета в отделении банка Эти сведения нужны для выполнения расчетно-денежных операций и освобождение от постоянной информации текста документа Например:

Расчетный счет

№ 4276509 в Октябрьском УСБ

г.Киева, МФО 406632

название вида документа приводится во всех документах, кроме писем, что способствует ускоренному восприятию содержания документа Согласно наименований вида документа делается перечень необходимых для его оформления реквизитов, определяются структура текста и особенности изложения, степень обязательности выполнения его требованиями.

Название вида документа указывается на бланке печатным или машинописным способом Она должна соответствовать компетенции учреждения, содержания управленческой деятельности

ДАТА Все служебные документы подлежат датированию

Датой документа является дата его подписания, для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия, для документа, который утверждается, - дата утверждения

Даты подписания и утверждения документа, а также те, что есть в тексте, следует оформлять цифровым способом Элементы даты приводятся трехчленными числами из двух арабских цифр каждый элемент в одну строку в следующей последовательности: день, месяц, год Например, 13 января 1998 следует писать: 130198

Если порядковый номер месяца или числа из одной цифры, то перед ней проставляется 0 Например, 3 апреля 1998 следует писать: 030498 В текстах нормативно-правовых актов и документов, содержащих . финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: ЗО мая 1998 .

Дата на документе проставляется лицом, его подписывает или утверждает, в момент подписания или утверждения

Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с прохождением и исполнением их (резолюции, согласования, визы, отметки об исполнении документа и направления его в дело.

Дата подписания проставляется в левой верхней части документа вместе с индексом на специально отведенном для этого месте на бланке Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже чии подписи слева Дата утверждения документа указывается в соответствующем графику.

ИНДЭКС Этот реквизит позволяет обеспечить оперативный справочно-информационный поиск документа, его сохранность и контроль за выполнением

Индексация документов заключается в присвоении им условных обозначений - индексов, которые предоставляются документам при регистрации и указывают на место составления, исполнения и хранения документов

Индекс документа включает трехчленное число из арабских цифр - по две в каждом элементе: первый элемент - индекс структурного подразделения, второй - номер дела по номенклатуре для подразделения, третий - порядковый номер по журналу учета Например: входящий номер № 04-12/96, в котором 04 - шифр структурного подразделения автора документа, 12 - номер дела, в котором хранится копия входящего документа; 9 6 - регистрационный номер документа по журналу учета входящих документов и канцелярии.

ссылка на индекс и дату входящего документа Этот реквизит включает дату и индекс, указанные в документе организацией, заключившей или выдавшего документ, на который дается ответ Например:

на № 10-28/36 от 100598

место составления или издания Этот реквизит включает название города или иного населенного пункта, где издается распорядительный, организационный или коллегиальный документ

адресату документов адресуются учреждению, его структурным подразделениям или конкретному должностному лицу В случае адресования документа учреждении или его структурному подразделению без указания должностного лица их даются в именительном падеже, например:

Министерство юстиции Украины

Министерство здравоохранения Украины

Главное лечебное управления

Если документ адресуется конкретному должностному лицу, то название учреждения и структурного подразделения пишут в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

Министерство промышленной политики Украины

Управления делами

Главному специалисту Шовкуну ИП

Когда документ адресуется руководителю учреждения или его заместителю, наименование учреждения включается в состав наименования должности адресата, например:

Начальнику Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины Корниенко СИ

В случае необходимости в реквизите \"Адресат \" могут указываться почетное звание и ученую степень

Если документ адресуется многим однородным организациям, адресата необходимо указывать обобщенно, например:

Генеральным директорам производственных объединений, директорам предприятий и руководителям организаций

Документ не может иметь более четырех адресатов Слово \"Копия \" перед вторым второго, третьего, четвертого адресатов не относится Когда документ направляется более четырем адресатам, состоит я список на рассылку, и на каждом документе указывается только один адресат.

К реквизита \"Адресат \" может входить адрес Порядок и форма записи сведений об адресе учреждения должны соответствовать правилам пользования почтовой связью

Полный адрес указывается при направлении документа одноразовым корреспондентам, например:

Редакция журнала \"Архивы Украины \" 252110, ГСП, Киев-110, ул Соломьямська, 24

Каждый элемент реквизита \"Адресат \" - название учреждения, подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, почтовый адрес - печатается с новой строки

Когда документ направляется гражданину, Министерство связи рекомендует оформлять адрес в обратном порядке: фамилия и инициалы получателя, а затем почтовый адрес, хотя сложившаяся ранее форма запись су не удалена, например

Малахов ГС Украина

Киевское шоссе, 67, кв 4 или 327025, г Николаев-25, 327025, г Николаев-25 Киевское шоссе, 67, кв 4

Украина Малахов ГС

В документах, которые направляются органам законодательной и исполнительной власти и постоянным корреспондентам, их почтовый адрес на конвертах указывается печатным способом есть используют конверты с с заранее напечатанными адресами.

ГРИФ утверждения Особым способом удостоверения документа после его подписания является утверждение. Документ утверждается соответствующими органами или лицами, к компетенции которых относится решение вопросов, изложенных в этих документах

Утверждение документа осуществляется с помощью грифа утверждения или изданием распорядительного документа Нормативно-правовые акты (положения, инструкции, правила и т.д.) должны утверждаться соответствующим распорядительным документом учреждения, выдавшей акт.

Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего д документ, дата утверждения, например

УТВЕРЖДАЮ

Министр финансов Украины

(подпись) (инициалы, фамилия)

Дата

При утверждении документа распорядительным актом на документе отмечается гриф за такой формой:

УТВЕРЖДАЮ Приказ Министерства финансов Украины 200497 № 15

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения

РЕЗОЛЮЦИЯ - это надпись на документе, сделанный руководителем учреждения, содержащий указания по выполнению документа

Резолюция состоит из следующих элементов: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата В том случае, когда поручение касается нескольких х должностных лиц, главным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если в документе не оговорено иное Во исполнение поручения ей предоставляется право созывать других исполнителей и координировать их на иную роботу.

На документах со сроками исполнения, не требующие дополнительных указаний, в резолюции отмечается: исполнитель, подпись автора резолюции, дата

В резолюции, как правило, указывается решение руководителя по существу рассматриваемых в документе вопросов и пути Его осуществление Формулировка резолюции должны исчерпывающе раскрыть исполнителю идею руководителя Если в резолюции хватает указаний на то, что и как нужно делать, это означает: принимать решение должно исполнитель резолюции вроде: \"Прошу переговорить \", \"Прошу зайти ко мне" не несут новой информации выполненных и употреблять их нецелесообразной .

резолюции с конкретными указаниями передаются посредством повелительного наклонения или неопределенной формы глагола и адресуются подчиненным лицам Например:

Срочно принять меры для обеспечения

О результатах и ??принятых мерах сообщите заявителей

Срочно отправить

Немедленно подготовьте письмо

Как правило, на документе должна быть не более одной резолюции Другие резолюции возможны только тогда, когда есть необходимость детализации порядка выполнения документа

Резолюцию принадлежит проставлять непосредственно на документе, ниже реквизита \"Адресат\", параллельно основного текста Если места для резолюции недостаточно, ее можно проставлять на свободном от текста м месте в верхней части лицевой стороны первого листа документа, но не на поле документа, предназначенном для подшивки Написание резолюции на отдельных листах или на специальных бланках допускается тогда, когда документ подлежит возврату или детализируется порядок исполнения документа .

ЗАГОЛОВОК тексту документа, как устойчиво практикой, содержит краткое изложение содержания документа Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста

Этот реквизит отражает главную идею документа и, как правило \"начинается с предлога о (о чем говорится в документе) Например:

О приобретении факсимильной техники О предоставлении помещения в аренду

Основная функция заголовка - ускорить процесс обработки документа и его прохождения через структурные подразделения и должностных лиц в реального исполнителя

До начала выполнения документа с его содержанием знакомятся заведующий канцелярией, референт, регистратор, иногда руководитель и другие лица Каждый из них не всегда читает документ полностью, достаточно понять, о чем идет речь (это позволяет сделать заголовок).

Заголовок, перенесен на регистрационную карточку \"определяет работу (рубрику) картотеки, куда она будет помещена, и тем самым дает возможность найти и использовать документ в период его пребывания в учреждении

Заголовок грамматически согласуется с названием документа, формируется с помощью отглагольного существительного и отвечает на вопросы о чем?, Чего? кол (чего?) Заседание экспертной комиссии.

Если в документе говорится о несколько вопросов, заголовок может быть обобщенным

Заголовок е неотъемлемой частью документа, что пишется (печатается) на бланке или на листе бумаги формата А4 независимо от его вида и назначения Он должен быть лаконичным и точным, с максимальной полнотою раскрывать содержание документа.

При составлении документа на основе унифицированной формы постоянная часть заголовка, входящая в название формы, дополняется переменной информацией, которая конкретизирует его содержание

Текст документа, напечатанный на бумаге формата А5, разрешается подавать без заголовка

Заголовки не составляются к текстам телефонограмм, телеграмм и сообщений

Заголовок печатается строчными буквами через один межстрочный интервал Объем заголовка не может превышать 5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков Допускается продление с заголовка в случае большого объема до границы правого поля документа.

ТЕКСТ документа оформляется в виде сплошного сложного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм

Сплошной сложный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действия и используется при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов

Как правило, тексты распорядительных документов и писем состоят из двух частей В первой указывается основание или обоснование для составления документа, во второй - выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбой.

В отдельных случаях текст документа может содержать только одну резолютивную часть, например: приказ - распорядительную часть без констатирующей, письмо - просьбу без объяснения

Форма анкеты используется тогда, когда излагается цифровая или словесная информация об одном объекте по определенным объемом признаков Анкетные тексты используются в организационно-распорядительных документах, у документах по материально-техническому снабжению и сбыту, в финансовых документах.

Форма таблицы используется, если преподаются цифровая или словесная информация о нескольких объектов по ряду признаков Табличные тексты используются в плановых, отчетно-статистических, финансовых, бухгалтерских, организационно-распорядительных и других документах.

Оформление приложений к документам Дополнения дополняют, объясняют отдельные вопросы документа или документ в целом О наличии приложений указывается в тексте или после текста документа перед подписью Название приложения в тексте документа должно соответствовать названию самого приложения.

Приложения к документам могут быть трех видов:

1) приложения, которые утверждаются или вводятся в действие распорядительными документами (приложения к распорядительных документов);

2) приложения, которые объясняют или дополняют содержание основного документа;

3) приложения, которые являются самостоятельными документами и направляются с сопроводительным письмом

Дополнения следует оформлять на стандартных листах с указанием всех необходимых для конкретного вида документа реквизитов

В распорядительном документе сведения о наличии приложений указываются в тексте, например:

\"Разработать и представить на утверждение график комплексного плана научной организации труда (НОТ) в учреждении по форме, указанной в приложении 1\"

В приложениях к распорядительного документа делается отметка со ссылкой на этот распорядительный документ, на его дату и номер Отметка размещается на верхнем правом поле первого листа приложения, например:

Приложение

в приказ Министерства образования Украины 200497 № 15

При наличии нескольких приложений на них указываются порядковые номера, например: Приложение 1; Приложение 2 и т.д. Знак № перед цифровым значением не относится

Приложения к распорядительных документов руководителям структурных подразделений учреждения следует подписывать на лицевой стороне последнего листа приложения

Сведения о наличии приложений к планов, отчетов, протоколов, сообщений, писем и т.п. оформляются в следующем порядке:

1) если документ имеет приложения, полное название которых приводится в тексте, то отметка о наличии приложений имеет такую форму:

Приложение: на 5 л в 2 экз;

2) если к документу являются приложения, полное название которых приводится в тексте, то их необходимо перечислить после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количества их экземпляров, напр. приклад

Приложения: 1 Справка о выполнении плана разгрузочных

работ на II квартал 1998 г на 5 л в 1 экз

2 График разгрузочных работ на III квартал 1998 г на 2 л в 1 экз

3) если к документу прилагается другой документ, имеющий приложения, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: Заключение санитарно-эпидемиологической комиссии 250198 № 4 и приложение к нему, всего на 21 л в 2 экз;

4) если приложения сброшюрованных (книги, журналы), количество листов не указывается;

5) если приложений большое количество, на них составляется опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на_ л;

6) если приложение направляется не на все указанные в документе адреса, отметку о наличии документа оформляют по форме:

Приложение: на 5 л в 2 экз, на первый адрес

ПОДПИСЬ Заверение документов осуществляется путем подписания, утверждения их и проставления печати

Документы подписываются должностными лицами учреждения в соответствии с их компетенцией, установленной действующими нормативно-правовыми актами

В учреждениях, действующих на основе единоначалия, документы подписываются только руководителем учреждения или его заместителем, согласно их полномочиям

Документы, направляемые организациям области, подписываются руководителем, его заместителем, а также руководителями структурных подразделений учреждения в соответствии с их компетенцией

Подпись состоит из наименования должности лица, подписывающего документ (наименование полное, если документ оформлен не на бланке, сокращенное - если на документе, напечатанном на бланке), из личного подписи, инициалов и фамилии Например:

Начальник Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины

(подпись) (инициалы, фамилия)

Если документ направляется одновременно нескольким учреждениям высшего уровня, руководитель подписывает все экземпляры

При отправке документа одновременно нескольким организациям, которые принадлежат к сфере управления учреждения, подписывается только оригинал, который остается в деле учреждения-автора, а на места рассылаются с заверенные канцелярией экземпляр.

Документы подписываются, как правило, одним лицом, а когда за содержание документа (акты, финансовые документы и т.д.) несут ответственность несколько лиц, - двумя или более лицами При этом их подписи раз смещаются друг под другом в последовательности согласно должности Например:

Директор института (подпись) (инициалы, фамилия)

Главный бухгалтер (подпись) (инициалы, фамилия)

Если документ подписывается несколькими лицами одинаковых должностей, их подписи размещаются на одном уровне, например:

Заместитель Министра Заместитель Министра

здравоохранения Украины юстиции Украины

(подпись) (инициалы, фамилия) (подпись) (инициалы, фамилия)

Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем, например:

Председатель комиссии (подпись) (инициалы, фамилия)

Секретарь комиссии (подпись) (инициалы, фамилия)

Когда должностное лицо, подпись которого указана на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняет ее обязанности, или его заместитель При этом обязательно указывается должность лица, а подписала документ, и его фамилия (исправления вносятся чернилами или машинописным способом, например: во., зам)

Не допускается подписание документа с предлогом за или проставлением косой черты перед наименованием должности

ГРИФ согласования и ВИЗЫ Когда возникает потребность в оценке деятельности документа, в его обоснованности и в установлении соответствия законодательству, осуществляется согласования проекта документа

Согласование может осуществляться как в учреждении (со структурными подразделениями, должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией занимаются вопросами, затронутыми в проекте документа), - внутреннее так и за ее пределами - внешн.

Внутреннее согласование оформляется визированием проекта документа должностным лицом Оно включает: личная подпись, инициалы и фамилия лица, визирует документ, и дату визирования В случае необходимости указывается наименование п должности этого лица, например:

Начальник юридического отдела (подпись) (инициалы, фамилия) Дата

Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в учреждении, как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа проекта документа, если для этого на лицевой стороне последнего листа куша документа не хватает места.

Замечания и предложения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка по форме:

Начальник юридического отдела (подпись) (инициалы, фамилия) Замечания и предложения прилагаются Дата

Проекты нормативно-правовых актов учреждения проверяются работниками юридической службы учреждения на соответствие их законодательству и визируются ими на первом экземпляре обратной стороны последнего листа проекта акт.

Внешнее согласование проектов документов оформляется соответствующим грифом Гриф согласования ставится ниже подписи на лицевой стороне последнего листа проекта документа и включает слово СОГЛАСОВАНО, наименования должностного лиц бы, с которой соглашается проект документа (включая наименованием учреждения), личная подпись, инициалы, фамилия и дата согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра экономики Украины

(подпись) (Ф.И.О.) Дата

Если внешнее согласование проекта документа осуществляется коллегиальным органом, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Высшей аттестационной комиссии Украины Дата, №

Когда содержание документа касается более трех учреждений, состоит Лист согласования, о чем делается отметка в самом документе на месте грифа согласования, например: Лист согласования прилагается

Лист согласования оформляется по следующей форме:

ЛИСТ согласования Название документа

Наименование должности Наименование должности

(подпись) (инициалы, фамилия) (подпись) (инициалы, фамилия) Дата

Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности Печати могут быть гербовые и простые

Гербовая печать прикладывается к документам, удостоверяющих юридические или физические права лиц; устанавливающие факты, которые вызывают расход денежных средств и материальных ценностей; уставам, поло женю, требующих согласно нормативным актам наличии оттиска печати.

Простые печати могут иметь различные формы: круглую, квадратную и треугольную Герб на них не изображается Простую печать ставят на документах, которые выходят за пределы организации, в случаях размножения примерь рынке распорядительных документов при рассылке их, на справках с места работы и т.д.

Печать следует размещать таким образом, чтобы она захватывала последние несколько букв наименования должности лица, подписавшего документ

ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ (фамилия исполнителя и номер его телефона) Отметка об исполнителе обязательно только во входных документах (письмах), справках, выводах и т др.) состоит из фамилии исполнителя т и номера его служебного телефона, которые ставятся в нижнем левом углу оборотной или лицевой стороны последней страницы документа Например клад:

Петренко 277 12 64

В случае необходимости под фамилией исполнителя документа и номер его телефона указывается индекс машинистки (первые буквы имени и фамилии, количество напечатанных экземпляров и дата печати), например:

Кравченко 551 47 12 ЛГ 5 120 198

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Этот реквизит содержит следующие данные:

- краткая справка о выполнении, когда не хватает документа, удостоверяющего это;

- слова \"к делу\" и номер дела, к которому должен быть подшит документ (эта отметка показывает, что работа с документом закончена);

- дату направления документа в дело;

- подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя

Например:

Принято протоколом увязывания

от 030798 № 3

К делу № 5/8 А Петренко

040498

Предоставлено устное объяснение и рекомендовано обратиться в райисполком по месту жительства К делу № 17/3 А Ковалев

Реквизит размещается в левой или в центральной части нижнего поля первой страницы документа документ деловой реквизит резолюция

ОТМЕТКА о переносе данных на машинный носитель ставится на нижнем правом поле первого листа документа Это - слова "Перенесено на машинный носитель", дата переноса, номер массива, подпись, ответственного за перенос данных.

ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ. Отметка состоит из сокращенного названия организации, получившей документ, и даты его поступления Отметка о поступлении делается от руки или с помощью резинового штемпеля ля организации (регистрационного штампа). Отпечаток штампа имеет, кроме названия организации и даты поступления, индекс документа Отметка о поступлении ставится справа на нижнем поле левой страницы документа. Для его штемпельного отражение в правой части нижнего поля первой страницы документа формата А4 предусмотрено площадь 16 х 41,6 мм, а формата А5 - 13 х 41,6 м,6 мм.

Размещено на Allbest.ru

...