Размещено на http://www.allbest.ru

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ “ЛЬВІВСЬКА ПОЛІТЕХНІКА”

Кафедра соціальних комунікацій та інформаційної діяльності

КУРСОВА РОБОТА

з курсу: «Соціальні комунікації в мережі Internet»

на тему: «Документаційне забезпечення управлінської діяльності Коломийської ЗОШ №6»

Виконала

студентка групи ДК-41

Винник Л.Ю.

Прийняв

старший викладач каф. СКІД

Сєров Ю.О.

Львів - 2015



ЗМІСТ

• ВСТУП
• РОЗДІЛ 1. АНАЛІТИЧНИЙ ОГЛЯД ДЖЕРЕЛ
• 1.1 Огляд наукових та навчально-методичних джерел
• 1.2 Огляд законодавчих і нормативних актів
• РОЗДІЛ 2. АНАЛІЗ ІНТЕРНЕТ ДЖЕРЕЛ
• 2.1 Доступ до публічної інформації
• 2.2 Аналіз згадок у соціальних мережах, веб-форумах
• 2.3 Аналіз відгуків про середні загальноосвітні заклади на веб-форумах
• ВИСНОВОК
• СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ



ВСТУП

На сьогодні документування управлінської інформації та організація роботи із документами є однією із основних складових діяльності директора школи. Управлінська інформація, яку отримує або передає керівник навчального закладу, повинна бути повною, оперативною, достовірною. Повноту інформації характеризує її обсяг, який має бути необхідним і достатнім для прийняття управлінських рішень. Достовірність інформації, яка використовується керівником навчального закладу, фіксується.

Матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи. Документ - це матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленого людиною способом для передачі в просторі і часі.

Актуальність теми. На сучасному етапі, вдосконалення роботи працівників освіти із управлінською документацією є одним із актуальних завдань, що потребують науково обґрунтованих підходів, а також відповідної нормативно-правової бази. Актуальність дослідження зумовлена необхідністю створення програмних засобів, які б сприяли більш ефективній роботі діяльності загальноосвітнього навчального закладу.

Об'єктом дослідження виступає Коломийська загальноосвітня школа № 6. управлінський навчальний документаційний

Предмет дослідження - докуметаційний сервіс управлінської діяльності Коломийської ЗОШ № 6.

Мета і задачі дослідження. Спираючись на нормативно-правову базу розглянути та проаналізувати документаційне забезпечення загальноосвітніх навчальних закладів, зокрема й директора школи.

Реалізація поставленої мети вимагає вирішення ряду конкретних завдань, а саме:

· аналіз сутності документаційного забезпечення установи;

· вивчення теоретичних аспектів організації документаційного забезпечення;

· ознайомлення із нормативною базою щодо документаційного забезпечення установи.



РОЗДІЛ 1. АНАЛІТИЧНИЙ ОГЛЯД ДЖЕРЕЛ

1.1 Огляд наукових та навчально-методичних джерел

В управлінській діяльності інформаційне забезпечення досить тісно пов'язане з документаційним забезпеченням. Документаційне забезпечення управління - діяльність спеціальних працівників або підрозділів підприємства щодо створення документаційної та інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

Основною складовою частиною документаційного забезпечення є діловодство - діяльність, що охоплює створення документів та організацію роботи з документами: організацію документообігу, використання інформаційно-пошукових систем документів органу, контроль виконання документів і підготовку їх для передачі в архів [13].

В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформація в яких зафіксована будь-яким письмовим способом - рукописним або друкарським, такі документи, оформлені відповідно до певних правил називають управлінськими, а їх сутність управлінською документацією.

Управлінська документація являє собою систему документів, що забезпечують управлінські процеси в суспільстві, в установі, на підприємстві, в організації.

Управлінські документи мають такі особливості: створюються і використовуються органами управління (суб'єктами та об'єктами) у відповідності до встановленої компетенції і поставлених завдань; служать засобом закріплення функцій органів управління; містять інформацію правового та довідкового характеру, що відображає природу виконавчої і розпорядчої діяльності певного органу управління; процес створення документів, їх форма, зміст, параметри, надають їм загальної значущості та обов'язковості виконання [19].

Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

Значення документаційного забезпечення полягає в тому, що в загальному обсязі управлінської роботи (за різними оцінками) до 60-70 % займають операції з документами. Інформація, яка в них міститься, може бути використана тільки після проведення ряду діловодних операцій (фіксації, обробки, систематизації тощо).

Основним носієм інформації у сучасному апараті управління є документ, за допомогою якого здійснюються ділові зв'язки. Тому раціоналізація діловодства є важливим напрямом наукової організації праці працівників сфери управління. З ускладненням керованих процесів зростає обсяг документообігу. Професійна діяльність керівника навчального закладу являє собою складну багатоелементну динамічну систему і по суті є управлінською діяльністю [10].

Виявлення професійно важливих якостей, функціональних можливостей і відносин є суттєвим для визначення змісту управлінської діяльності керівника навчального закладу. Подальша демократизація і гуманізація управління підтверджує необхідність формування сучасного типу керівника навчального закладу, що володіє новим мисленням і готовий до постійного поновлення й саморозвитку, засвоєння інноваційних технологій управління. Тільки такий керівник може вести за собою, здійснювати перетворення в усіх елементах, компонентах, підсистемах керованого об'єкту. Розв'язання цієї проблеми має велике значення для підвищення якості діяльності навчального закладу (НЗ) в умовах розбудови в Україні ринкової економіки. Важливим у її рішенні є наукова розробка професійно-кваліфікаційної характеристики керівника освітнього закладу, виділення його основних професійних та кваліфікаційних якостей [16].

Дослідженню проблеми становлення та розвитку сучасного керівника закладу освіти та його управлінської діяльності присвячені наукові праці Є.Тонконогої, В.Маслова, В.Кричевського та ін.[21;15;11]

У своїх дослідженнях науковці розкривають концептуальні засади, зміст підготовки керівника, модернізацію його управлінських функцій, а також формування інформаційної культури, моніторинг управлінської діяльності й атестацію керівника навчального закладу.

В.Маслов зазначає у своїй статті «Теория и методика организации непрерывного повышения квалификации руководителей школы», що складовою управління навчальним закладом - є процес отримання, опрацювання і передачі інформації. На думку вченого, під інформацією розуміють відомості про навколишній світ і про процеси, які відбуваються в ньому та їх сприйняття людиною.

Управлінська інформація, яку отримує або передає керівник навчального закладу, повинна бути повною, оперативною, достовірною. Повноту інформації характеризує її обсяг, який має бути необхідним і достатнім для прийняття управлінських рішень. Брак інформації призводить до прийняття хибних рішень або знижує їх обґрунтованість, надлишок інформації, наслідком якого є збільшення обсягу повідомлення без підвищення його інформативності, пов'язаний з додатковими витратами праці і часу керівника. Інформація повинна бути оперативною, тобто такою, щоб за час передачі й опрацювання стан об'єкта, до якого вона відноситься, не змінився [15].

Є.Тонконога та В. Кричевський розглядають професійно значущі якості й професіограму керівника НЗ [21;11].

Особливо важливими в контексті даної проблеми є групи професійних якостей особистості керівників шкіл, які подає Є. Тонконога у своїй статті «Проблемы повышения профессиональной квалификации руководителей школ». Нею виділені наступні групи:

* соціальні (гуманізм, демократизм, інтернаціоналізм, почуття суспільного обов'язку та особистої відповідальності перед державою, народом за освіту і виховання молодого покоління, патріотизм);

* моральні (любов до дітей, повага до людей, працьовитість, чесність, добросовісність, справедливість, доброзичливість, незлопам'ятність, бажання самовдосконалення);

* комунікативні (уміння встановлювати зв'язки, слухати співрозмовника, уміння поставити себе на місце іншої людини, інтерес до людей, коректність у спілкуванні, педагогічний і психологічний такт);

* управлінські (ділові) - організованість, чіткість, не розходження слова з ділом, здатність бачити нове, наполегливість, енергійність, рішучість, оперативність, стриманість, зацікавленість, здатність приймати рішення та передбачати їх результати, об'єктивність оцінок, творча спрямованість, здатність бачити перспективу (у роботі, у розвитку процесів, школи в цілому)[21].

Також особливої уваги заслуговує праця В. Кричевського. Ним вперше була розроблена професіограма директора школи на основі «діяльнісного підходу». Діяльність керівника розглядалася як управлінська, а знання, уміння і навички, необхідні для керівництва школою, систематизувались у професіограмі по об'єктах управління та ланках управлінського циклу .

Професіограма включала наступні розділи: вимоги до директора як члена суспільства та ідеологічного працівника; посадові обов'язки; особистісні якості керівника школи; структуру діяльності директора школи, знання і вміння, необхідні для успішної праці (в керівництві вчителями, учнями, обслуговуючим персоналом, заступниками і помічниками, у взаємодії з батьками, виробничими підприємствами, громадськістю).

Тобто, проаналізувавши вище зазначене, стає очевидним, що науково обґрунтована професіограма директора загальноосвітнього закладу - еталонна модель, вихідна точка для аналізу професійності його діяльності.

Тому можна зазначити, що професійною діяльністю керівника НЗ є управлінська діяльність, функціональний управлінський цикл може бути покладений в основу його (керівника) професійно-кваліфікаційної характеристики.

Якщо вибрати основними функціями управління визначення певних цілей, планування, організацію, координацію, контроль і регулювання й виокремити відповідні знання та уміння, ми отримаємо основу професійно-кваліфікаційної характеристики (ПКХ) керівника. Для розробки цієї характеристики стосовно керівника НЗ перелік знань та умінь визначається в контексті змісту його професійної діяльності з управління навчальним закладом (табл. 1.1.).

Зазначені складові є орієнтовними і демонструють табличний спосіб виділення змісту професійно-кваліфікаційної характеристики керівника навчального закладу. Управлінські функції, знання та уміння можна деталізувати відповідно до завдань конкретного навчального закладу, розробляючи повну професійно-кваліфікаційну характеристику його керівника [11].

Таблиця 1.1 Професійні й кваліфікаційні складові управлінської діяльності керівника навчального закладу (НЗ)

Професійні дії (управлінські функції)	Відповідні знання та уміння
Визначення цілей	­ Знати теорію постановки цілей, стратегічного й адаптивного менеджменту. ­ Уміти визначити місію закладу освіти, його мету та завдання.
Планування	- Знати роль і місце функції планування в управлінському циклі. - Уміти спланувати діяльність освітнього закладу на п'ять років, на рік, на півроку, місяць, тиждень, день.
Організація	­ Знати завдання та місце керуючої і керованої підсистем в діяльності закладу освіти. ­ Уміти встановлювати субординаційні та координаційні зв'язки. ­ Знати форми, методи, способи організації власної діяльності та діяльності підлеглих. ­ Уміти організувати розробку обов'язків, посадових інструкцій, профілю робочого місця тощо.
Координація	­ Знати способи координації діяльності підрозділів та окремих працівників у виконанні завдань з досягнення певної мети навчального закладу. ­ Уміти з'ясувати значення кожного підрозділу або окремих працівників у виконанні певного завдання та встановити між ними відповідні функціональні зв'язки. ­ Уміти проаналізувати ситуацію та при необхідності перезакріпити зв'язки, перерозподілити завдання для забезпечення їх виконання в мінливих умовах.
Контроль	­ Знати способи встановлення періодичного й поточного зворотного зв'язку. ­ Уміти розробляти інструментарій збору та обробки зворотної інформації, у т.ч. для моніторингових процедур.
Регулювання	­ Знати способи регулювання діяльності працівників НЗ. ­ Уміти поєднувати цілеорієнтоване регулювання з рефлексивним саморегулюванням діяльності підлеглих та структурних підрозділів НЗ.

Професійно-кваліфікаційна характеристика висуває певні вимоги до посади керівника навчального закладу. А саме, в освітньо-кваліфікаційній характеристиці ЗУ «Про середню освіту» відзначається, що для керування навчальним закладом необхідно мати повну вищу освіту і досвід педагогічної діяльності не менше п'яти років. Крім того, зазначено наступне:

- керівник навчального закладу має знати: трудове право; мікро- і макроекономіку; адміністрування; загальний, кадровий, фінансовий, інноваційний менеджмент; філософію, соціологію, політологію; психологію, педагогіку; екологію, безпеку життєдіяльності; зміст фахових дисциплін; функціональні зв'язки своєї посади;

- керівник навчального закладу має володіти державною та іноземною розмовною мовами [7].

Для виконання професійних обов'язків керівнику НЗ необхідні уміння розуміти та усвідомлювати сучасні проблеми менеджменту; здатність продукувати нові ідеї, управлінські рішення, соціальні технології; розвинуте аналітичне та економічне мислення, навички роботи з людьми; володіння технологією адміністративної роботи, комп'ютерними технологіями, правильним стилем (здоровим способом) життя, культурою спілкування [3].

Удосконалення процесів державного управління, підвищення його економічності та ефективності безпосередньо пов'язані з документаційним забезпеченням управлінської діяльності директора школи. У сучасних умовах система державного управління в Україні висуває високі вимоги до працівників управлінського апарату через те, що всі вони без винятку працюють із документами та інформаційними базами, що потребує професійних умінь і підготовки з процесів документування управлінської інформації.

Документ завжди був об'єктом пильної уваги з боку держави. Без упорядкованої документації неможливе ефективне управління. Крім того, розвиток політичних, економічних, торговельних зв'язків України із зовнішнім світом сприяє тому, що вітчизняні підприємства, установи та організації постають перед необхідністю дотримуватися міжнародних стандартів у сфері обміну інформацією [22].

На сьогодні спостерігається зростаюча увага до нормативного, методичного та наукового забезпечення саме управління документацією, яке в нашій країні ототожнюють із теорією і практикою справочинства. Документи мають велике значення в управлінському процесі, є інструментами управління, через те що вони відображають діяльність організації, на їх основі приймаються управлінські рішення, документи є головними аргументом у спірних ситуаціях, закріплюючи права особи і виступаючи способом доказу.

Управлінські документи становлять ядро документації установи. В основу управлінської діяльності будь-якої організації покладено процеси отримання інформації, її обробки, прийняття рішення, доведення його до відома виконавців, здійснення контролю, виконання та підбиття підсумків. Особливо велике значення має документаційне забезпечення управління у здійсненні дієвого контролю за виконанням управлінських рішень. Перевірка ж виконання є головною ланкою в організаційній роботі будь-якої установи. Коли перед державою та суспільством постало багато нових завдань і значно зріс обсяг інформації, стали більш жорсткими і вимоги до якості документів, термінів їх виконання та доведення до виконавців. Проте слід зауважити, що наразі в Україні помітна відсутність чіткої, конструктивної і зрозумілої політики щодо документації та документаційного забезпечення управління. Вітчизняні традиції, світовий досвід засвідчують необхідність державного регулювання питань управління документацією, важливість рішення раціонального скорочення обсягів документообігу в країні [2].

Також розгляду питання управління документацією було присвячено низку публікацій вітчизняних та зарубіжних науковців, а саме: М. Ларіна, В. Савицького, А. Сокової [12;19;20].

Так, на думку Л. Астахової, на сучасному етапі процеси інституалізації (організаційного оформлення) документаційного забезпечення управління в організаціях поступово трансформуються в управління документацією, під яким розуміється повноцінна управлінська функція організації, реалізація якої розповсюджується на всі стадії життєвого циклу документів, всі види документів і системи документації організації. Відбувається перехід від розуміння роботи з документацією не тільки як з функцією забезпечення, а безпосередньо до управління документацією як основною функцією менеджменту [1].

Поняття «управління документацією» розглядалося і відомим російським дослідником М. Ларіним, який розмежовує поняття «справочинство», «документаційне забезпечення управління» та «управління документацією», дотримуючись думки, що «справочинство - це більш формальне поняття (регламент, правило, умова, конструкція, що суворо визначає порядок роботи з документами (наприклад, інструкція зі справочинства), а документаційне забезпечення управління - поняття іншого характеру, сутність якого полягає в забезпеченні процесу управління (зокрема прийняття рішення) документованою інформацією, при цьому включаючи в нього аналітичні компоненти, зв'язок управлінських функцій з документами, що їх обслуговують».

Документаційне забезпечення управління - це термін, який, на думку М. Ларіна, характеризує перехідну стадію від традиційного справочинства до управління документацією [12].

Тому, можна сказати, що ведення діловодства і організація документообігу відіграють важливу роль у конкурентоспроможності сучасного закладу освіти, яка залежить не лише від якості викладання та підготовки студентів, а і від документаційного фактору. Тому на сьогодні надзвичайно важливим є удосконалення системи діловодства.

1.2 Огляд законодавчих і нормативних актів

Процес управління супроводжується створенням і функціонуванням управлінських документів, які складають основу документаційного забезпечення (ДЗ) будь-якої установи, зокрема й загальноосвітнього навчального закладу. Як і будь-яка інша сфера діяльності, сфера роботи з документами повинна регулюватися певною нормативно-правовою та методичною базою.

На даний час в Україні напрацьовано певну сукупність нормативно-правових актів з питань документостворення та організації роботи з документами, а саме:

­ положень конституції України;

­ законів України;

­ нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Ради міністрів АР Крим;

­ інших методичних документів.

Звичайно, що окрім Конституції України процес документаційного забезпечення регулюється ще й низкою Законів України, а саме: «Про інформацію», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис», «Про обов'язковий примірник документів» та ін..

За державним стандартом України «Діловодство і архівна справа» документ - це матеріальний об'єкт, що містить інформацію у зафіксованому вигляді, оформлений у заведеному порядку і має юридичну силу згідно з чинним законодавством. Тобто, документом називають відповідним чином складені, підписані і завірені ділові папери, якими оформляються управлінські операції, дії юридичних осіб і окремих громадян [4].

Одним з перших законів незалежної України, який стосується інформаційної та документаційної сфери став Закон «Про інформацію», який був прийнятий 02.10.1992 р.

Цей Закон регулює відносини щодо створення, збирання, одержання, зберігання, використання, поширення, охорони, захисту інформації. Закріплює право громадян України на інформацію, закладає правові основи інформаційної діяльності, а також розглядає документ з точки зору інформаційних відносин.

Відповідно у статті 27 Закону України «Про інформацію» говориться, що «документ - це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві».

Слід зазначити, що до Закону «Про інформацію» було внесено безліч змін. Останні зміни відбулися у 2012 році [9].

Також одним із законів, що регулює документаційне забезпечення є закон «Про доступ до публічної інформації», який був прийнятий у 2011 році. Цей Закон визначає порядок здійснення та забезпечення права кожного на доступ до інформації, що знаходиться у володінні суб'єктів владних повноважень, інших розпорядників публічної інформації, визначених цим Законом, та інформації, що становить суспільний інтерес.

Метою цього Закону є забезпечення прозорості та відкритості суб'єктів владних повноважень і створення механізмів реалізації права кожного на доступ до публічної інформації.

Відповідно до положень статті 1 Закону України від 13 січня 2011 року № 2939-VI «Про доступ до публічної інформації» (далі - Закон) публічна інформація - це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання суб'єктами владних повноважень своїх обов'язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні суб'єктів владних повноважень, інших розпорядників публічної інформації, визначених цим Законом. Публічна інформація є відкритою, крім випадків, встановлених законом.

Статтею 5 закону визначено шляхи доступу до інформації, а саме: систематичне та оперативне оприлюднення інформації в офіційних друкованих виданнях, на офіційних веб-сайтах в мережі Інтернет, на інформаційних стендах та надання інформації за запитами на інформацію.

За змістом Закону визначається публічна інформація з обмеженим доступом, зокрема:

1) конфіденційна інформація - інформація, доступ до якої обмежено фізичною або юридичною особою, крім суб'єктів владних повноважень, та яка може поширюватися у визначеному ними порядку за їхнім бажанням відповідно до передбачених ними умов;

2) таємна інформація - інформація, доступ до якої обмежується відповідно до частини другої статті 6 Закону, розголошення якої може завдати шкоди особі, суспільству і державі. Таємною визнається інформація, яка містить державну, професійну, банківську таємницю, таємницю слідства та іншу передбачену законом таємницю;

3) службова інформація - що міститься в документах суб'єктів владних повноважень, які становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію, доповідні записки, рекомендації, якщо вони пов'язані з розробкою напряму діяльності установи або здійсненням контрольних, наглядових функцій органами державної влади, процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню та/або прийняттю рішень.

Згідно статті 15 другої частини даного закону інформація підлягає обов'язковому оприлюдненню невідкладно, але не пізніше п'яти робочих днів з дня затвердження документа, та пунктом 4.8 Положення про забезпечення доступу до публічної інформації у Міністерстві освіти і науки України, затвердженого наказом Міністерства освіти і науки України від 09.06.2011 № 562 (відповідь на запит про публічну інформацію надається не пізніше п'яти робочих днів з дня надходження запиту до Міністерства).

Відповідно до ст.19 Закону України «Про доступ до публічної інформації», запит на інформацію - це прохання особи до розпорядника інформації надати публічну інформацію, що знаходиться у його володінні. Запит на отримання публічної інформації подається у довільній формі, але він має містити:

­ ім'я та прізвище запитувача, поштова адреса або адреса електронної пошти, а також номер телефону;

­ опис інформації, яку запитувач хотів би отримати (вид, назва, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит);

­ підпис і дата [6].

Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» був прийнятий 22 травня 2003 року. Цей Закон встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів.

Згідно статті 2 цього Закону сфера дії поширюється на відносини, що виникають у процесі створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів.

Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

Склад та порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною [8].

Одним із законів, що діють у сфері документаційного забезпечення є Закон України «Про документаційне забезпечення управління». Даний Закон встановлює правові засади документування, організації роботи з документами та їх зберігання на основі новітніх інформаційних технологій з метою забезпечення управлінської діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій (далі - організації) та фізичних осіб, а також визначає основні засади державної політики у сфері документаційного забезпечення управління та організаційну структуру державного управління у цій галузі.

У статті 17 «Мова документування управлінської інформації та спілкування в документаційному забезпеченні управління» даного закону зазначається, що cуб'єкти документаційного забезпечення управління здійснюють документування державною мовою та користуються нею в організації роботи з документами.

У місцях (село, селище, місто, інший населений пункт), де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, суб'єкти документаційного забезпечення управління можуть створювати службові документи поряд з державною мовою, мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодавством.

Виключно державною мовою складаються службові документи у разі подання їх до органів державної влади України. Також у статті 18 цього Закону вказано, що управлінська інформація підлягає обов'язковому документуванню суб'єктом документаційного забезпечення управління незалежно від форми власності, на відповідних видах матеріальних носіїв згідно з встановленими формами документів і сукупністю реквізитів, що забезпечують надання документу чинності [5].

У даній сфері суспільних відносин, крім Конституції України, та Законів України діють ще й Укази Президента. Президент України видав низку указів, що стосуються документаційного забезпечення установи , а саме:

­ «Про Загальне положення про міністерство, інший центральний орган державної виконавчої влади» від 12.03.1996 р. № 179/96.

­ «Про Положення про Державний комітет архівів України» від 22.03.2000 р. № 486/2000.

­ «Питання Державного комітету з питань технічного регулювання та споживчої політики України» від 18.03.2003 р. № 225/2003.

­ «Про вдосконалення структури місцевих державних адміністрацій» від 03.04.2005 р. № 593/2005.

Також у даній сфері діяльності діють Постанови Кабінету Міністрів України. Основними Постановами Кабінету Міністрів є:

1. «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» від 17.10.1997 № 1153.

2. «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави» від 27.11.1998 р. № 1893.

3. «Про затвердження Типового положення про архівний відділ районної, районної у місті Києві і Севастополі державної адміністрації» від 25.10.2002 р. № 1616 .

4. «Про затвердження Типового положення про державний архів області, міста Києва і Севастополя» від 31.10.2002 р. № 1641.

5. «Про затвердження Порядку використання комп'ютерних програм в органах виконавчої влади» від 10.09.2003 р. № 1433.

6. «Про затвердження Положення про центральний засвідчувальний орган»

7. від 28.10.2004 р. № 1451.

8. «Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності» від 28.10.2004 р. № 1452.

9. «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади» від 28.10.2004 р. № 1453.

10. «Про затвердження Порядку обов'язкової передачі документованої інформації» від 28.10.2004 р. № 1454.

11. «Про структуру місцевих державних адміністрацій» від 11.05.2005 р. № 328.

12. «Про упорядкування структури апарату центральних органів виконавчої влади, їх територіальних підрозділів та місцевих державних адміністрацій» від 12.03.2005 р. № 179.

На сьогоднішній день в сфері управлінської документації можуть бути застосовані такі стандарти:

1. ДСТУ 3017-95. Видання. Основні види. Терміни та визначення. - К.: Держстандарт України, 1995.

2. ДК 010 - 98. Державний класифікатор управлінської документації. -К.: Держстандарт України, 1999.

3. ДСТУ 3843-99. Державна уніфікована система документації. Основні положення. - К.: Держстандарт України, 2000.

4. ДСТУ 3844-99. Державна уніфікована система документації. Формуляр- зразок. Вимоги до побудови. - К.: Держстандарт України, 2000.

5.ДСТУ 4163-2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. - К.: Держспоживстандарт України, 2003.

Аналіз стану законодавства, що регулює суспільні відносини у сфері документаційного забезпечення установ свідчить, про його неповноту, суперечність законів та постанов один одному, та застарілої нормативно-правової бази у даній галузі.

Отже,здійснивши огляд наукових джерел та нормативних актів, можна сказати, що ведення діловодства і організація документообігу відіграють важливу роль у конкурентоспроможності сучасного закладу освіти,тому на сьогоднішній день надзвичайно важливим завданням є удосконалення системи діловодства.

Нажаль, чинна нормативно-правова база документаційного забезпечення управління в Україні не у повній мірі охоплює відносини, що складаються у галузі документування інформації, документообігу та документаційного забезпечення, вона має прогалини та перебуває у розрізненому стані . Тому, на мою думку, дана нормативно-правова база вимагає свого вдосконалення, а саме вона потребує комплексного відпрацювання правових основ.



РОЗДІЛ 2. АНАЛІЗ ІНТЕРНЕТ ДЖЕРЕЛ

2.1 Доступ до публічної інформації

Коломийської загальноосвітньої школи №6 - (рис.1)

Рис.1. Головна сторінка сайту Коломийської загальноосвітньої школи №6

Сайт створено для інтернет-комікації між школярами та вчителями школи, що дозволяє покращити процес навчання. Зокрема, на сайті педагоги розміщують матеріали навчання та координують позакласне навчання учнів [17].

Меню сайту складається з 15 розділів (рис.2). Всі сторінки веб-ресурсу мають спільне оформлення.



Рис.2. Розділи сайту

Розглянено розділи докладніше.

Розділ «Кабінет директора» містить контакту інформацію директора школи (телефон, адреса е-пошти). Також у цьому розділі розміщено звіти про фінансово-господарську діяльність школи.

Розділ «Методичний кабінет» містить такі підрозділи: «Проблемне питання», «Курсова підготовка». «Методична робота школи», «Виховна робота школи №6», «Атестація». Цей розділ призначений для вчителів школи. Педагоги можуть у цьому розділі переглянути плани виховних робіт, ознайомитись з науковими працями колег на отримання наукового ступеня. У підрозділі «Проблемне питання» міститься перелік питань, які стосуються культурного життя школи (наприклад, створення філологічного гуртка).

У розділі «Дошка пошани» містися інформація про учнів школи, які є переможниками олімпіад, конкурсів тощо.

У розділі «Учительська» розміщений педагогічний склад школи.

Розділ «Бібліотека» складається з трьох підпунктів. У підрозділі «Видавнича діяльність» наведений перелік творів, які видані за участю школи. У пункт «Поетична творчість наших учнів» опубліковані найкращі твори учнів школи. Підрозділ «Робота шкільної бібліотеки» містить графік роботи бібліотеки та її колектив.

У розділах «Коридори», «Кабінет психолога», «Подвір'я», «Випускники», «Велика перерва», «Актовий зал», «Предметні кабінети» розміщені фотографії, що відповідають назві пункту меню. На мою думку, робити фотоальбоми окремими розділами є недоцільно. Їх краще зробити підпунктами розділу «Фотоальбоми».

У розділі «Батьківські збори» розміщується інформація про майбутні класні та загальношкільні збори.

На сайті також є форум. Кожна тема має спеціальне позначення (рис.3).

Рис.3. Позначення тем на форумі школи

Зокрема, більшість тем створені вчителями для координації навчання.



Рис.4. Стрічка повідомлень на форумі Коломийської ЗОШ №6

На жаль, останнім часом на форумі створено мало обговорень. Рекорд відвідуваності зафіксовано у 2012 році (рис.5) [17].

Рис.5. Активність учасників форуму

Можна зробити висновок, що учасники форуму є неактивними, про що свідчить статистика форуму, оскільки на кожного зареєстрованого учасника припадає лише 2 відповіді.

На сайті розміщено опитування «Ваш улюблений предмет», що є досить доцільним для даного сайту. Також є банери Міністерства освіти України та газети «ПедПреса» (рис.6).

Рис.6. Опитування та банери на сайті

На сайті розміщені корисні посилання на урядові портали освіти та ЗМІ у м. Коломия (рис.7).

Рис.7. Корисні посилання

У правій стороні головної сторінки сайту розміщуються оголошення школи (рис.8).

Рис.8. Оголошення на веб-ресурсі

На мою думку, меню сайту є недоопрацьованим. Оскільки, недоцільно робити збірки фото розділами, їх краще розміщувати у пункт «Фотоальбоми». Також недоліком є розміщення матеріалів для учнів у обговореннях форуму. Я вважаю, зручніше буде створити окремий розділ «Матеріали для навчання», який розділити на підпункти відповідно до предметів, які вивчаються у школі. Це дозволить структурувати інформацію та полегшити пошук.

Щодо переваг сайту, то слід відзначити наявність форуму, який дозволяє спілкуватись учням і вчителям. Також плюсом є наявність корисних посилань та оголошень, що стосуються життя школи.

2.2 Аналіз згадок у соціальних мережах, веб-форумах

Для пошуку відгуків про Коломийську загальноосвітню школу №6 на форумах складаємо запит [inurl:forum «Коломийська школа №6»] (рис.9-10).



Рис.9. Результати пошуку відгуків на форумах про Коломийську ЗОШ №6

Рис.10 . Відгук про Коломийську школу №6 на форумі «Коломия ВЕБ Портал»

Результати пошуку показують, що відгуків про Коломийську ЗОШ №6 на веб-форумах досить багато. Більшість відгуків написані у 2012-2013 роках. На жаль, протягом останніх двох років користувачі на форумах не залишають повідомлень про школу.

На офіційному сайті Коломийської ЗОШ №6 міститься посилання на спільноту школи у соціальній мережі Вконтакте (рис.11)

Рис.11. Спільнота «Офіційна сторінка ЗОШ №6 м.Коломия»

Спільнота створена для підтримки контактів з колишніми та теперішніми учнями школи, а також для відображення головних новин офіційного сайту школи. На жаль, група є закритою [18].

2.3 Аналіз відгуків про середні загальноосвітні заклади на веб-форумах

Веб-форум - один з найпопулярніших видів спілкування в інтернеті. Це спеціальний веб-сайт для проведення дискусій, на якому користувачі обмінюються досвідом та ідеями з певної заданої теми.

Проаналізуємо відгуки користувачів на форумах стосовно діяльності загальноосвітніх шкіл.

Значна частина відгуків присвячена ролі директора у сучасних умовах трансформації освіти. На форумі «Галицький учитель» створено тему «Директор школи», у якій користувачі залишають свої думки щодо навичок і умінь сучасного директора школи. Слід зазначити, що більшість повідомлень на цьому форумі є досить інформативними і містять чіткий перелік вимог до керівництва шкіл (рис.12).

Рис.12. Відгук на форумі «Галицький учитель»

Переглянувши деякі з них, можна виділити основні вимоги до сучасного директора школи:

· володіння ІТ-навичками;

· знання іноземних мов;

· участь у діяльності громадських організацій;

· наявність власних публікацій;

· психологічні знання і навички.

На багатьох форумах ведуться обговорення щодо фінансового утримання шкіл. На форумах «Школярик» та «Форум місцевого самоврядування» користувачі обурюються недостатнім фінансуванням шкіл з боку держави та відсутністю звітів про використання батьківських коштів (рис.13, 14).



Рис.13. Відгуки на форумі «Школярик

Рис.14. Відгуки на форумі «Форум місцевого самоврядування»

Серед відгуків про фінансування шкіл зустрічаються відгуки, у яких відвідувачі висловлюють свої думки щодо напрямів використання коштів. Тому можна визначити основні напрями використання коштів, які виділяються на школу:

· переоснащення шкільних лабораторій;

· оснащення шкіл комп'ютерами;

· організація спортивних гуртків (рис.15).



Рис.15. Відгуки про напрями використання коштів у школах на форумі «Освіта Рівненщини»

Рис.16. Відгук на форумі «Острів знань»

Також на багатьох форумах часто виникають «стихійні» обговорення, в яких відвідувачі обговорюють функціонування освітніх закладів, наприклад незаплановані канікули (рис.16). Такі теми мають найбільшу кількість повідомлень.



Рис.16. Відгуки на форумі «Форум файного міста»

Проаналізувавши пошук форумів, на яких згадуються середні загальноосвітні школи можна зробити висновок, що найпопулярнішою темою для обговорень є пошук школи для навчання дітей (рис.17).

Рис.17. Відгук на форумі «Малеча»

Отже, можна скласти аналітичний перелік найпоширеніх тем обговорень на форумах про ЗОШ:

1. Найкраща школа

2. Сучасний директор

3. Фінансування шкіл

Теми про навчання у школах є часто обговорюваними на веб-форумах. Вивчивши їх суть, можна виділити основні проблеми і перспективи розвитку в українських школах. Зокрема, користувачі веб-форумів констатують необхідність прозорості використання коштів школами та проблеми з наявністю комп'ютерів.



ВИСНОВОК

Документаційне забезпечення управління - діяльність спеціальних працівників або підрозділів підприємства щодо створення документаційної та інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій. Основною складовою частиною документаційного забезпечення є діловодство - діяльність, що охоплює створення документів та організацію роботи з документами: організацію документообігу, використання інформаційно-пошукових систем документів органу, контроль виконання документів і підготовку їх для передачі в архів.

Сучасний стан розвитку освіти в Україні диктує свої, досить високі вимоги до організації діловодства в освітній галузі. Нині, підвищення рівня організації та ефективність управлінської роботи залежить від того, наскільки раціонально поставлене діловодство у закладах освіти.

Здійснивши аналіз наукових джерел та нормативних актів потрібно відзначити, що ведення діловодства і організація документообігу відіграють досить важливу роль у конкурентоспроможності сучасного закладу освіти, тому на сьогоднішній день надзвичайно важливим завданням є удосконалення системи діловодства. Проаналізувавши чинну нормативно-правову базу щодо документаційного забезпечення управління діяльності установи, з'ясовано, що у ній є значні прогалини. Тому її необхідно вдосконалити.

Комп'ютеризація процесу управління забезпечує безпаперовий документообіг та значне скорочення в оперативній управлінській роботі кількості традиційних документів - довідкових, поточних, звітних, інформаційних та ін. Одночасно в мінімальному обсязі повинні зберігатися найважливіші управлінські документи на паперовій основі (накази, плани, звіти тощо), що мають юридичне та історичне значення і потребують постійного зберігання в державних архівах.



СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

Астахова Л.В. Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности / Л.В. Астахова // Делопроизводство. - 2005. - № 2. - С.5

Беспянська Г.В. Діловодство й управлінська діяльність в Україні [текст]: довідник / Г.В. Беспянська. - 2007. - №1.-. С.69-71

Беспянська Г.В. Організація роботи з документами [текст]: навч. посібн. для дистанційного навчання / Г.В. Беспянська, за наук. ред. В.В. Бездрабко. - К.: Університет «Україна», 2006. - С. 21

ДСТУ «Діловодство і архівна справа» від 01.07.2005 [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://dilo.kiev.ua/dstu-2732-2004

Закон України «Про документаційне забезпечення управління» від 25.04.2006 [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://w1.c1.rada.gov.ua/pls/zweb2/webproc4_1?pf3511=27237

Закон України «Про доступ до публічної інформації» від 13.04.2011 [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/2939-17

Закон України «Про загальну середню освіту» від 06.04.2000 [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/651-14

Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/851-15

Закон України «Про інформацію» від 02.10.92. [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/2657-12

Красильникова М.В. Проектирование информационных систем [текст]: навч.посібн. / М.В. Красильникова - М.: МИСиС, 2004.- С.106

Єльникова Г. Моніторинг діяльності керівника школи / Г.В. Єльникова// Директор школи, ліцею, гімназії. - 2003. - №1. - С.97-102.

Ларін М.В. Управление документацией теория и практика / М.В. Ларін // Делопроизводитель. - 2001. - № 1.- С.7-9

Лоза О.В. Діловодство та документування управлінської діяльності [текст]: навч. посібн. - К.: Видавництво УААУ, 1997. - С.214

Макух Я.Д. Кадрове діловодство[текст]: навч. посібн. / Я.Д. Макух, І.Р. Залуцький. - К: Знання, 2006. - С.12-13

Маслов В.І. Теория и методика организации непрерывного повышения квалификации руководителей школы / В.І.Маслов // Делопроизводитель. - Київ, 1979. - 256 с

Мочернюк Н.І. Документаційне забезпечення менеджменту [текст]: навч.посібн / Н.І. Мочернюк. - К.: Центр навчальної літератури, 2006. - С. 150-165

Офіційна сайт Коломийської ЗОШ №6 [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://schoolsix.ucoz.ua/

Офіційна сторінка Коломийської ЗОШ №6 у соціальній мережі Вконтакте [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://vk.com/kolosvita6

Савицький В.Т. Документ як базове поняття документаційного забезпечення управління / В.Т. Савицький // Університетські наукові записки. - 2005. - № 4(16). - С. 313-318.

Соколова А.Н. Документоведение и его роль в исторической науке и управленческой деятельности / А.Н. Соколова // Делопроизводство. - 2004. - № 4. - С. 4-8.

Тонконога Є. Проблемы повышения профессиональной квалификации руководителей школ / Є.Тонконога // Секретар-референт. - 2002. - № 2. - С. 7-8

Шапошник С.П. Управління документацією в організації / С.П. Шапошник // Секретарское дело. - 2004. - № 6. - С. 15-17

Размещено на Allbest.ru

...