Общие положения организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Тема 4. Общие положения организации

1. Организация как система

Всесторонний анализ внутреннего строения организации обеспечивается с помощью использования системного подхода. Система - это набор взаимосвязанных и взаимозависимых частей, составленных в таком порядке, который позволяет воспроизвести целое. Каждая система характеризуется как дифференциацией, так и интеграцией. В системе используются разнообразные специализированные функции. Каждая часть системы выполняет свои функции.

Для поддержания единого целого системы в ней осуществляется интеграция, для чего используются различные средства, такие как координация уровней иерархии управления, прямое наблюдение, правила, процедуры. Каждая часть системы является подсистемой в рамках более крупной системы. внутренний строение организация

Применительно к социальной организации система - это искусственно созданный набор взаимодействующих между собой элементов и подсистем, предназначенный для достижения определенной цели. К социальной организации полностью применим системный подход, представляющий методологию познания составных частей через целое и целого через составные части.

Организации свойственны все признаки системы:

- множество элементов;

- единство главной цели для всех элементов;

- относительная самостоятельность элементов;

- наличие связей между элементами;

- целостность и единство элементов структуры;

- четко выраженное управление.

Внутри организации существуют подразделения, решающие самостоятельные задачи, между которыми устанавливается функциональное и информационное воздействие. Следовательно, организация представляет собой сложную систему. С другой стороны, организация является элементом общественной системы.

Различаются системы открытые и закрытые. Открытая система признает взаимодействие с окружающим миром.

Организация получает сырье, человеческие ресурсы из окружающего мира. Они зависят от клиентов и заказчиков, потребляющих их продукцию. Банки активно взаимодействуют с внешней средой, открывают депозиты, обращают их в кредиты и инвестиции, прибыль используют для своего развития, выплаты дивидендов и уплаты налогов. Все это говорит о том, что организация может быть представлена как открытая система.

Разграничения систем на открытые и закрытые не является жестким, раз и навсегда установленным. Открытая система может стать закрытой, если контакты с окружением сокращаются со временем.

Все системы имеют вход, трансформационный процесс и выход.

В процессе своей жизнедеятельности любая организация взаимодействует со многими другими организациями. Одни получают сырье, энергию, информацию, другие - ресурсы и преобразуют их в товары и услуги, прибыль, отходы. Таким образом, как самостоятельная единица общественной системы организация имеет определенный набор связей с внешней средой.

К внешней среде относятся все люди и организации, с которыми рассматриваемая организация осуществляет взаимодействие в процессе своей деятельности. Сюда следует так же отнести факторы общественной жизни и явления природы, оказывающие влияние на функционирование организации. В число объектов и субъектов внешней среды организации входят банки, инвестиционные органы, учреждения власти, службы занятости, учебные заведения, общественные и политические организации, поставщики, партнеры, конкуренты, потребители, клиенты и т. д.

Рисунок 2 - Промышленная организация как открытая система

Существенное влияние на деятельность организаций оказывают факторы и явления внешней среды, к которым относятся:

- политические факторы, предопределяющие стабильность политической обстановки в стране;

- международные факторы, определяющие поведение организаций на мировом рынке;

- социально-экономические факторы, характеризующие структуру экономики страны и уровень развития отдельных секторов рынка;

- правовые факторы, отражающие законодательную систему взаимодействия организаций;

- научно-технические факторы, влияющие на использование новых технологий в управлении и производстве товаров;

- природные факторы, вызывающие колебания спроса на различные виды товаров и услуг;

- культурные факторы;

- форс-мажорные обстоятельства.

Организация как элемент общественной системы имеет собственный коллектив, внутреннюю структуру и взаимосвязи или в полном смысле слова свою внутреннюю жизнь и свои интересы. Иначе говоря, каждая организация, кроме внешней среды, имеет внутреннюю среду.

Внутренняя среда - это все то, что находится «внутри» организации.

К внутренней среде относятся ресурсы, оборудование, используемые технологии, кадры, информация, социально-психологический климат, организационная культура и имидж организации.

Рисунок 3 - Объекты внешней среды деловой организации

Принципиальное значение для функционирования организаций имеет обратная связь. Под обратной связью понимается процесс, позволяющий получить приток в систему информации или денег для модифицирования производства выпускаемой продукции или налаживания выпуска новой продукции.

Организационные системы предрасположены к сокращению или распадению на части. Поскольку закрытая система не получает ресурсы из внешней среды, она может со временем сокращаться. В отличие от нее открытая система характеризуется негативной энтропией, т. е. она может реконструировать себя, поддерживать свою структуру, избежать ликвидации и даже вырасти, потому что приток ресурсов извне превышает их отток из системы.

Исследования показывают, что большие и сложные организационные системы имеют тенденцию к дальнейшему росту и расширению. Они получают определенный запас прочности, выходящий за пределы обеспечения только выживаемости.

Организация будет жизнеспособной только в том случае, если ее цель достаточно хорошо согласуется с целями, стоящими перед обществом в целом.

Поэтому организация является целенаправленной системой.

Организация - явление живое, подвижное. Люди трудятся, вступают в различные организационные отношения: личные, властные, управленческие, дружеские, конфликтные. В процессе существования организации происходят изменения в материальных, финансовых ресурсах, в кадровом составе, в информационных базах и т. п. Поэтому организации относятся к динамическим развивающимся системам.

2. Принципы действия статических и динамических организаций

Понятие статики и динамики широко используется для характеристики социальных организаций.

Статика (от греч. statike - равновесие) - это уравновешенное состояние организационной системы, в котором она находится независимо от изменений, происходящих во внешней среде. Все показатели деятельности организации остаются неизмененными в течение длительного времени. Такие организации без изменений и перспектив развития не могут долго держаться «на плаву».

Динамика (от греч. dynamis - сила) - это развитие организационных систем и их поступательное движение вперед к новым целям под влиянием приложенных к ним воздействий (сил). Для динамически развивающихся организаций характерно стремление постоянно наращивать темпы своего развития, осваивать новые технологии, увеличивать выпуск продукции, расширять круг решаемых задач, осваивать новые рынки с целью получения дополнительной прибыли.

Одной из основных задач при исследовании динамики и статики организации является выявление закономерностей ее поведения при различных воздействиях со стороны внешней и внутренней среды.

Элементы статики присущи любой организационной системе. Среди них состояние финансовых показателей деятельности предприятия на фиксированный момент времени; структурная схема предприятия; распределение властных полномочий; штатные расписания и должностные обязанности; постоянный ассортимент выпускаемой продукции, устойчивые партнерские связи и другие показатели.

Основная задача статической организации - достижение стабильности режима работы всех вышеперечисленных ее элементов. Развитие организации в рамках выбранной стратегии происходит под воздействием принятых норм и правил поведения людей и групп, с предписанной им ролью в организации, строго регламентированной должностными инструкциями и функциональными обязанностями. Установленные нормы поведения и традиции, распоряжение денежными и техническими ресурсами регламентируются системой служебных отношений.

Структурные изменения в организации проводятся только в том случае, когда организация сталкивается с проблемами, представляющими реальную угрозу ее дальнейшему существованию. Основная цель - в оптимизации прибыли путем сокращения издержек и сохранение при этом стабильности организационной структуры.

Для статических организаций характерно отсутствие реакции вообще или запаздывание реакции системы на произошедшие изменения.

Итак, основными недостатками организации статического типа являются их низкие рефлексивные качества. Рефлекс - достаточно устойчивая реакция организации на конкретные изменения во внешней и внутренней среде. Рефлекс - это реакция системы на возмущающие воздействия. Низкие рефлексивные качества статических организаций определяют неспособность их адаптироваться к часто меняющимся условиям. Организации статического типа стремятся ограничить и минимизировать возможные изменения их состояния. Изменения проводятся только в случае крайней необходимости, при этом сразу же принимается любое удовлетворительное решение.

Перейдя целиком в статическое состояние, организация приобретает инерционность, которую трудно преодолеть, и входит в состояние организационной стагнации.

Стагнация применительно к экономике означает застой в производстве, торговле и т. д. Основной отличительной особенностью периода стагнации в работе деловых организаций является постоянство показателей работы, что в целом ряде случаев рассматривается не как положительное явление, а как отсутствие прогресса и ослабление реактивной способности.

Переход России к новым рыночным отношениям, связанный с экономической нестабильностью и отсутствием сформировавшейся рыночной структуры, привел к тому, что деловые организации статического типа оказались нежизнеспособными в силу их несоответствия объективным потребностям общественного развития, что привело к их гибели. В процессе перехода к новым рыночным отношениям на смену организаций статического типа пришли организации, действующие по принципу динамического развития.

Основными принципами функционирования динамических организаций являются:

- быстрая приспособляемость к любым изменениям во внешней и внутренней среде;

- систематический анализ внешней среды и постоянный контроль своего внутреннего состояния;

- попытка предвидеть грядущие изменения и заблаговременно подготовиться к ним;

- в преддверии изменений разработка многочисленных альтернатив возможного поведения организации и выбора наиболее эффективного варианта.

Динамические организации достаточно легко осуществляют перестройку системы и быстро настраиваются на новый режим работы. Переход к работе в динамическом режиме - необходимое условие обеспечения жизнедеятельности организации.

Существует ряд объективных признаков организации, действующей по динамическому принципу:

- целевая установка, отвечающая объективным потребностям общества;

- гибкая организационная структура;

- работа системы управления по принципу перебора альтернативных решений и выбора наиболее эффективного варианта управления с точки зрения достижения поставленной цели.

Перечислим необходимые свойства, на которые должны ориентироваться динамически развивающиеся организации: лидерство, поступательное развитие организации, ориентация на потребителя, использование новых технологий, наличие децентрализованной структуры управления организацией.

Лидерство - строго формализованная деятельность руководителя, в обязанности которого входит: формулировка задачи, предоставление подчиненным необходимых ресурсов для решения задач, поощрение за достижение позитивных результатов и порицание за недостаточную производительность, вовлечение подчиненных сотрудников в процесс формирования и достижения общей цели; разъяснить цель каждому сотруднику, предоставить возможность проявлять инициативу другим.

Развитие организации. Планирование динамики развития деловой организации на основе общего видения цели и распределения заданий и определения сроков их выполнения как «сверху - вниз», так и «снизу - вверх».

Ориентация на потребителя. Вся деятельность организации должна быть направлена на удовлетворение постоянно меняющихся запросов потребителя.

Новые технологии. Постоянное совершенствование и улучшение всех этапов технологического процесса производства продукции и процедур ведения бизнеса, внедрение новых рыночных технологий во все процессы, включая управление организацией.

Структура управления организацией. Использование более гибких децентрализованных структур управления органического типа.

Контрольные вопросы:

1. Что такое социальная организация?

2. Дайте определения термина «организация».

3. Охарактеризуйте мотивы, служащие исходным моментом для создания организаций.

4. Что такое открытая и закрытая системы организации?

5. Какие существуют формы организации субъектов хозяйствования?

6. Назовите четыре статуса деловых организаций.

7. Чем характеризуются статический и динамический режимы работы системы?

3. Модели организации

Конфигурационный подход к классификации организаций Этот подход стал, пожалуй, одним из самых популярных и часто используемых в современной теории организации и менеджменте, поэтому ему мы уделим немного больше внимания. Канадский ученый Генри Минцберг (Henry Mintzberg), которого называют одним из гуру современного менеджмента, выделил в организации так называемые базисные части, названные им центрами концентрации членов организации, или центрами влияния. Сама же организация представляется в этом случае как структурированная коалиция участников, тип которой зависит от того, какая часть доминирует. Организационная конфигурация в зависимости от этого приобретает различные формы, которые соответствуют определенным типам организаций. На рис. показана исходная конфигурация, в которой не отражено доминирование той или иной базисной части. Прежде чем описывать типы организаций, вытекающие из конфигурационного подхода, кратко охарактеризуем базисные части организации.

Рис. Организационная конфигурация (Г.Минцберг)

Операционное ядро - это люди, подразделения и оборудование, на котором осуществляется основная деятельность организации, включая получение и распределение ресурсов.

Стратегическая вершина - инстанции, определяющие долгосрочные стратегии, группа топ-менеджеров.

Техноструктура занята техническими и аналитическими видами деятельности, обеспечивающими успешную работу операционного ядра - планированием работ, технологических процессов, подготовкой работников. Кроме того, техноструктура занимается общеорганизационными делами - разработкой и коррекцией организационных процедур, сбором, анализом и распределением информации, разработкой программ инвестиций (в широком смысле) и т.п.

Срединная линия - это менеджеры среднего звена, связывающие стратегическую верхушку с операционным ядром.

Персонал поддержки (вспомогательное звено) занимается косвенной поддержкой операционного ядра и всех остальных элементов организации: обеспечением безопасности, инфраструктурной поддержкой (транспорт, питание, связь и т.д.), консультациями, поисковой и исследовательской работой.

Идеология - это часть организации, задающая основную тенденцию и направления формирования организационной культуры, отличающей данную организацию от остальных. По выражению

Г.Минцберга, идеологическая подсистема организации «придает ей жизненную силу, наращивает «плоть» на «скелет» структуры» На схеме идеология изображается как ореол, охватывающий организационную систему в целом. Типы организаций, которые соответствуют той или иной конфигурации, представлены в таблице

Вообще, подход Г.Минцберга к рассмотрению типов и структуры организации набирает все большую популярность среди теоретиков и, особенно практиков менеджмента. Мы также при дальнейшем рассмотрении ряда других вопросов будем опираться на положения этого подхода.

Дополнительныеподходык классификацииорганизаций Существует еще достаточно много различных подходов к классификации организаций, носящих более или менее частный характер. С достаточной степенью условности все эти подходы можно разбить на такие группы.

Классификации по характеристикам. Типы организаций выделяются в зависимости от степени проявления тех или иных ее характеристик. Организации могут быть простыми и сложными, узко и широко специализированными, высоко- и низкопрофессиональными, централизованными и децентрализованными, большими, средними и малыми.

Классификации по подсистемам внутренней среды организации. Разновидности организаций выделяются на основе анализа видов (проявлений) различных компонентов организации как системы: в зависимости от используемых технологий и ресурсов, типа преобладающей организационной культуры, вариантов построения механизмов координации (способов принятия решений, организационных структур и т.д.)

Поведенческие подходы. Эта группа подходов основывается на разнообразных поведенческих характеристиках организации и ее членов: типах и стилях лидерства, особенностях властных, групповых и межличностных отношений и т.д.

Менеджерские подходы. Есть целый набор критериев и классификационных параметров, позволяющих выделить типы и разновидности организаций в зависимости от их рыночной ориентации, стратегий, способа реагирования на инновации и внешнюю среду и т.д.

Некоторые из упомянутых подходов к классификации организаций будут нами рассмотрены в других главах данного пособия, ряд других же рассматривается в курсах общего, стратегического и инновационного менеджмента, организационного поведения.

Несмотря на такой солидный интеллектуальный задел, единой классификационной системы, подобной той, которая используется биологией, в организационной теории до сих пор нет.

Вопросы по теме

1. Почему в организационной теории нет единого подхода к классификации организаций?

2. Охарактеризуйте кратко типы организаций по организационно-формальным критериям. Почему эта группа критериев так называется?

3. Приведите примеры организаций, соответствующих функциональным (в подходе Т.Парсонса).

4. Докажите или опровергните утверждение: «Всякая современная деловая организация есть бюрократия».

5. Приведите примеры (с обоснованием) предпринимательской, механистической и других организаций (на основе конфигурационного подхода). К какому типу организации относится Ваш вуз, организация, в которой работаете Вы, Ваши родители, друзья?

Размещено на Allbest.ru