Практика автоматизации проектного и финансового управления в девелоперских компаниях

Размещено на http://www.allbest.ru/

Практика автоматизации проектного и финансового управления в девелоперских компаниях

менеджмент девелоперский проект

Для финансирования девелоперских проектов важно не только найти средства, но и правильно их израсходовать. Для быстроразвивающегося девелоперского бизнеса актуальна проблема обеспечения контроля за финансами и проектами в режиме реального времени. И если сегодня вы имеете один проект, то для управления им вам, возможно, удастся обойтись и без автоматизации. Но если вы развиваетесь, появляется необходимость в управлении не только каждым проектом, но и всей компанией в целом. И здесь без автоматизации не обойтись. Поговорим о применении средств автоматизации на разных стадиях инвестиционного проекта для эффективного расходования и привлечения денежных средств.

Немного теории. В современном взгляде на управление предприятием (не только девелоперским) можно выделить два основных подхода. Это функциональное и финансовое управление (рис. 1).

Рис. 1. Комплексное управление компанией

Функциональное управление - это система достижения целевых установок фирмы путем разработки и исполнения планов мероприятий в рамках осуществления функций, закрепленных за соответствующей организационной единицей (службой, отделом, филиалом и т. д.). В функциональном управлении можно условно выделить такие управленческие технологии, как проектное управление (Project Management), управление цепочками поставок (Supply Chain Management), управление взаимоотношениями с клиентами (Customer Relationship Management), управление человеческими ресурсами (Human Resourse Management).

Финансовое управление базируется на бюджетировании - управленческой технологии, основанной на распределении ответственности через финансовую составляющую деятельности предприятия.

Функциональное и финансовое управление применяются комплексно. Без функционального управления невозможно организовать производственные процессы. Без финансового управления невозможно эффективно управлять бизнесом, потому что:

§ планово-экономические показатели - универсальный язык оценки эффективности бизнеса;

§ финансовые цели и результаты понятны собственникам и топ-менеджерам.

Определим место управления проектами в общей структуре управления предприятием (рис. 2).

Рис. 2. Комплексное управление девелоперскими проектами

Каждый проект использует при своей реализации другие управленческие технологии, применяемые на предприятии. Процесс управления предприятием в целом выливается в огромную многомерную матрицу и требует привлечения значительных материальных и человеческих ресурсов.

Если условно разбить девелоперский проект на стадии и попытаться для каждой из них сопоставить инструмент автоматизации управления, то получится следующая картина (рис. 3).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 3. Средства автоматизации управления девелоперским проектом

Что же такое ERP? Это интегрированная система управления ресурсами предприятия, или, другими словами, комплексная система автоматизации всех бизнес-процессов компании. Применение ERP на предприятии позволяет, не изменяя структуры бизнеса, упорядочить и оптимизировать информационные потоки, сократить время принятия решений и уменьшить количество ошибок, связанных с обработкой информации.

Всем известен лозунг основателя финансовой империи Ротшильдов «Кто владеет информацией, тот владеет миром». Наследники империи создали баснословные состояния на игре на бирже, используя одним им известную информацию о результатах битвы при Ватерлоо. Сейчас этот лозунг не менее актуален практически во всех сферах человеческой деятельности, в том числе и в бизнесе. Вовремя полученная руководством компании достоверная информация является основой эффективного ведения бизнеса, особенно девелоперского, где в процессе реализации проекта необходимо управлять и финансами, и строительством, и произведенной недвижимостью.

Несомненно, что качество получаемой информации зависит от квалификации сотрудников, от сложности бизнеса и от информационной системы, применяемой на предприятии. Чем качественнее информационная система, тем более объективная и своевременная информация поступает руководству, тем меньше влияния на информацию оказывают квалификация сотрудников и сложность бизнеса.

Что такое идеальная информационная система? Это система, которая в любой момент времени отражает реальное (объективное) состояние объекта управления - предприятия. Но мы живем в мире, где к идеалу надо стремиться. Основополагающим критерием выбора информационной системы является соотношение «цена - качество».

Несколько слов об информационных системах, применяемых для автоматизации бизнеса. В зависимости от количества автоматизируемых бизнес-процессов и количества объектов управления можно выделить четыре основных вида систем информационного обеспечения (рис. 4).

Рис. 4. Автоматизация бизнес-процессов

1. Мало бизнес-процессов, мало объектов управления - в этом случае достаточно калькулятора и бумаги, чтобы предоставлять руководству необходимую информацию.

2. Много бизнес-процессов, мало объектов управления - достаточно настроенных на каждый бизнес-процесс электронных таблиц Excel.

3. Мало бизнес-процессов, много объектов управления - здесь наиболее эффективны программы, «заточенные» на управление конкретным бизнес-процессом (CRM, специализированные программы, например - для автоматизации риэлторской деятельности).

4. Много бизнес-процессов, много объектов управления - именно в этом случае наиболее эффективны ERP-системы. Эффективность достигается за счет того, что все информационные потоки взаимосвязаны между собой, информация, введенная в одном подразделении, если необходимо, может быть доступна всем подразделениям. Правильно внедренная ERP-система исключает возможность искажения информации.

Обобщив свой пятнадцатилетний опыт создания корпоративных информационных систем, мы пришли к выводу, что, независимо от того, на какой платформе реализуется ИС, общую схему системы управления предприятием можно представить в виде трех кругов планирования (рис. 5).

Рис. 5. Комплексное управление информационными потоками девелоперской компании в отраслевом ERP-решении OMEGAplus Development, реализованном в ОАО «ДСК-1»

Круг первый: на основании заказа планируется производство и разрабатываются планы. Планы сводятся в общий бюджет компании.

Круг второй: после того как планирование завершено, надо обеспечить выполнение сформированных планов и своевременное финансирование работ. Здесь не обойтись без системы управления финансами.

Круг третий: в учете отражается реальная картина оперативной деятельности и созданных активов. Через анализ замыкается круг управления и принятия решений.

Ядром нашего подхода является выстроенная и отслеживаемая системой цепочка «план - договор - оплата», которая позволяет связывать платежи с договорами и планами и контролировать выполнение бюджета в режиме on-line. Все эти круги располагаются в едином информационном пространстве. Все документы отражаются в единой системе и взаимосвязаны между собой.

Не будем подробно останавливаться на средствах автоматизации, которые применяются на стадиях инициации и анализа, поскольку эти этапы наиболее творческие, ресурсов требуют в основном интеллектуальных и не требуют применения систем ERP-класса, обрабатывающих большие объемы информации. На этих этапах обычно используются «легкие» продукты.

Начнем с этапа согласования, когда происходит отбор наиболее привлекательных, с точки зрения компании, проектов и оценка финансовых показателей проектов и компании в целом (рис. 6).

Рис. 6. Система управления девелоперской компанией на базе ERP:

1. Разработка проекта в системе управления проектами (MS Project)

2. Стыковка MS Project с MS Dynamics AX (Axapta)

3. Формирование финансовых показателей проекта

4. Оценка бюджета предприятия с учетом расходов и доходов по проекту

5. Включение мероприятий проекта в планы

6. Включение плановых показателей в бюджет

7. Договорные обязательства по плану

8. Заявка на оплату по договору

9. Передача факта оплаты в бюджет

Для разработки КПГ применяется система календарного планирования. Она стыкуется с модулем «Проекты» ERP-системы, и информация о стадиях и работах проекта появляется в системе. Финансовая составляющая проекта вводится в систему. Рассчитываются экономические показатели проекта. Проводится оценка как бюджета проекта, так и бюджета предприятия с учетом проектов, которые будут выбраны для реализации. Планы проектов включаются в планы компании. На основании введенных планов формируется и согласовывается бюджет предприятия. Для выполнения бюджета заключаются договора. На основании заключенных договор формируются заявки на оплату и осуществляются платежи. Как только платеж произведен, он автоматически попадает в бюджет предприятия и проекта.

Руководитель проекта получает согласованные финансовые планы. Руководство предприятия получает полный бюджет компании (рис. 7).

Рис. 7. Проектное и процессное управление в ERP

Система планирования и бюджетирования является ядром решения ERP, включает в себя планирование, бюджетирование, казначейство.

Подсистемы управления цепочками поставок, управления взаимоотношениями с клиентами, управления человеческими ресурсами и другие помогают отразить в учете все документы, которые появляются в процессе оперативной деятельности предприятия.

Таким образом, не только необходимо, но и вполне реально обеспечить автоматизацию и проектного, и финансового управления в рамках одной корпоративной ERP-системы. В случае же если компания находится еще в стадии роста, можно начать с автоматизации отдельных бизнес-процессов, а в дальнейшем, по мере развития бизнеса, переходить к комплексной автоматизации.

Размещено на Allbest.ru