Управление предметной областью проекта

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

РОССИЙСКИЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ Г.В. ПЛЕХАНОВА

ОМСКИЙ ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ)

Кафедра «Менеджмент и маркетинг»

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

На тему «Управление предметной областью проекта»

по дисциплине «Управление проектами»

студентки Середа М.А.

5 курса заочной формы обучения

по специальности 080507 «Менеджмент организации»

Омск - 2015

Содержание

Введение

1. Понятие проекта

2. Жизненный цикл проекта

3. Управление проектом

4. Управление содержанием проекта

Заключение

Список литературы

жизненный цикл управление

Введение

В настоящее время проектный подход становится стандартным способом ведения бизнеса. Использование управления проектами позволяет руководителям экономить ресурсы, добиваться более высоких темпов роста производства, снижать издержки и делать компанию более конкурентоспособной на рынке товаров и услуг. В связи с этим результаты деятельности любой организации напрямую зависят от эффективного проектного управления.

Фундаментальное понятие «жизненный цикл» присутствует во всех аспектах управления проектами и является ключевым с точки зрения эффективного управления реализацией любого проекта. Жизненный цикл проекта - исходное понятие для исследования проблем финансирования работ по проекту и принятия соответствующих решений. Это может показаться очевидным, но понятие жизненного цикла проекта является одним из важнейших для менеджера, поскольку задачи и процессы подготовки и принятия управленческих решений, используемые методики и инструментальные средства определяются текущей стадией проекта.

В контрольной работе рассматривается понятие проекта, управление проектом. Управление содержанием проекта осуществляется на протяжении всего жизненного цикла проекта, поэтому также описываются все стадии жизненного цикла проекта. Содержание проекта - работы, которые необходимо выполнить, чтобы получить продукт, услугу или результат с указанными функциями и свойствами. Рассмотрены основные понятия управления содержанием проекта.

1. Понятие проекта

Единого общепринятого определения слова «проект» в литературе не существует. Поэтому постараемся рассмотреть существующие определения: - что-либо, что задумывается или планируется, большое предприятие (Толковый словарь Вебстера);

-некоторое предприятие с изначально установленными целями, достижение которых определяет завершение проекта (Свод знаний по управлению проектами);

-отдельное предприятие с определенными целями, часто включающими требования по времени, стоимости и качеству достигаемых результатов (Английская Ассоциация проект-менеджеров);

-комплекс взаимосвязанных мероприятий, предназначенных для достижения, в течение заданного периода времени и при установленном бюджете, поставленных задач с четко определенными целями («Оперативное руководство» Мирового Банка).

Как видно из приведенных выше определений, предприятия или намерения, обладающие признаками проекта, имеют общие для всех проектов признаки:

-изменения как основное содержание проекта;

-ограничения во времени;

-отношение к бюджету;

-ограниченность ресурсов;

-неповторимость;

-новизна;

-комплексность;

-правовое и организационное обеспечение.

На основе предыдущих определений можно вывести новое, которое удовлетворяет всем признакам и не противоречит ни одному из приведенных определений: «Проект - ограниченное по времени целенаправленное изменение отдельной системы с установленными требованиями к качеству результатов, возможными рамками расхода средств и ресурсов и специфической организацией».

Проект функционирует в определенном окружении, включающем внутренние и внешние компоненты, учитывающие экономические, политические, социальные, технологические, нормативные, культурные и иные факторы.

Проект всегда нацелен на результат, на достижение определенных целей, на определенную предметную область. Реализация проекта осуществляется полномочным руководством проекта, менеджером проекта и командой проекта, работающей под этим руководством, другими участниками проекта, выполняющими отдельные специфические виды деятельности, процессы по проекту. В работах по проекту, как правило, на условиях частичной занятости, могут участвовать представители линейных и функциональных подразделений компаний, ответственных за выполнение возложенных на них заданий, видов деятельности, функций, включая планирование, руководство, контроль, организацию, администрирование и другие общесистемные функции.

2. Жизненный цикл проекта

Каков бы ни был замысел проекта, сам по себе, без реализации он мало что значит. Важен результат выполнения проекта, нужна работа по его осуществлению.

Каждый проект независимо от его сложности и объема работ, необходимых для его выполнения, проходит в своем развитии определенные состояния: от состояния, когда «проекта еще нет», до состояния, когда «проекта уже нет».

Стадии жизненного цикла проекта могут различаться в зависимости от сферы деятельности и принятой системы организации работ. Однако у каждого проекта можно выделить начальную стадию, стадию реализации проекта и стадию завершения работ по проекту.

Промежуток времени между моментом появления проекта и моментом его ликвидации называется проектным циклом (или жизненным циклом проекта).

Рассматривая окупаемость инвестиционного проекта, в нём выделяют три основные стадии: предварительную (обоснование инвестиций), подготовительную (инвестиции) и производственную (производство и продажи). Жизненный цикл проекта, целью которого является выполнение работ по контракту, может включать стадии: начальную (подготовка контрактов и инициации работ), стадию реализации проекта (детальное планирование и исполнение) и стадию завершения работ по проекту.

Проекты в нефтяном и газовом бизнесе разбивают цикл жизни проекта на следующие стадии: концепция, технико-экономическое обоснование (ТЭО), проектирование, реализация, внедрение, сопровождение. Например, в проектах по разработке программного обеспечения часто выделяются такие стадии, как осознание потребности в информационной системе, формулирование требований, проектирование системы, кодирование, тестирование, эксплуатационная поддержка. Однако наиболее традиционным является разбиение проекта на четыре крупных этапа: инициация проекта, планирование, осуществление (исполнение и контроль) и завершение (рис. 1).

Фазы проекта

Состояния, через которые проходит проект, называют фазами проекта. Другие возможные названия таких состояний: этапы или стадии проекта.

Фаза проекта характеризуется следующими признаками:

* продукт, создаваемый на отдельных фазах, является частью всей продукции проекта;

* завершение фазы означает создание некого промежуточного или окончательного продукта:

Рис.1. Принципиальная структура проектного цикла жизненный цикл проект организационное преобразование

* каждая фаза завершается контрольным мероприятием, направленным на выявление сделанных ошибок, подготовку решения о продолжении реализации контроля и выработки возможных корректирующих и предупреждающих мер; такие контрольные мероприятия носят название фазовых выходов, контрольных точек, вех.

Обычно как факт начала работ над проектом, так и факт его ликвидации оформляются специальными документами. Например, начало работ может определяться датой подписания договора между Заказчиком и Исполнителем.

Для деловых людей начало проекта связано с началом его реализации и началом вложения денежных средств в его выполнение, то есть, например, с поступлением аванса на счёт Исполнителя.

Окончанием существования проекта может быть:

* ввод в действие объектов, начало их эксплуатации и использования результатов выполнения проекта;

* перевод персонала, выполнявшего проект, на другую работу;

* достижение проектом заданных результатов;

* прекращение финансирования проекта;

* начало работ по внесению в проект серьёзных изменений, не предусмотренных первоначальным замыслом (модернизация);

* вывод объектов проекта из эксплуатации.

Инициация проекта

Проекты инициируются в силу возникновения потребностей, которые нужно удовлетворить. Однако в условиях дефицита ресурсов невозможно удовлетворить все потребности без исключения. Приходится делать выбор. Одни проекты выбираются, другие отвергаются. Решения принимаются исходя из наличия ресурсов, и в первую очередь финансовых возможностей, сравнительной важности удовлетворения одних потребностей и игнорирования других, сравнительной эффективности проектов. Решение о реализации проекта тем важнее, чем масштабнее предполагается проект, поскольку крупные проекты определяют направление деятельности на будущее (иногда на годы) и связывают имеющиеся финансовые и трудовые ресурсы. Определяющим показателем здесь является альтернативная стоимость инвестиций. Иными словами, выбирая проект «!А», а не проект «В», организация отказывается от тех выгод, которые мог бы принести проект «В».

Для сравнительного анализа проектов на данном этапе применяются методы проектного анализа, включающие финансовый, экономический, коммерческий, организационный, экологический анализ рисков и другие виды анализа проекта.

Планирование (разработка) проекта

Планирование в том или ином виде производится в течение всего срока реализации проекта. В самом начале жизненного цикла проекта обычно разрабатывается неофициальный предварительный план - грубое представление о том, что потребуется выполнить в случае реализации проекта. Решение о выборе проекта в значительной степени основывается на оценках предварительного плана. Формальное и детальное планирование проекта начинается после принятия решения о его реализации. Определяются ключевые события (вехи) проекта, формулируются задачи (работы) и их взаимная зависимость. Именно на этом этапе используются системы для управления проектами, предоставляющие руководителю проекта набор средств для разработки формального плана: средства построения иерархической структуры работ, сетевые графики и диаграммы Ганта, гистограммы потребности проекта в ресурсах и финансировании.

Как правило, план проекта не остаётся неизменным и по мере осуществления проекта подвергается постоянной корректировке с учётом текущей ситуации.

Исполнение и контроль (осуществление) проекта

После утверждения формального плана на менеджера ложатся задачи организации исполнения и контроля хода работ. Контроль предполагает сбор фактических данных о ходе работ и сравнение их с плановыми показателями. К сожалению, в управлении проектами можно быть абсолютно уверенным в том, что отклонения между плановыми и фактическими показателями случаются всегда. Поэтому задачей менеджера является анализ возможного влияния отклонений в выполненных объёмах работ на ход реализации проекта в целом и в выработке соответствующих управленческих решений. Например, если отставание от графика выходит за приемлемый уровень отклонения, может быть принято решение об ускорении выполнения определённых критических задач за счёт выделения на них большого объёма ресурсов.

Завершение проекта

Рано или поздно, но проекты заканчиваются. Проект заканчивается, когда достигнуты поставленные перед ним цели. Иногда окончание проекта бывает внезапным и преждевременным, как в тех случаях, когда принимается решение прекратить проект до его завершения по графику. Когда проект заканчивается, его руководитель должен выполнить ряд мероприятий, завершающих проект. Конкретный характер этих обязанностей зависит от характера самого проекта. Если в проекте использовалось оборудование, надо произвести его инвентаризацию и, возможно, передать его для нового применения. В случае подрядных проектов надо определить, удовлетворяют ли результаты условиям подряда или контракта. Может быть, необходимо составить окончательные отчёты, а промежуточные отчёты по проекту организовать в виде архива.

Затраты по фазам проекта

В начале своего развития проект не требует осуществления крупных финансовых затрат или привлечения значительных ресурсов. Однако по мере того, как работа по проекту разворачивается, затраты на его осуществление существенно возрастают, и лишь при завершении проекта объём затрат начинает быстро снижаться. Диапазон потребности проекта в ресурсах обусловлен прежде всего типом и сложностью самого проекта.

Процентное соотношение всех затрат по проекту, приходящихся на различные фазы его жизненного цикла, приведено на схеме.

Вне зависимости от содержательных аспектов и особенностей каждого конкретного проекта вероятность неудачи любого проекта в начале его жизненного цикла велика, но по мере продвижения проекта к своему окончанию риски снижаются, и вероятность неблагоприятного развития событий быстро уменьшается.

Возможность участников проекта воздействовать на его содержание изначально достаточно велика, но по мере того, как в процессе реализации проекта создаётся всё больше и больше его промежуточных результатов, всё меньше остаётся возможностей что-либо в проекте изменять и всё больше становится стоимость возможных изменений.

3. Управление проектом

Управление проектом представляет собой методологию организации, планирования, руководства, координации человеческих и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта (говорят также проектного цикла), направленную на эффективное достижение его целей путем применения системы современных методов, техники и технологий управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству.

Управление проектом - это набор инструментов, технологий и знаний, применение которых к вашему проекту помогает достичь наилучших результатов. Попытка руководить проектом без применения этой науки похожа на игру в футбол без игровой стратегии. Управление проектом поможет вам разработать план действий и проделать ряд шагов, которые помогут ответить на основные вопросы до того, как вы приступите к непосредственному выполнению работы.

Подсистемы управления проектом включают: управление содержанием и объемами работ, управление временем, продолжительностью, управление стоимостью, управление качеством, управление закупками и поставками, управление распределением ресурсов, управление человеческими ресурсами, управление рисками, управление запасами ресурсов, интеграционное управление, управление информацией и коммуникациями.

4. Управление содержанием проекта

Управление содержанием проекта должно быть тесно связано с управлением содержанием продукта проекта и осуществляться на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Содержание проекта (Project Scope) представляет собой систему целей проекта и мероприятий (работ), направленных на их достижение. Понятие «содержание проекта» является переводом английского слова «scope», которое в русскоязычной литературе переводится также как предметная область проекта, рамки проекта. Дословно «scope» можно перевести как границы, рамки, масштаб, цель.

Составные части содержания проекта - структура целей, работ и характеристик продукции проекта.

Содержание работ, которые необходимо выполнить +

Содержание продукта проекта (Product Scope) =

Содержание проекта (Project Scope)

Содержание проекта (Product Scope) - система функций и характеристик, которые должны быть включены в продукцию. Содержание проекта - это работы, которые необходимо выполнить, чтобы получить продукт, услугу или результат с указанными характеристиками и функциями.

Проект описывается путем перечисления всех выполняемых работ, необходимых ресурсов и конечных результатов, включая требования к качеству. Содержание проекта - одно из базовых понятий американского подхода к управлению проектами.

Управление содержанием (объемами работ) проекта включает процессы определения необходимых объемов работ по проекту, планирования их выполнения, управления изменениями объемов работ, в том числе:

· Определение исходного содержания проекта;

· Изменения объемов работ и содержания проекта;

· Контроль изменений в содержании проекта и объемах работ;

· Описание границ, рамок проекта;

· Описание объемов работ и соответствующих ресурсов по проекту;

· Планирование общей структуры проекта и объемов работ;

· Отчетность по содержанию проекта;

· Определение временных рамок проекта;

· Задание по проекту, являющееся документированным описанием содержания проекта, близким к отечественному понятию «Техническое задание»;

· Проверка содержательной части проекта.

Процесс управления содержанием проекта обеспечивает наличие в проекте тех видов деятельности, которые необходимы для успешного завершения проекта, и включает в себя следующие этапы.

Инициирование - принятие решения о начале проекта.

Планирование содержания - детальная проработка (проектирование) структуры целей и работ проекта и структуры продукции проекта.

Уточнение содержания - формализованная процедура удостоверения фактически полученных результатов ранее определенному содержанию.

Проверка содержания - формализованная процедура удостоверения соответствия фактически полученных результатов ранее определенному содержанию.

Управление изменениями содержания - сознательное и контролируемое изменение ранее определенных решений по содержанию проекта и \ или продукции проекта.

Под содержанием проекта следует понимать совокупность поставленных перед проектом целей и связей между ними.

В фазе разработки проекта в качестве основы используется дерево целей, которое определяет все другие иерархические модели, такие, как структура работ, структура стоимости, структура результатов, структура ресурсов, организационная структура, структура документации.

В фазе реализации происходит выполнение работ с использованием ресурсов и достижение результатов проекта. В ходе контроля осуществляется сопоставление достигнутых результатов и поставленных целей. При обнаружении отклонений вырабатываются корректирующие и предупреждающие мероприятия, позволяющие устранить или минимизировать несоответствия в будущем.

Следует отметить, что часто в рамках одного проекта возникает несколько целей, максимизация достижения которых взаимно исключается. В таких случаях строится несколько иерархических структур (деревьев) этих целей, определяются связи и характер взаимодействия между ними и вырабатываются оптимальные значения их одновременного достижения.

Заключение

Жизненный цикл представляет собой важнейшую характеристику проекта, отражающую его существование во времени. Модель жизненного цикла проекта должна иметь как общие свойства, характерные для любого типа проекта, так и специфические свойства, присущие только данному конкретному проекту. Такое соединение общих типовых характеристик и специфических черт необходимо для любой модели, используемой в рамках проектного управления, и является его базовым принципом.

Управление содержанием осуществляется на протяжении всего жизненного цикла. Содержание проекта - работы, которые необходимо выполнить, чтобы получить продукт, услугу или результат, с указанными функциями и свойствами. Определение содержания и управление им определяет общий успех проекта. При работе над каждым проектом важно соблюдать баланс средств, источников данных и методологий, процедур и других факторов для того, чтобы усилия, потраченные на работу с содержанием, соответствовали размеру, сложности и важности проекта.

Многие проекты часто терпят неудачи из-за того, что их содержание и границы плохо определены. Ожидания стороны заинтересованной в реализации проекта (в частности заказчика или спонсора) часто не совпадают с ожиданиями команды, занятой в проекте. Сделать так, чтобы ожидания совпадали - задача трудная, однако крайне важно решить ее для успеха проекта в целом.

Управление содержанием проекта включает процессы, необходимые для того, чтобы удостовериться в том, что проект включает все необходимы работы (и только их) для достижения успеха проекта.

Список литературы

1. Романова М.В. Управление проектами. Учеб. пособие- М:.ИД «ФОРУМ»: ИНФРА - М, 2010 - 256с. - (Высшее образование).

2. Шапиро В.Д. и др. Управление проектами. - Спб.; «ДваТрИ», 1996. - 610с.

3. Управление проектом. Основы проектного управления. Учебник (коллектив авторов; под ред. Проф. М.Л. Разу.) - 4-е изд., стер - М.: КНОРУС, 2012. - 760с.

4. Афонин А.М. Управление проектами: учеб. Пособие/ А.М. Афонин, Ю.Н. Царегородцев, С.А. Петрова. - М., 2009.

5. Мартин П., Тейт К., Управление проектами /Пер. с англ. - СПб.: Питер, 2006. - 224с.: ил. - /серия «Практика менеджмента»/.

Размещено на Allbest.ru